時間：2023-07-02 08:23:55
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇訴訟檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
法院紙質(zhì)檔案是訴訟檔案的基礎，在保持原有整理辦法的基礎之上，應更加注重紙質(zhì)檔案和電子卷宗的結(jié)合管理。受傳統(tǒng)模式的影響，很多兼職檔案員都比較注重紙質(zhì)卷宗的裝訂保存和更改，會容易疏忽同步更新到電子卷宗。作為檔案管理部門，一定要注意提示兼職檔案員保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的完全一致，如有更改，一定要做到雙同步，保證100%的一致，也為利用提供方便。雖然紙質(zhì)檔案的利用率大大降低，但是仍然存在上訴、外院借閱的情況。紙質(zhì)檔案的出庫現(xiàn)象仍不容忽視?，F(xiàn)在很多法院都已經(jīng)引入二維碼打印機，將有案件信息的二維碼貼到卷宗封皮上。但據(jù)我個人了解，此功能并沒有實際利用起來，二維碼掃描后只是能顯示該卷的基本信息，如原被告、案號、結(jié)案方式等，在紙質(zhì)卷已經(jīng)找到的情況下，此二維碼沒有任何意義。筆者個人認為應當將紙質(zhì)卷宗與電子卷宗相關化管理，生成的二維碼或條形碼，打印出來加磁貼到卷宗的檔號位置，取代原有手寫檔號，然后進行裝盒上架，并且在檔案室外安裝磁感報警系統(tǒng)。在借閱的時候，進行掃描消磁錄入系統(tǒng)，形成電子借卷單，歸還時核銷記錄。未經(jīng)消磁的檔案將報警提示。這樣通過二維碼管理檔案卷宗，可以使庫存檔案數(shù)量一目了然，檔案去向一清二楚，把紙質(zhì)卷宗的利用、安全的問題得到很好的解決。同時，可以與智能密集架集成，通過二維碼實現(xiàn)檔案“無序存放，有序管理”，只要電腦選中該案卷，智能密集架自動彈出，基本告別人工查找紙質(zhì)卷宗及按序上架的繁重任務。
二、檔案審批管理的新構(gòu)想
司法改革以來，我院將審管辦與辦公室合并，統(tǒng)一由辦公室主任管理，這是司法改革下的我院新的探索與嘗試。而審管辦與檔案室本來就是息息相關的兄弟科室，審管辦負責案件評查工作，這項工作在很大程度上決定著電子卷宗的質(zhì)量以及以后的利用情況。嚴把評查關是檔案室利用數(shù)字化的電子卷宗關鍵一步。但是現(xiàn)在的實際情況是每月結(jié)案量不斷增長，數(shù)量巨大，完全靠人工評查很難做到百分百的嚴格。之前省高院開發(fā)的庭審直播評查系統(tǒng)，可以很大程度上提高庭審效率，自動化巡查庭審質(zhì)量，大大減輕了人工壓力。筆者呼吁可以聯(lián)系相關人員開發(fā)自動與人工相結(jié)合的審批評查系統(tǒng)，對現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的掃描不清楚、漏頁情況自動予以退回。如果有了自動評查系統(tǒng)，不但可以緩解審批人員的工作壓力，相信電子卷宗的質(zhì)量一定可以得到質(zhì)的提高。而且在人員管理上，可以讓審管辦與檔案室合并辦公，雖各有分工但仍屬于同一整體，這樣更可以讓審批人員深刻體會到電子卷宗利用時出現(xiàn)的問題，使審批工作更有針對性。
三、檔案利用的新方式
在大信息時代，檔案的利用也要走向云端?；ヂ?lián)網(wǎng)+的情況下，完全應當更加簡潔便利?，F(xiàn)在要求裁判文書上網(wǎng)已經(jīng)大大方便了當事人、律師等相關的法律工作者，但是宣傳力度較小，并且不能加蓋法院公章等，在實際操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率極高的情況下，雖電子卷宗方便檔案員查找打印，但受人員、計算機數(shù)量限制，仍不能滿足日益增長的利用。筆者認為應當設立自助式電子閱檔室，根據(jù)實際情況配備適當數(shù)量的計算機和打印機，安裝適合當事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當事人利用。訴訟檔案管理軟件當事人客戶端，只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經(jīng)檔案管理員特別授權才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷只能瀏覽，不得隨意進行下載和打印，確有需要的可以在網(wǎng)上進行申請，檔案管理員在網(wǎng)上操作予以審批，審批同意后可以自行打印加蓋法院電子簽章來完成。同時還要注意計算機的安全管理，不得插U盤，要設置重啟恢復程序，不得進行查詢?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設備和數(shù)據(jù)安全。其次如今利用率極大的情況下，僅靠人工記錄效率低下。當事人利用軟件查閱檔案時應當用身份系統(tǒng)記錄，并在電腦上記錄其查閱復制的內(nèi)容。本院或外單位工作人員查閱時，也應記錄在案，清楚把握。這不僅能清楚的記錄當事人的查閱復制的內(nèi)容，還可以根據(jù)記錄進行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，把握檔案查詢的動向，也方便檔案部門對利用效果進行溝通反饋。
四、檔案保密工作的新要點
在信息時代下法院的各項工作中，保密工作越發(fā)凸顯其重要性。各基層法院的訴訟檔案已不再定密級，但副卷內(nèi)容仍屬于審判秘密。在訴訟檔案完全數(shù)字化的情況下，保證審判秘密的安全管理也十分重要。應做到“三嚴禁”：1.嚴格按照規(guī)定，除上級法院調(diào)卷及重審再審需要外，訴訟檔案副卷嚴禁對外借閱及復制利用。2.法院專網(wǎng)上副卷的密級要一律選擇內(nèi)部事項或其他，嚴禁選擇“秘密”，否則在非涉密計算機上處理涉密內(nèi)容嚴重違反保密相關規(guī)定。3.維護系統(tǒng)安全，做好權限管理，嚴禁內(nèi)外網(wǎng)混用，嚴防被網(wǎng)絡黑客攻擊竊取審判秘密。除此之外，應定期和對新入職的書記員及工作人員進行保密培訓，嚴格保密制度，使每位干警始終保持保密意識。
但不可否認的是，隨著人民群眾司法需求的增長，法院訴訟檔案管理體系在組織設置、制度建設、科技管理等方面也逐漸暴露出諸多與形勢任務不相適應的問題，亟待完善。其中最為突出的是缺少整體規(guī)劃和統(tǒng)一標準，在庫房建設、信息化建設等工作中，各家法院各自為政，導致一方面是重復建設、形成浪費，另一方面又因財力等因素導致庫房不足、管理系統(tǒng)難以完善，各院之間無法兼容，致使訴訟檔案跨院、跨省借閱難以實現(xiàn)。為此，建議從訴訟檔案管理的自身規(guī)律和未來發(fā)展趨勢綜合考慮，有效整合各類資源，在高級法院設立訴訟檔案管理中心，建立中心庫房，統(tǒng)一保存、管理實體檔案，同時，走科技強院之路，充分利用高科技手段，將單一實體檔案轉(zhuǎn)換為實體檔案和數(shù)字化檔案并存，實現(xiàn)檔案管理工作真正意義上的信息化，從而全面提高訴訟檔案管理體系的整體性、科學性、規(guī)范性。
一、當前訴訟檔案管理工作中存在的主要問題
(一)管理體制不健全
1、基礎規(guī)定過于滯后。當前法院檔案管理工作依據(jù)的法律法規(guī)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案管理工作條例》以及最高法院法(辦)發(fā)[1991]46號文件的有關規(guī)定。其中，制發(fā)于1991年的46號文件(包括《人民法院檔案管理辦法》等8項規(guī)章制度)是當前法院檔案管理工作的基礎。由于46號文件中的相關規(guī)定已經(jīng)嚴重滯后，不能適應當前法院檔案管理工作的需要，一線法院檔案管理部門迫切需要一套適應新時期工作，便于執(zhí)行的訴訟檔案管理辦法。
2.管理模式不科學。目前是各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。
3.管理手段不專業(yè)。其中最為突出的就是歸檔率的統(tǒng)計不科學，沒有標準的統(tǒng)計辦法，依據(jù)各法院信息化程度的高低做法不一。一般在審判管理軟件中未包含歸檔管理項目的法院，是依據(jù)各業(yè)務庭自己上報的應歸檔數(shù)和未歸檔數(shù)據(jù)來統(tǒng)計歸檔率，無法做到客觀全面。
4.監(jiān)督、激勵機制不完善。目前，法院檔案管理工作是接受檔案局和高級法院檔案管理部門的雙重業(yè)務指導。法院系統(tǒng)自身至今還沒有設立專門針對檔案管理工作進行表彰的項目，尚未形成有效的激勵機制。
(二)信息化過程中標準不統(tǒng)一
當前，在“科技強院”思想的指導下，全國各地法院加快了信息化建設進程，訴訟卷宗數(shù)字化作為其中一項內(nèi)容，也正在蓬勃開展。但是由于大多數(shù)都是各級法院各自獨立研發(fā)管理軟件，在設計上對檔案管理項目的歸屬未能形成統(tǒng)一的指導思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設備標準、參數(shù)標準、接口標準。
(三)人、財、物保障不到位
1.庫房緊缺。近年來，隨著案件數(shù)量的激增，訴訟卷宗檔案數(shù)量劇增，所需空間急劇膨脹。而紙質(zhì)實體卷宗具有原始性與不可替代性，因此即使訴訟檔案卷宗已經(jīng)電子化，其仍需保存。按照規(guī)定，訴訟檔案保管期限最短的也要存放30年。囿于建設規(guī)劃標準及客觀實際，因訴訟爆炸本已在審判辦公用房方面捉襟見肘的各基層法院，無力、無處再擴建檔案庫房，檔案庫房嚴重緊缺。
2.人員編制短缺。法院系統(tǒng)是嚴重缺人的國家機關之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的編制只能向一線審判部門傾斜，難以再為檔案部門配齊、配足人員?；鶎臃ㄔ簷n案管理工作總體局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任務，無力再進一步開展檔案管理創(chuàng)新與編寫檔案史料等檔案編研工作。
3.卷宗移轉(zhuǎn)不安全。訴訟檔案在審判過程中頻繁流轉(zhuǎn)不利于訴訟卷宗的安全。從一審、二審、申訴、再審、執(zhí)行、抗訴等程序中的調(diào)卷、退卷過程中容易發(fā)生卷宗的損毀丟失。
二、完善訴訟檔案管理體系的設想
(一)構(gòu)建新的檔案管理組織架構(gòu)和科學的管理機制
1.設立各省法院檔案管理中心和中心檔案庫房。《檔案法》第二條明確規(guī)定，國家一切機關團體、企事業(yè)單位和其他組織所形成的檔案必須歸國家所有;第五條規(guī)定，檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。訴訟檔案是國家檔案全宗的重要組成部分，法院是國家審判機關，以法院為全宗單位，以全宗為核心，實行訴訟檔案的分級集中統(tǒng)一管理是維護訴訟檔案真實性、可靠性的有力保障。長期以來各級法院各自管理其產(chǎn)生的訴訟檔案，只是做到了分級管理，沒有體現(xiàn)集中統(tǒng)一的優(yōu)勢。
建議在高級法院以及部分中級法院設立集中統(tǒng)一管理轄區(qū)訴訟檔案的管理中心，建設中心檔案庫房集中存放基層法院的紙質(zhì)卷宗。基層法院僅保留周轉(zhuǎn)庫房，保證實體紙質(zhì)訴訟檔案形成后5年內(nèi)的存放和保管。
2.建立健全訴訟檔案管理制度。建議最高法院盡快組織各法院通過認真細致的調(diào)研論證，制定新的訴訟檔案管理制度辦法，重點強調(diào)明確以下四方面內(nèi)容:一是確定卷宗材料的排列順序。重點關注新增類型材料的放置位置。二是在立卷歸檔制度中強調(diào)卷一的索引功能。三是對照新修訂的民事訴訟法等法律法規(guī)及司法解釋，重新制定案由和保管期限的相關規(guī)定。四是建立科學有效的歸檔率統(tǒng)計模型，為各項考核提供公平、有力的基礎數(shù)字。
3.創(chuàng)新管理方式。一是建立調(diào)離人員檔案交接監(jiān)督機制。二是搞好配套開發(fā)。探索研發(fā)裁判文書制作系統(tǒng)，將裁判文書從啟動、呈批、審查、印刷的整個流程電子化，達到真正的無紙化審判。
4.科學配置人力，強化業(yè)務培訓。檔案管理工作本身具有較強的專業(yè)性，法院的訴訟檔案具有更強的專業(yè)性。不論采用何種編制的人員，都應當保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定，保證檔案人員政治過硬，不斷提高檔案人員的業(yè)務能力。
5.完善激勵機制?？梢钥紤]設立法院檔案管理先進工作者獎項，以充分調(diào)動法院檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。
(二)訴訟檔案信息化的解決思路
1.標準先行，科學規(guī)劃。檔案的信息化建設必須以科學發(fā)展觀為指導。建議由最高法院根據(jù)訴訟檔案管理的實際需求出臺法院系統(tǒng)的訴訟檔案的電子化標準，指導和規(guī)范全國各級各類法院訴訟檔案電子化。在當前不能夠統(tǒng)一開發(fā)商和統(tǒng)一應用軟件的情況下，作為訴訟檔案電子化的基本依據(jù)，并采取相應措施促使各級法院在系統(tǒng)開發(fā)中嚴格遵守，以便于在今后的發(fā)展中實現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。
2.建立統(tǒng)一的訴訟檔案管理軟件。各行各業(yè)應用管理軟件的統(tǒng)一是大勢所趨。建議由最高法院統(tǒng)一標準，統(tǒng)一軟件，保證最高法院對全國法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現(xiàn)由上到下的四級檔案管理體系。
3.創(chuàng)建電子檔案查詢體系。全國法院系統(tǒng)均實現(xiàn)電子化歸檔后，在四級法院建立一個完整的電子檔案查詢系統(tǒng)，與現(xiàn)有的法院案件信息管理系統(tǒng)整合在一起，凡是上訴或進入審判監(jiān)督程序的案件，根據(jù)一定的審批程序，向有關法官開放電子卷宗。這樣可以極大地減少審判過程中的調(diào)卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，也可以減少卷宗在調(diào)閱過程中出現(xiàn)的沖突及案卷丟失的風險。
4.訴訟案卷數(shù)字化并卷。在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會形成不同的卷宗，如減刑假釋案件、申訴復查案件、再審案件、執(zhí)行案件的卷宗原則上都應該采取并卷的方法進行管理，達到全面掌握案件各階段審理情況的目的。
人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記錄，它是做好審判工作，進行審判家監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時也是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，我國相繼出臺了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，在此基礎上，最高法院制定了《人民法院檔案管理辦法》等八個規(guī)范性文件，作為全國法院檔案工作共同遵守的規(guī)章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據(jù)和法律保障，也為法院檔案管理規(guī)范化奠定了堅實的基礎。自1991年10月22日第二次全國法院檔案工作會議以來，人民法院的檔案工作獲得了快速的發(fā)展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級的行列，實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全了檔案工作機構(gòu)和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學、具有人民法院特點的檔案工作體系，檔案的社會和經(jīng)濟價值得到了充分的發(fā)揮，一些法院還組織力量積極開發(fā)訴訟檔案管理軟件，實行計算機目錄自動檢索，光盤存儲，為實現(xiàn)全國法院訴訟檔案管理電子化進行了有益的探索。但同時也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學化程度的進一步提高，對人民法院的檔案管理提出了更高的要求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質(zhì)量不高、利用率低，設施陳舊的現(xiàn)象在部分法院仍然存在，重業(yè)務輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規(guī)范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規(guī)范法院訴訟檔案管理提出意見和建議。 一、人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的基本要求 1、管理科學化。管理科學化是實現(xiàn)人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的前提條件。所謂科學管理就是要結(jié)合人民法院工作的特點和檔案工作管理的客觀規(guī)律，充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發(fā)等工作，切實提高檔案管理質(zhì)量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務，發(fā)揮檔案的社會和經(jīng)濟價值。 2、建設標準化。即對法院檔案庫房、裝備等基礎設施應當作出統(tǒng)一的規(guī)劃，制定規(guī)范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應具備的軟件和硬件條件應作出明確的規(guī)定。各級法院應當嚴格遵守執(zhí)行最高法院關于訴訟檔案管理的規(guī)章制度，設立相應的檔案工作機構(gòu)和配置專職檔案管理干部。 3、檔案人員現(xiàn)代化。檔案管理人員現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現(xiàn)代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。因此，要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就必須首先實現(xiàn)檔案人員的現(xiàn)代化。 二、當前人民法院訴訟檔案管理存在的問題及原因 1、檔案質(zhì)量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關于《人民法院訴訟文書立卷歸檔方法》對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。同時在具體工作中案件卷宗一般要經(jīng)過承辦法官、庭長檢查，審判監(jiān)督庭評查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規(guī)定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。存在這些問題的原因主要有以下幾點：一是缺乏對訴訟檔案重要性的認識。人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記載，通過它可以反映審判工作的客觀規(guī)律，指導審判工作。但一些審判人員認為只要案結(jié)了事就可以了，對訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經(jīng)心，潦草行事，以致人為地制造錯誤，降低了訴訟檔案的質(zhì)量。二是責任心不強，缺乏嚴格要求。卷宗評查是一件相當枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細致。嚴謹認真的工作態(tài)度才能做好。但一些負責卷宗評查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對卷宗中存在問題視而不見，以致卷宗中存在的問題無法得到及時修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠的缺漏。三是學習積極性差。
2、檔案管理期限不合理，卷宗內(nèi)容繁瑣不堪重負。1991年，最高法院頒布了《人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》，該規(guī)定將檔案管理的期限劃分為永久、長期和短期三種，并規(guī)定了檔案核銷制度，這對于規(guī)范檔案管理，緩解檔案庫房壓力發(fā)揮了積極作用。然而隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人民法院受理的訴訟案件越來越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當一部分法院檔案庫房非常緊張，處于超負荷的運行狀態(tài)。而《人民法院訴訟檔案管理期限表》一些條款不盡科學，對一些案件檔案保管期限過長。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內(nèi)容更加簡明，尤其是以調(diào)解、撤訴結(jié)案的案件，基本上沒有什么實質(zhì)性的內(nèi)容，保存價值并不大，而依據(jù)《規(guī)定》，這些案件最低要保存30年，這無形中造成了浪費。同時相當一部分法院并沒有依照規(guī)定積極開展檔案核銷工作，致使檔案庫房中的檔案有增無減，這些都加劇了檔案庫房的壓力。
3、檔案管理混亂，歸檔不及時。法院訴訟檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構(gòu)和檔案管理人員來進行。但在實踐中，部分法院并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對檔案的有效監(jiān)管，極易造成檔案管理混亂的現(xiàn)象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些卷宗材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。
4、檔案工作機構(gòu)不健全，檔案管理人員素質(zhì)不高。按照最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，各級法院應當設置與其職能任務相適應的檔案工作機構(gòu)，配置專職檔案管理干部。但在實踐中部分法院檔案機構(gòu)不健全，物質(zhì)裝備不到位，缺乏必要的保護、維修設施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質(zhì)參差不起，檔案管理隊伍不穩(wěn)定，在法院系統(tǒng)中具有檔案專業(yè)技術職稱的更是寥寥無幾。最高法院關于《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定將法院系統(tǒng)的檔案管理人員定格為高中以上學歷，這在當時也許有其合理性，但現(xiàn)在已遠遠不能適應法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業(yè)知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識，這就迫切要求對最高法院的上述規(guī)定作出修改，加大對法院系統(tǒng)檔案管理干部的培訓工作。 三、關于規(guī)范人民法院訴訟檔案規(guī)范管理的幾點思考 1、在新的形勢下進一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質(zhì)量和規(guī)律，對法院今后的審判工作具有重大的指導作用，同時。訴訟檔案還具有重要的社會和經(jīng)濟價值，是人民法院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在全國法院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個法院工作不可缺少的一部分，各級法院應增強檔案意 識，關心、支持檔案工作。
一、基層檢察檔案管理工作的特點
1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設的不斷推進，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關辦案信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在的問題及原因
1、重訴訟檔卷，輕文書檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，強調(diào)訴訟卷宗的重要性比強調(diào)文書資料的重要性多得多，甚至沒有強調(diào)文書資料的重要性，工作移交的重點也是強調(diào)針對訴訟宗卷材料，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于每年的文書檔案歸檔工作重視不夠，除會計檔案外，導致多年來一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等歸檔不及時，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費時間和精力，還帶來工作上的被動和不便。
2、檔案管理人員不能做到專職。按有關規(guī)定，應當配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴重缺編和其他原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔任，精力和時間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響，除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時清理歸檔。
3、缺乏專門檔案管理人員，加上變動頻繁，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應性不高，很難適應檔案檔案管理的網(wǎng)絡技術、信息化管理手段和方法的應用，對進一步研究和探索檔案管理工作，促進檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動，工作效率低，檔案意識淡薄，認為檔案歸屬于個人行為，應該由相關的部門自行保管，這種錯誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒有能及時歸檔管理，有的在單位科室個人手中，有的在各部門，導致檔案管理的保密性和真實性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和工作的連續(xù)性，檔案人員的頻繁變動不符合檔案工作專業(yè)性和連續(xù)性的要求，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。
4、對電子檔案信息化建設不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費，加之人民群眾運用法律武器保護自己的合法權益的意識不斷增強，直接導致檢察案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，雖然配備了電腦，卻沒有形成完整的電子檔案，很多時候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內(nèi)容及時準確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問題的對策
1、全面提高對檔案工作重要性的認識。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進行檔案工作重要性的教育，結(jié)合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作，對檔案工作的重要性進行強調(diào)。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書檔案的問題，對文書檔案的重要性進行特別的強調(diào)，與文書檔案接觸較多部門，如辦公室、政治處等，更要特別注意提醒。平時在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時。文秘人員、業(yè)務科室內(nèi)勤和檔案人員要盡心盡責，及時敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎。嚴格公文辦理程序，加強公文辦理各個環(huán)節(jié)的工作，是搞好檔案工作的基礎。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中，要嚴格遵守公文辦理程序各個環(huán)節(jié)的工作，把工作責任落實到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求配備專職檔案人員并保持其工作的相對穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強對檔案工作的責任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動也應該有一個工作上的銜接和熟悉的過程，也就是要有一個傳、幫、帶的過程。不能簡單的履行一個交接手續(xù)完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對來說更穩(wěn)定、更方便，更有利于長期保存和提供利用，為此應該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實現(xiàn)軟件管理，二是要實現(xiàn)檔案管理設施的升級，對檔案庫房及檔案管理設施進行定期檢修和更新?lián)Q代，科學的管理好新型檔案材料，三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設施和環(huán)境，溫度應保持在17-20度之間，相對濕度保持在35-40%之間，還要有防磁設施等等。
【關鍵詞】檔案；信息化；困境應對
一、法院檔案信息化建設現(xiàn)狀及梳理
（一）檔案存儲情況。法院現(xiàn)存檔案主要分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，訴訟檔案從2012年以來才陸續(xù)將案件材料掃描進入系統(tǒng)，信息化比例較低。2012年以前的庫存檔案基本還處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管模式。
（二）檔案管理利用現(xiàn)狀。從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。
（三）n案信息化建設情況。目前，從事檔案管理工作的人員較少，有正式編制的更少，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例低。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應未來檔案信息化建設的發(fā)展。
二、基層法院檔案信息化建設困境
（一）檔案電子化利用效率不高。當前全省法院訴訟檔案信息化建設步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達63.26%，如果不進行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運用，進而影響檔案信息化建設進程。
（二）實踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一。省高院要求結(jié)案后15日內(nèi)必須歸檔報結(jié)，各市歸檔模式也不盡統(tǒng)一。沒有統(tǒng)一的歸檔標準也給檔案信息化建設帶來了困難。
（三）對檔案信息化建設認識不足。少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創(chuàng)檔案信息化一級達標，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。但檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實現(xiàn)檔案信息化。
三、基層法院檔案信息化建設對策
（一）加強組織領導，穩(wěn)步布置信息化建設工作。檔案信息化建設工作應堅持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務于司法審判工作，服務于社會公眾。我院始終堅持從實際出發(fā)，將檔案信息化建設列為全年重點工作計劃，注重檢查檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。
（二）加強有序管理，夯實硬件基礎設施。我院將以檔案數(shù)字化工作為契機，依托先進管理技術，實現(xiàn)檔案庫房智能化管理，并加強檔案庫房硬件建設。
（三）推廣應用律師服務平臺，探索網(wǎng)上檔案預約查詢。根據(jù)最高院要求，逐步建設檔案信息化服務窗口，由律師為當事人無償提供訴訟咨詢和幫助。積極與司法局、律師協(xié)會建立溝通協(xié)調(diào)機制，嘗試推廣應用律師服務平臺，進一步提升律師服務當事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預約查詢功能，當事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號、預約時間等基本信息完成檔案查詢預約，實現(xiàn)檔案定點定時查詢。
（四）開展法院間遠程調(diào)閱卷工作，落實便民訴訟。在訴訟服務中心專設電子檔案查詢窗口，當事人或其律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠程查閱授權后，當事人即可查閱異地法院的授權電子檔案并自行打印。法院間遠程調(diào)閱不僅卷免去當事人遠赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
關鍵詞 數(shù)字化 檔案管理 法院審判 信息技術 管理模式
一、引言
人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項活動，也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化、便捷化，使其更好地為審判工作服務，具有重要意義。一方面應充分認識檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，又是人民法院進行審判活動的重要依據(jù)和必要條件。同時，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執(zhí)行案件勞動的成果和智慧的結(jié)晶。訴訟案件歸檔是實行案件流程管理中的最后環(huán)節(jié)，法院檔案管理工作是司法政務管理的一個重要方面。另一方面應明確法院檔案管理工作指導思想，即堅持以科學發(fā)展觀統(tǒng)領檔案工作，努力建成一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學、功能多樣，高效服務，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化、便捷化，充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務領域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地發(fā)揮司法檔案在服務大局，服務審判，服務社會，服務人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經(jīng)形成了一套流程清晰、規(guī)范明確、使用便利的數(shù)字化管理模式，我們在數(shù)字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
法院推行檔案管理數(shù)字化建設是適應社會數(shù)字化潮流、服務審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度，節(jié)約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段。可以依托檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，建立當事人查詢平臺。另外，還可以專門設立電子閱卷室，當事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調(diào)出紙質(zhì)卷宗，只需要閱卷人通過內(nèi)網(wǎng)提出申請，檔案員審批并網(wǎng)上授權后，閱卷人按照指定權限范圍調(diào)取電子卷宗，需要復制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數(shù)字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高效率。此外法院檔案工作實行數(shù)字化管理后，必將在服務大局、服務審判、服務社會、服務人民群眾等方面發(fā)揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對匯集的審判業(yè)務大數(shù)據(jù)進行分析，從而全面掌握法院審判運行態(tài)勢，及時發(fā)現(xiàn)審判業(yè)務數(shù)據(jù)異動，有針對性地作出科學決策，確保法院審判執(zhí)行工作健康有序運行。二是法官可以利用這個平臺采集數(shù)據(jù)、分析案件動態(tài)，實現(xiàn)二級業(yè)務流轉(zhuǎn)一體化設置；案件上訴后，二審法官能夠及時查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結(jié)案后，一審法官能夠及時查看二審裁判結(jié)果。
三、法院檔案管理數(shù)字化的探索
（一）成立專門的數(shù)字化管理隊伍
法院在檔案管理數(shù)字化的過程中，要充分重視對于人才的引入和培養(yǎng)機制。數(shù)字化檔案管理是一項長期的工作，需要數(shù)字化檔案管理隊伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機制，優(yōu)化檔案管理的流程，提高數(shù)字化檔案進程的進一步的推進。數(shù)字化的管理隊伍關系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實的加強數(shù)字化檔案管理隊伍的業(yè)務培訓和專業(yè)素質(zhì)的提高，把數(shù)字化檔案管理成為一項長期的機制落實下來。
（二）采購有力的數(shù)字化管理工具
數(shù)字化檔案管理中，有力的數(shù)字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數(shù)字化的進程中，要及時地為管理隊伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動性，推動數(shù)字化檔案管理的成效。
（三）檔案數(shù)字化的過程中，做好監(jiān)管事務
在數(shù)字化的管理中，法院要做好檔案管理的監(jiān)管責任，對于一些、保密級別達不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數(shù)字化的過程中做好監(jiān)督保密義務，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時間較長、保存不是很完善，在數(shù)字化的過程中要尤為注意保護好檔案資料。領取和交回都要以保護檔案為首要責任的情況下進行，不能因為檔案被掃描、拍照了，對于原檔案就放松了保護和愛惜的思想認識，法院要全面落實監(jiān)管義務，促進檔案數(shù)字化進一步完善。
四、結(jié)語
實踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數(shù)字化技術的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進行開庭審理和相關業(yè)務辦理流程中產(chǎn)生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據(jù)資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對于法院來說都是關鍵的業(yè)務數(shù)據(jù)，需要對此進行電子化保存留檔及備份，以方便日后業(yè)務的溯源和查詢。隨著圖像技術與網(wǎng)絡技術的發(fā)展應用，檔案電子影像處理系統(tǒng)已對文件影像化提供了有力的支持。
（作者單位為濮陽中級人民法院）
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關鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢
1 基層檢察檔案管理工作的特點
1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。紙質(zhì)檔案在征集、保存和利用的過程中，由于內(nèi)因和外因綜合作用的影響，都會造成紙質(zhì)檔案不同程度的病害問題。且這些檔案材料大多數(shù)是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。
2、檢察機關保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。檢察機關內(nèi)部為了評查案件和上級抽查等原因需要經(jīng)常借閱有關訴訟檔案，公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，也需要經(jīng)常查閱有關的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關的法律依據(jù)。
3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設的不斷推進，檢察機關檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，逐步形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
2 工作中存在的問題及困境
（一）人員較少、兼職現(xiàn)象嚴重。辦公室擔負著多項職能，但人員相對較少，我院辦公室現(xiàn)有在編人員5人（其中3人為政法編制，2人為事業(yè)編制），除2名機要保密人員外，其他人往往身兼多職。按有關規(guī)定，應當配備1名專職檔案管理人員，由于一些原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔任，精力和時間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響。除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時清理歸檔，且由于專業(yè)的局限性，往往出現(xiàn)檔案歸檔整理不夠規(guī)范，檔案管理的保密性和真實性缺失的現(xiàn)象。
（二）變動頻繁、檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術人員比例不高，整體素質(zhì)低，很難適應檔案管理的網(wǎng)絡技術、信息化管理手段和方法的應用。且在職的兼職檔案管理人員大多工作繁忙，無法投入更多精力在檔案上，從而造成檔案工作效率低下。在信息化迅速發(fā)展和加強檔案數(shù)字化工作的大背景下，缺少專職檔案員和檔案員流動頻繁的現(xiàn)象，往往造成檔案員剛剛進入狀態(tài)又換新人的局面，致使檔案員整體素質(zhì)提升緩慢，阻礙了檔案工作的穩(wěn)步推進和深度應用，大大削弱了檔案資源的開發(fā)利用，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。
（三）檔案收集、歸檔不及時、材料不全。在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，保證文件的完整與安全，案件承辦科室應于次年6月份對上年度已辦結(jié)案件的文件材料及時加以整理并移交檔案室。然而在實際工作中，各科室難以按時整理、移交檔案，全靠檔案員到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的訴訟檔案中，不僅會有上一年度的卷宗，有時還會夾雜前兩年的卷宗，嚴重影響了檔案工作進度。材料齊全是保證案卷質(zhì)量和為以后更好利用的關鍵，但實際中案卷不按要求整理、材料不齊全、檔案移交手續(xù)不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，甚至有些承辦人將不該歸檔的材料也歸入卷宗。這不僅不能提高檔案的利用效率，反而會增加庫藏負擔，嚴重制約著檢察檔案發(fā)揮實際效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。
（四）檔案資源在檢察工作中的宣傳利用力度有待加強。開發(fā)利用檔案資源，服務辦案、服務領導決策、服務社會，是檔案工作的宗旨?；鶎訖z察機關每年都有大量的批捕、案件，通過對這些案卷材料進行整體分析研究，可以清晰地發(fā)現(xiàn)各種犯罪形成的原因以及犯罪的規(guī)律特點，利用檢察檔案資料來編寫案例，可為立法提供實踐依據(jù)、為普法教育提供素材。但是，一直以來，檢察機關檔案管理的重點都放在對檢察檔案的收集和整理上，而缺乏對檢察檔案信息資源的開發(fā)與利用。加之基層檢察院由于條件的限制，很多先進的技術都沒有被普遍采用，數(shù)字化和信息化程度不高，造成檔案信息不能得到最大化的開發(fā)和利用，浪費了很多檢察信息資源。因此，如何創(chuàng)新服務方式，豐富服務內(nèi)容，進一步發(fā)揮檔案工作的重要指導和參考作用，推進檢察工作健康良性發(fā)展就成為了一個必須面對和解決的問題。
3 加強和改進的意見建議
隨著檢察機關統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)、信息化建設和改革任務不斷深入推進，辦公室工作也逐漸從傳統(tǒng)單一的模式向多元化、信息化、現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，所擔負的職責更多、任務更新、要求更高。檔案工作作為辦公室工作的重要組成部分，具有性、服務性，對辦好案件意義重大，是全院檢察工作不可或缺的一環(huán)。檢察機關要根據(jù)“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進、確保安全、合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，積極推進檔案數(shù)字化、信息化工作。
1.要繼續(xù)加大對檔案工作的支持保障力度。檢察機關要堅持依法治檔，切實加強對檔案工作領導，及時解決檔案工作實踐中的具體困難和問題，為檔案工作提供有力的保障。完善檔案基礎設施，加大硬件建設，按照“四分開”要求，加大檔案資金投資力度，合理規(guī)劃，科學配置，努力創(chuàng)造條件，打造庫房面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷的管理環(huán)境。
2.要繼續(xù)加強檔案隊伍建設的力度。要充分認識新形勢下檔案工作的重要作用，從政治上、工作上、生活上關心辦公室檔案人員。要及時配齊配強檔案人員，使用在編人員從事檔案管理工作，并不斷提高專職人員配備率，盡量配備檔案專業(yè)畢業(yè)生。檔案員交替要做好交接工作，變動要有一個傳、幫、帶的過程，不能簡單的履行一個交接手續(xù)完事。新任檔案員必須參加地方檔案局的崗前培訓，逐步加強檔案隊伍專業(yè)化、職業(yè)化管理，努力創(chuàng)造事業(yè)留人的良好工作環(huán)境。
3.要繼續(xù)加大檔案規(guī)范化建設力度。牢固樹立檔案安全無小事意識，安全管理措施要覆蓋檔案工作全過程。不斷加強室藏檔案資源體系建設，認真落實歸檔制度，確保各類型各種載體檔案完整、齊全、及時歸檔。認真貫徹落實高檢院制定的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及相關文件，進一步完善本單位檔案管理制度，利用制度規(guī)范管理好檔案。加強服務能力建設，把檔案潛在價值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實有用的價值，成為領導決策和工作查考的重要手段。要把檔案打造成宣傳檢察工作的窗口，研究檢察工作的智庫。堅持做好檔案編研工作，做好日常借閱利用，充分應用信息化手段，提升檔案服務水平，推進利用服務上新臺階。
4.要明確責任，狠抓立卷歸檔工作，確保立卷歸檔質(zhì)量。
從分析基層檢察院檔案管理信息化建設的意義和存在的問題入手，深入剖析了當前檢察檔案管理信息化建設存在的主要問題，并從統(tǒng)一規(guī)范、建立機構(gòu)、制定規(guī)范和教育培訓等方面，提出了加強基層檢察院檔案管理信息化建設的對策措施。
關鍵詞：檢察檔案；管理；信息化
一、基層檢察院檔案管理信息化建設的重要意義
任何檔案的收集、整理和存儲，都是為了日后的利用和資源共享，同樣檢察機關的檔案建設也是為了日后的查詢和利用。而信息化建設就是通過計算機和網(wǎng)絡實現(xiàn)信息的存儲、傳輸和共享。通過比較檔案建設和信息化建設的作用，我們不難看出兩者之間存在的內(nèi)在聯(lián)系。檢察機關完全可以通過檔案管理信息化建設，將檔案資料通過加工處理，應用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，從而方便檢察干警的檔案查詢和利用。
檢察機關的檔案建設貫穿檢察院履行法律監(jiān)督職能的始終，是履行職能的真實記錄，具有極其重要的作用。隨著我國法治進程的加快，人們的法律意識逐漸增強，訴訟檔案的利用率也隨之提高，而傳統(tǒng)的主要依靠人力條目式查詢顯然已不能滿足利用者的需要。因此，在科技不斷進步的今天，加快現(xiàn)代化信息技術在檢察機關檔案管理中的應用，推進檢察院訴訟檔案信息化建設已成為目前檢察檔案工作的重中之重。
二、當前基層檢察院檔案信息化建設現(xiàn)狀
1.檔案管理基礎工作不牢。一方面，在硬件環(huán)境上，缺乏實施信息化管理的工具設施，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等等，導致紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作受到嚴重影響，快捷高效的信息化管理也就無從談起。
2.在檢察系統(tǒng)內(nèi)，普遍存在對檔案信息化建設認識不足，存在“重藏輕用”的現(xiàn)象。一方面，檔案管理人員認為檔案信息化建設可有可無，不注意服務方式的創(chuàng)新和服務質(zhì)量的提高，這就造成了檔案信息化建設的內(nèi)在動力不足；另一方面，廣大的檢察干警對檔案的信息化需求不高，這就使得檔案的信息化建設缺乏外在的推動力。
3. 系統(tǒng)建設不完善，信息化程度不高。當前，檢察機關的檔案管理信息化建設尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，導致數(shù)據(jù)庫建設缺乏整體性，往往各地區(qū)所用的檔案管理系統(tǒng)不一樣，甚至同一地區(qū)的各個檢察院檔案管理系統(tǒng)也不一樣，不能相互兼容，難以互聯(lián)。并且，已經(jīng)建成的檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡化水平低，無法實現(xiàn)跨單位和部門的資源共享，不能滿足檢察干警的多種需求，大大的抑制了檢察干警利用網(wǎng)絡和信息化系統(tǒng)查詢檔案的熱情。
三、加強和推進基層檢察院檔案管理信息化建設的幾點想法
1. 構(gòu)建適合檔案信息化要求的檔案管理體制。檔案信息化工作是基層檢察院信息化建設的重要組成部分，因此，首先要加強對檔案信息化建設的組織領導，把檔案信息化建設納入基層檢察院信息化建設的總體格局中去，進行統(tǒng)籌規(guī)劃、整體設計；其次，要逐漸建立和完善信息化檔案室的各種管理制度。進一步理順信息化檔案管理的流程，把檔案信息化管理的各種融入到單位信息化建設中去；
2. 加大投入力度，加強信息化檔案室的軟硬件平臺建設。一是各基層院的實際需要和財力狀況，本著經(jīng)濟適用、適當超前的原則配備必要的信息化硬件設施；二是構(gòu)建統(tǒng)一的軟件平臺，由于單一的基層院難以承擔這一復雜的工作，建議由高檢院根據(jù)建立統(tǒng)一共享的檢察系統(tǒng)檔案信息資源庫的要求，對全國檢察機關檔案信息化建設進行統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標準，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，建成一個上通高檢院、省院，下通基層檢察院的計算機通信網(wǎng)絡平臺，并能與政府電子政務平臺在物理上對接，實現(xiàn)全國、全省檢察機關各單位之間在局域網(wǎng)的互聯(lián)互通，保證上級檢察機關對基層院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現(xiàn)由上到下的多級檔案信息管理體系，達到訴訟檔案信息資源的有效管理和共享之最大化利用。三是建立面向多用戶、界面友好、功能齊全的檔案管理系統(tǒng)。針對不同類別的人員設定相應的權限，以滿足不同部門的使用需求。同時，檔案管理系統(tǒng)具有檔案新增、轉(zhuǎn)出、查閱、統(tǒng)計、維護等多種功能，方便檔案管理人員靈活操作，這樣就能通過良好的應用環(huán)境增加用戶使用軟件平臺的興趣，引導檢察干警積極的利用檔案信息化系統(tǒng)查詢和利用檔案。
3.加強對檔案管理人員和檢察干警的教育和引導。一是針對檔案管理人員普遍缺乏信息領域相關知識的現(xiàn)狀，檢察系統(tǒng)應定期開展業(yè)務培訓或安排相關人員參加各級檔案管理機關的培訓，切實提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術水平?？刹捎弥v座、進修、專題研討等多種培訓形式，以檔案信息錄入、查詢和統(tǒng)計等實際操作技能為培訓重點，使廣大檔案管理人員能適應檔案信息化建設的需要；二是加強對檢察干警（用戶）培訓，增強檢察干警的信息化應用能力，培養(yǎng)檢察干警對信息化的興趣，增強檢察干警對信息化的需求，從而利用廣大檢察干警的需求反過來推動檢察檔案信息化建設的進程。
