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[關鍵詞]房地產(chǎn)檔案；管理；現(xiàn)狀 文章編號：2095-4085（2015）08-0135-02
加強房地產(chǎn)檔案管理需要在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標準和規(guī)范的基礎上，實現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓工作。針對目前房地產(chǎn)檔案管理狀況，應采取有效措施，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循。
1.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1房地產(chǎn)檔案管理理論
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實性和連續(xù)性。
1.2房地產(chǎn)檔案收集
房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點和基礎，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)需注意以下幾個方面：
（1）收集過程中，要確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準確、詳實，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項技術指標和驗收標準達到高度統(tǒng)一。
（2）凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。
（3）歸檔時間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程的特點來確定。
1.3房地產(chǎn)檔案整理
房地產(chǎn)檔案整理就是把收集到的各種材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化，其內(nèi)容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準確等。分類以后，還需要對每一類別的檔案材料進行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件材料的排列與編號，填寫卷內(nèi)文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。
2.房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題
2.1現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性
在實際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)為2001年建設部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個方面對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對具體工作的指導。目前的實際工作情況是，服務中心窗口受理業(yè)務時收什么材料，檔案室就存什么材料，對于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準確，還缺少統(tǒng)一的標準。
2.2保管期限不明確
《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應以單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實際工作中是以房號為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項權(quán)登記檔案、他項權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無減的現(xiàn)象，必將導致檔案庫房空間的資源短缺。
2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要
在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個問題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性，因此房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實現(xiàn)無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務往往由不同的部門負責，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢在必行。
2.4對檔案管理人員業(yè)務培訓不到位
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識，又要了解一些測繪、法律等相關的專業(yè)知識，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對檔案管理人員的業(yè)務培訓工作是非常重要的，但現(xiàn)實情況卻是這方面培訓工作不到位。
3.解決檔案管理問題的措施
3.1制定切實可行的檔案管理規(guī)范
一方面要加強學習和研究，結(jié)合實際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關的行政主管部門應積極協(xié)調(diào)有關部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實施辦法，并出臺操作性強的相關標準、規(guī)范。規(guī)范應包括具體每項業(yè)務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執(zhí)行，在接收檔案時有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。
3.2實現(xiàn)檔案數(shù)字化
實現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。在實施方案管數(shù)字化建設時，還應注重其安全性。在房產(chǎn)檔案中，其主要包括兩個方面的內(nèi)容，即檔案原件與檔案數(shù)據(jù)，其中在電子件中，其安全性又包括數(shù)據(jù)安全級別與設備運行的可靠?；诖?，在安全級別上，應設置相應的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)來應用不同的數(shù)據(jù)，從而確保其數(shù)據(jù)的安全性；而在設備運行可靠性上，應該采用高性能設備，同時為了以防萬一，可構(gòu)建相應的備份檔案，從而確保數(shù)據(jù)的可恢復性以及其存貯的安全性。
3.3加強對檔案管理人員的培訓工作
在房產(chǎn)檔案管理過程中，其所涉及到內(nèi)容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，提高其信息意識，掌握相應的基礎知識。同時，還應不斷提高其自身的業(yè)務水平和能力，掌握相應的計算機知識與操作技能，這樣才能夠更好地適應信息時代下房產(chǎn)檔案管理的各種需求。
Abstract: It is a new task for us to understand the characteristics of the real estate file, function and the problems that should be paid attention to in management, in order to make it serve for community high-quality, fast-paced, multi-channel.
關鍵詞： 依法；房地產(chǎn)檔案；管理
Key words: according to law; real estate files; management
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）23-0315-01
1新形勢下房地產(chǎn)檔案的特點
房地產(chǎn)檔案的基本概念是指城市房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、變更登記等權(quán)屬管理活動中形成的，反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。
1.1 房地產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性在社會主義市場經(jīng)濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產(chǎn)市場行為相當活躍和頻繁。尤其隨著房地產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟新的增長點，房屋產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)了多元化的特征，房產(chǎn)抵押行為增多。這一時期，對于房地產(chǎn)交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產(chǎn)糾紛進行仲裁的主要依據(jù)。因此，房地產(chǎn)管理部門必須對這些產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，保障權(quán)屬結(jié)論與權(quán)利現(xiàn)狀的一致性，從而完成房地產(chǎn)檔案的動態(tài)管理。
1.2 房地產(chǎn)檔案必須與房屋產(chǎn)權(quán)相對應也就是說有一份產(chǎn)權(quán)就會有一卷房地產(chǎn)檔案，且在辦理房地產(chǎn)交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產(chǎn)糾紛，以及城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產(chǎn)檔案的利用。
1.3 房地產(chǎn)檔案管理的基本原則是屬地管理根據(jù)此原則，各地房地產(chǎn)管理部門在對房地產(chǎn)進行管理的過程中對本地區(qū)的房地產(chǎn)檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區(qū)房地產(chǎn)市場混亂、房地產(chǎn)信息匱乏和產(chǎn)權(quán)管理無序等都可能由開發(fā)利用工作不到位而直接引發(fā)。
2新形勢下房地產(chǎn)檔案的作用
①為房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)的取得、滅失和合法變更的合法依據(jù)；②為房地產(chǎn)交易服務。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是確認房地產(chǎn)交易行為合法有效性的依據(jù)；③為房地產(chǎn)糾紛仲裁服務。隨著住房商品化、私有化的轉(zhuǎn)變，房產(chǎn)抵押行為增多，房屋產(chǎn)權(quán)的多元化，使得房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢；④為物業(yè)管理服務。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息是物業(yè)管理公司開展物業(yè)管理工作的依據(jù)；⑤為城市建設服務。進行城市規(guī)劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產(chǎn)權(quán)屬檔案和現(xiàn)代化的圖形數(shù)據(jù)庫不僅能夠系統(tǒng)的反映公私房產(chǎn)的數(shù)量、面積、結(jié)構(gòu)等，可以及時地為建設部門提供各類數(shù)據(jù)，既節(jié)省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。
3采取有效措施，依法加強房地產(chǎn)檔案管理
3.1 做好前期控制法律依據(jù)性要求房地產(chǎn)檔案必須真實準確，完全符合事實。必須做好前期控制，規(guī)范好檔案資料的收集、整理工作，全面準確地提供檔案信息。
①確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整。要依照檔案管理有關法規(guī)及有關業(yè)務的規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設定他項權(quán)利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖、房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產(chǎn)狀況的信息資料。②確保房地產(chǎn)檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關。要認真審核當事人的手續(xù)是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產(chǎn)權(quán)和涂改、偽造資料等違法現(xiàn)象，總之，應確保“手續(xù)完備、材料齊全、內(nèi)容真實”。檔案管理部門還應把好歸檔關，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。
3.2 建立動態(tài)管理機制，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性要求我們對房地產(chǎn)檔案進行動態(tài)管理，做到正確、完整、及時的完成因產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料，使房地產(chǎn)檔案能夠清晰、完整地反映房地產(chǎn)的真實信息。①在房屋狀況發(fā)生變動時要再次進行實地測量，制作新的產(chǎn)籍平面圖，并計算相應的面積，還要將房屋狀況發(fā)生變動的原因登記的相關的文件材料中；②房屋滅失的，要進行現(xiàn)場勘查，同時將房產(chǎn)證收回注銷，并將之與原產(chǎn)權(quán)檔案放在一起。
3.3 采用科學的管理方法和先進的管理手段管理房地產(chǎn)檔案數(shù)量巨大、使用頻繁是房地產(chǎn)檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。
①采用分類管理的辦法。按照登記種類的不同，房地產(chǎn)檔案一般有產(chǎn)權(quán)、滅失、注銷、測繪、評估、拆遷、抵押、查封、拍賣、統(tǒng)計檔案等十幾種；②現(xiàn)代化的管理手段。利用現(xiàn)代科學技術，方便快捷地搞好檔案利用。廣、快、精、準是信息化社會人們信息需求的基本特點，為了滿足這一需求，必須借助于先進的技術手段。作為社會信息業(yè)的組成部分，房地產(chǎn)檔案管理部門有必要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。首先普及使用計算機技術，實現(xiàn)檔案管理自動化。將計算機技術引入到房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理中來，提高檔案信息處理效率。其次，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化，將網(wǎng)絡技術引入到檔案管理中來，更好地發(fā)揮計算機技術的優(yōu)越性，使對利用者的服務更加方便快捷。
【關鍵詞】房地產(chǎn) 檔案管理 信息系統(tǒng)
在我國房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的信息時代，商品房市場發(fā)展迅速。而另一方面，以直管房、自管房、廉租房、經(jīng)濟適用房等為主保障房工作則相對滯后。要改變這一局面，需要全面實現(xiàn)房地產(chǎn)管理信息化。要達成這一目標，首先要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化，開發(fā)完善的房地產(chǎn)信息檔案管理系統(tǒng)。房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)應具備以下功能：一是共享檔案信息業(yè)務管理與利用的信息；二是強大的檢索、查詢、排序；三是數(shù)字檔案信息的瀏覽與下載；四是具備完善、科學的安全機制， 實現(xiàn)高度安全下的信息開放性；五是符合Internet/Intranet發(fā)展潮流，對檔案信息的獲取方式不受時間和地域限制，能實現(xiàn)自我發(fā)展、自我完善、可塑的管理平臺。系統(tǒng)的具體設計應從以下幾方面入手。
1 房地產(chǎn)檔案信息采集的標準化
房地產(chǎn)檔案信息的著錄與索引要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規(guī)則》，以及其他相關法律法規(guī)進行。此外，需要由主管部門對其進行規(guī)范化，制定相關的行為規(guī)范和規(guī)章制度。通過明確的規(guī)范化，保證我國房地產(chǎn)檔案信息采集的合規(guī)性。另一方面，要嚴格把關信息來源，避免系統(tǒng)管理和維護過程中信息出現(xiàn)失真，隨時確保檔案信息真實、正確。
2 標準化的房地產(chǎn)檔案信息進行數(shù)字化處理
應通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備把檔案信息數(shù)字化，進而為檔案信息的存儲、查詢、管理打下數(shù)據(jù)基礎。要想合理開發(fā)、利用檔案信息，在設計房地產(chǎn)檔案管理模塊時，必須對房產(chǎn)檔案內(nèi)容進行科學分類?？偟膩碚f，需要數(shù)字化處理房地產(chǎn)檔案信息信息主要有4種類型：房地產(chǎn)的基本信息、房地產(chǎn)的初始信息、房地產(chǎn)的交易信息、房地產(chǎn)的限制信息。通過對這類涉及房地產(chǎn)所在的位置、戶主、交易情況、特別的事項等信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字形態(tài)儲存處理，可以高效率、低成本地管理房地產(chǎn)檔案信息，節(jié)約管理的成本。
3 系統(tǒng)開發(fā)數(shù)據(jù)庫的選擇
易于操作、管理的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)需要經(jīng)濟、有效的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選擇正確與否，是房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)成功的關鍵。目前，比較常用的數(shù)據(jù)庫有Oracle、SQL server、Access、My SQL、Sybase、Fox pro等。根據(jù)各地實際情況，數(shù)據(jù)庫的選擇應以以下原則進行。
3.1 按需求選擇
一般來說，數(shù)據(jù)庫需要完成的任務有支持Web、事務處理、文本搜索和復制，等等。在事務處理方面，Oracle較有優(yōu)勢，其次是微軟的SQL Server。在支持Web應用程序方面，My SQL數(shù)據(jù)庫的表現(xiàn)較好。在復制和群集功能上，My SQL的單向復制功能雖然非常易用，但是，My SQL群集功能的可應用性則不甚理想。原則上，數(shù)據(jù)庫的選擇主要是根據(jù)其功能是否可以很好地支持系統(tǒng)的應用程序。若是以閱讀數(shù)據(jù)庫為主的Web應用，My SQL無疑是最佳選擇，而處理復雜事項則要考慮使用Oracle或SQL Server。從房地產(chǎn)檔案管理的特點來看，考慮其系統(tǒng)數(shù)據(jù)的復雜性要求數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有龐大的數(shù)據(jù)處理的功能等因素，建議房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)選擇SQL Server數(shù)據(jù)庫。
3.2 按易用性和管理需要選擇
開源數(shù)據(jù)庫的管理主要是以命令行工具來實現(xiàn)，雖然其也擁有一些圖形工具，但與自帶的圖形管理工具的Oracle等商業(yè)數(shù)據(jù)庫相比，不夠靈活、穩(wěn)定。另外，圖形化管理方面，微軟的SQL Server管理工具擁有自身的終端平臺，并不是基于瀏覽器。這一設計便于它完成一些Web瀏覽器所不能實現(xiàn)的強大功能。實踐表明，Oracle在事務處理方面具有領先優(yōu)勢；My SQL對支持Web應用程序較其他數(shù)據(jù)庫更好，單向復制功能更為簡單易用。應根據(jù)實際情況選擇這種兩種數(shù)據(jù)庫中的一個，達到有針對性的系統(tǒng)最優(yōu)設計。
4 房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)協(xié)同性處理
房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)并不是一個獨立的系統(tǒng)工程，而是與其他的管理系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系的，只有處理好眾多相關系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)管理的有序化，才能保證在構(gòu)建房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)中存在的失誤越來越少，并且對于分散保存于各系統(tǒng)中的信息只有在共享中才能發(fā)揮各自的協(xié)調(diào)作用。房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)需要使其與房產(chǎn)登記審批軟件、房產(chǎn)地理管理、自動計費制證、房改數(shù)據(jù)系統(tǒng)和網(wǎng)上抵押等系統(tǒng)緊密結(jié)合并兼容，只有使這些系統(tǒng)內(nèi)的部分協(xié)調(diào)一致，才能使開發(fā)出的管理系統(tǒng)更好地發(fā)其揮應有的作用。
5 房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化
網(wǎng)絡化管理的主要改變表現(xiàn)在載體與服務方式方面，不會改變房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)。
房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化，一方面可以實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息日常管理的網(wǎng)絡化，即通過利用網(wǎng)絡技術，可使房地產(chǎn)檔案一經(jīng)確定在網(wǎng)上即可對其進行綜合利用，另一方面，該系統(tǒng)可全面實現(xiàn)檔案服務的網(wǎng)絡化，使查詢者能較方便地利用計算機網(wǎng)絡查詢到其所需信息和內(nèi)容。房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)是一個龐大的系統(tǒng)工程，對其進行網(wǎng)絡化管理相對應之處的傳統(tǒng)方式的管理最突出的表現(xiàn)，就在于一切管理都使用網(wǎng)絡技術進行控制。借助于網(wǎng)絡平臺可以實現(xiàn)其管理系統(tǒng)的功能，方便人們對于信息的查詢、檢索、瀏覽、下載等功能。
6 結(jié)語
總之，如果要發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)掛了你全過程中的作用，構(gòu)建合理、有效的房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)勢在必行，構(gòu)建該系統(tǒng)的過程中需要圍繞著上述內(nèi)容開展工作，并不斷完善，保障房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)的快速構(gòu)建和實現(xiàn)。
參考文獻
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作者簡介
杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營管理處助理館員。
關鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化系統(tǒng)
1 房地產(chǎn)檔案管理的重要性
1.1 房地產(chǎn)檔案是政府進行管理與決策的依據(jù)
處于現(xiàn)代社會的人們已經(jīng)完全脫離了傳統(tǒng)的靠直覺和主觀意愿進行判斷的思維方式，科學技術的發(fā)展使得人們有條件對于事物做出準確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當需要管理和決策城市的建設和規(guī)范問題時，需要用到盡可能豐富的房地產(chǎn)信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學習以往房地產(chǎn)開發(fā)管理中的經(jīng)驗和教訓，加大對房地產(chǎn)開發(fā)的歷史和現(xiàn)狀的了解，幫助其作出符合客觀實際的判斷和決策。
1.2 房地產(chǎn)檔案是擁有者合法性的證明
參照我國相關法律的規(guī)定，房產(chǎn)證書和房地產(chǎn)檔案是證明其擁有者合法性的關鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產(chǎn)主人可以通過這些文件來證明自身對房產(chǎn)具有使用、支配的權(quán)力，另一方面，房產(chǎn)主人可以利用這些文件來保護自身在買賣、交換、改擴建、抵押等一系列經(jīng)濟活動中的合法權(quán)益。
1.3 房地產(chǎn)檔案有利于規(guī)范行業(yè)行為
在房地產(chǎn)檔案中詳實地記錄著政府管理部門和房地產(chǎn)企業(yè)以及房產(chǎn)擁有者的行為，通過房地產(chǎn)檔案可以清晰地了解到真實的房地產(chǎn)發(fā)展面貌和歷程，包括曾經(jīng)的違背政府規(guī)劃的建設記錄和房地產(chǎn)業(yè)主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實地記錄下來。這些記錄無疑會使房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)的不正當行為有所收斂，對于行業(yè)內(nèi)相關人員具有監(jiān)督和警示作用，有利于規(guī)范行業(yè)內(nèi)秩序，從而使房地產(chǎn)主的合法權(quán)益得到保障。
2 房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施
2.1 堅持依法管檔的核心理念
我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關管理部門也出臺了房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，如國家建設部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導房地產(chǎn)檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產(chǎn)檔案管理中的和過失等問題，真正保護房產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，因此在房地產(chǎn)管理工作中必須堅持依法管檔的核心理念。
2.2 加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
房地產(chǎn)管理人員肩負著房地產(chǎn)的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個環(huán)節(jié)的錯誤都可能引發(fā)經(jīng)濟糾紛和權(quán)益人的正當權(quán)利受損，因此必須加強對房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高業(yè)務水平。特別是要強化房地產(chǎn)管理人員的責任意識，做到檔案的編研真實有效，能夠不斷和及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產(chǎn)資料的開發(fā)和利用。同時，還要做好日常的檔案資料保護工作，保證存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域清潔衛(wèi)生，不會發(fā)生房地產(chǎn)檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現(xiàn)象。
2.3 以提供優(yōu)質(zhì)服務為工作目標
目前多數(shù)的房地產(chǎn)檔案以紙質(zhì)材料作為關鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)材料眾多，如果沒有進行有效的管理，則很難在需要查閱時找到有用的信息，這對房地產(chǎn)檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，利于信息需求者快速找到有效信息?？偟膩碚f，就是要求房地產(chǎn)檔案工作人員按照所管理的房地產(chǎn)檔案實際情況和特點為出發(fā)點，充分考慮客觀需要，強化服務意識，提高服務效率，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務的工作目標。
3 房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建
改革開放以來我國的經(jīng)濟水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)不適應當前房地產(chǎn)檔案信息的爆發(fā)式擴張，人們需要尋求新的房地產(chǎn)檔案管理方式來提高管理的效率，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的概念應運而生。
房地產(chǎn)檔案管理信息化是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向電子信息管理，旨在通過計算機信息技術實現(xiàn)對房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和實時化管理，以滿足大量信息的存儲和讀取要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化適應了新社會形勢的發(fā)展需求，使得房地產(chǎn)檔案的信息化管理更為規(guī)范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務。
建立房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)需要做好以下三個方面的內(nèi)容：一是制定好相關的信息化管理的規(guī)章制度。在房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質(zhì)信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規(guī)章制度，比如在系統(tǒng)信息錄入和查閱權(quán)限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監(jiān)督的規(guī)章制度。二是要積極利用更加先進的技術手段?？茖W技術是不斷發(fā)展和技術，隨著社會的進步，人們的需求也在逐步提高，房地產(chǎn)檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務，就需要采用更加先進的技術手段來進行輔助管理。三是要重視對房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓。房地產(chǎn)檔案管理人員需要不斷學習理論知識和總結(jié)實踐經(jīng)驗，將檔案管理的基礎知識與信息技術知識有機結(jié)合，成為掌握專業(yè)技術和適應崗位發(fā)展需求的專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理人才。
參考文獻
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【關鍵詞】房地產(chǎn)檔案；管理；房地產(chǎn)業(yè)
房地產(chǎn)檔案，是指過去和現(xiàn)在的房地產(chǎn)管理機構(gòu)、房地產(chǎn)工作人員從事房地產(chǎn)經(jīng)營管理活動，直接形成的各種形式的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。
一、房地產(chǎn)檔案的作用
1、憑證作用。房地產(chǎn)檔案不僅反映了房地產(chǎn)的演變過程和本來面目，這些都具有無可爭辯的法律效力，還客觀地記錄了以往的歷史，包括從申請人提出申請、提交相關證件、房地產(chǎn)登記收件、核查、測繪、出圖、領導審批等一系列程序中形成的各種文件，所反映的內(nèi)容具有無可置辯的證據(jù)作用。
2、參考作用。房地產(chǎn)檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經(jīng)過，而且記錄了人們在活動中的思想發(fā)展，檔案材料是歷史的真實記載，所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權(quán)、使用權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)等的演變歷史和所有權(quán)歸屬均在房地產(chǎn)檔案中有真實記錄，這就要求房地產(chǎn)檔案管理必須根據(jù)自身的特點，按照檔案管理的一般規(guī)律結(jié)合房地產(chǎn)檔案的特殊規(guī)律，做好房地產(chǎn)檔案管理工作。
二、房地產(chǎn)檔案的特點
1、時間長、變動大。房屋從建好居住到拆遷，中間最短需要幾十年，長可達幾百年。在這一時間段內(nèi)，有關房屋的各方面都不是一成不變的，其中包括房屋的產(chǎn)權(quán)問題、結(jié)構(gòu)、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產(chǎn)檔案也隨著時間的推移不斷變化。
2、來源廣、內(nèi)容雜。房地產(chǎn)檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程，所產(chǎn)生的材料規(guī)格大小不一，體式復雜多樣，這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權(quán)性質(zhì)辦理及變化記錄、改變使用功能和房屋結(jié)構(gòu)所產(chǎn)生的材料、修繕記錄、使用記錄等等，內(nèi)容較復雜。
3、專業(yè)性比較強。房地產(chǎn)業(yè)是一個比較龐大的系統(tǒng)工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發(fā)企業(yè)、施工隊伍等硬件，還要有房產(chǎn)銀行、房產(chǎn)監(jiān)察、價格體系、法制建設等軟件，因此，要保證房地產(chǎn)檔案的齊全完整，做好動態(tài)管理工作和提洪利用工作，必須了解黨和國家有關房地產(chǎn)工作的一系列方針政策，了解地方有關房管工作的各項具體規(guī)定和辦法，熟悉單位內(nèi)部各項業(yè)務工作的力之事規(guī)則和程序。
4、利用率很高。房地產(chǎn)檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄，對房屋的所有權(quán)、淺談房地產(chǎn)檔案的特點及管理方法結(jié)構(gòu)面積、功能變化等都有詳細記錄。權(quán)威、及時、準確的房地產(chǎn)檔案信息是一切企業(yè)經(jīng)營活動的基礎，其實質(zhì)在于反映市場的真實情況及市場運動規(guī)律，幫助人們做出正確的決策，因此它的利用率非常高。
三、加強房地產(chǎn)檔案管理的幾點思考
1、要加強法制化建設，樹立全員管理檔案概念。
《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道，我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產(chǎn)檔案的經(jīng)濟社會價值，提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執(zhí)法力度，確保檔案與實物的高度統(tǒng)一，積極推進房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規(guī)以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的各項管理工作中要強化檔案意識，以責任感、使命感指導我們的工作。
2、我們要完善現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)，引進新的管理理念。
我們要建立完善準確的電子檔案庫，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比可操作性強，占據(jù)空間小，不受限制，還可以保護紙質(zhì)檔案。但是紙質(zhì)檔案本身就是資源，承載著一段歷史，這是電子檔案無法比擬的。因此，我們實際操作當中應該做到二者并存，互相補充，實現(xiàn)紙質(zhì)檔、電子檔的相輔相成。
3、加強房地產(chǎn)檔案管理工作人員隊伍建設。
實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案有效管理，離不開高素質(zhì)的管理人才。加強房地產(chǎn)管理工作人員隊伍建設，要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業(yè)務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范并運用到自己的工作中去。二是房地產(chǎn)檔案管理人員，要具有高尚的思想覺悟和職業(yè)道德，積極參與經(jīng)濟建設，立足本崗，甘于奉獻。同時，要不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，既要掌握檔案專業(yè)知識，又要熟悉房地產(chǎn)權(quán)管理知識，更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高其業(yè)務知識和管理水平。四是開展房地產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務交流，在交流中取長補短，不斷提高單位的整體業(yè)務能力，使房地產(chǎn)檔案管理適應新形勢的需要。
4、檔案管理人員應該不斷提高自身的服務水平
嚴格來說，檔案管理同時也是一種專業(yè)的服務 ，是專門服務社會的?，F(xiàn)如今，社會各界對房地產(chǎn)檔案信息服務的需要越來越迫切，希望通過房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)了解房地產(chǎn)的相關政策。因此作為房地產(chǎn)檔案管理人員，我們要努力提高服務水平，積極服務好社會、群眾，接受新的服務理念，順應時代的發(fā)展，滿足人民的需要。
5、加強房產(chǎn)檔案管理，為城市基本建設服務
隨著城市建設的飛速發(fā)展，舊城區(qū)的改造步伐越來越大。舊城改造、道路拓寬和內(nèi)河整治等大量的建設拆遷工程，無不牽涉到眾多居民住宅及部門單位房的拆遷安置工作。它關系到千家萬戶的切身利益，關系到社會穩(wěn)定。由于被拆遷人的房屋及附屬物大多年代久遠，歷史上這些房屋的產(chǎn)權(quán)演變情況復雜，一些居民擅自搭建違章簡易房屋，因此對原有房屋的歷史沿革和現(xiàn)實狀況客觀、真實的歷史記載就顯得更為重要。工程初期，房產(chǎn)檔案部門要根據(jù)規(guī)劃部門批準的拆遷范圍，對所有房屋逐棟逐戶進行查檔核對，將房屋的結(jié)構(gòu)、樓層、建筑面積、四界關系、產(chǎn)權(quán)來源等房產(chǎn)檔案材料，提供給拆遷單位進行可行性分析。由于拆遷范圍的規(guī)模大、戶數(shù)多，而且時間緊，為讓拆遷人盡快進入拆遷階段，房地產(chǎn)檔案部門還要及時組織人力，加班突擊。
6、檔案管理人員要為檔案內(nèi)容保密
首先要加固存放檔案的庫房的門窗，把庫房作為重點保護對象，安排專人負責看守庫房，看守人員應該嚴格遵守庫房管理制度，閑雜人等一律不準入內(nèi)。嚴格管理庫房是做好保密工作的基礎。
其次在檔案的使用時加強保護。檔案管理人員的素質(zhì)與檔案的安全有直接關系，因此每一個檔案管理人員都應該努力提升自身素質(zhì)：第一，要熱愛自己的工作，對自己及社會負責，對工作兢兢業(yè)業(yè)，不求回報，努力服務好社會及人民。第二，要努力學習相關的法律法規(guī)，熟悉掌握相關的檔案內(nèi)容，提高專業(yè)素質(zhì)。第三，在日常工作中要不斷的發(fā)現(xiàn)問題并總結(jié)經(jīng)驗，能夠處理一般的問題。第四，要完善相關的借閱制度，并嚴格執(zhí)行。
總之，房地產(chǎn)檔案管理工作已成為經(jīng)濟體制改革進程中房地產(chǎn)經(jīng)濟領域的一個重要環(huán)節(jié)，是一項十分重要的基礎業(yè)務建設，是房地產(chǎn)管理部門重要任務之一。為了進一步發(fā)揮房地產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)管理中的作用，加強和完善房產(chǎn)檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，深入開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務，是擺在城市房產(chǎn)檔案管理部門面前的重要任務。我們應充分重視并加強房地產(chǎn)檔案管理工作，以推動經(jīng)濟發(fā)展，加大管理力度、提高服務功能為己任，努力實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的新突破。
參考文獻：
【關鍵詞】房地產(chǎn) 直管房 保障房 檔案管理 數(shù)字化
近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進社會發(fā)展功能。隨著計算機網(wǎng)絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。
1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務
1.1 形成數(shù)字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖?，要適應社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。
1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務
數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：
（1）檔案館業(yè)務自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術實現(xiàn)各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化管理。
（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。
（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡化建設階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。
1.3 制定與長期堅持構(gòu)建原則
實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務對，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實現(xiàn)。
（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規(guī)章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統(tǒng)、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數(shù)字化工作
首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應對信息質(zhì)量進行檢查。
2.3 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據(jù)我國相關法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業(yè)管理能力的復合型人才隊伍，實現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應積極建設信息系統(tǒng)管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網(wǎng)絡全程監(jiān)控，實行申請調(diào)查、審核登記、批準發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務提醒，提倡業(yè)務流程查詢，時限控制系統(tǒng)。
（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關房產(chǎn)管理機構(gòu)的溝通聯(lián)系。
參考文獻
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作者簡介
杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營管理處助理館員。
隨著改革開放和現(xiàn)代化建設步伐的明顯加快，房地產(chǎn)業(yè)市場的需求迅速擴大，房地產(chǎn)業(yè)有了不同尋常的迅猛發(fā)展。房地產(chǎn)檔案，是房地產(chǎn)管理活動的傍生物，是記述和反映房地產(chǎn)自身狀況及人們對其管理使用的信息原始載體。準確、完整的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料是國民經(jīng)濟、城市建設和管理的重要依據(jù)。作為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有力存證，它為實施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護提供了可靠的法律依據(jù)。無論是產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容還是它的作用都表現(xiàn)出很強的憑證性和權(quán)威性特點。隨著現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，推廣“房地產(chǎn)產(chǎn)籍管理”計算機標準軟件的運用，使管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，成為一種必然趨勢。
1 檔案管理體制與房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展同步
1.1物權(quán)法的實施將推動房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展
作為保護私有合法財產(chǎn)的一部新型法律，《中華人民共和國物權(quán)法》的實施將對房地產(chǎn)檔案工作產(chǎn)生極大的影響。物權(quán)法中對住宅七十年使用權(quán)到期自動續(xù)期的決定是對房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化、科學化的推動。房地產(chǎn)檔案的有無，保管的好壞，記載是否準確、全面，將關系到產(chǎn)權(quán)人的切身利益，一個房產(chǎn)權(quán)利人擁有了房屋所有權(quán)，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權(quán)利。只有不斷地發(fā)展和提高房地產(chǎn)檔案管理的水平，才能很好地保障權(quán)利人的權(quán)益。
1.2房地產(chǎn)檔案管理將向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理是房地產(chǎn)行政管理的核心與基礎，與房地產(chǎn)市場管理關系密切，各種房地產(chǎn)交易行為最終都要歸結(jié)到權(quán)屬的確定，只有產(chǎn)權(quán)清楚，產(chǎn)籍資料完整，才能確保房地產(chǎn)市場行為合法有效。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，國家、社會對房地產(chǎn)行業(yè)的重視程度不斷提高，房地產(chǎn)行業(yè)的規(guī)范化、法制化不斷提高。與此同時，房地產(chǎn)檔案管理也將走向規(guī)范化、標準化管理。
1.2.1設置管理機構(gòu)，促進房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
檔案管理機構(gòu)的設置，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的前提。房地產(chǎn)檔案管理機構(gòu)的設置不僅僅是檔案館（室）的建設，也是房地產(chǎn)檔案管理部門的事，它關系到檔案房地產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個功能部門的健全。在完善的機構(gòu)設置下，人盡其力，物盡其能，房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展將成為可能。
1.2.2房地產(chǎn)檔案管理向標準化發(fā)展
標準化是提高檔案管理水平和管理質(zhì)量的重要前提，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的保障。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式規(guī)范化，包括檔案館（室）管理工作的規(guī)范化、職工業(yè)務考核的規(guī)范化和房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理技術的規(guī)范化。具體講就是實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標準化。
1.2.3逐步實現(xiàn)一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產(chǎn)行政管理部門行政職能科室與具體辦事機構(gòu)管理分開，涉及對外辦理權(quán)屬登記、交易過戶等具體業(yè)務，由登記中心一個機構(gòu)承擔，一個窗口對外。實現(xiàn)一體化管理，就能通過辦理機構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)，準確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環(huán)節(jié)控制，實現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)諸業(yè)務間的有機銜接，逐步實現(xiàn)各機構(gòu)間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時簡化辦理手續(xù)，優(yōu)化服務，方便服務對象。
2 電子政務環(huán)境下實現(xiàn)對房地產(chǎn)檔案的管理成為可能
所謂電子政務，就是政府機構(gòu)應用現(xiàn)代信息和通信技術，將管理和服務通過網(wǎng)絡技術進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、符合國際水準的管理和服務。
電子政務主要包括幾個方面：政府間的電子政務、政府對企業(yè)的電子政務以及政府對公民的電子政務。政府對公民的電子政務是指政府通過電子網(wǎng)絡系統(tǒng)為公民提供的各種服務。在這樣一個大環(huán)境下，房地產(chǎn)權(quán)屬登記這一房地產(chǎn)管理活動的重要內(nèi)容，將可以通過電子系統(tǒng)來完成。由于一切手續(xù)都是通過計算機完成，這將使整個房地產(chǎn)檔案的管理發(fā)生重大變化。
在這一形勢下，房地產(chǎn)檔案為了解決電子文件對軟硬環(huán)境的依賴性和電子載體的不穩(wěn)定性，房地產(chǎn)管理業(yè)務工作出現(xiàn)同一工作項目或同一案件的文件材料出現(xiàn)不同載體的文件并存的問題，房地產(chǎn)檔案管理將會產(chǎn)生很多新的變化。
3 現(xiàn)代化水平進一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作變得越來越重要，社會各界對房地產(chǎn)檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對房地產(chǎn)信息的需求和利用越來越呈現(xiàn)出多樣化，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展的要求。因此，探索以現(xiàn)代科技發(fā)展為重要條件的適應社會發(fā)展的檔案管理模式則顯得至關重要。
3.1實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的縮微化、數(shù)字化
檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化成電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，形成數(shù)據(jù)庫。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎。
3.2實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化、網(wǎng)絡化
計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯(lián)網(wǎng)建設的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。
3.3實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的多元化、智能化
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類門檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值。
3.4實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的社會化、市場化。
1.1安全性
“互聯(lián)網(wǎng)+”的應用雖然給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運用數(shù)字化管理技術的時候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產(chǎn)檔案往往具有極高的商業(yè)價值，這樣導致了一旦檔案信息流失將會給房地產(chǎn)業(yè)造成無法估量的損失。因此在實際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對檔案信息的安全性管理，并定期的對相關的軟件進行升級，從而使得房地產(chǎn)檔案信息能夠得以長時間的保存。
1.2真實性
對于在房地產(chǎn)檔案管理過程中，在使用數(shù)字化技術的時候，還需要注重檔案信息的真實性。嚴禁相應的管理人員在實施管理的過程中篡改相應的檔案信息，并且對于檔案信息的記錄和保存需要進行嚴格地核對，以保證所儲存的檔案信息的真實可靠。
1.3簡便性
在進行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術的應用，主要是為了方便人們更好地進行房地產(chǎn)檔案的管理和查閱。因此，在運用數(shù)字化技術的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡便性。這樣當相關人員需要查閱檔案信息的時候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時間、不同的地點都能對所需要的檔案信息進行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時間只能一人讀取的缺點，最終更好地為房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展服務。
1.4可讀性
可讀性是指在對房地產(chǎn)檔案信息進行保存、壓縮和傳送之后，相關的使用者能夠真實準確的對所接收的檔案信息進行閱讀?？勺x性的應用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實準確性，其二是對于使用者來說能夠進行仔細地閱讀。如果對于數(shù)字化技術的應用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產(chǎn)檔案管理的過程中對于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術的應用將會變得徒勞無功。
2.互聯(lián)網(wǎng)在房地產(chǎn)檔案管理應用中存在的問題
2.1房地產(chǎn)存量檔案數(shù)字化問題
對于房地產(chǎn)檔案信息，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發(fā)生意外難以彌補。更重要的是傳統(tǒng)方式形成與保存的房地產(chǎn)檔案無法在網(wǎng)絡中傳輸，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中無法使用。
2.2房地產(chǎn)電子文件的檔案屬性認定問題
房地產(chǎn)檔案是指房產(chǎn)管理部門在進行房地產(chǎn)管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產(chǎn)檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質(zhì)原件或復印件。網(wǎng)絡上可以傳輸?shù)碾娮游募畔⑷匀徊荒茏鳛閼{證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。
2.3信息標準化不統(tǒng)一
房地產(chǎn)檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統(tǒng)一，入內(nèi)容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關標準，但對于房地產(chǎn)檔案管理則無相應的行業(yè)標準，兼容性較差。
2.4信息安全性較低
“互聯(lián)網(wǎng)+’，背景下房地產(chǎn)網(wǎng)絡檔案為各企業(yè)、監(jiān)管部門及社會大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔憂。房地產(chǎn)檔案管理的硬件設備配備落后，如電源ups系統(tǒng)缺失、硬盤備份不及時、網(wǎng)絡傳輸通道紊亂、密鑰準入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。
2.5制度有待完善
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對房地產(chǎn)檔案管理更加嚴格，科學合理的制度是重要保證。很多房地產(chǎn)企業(yè)并沒有重視檔案管理的制度建設，導致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態(tài)均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴峻。
2.6信息真實性與唯一性的確認問題
在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現(xiàn)涉及同一項目、同一人等的房地產(chǎn)網(wǎng)絡檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現(xiàn)這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。
3.基于互聯(lián)網(wǎng)的房地產(chǎn)檔案管理問題的解決辦法
3.1提升管理人員水平
房地產(chǎn)檔案管理人員水平直接影響信息準確及安全，企業(yè)要加強對相關人員的技能培訓，特別是管理技術、應急能力、安全防范及責任心等方面。有條件的企業(yè)可為相關人員提供學習平臺，與其他企業(yè)進行而對而交流，不斷汲取別人長處。房地產(chǎn)企業(yè)要構(gòu)建年齡、知識結(jié)構(gòu)合理的檔案管理人才梯隊，通過引入高素質(zhì)的大學生充實管理隊伍，也可對企業(yè)自身的專業(yè)人員加強培訓，從而提高相關人員的業(yè)務素質(zhì)。
3.2加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化進度
互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展是迅速的，房地產(chǎn)檔案管理可以借其發(fā)展趨勢完成數(shù)字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質(zhì)檔案保持一致性。
3.3強化檔案資源標準監(jiān)理正規(guī)體系
對于房地產(chǎn)檔案信息的管理工作，需要有強有力的監(jiān)督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標準，這樣對于數(shù)字化技術的應用才能更加得心應手。
3.4明確數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的認定屬性
目前電子檔案的作用比較有限，一般不會作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質(zhì)檔案為主。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及人們對檔案信息調(diào)用的方便性要求越來越高，人們對電子檔案的使用范圍會越來越大。
3.5檔案數(shù)據(jù)動態(tài)化管理
房地產(chǎn)數(shù)據(jù)因主客觀因素時常變動不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產(chǎn)企業(yè)要及時更新數(shù)據(jù)，以確保檔案的時效性和準確性。特別是我國基礎建設加快，街道、地名等變化較快，房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)要實行動態(tài)化管理及時修正，避免數(shù)據(jù)遲滯性。因此，房地產(chǎn)各相關單位要與檔案管理部門或機構(gòu)溝通保持暢通，使檔案數(shù)據(jù)動態(tài)化管理成為常態(tài)。
