時間：2023-05-29 08:32:29
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的基本要求，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵字：公墓檔案；法律法規(guī)；規(guī)范管理；提升服務(wù)
檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現(xiàn)實負責(zé)，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規(guī)定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設(shè)施設(shè)備進行檢查，實現(xiàn)對存放環(huán)境的實時監(jiān)測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開透明，規(guī)范服務(wù)；嚴格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
信息。
1.1多人管理
我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經(jīng)濟體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經(jīng)濟體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容，出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權(quán)保管的部門，導(dǎo)致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進步與發(fā)展，影響其真實與權(quán)威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.
1.2檔隨人走
目前我國的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場經(jīng)濟對人事檔案的基本要求，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步，不利于人事檔案的開發(fā)與利用.當隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴重影響了人事檔案工作的前進方向和發(fā)展.
1.3封閉式管理
目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關(guān)注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當事人的個人經(jīng)歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應(yīng)公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴重阻礙了人事檔案的開發(fā)與利用.
1.4手段落后
隨著科學(xué)技術(shù)的基部與發(fā)展，我國的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動下,手段明顯落后，并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運用計算機進行管理，但其軟件的開發(fā)達不到要求，人事檔案管理職員的素質(zhì)不高，很難熟練使用計算機，造成人事檔案管理的發(fā)展并沒有實質(zhì)性的突破，多數(shù)還是手工運行，只是進行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機進行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達不到現(xiàn)代化的科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的管理.
1.5材料、信息不真實
用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業(yè)證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現(xiàn)鑒別錯誤的問題，將一些手續(xù)不全或是有問題的信息進行歸檔，嚴重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎(chǔ)設(shè)備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環(huán)境較為復(fù)雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴謹，執(zhí)行力度不足，人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進行，嚴重違反了法律法規(guī).
1.6素質(zhì)低
隨著人力資源管理的不斷加強，其管理手段也得到了進一步的改革和調(diào)整，對管理人員的知識、專業(yè)化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現(xiàn)了兼職管理或是無人管理的現(xiàn)象，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，沒有原則性，對人事檔案的認識不足，缺少奉獻的精神，整體的素質(zhì)低.
2改革與創(chuàng)新
單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導(dǎo)層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現(xiàn)出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應(yīng)真實詳細的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠信情況，這對當事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].
2.1宣傳
綜合各企業(yè)或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認識到：在市場經(jīng)濟條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內(nèi)容，就不會發(fā)現(xiàn)并使用人才，及不會在競爭中得到進步和發(fā)展.想要增強干部人員的檔案意識，樹立法制、服務(wù)觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進行記錄和把握每一個員工的工作表現(xiàn)和能力.
2.2體制
我國的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經(jīng)濟制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固，從上學(xué)到畢業(yè)工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟市場的發(fā)展，人的屬性也發(fā)生了實質(zhì)性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關(guān)系，若接觸勞動關(guān)系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新，是單位檔案到社會檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動合同分開，才是發(fā)展個人流動的前提，才能實現(xiàn)社會化的人事檔案管理.
2.3政策
社會化的管理是人事檔案管理的目標，但創(chuàng)新和決策的層次較高，且需要結(jié)合其他的社會創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，不能獨自完成，因此，在加強人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會發(fā)展形勢而言，確定各區(qū)域人事管理部門對相關(guān)的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進行年審制度，頒發(fā)證書.科學(xué)、合理性的規(guī)范人事檔案的信息，盡量少出現(xiàn)長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進行透明化，尊重公民的人事檔案知情權(quán)，把人事檔案當作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護個人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.
2.4真實
人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎(chǔ)的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎(chǔ)是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結(jié)合，才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責(zé)任和創(chuàng)新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質(zhì)水平的資料.
2.5管理進程
網(wǎng)絡(luò)計算機的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以進行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當事人的查看，還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務(wù)于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提，是人事檔案要進行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，即將人事檔案內(nèi)容輸入到計算機內(nèi)，利用電子化的方法建立個人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進行網(wǎng)絡(luò)化，在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將人事檔案內(nèi)容進行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來，利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].
2.6素質(zhì)教育
對人事檔案管理人員的要求必須專業(yè)和知識化，因為這項工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向進行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng)，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護人事檔案當事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應(yīng)嚴格考核，通過競爭、擇優(yōu)錄取，選拔出真正的人才.此外，還應(yīng)對管理人員進行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.
3結(jié)語
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;檔案信息;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則
（一）遵守統(tǒng)一和靈活的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的活動中，檔案管理人員處理這些信息的時候要遵守統(tǒng)一和靈活的原則，而在制定這個事業(yè)單位管理體系的活動中，首先要顧及到的是要做到檔案信息規(guī)定的基本要求，進而在這個條件上促使事業(yè)單位檔案管理走向一定的制度規(guī)范。盡管這對于事業(yè)單位檔案管理的制度體系有著積極的影響，可是并不是規(guī)定社會上全部的事業(yè)單位，在檔案管理工作體系規(guī)定的基本體系是一樣的。所以在制定一個科學(xué)而又合理的檔案管理體系的活動中，想要讓這些檔案管理工作落到實處，就要思考該事業(yè)單位的工作性質(zhì)與特征，不同管理特征的事業(yè)單位在處理檔案信息的活動中，也一定會有其不相同的地方，因此在事業(yè)單位檔案管理工作體系的制定中，工作人員也一定要遵守統(tǒng)一和靈活的基本原則，還要根據(jù)這個事業(yè)單位的工作性質(zhì)與它的運行情形，發(fā)現(xiàn)它們之間的不相同的地方，這就要求事業(yè)單位對于它自己的工作性質(zhì)，與它的自身特征做好自身應(yīng)盡的責(zé)任，在管理過程中把握自己做得好的地方與不足的地方，進而改進自己原有的檔案管理工作體系。
（二）遵守制定和執(zhí)行的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的活動中，制定一個科學(xué)合理的檔案管理體系是促使檔案管理活動走向體系化的前提，可是倘若只是關(guān)注體系的建設(shè)卻不關(guān)注計劃的落實，那么只會讓檔案管理體系變成一個無用的擺設(shè)，因此在事業(yè)單位檔案管理的過程中，要重視對于這個體系的切實執(zhí)行。這就需要事業(yè)單位的負責(zé)人還有檔案管理工作人士要遵守檔案管理體系，切實執(zhí)行好該工作體系的基本要求，在該活動中要加強事業(yè)單位的監(jiān)督管理體系，進而激發(fā)檔案管理人士的工作熱情，讓他們對于自己的工作保持忠誠之心，根據(jù)檔案管理體系進行有關(guān)的管理活動，而且在檔案管理活動之中要堅持改善與優(yōu)化管理體系，進而促使管理體系變得更加科學(xué)。
（三）堅持權(quán)益與責(zé)任統(tǒng)一的基本原則。在事業(yè)單位檔案管理的過程之中，檔案工作人士是進行檔案管理工作的負責(zé)人，因此檔案管理工作人士的工作熱情會對該單位的檔案管理活動有著一些后果。而這作用到管理工作人士的工作熱情的原因就是以下兩個原因：一個是該事業(yè)單位檔案管理工作人士的權(quán)益不清晰，得不到基本的工作補貼，另一個是檔案管理工作認識的責(zé)任不清晰，所以覺得自己的某些權(quán)益并沒有獲得上級的重視。因此在事業(yè)單位的檔案管理過程中，劃分好檔案管理工作人士的權(quán)益與責(zé)任是非常有必要的一件事情，這就要求在工作人士剛開始工作的時候就要劃分好他們的工作責(zé)任與基本權(quán)益，在檔案管理單位人員做好自己責(zé)任范圍內(nèi)的條件下，也要尊重他們的基本工作權(quán)益。除此之外，事業(yè)單位還可以構(gòu)建起有趣的溝通途徑，及時吸取工作人員真誠而寶貴的建議，明白他們對于工作中存在的不滿意的地方，努力提升他們對于工作的滿意度，還可以適度地調(diào)節(jié)工作制度，使其更加適合工作人員的處事步伐。
二、事業(yè)單位檔案管理工作中必須弄好的幾點關(guān)系
（一）弄好事業(yè)單位的主要工作和檔案管理工作的關(guān)系。有些事業(yè)單位是專門處理檔案管理的，而有些事業(yè)單位是負責(zé)其他一塊的內(nèi)容的，因為每個事業(yè)單位的工作性質(zhì)與著重點各不相同，因此包含檔案管理工作的其他事業(yè)工作都是為重點工作而服務(wù)的。我們不但要明白事業(yè)單位中的檔案管理工作是一份比較重要的工作，還要關(guān)注這個工作的實際完成情況。在促進事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作不但能夠加強事業(yè)單位的工作管理，還能夠給事業(yè)單位日常的決定提供一些可靠的參考。而在促進事業(yè)單位外部發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作能夠給事業(yè)單位的宣傳活動提供一些活動的建議，而且在與其他單位的溝通之中也是可以進行很好的宣傳的，進而可以給事業(yè)單位的進步做好基本的保障工作，我們也是能夠知道，事業(yè)單位工作的做好與檔案管理工作是分不開的。在檔案管理工作的活動中，要盡量獲得事業(yè)單位還有其他單位的關(guān)注，而且還要讓他們給檔案管理工作提供一些有效的信息。而對于檔案管理工作人士來說，他們也要認真工作，腳踏實地，努力推動檔案管理工作的有效實施，進而在促進事業(yè)單位發(fā)展的過程中處理好檔案管理工作的內(nèi)容。
（二）弄好事業(yè)單位中其他單位與檔案管理單位的關(guān)系。事業(yè)單位的檔案管理工作尤其是檔案信息的搜集活動，不但需要借助其他檔案管理單位的幫助，否則是很難實現(xiàn)的，因此弄好事業(yè)單位中其他單位與檔案管理單位的關(guān)系能夠做好檔案管理的工作。這就要求檔案管理單位通過自己的努力去得到事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，獲得他們對于這個工作的認可，才可以保證其他單位的團結(jié)合作，而且弄清楚他們之間的權(quán)益和責(zé)任，分配好彼此之間的工作。而在檔案信息的搜集活動中，應(yīng)該讓每一個單位做好自己應(yīng)該盡到的責(zé)任所在，當然，上級也要關(guān)注該項工作的實施，努力完成自身資料的收集，還要保證事業(yè)單位檔案的可信度。而且在其他單位需要了解檔案信息的時候，檔案管理工作人士要給他們真誠的關(guān)愛，做好自己的服務(wù)本分。隨著電子信息技術(shù)在檔案管理過程中的實踐，檔案信息的管理工作也逐漸走向了信息化的方向，并且隨之而變的是檔案管理工作的上崗標準，對于檔案管理工作人士的職業(yè)素養(yǎng)也是有一定的指標的。
三、結(jié)束語
當前的事業(yè)單位檔案管理人士不但要關(guān)注從前的檔案管理手段，除此之外，單位職工們還要有電子檔案管理的技能，因此在檔案管理工作體系不斷改進的條件下發(fā)展一支強大的檔案管理團隊是可行的。其中，事業(yè)部門能夠使用各種培訓(xùn)手段，去保證檔案管理工作的科學(xué)實施，還要保證管理人員的文化素養(yǎng)的提高。事業(yè)部門也要構(gòu)建科學(xué)的制度體系去激發(fā)工作人員的積極性，而且能夠給管理工作員工的進步提供一個不錯的條件。
參考文獻：
[1]吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進對策[J].廣西農(nóng)學(xué)報.2010（01）
[2]宋琳.做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].山東檔案.2011（03）
關(guān)鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。
1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當前社會經(jīng)濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現(xiàn)自動化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標準，對電子檔案進行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關(guān)管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標準規(guī)范。業(yè)務(wù)性標準規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語標準、資源標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對檔案內(nèi)容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標準規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺
以單機和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯(lián)系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點，明確網(wǎng)絡(luò)站點的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準性［2］。（2）確定服務(wù)對象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個性化服務(wù)特點。（3）完善服務(wù)平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導(dǎo)實現(xiàn)身份錄入，進而啟動人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉(zhuǎn)化為實際的應(yīng)用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預(yù)測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對檔案信息進行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲的主要方式?；诖?，學(xué)?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡(luò)平臺，并根據(jù)相應(yīng)標準建立數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關(guān)模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數(shù)據(jù)處理平臺，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過程中，對人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認識層面也缺乏服務(wù)意識，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機遇，實現(xiàn)對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國家檔案管理的基本要求對其職業(yè)責(zé)任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務(wù)體系?；诖?，高職院校應(yīng)加強管理團隊培養(yǎng)，利用團隊合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專門的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對管理人員的思想觀念進行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個環(huán)節(jié)，并在實踐中驅(qū)動管理人員改善服務(wù)；利用績效評價評估社會體系建設(shè)效果，檢驗管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會服務(wù)職能。
（一）人員問題
工程項目的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調(diào)動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。
（二）管理問題
工程項目的檔案部門長期以來屬于企業(yè)的邊緣部門，企業(yè)不愿意花高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發(fā)展進度遲緩。建設(shè)單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設(shè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益的價值。
（三）技術(shù)問題
工程項目檔案是建設(shè)公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設(shè)單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺。
二、做好工程項目檔案管理的方法
（一）理順工程檔案各參與方的關(guān)系
工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關(guān)系。建設(shè)單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對招投標文件、施工圖設(shè)計、工程監(jiān)理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設(shè)計單位、監(jiān)理單位與施工單位的關(guān)系以保證工程文件、檔。另外勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)承攬工程、開展工作。
（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫的基本要求
工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分，嚴格審核工作開展情況。
（三）建立工程項目檔案管理文化
建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責(zé)，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據(jù)工程項目建設(shè)的進程進行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強維護，保證交流通暢。
（四）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)
關(guān)鍵詞：檔案；資源管理；完整；安全；創(chuàng)新；服務(wù)
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0246-01
隨著社會發(fā)展的需要，我國的人事制度進行了相應(yīng)的改革，與人事制度相關(guān)聯(lián)的檔案資源管理模式也必然隨之發(fā)生變化。若從管理層級上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由“國家模式”向“社會模式”轉(zhuǎn)變；若從管理文本上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由單純的“紙質(zhì)文本”向“電子文本”轉(zhuǎn)變；若從管理服務(wù)上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由主要為滿足管理“單位服務(wù)范圍”的需要向“社會服務(wù)范圍”轉(zhuǎn)變。但是，無論檔案資源管理模式發(fā)生怎樣的變化，對于檔案資源管理需要實現(xiàn)完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)的基本要求不會發(fā)生改變，因此，加強檔案資源管理既要遵循檔案資源體系建設(shè)的基本原則，亦要更有益于檔案資源管理的完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)。
一、在遵循檔案資源管理基本原則的基礎(chǔ)上，加強對檔案資源的管理
檔案資源管理的基本原則體現(xiàn)為公共性、需求導(dǎo)向型、功能決定性、突出特色性。公共性原則即指檔案形成者的公共性，由黨政機關(guān)、人民團體和國有企事業(yè)單位所形成和保管的檔案屬于國有資產(chǎn)，其服務(wù)對象是社會公眾。檔案資源管理的公共性原則決定檔案資源歸屬于國家，檔案館管理要具有公共責(zé)任、公共發(fā)展、公平服務(wù)的理念。需求導(dǎo)向性原則決定檔案的需求在不同時期的不同變化，檔案資源所要滿足的需求包括了當前的現(xiàn)實的長遠的潛在的各種需求。就當前的社會現(xiàn)狀來說，經(jīng)濟社會多元化特點決定了檔案資源的需求也呈現(xiàn)多元化特點，必須具有門類齊全的儲備。功能決定性原則即看其功能定位，收藏和保管檔案資源的基地，為社會各方提供檔案信息服務(wù)的窗口，文化傳承的媒介，這些方面都凸顯檔案資源管理的功能是服務(wù)功能，隨著不同時期的社會需求變化向單位和公眾提供服務(wù)。突出特色性原則即從自身實際情況出發(fā)來加強館藏資源的特色建設(shè)，滿足單位和公眾的某種需要，或者是某一檔案資源管理部門體現(xiàn)自身服務(wù)特色的。規(guī)范性原則包括內(nèi)容上的、制度上的、流程上的規(guī)范化，做到井然有序。
二、在實現(xiàn)檔案資源管理完整、安全、提取便捷上，加強對檔案資源的管理
實現(xiàn)檔案資源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服務(wù)方有需求時，不能因為管理不妥而滿足不了需要。就事業(yè)單位的檔案信息資源管理來說，事業(yè)單位進行的是社會事務(wù)管理，行使管理和服務(wù)的職能，以社會服務(wù)為宗旨，事業(yè)單位的檔案管理也因此必須滿足公益的需要，完整的檔案資源信息的存儲是保證服務(wù)到位的前提。檔案資源管理要完整不僅是一個現(xiàn)在時的要收集齊全和妥善保管的概念，也是一個進行時的要不斷收集、加強保管、進行資源整合的概念。近年來，檔案界的資源整合就是由國家綜合檔案館對各部門各單位檔案資源的整合管理，以求取最大限度地發(fā)揮保管條件、專業(yè)管理、人力資源和方便利用等優(yōu)勢。這種整合是需要的，但應(yīng)盡量選擇“辦理完畢以備查考”的檔案，不可在整合的過程中出現(xiàn)檔案資源完整性受影響的問題。
檔案資源安全貫穿于檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的全過程，要應(yīng)對自然因素、技術(shù)因素、人為因素等方面的影響，且有些檔案資源是十分珍貴的，失去就難以再復(fù)得的，有些檔案資源是有保密級別的，不可泄密，泄密的后果不堪設(shè)想。因而，實現(xiàn)檔案資源的安全管理不僅是檔案部門的重要任務(wù)，也是檔案工作者的首要職責(zé)，既是檔案工作的生命線，也是檔案工作的永恒主題。
服務(wù)是加強檔案管理的永遠主題，創(chuàng)新服務(wù)是加強檔案管理永遠的與時俱進的追求。隨著社會經(jīng)濟的循序發(fā)展及越來越廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，檔案信息的服務(wù)需求、外部環(huán)境、技術(shù)條件發(fā)生了很大變化，對原有的工作內(nèi)容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守舊、墨守成規(guī)的檔案信息服務(wù)就是落后的服務(wù)，不能完全適應(yīng)服務(wù)對象需要的服務(wù)。同時，在改革發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理時間要與知識管理相結(jié)合，使管理體質(zhì)、管理流程、管理機制建更加協(xié)調(diào)，使得系統(tǒng)的集成更加高效。對檔案管理模式要創(chuàng)新，要敢于解放思想，大膽嘗試，更好地滿足服務(wù)對象的需求。檔案管理單位和檔案管理人員要充分認識自己的責(zé)任，加強對檔案科學(xué)規(guī)范管理的業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，在同行間踐行更加暢通的溝通交流，在相互交流中受到啟發(fā)和借鑒。在市場經(jīng)濟的運行過程中，人事檔案越來越被重視，服務(wù)的對象越來越廣泛，服務(wù)的內(nèi)容和民生大事是緊密掛鉤的，所以，尤其需要探索和創(chuàng)新檔案信息管理的經(jīng)驗。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義
在當今社會，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
1 加強檔案工作建設(shè)的基本方針
1.1 加快對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在進行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專兼職檔案干部的隊伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門信息化建設(shè)的程度。
1.2 促進檔案信息資源建設(shè)
要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內(nèi)容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當中。
1.3 加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
加強檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強對信息資源庫的數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門進行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。
1.4 加強對電子文件的歸納管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實現(xiàn)電子文件處理計算機化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
1.5 加強對電子文件檔案化管理
電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。
2 加強電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點，利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產(chǎn)生的時間和內(nèi)容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術(shù)對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達到一定的水平[1]。
2.2 加強對原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內(nèi)部，首先對一些學(xué)歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時很據(jù)知識的更新，來增強其對應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實際情況和未來發(fā)展趨勢，與實際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運行[2]。
3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關(guān)事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學(xué)校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對一個相關(guān)部門的中心任務(wù)進行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。
3.3 加強檔案工作隊伍建設(shè)
以人為本是新時期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎(chǔ)[5]。
3.4 推進檔案化信息建設(shè)是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。
4 結(jié)束語
綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢可以推動檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應(yīng)時代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設(shè)是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞]綜合性醫(yī)院，檔案；管理；現(xiàn)代化技術(shù)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125
[中圖分類號]R197.323 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01
0 前 言
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分。為適應(yīng)醫(yī)療體制的改革與衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化的時代要求，當前需要提高醫(yī)院管理者和職工對檔案管理工作重要性的認識。因此，健全檔案管理制度以及培養(yǎng)檔案管理人才，合理開發(fā)利用現(xiàn)代科技技術(shù)是加強醫(yī)院檔案管理的有效措施。
醫(yī)院管理是一個龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而檔案管理工作是其中的一個重要方面，加強醫(yī)院檔案的規(guī)范化、科學(xué)化，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有著重要意義。本文通過分析當前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，指出檔案管理中存在的諸多問題，并闡述了加強綜合醫(yī)院檔案管理的措施。
1 綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.1 綜合性醫(yī)院的內(nèi)部情況
綜合性醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體，并且為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的機構(gòu)。綜合性醫(yī)院具有專業(yè)性、技術(shù)性、科室眾多、部門分散等特點，因此，勢必會出現(xiàn)檔案材料分散和其他問題，嚴重影響檔案管理工作以及醫(yī)院各項工作的正常運行。
另外，由于醫(yī)院管理評審制度不完備，不少綜合性醫(yī)院檔案管理資料審查不合格，影響了科技檔案的系統(tǒng)保存和完整性。因此，必須實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的評審標準化，采取有效手段解決問題。筆者認為，綜合性醫(yī)院檔案管理者應(yīng)著重了解醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，針對管理中出現(xiàn)的問題進行合理有效地改革。
1.2 綜合性醫(yī)院檔案管理的情況
1.2.1 醫(yī)院管理者不夠重視檔案管理
一些醫(yī)院管理者只注重醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)院的自身經(jīng)濟利益，往往忽視了醫(yī)院的檔案管理。現(xiàn)今，很多管理者以應(yīng)付審查的心態(tài)對待醫(yī)院檔案管理工作，這樣不僅使檔案管理人員對工作缺乏積極性，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整、整理效率低等問題，而且也使醫(yī)院工作效率低下。
1.2.2 醫(yī)院檔案管理工作制度尚不完善及管理人員能力不高
我國醫(yī)院以國家對其具體要求為根據(jù)，詳細制定醫(yī)院的管理制度以及各部門工作人員的相關(guān)職責(zé)。但是其中涉及醫(yī)院檔案管理方面的制度標準很少，這就導(dǎo)致少部分醫(yī)院在對檔案管理工作人員目標考核中，沒有檔案管理質(zhì)量這一項考核指標。
另外，由于醫(yī)院管理者重視培養(yǎng)醫(yī)療技術(shù)人才，所以檔案管理工作人員較少獲得繼續(xù)教育培養(yǎng)的機會，因此他們在無法獲得學(xué)習(xí)檔案管理工作的知識和方法的基礎(chǔ)上，漸漸認為檔案管理工作不重要，并出現(xiàn)工作不積極的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作處理效率低下，無法達到檔案管理工作的基本要求，使醫(yī)院正常工作無法有效規(guī)范地進行。
1.2.3 現(xiàn)代化技術(shù)落后，檔案管理工作效率低
信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍存在于人們的日常生活之中。在醫(yī)院中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更有利于人們的生活，但有很多醫(yī)院還未建立完整的信息化管理系統(tǒng)，仍處于傳統(tǒng)手工檔案階段，由于沒有實現(xiàn)信息的資源共享，通過手工統(tǒng)計和抄寫很有可能出現(xiàn)錯誤，這都會影響檔案內(nèi)容的完整性。
2 綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策
2.1 提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認知
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理決策與督促者，其的重視與支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先要深刻認識到檔案管理的重要程度，根據(jù)醫(yī)院特色完善檔案管理制度并把其歸入醫(yī)院日常管理工作的范疇之內(nèi)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅從思想上要認可，也要從行動上付諸行動，與其他醫(yī)院交流檔案管理經(jīng)驗，吸取精華，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范科學(xué)化發(fā)展。
2.2 引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，可以更工作人員便捷地查閱和有效利用整個醫(yī)院的檔案，不僅省時省力，而且提高了醫(yī)院工作的效率。這也是實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的途徑之一。另外，醫(yī)院檔案管理者工作的科學(xué)規(guī)范進行，需要檔案管理人員能力和水平的提高，需要其學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌控檔案管理的綜合技術(shù)。
2.3 建立信息一體化管理模式
醫(yī)院檔案動態(tài)管理的掌控需要信息一體化管理，建立各個醫(yī)院獨特的檔案檢索系統(tǒng)，合理制定相關(guān)標準，保證檔案結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容完整，系統(tǒng)明確地記錄、存檔，使檔案利用率得到提高。
3 結(jié) 語
由于醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著直接的影響。因此，只有加強檔案管理工作，保證信息內(nèi)容全面、使用方便，才能時刻為醫(yī)院管理者提供直接參考資料，幫助醫(yī)護人員、各個科室得到有效的信息。
主要參考文獻
[1]張浩，魯先群.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（5）.
