時(shí)間：2022-05-26 15:01:36
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇黨建信息化建設(shè)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實(shí)記錄，是人們熟悉和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種非凡的信息產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次摘要：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作預(yù)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機(jī)器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費(fèi)將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著把握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時(shí)代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時(shí)，由于檔案部門作為重要的文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運(yùn)作模式。
4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特征是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面摘要：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的功能隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科探究人員以及其他和檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時(shí)，工作熱情就會不斷增加，責(zé)任感日益增強(qiáng)。而當(dāng)他們作為信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時(shí)，他們會更加意識到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。
二、信息時(shí)代檔案工作的新思路
1、加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，和緩政府要值得投入財(cái)力，配置和檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。
2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理；二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特征，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)；四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時(shí)空利用檔案；五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3、培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。信息化時(shí)代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作需要大量“?！焙汀安毕嘟Y(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多?！?，而不是過去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作新問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容和工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，把握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識的比例，強(qiáng)化和圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。
關(guān)鍵詞：信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。
檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。
第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。
第二， 要通過檔案信息化整合，帶動各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個新的臺階。
第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識，對于信息化條件下檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。
檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作
根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。
第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲,即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。
第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí),要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。
第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。
第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。
運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。
檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
檔案信息的鑒定、評估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。
總之，檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
國家檔案局在2002年的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對策文/翟惜瑞綜合體系，是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須對其有一個基本正確地認(rèn)識。這樣，才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級和信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批、分階段地實(shí)現(xiàn)。
2．突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效，確保檔案信息化管理便捷化、共享化、惠民化。
當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。這樣，有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計(jì)不足的傾向。目前，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，要立足實(shí)際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。
3．規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化。
檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實(shí)際，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的，堅(jiān)決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺。
4．多方籌措，加強(qiáng)保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理專人化、專職化、專業(yè)化。
1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運(yùn)作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動化系統(tǒng)，并積極主動的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
一、開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案的價(jià)值特性和檔案作用的規(guī)律性所決定的
第一、檔案的特點(diǎn)決定了其價(jià)值和作用更決定了檔案作為信息資源必須加以利用。檔案作為歷史事件的見證，本身是歷史的真實(shí)記錄，就是用來作為憑證參考的，因此它具備兩大基本特點(diǎn)：一是歷史上特定的社會活動的原始積累與見證；二是用來保存?zhèn)洳榈摹Ｒ陨蟽纱筇攸c(diǎn)同時(shí)又決定性了其價(jià)值的兩個方面即憑證作用和參考作用。檔案的憑證作用，即作為歷史的真憑實(shí)證構(gòu)成其憑證價(jià)值同樣檔案信息不僅歷史地反映了客觀事物和思維發(fā)展的縱向，耐用廣泛地反映了事物領(lǐng)域和實(shí)踐活動的廣度他的這種可靠的、廣泛的參考作用，又構(gòu)成了檔案的另一個基本價(jià)值情報(bào)價(jià)值總之，檔案的特點(diǎn)和價(jià)值決定了檔案的用途只有充分發(fā)揮其信息作用，才能充分體現(xiàn)檔案收集保管的意義，才能體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值更何況，從方案自身而言，檔案信息是信息資源的一部分當(dāng)然具有信息的牲當(dāng)然具備傳播與參考的特征。
第二、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性要求方案信息作用的發(fā)揮是逐步擴(kuò)展、逐步開放的。首先檔案作用的時(shí)效性和擴(kuò)展性告訴我們，在不同的條件下，檔案會發(fā)生失值、降值、增值等不同的變化。其中檔案的時(shí)效性要求檔案管理必須主動掌握時(shí)機(jī)，對一些解決實(shí)際問題，在一定范圍內(nèi)有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值的要積極推出，主動提供利用。否則檔案本身就沒有價(jià)值了。檔案的價(jià)值促成檔案的多元化發(fā)展，而且由于數(shù)碼科技的應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，這種檔案的價(jià)值發(fā)揮了，有了更廣闊的平臺，更是被發(fā)揮的淋漓盡致。因此，我們應(yīng)從其作用的多元化發(fā)展的特點(diǎn)中，認(rèn)真研究對策，更好的發(fā)揮作用。第三、檔案的行政作用弱化率和科學(xué)作用率為檔案信息的開放使用提供了需求的必然，找尋了良好的資源體系。
二、檔案管理現(xiàn)代化所面臨的挑戰(zhàn)
1、歷史延續(xù)下來的，普遍存在的老問題是：檔案室各自獨(dú)立且館藏單一、搜集、整形、儲存、使用的手段較為落后；管理封閉、觀念落后，管理人咒素質(zhì)總體上偏低，跟不上需求等。
2、現(xiàn)代化管理中遇到的新問題與新舊矛盾是：檔案開放、信息共享與文檔的真實(shí)性、保密性的矛盾現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，電子文檔的出現(xiàn)，新的儲存介質(zhì)在安全性和歷史鑒定的真實(shí)性方面越來越差。雖然電子文檔給文檔保存和查閱提供了極大的便利，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件，但同時(shí)電子文檔不具備孤本性，共再生性和中間被修改的可能性大為增加，一旦檔案失真，也就不能成為檔案了。
檔案信息的確被利用與不會利用即不再利用之間的矛盾。目前，我國檔案管理水平基本處于傳統(tǒng)的以保存為主的管理階段，或信息與利用的初級階段，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源管理與開發(fā)利用。實(shí)質(zhì)上檔案信息是資源，就具備一定商業(yè)性或經(jīng)濟(jì)性，如果把這個信心資源保護(hù)的同時(shí)開發(fā)充分了，必須會創(chuàng)造較大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。如：利用檔案開展歷史、人文、科技生產(chǎn)等專題方面的歷史與現(xiàn)實(shí)的縱深比較研究等，對社會生產(chǎn)于文化發(fā)展的作用和意義卻是非常之重大的。
信息社會化與檔案社會化管理手段落后的矛盾。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)上檔案服務(wù)已初露端倪，圖書、檔案、情報(bào)一體化建設(shè)更是方興未艾，這些促成了檔案作為社會信息資源的重要組成部分日益成為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與復(fù)學(xué)文化建設(shè)的重要資源。形式發(fā)展的同時(shí)，一方面需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。另一方面當(dāng)然需要對檔案室進(jìn)行現(xiàn)貨化設(shè)施設(shè)備的配置，否則檔案信息的社會化便只能是無本之末。事實(shí)上，在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中。現(xiàn)代化管理手段落后意識非常突出的問題，而且問題的核心不是現(xiàn)代化管理理念和手段的落后，二是連最起碼的現(xiàn)代化建設(shè)條件都不具備，更談不到現(xiàn)代化管理了。有的只是配備一臺微機(jī)，更無管理軟件可言。如此突出的需求與實(shí)際條件的差距和矛盾，必須引起有關(guān)部門的高度重視。
三、檔案管理現(xiàn)代化的對策
（一）以信息服務(wù)為主導(dǎo)，進(jìn)行資源化建設(shè)。
所謂資源化建設(shè)，就是市檔案信息變成信息資源。要使其本身變成信息資源，就是要從政治、經(jīng)濟(jì)、人文、歷史、管理、服務(wù)等多種角度對檔案信息進(jìn)行規(guī)劃、整理、控制，以確保檔案資源的可開發(fā)性、再生性。在這過程中，主要是把握兩頭，即檔案的收集與檢索，做好輸入與輸出工作。在輸入過程中注重信息儲備加大收集力度，并進(jìn)行監(jiān)控，從而有效滿足社會對檔案的需求。在輸出時(shí)，尤其注重編目閱卷的專題整合與檢索服務(wù)的深化，以利用檔案信息的價(jià)值作用，從行政作用部門價(jià)值升化為社會作用，社會價(jià)值。
（二）優(yōu)化檔案信息資源管理模式，提高信息效率。
1、激活檔案室藏內(nèi)容，讓檔案信息活起來，檔案是歷史資料，數(shù)據(jù)與情報(bào)的匯集，其表現(xiàn)形式多數(shù)為大量的文本檔案和少量的圖片，聲像資料，要創(chuàng)建“搜索”引擎，此外檔案人員還應(yīng)把這些信息給予加工、整理，在大系統(tǒng)中，建立專題檢索，以專題檢索途徑，實(shí)行“節(jié)點(diǎn)訪問”或“專題點(diǎn)擊”，從而提高檔案與社會的對接能力，使檔案信息被升職為知識，只有檔案信息成為知識，在能真正發(fā)揮其資源作用，才能達(dá)到開發(fā)利用信息的目的。
檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，以現(xiàn)代化管理學(xué)為理念以服務(wù)社會為宗旨，其核心是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)，造福于各行各業(yè)。
一、檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的客觀需要
檔案信息化是檔案工作的一場革命,是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個重要標(biāo)志。
二、檔案信息化建設(shè)的益處
檔案信息化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；信息化電子檔案能夠代替原件使用，保護(hù)檔案原件，避免因頻繁的整理、調(diào)閱對原件造成的損壞，同時(shí)可以對原始檔案進(jìn)行永久性真空密封保存，更好的保護(hù)檔案原件。縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息化建設(shè)的必然性
檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案信息化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的信息化建設(shè)。
第三，社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
四、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作
（一）檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。
1.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到
①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。
②能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。
④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。
提高檔案管理人員的思想素質(zhì)
①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識和政治信念。
②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。
④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。
（二）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)
1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義
1.1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。
1.2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義
由檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵得知，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不僅包括醫(yī)院檔案信息資源的有序整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源開發(fā)利用、人才隊(duì)伍建設(shè)，還包括工作的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的制定。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重在利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行綜合管理、開發(fā)并提供利用[2]。
伴隨著醫(yī)院日常工作的開展，大量有關(guān)醫(yī)療、科研、黨政、基建、外事、財(cái)務(wù)等檔案形成，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將檔案數(shù)字化并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，查閱者通過網(wǎng)絡(luò)可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實(shí)行檔案信息化管理，通過對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)備份，有利于提高檔案保管的安全性。
2.目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題
2.1傳統(tǒng)檔案管理方式受空間局限性較大
傳統(tǒng)模式下的檔案資料多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質(zhì)檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。
2.2傳統(tǒng)檔案管理手段與信息化技術(shù)發(fā)展已不相適應(yīng)
傳統(tǒng)的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時(shí)間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準(zhǔn)確率，容易出現(xiàn)查詢遺漏的情況，再次利用時(shí)需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。
2.3傳統(tǒng)檔案管理增加檔案保管成本
涉及不同內(nèi)容不同種類的醫(yī)院檔案都有各自的保存期限，根據(jù)規(guī)定，超過保存期限是需要進(jìn)行銷毀的，但受到傳統(tǒng)檔案管理方式的制約，很難較完整準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出需要銷毀的檔案數(shù)量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費(fèi)，增加檔案保管工作的成本。
2.4檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺
檔案管理工作者相當(dāng)部分都不是專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術(shù)的應(yīng)用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的阻礙。
3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)施意見
3.1思想上要重視檔案信息化建設(shè)
重視對檔案信息化的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。只有摒棄舊的思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，明確醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展目標(biāo)并認(rèn)真落實(shí)，才能做好檔案的信息化建設(shè)。
3.2加強(qiáng)檔案信息化的設(shè)施建設(shè)
檔案信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備。良好的硬件設(shè)施是醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務(wù)器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎(chǔ)設(shè)施才能開展信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，因此需要具備一個完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，將經(jīng)過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的信息共享，提高工作效率。
3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務(wù)模式，重視檔案工作人員業(yè)務(wù)知識的培養(yǎng)，為檔案工作者提供良好的學(xué)習(xí)條件，安排他們接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)及現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。
3.4建立檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，健全信息化標(biāo)準(zhǔn)體系
