時(shí)間：2023-10-13 15:35:42
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇人事檔案信息化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質(zhì)文本時(shí)代進(jìn)入電子文本時(shí)代，時(shí)代的變化催生了近代檔案學(xué)理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國(guó)人事檔案信息化管理就是這一時(shí)代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國(guó)人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問(wèn)題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時(shí)俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用
1.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
“檔案信息化建設(shè)”的第一次正式提出是在2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上， 隨后檔案信息化建設(shè)便在全國(guó)蓬勃開展起來(lái)?！稒n案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國(guó)家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)， 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也就是說(shuō)，各高校要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化，它具有整體性、動(dòng)態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多， 而且會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國(guó)家檔案局中央檔案館頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出檔案信息化建設(shè)一般包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)六個(gè)部分，這對(duì)全國(guó)檔案信息化建設(shè)提出了具體的要求，人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，人事檔案信息化建設(shè)自此被指明了方向，全國(guó)人事檔案信息化管理實(shí)踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺(tái)。為當(dāng)前人事制度改革以及檔案信息化建設(shè)打下了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.人事檔案信息化建設(shè)的作用
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來(lái)。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高人事檔案工作的社會(huì)地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力。鑒于系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集、資金密集、勞動(dòng)密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，要確保字段設(shè)定嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎(chǔ)，也是今后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時(shí)要統(tǒng)一編號(hào)。
2.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
對(duì)于文檔一體化軟件的開發(fā)，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求放在文件設(shè)計(jì)階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要推廣使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的辦公信息系統(tǒng)， 使文件與檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷， 形成一個(gè)滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境的文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。其次依據(jù)各部門的職能， 按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求， 調(diào)整、制定適應(yīng)于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對(duì)各種表明檔案信息內(nèi)容特征的著錄與標(biāo)引加以統(tǒng)一。
【關(guān)鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分。黨和國(guó)家實(shí)施“大力推進(jìn)信息化，加速建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)檔案部門提出了新的任務(wù)，也為檔案部門信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。人事檔案管理也應(yīng)抓住這一機(jī)遇，實(shí)施由傳統(tǒng)管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前的信息技術(shù)已經(jīng)能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)來(lái)處理現(xiàn)實(shí)的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設(shè)是信息社會(huì)的要求，也是人事檔案信息社會(huì)化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來(lái)。滿足群眾需求，為社會(huì)服務(wù)，既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會(huì)提供全方位的人事信息，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。人事檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了人事管理過(guò)程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取人事的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢?nèi)耸轮T如工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息。可以從根本上改變過(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解人事的傳統(tǒng)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現(xiàn)在要通過(guò)信息維護(hù)，及時(shí)更新檔案中變化的信息數(shù)據(jù)，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達(dá)到人事檔案信息管理始終處在一個(gè)動(dòng)態(tài)管理之中，讓人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化方向轉(zhuǎn)換，這是對(duì)人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵(lì)人才和人力資源組織管理與開發(fā)中發(fā)揮更大作用，真正服務(wù)于人事管理工作。
4人事檔案信息化應(yīng)遵循的三大原則
規(guī)范性原則：制定和實(shí)施人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。從某種意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。
5加強(qiáng)人事檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
5．1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)。提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設(shè)
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)人事檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
5．2．2加強(qiáng)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)人事檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)人事檔案日錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中人事檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高人事檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各級(jí)人事部門應(yīng)當(dāng)重視人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權(quán)限范圍內(nèi)，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務(wù)的更科學(xué)、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會(huì)對(duì)人事檔案和人事工作的需求。要關(guān)心人事檔案管理人員的自身發(fā)展，盡快培養(yǎng)一支適應(yīng)人事檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。人事檔案管理人員要加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
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信息化是當(dāng)前檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是提升檔案管理水平的一項(xiàng)必然舉措?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作開展的過(guò)程中，整體信息化管理工作的開展依然具有很大的提升空間，信息化的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)需要通過(guò)不斷地探索和改進(jìn)才能得到最大限度地體現(xiàn)。本文就圍繞推動(dòng)從人事管理創(chuàng)新的目標(biāo)，當(dāng)前人事檔案信息化管理工作開展的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析和探討。
關(guān)鍵詞：
干部人事檔案；信息化建設(shè)；人事管理創(chuàng)新
0引言
在當(dāng)前信息化時(shí)代，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了重要的信息化發(fā)展趨勢(shì)，檔案領(lǐng)域的工作更是如此。針對(duì)于干部人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化也已經(jīng)是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)和工作路徑[1]。為了對(duì)于人事管理工作進(jìn)行合理的創(chuàng)新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)進(jìn)行更好地發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的作用進(jìn)行體現(xiàn)，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質(zhì)量的檔案資源支持，更好地推進(jìn)和促進(jìn)人事管理工作的全面創(chuàng)新。
1干部人事檔案信息化管理對(duì)于人事管理創(chuàng)新的意義
對(duì)于人事管理工作來(lái)說(shuō)，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)人事管理工作的創(chuàng)新，我們就必須從一個(gè)更加科學(xué)、客觀的角度對(duì)于信息化建設(shè)工作進(jìn)行接受和認(rèn)同，正確地認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)工作所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)和改變，客觀地對(duì)待和接納信息化建設(shè)工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過(guò)于傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識(shí)，讓其在工作中止步于當(dāng)前現(xiàn)有的成績(jī)。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，僅僅關(guān)注與年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務(wù)提供的數(shù)量，而對(duì)于具體人事管理工作卻沒(méi)有提供可靠的檔案信息的支持，對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有進(jìn)行充分的發(fā)揮和改進(jìn)。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動(dòng)性也得到了更好地強(qiáng)化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復(fù)的勞動(dòng)中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創(chuàng)新當(dāng)中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進(jìn)一步的提升，同時(shí)也可以更加主動(dòng)地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創(chuàng)新活動(dòng)提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識(shí)進(jìn)行融入，提升自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。
2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路
第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化管理的基礎(chǔ)就是各類齊備的基礎(chǔ)設(shè)施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發(fā)展的過(guò)程中，整體信息資源的數(shù)量和種類逐漸增加，如何與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，從硬件層面上滿足衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)單位的發(fā)展需求是非常關(guān)鍵的[2]。在當(dāng)前信息化管理驅(qū)使下，我們要做好配套設(shè)施的保障，檔案管理人員要結(jié)合自身檔案管理工作的需求，合理地采購(gòu)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案資料等相關(guān)設(shè)備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質(zhì)資料件的內(nèi)容完全一致。第二，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化的開展需要一批優(yōu)秀的專業(yè)人才來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，針對(duì)于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，不斷提升人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和水平。結(jié)合當(dāng)前人才隊(duì)伍構(gòu)成情況，積極引入合理的培訓(xùn)模式，系統(tǒng)化地展開對(duì)于在崗人員信息化管理水平的培養(yǎng)，讓其自身的操作能力和實(shí)戰(zhàn)水平得到更好地提升。目前，一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員本身沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，雖然他們工作經(jīng)驗(yàn)上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮了重要的職能作用，但是當(dāng)前信息化檔案管理環(huán)境下，我們必須要認(rèn)識(shí)到保持強(qiáng)大學(xué)習(xí)能力的重要性。結(jié)合隊(duì)伍構(gòu)成情況，構(gòu)建一支復(fù)合型、高素質(zhì)人才隊(duì)伍，這是當(dāng)前檔案管理工作開展中所應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)內(nèi)容。檔案管理工作中，也要融入績(jī)效考核，從更多的角度來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)在崗人員的有效激勵(lì)，檔案管理人員自身也要提升認(rèn)知、與時(shí)俱進(jìn)地提高自己，打造優(yōu)秀的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。對(duì)于當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，很多管理理論和方法都需要我們進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)和研究，檔案管理者要接受新環(huán)境所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，勇敢地進(jìn)行創(chuàng)新，打破以往檔案管理工組中的問(wèn)題，為檔案管理信息化工作的構(gòu)建一條平坦的路徑。專職人員要對(duì)檔案信息化管理業(yè)務(wù)工作進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對(duì)工作模式進(jìn)行合理地創(chuàng)新。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展影響下，我們要清晰地認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)和方向，面對(duì)新的發(fā)展挑戰(zhàn)，我們要勇敢地對(duì)信息化管理工作進(jìn)行調(diào)整，創(chuàng)新工作模式，完善當(dāng)前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進(jìn)行更好地發(fā)揮。工作模式創(chuàng)新的過(guò)程中，我們要化繁就簡(jiǎn)，對(duì)于現(xiàn)階段一些不必要的過(guò)于繁瑣的流程進(jìn)行縮減，提升流程的整體效率。現(xiàn)階段，雖然信息化管理平臺(tái)已經(jīng)得到了大幅度的應(yīng)用，但是其應(yīng)用深度還十分有限，大多數(shù)僅僅集中于對(duì)單項(xiàng)目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實(shí)際工作中，我們要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現(xiàn)在這幾個(gè)工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容當(dāng)中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯(lián)網(wǎng)的管理思路，采取條形碼來(lái)對(duì)于檔案號(hào)進(jìn)行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時(shí)管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進(jìn)行不斷地探索和了解，對(duì)于具體工作中出現(xiàn)的各類問(wèn)題進(jìn)行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標(biāo)。
3結(jié)論
總的來(lái)說(shuō)，對(duì)于當(dāng)前干部管理工作的創(chuàng)新來(lái)說(shuō)，干部人事檔案信息化發(fā)揮著重要的作用，針對(duì)當(dāng)前人事管理工作的創(chuàng)新需求，我們要勇于應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，切實(shí)地在其位、謀其事，銳意進(jìn)取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價(jià)值進(jìn)行發(fā)揮和體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問(wèn)題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒(méi)有對(duì)應(yīng)的防潮、防盜等管理對(duì)策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒(méi)有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒(méi)有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對(duì)檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來(lái)不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問(wèn)題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對(duì)信息化的知識(shí)學(xué)習(xí)起來(lái)比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問(wèn)題，從而對(duì)信息化檔案管理無(wú)法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識(shí)體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。
二、人事檔案電子信息化管理的對(duì)策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于人事檔案電子信息化的管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個(gè)高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對(duì)信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過(guò)增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級(jí)別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級(jí)的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對(duì)檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對(duì)老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對(duì)電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢(shì)發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時(shí)代的趨勢(shì)，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙玉榮.淺談人事檔案信息化管理的幾個(gè)問(wèn)題[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013(15).
想要實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行檔案的收集、歸檔、整理、保管以及利用和轉(zhuǎn)出工作，就必須要求檔案數(shù)據(jù)采用B/S運(yùn)行模式進(jìn)行數(shù)據(jù)集中儲(chǔ)存，客戶端無(wú)須進(jìn)行任何插件的安裝，該系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)基于檔案的業(yè)務(wù)和信息的自動(dòng)化處理進(jìn)行構(gòu)建，并且集成其他部門的信息系統(tǒng)，達(dá)到共享信息資源的目的。由于人事檔案需要滿足物理歸檔的需求，所以針對(duì)此問(wèn)題要確保隔離與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的物理訪問(wèn)和儲(chǔ)存。所以可以采用雙套制方式進(jìn)行人事檔案工作的操作，確保系統(tǒng)可以同步進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子文件的歸檔和整體管理。
2構(gòu)建信息化人事檔案所需要的系統(tǒng)功能
2.1滿足人事檔案工作全部相關(guān)業(yè)務(wù)
2.1.1建檔管理。
構(gòu)建各級(jí)人員的檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且對(duì)原有的人事檔案基本信息進(jìn)行維護(hù)，確?？梢越y(tǒng)一和集中的對(duì)人事檔案基本信息進(jìn)行維護(hù)和管理。
2.1.2歸檔管理。
在獲得歸檔材料后對(duì)原有的人事檔案中諸如職務(wù)、職稱等信息進(jìn)行增、刪、查、改等操作，確保與人事檔案對(duì)應(yīng)人員的各項(xiàng)信息之間進(jìn)行同步更新。
2.1.3綜合查詢檢索檔案信息。
基于各種查詢條件確保系統(tǒng)信息查詢功能靈活多樣，可以允許用戶進(jìn)行自定義查詢，同時(shí)系統(tǒng)還需要能夠提供跨數(shù)據(jù)庫(kù)以及多條件檢索等功能。
2.1.4借閱檔案。
對(duì)于來(lái)館借閱檔案人員，系統(tǒng)可以對(duì)其進(jìn)行使用檔案信息內(nèi)容和借閱人信息記錄，同時(shí)支持查詢檔案借閱信息，并且對(duì)檔案借閱信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.1.5借出檔案。
對(duì)檔案的借出和歸還的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，統(tǒng)計(jì)檔案借出信息并且提供查詢功能。
2.1.6管理檔案相關(guān)服務(wù)。
檔案管理工作人員會(huì)經(jīng)常按需提供生日、親屬關(guān)系、婚姻狀況以及工作學(xué)習(xí)等各項(xiàng)證明，系統(tǒng)支持對(duì)該類信息的記錄。
2.1.7盤點(diǎn)檔案。
定期核對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的人事檔案信息和檔案庫(kù)的庫(kù)存實(shí)物，參照實(shí)際信息對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和修改，并且對(duì)檔案庫(kù)中的實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、修改和統(tǒng)計(jì)。
2.1.8處理檔案。
若人事檔案所屬人員出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)、離職、退休、死亡等情況，則需要將其檔案轉(zhuǎn)移到其他保管機(jī)構(gòu)或者轉(zhuǎn)存到本檔案館的其他保管地方，并且對(duì)其檔案儲(chǔ)存狀態(tài)進(jìn)行改變。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供代管、遺留、存檔、死亡、退休、離休等選項(xiàng)，同時(shí)還支持用戶進(jìn)行自定義。
2.1.9轉(zhuǎn)出檔案。
系統(tǒng)需要支持對(duì)檔案的轉(zhuǎn)出，并且要提供對(duì)于轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)的錄入處理、實(shí)現(xiàn)與其他部門間的信息共享、自生成表格并且允許打印、自動(dòng)形成回執(zhí)信息、支持查詢和統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)檔信息、支持查詢和統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)檔處理人員信息等。
2.2支持對(duì)于檔案管理過(guò)程中工作過(guò)程信息的管理
記錄每個(gè)工作流程和前后相關(guān)的工作過(guò)程信息，并且對(duì)信息進(jìn)行管理，確保全程監(jiān)控執(zhí)行任務(wù)和數(shù)據(jù)處理的過(guò)程，確保隨時(shí)可以定位所屬責(zé)任，并且系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、查詢、打印、統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出等功能，同時(shí)還可以對(duì)不同的信息使用者指定不同的操作選擇。
2.3確保人事檔案的信息化管理系統(tǒng)易于維護(hù)
人事檔案的信息化管理系統(tǒng)涵蓋用戶管理、單位信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)同步以及系統(tǒng)幫助等多個(gè)功能模塊，所以在安裝系統(tǒng)應(yīng)用程序以及放置檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候應(yīng)當(dāng)有選擇的進(jìn)行，確保所構(gòu)成的人事檔案信息化管理系統(tǒng)易于維護(hù)。
3人事檔案的查閱
因?yàn)槿耸聶n案信息實(shí)際上就是黨、國(guó)家和個(gè)人的隱私，所以在進(jìn)行人事檔案的查閱和借閱的時(shí)候，需要在確保嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密法規(guī)和制度的前提下盡可能滿足組織以及其他方面的利用需求，達(dá)到發(fā)揮人事檔案信息的目的。保障人事檔案的完整和安全，避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露和失密的情況。
3.1人事檔案查閱的原則和范圍
對(duì)于人事檔案信息的查閱應(yīng)當(dāng)遵守寬嚴(yán)適度、內(nèi)外有別、靈活掌握、便于利用的標(biāo)準(zhǔn)，從檔案使用者角度進(jìn)行分類，因?yàn)槿耸聶n案主要是應(yīng)用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依據(jù)，所以人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)于組織、人事和勞動(dòng)部門對(duì)于檔案使用的要求稍稍放松，而對(duì)于其他部門在應(yīng)用人事檔案的時(shí)候所采取的要求要更加嚴(yán)格；此外，如果人事檔案的使用者為中高級(jí)干部、有貢獻(xiàn)的專家以及學(xué)者和知名人士、機(jī)要人員等，則需要提高檔案使用的要求，而人事檔案的使用人員如果是學(xué)生、工人或者一般干部，則可以將要求適當(dāng)放松。
3.2對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)定
確保每一個(gè)使用系統(tǒng)的用戶都可以具備特定的功能權(quán)限以及數(shù)據(jù)訪問(wèn)的權(quán)限，對(duì)于功能權(quán)限的設(shè)置需要細(xì)化到功能組件級(jí)別。對(duì)于數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置應(yīng)當(dāng)為目錄和全文級(jí)別，此外，還應(yīng)當(dāng)做好系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份，確保物理歸檔檔案數(shù)據(jù)。
4總結(jié)
[關(guān)鍵詞]人事檔案資源 信息化 管理
中圖分類號(hào)：F249.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0205-01
隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中得到廣泛的使用，為進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展帶來(lái)技術(shù)性的革命并對(duì)各行業(yè)的快速發(fā)展及行業(yè)水平的提高起到重要的推進(jìn)作用。人事檔案是對(duì)職工的思想、作用、業(yè)績(jī)及經(jīng)歷等進(jìn)行記載的重要資料，因此，信息化技術(shù)的管理在促進(jìn)人事檔案管理的工作中具有重要的作用，使人事檔案管理的工作更加簡(jiǎn)潔和有效。
1. 人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1 輸入簡(jiǎn)捷及信息化數(shù)字的處理及時(shí)
信息化數(shù)字處理功能應(yīng)用，可以快速及時(shí)的對(duì)人事檔案資源進(jìn)行處理并有效保證人事檔案信息的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性，應(yīng)用數(shù)字化的處理功能，還可自動(dòng)對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理[1]。在人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以減輕管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行傳統(tǒng)管理的勞動(dòng)強(qiáng)度并在人事檔案產(chǎn)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行有效的記載，快速登錄變動(dòng)職工的信息，保證人事信息的準(zhǔn)確性與全面性，有效避免使用傳統(tǒng)人事檔案信息管理進(jìn)行記載時(shí)出現(xiàn)斷檔和缺檔的情況。
1.2 信息化的搜索與痕跡功能
應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可實(shí)現(xiàn)信息化快速查詢功能，這有利于人事部對(duì)職工的管理。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事處理和人事決策時(shí)，可快速有效的對(duì)職工信息進(jìn)行全面了解，進(jìn)而有利于單位對(duì)職工績(jī)效管理及員工培訓(xùn)等方面提供信息依據(jù)并實(shí)現(xiàn)人才配置的合理化。應(yīng)用信息痕跡處理功能，可有效的推動(dòng)職工合同法律化的進(jìn)程。因信息化技術(shù)的痕跡處理功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息人的資料進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的采集，而在人事需變動(dòng)調(diào)整時(shí)，信息化痕跡功能可以為人事檔案的調(diào)整提供巨大的幫助，可有效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的疏漏、問(wèn)題，進(jìn)而提高人事檔案管理的工作效率。
1.3 信息化的保密功能
管理人事檔案時(shí)要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，在人事檔案的管理中應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行密碼設(shè)置，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案進(jìn)行保密，有效的防止人事檔案信息對(duì)外泄漏。管理人事檔案的工作人員，不僅要具備相關(guān)的信息化技術(shù)知識(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)密碼的保護(hù)，避免給單位帶來(lái)不必要的損失。
2. 人事檔案信息化管理的強(qiáng)化途徑
2.1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化的功能建設(shè)
現(xiàn)今，人事局對(duì)人事檔案的使用頻率逐漸增加，人事檔案在日常工作中的作用越加明顯，而信息化技術(shù)的發(fā)展為人事檔案的建設(shè)提供著先進(jìn)的科技手段和科技知識(shí)，以加快對(duì)人事檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)的架構(gòu)。信息系統(tǒng)的建立，可實(shí)現(xiàn)人事檔案的三大功能，即干部信息的查詢系統(tǒng)、信息綜合的開發(fā)系統(tǒng)及檔案的檢索管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)干部信息的分析、預(yù)測(cè)和統(tǒng)計(jì)功能，體現(xiàn)人事檔案的信息質(zhì)量對(duì)人力資源管理的作用[2]。一是動(dòng)態(tài)信息具有時(shí)效性，它能快速的處理突發(fā)性、緊急性事件所產(chǎn)生的信息。二是基礎(chǔ)信息具有準(zhǔn)確性，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查。三是經(jīng)驗(yàn)信息具有指導(dǎo)性、超前性和探索性，以強(qiáng)化檔案的編輯能力。四是政策信息具有針對(duì)性，確保信息為執(zhí)行和決策服務(wù)。
2.2 完善人事局人事檔案信息化管理體系
人事檔案的信息化管理是當(dāng)今時(shí)展的需求，人事局應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源管理模式的創(chuàng)新，建立完善的人事檔案信息化管理體系。因此，完善信息化檔案管理的同時(shí)，需抓好三方面工作：一加強(qiáng)管理層對(duì)人事檔案管理的重視并推進(jìn)人事檔案管理工作的運(yùn)行，作為人才信息庫(kù)的人事局人事檔案，是人事局管理重要的組成部分，因此，人事局管理層應(yīng)重視檔案信息化管理，并為其創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化管理工作的有序開展。
二提高人事檔案管理職工的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，人事檔案管理工作是一項(xiàng)涉及職工重要個(gè)人信息的資源庫(kù)，因此，要求檔案管理員提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。平時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)和進(jìn)修工作，建立一支思想素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)水平較硬的人事檔案管理隊(duì)伍。三科學(xué)地應(yīng)用人事檔案管理軟件；四制定規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制。管理人事檔案就應(yīng)制定相關(guān)的管理機(jī)制并在工作中不斷地健全和完善規(guī)章制度，充分發(fā)揮管理職能并重視對(duì)人才檔案信息的更新和維護(hù)工作[4]。
2.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
人事檔案的信息化數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)繁雜而長(zhǎng)期的工作，隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)的資料需要跟進(jìn)更新。將復(fù)雜繁瑣的人動(dòng)通過(guò)信息化的加工變?yōu)楹?jiǎn)潔明了、量化真實(shí)的數(shù)字表格，為人事檔案更精確的管理提供有力的依據(jù)。要落實(shí)工作，需從四方面著手：一創(chuàng)建人事檔案最基本的信息資料庫(kù)。包括職工的性別、學(xué)歷、姓名、出生年月、職務(wù)、政治面貌、專業(yè)技術(shù)職稱、工作簡(jiǎn)歷和年度考核等全面的信息資料；二建立人事檔案資料的目錄查詢數(shù)據(jù)資料庫(kù)。依據(jù)姓氏和參工年限等方式對(duì)所有職工的信息進(jìn)行歸類，制定相關(guān)目錄表并依此為根據(jù)對(duì)職工信息進(jìn)行有序的編號(hào)，方便人事資料的快速查找；三對(duì)職工的工資可建立工資數(shù)據(jù)資料庫(kù)。將全部職工的績(jī)效工資和基礎(chǔ)工資等進(jìn)行詳細(xì)的整理，以便快速查看；四建立人事檔案相關(guān)材料目錄的數(shù)據(jù)資料庫(kù)。將全部職工的檔案信息用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔、儲(chǔ)存和分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)化。
3. 結(jié)束語(yǔ)
人事檔案信息技術(shù)化管理對(duì)人力資源的管理具有重要的作用，創(chuàng)建檔案信息化管體系是實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化高效管理的重要途徑。加強(qiáng)人事檔案管理的信息技術(shù)化，不僅能避免傳統(tǒng)檔案管理模式中出現(xiàn)疏漏，還能提升人事局人事檔案的管理水平，使人事檔案管理向管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的道路發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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一、引言
隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新?；ヂ?lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國(guó)檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時(shí)代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國(guó)檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項(xiàng)目都是我國(guó)發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。
由于我國(guó)信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國(guó)不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入是當(dāng)下我國(guó)信息化建設(shè)的兩個(gè)重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國(guó)的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。
為了學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)化，我國(guó)積極舉辦了例如“國(guó)際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報(bào)告，推動(dòng)我國(guó)檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國(guó)數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問(wèn)題等研究較少，無(wú)法形成系統(tǒng)性的研究。
我國(guó)在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵(lì)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過(guò)圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時(shí)的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國(guó)內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫(kù)、史志圖片庫(kù)等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國(guó)家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國(guó)家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問(wèn)題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國(guó)公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
我國(guó)目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國(guó)家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無(wú)法滿足我國(guó)檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對(duì)人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個(gè)單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國(guó)目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說(shuō)進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個(gè)科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)共享，限制了信息的流通，造成了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來(lái)便利，但是對(duì)人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問(wèn)題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問(wèn)題三種。
5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國(guó)檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問(wèn)題主要包含以下三個(gè)主要問(wèn)題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國(guó)人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。
四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對(duì)策
1.建立社會(huì)化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動(dòng)而變動(dòng)是目前我國(guó)人事檔案的管理制度，每個(gè)人的檔案都是唯一的，且會(huì)伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國(guó)人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會(huì)上，人才不再是屬于某一個(gè)地區(qū)或是單位，而是屬于全社會(huì)的，人才的流動(dòng)以及是大勢(shì)所趨。新的人事檔案制度將以個(gè)人的流動(dòng)和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動(dòng)關(guān)系的分離、人事檔案的社會(huì)化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容包括編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時(shí)間、工作時(shí)間、從教時(shí)間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問(wèn)題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理
信息化的滲入使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時(shí)間、地點(diǎn)、空間等方面，實(shí)現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會(huì)。
關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用
當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強(qiáng)，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實(shí)際的操作中存在著非常強(qiáng)的完整性、流動(dòng)性以及機(jī)密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時(shí)檔案保存的載體通常是紙張，無(wú)法在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價(jià)值得到全面的提升。
1人事檔案管理工作的特點(diǎn)
1.1完整性。
人事檔案通常就是人事部門的人員根據(jù)當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙浜驼{(diào)整，其在人事管理當(dāng)中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內(nèi)容。它能夠更加具體的真實(shí)的反映出員工的個(gè)人信息。
1.2客觀性。
這一特性人事檔案利用的一個(gè)重要的基礎(chǔ)和前提，人事檔案的內(nèi)容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實(shí)性，從而為人事部門提供更加全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.3流動(dòng)性。
人事檔案的管理和員工日常的人事管理應(yīng)該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際作用。當(dāng)前，單位人員流動(dòng)性明顯增強(qiáng)，除了一些國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營(yíng)企業(yè)人員的流動(dòng)性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)人檔分離的問(wèn)題，這樣一來(lái)一方面會(huì)對(duì)單位工作人員的人事管理造成一定的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)員工日后工作的正常開展也會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動(dòng)去對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
1.4機(jī)密性。
人事檔案當(dāng)中的內(nèi)容涉及到的范圍相對(duì)比較廣，其中也可能會(huì)客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調(diào)查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，人事檔案是一種機(jī)密性的文件，材料內(nèi)容一般情況下是不能外泄的。個(gè)人也沒(méi)有權(quán)利保存本人的人事檔案。如果我們需要對(duì)其進(jìn)行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學(xué)性和有效性。其次是將員工的各類材料要進(jìn)行全面的分類整理，同時(shí)還要在這一過(guò)程中做好存檔工作。第三，要制定出一個(gè)完善的人事檔案借閱和轉(zhuǎn)遞制度。第四，我們?cè)趯?shí)際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質(zhì)檔案信息化處理工作。最后一點(diǎn)就是要在實(shí)際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項(xiàng)工作。
2人事檔案信息化管理的必要性
第一，人事檔案管理工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)幾乎由人工來(lái)完成，效率非常低，而且即使能夠及時(shí)的統(tǒng)計(jì)出數(shù)量，也無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷全面的分析，因此必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。信息技術(shù)中有很多統(tǒng)計(jì)軟件，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計(jì)分析軟件，將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出分析結(jié)果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果制定檔案管理措施。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理，這對(duì)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。第二，信息化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價(jià)值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個(gè)人的實(shí)踐活動(dòng)。利用信息化技術(shù)能夠及時(shí)地有效地更新人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對(duì)人才的選拔起到了積極的作用。
3提高人事檔案信息化管理水平的方法
3.1增強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。
人事檔案要想更好的保證其信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為關(guān)鍵的一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施就是信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案管理工作者在實(shí)際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)還要掌握一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技能，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)開展日?；臋z查，如果在這一過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，我們需要對(duì)原來(lái)的系統(tǒng)進(jìn)行更新處理，這樣才能更好的保證無(wú)紙化辦公的質(zhì)量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要的條件。
3.2加大信息資源投入。
首先，檔案管理工作人員，必須對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進(jìn)行篩選，同時(shí)重點(diǎn)的人事檔案要重點(diǎn)管理保護(hù)，這樣才能提高信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因?yàn)槿耸聶n案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設(shè)體系中重要一個(gè)環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門要積極的應(yīng)用信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，最大程度的提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量；最后，重點(diǎn)對(duì)歸檔進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)電子檔案的各方面工作都要進(jìn)行監(jiān)督，將有價(jià)值的電子檔案收藏起來(lái)，并且采取相應(yīng)的保護(hù)手段，保證重點(diǎn)的電子人事檔案信息真實(shí)，準(zhǔn)確、完整，不會(huì)被泄露出去或者惡意竊取。
3.3加快實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變的速度。
盡管我國(guó)有很多檔案管理部門，對(duì)于人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實(shí)體管理為主，因此檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，由實(shí)體管理逐漸的實(shí)現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時(shí)將人事檔案存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中，制定規(guī)范的制度進(jìn)行管理，并且按照使用權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關(guān)的網(wǎng)站就能夠獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會(huì)人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來(lái)，尤其是數(shù)據(jù)信息對(duì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉(zhuǎn)過(guò)程中非常重要的一個(gè)內(nèi)容，它也是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的一個(gè)方向，如果檔案管理部門在實(shí)際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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