時(shí)間：2023-11-11 08:20:23
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關(guān)鍵詞：國(guó)有中小企業(yè) 項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控模式 構(gòu)建方案
（一）研究背景
2015年國(guó)務(wù)院的《關(guān)于深化國(guó)有企業(yè)改革的指導(dǎo)意見(jiàn)》，作為國(guó)企改革的頂層設(shè)計(jì)，是指導(dǎo)和推進(jìn)國(guó)企改革的綱領(lǐng)性文件?！吨笇?dǎo)意見(jiàn)》在強(qiáng)調(diào)資本重要性的同時(shí)，指出發(fā)展混合所有制、推進(jìn)股份制改革、鼓勵(lì)員工持股、建立激勵(lì)約束長(zhǎng)效機(jī)制、建立差異化薪酬體系是國(guó)企市場(chǎng)化的有力手段。國(guó)企面對(duì)日益復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，受到原材料價(jià)格上漲、能源緊缺、人力資源成本提升等各種成本要素的不利影響，抓住改革的契機(jī)，優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)管控模式，提升企業(yè)盈利水平，是國(guó)企抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)的必由之路。
J公司是某國(guó)有中小型企業(yè)，主要經(jīng)營(yíng)電抗器、變壓器、特種電機(jī)、高低壓開(kāi)關(guān)柜等產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售，產(chǎn)品具有多樣性、非標(biāo)準(zhǔn)化特征。近兩年，公司產(chǎn)業(yè)規(guī)?？焖僭鲩L(zhǎng)，企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中庫(kù)存材料出現(xiàn)積壓、應(yīng)收款項(xiàng)上升、流動(dòng)資金緊張、成本費(fèi)用上升、盈利水平下滑等問(wèn)題尤為凸顯。為提高產(chǎn)品成本優(yōu)勢(shì)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，提升企業(yè)盈利能力及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，公司大力推進(jìn)全員、全過(guò)程、全方位成本管理與控制，開(kāi)展全流程降本增效工作。公司對(duì)整個(gè)工作的推進(jìn)采用項(xiàng)目管理的模式，在項(xiàng)目推行期間，通過(guò)項(xiàng)目總方案明確整體思路、評(píng)價(jià)原則、責(zé)任設(shè)置及目標(biāo)考核；同時(shí)制定了項(xiàng)目實(shí)施管理制度，明確了組織管理、過(guò)程管控、文檔管理、流程管控的細(xì)則，從組織和制度上確保項(xiàng)目按要求運(yùn)行；項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，通過(guò)對(duì)立項(xiàng)與評(píng)審、執(zhí)行、給題、考核與激勵(lì)的細(xì)節(jié)出發(fā)，從過(guò)程上確保項(xiàng)目執(zhí)行到位。
但全流程降本工作仍未達(dá)到最理想的成本管控效果，主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：①部分降本項(xiàng)點(diǎn)（如采購(gòu)、設(shè)計(jì)）的降本僅與歷史成本掛鉤，未直接對(duì)應(yīng)項(xiàng)目目標(biāo)效益，也與公司預(yù)算管理脫節(jié)；②財(cái)務(wù)管理目標(biāo)僅分解至職能部門(mén)考核主體，而未分解到獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)管理與項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理脫節(jié)；③項(xiàng)目經(jīng)理未能享有對(duì)項(xiàng)目組成員的績(jī)效考核和業(yè)績(jī)分配權(quán)，使之不能有效地支配反饋資源水平，項(xiàng)目資源分配權(quán)與績(jī)效考核權(quán)脫節(jié)；④各業(yè)務(wù)單元是根據(jù)財(cái)務(wù)分析結(jié)果進(jìn)行事后追蹤不利于及時(shí)反饋問(wèn)題，業(yè)務(wù)對(duì)項(xiàng)目的參與度與指導(dǎo)性不足。鑒于以上問(wèn)題，結(jié)合公司產(chǎn)品特性和管理狀態(tài)，公司經(jīng)審慎研究，著手推行針對(duì)市場(chǎng)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管控模式，按項(xiàng)目對(duì)項(xiàng)目成本利潤(rùn)進(jìn)行管控。項(xiàng)目控制的各責(zé)任主體以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的形式存在，具有自主的績(jī)效分配權(quán)限。在其權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)生之前和企業(yè)成本利潤(rùn)形成過(guò)程之中，對(duì)各種影響因素和條件采取主動(dòng)及時(shí)的預(yù)防和調(diào)節(jié)措施，以保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。從項(xiàng)目管理的角度看，公司已具備了相應(yīng)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)；從成本管控的角度看，全流程降本工作夯實(shí)了財(cái)務(wù)成本管理基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程實(shí)行財(cái)務(wù)管控勢(shì)在必行。
（二）研究目的
公司在面對(duì)市場(chǎng)項(xiàng)目時(shí)，往往因?yàn)轫?xiàng)目交期緊急、管理流程復(fù)雜等問(wèn)題，在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，關(guān)注與項(xiàng)目相關(guān)的市場(chǎng)、技術(shù)評(píng)審，而容易忽略財(cái)務(wù)可行性評(píng)審，造成無(wú)項(xiàng)目預(yù)算可執(zhí)行；在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，關(guān)注項(xiàng)目技術(shù)、市場(chǎng)、質(zhì)量指標(biāo)是否達(dá)成，而忽視相關(guān)項(xiàng)目財(cái)務(wù)成本控制，造成項(xiàng)目支出失控；在項(xiàng)目執(zhí)行完成后，有一套比較健全的技術(shù)指標(biāo)體系，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，而缺乏相關(guān)的財(cái)務(wù)指標(biāo)評(píng)價(jià)，導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)估項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)。
因此，筆者建議以項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理理念為基礎(chǔ)，引用目標(biāo)成本管理方法，制定一套適合本企業(yè)自身發(fā)展的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控模式和方法，對(duì)市場(chǎng)項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，準(zhǔn)確提供項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)，激發(fā)企業(yè)項(xiàng)目管理活力，在企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力得到提升的同時(shí)，也為相關(guān)同類(lèi)型企業(yè)提供參考。二、項(xiàng)目成本管控相關(guān)理論
項(xiàng)目成本主要包括確定性成本、風(fēng)險(xiǎn)性成本和不確定性成本。項(xiàng)目成本控制是指企業(yè)為了保證項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益而實(shí)施的對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行全過(guò)程的成本控制。從項(xiàng)目籌備到項(xiàng)目收尾結(jié)束，包括項(xiàng)目過(guò)程控制，人員控制以及要素控制。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目事前的預(yù)防控制、事中的執(zhí)行成本控制以及事后的實(shí)際變動(dòng)成本控制，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行綜合管理，從而達(dá)到項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算的目標(biāo)，以確保項(xiàng)目整體的經(jīng)濟(jì)效益符合財(cái)務(wù)預(yù)期，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。
從對(duì)公司項(xiàng)目全過(guò)程財(cái)務(wù)管控情況看，財(cái)務(wù)管控是以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為核心，將重點(diǎn)放在了項(xiàng)目成本控制上，主要包括五個(gè)方面：資源計(jì)劃、成本估算、成本策劃、成本控制、項(xiàng)目評(píng)價(jià)與考核（參見(jiàn)圖1）。這五項(xiàng)內(nèi)容是保證項(xiàng)目按照管理要求，實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)必不可少的過(guò)程。資源計(jì)劃決定了整個(gè)項(xiàng)目資源使用類(lèi)型和數(shù)量的情況，同時(shí)也對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中資源的使用情況起到限制和約束的作用，這有利于提升資源的利用率，節(jié)約企業(yè)資源；成本估算是在市場(chǎng)項(xiàng)目報(bào)價(jià)過(guò)程中，在資源計(jì)劃的基礎(chǔ)上對(duì)項(xiàng)目整個(gè)執(zhí)行過(guò)程所需各項(xiàng)資源包括人工、材料及其他消耗的成本進(jìn)行大致估算，結(jié)合企業(yè)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)一步評(píng)估項(xiàng)目的可行性；成本策劃是將成本進(jìn)行具體化，詳細(xì)劃分到項(xiàng)目的每一項(xiàng)工作每一項(xiàng)成本單元中，這更有利于進(jìn)行項(xiàng)目成本控制以及績(jī)效考核；成本控制是指對(duì)項(xiàng)目成本策劃進(jìn)行偏差控制；項(xiàng)目評(píng)估與考核則是對(duì)項(xiàng)目整體執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)和執(zhí)行結(jié)果的評(píng)價(jià)考核，這有利于指導(dǎo)企業(yè)后期項(xiàng)目的實(shí)施與執(zhí)行，使企業(yè)項(xiàng)目管理逐步走向成熟。
三、公司項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控模式構(gòu)建
（一）財(cái)務(wù)管控模式構(gòu)建基礎(chǔ)
J公司全力推行項(xiàng)目成本管控模式，從組織架構(gòu)、項(xiàng)目績(jī)效激勵(lì)與資源配給方式三方面保障該成本管控模式的運(yùn)行。
1.組織架構(gòu)轉(zhuǎn)變
原全流程降本管控工作組織架構(gòu)是以職能部門(mén)為核心的管理項(xiàng)目組織架構(gòu)，公司評(píng)價(jià)降本工作績(jī)效考核主要是以部門(mén)為考核單元，部門(mén)再將評(píng)價(jià)結(jié)果和考核激勵(lì)結(jié)果配給參與項(xiàng)目的員工個(gè)人，弊端是容易出現(xiàn)平均主義――部門(mén)內(nèi)部吃大鍋飯的現(xiàn)象，不利于激發(fā)員工創(chuàng)造力，調(diào)動(dòng)員工積極性實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。（見(jiàn)圖2）
優(yōu)化后項(xiàng)目成本管控架構(gòu)，在市場(chǎng)項(xiàng)目管理模式下，各業(yè)務(wù)代表以項(xiàng)目經(jīng)理為核心，通過(guò)各體系和職能部門(mén)充分授權(quán)，代表相關(guān)部門(mén)參與本次項(xiàng)目各項(xiàng)計(jì)劃活動(dòng)，并能代表做出相關(guān)承諾，調(diào)用相關(guān)資源完成計(jì)劃，通過(guò)制度約定的分配機(jī)制實(shí)現(xiàn)多勞多得。（見(jiàn)圖3）
2.項(xiàng)目績(jī)效激勵(lì)方式轉(zhuǎn)變
原績(jī)效分配方式主要以職能或業(yè)務(wù)部門(mén)為主體，整體績(jī)效分配主要分為60%的月度績(jī)效和40%的年度績(jī)效兩部分。月度績(jī)效通過(guò)《月度績(jī)效考核》評(píng)分結(jié)果進(jìn)行分配；年度績(jī)效通過(guò)《員工年度績(jī)效協(xié)議卡》對(duì)年度重點(diǎn)工作、關(guān)鍵指標(biāo)及日常工作打分進(jìn)行考核激勵(lì)，分配年終績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。
優(yōu)化后公司，整體績(jī)效分配分為三個(gè)部分：以月度績(jī)效考核形式存在的職能績(jī)效分配30%；職能和業(yè)務(wù)部門(mén)配給各市場(chǎng)項(xiàng)目40%的績(jī)效額度，員工通過(guò)參與各市場(chǎng)項(xiàng)目對(duì)該部分激勵(lì)額度進(jìn)行分配，獲取項(xiàng)目績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)；以年度績(jī)效考核形式存在的年終獎(jiǎng)金分配30%。
3.資源配給方式的轉(zhuǎn)變
原市場(chǎng)項(xiàng)目資源配給方式為職能部門(mén)單向配給，由職能部門(mén)單向給與至市場(chǎng)業(yè)務(wù)，項(xiàng)目對(duì)人員、戰(zhàn)略資金、獎(jiǎng)勵(lì)資源無(wú)選擇權(quán)。優(yōu)化后資源分配方式將實(shí)現(xiàn)雙向選擇，職能部門(mén)能選擇投入到合適的市場(chǎng)項(xiàng)目，市場(chǎng)項(xiàng)目也可以選擇合適的參與人，這樣更有利于實(shí)現(xiàn)資源的有效配置，雙方進(jìn)行充分的比較和選擇，也可以促進(jìn)對(duì)公司職員的優(yōu)勝劣汰。
（二）項(xiàng)目成本管控方案
通過(guò)以上組織架構(gòu)、績(jī)效激勵(lì)及資源配給方式三個(gè)方面的轉(zhuǎn)變和配合，建立了適合公司現(xiàn)階段成本管理的具體方案，該方案對(duì)項(xiàng)目建立到項(xiàng)目完成之后的評(píng)價(jià)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)都做出了詳細(xì)的規(guī)劃，對(duì)公司項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控具有重要的指導(dǎo)意義。該方案主要包括以下幾方面的內(nèi)容。
1.資源計(jì)劃階段
首先需成立項(xiàng)目組，項(xiàng)目經(jīng)理與各業(yè)務(wù)體系和職能部門(mén)進(jìn)行雙向選擇，從相關(guān)部門(mén)選取代表構(gòu)成項(xiàng)目組成員，同時(shí)也從業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)移了與項(xiàng)目相匹配日的獎(jiǎng)金績(jī)效基數(shù)。
其次進(jìn)行資源配置，爭(zhēng)取內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)資源：根據(jù)年度預(yù)算資源的約束，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目戰(zhàn)略需求和投入產(chǎn)出配比情況分析，爭(zhēng)取必要的資源。例如，使人力資源、項(xiàng)目獎(jiǎng)懲方案、獎(jiǎng)懲額度、戰(zhàn)略資金資源等達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的必要配置。
2.成本估算、成本策劃階段
根據(jù)所配給資源，進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)成本估算用于市場(chǎng)項(xiàng)目初步報(bào)價(jià)，待項(xiàng)目中標(biāo)后由事業(yè)部設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)優(yōu)化后進(jìn)行詳細(xì)的成本策劃，對(duì)項(xiàng)目各使用資源進(jìn)行詳細(xì)策劃，并通過(guò)表1分層考核模式制定目標(biāo)成本管控指標(biāo)。
3.成本控制階段
公司通過(guò)ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，從軟件上保證項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理模式的系統(tǒng)構(gòu)建，推行了成本策劃管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算成本、報(bào)價(jià)成本、策劃成本、標(biāo)準(zhǔn)BOM采購(gòu)成本、實(shí)際生產(chǎn)使用材料成本五大成本體系對(duì)標(biāo)，同時(shí)通過(guò)報(bào)價(jià)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目報(bào)價(jià)材料相關(guān)費(fèi)用、項(xiàng)目?jī)衾麧?rùn)與項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行結(jié)果對(duì)標(biāo)。這些財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息的實(shí)現(xiàn)為項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控模式的構(gòu)建創(chuàng)造了財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)。
（a）材料成本管理體系
材料成本管理系統(tǒng)主要包括報(bào)價(jià)材料成本、策劃材料成本、標(biāo)準(zhǔn)BOM采購(gòu)成本、實(shí)際材料成本，通過(guò)比較策劃成本與報(bào)價(jià)成本可以實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)成本的控制；通過(guò)比較標(biāo)準(zhǔn)BOM采購(gòu)成本與策劃成本的差異，可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)降本；通過(guò)比較標(biāo)準(zhǔn)BOM采購(gòu)成本與實(shí)際生產(chǎn)成本之間的差異，可以控制生產(chǎn)成本管控。通過(guò)上述幾個(gè)方面的比較，明確企業(yè)成本管控的重要節(jié)點(diǎn)，將企業(yè)成本控制具體、清晰化，使其有章可循，更具有針對(duì)性。（見(jiàn)圖4）
（b）項(xiàng)目可控利潤(rùn)管控體系
項(xiàng)目可控利潤(rùn)管控系統(tǒng)主要包括產(chǎn)品預(yù)算、合同報(bào)價(jià)、項(xiàng)目執(zhí)行對(duì)標(biāo)，通過(guò)比較合同報(bào)價(jià)與事業(yè)部產(chǎn)品預(yù)算可以控制報(bào)價(jià)利潤(rùn)；通過(guò)比較項(xiàng)目執(zhí)行對(duì)標(biāo)和合同報(bào)價(jià)可以控制整體執(zhí)行偏差。（見(jiàn)圖5）
項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中通過(guò)對(duì)執(zhí)行結(jié)果與已分解的目標(biāo)成本對(duì)標(biāo)，并進(jìn)行差異控制與預(yù)警考核，跟蹤到項(xiàng)目執(zhí)行的每一關(guān)鍵管控點(diǎn)，進(jìn)行全流程的成本管控。
4.項(xiàng)目評(píng)價(jià)與考核階段
益；②財(cái)務(wù)管理目標(biāo)不僅分解至職能部門(mén)考核主體，同時(shí)也分解到獨(dú)立的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)管理與項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理聯(lián)系更為緊密；③項(xiàng)目經(jīng)理部分享有對(duì)項(xiàng)目組成員的績(jī)效考核和業(yè)績(jī)分配權(quán)，能有效地支配資源，項(xiàng)目資源分配權(quán)與績(jī)效考核權(quán)得以統(tǒng)一；④各業(yè)務(wù)單元是能及時(shí)跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行，各支持部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的參與度與指導(dǎo)性進(jìn)一步加強(qiáng)。
以上方案雖然解決了目前財(cái)務(wù)管控模式的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，但同時(shí)也存在一定的實(shí)現(xiàn)難度和不足之處：①覆蓋面廣、資源調(diào)動(dòng)難度大，公司相應(yīng)的營(yíng)銷(xiāo)政策和績(jī)效激勵(lì)政策都應(yīng)隨方案進(jìn)行調(diào)整；②財(cái)務(wù)和其他評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)置、評(píng)價(jià)體系的構(gòu)成需要不斷調(diào)整和優(yōu)化，使之更具科學(xué)性和合理性，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程；③跨年度市場(chǎng)項(xiàng)目評(píng)價(jià)效果滯后體現(xiàn)，相反售后等費(fèi)用在市場(chǎng)項(xiàng)目完成結(jié)題評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)分配后才體現(xiàn)，這些都對(duì)項(xiàng)目評(píng)價(jià)執(zhí)行效果有影響。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理工作是企業(yè)項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵組成部分，它貫穿于整個(gè)項(xiàng)目管理的各個(gè)階段，要做好項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理，必須做好項(xiàng)目策劃、跟蹤以及項(xiàng)目財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)工作。項(xiàng)目成本管控是結(jié)合項(xiàng)目管理周期各階段特點(diǎn)所運(yùn)用的財(cái)務(wù)管理方法，能準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目給公司帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)精細(xì)化管理提供很好的決策支持，對(duì)提高企業(yè)管理水平具有十分重要的意義。
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[8]張麗娜.淺談企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的幾個(gè)問(wèn)題[J].企業(yè)改革與管理，2015.
（作者單位：株洲南車(chē)機(jī)電科技有限公司）
項(xiàng)目執(zhí)行整體利潤(rùn)偏差由項(xiàng)目經(jīng)理和事業(yè)部責(zé)任人負(fù)責(zé)，事業(yè)部可通過(guò)對(duì)調(diào)增新的市場(chǎng)份額或?qū)υ黾蛹扔惺袌?chǎng)項(xiàng)目的盈利能力來(lái)補(bǔ)充原項(xiàng)目的利潤(rùn)缺失。
項(xiàng)目完成后，按目標(biāo)成本和利潤(rùn)進(jìn)行項(xiàng)目執(zhí)行對(duì)比、成本總結(jié)并進(jìn)行績(jī)效評(píng)估與分析、提交評(píng)審、總結(jié)推廣相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行遺留事項(xiàng)交接與歸檔。
四、項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
J公司項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理方案的重置解決了公司原財(cái)務(wù)成本管控模式的不足，主要體現(xiàn)在：①市場(chǎng)項(xiàng)目成本對(duì)標(biāo)不僅與歷史成本掛鉤體現(xiàn)降本成效，也與公司預(yù)算緊密聯(lián)系，直接對(duì)應(yīng)項(xiàng)目目標(biāo)估算和成本策劃，對(duì)標(biāo)最終項(xiàng)目的可控效
圖4 項(xiàng)目系統(tǒng)成本管控流程圖
注：
策劃成本――來(lái)源于產(chǎn)品BOM的策劃成本，該策劃成本是報(bào)價(jià)成本工藝改良或設(shè)計(jì)優(yōu)化后的成本，可用于考核設(shè)計(jì)降本力度。
各子系統(tǒng)相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)無(wú)法對(duì)接，不能共享。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃，企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)共享，形成“信息孤島”，如：訂單無(wú)法對(duì)接到生產(chǎn)通知單，根據(jù)生產(chǎn)通知單生產(chǎn)后得出的產(chǎn)量表無(wú)法對(duì)接到計(jì)價(jià)單，產(chǎn)量表無(wú)法對(duì)接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)等等。
二、印刷行業(yè)ERP信息管理系統(tǒng)構(gòu)建框架
第一，以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”——確保準(zhǔn)確配套、準(zhǔn)時(shí)交貨。本文提出的生產(chǎn)為大生產(chǎn)環(huán)節(jié)，包括從產(chǎn)品報(bào)價(jià)（報(bào)價(jià)單，計(jì)價(jià)單）——組織生產(chǎn)（生產(chǎn)通知單）——完成生產(chǎn)（生產(chǎn)產(chǎn)量表）1.報(bào)價(jià)模塊。報(bào)價(jià)是印刷企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起始點(diǎn)，也是核心，印刷企業(yè)“報(bào)價(jià)單”既是與客戶(hù)訂立合同的起點(diǎn)，也是開(kāi)具生產(chǎn)通知單的依據(jù)，既是內(nèi)部成本中心分配的基礎(chǔ)，也是財(cái)務(wù)結(jié)算的根據(jù)。印刷行業(yè)產(chǎn)品繁多,客戶(hù)要求不一，報(bào)價(jià)單不應(yīng)為一個(gè)單一模式，應(yīng)針對(duì)此行業(yè)設(shè)計(jì)不同報(bào)價(jià)模塊，如按份結(jié)算報(bào)價(jià)模塊，按工藝結(jié)算報(bào)價(jià)模塊，按品種結(jié)算報(bào)價(jià)模塊，每種報(bào)價(jià)模塊都應(yīng)加入產(chǎn)量變化區(qū)間導(dǎo)致的不同報(bào)價(jià)結(jié)果。這樣，企業(yè)在錄入了基本信息之后，不同模塊可計(jì)算出不同報(bào)價(jià)，為企業(yè)提供了多種談判手段，為客戶(hù)提供了多樣化參考。此模塊形成“報(bào)價(jià)單”。2.生產(chǎn)模塊。由于印刷行業(yè)客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品時(shí)效有極為苛刻的要求，作為核心的生產(chǎn)模塊必須考慮到材料供應(yīng)、流程精細(xì)管理、智能生產(chǎn)安排等，確保印刷品的時(shí)效，動(dòng)態(tài)掌握生產(chǎn)的進(jìn)展和完成情況。根據(jù)報(bào)價(jià)單，企業(yè)需要形成內(nèi)部用“生產(chǎn)通知單”，安排生產(chǎn)。而針對(duì)特定的印刷機(jī)型，報(bào)價(jià)模塊可與生產(chǎn)模塊對(duì)接，生成包括產(chǎn)量、紙張、機(jī)臺(tái)、生產(chǎn)起止時(shí)間、交貨時(shí)間、技術(shù)要求、其他特殊要求等在內(nèi)的詳細(xì)生產(chǎn)通知單。這樣生產(chǎn)調(diào)度直觀(guān)的了解到如何安排印刷，保證時(shí)效，提高收益。3.完成生產(chǎn)。印刷過(guò)程中可能會(huì)遇到客戶(hù)臨時(shí)變更部分印刷計(jì)劃，這樣需要生產(chǎn)調(diào)度隨時(shí)調(diào)整生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)結(jié)束后，車(chē)間統(tǒng)計(jì)人員可以生成最終“產(chǎn)量表”。根據(jù)產(chǎn)量表，再結(jié)合之前與客戶(hù)訂立的報(bào)價(jià)單，形成最終的“計(jì)價(jià)單”。至此生產(chǎn)模塊基本結(jié)束，尤其產(chǎn)生的關(guān)鍵輸出——計(jì)價(jià)單、產(chǎn)量表要與財(cái)務(wù)模塊結(jié)合，計(jì)價(jià)單用于跟客戶(hù)結(jié)算，各責(zé)任中心分配收益，產(chǎn)量表用于產(chǎn)品成本分配等。
第二，以庫(kù)存管理為核心的“物流”——確保資源優(yōu)化、成本有效控制。本文所指物流也是大物流概念，包括從物資采購(gòu)（采購(gòu)清單）——材料耗用——庫(kù)存管理等（本月車(chē)間材料領(lǐng)用、消耗、結(jié)存匯總表）。1.物資采購(gòu)模塊。物資采購(gòu)是企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開(kāi)始，同時(shí)又是物流和資金流的重要組成部分，對(duì)保證信息正常流動(dòng)、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購(gòu)管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實(shí)施ERP時(shí)關(guān)注的重點(diǎn)，ERP管理模式下的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了極大的機(jī)會(huì)。此模塊，一方面使企業(yè)提高了自身的采購(gòu)管理水平，系統(tǒng)中各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時(shí)有效，準(zhǔn)確率達(dá)，能夠?qū)φ麄€(gè)供應(yīng)鏈管理中的各相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源進(jìn)行有效的規(guī)劃和控制，采購(gòu)成本降低，采購(gòu)周期縮短，資金占用率減少，采購(gòu)效率大大提高；另一方面與公司應(yīng)用的其它子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了很好的融合，企業(yè)信息在各部門(mén)之間流通加快，數(shù)據(jù)共享。根據(jù)不同要求統(tǒng)計(jì)某段時(shí)間的采購(gòu)情況，生成“采購(gòu)單”，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理，包括采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃;維護(hù)和修改采購(gòu)單；查詢(xún)各種采購(gòu)單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能。根據(jù)采購(gòu)單制作相應(yīng)付款計(jì)劃并生成報(bào)表，付款計(jì)劃表需要跟現(xiàn)存財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)對(duì)接。2.材料消耗及庫(kù)存管理模塊。根據(jù)生產(chǎn)通知單，各車(chē)間從材料庫(kù)存中心領(lǐng)用材料，根據(jù)生產(chǎn)安排耗用材料，需要使用此模塊，到結(jié)算日，可以自動(dòng)生成帶有材料領(lǐng)用、材料消耗及結(jié)存的明細(xì)表。即自動(dòng)生成庫(kù)存管理臺(tái)賬。印刷ERP必須通過(guò)材料需求分析，完善的庫(kù)存管理包括庫(kù)齡管理，以及工單物料預(yù)算、工單定額領(lǐng)料等進(jìn)行資源優(yōu)化，有效控制成本。使得印件所需紙張、油墨、輔料等能及時(shí)、準(zhǔn)確、定額供應(yīng)。由此模塊生成的“材料結(jié)存單”既是下次采購(gòu)的起點(diǎn)，也是庫(kù)存管理的重點(diǎn)。至此生產(chǎn)模塊基本結(jié)束，尤其產(chǎn)生的關(guān)鍵輸出——“采購(gòu)清單”、“付款計(jì)劃表”、“材料收發(fā)存匯總表”要與財(cái)務(wù)模塊結(jié)合，采購(gòu)清單用于跟供應(yīng)商結(jié)算，材料收發(fā)存匯總表用于各責(zé)任中心分配材料成本，同時(shí)用于庫(kù)存材料管理。
預(yù)算是根據(jù)組織自身發(fā)展戰(zhàn)略及預(yù)期經(jīng)濟(jì)活動(dòng)目標(biāo)等編制的財(cái)務(wù)預(yù)算活動(dòng)，該活動(dòng)是以貨幣或?qū)嵨锏男问綄?duì)該組織在一定時(shí)期內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)在財(cái)務(wù)方面進(jìn)行的細(xì)致規(guī)劃。工程項(xiàng)目的預(yù)算設(shè)計(jì)上就是在財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生設(shè)定預(yù)算控制計(jì)劃，在財(cái)務(wù)管理和運(yùn)行中加以落實(shí)，并注重監(jiān)督、評(píng)價(jià)等，不斷實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算制度的改進(jìn)，對(duì)項(xiàng)目總體財(cái)務(wù)活動(dòng)的合理性進(jìn)行引導(dǎo)等。項(xiàng)目預(yù)算的編制與審核，對(duì)于項(xiàng)目合理投資與成本控制意義重大，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)有著決定性影響。對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的審核流程、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果則影響項(xiàng)目預(yù)算的功能發(fā)揮。
二、建筑項(xiàng)目預(yù)算管理對(duì)項(xiàng)目造價(jià)管理的重要性
項(xiàng)目預(yù)算編制與審核，是項(xiàng)目預(yù)算管理與造價(jià)管理的重要立足點(diǎn)。必須進(jìn)行有效的項(xiàng)目預(yù)算審核，才可以準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)預(yù)算編制的不足，進(jìn)而調(diào)整預(yù)算內(nèi)容，確保預(yù)算科學(xué)合理，進(jìn)而更好的指導(dǎo)項(xiàng)目全過(guò)程造價(jià)管理等。具體而言，實(shí)施有效的預(yù)算審核制度，則項(xiàng)目運(yùn)作中的財(cái)務(wù)活動(dòng)能夠在有效的預(yù)算審核下進(jìn)行形成財(cái)務(wù)活動(dòng)流程與權(quán)責(zé)明確的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)運(yùn)行的有效監(jiān)督與改進(jìn)，提升項(xiàng)目的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制能力，輔助項(xiàng)目管理，提升項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。在預(yù)算審核的量化數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，有效的預(yù)算數(shù)據(jù)能夠?yàn)轫?xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理決策提供更可觀(guān)和量化的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促使項(xiàng)目在投資、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營(yíng)等階段更加理性的在最佳成本效益基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效的造價(jià)管理。在有效的預(yù)算審核制度下，項(xiàng)目管理者就可以對(duì)內(nèi)部資源配置進(jìn)行更符合市場(chǎng)發(fā)展要求和項(xiàng)目?jī)?nèi)外部環(huán)境進(jìn)行不斷調(diào)整和完善，促使資源配置實(shí)現(xiàn)最優(yōu)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，促進(jìn)項(xiàng)目綜合效益改善。
三、基于全過(guò)程理論的建筑項(xiàng)目預(yù)算管理建議
(一)制定完整的工程量清單報(bào)價(jià)
工程量清單報(bào)價(jià)也就是項(xiàng)目承包方根據(jù)發(fā)包人設(shè)置的統(tǒng)一計(jì)價(jià)項(xiàng)目、規(guī)則和單位，對(duì)項(xiàng)目實(shí)際工程量列出清單，結(jié)合項(xiàng)目、市場(chǎng)及合作方的情況，考慮各種項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，列出的包括項(xiàng)目成本、利潤(rùn)及稅費(fèi)等在內(nèi)的綜合單價(jià)列表，整個(gè)項(xiàng)目清單報(bào)價(jià)匯總起來(lái)就會(huì)成為工程的總報(bào)價(jià)。而工程量清單根據(jù)同期及相似工程的技術(shù)、設(shè)備、工期、人力等方面的成本費(fèi)用經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)工程量清單編制的。這就幫助項(xiàng)目管理者整合同期及類(lèi)似項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)與有用信息，是報(bào)價(jià)編制的基礎(chǔ)。工程量清單的報(bào)價(jià)是依據(jù)項(xiàng)目可行性報(bào)告及投資估算、初步設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算、設(shè)計(jì)交底紀(jì)要、招投標(biāo)、成本合同及工程結(jié)算資料、施工記錄或簽證單、竣工圖、歷史決算資料、設(shè)備、材料調(diào)價(jià)資料，及其他相關(guān)資料編制的。這份清單對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)歷史數(shù)據(jù)與項(xiàng)目自身情況，聯(lián)合項(xiàng)目管理部門(mén)設(shè)計(jì)初步預(yù)算管理方案具備重要幫助。
(二)初步編制預(yù)算并加以審核
在項(xiàng)目工程量清單報(bào)價(jià)編制后，就可以參照同期相似工程的成本等編制初步預(yù)算。但是國(guó)內(nèi)很多項(xiàng)目管理者都傾向于采取最低招標(biāo)法選擇中標(biāo)單位，可能存在采購(gòu)物資與工程量清單對(duì)最佳原材料的要求，導(dǎo)致后續(xù)施工可能存在質(zhì)量缺陷，不符合項(xiàng)目預(yù)算管理的核心原則與要求。因此，預(yù)算編制需要項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位、財(cái)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)等，聯(lián)合項(xiàng)目預(yù)算管理領(lǐng)域的專(zhuān)家等共同參與項(xiàng)目預(yù)算初步編制。其后，進(jìn)行預(yù)算審核。項(xiàng)目的預(yù)算審核就是由專(zhuān)門(mén)的審核單位，由專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理公司對(duì)設(shè)計(jì)單位與施工單位共同編制的項(xiàng)目預(yù)算書(shū)進(jìn)行審核，分析主要預(yù)算內(nèi)容的浮動(dòng)空間是否合理、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)是否符合行業(yè)正常值、預(yù)算編制限制是否明顯高于或低于同類(lèi)項(xiàng)目等。也就是說(shuō)，項(xiàng)目預(yù)算審核關(guān)鍵就是由第三方專(zhuān)業(yè)組織對(duì)已經(jīng)編制的項(xiàng)目預(yù)算是否合理，如何進(jìn)行調(diào)整等給出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)的工作。預(yù)算審核單位需要注重根據(jù)最新的市場(chǎng)報(bào)價(jià)、最新的實(shí)用技術(shù)變化情況，依據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙、現(xiàn)場(chǎng)施工等的最新情況，對(duì)主要環(huán)節(jié)的單項(xiàng)物資預(yù)算價(jià)格以及各項(xiàng)技術(shù)對(duì)應(yīng)工程量進(jìn)行調(diào)整，最終確定更符合市場(chǎng)現(xiàn)實(shí)和技術(shù)要求的預(yù)算水平，進(jìn)而提升項(xiàng)目預(yù)算的可行性。
(三)通過(guò)決算并確保執(zhí)行
摘 要 本文主要針對(duì)ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)及含義進(jìn)行研究，對(duì)基于ERP采購(gòu)管理的內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程、特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)全面的論述，重點(diǎn)闡釋了ERP系統(tǒng)下采購(gòu)管理與傳統(tǒng)采購(gòu)管理之間的不同與存在的優(yōu)勢(shì)。
關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理 傳統(tǒng)采購(gòu)管理
Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）是ERP的全稱(chēng)，指在信息技術(shù)基礎(chǔ)上建立的，企業(yè)決策層作為系統(tǒng)化管理思想的，為員工提供決策運(yùn)行手段的管理運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。 ERP是在MRP（物料需求計(jì)劃）的基礎(chǔ)上發(fā)展形成的新一代集成化信息管理系統(tǒng)，ERP在一定程度上擴(kuò)展了MRP的使用功能，它的供應(yīng)鏈管理作為它的主要內(nèi)容和核心思想。ERP系統(tǒng)主要包涵財(cái)務(wù)、物流、人力資源等核心內(nèi)容模塊。
ERP系統(tǒng)具有如下特征：（1）各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的高度共享性，源數(shù)據(jù)在某一系統(tǒng)中單次輸入便可永久使用。（2）信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想的結(jié)合體，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了有力的完善與優(yōu)化?，F(xiàn)今90%的國(guó)有企業(yè)都在實(shí)施ERP系統(tǒng)管理，它的應(yīng)用方面具體有：采購(gòu)管理方面，利用ERP對(duì)信息強(qiáng)有力的處理能力，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化采購(gòu)流程，降低運(yùn)營(yíng)成本的目的。
一、采購(gòu)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)的管理方式
用大型國(guó)有上市公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行舉例， 對(duì)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)的采購(gòu)管理模式進(jìn)行大致論述。管理采購(gòu)模塊的內(nèi)容有：管理需求計(jì)劃、管理詢(xún)/報(bào)價(jià)、管理合同、管理采購(gòu)訂單、管理采購(gòu)接收和驗(yàn)收、管理采購(gòu)付款、管理供應(yīng)商評(píng)價(jià)等七個(gè)部分。采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程的內(nèi)容有：編制生產(chǎn)部門(mén)制定的物料需求計(jì)劃與物資采購(gòu)與物料需求計(jì)劃綜合性達(dá)到平衡;物資庫(kù)存領(lǐng)用，無(wú)庫(kù)存物資編制采購(gòu)的計(jì)劃申請(qǐng)單、編制詢(xún)價(jià)單，上傳至網(wǎng)上的報(bào)價(jià)平臺(tái)讓供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)并接收?qǐng)?bào)價(jià)，編制報(bào)價(jià)單，確定供應(yīng)商之后簽訂詳細(xì)的供貨合同，對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行編制，確定物資的到貨驗(yàn)收部分，若驗(yàn)收不合格的予以辦理退貨手續(xù)，若驗(yàn)收合格的訂單，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該辦理接收手續(xù)，對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行準(zhǔn)確的編制，包括發(fā)票接收單、物資驗(yàn)收單、合同、付款申請(qǐng)單等送交財(cái)務(wù)處辦理結(jié)算手續(xù)，最后予以供應(yīng)商評(píng)估管理。
ERP系統(tǒng)結(jié)合采購(gòu)管理模式內(nèi)容和周密的業(yè)務(wù)流程，可對(duì)該系統(tǒng)平臺(tái)下采購(gòu)管理模式的特點(diǎn)進(jìn)行歸納整理：
（一）以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主體的管理系統(tǒng)，既定流程的嚴(yán)格遵循，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。按照設(shè)定的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)是采購(gòu)人員執(zhí)行工作時(shí)要掌握的要點(diǎn)，采購(gòu)?fù)瓿珊笠峤粚徟?，審批合格后整個(gè)業(yè)務(wù)才能全部完成。
（二）ERP系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)為媒介的，物料采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總、對(duì)比分析、都可以通過(guò)它掌握其具體規(guī)律，以便對(duì)物料采購(gòu)價(jià)格的趨勢(shì)進(jìn)行全面的把握與趨勢(shì)， 更深層次的為中化采購(gòu)，集約化管理奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。
（三）每一種物料在系統(tǒng)中都要限定最大的儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)的儲(chǔ)存期限。 當(dāng)庫(kù)存超越最大值時(shí)，提示信號(hào)就會(huì)在系統(tǒng)中發(fā)出并提示，這樣就能讓采購(gòu)人員及時(shí)的采取糾正措施，明確經(jīng)濟(jì)訂貨量。
（四）采購(gòu)時(shí)間在網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)中有了明確的縮短，采購(gòu)成本明顯降低，網(wǎng)絡(luò)評(píng)估機(jī)制完善的內(nèi)置，便于收集與保存采購(gòu)信息。
（五）訂立采購(gòu)合同，制作完成采購(gòu)訂單之后，查詢(xún)途徑在系統(tǒng)中方法多樣，便于跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行。
（六）物料的入網(wǎng)供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)內(nèi)的都需經(jīng)過(guò)準(zhǔn)確的認(rèn)證，建檔品質(zhì)要審查合格，若條件不符，ERP系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。
（七）付款程序的嚴(yán)格控制。系統(tǒng)將在付款前自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的對(duì)比，對(duì)物料規(guī)格、合格數(shù)量、交貨日期與采購(gòu)單進(jìn)行詳細(xì)對(duì)照。必須各個(gè)方面都符合后付款程序才能執(zhí)行，對(duì)不良資金流出進(jìn)行嚴(yán)格控制。
二、傳統(tǒng)采購(gòu)管理的模式特點(diǎn)
傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式一般以人為主體，采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)與執(zhí)行過(guò)程都由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)全部完成。主要特點(diǎn)有：按需要的量采購(gòu)。采購(gòu)人員詢(xún)、報(bào)價(jià)一般用電話(huà)、 傳真等通訊方式與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，有時(shí)進(jìn)行上門(mén)采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員可任意選取物料供應(yīng)商，較自由與隨意。采購(gòu)信息和原始采購(gòu)記錄信息保存較為困難，信息透明度低，人為操作業(yè)務(wù)因素影響較大。
三、ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理模式與傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式的對(duì)比
ERP系統(tǒng)下采購(gòu)管理模式和傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式對(duì)比后，ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理模式更加完備，可以對(duì)現(xiàn)代化管理的要求進(jìn)行滿(mǎn)足，主要表現(xiàn)在：管理流程的改進(jìn)，標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作的實(shí)現(xiàn)
ERP系統(tǒng)是管理軟件中的先驅(qū)，也是現(xiàn)代化管理理念的體現(xiàn)。在控制庫(kù)存方面，傳統(tǒng)的采購(gòu)行為要按量采購(gòu)，在ERP系統(tǒng)平臺(tái)管理下，由于安全庫(kù)存量已經(jīng)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定，采購(gòu)人員按照系統(tǒng)提供的參考數(shù)據(jù)執(zhí)行采購(gòu)工作便能萬(wàn)無(wú)一失。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)過(guò)程都在不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。ERP系統(tǒng)下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需單次錄入便可全過(guò)程的實(shí)現(xiàn)共享，對(duì)保證數(shù)據(jù)的一致性、 及時(shí)性和真實(shí)性起到了很大影響。
結(jié)束語(yǔ)：
引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)重大的變革，它對(duì)企業(yè)管理的理念進(jìn)行了整合，再生了業(yè)務(wù)流程，對(duì)資源配置進(jìn)行全面的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)過(guò)程的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化與合理化。
參考文獻(xiàn)：
浙江電力根據(jù)自己的具體情況，結(jié)合MM模塊所提供的管理模式，對(duì)物料管理中的相關(guān)業(yè)務(wù)先進(jìn)行了BPR(業(yè)務(wù)流程重組)，優(yōu)化并規(guī)范了25個(gè)物料管理的業(yè)務(wù)操作流程。(見(jiàn)表1)。這些流程包含了整個(gè)浙電物料管理中的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
一 物料管理的主數(shù)據(jù)管理和維護(hù)
在R／3系統(tǒng)的MM模塊中所涉及到基本數(shù)據(jù)主要有：物料主數(shù)據(jù)，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和采購(gòu)主數(shù)據(jù)。在該模塊使用之前，首先要將這些主數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和審核，確保它們的完整性和準(zhǔn)確性，然后送入系統(tǒng)中，這是用好MM模塊的基本前提條件。
(1)物料主數(shù)據(jù)包含了物料的一些基本信息，如：物科的編碼，名稱(chēng)，計(jì)量單位等，它可分為通用層和工廠(chǎng)層，其中通用層數(shù)據(jù)由浙電物料編碼小組統(tǒng)一維護(hù)，如果下屬各單位有新增物料，首先必須由專(zhuān)人向浙電編碼小組提出申請(qǐng)，并提供相關(guān)資料，然后由浙電編碼小組統(tǒng)一進(jìn)行編碼，規(guī)范物料描述和計(jì)量單位，并錄入系統(tǒng)中：而工廠(chǎng)層數(shù)據(jù)主要包括MRP(物料需求計(jì)劃)參數(shù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、采購(gòu)數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等針對(duì)特定單位的一些信息，它一般由浙電下屬單位各自指定專(zhuān)門(mén)的主數(shù)據(jù)維護(hù)員負(fù)責(zé)維護(hù)。
(2)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包含了供應(yīng)商的一些基本信息，如：編號(hào)，名稱(chēng)，地址、聯(lián)系人、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和合伙人等，一般也把它分為通用層和工廠(chǎng)層，這兩層數(shù)據(jù)全部由浙電下屬各單位的供應(yīng)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，根據(jù)浙電的具體情況，在維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)時(shí)，特意引入了它的合伙功能，這樣就可以解決了供貨方和開(kāi)發(fā)票方不是統(tǒng)一的問(wèn)題。
(3)采購(gòu)主數(shù)據(jù)包括采購(gòu)信息記錄和貨源清單。采購(gòu)信息記錄為采購(gòu)提供貨源信息，它說(shuō)明供應(yīng)商與物料或服務(wù)的關(guān)系，并且?guī)椭少?gòu)人員確定供應(yīng)商提供貨物情況，包含的信息有相關(guān)供應(yīng)商提供該物料的價(jià)格、定價(jià)條件、供貨過(guò)多和不足的誤差限制、供應(yīng)商評(píng)估數(shù)據(jù)，可以供應(yīng)該物料的期間等，一般由浙電下屬各單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)員經(jīng)過(guò)詢(xún)報(bào)價(jià)和比價(jià)、創(chuàng)建采購(gòu)訂單或框架協(xié)議后自動(dòng)生成，也可以手工進(jìn)行維護(hù)(這種方式一般不采用)。貨源清單指定了各單位內(nèi)允許(或不允許)的物料供貨源，并標(biāo)注了貨源有效的期間。
二 物料需求計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)
物料需求計(jì)劃的提出，是物資采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的前提，也是物料管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。浙電在SAPR／3系統(tǒng)中有手工創(chuàng)建，運(yùn)行MRP(物料需求計(jì)劃)和通過(guò)PS模塊的ZT03程序(自行開(kāi)發(fā))自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)的方式。對(duì)于運(yùn)行MRP計(jì)劃，首先必須在物料主數(shù)據(jù)中進(jìn)行有關(guān)MRP參數(shù)的設(shè)置，這是最重要的基礎(chǔ)工作，如果不設(shè)置相關(guān)的參數(shù)或者參數(shù)設(shè)置不準(zhǔn)確，則運(yùn)行MRP后就得不到正確的結(jié)果，針對(duì)不同類(lèi)型的物料，浙電在R／3系統(tǒng)中設(shè)置了不同的MRP參數(shù)，具體見(jiàn)表2。
根據(jù)以上建議設(shè)置的物料，浙電下屬各單位的物料計(jì)劃員在運(yùn)行MRP后，就會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)；對(duì)于無(wú)物料主數(shù)據(jù)或緊急物料需求的采購(gòu)一般采用直接手工創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)：對(duì)于工程項(xiàng)目中需做計(jì)劃的物料采購(gòu)可通過(guò)運(yùn)行ZT03程序生成采購(gòu)申請(qǐng)。浙電目前采用的物料需求確定可以簡(jiǎn)要地用圖1來(lái)表示。
由圖1可知，一些需要申報(bào)計(jì)劃的物料需求(除工程物資外的用料)，需求人員可以事先在系統(tǒng)中創(chuàng)建預(yù)留(向倉(cāng)庫(kù)提出的一個(gè)請(qǐng)求，要求倉(cāng)庫(kù)為今后某個(gè)日期為某個(gè)目的物料發(fā)料做準(zhǔn)備，一般包含有物料的名稱(chēng)，需求日期、數(shù)量、用途等信息)，然后由物料計(jì)劃員在系統(tǒng)中運(yùn)行MRP計(jì)劃自動(dòng)產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)；對(duì)于那些臨時(shí)物料的需求，由需求人員或計(jì)劃員手工在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)，在創(chuàng)建時(shí)必需指明科目類(lèi)別和相應(yīng)的物料組(用以確定記帳的財(cái)務(wù)科目)；對(duì)于緊急物料的需求，若沒(méi)有庫(kù)存或庫(kù)存數(shù)量不夠，則也由需求人員或計(jì)劃員在系統(tǒng)中手工創(chuàng)建緊急采購(gòu)申請(qǐng)(類(lèi)型為EB)；對(duì)于需做計(jì)劃的工程物資用料可以運(yùn)行ZT03程序來(lái)生成采購(gòu)申請(qǐng)。不管采用哪種方式，系統(tǒng)最后的結(jié)果都是產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)。
采購(gòu)申請(qǐng)是采購(gòu)業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，它提出了對(duì)物料或服務(wù)的需求，包含有物料的描述、數(shù)量，估價(jià)、到貨時(shí)間和采購(gòu)員等信息。采購(gòu)申請(qǐng)生成后需要進(jìn)行審批，浙電根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的審批策略設(shè)置分為兩級(jí)，即計(jì)劃員審批和物資采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。計(jì)劃員的批準(zhǔn)稱(chēng)為一級(jí)審批，經(jīng)過(guò)一級(jí)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)員可以對(duì)其進(jìn)行詢(xún)報(bào)價(jià)處理，但不能進(jìn)行創(chuàng)建采購(gòu)訂單：物資采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)稱(chēng)為二級(jí)審批，其只能對(duì)已經(jīng)經(jīng)過(guò)一級(jí)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行批準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)二級(jí)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)可以進(jìn)行詢(xún)報(bào)價(jià)和創(chuàng)建采購(gòu)訂單的處理。
三 采購(gòu)業(yè)務(wù)管理
采購(gòu)業(yè)務(wù)員先可以在R／3系統(tǒng)中找到由自己負(fù)責(zé)處理的采購(gòu)申請(qǐng)清單，因?yàn)檎汶妼儆诜侵圃炱髽I(yè)，所以，所有的物料都必須通過(guò)向外部供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。浙電的采購(gòu)流程可用圖2來(lái)描述。貨源可由系統(tǒng)確定或人工輸入。如果系統(tǒng)中有所需物料的貨源，系統(tǒng)可以自動(dòng)找出貨源并給采購(gòu)申請(qǐng)分配一個(gè)合適的貨源。因?yàn)樨浽匆阎?，已分配的采?gòu)申請(qǐng)就可以快速處理。浙電下屬各單位在SAP R／3系統(tǒng)中可以有兩種情況的貨源，即貨源清單和采購(gòu)信息記錄，沒(méi)有引入采購(gòu)協(xié)議。如果系統(tǒng)中沒(méi)有所需物料的貨源清單或采購(gòu)信息記錄存在，那么就可以采用詢(xún)報(bào)價(jià)處理，通過(guò)向供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)單申請(qǐng)，由供貨商提供報(bào)價(jià)單，采購(gòu)員可以使用價(jià)格比較清單對(duì)報(bào)價(jià)單的價(jià)格和條件進(jìn)行對(duì)比分析，以確定最優(yōu)惠的報(bào)價(jià)單，數(shù)據(jù)可自動(dòng)存儲(chǔ)在采購(gòu)信息記錄中，同時(shí)可以生成對(duì)報(bào)價(jià)不滿(mǎn)意的供貨商的回絕信。
貨源(供應(yīng)商)確定后，采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)確定的供應(yīng)商，參照采購(gòu)申請(qǐng)創(chuàng)建采購(gòu)訂單。浙電根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要，在采購(gòu)訂單中利用價(jià)格條件這一功能來(lái)解決各單位物資公司的管理費(fèi)用問(wèn)題。采購(gòu)訂單是采購(gòu)合同的一部分，它包含采購(gòu)物料的清單、數(shù)量、單價(jià)、供貨時(shí)間、供應(yīng)商等信息，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)這些信息自動(dòng)及時(shí)地創(chuàng)建(或更新)相應(yīng)的采購(gòu)信息。采購(gòu)訂單創(chuàng)建完畢后必須審批，浙電在系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)訂單的審批策略設(shè)置了一級(jí)，即采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審批，只有經(jīng)過(guò)審批后的采購(gòu)訂單才能下達(dá)給供 應(yīng)商，否則系統(tǒng)會(huì)拒絕收貨和付款。
當(dāng)收到供應(yīng)商按照采購(gòu)合同要求提供的物料時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管員或采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)采購(gòu)訂單打印出入庫(kù)單，由倉(cāng)庫(kù)保管員參照入庫(kù)單進(jìn)行驗(yàn)貨入庫(kù)，并填寫(xiě)完整入庫(kù)單，入庫(kù)方式目前浙電采用的有兩種：對(duì)于質(zhì)檢驗(yàn)收手續(xù)簡(jiǎn)單、所花時(shí)間比較短的物科，倉(cāng)庫(kù)保管員可以直接將其入庫(kù)記帳，對(duì)于質(zhì)檢手續(xù)復(fù)雜，所花時(shí)間比較長(zhǎng)的物料，則采用兩步進(jìn)行，即先將其收貨入凍結(jié)庫(kù)存，待驗(yàn)收完畢后，再入庫(kù)記帳。對(duì)于一收一付的采購(gòu)，一般要求采購(gòu)業(yè)務(wù)員和倉(cāng)庫(kù)保管員先到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨后，再在系統(tǒng)中收貨。
收貨入庫(kù)工作完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)可以在系統(tǒng)中查到相應(yīng)的收貨完成信息，然后就可以做發(fā)票處理和付款工作。浙電的發(fā)票處理業(yè)務(wù)根據(jù)各單位的實(shí)際情況，在R／3系統(tǒng)中有兩種處理方式，其一，由供貨廠(chǎng)家直接開(kāi)發(fā)票給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)訂單和相應(yīng)的發(fā)票在系統(tǒng)中輸入確認(rèn)，根據(jù)產(chǎn)生的付款憑證進(jìn)行付款：其二，利用供應(yīng)商中的合伙人功能，將開(kāi)票方和供貨方分開(kāi)，即由供貨方開(kāi)票給物資公司，再由物資公司開(kāi)發(fā)票給財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算。
四 庫(kù)存管理
浙電目前已經(jīng)在R／3系統(tǒng)中使用的庫(kù)存管理功能有：按照數(shù)量和價(jià)值實(shí)時(shí)管理物料庫(kù)存、項(xiàng)目庫(kù)存管理、貨物移動(dòng)、盤(pán)點(diǎn)等。其業(yè)務(wù)流程主要包括收貨、退貨(這里指?jìng)}庫(kù)退貨到供應(yīng)商)，發(fā)料，退料(這里指從用料部門(mén)退到倉(cāng)庫(kù))、存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移，報(bào)廢和盤(pán)點(diǎn)。
［關(guān)鍵詞］營(yíng)銷(xiāo)管理;財(cái)務(wù)管理;工程管理;存貨管理
1項(xiàng)目基本情況
筆者作為第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)，受某集團(tuán)委托，對(duì)下屬五星級(jí)酒店開(kāi)展了三年的經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)。該酒店是綜合型酒店，包含餐飲、客房、娛樂(lè)、商業(yè)出租、商品銷(xiāo)售、停車(chē)等服務(wù)，其中餐飲部和客房部是重點(diǎn)，營(yíng)業(yè)收入大，管理也最復(fù)雜。該酒店業(yè)務(wù)系統(tǒng)是國(guó)際上先進(jìn)的酒店管理系統(tǒng)，采用用友軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間沒(méi)有自動(dòng)對(duì)接，需要人工從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手動(dòng)核算。
2審計(jì)流程
(1)開(kāi)展審前調(diào)查，確定審計(jì)重點(diǎn)。經(jīng)過(guò)訪(fǎng)談、審閱酒店管理制度和調(diào)查，編制審計(jì)方案，初步確定以下審計(jì)重點(diǎn):第一，酒店內(nèi)部控制制度是否完善，控制是否有效;第二，客房、餐飲、物業(yè)出租收入的完整性，是否存在截留;第三，營(yíng)銷(xiāo)管理的規(guī)范性，銷(xiāo)售定價(jià)、賒銷(xiāo)、款項(xiàng)回收、壞賬核銷(xiāo)是否合規(guī);第四，采購(gòu)報(bào)價(jià)制度、詢(xún)價(jià)制度的執(zhí)行是否有效，核查報(bào)價(jià)是否存在異常波動(dòng);第五，日常采購(gòu)驗(yàn)收流程與付款結(jié)算周期是否符合約定，非日常采購(gòu)的審批手續(xù)是否完備。
(2)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題取證。根據(jù)審計(jì)實(shí)施方案，組建審計(jì)工作組，按照專(zhuān)業(yè)線(xiàn)條進(jìn)行分工，開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作。重點(diǎn)從業(yè)務(wù)線(xiàn)條出發(fā)，對(duì)客房、餐飲、娛樂(lè)、商業(yè)出租、商品銷(xiāo)售、停車(chē)等各業(yè)務(wù)線(xiàn)條進(jìn)行穿行測(cè)試，熟悉各業(yè)務(wù)發(fā)生的流程，查找內(nèi)控薄弱點(diǎn)，抽取樣本進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測(cè)試，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題編制審計(jì)取證表。
(3)匯總審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告。根據(jù)經(jīng)溝通確認(rèn)的審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，編制專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿，與被審計(jì)單位交換意見(jiàn)后確定最終審計(jì)報(bào)告。
3酒店業(yè)管理中存在的常見(jiàn)問(wèn)題
(1)營(yíng)銷(xiāo)管理方面。①信用評(píng)級(jí)管理未有效執(zhí)行。沒(méi)有按制度規(guī)定成立信用管理專(zhuān)責(zé)小組，沒(méi)有落實(shí)客戶(hù)信用評(píng)級(jí)工作，對(duì)賒銷(xiāo)客戶(hù)沒(méi)有實(shí)施信用評(píng)級(jí)管理，導(dǎo)致部分明顯存在異常客戶(hù)仍在酒店進(jìn)行了賒銷(xiāo)，長(zhǎng)期掛賬無(wú)法收回款項(xiàng)。②客房預(yù)定管理存在控制缺陷。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，按照流程設(shè)計(jì)，酒店管理系統(tǒng)中的預(yù)定管理模塊應(yīng)由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部下屬預(yù)訂部進(jìn)行操作，但實(shí)際上除預(yù)訂部人員外，業(yè)務(wù)員、賬務(wù)員、部門(mén)經(jīng)理等均擁有預(yù)定操作權(quán)限，不需要經(jīng)過(guò)審批均可以完成預(yù)定操作。存在業(yè)務(wù)員在預(yù)定環(huán)節(jié)通過(guò)違規(guī)登記客戶(hù)規(guī)避賒銷(xiāo)審批的風(fēng)險(xiǎn)。③部分賒銷(xiāo)客戶(hù)未按照制度規(guī)定履行賒銷(xiāo)審批手續(xù)，也未簽訂賒銷(xiāo)合同。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分賒銷(xiāo)客戶(hù)未按照制度規(guī)定履行賒銷(xiāo)審批手續(xù)，也未簽訂合同，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部賬務(wù)員在沒(méi)有獲得賒銷(xiāo)授權(quán)的情況下，可以根據(jù)業(yè)務(wù)員的通知在酒店管理系統(tǒng)中進(jìn)行掛賬，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中也沒(méi)有系統(tǒng)自動(dòng)控制功能。④未落實(shí)與客戶(hù)對(duì)賬的閉環(huán)管理。除了長(zhǎng)期協(xié)議客戶(hù)由財(cái)務(wù)部直接對(duì)賬外，其他賒銷(xiāo)客戶(hù)的對(duì)賬流程為:財(cái)務(wù)部次月初與業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)賬，發(fā)出應(yīng)收款項(xiàng)催收通知函，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)，業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有按規(guī)定向客戶(hù)提交催款通知書(shū)并取回客戶(hù)簽章確認(rèn)回執(zhí)，并將確認(rèn)回執(zhí)交回財(cái)務(wù)部，因此未形成與客戶(hù)對(duì)賬的閉環(huán)管理機(jī)制，使酒店無(wú)法及時(shí)掌握客戶(hù)的真實(shí)欠款情況，存在業(yè)務(wù)人員截留挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)。
(2)財(cái)務(wù)管理方面。①以其他客戶(hù)預(yù)付款及押金沖銷(xiāo)應(yīng)收款項(xiàng)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，該酒店存在一些賬齡在2年以上的應(yīng)收款項(xiàng)，直接沖銷(xiāo)其他客戶(hù)的預(yù)付款或物業(yè)租賃押金。經(jīng)了解，被沖銷(xiāo)的掛賬款項(xiàng)主要有兩種情況:一是經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)與客戶(hù)核對(duì)后存在爭(zhēng)議，但由于掛賬時(shí)間較長(zhǎng)，未能查找當(dāng)時(shí)掛賬的依據(jù)，無(wú)法向客戶(hù)追收的賬款;二是沖銷(xiāo)的預(yù)付款及押金主要為已退租租戶(hù)未退押金，或未能查明原因的預(yù)付款。②應(yīng)收款項(xiàng)各掛賬賬戶(hù)之間缺乏調(diào)整依據(jù)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，該酒店應(yīng)收款項(xiàng)掛賬客戶(hù)存在多次、多筆相互調(diào)整的情況，憑證未見(jiàn)調(diào)整依據(jù)。經(jīng)了解，調(diào)整掛賬客戶(hù)是由于在掛賬時(shí)錯(cuò)入掛賬賬戶(hù)，故后期需要對(duì)賬戶(hù)進(jìn)行調(diào)整。③餐飲毛利率異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確。本次審計(jì)通過(guò)對(duì)2016年、2017年、2018年各月份的餐飲收入、成本和毛利進(jìn)行分析性復(fù)核，發(fā)現(xiàn)多個(gè)月份毛利率仍異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確，日常成本分析結(jié)果流于形式。④部分二級(jí)倉(cāng)庫(kù)物資以領(lǐng)代耗，形成“賬外資產(chǎn)”。酒店設(shè)置了一級(jí)倉(cāng)庫(kù)，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行管理和核算，客房部、餐廳、廚房、工程部等部門(mén)同時(shí)設(shè)置了二級(jí)倉(cāng)庫(kù)。物資從一級(jí)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用到二級(jí)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，財(cái)務(wù)一次性確認(rèn)了相關(guān)成本費(fèi)用，每月月末財(cái)務(wù)將餐廳的庫(kù)存余額重新轉(zhuǎn)入“原材料”，但部分二級(jí)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存余額(客房部、廚房、工程部)并未轉(zhuǎn)回“原材料”，一方面導(dǎo)致成本核算不準(zhǔn)確，另一方面導(dǎo)致部分物資形成“賬外資產(chǎn)”。
(3)采購(gòu)管理方面。①項(xiàng)目拆分立項(xiàng)規(guī)避招投標(biāo)。該酒店不同樓層的4個(gè)裝修項(xiàng)目，均在同一時(shí)間段立項(xiàng)，評(píng)標(biāo)也在同一天評(píng)標(biāo)，均通過(guò)詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式邀請(qǐng)了3家單位報(bào)價(jià)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，4個(gè)裝修項(xiàng)目合計(jì)金額已超過(guò)制度規(guī)定的公開(kāi)招標(biāo)金額。②部分項(xiàng)目采購(gòu)?fù)稑?biāo)單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，存在串通報(bào)價(jià)嫌疑。某幾個(gè)項(xiàng)目均采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)的方式，均邀請(qǐng)3家單位參與報(bào)價(jià)，評(píng)標(biāo)均為最低價(jià)中標(biāo)法，3家公司報(bào)價(jià)非常接近，均為同一公司中標(biāo)。審計(jì)通過(guò)天眼查等查詢(xún)，發(fā)現(xiàn)3家單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，3家公司均為同一法人控制。③部分采購(gòu)并非來(lái)自中標(biāo)供應(yīng)商或采購(gòu)價(jià)格非中標(biāo)價(jià)格。該酒店食材采購(gòu)每15天報(bào)價(jià)一次，報(bào)價(jià)時(shí)會(huì)列明食材的規(guī)格型號(hào)，由供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)的單位進(jìn)行密封報(bào)價(jià)，從而確定一定期間的中標(biāo)供應(yīng)商。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分采購(gòu)環(huán)節(jié)存在異常，主要表現(xiàn)在部分采購(gòu)并非來(lái)自中標(biāo)供應(yīng)商，部分采購(gòu)價(jià)格并非中標(biāo)價(jià)格。出現(xiàn)這些情況的原因有多種:一是管理還存在漏洞，未嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)結(jié)果;二是食材規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化，名稱(chēng)一樣實(shí)際上存在價(jià)格差異;三是日常經(jīng)營(yíng)會(huì)有些特殊情況采購(gòu)，中標(biāo)供應(yīng)商剛好缺貨。但后面兩種情況缺乏過(guò)程記錄。
(4)工程管理方面。①立項(xiàng)程序不符合酒店制度規(guī)定。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，酒店多個(gè)工程項(xiàng)目未按照“三重一大”決策流程上報(bào)集團(tuán)審批，只是酒店的董事會(huì)進(jìn)行了審批。②招標(biāo)控制價(jià)中成本控制不嚴(yán)謹(jǐn)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，在某工程項(xiàng)目送審資料中，有正常的清單計(jì)價(jià)編制說(shuō)明，但無(wú)預(yù)算書(shū)明細(xì)，項(xiàng)目未按照工程預(yù)算編制的規(guī)定進(jìn)行編制。招標(biāo)控制價(jià)的確定依據(jù)不足，成本控制存在較大風(fēng)險(xiǎn)。③招標(biāo)控制價(jià)設(shè)定依據(jù)不充分。某維護(hù)類(lèi)工程項(xiàng)目，直接參照上一次招標(biāo)限價(jià)設(shè)定本次招標(biāo)限價(jià)，然后考慮到人員工資上漲等因素按照上次限價(jià)的1.1倍確定為本次招標(biāo)限價(jià)，而上次的招標(biāo)控制價(jià)并無(wú)確定依據(jù)，因此招標(biāo)控制價(jià)設(shè)定依據(jù)不充分。④控制價(jià)文件不齊全。酒店裝修工程只有“綜合單價(jià)分析表”，缺“單位工程招標(biāo)控制價(jià)匯總表”“分部分項(xiàng)工程和單價(jià)措施項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)表”“總價(jià)措施項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)表”“其他項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)匯總表”“暫列金額明細(xì)表”“規(guī)費(fèi)、稅金項(xiàng)目計(jì)價(jià)表”。
【關(guān)鍵詞】餐飲業(yè) 采購(gòu)成本 控制
酒店餐飲業(yè)的成本構(gòu)成較為復(fù)雜，對(duì)其成本進(jìn)行有效控制，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的重要因素。采購(gòu)成本是其成本的主要構(gòu)成部分，而餐飲企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)又存在著很多的問(wèn)題，對(duì)其成本控制是十分必要的。
一、餐飲業(yè)采購(gòu)成本控制的必要性
采購(gòu)環(huán)節(jié)可以說(shuō)是每一個(gè)服務(wù)和銷(xiāo)售類(lèi)企業(yè)從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，其成本的高低直接影響著企業(yè)的營(yíng)利水平，酒店餐飲業(yè)也不例外。良好的、科學(xué)高效的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)制度對(duì)于企業(yè)成本的節(jié)約、利潤(rùn)的增加具有重要的意義。所以餐飲業(yè)的采購(gòu)成本控制是十分必要的，也是必須要加以重視的。
目前來(lái)看，我國(guó)的很多酒店餐飲企業(yè)都是家族式私營(yíng)企業(yè)，企業(yè)以營(yíng)利為最終的目標(biāo)，且管理層和關(guān)鍵崗位都由與企業(yè)主有“關(guān)系”的人員來(lái)?yè)?dān)任。采購(gòu)員歷來(lái)被人們稱(chēng)之為“肥活”，因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)往往涉及到對(duì)企業(yè)所需的材料的采購(gòu)，而材料采購(gòu)過(guò)程中，因?yàn)槿狈Ρ匾谋O(jiān)管，其中可操作的空間較大，吃回扣、擅自降低材料質(zhì)量、虛報(bào)材料價(jià)格等幾乎已經(jīng)成為常態(tài)。企業(yè)主自然也對(duì)這一崗位的特殊性有所重視，所以將自己的親信來(lái)?yè)?dān)任采購(gòu)的崗位，認(rèn)為既然是自己人，行事起來(lái)也不會(huì)太過(guò)分，對(duì)于其吃回扣等不良現(xiàn)象也是睜一只眼閉一只眼，這種認(rèn)識(shí)也使得一些企業(yè)的采購(gòu)人員越來(lái)越不重視產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格，從而導(dǎo)致材料的成本虛高、質(zhì)量難以保證。
在一些監(jiān)管力度較差的企業(yè)，其對(duì)材料采購(gòu)方面缺乏一定的制度約束，材料采購(gòu)人員難免會(huì)鉆制度孔子，為企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。比如一些企業(yè)的采購(gòu)人員，在對(duì)材料進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，往往是其自行采購(gòu)，這種狀況因缺乏監(jiān)督，十分容易出現(xiàn)采購(gòu)人員與貨主勾結(jié)，在產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格上做小動(dòng)作，而采購(gòu)人員從中賺取差價(jià)，收取回扣。
綜上，餐飲業(yè)的采購(gòu)成本的控制對(duì)于企業(yè)的利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和規(guī)范管理具有重要意義，材料的成本、質(zhì)量和數(shù)量，將直接影響企業(yè)的利潤(rùn)、服務(wù)質(zhì)量，因此，對(duì)其進(jìn)行完善和健全是十分必要的。
二、采購(gòu)成本控制的具體措施
（一）建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)和審批流程
（1）確定需要采購(gòu)的材料數(shù)量。廚房負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)每天對(duì)企業(yè)所消耗的原材料的數(shù)量和種類(lèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，然后根據(jù)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，對(duì)次日的材料需求進(jìn)行估計(jì)，在估計(jì)時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)特殊的日期的材料需求（如節(jié)假日或婚宴等）進(jìn)行考慮，最后對(duì)庫(kù)存的材料進(jìn)行查詢(xún)，進(jìn)而制定準(zhǔn)確詳實(shí)的材料采購(gòu)量計(jì)劃。在材料的種類(lèi)和使用數(shù)量確定完畢后，填制每日采購(gòu)單，廚房的主要負(fù)責(zé)人需要做好簽字蓋章，然后將其交由采購(gòu)部門(mén)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。另外。財(cái)務(wù)部也應(yīng)該對(duì)采購(gòu)單進(jìn)行記錄和備案。
（2）對(duì)于不需要經(jīng)常采購(gòu)的原材料，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格對(duì)其儲(chǔ)藏進(jìn)行控制。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)互相監(jiān)督，倉(cāng)庫(kù)管理人員需要對(duì)庫(kù)存材料的數(shù)量進(jìn)行實(shí)時(shí)的檢查和管理，當(dāng)發(fā)現(xiàn)這類(lèi)的材料數(shù)量不多時(shí)，需要及時(shí)上報(bào)，并有采購(gòu)部門(mén)來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員在采購(gòu)前需要做好材料的檢查工作，避免庫(kù)管謊報(bào)、瞞報(bào)等，從而導(dǎo)致材料采購(gòu)數(shù)量不合理，產(chǎn)生浪費(fèi)的情況。另外，在對(duì)有長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)監(jiān)督，防止其缺斤少兩、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情況的發(fā)生，在采購(gòu)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)督和記錄工作。
（3）規(guī)范審批程序。在采購(gòu)計(jì)劃的制定上，一定要確保審批嚴(yán)格，保證由廚房負(fù)責(zé)人到財(cái)務(wù)部門(mén)再到總經(jīng)理每一個(gè)審批流程，對(duì)于較為貴重的材料和計(jì)劃外的材料需要財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)核算和記錄，并由總經(jīng)理進(jìn)行審批。
（二）制定和完善采購(gòu)詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)體系
餐飲業(yè)涉及的材料種類(lèi)較多，其價(jià)格又浮動(dòng)不定，十分容易出現(xiàn)采購(gòu)人員謊報(bào)價(jià)格，從中謀取利益的情況發(fā)生。針對(duì)這一問(wèn)題，需要企業(yè)制定嚴(yán)格的詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)制度和體系。首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)價(jià)格穩(wěn)定和價(jià)格浮動(dòng)不定的價(jià)格進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于價(jià)格浮動(dòng)不定的材料可以采用短期的價(jià)格進(jìn)行定價(jià)，而對(duì)于較穩(wěn)定的材料則可以按照其每月的價(jià)格來(lái)進(jìn)行定價(jià)。于此同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)定期的對(duì)市場(chǎng)材料價(jià)格進(jìn)行調(diào)查和詢(xún)問(wèn)，對(duì)材料的平均價(jià)格有一定的了解，然后據(jù)此與采購(gòu)部門(mén)的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)于較大差異的應(yīng)予以監(jiān)督和糾正。另外，酒店經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，急需的物資或者新增的物資采購(gòu)，必須要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)審批才能進(jìn)行。采購(gòu)部門(mén)對(duì)較常見(jiàn)的材料的報(bào)價(jià)應(yīng)當(dāng)定期公開(kāi)，然后經(jīng)過(guò)各個(gè)部門(mén)的討論和研究，來(lái)選擇合適的供應(yīng)商。
（三）制定嚴(yán)格的驗(yàn)收制度
（1）做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。布置專(zhuān)門(mén)的材料驗(yàn)收?qǐng)龅?，?zhǔn)備好相關(guān)驗(yàn)收設(shè)備、驗(yàn)收單據(jù)的準(zhǔn)備工作。選擇有豐富經(jīng)驗(yàn)、對(duì)驗(yàn)收種類(lèi)和流程較為熟練的專(zhuān)業(yè)驗(yàn)收檢查人員，對(duì)采購(gòu)來(lái)的材料進(jìn)行一一的核對(duì)和檢測(cè)，保證材料的質(zhì)量和數(shù)量。
（2）做好材料清點(diǎn)工作。在驗(yàn)收過(guò)程中，至少需要三個(gè)人對(duì)貨物進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)，對(duì)于采購(gòu)量較大的材料，應(yīng)當(dāng)做好重點(diǎn)清查，避免出現(xiàn)缺斤少兩的情況發(fā)生。另外，對(duì)于價(jià)格或數(shù)量與訂單不符時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極查明原因，遇到差異較大的需要上報(bào)。
（3）在驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員需要做好驗(yàn)收單的填制工作。驗(yàn)收單通常為三聯(lián)式，驗(yàn)收完畢后需要送貨人員和驗(yàn)收人員簽章，在單據(jù)填寫(xiě)時(shí)，需要注意金額清晰、金額數(shù)量明確，填制結(jié)束后，交由財(cái)務(wù)進(jìn)行付款工作。
三、結(jié)語(yǔ)
餐飲業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)上，往往問(wèn)題很多，十分容易出現(xiàn)成本虛高的情況，因此加強(qiáng)采購(gòu)成本控制，對(duì)于企業(yè)的利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)具有重要的意義。建立嚴(yán)格完善的采購(gòu)和審批流程、制定和完善采購(gòu)詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)體系、制定嚴(yán)格的驗(yàn)收制度能夠有助于成本控制的實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)做出保障。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：SCM；物資條目；供應(yīng)商數(shù)據(jù)；采購(gòu)流程
中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）20-4855-03
Application of SCM System in Cangdong Power Plant in the Purchase of Goods and Materials
CHEN Xiao-yan
（Hebei Cangdong Power Generation Co. Ltd.， Cangzhou 061113，China）
Abstract： This paper describes the use of SCM system in Cangdong plant material procurement， through the application of SCM system， BFS++ system and logistics network is the seamless connection， the key steps in the process of implementation and the difficulty of system are expounded， and the typical problems of the system on-line examples and analysis.
Key words： SCM； material supplier data entry； the procurement process；
滄東電廠(chǎng)機(jī)組投運(yùn)初期，采用的物資采購(gòu)系統(tǒng)是BFS++和國(guó)華物流網(wǎng)的結(jié)合體。由需求部門(mén)在BFS++中提需求，通過(guò)BFS++與物流采購(gòu)網(wǎng)的接口程序，將需求導(dǎo)入物流網(wǎng)，由采購(gòu)人員在物流網(wǎng)進(jìn)行采購(gòu)。雖然兩個(gè)系統(tǒng)結(jié)合比較完美，但是還是存在如下問(wèn)題：
①物資人員需手工進(jìn)行平衡利庫(kù)，系統(tǒng)不能自動(dòng)進(jìn)行平衡利庫(kù)，物資人員進(jìn)行人為的平衡利庫(kù)，由于需求條目數(shù)過(guò)多，造成利庫(kù)不充分，日久造成庫(kù)存增加。
②無(wú)法實(shí)現(xiàn)需求申請(qǐng)的出庫(kù)跟蹤，雖然物流采購(gòu)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃到訂單的跟蹤，但無(wú)法實(shí)現(xiàn)需求申請(qǐng)的出庫(kù)跟蹤。
③沒(méi)有專(zhuān)職的數(shù)據(jù)維護(hù)組織，造成電廠(chǎng)層面沒(méi)有統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)傳送至物流網(wǎng)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
1 SCM系統(tǒng)的定位與實(shí)施原則
SCM的中文意思是供應(yīng)鏈系統(tǒng)。ERP是Enterprise Resources Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）的縮寫(xiě)，是一套將財(cái)會(huì)、分銷(xiāo)、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。滄東SCM系統(tǒng)采用oracle公司的ERP軟件系統(tǒng)，由IBM公司負(fù)責(zé)實(shí)施顧問(wèn)。
1.1 SCM的定位原則及說(shuō)明
①成為采購(gòu)，庫(kù)存管理的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)；②成為物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)中心；③總部，電廠(chǎng)共享的數(shù)據(jù)中心；④實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的緊密集成；⑤實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃，采購(gòu)尋源，采購(gòu)執(zhí)行，物資領(lǐng)用的系統(tǒng)集成和信息流貫通；⑥提高采購(gòu)，庫(kù)存管理，操作人員的效率。
1.2 BFS++與SCM系統(tǒng)的項(xiàng)目相關(guān)定位與各自的主要職能
1） 定位：
BFS++：生產(chǎn)物資需求的提出和執(zhí)行。
SCM：物資需求的匯總，采購(gòu)執(zhí)行。
2） 主要職能：
BFS++：負(fù)責(zé)生產(chǎn)物資需用計(jì)劃的提出、領(lǐng)料需求的提出、成本的統(tǒng)計(jì)分析、需用計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度反饋。
SCM：負(fù)責(zé)物資基礎(chǔ)信息的維護(hù)、物資需用計(jì)劃的匯總和采購(gòu)進(jìn)度的跟蹤、采購(gòu)訂單執(zhí)行、物資出入庫(kù)、倉(cāng)庫(kù)收耗存統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)及庫(kù)存管理統(tǒng)計(jì)分析等。
1.3 物流網(wǎng)與SCM系統(tǒng)的項(xiàng)目相關(guān)定位與各自的主要職能
1） 定位：
物流網(wǎng)：采購(gòu)信息的詢(xún)價(jià)和報(bào)價(jià)信息收集。
SCM：采購(gòu)管理，采購(gòu)執(zhí)行系統(tǒng)。
2） 主要職能：
物流網(wǎng)：負(fù)責(zé)詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)信息收集。
SCM：負(fù)責(zé)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息維護(hù)、供應(yīng)商認(rèn)證及發(fā)出詢(xún)價(jià)、比價(jià)選擇供應(yīng)商、建立訂單和一攬子協(xié)議、供應(yīng)商基礎(chǔ)信息維護(hù)、采購(gòu)訂單的審批、采購(gòu)訂單入庫(kù)等。
2 SCM系統(tǒng)的實(shí)施
SCM系統(tǒng)上線(xiàn)前的準(zhǔn)備工作主要是數(shù)據(jù)收集，需要收集的數(shù)據(jù)分為兩類(lèi)：靜態(tài)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。
2.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)的收集
靜態(tài)數(shù)據(jù)收集項(xiàng)目如表1：
靜態(tài)數(shù)據(jù)梳理工作最重要的兩項(xiàng)數(shù)據(jù)是：物資條目、供應(yīng)商數(shù)據(jù)。這兩項(xiàng)重要的數(shù)據(jù)在收集之前要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的梳理來(lái)保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，避免跨系統(tǒng)銜接由數(shù)據(jù)帶來(lái)的諸多問(wèn)題，重點(diǎn)是物資數(shù)據(jù)和供應(yīng)商數(shù)據(jù)等的一致。
1） 物資條目的梳理
未來(lái)導(dǎo)入SCM的物資條目將以物流編碼為準(zhǔn)，BFS++中的物資條目只有存在與物流編碼的正確關(guān)聯(lián)才能導(dǎo)入SCM。
①物資條目的補(bǔ)充：BFS++中尚無(wú)統(tǒng)一編碼的庫(kù)存條目，需要從BFS++中提交維護(hù)申請(qǐng)和維護(hù)確認(rèn)，完成尚無(wú)統(tǒng)一編碼的有庫(kù)存條目的物資編碼補(bǔ)充；
②映射關(guān)系的補(bǔ)充：對(duì)于所有BFS++中有效并且未來(lái)需要使用的條目，如果沒(méi)有和物流編碼建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，都應(yīng)提交維護(hù)申請(qǐng)，補(bǔ)充映射。
③錯(cuò)誤映射關(guān)系的調(diào)整：BFS++與物流條目的映射中存在一些錯(cuò)誤的對(duì)應(yīng)，如兩邊的條目名稱(chēng)或規(guī)格、型號(hào)根本不是同一個(gè)物資，這類(lèi)映射關(guān)系需要從系統(tǒng)中提取出現(xiàn)有電廠(chǎng)映射數(shù)據(jù)，進(jìn)行檢查核對(duì)。
④重復(fù)映射的調(diào)整：在BFS++與物流編碼的映射中存在多個(gè)BFS++條目對(duì)應(yīng)一個(gè)物流編碼的現(xiàn)象，客觀(guān)上形成了一物多碼，并且影響未來(lái)SCM接口回寫(xiě)現(xiàn)有量，因此必須保證導(dǎo)入SCM的數(shù)據(jù)存在的是一對(duì)一的唯一性映射。對(duì)于重復(fù)的映射，需要由技術(shù)人員提取出專(zhuān)門(mén)的檢查表，由編碼維護(hù)人員處理形成唯一映射，完全解除映射的條目按前述規(guī)則將會(huì)徹底停用，請(qǐng)同時(shí)注意這類(lèi)處理需要考慮現(xiàn)存數(shù)據(jù)（如需求計(jì)劃、工單）是否引用了這些條目，進(jìn)行同步的替換處理。
⑤計(jì)量單位的處理：核對(duì)BFS++條目與對(duì)應(yīng)的物流編碼計(jì)量單位是否一致，否則將可能會(huì)出現(xiàn)需求計(jì)劃與訂單或者出庫(kù)差別很大的情況，原則上應(yīng)以物流編碼的單位為準(zhǔn)，調(diào)整BFS++計(jì)量單位。
⑥財(cái)務(wù)分類(lèi)的處理：導(dǎo)入SCM的BFS++條目必須具備正確的財(cái)務(wù)分類(lèi)，所以所有財(cái)務(wù)分類(lèi)為空或不正確的條目都應(yīng)首先梳理完畢。
2） 供應(yīng)商數(shù)據(jù)的梳理
供應(yīng)商的數(shù)據(jù)收集如表2所示：
首先導(dǎo)出物流網(wǎng)的所有供應(yīng)商，在其中篩選出需要的供應(yīng)商填入上表中的前三項(xiàng)。然后導(dǎo)出財(cái)務(wù)FMIS系統(tǒng)中的供應(yīng)商。FMIS供應(yīng)商的編碼即為SCM的供應(yīng)商編碼。
2.2 動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的收集
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的收集包括：一攬子協(xié)議，未結(jié)訂單，庫(kù)存現(xiàn)有量，各電廠(chǎng)需求申請(qǐng)和工單導(dǎo)入條件。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)相對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)收集來(lái)說(shuō)，任務(wù)量小，該文不再進(jìn)行詳細(xì)闡述。
2.3 SCM系統(tǒng)上線(xiàn)
SCM上線(xiàn)后， BFS++、FMIS、HR、物流網(wǎng)等多個(gè)系統(tǒng)集成到一起，數(shù)據(jù)的一致性是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要因素。主要包括：
①物資需用計(jì)劃的類(lèi)型與季度計(jì)劃上的類(lèi)型的一致性；
②物資需用計(jì)劃、需求單、工單上專(zhuān)業(yè)的一致性；
③工單、需求單上的科目與FMIS的一致性；
④物資條目與SCM的物資編碼的一致性；
⑤FMIS供應(yīng)商地點(diǎn)與采購(gòu)網(wǎng)上供應(yīng)商信息的一致性；
⑥各單位都要維護(hù)集中采購(gòu)的供應(yīng)商；
⑦在SCM中，物流的供應(yīng)商，必須也是物流集中采購(gòu)相關(guān)廠(chǎng)的供應(yīng)商。物流公司供應(yīng)商維護(hù)崗位。要在維護(hù)物流公司供應(yīng)商，提醒相關(guān)廠(chǎng)維護(hù)供應(yīng)商地點(diǎn)層信息。
SCM系統(tǒng)采購(gòu)流程如圖所示：
整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)的流程為：①BFS++提出需求計(jì)劃通過(guò)接口程序傳入SCM；②在SCM中匯總計(jì)劃，進(jìn)行平衡利庫(kù)，計(jì)劃匯總；③在SCM中進(jìn)行打包，審批，形成采購(gòu)申請(qǐng)；④通過(guò)接口程序?qū)CM中詢(xún)價(jià)單至物流網(wǎng)；⑤供應(yīng)商在物流網(wǎng)進(jìn)行報(bào)價(jià)；⑥報(bào)價(jià)結(jié)束后，進(jìn)行評(píng)分比選；⑦將物流網(wǎng)評(píng)分比選結(jié)果傳入SCM；⑧在SCM中選擇中標(biāo)供應(yīng)商，形成采購(gòu)訂單提交領(lǐng)導(dǎo)審批；⑨將中標(biāo)通知通過(guò)接口程序至物流網(wǎng)通知供應(yīng)商中標(biāo)；⑩到貨后，進(jìn)行入庫(kù)。
3 SCM系統(tǒng)上線(xiàn)后的問(wèn)題及解決辦法
3.1 BFS++需求計(jì)劃不能導(dǎo)入SCM系統(tǒng)
化驗(yàn)班有一個(gè)需求計(jì)劃無(wú)法導(dǎo)入SCM系統(tǒng)，經(jīng)查找發(fā)現(xiàn)，該需求計(jì)劃中有一條物資的條目已經(jīng)被停用。故我們建議化驗(yàn)班刪除該條需求計(jì)劃，待重新維護(hù)該物資編碼后再重新填報(bào)該需求。
3.2 有些需求計(jì)劃的某些物資，打包時(shí)無(wú)法找到，無(wú)法采購(gòu)
在實(shí)際采購(gòu)中我們發(fā)現(xiàn)同一個(gè)需求申請(qǐng)中的物資，某些條目物資在電廠(chǎng)打包時(shí)找不到，開(kāi)始以為是該物資利庫(kù)后沒(méi)有采購(gòu)必要了，但后來(lái)發(fā)現(xiàn)情況不是這樣，在仔細(xì)核實(shí)后發(fā)現(xiàn)該類(lèi)物資是屬于“設(shè)置了最大最小庫(kù)存的物資”，儲(chǔ)備定額內(nèi)物資通過(guò)安全庫(kù)存和最大最小庫(kù)存的方式進(jìn)行管理，所有設(shè)有安全庫(kù)存和最大最小庫(kù)存的物資都屬于定額內(nèi)物資。設(shè)置最大最小庫(kù)存的物資不參與平衡計(jì)劃，直接產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)。因此該類(lèi)物資不會(huì)出現(xiàn)在計(jì)劃工作臺(tái)，不參與利庫(kù)，直接產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)。
3.3 如果發(fā)現(xiàn)已批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單價(jià)格發(fā)生變動(dòng)，采購(gòu)員在系統(tǒng)中該怎么做？
1） 已經(jīng)辦理接收的，首先將入庫(kù)物資退庫(kù)至供應(yīng)商，然后由采購(gòu)員修改相應(yīng)采購(gòu)訂單中數(shù)據(jù)行的價(jià)格，重新執(zhí)行審批流程，審批結(jié)束后由庫(kù)管員重新接收入庫(kù)；
2） 未辦理接收，由采購(gòu)員修改采購(gòu)訂單，審批后由庫(kù)管員進(jìn)行接收入庫(kù)。
3.4 在報(bào)價(jià)結(jié)束后，我們發(fā)現(xiàn)有的報(bào)價(jià)單導(dǎo)入不到SCM
在將報(bào)價(jià)情況導(dǎo)入SCM系統(tǒng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)單未導(dǎo)入SCM，經(jīng)查找發(fā)現(xiàn)在該詢(xún)價(jià)單中，有尚未做映射的供應(yīng)商報(bào)了價(jià)，故報(bào)價(jià)單無(wú)法導(dǎo)入。將該供應(yīng)商做了映射后，報(bào)價(jià)情況順利導(dǎo)入。
3.5 物資到貨后剛開(kāi)始無(wú)法查到該物資是屬于哪個(gè)專(zhuān)業(yè)，無(wú)法通知相應(yīng)的人來(lái)驗(yàn)收貨物。
通過(guò)摸索，我們發(fā)現(xiàn)兩種方法可以實(shí)現(xiàn)此需求
1） 在“接收”、“接收事務(wù)處理”界面鼠標(biāo)定位到要查詢(xún)的訂單行，然后選擇工具菜單里的“查詢(xún)需求”可以查到關(guān)聯(lián)的需求計(jì)劃行；
2） 在采購(gòu)、庫(kù)存相關(guān)的職責(zé)里（一般用戶(hù)、查詢(xún)用戶(hù)）客戶(hù)化單據(jù)報(bào)表菜單下都有“需求計(jì)劃采購(gòu)進(jìn)度查詢(xún)”，可以查詢(xún)訂單相關(guān)需求；
兩種查詢(xún)方法，必須是按照流程從BFS++提需求計(jì)劃，到SCM采購(gòu)的物資，否則無(wú)法實(shí)現(xiàn)查詢(xún)追溯。
3.6 SCM系統(tǒng)上線(xiàn)后對(duì)BFS++主要的影響和要求
SCM系統(tǒng)上線(xiàn)后，主要的變化有：
原在BFS++中進(jìn)行條目維護(hù)將取消，由集團(tuán)集中維護(hù)；
BFS++中沒(méi)有與SCM建立映射的物資編碼將全部停用；
BFS++產(chǎn)生的采購(gòu)需求、領(lǐng)料需求、工單需求，是通過(guò)接口程序?qū)隨CM，而非錄入，這些單據(jù)的狀態(tài)問(wèn)題應(yīng)特別注意；
所有執(zhí)行完的需求計(jì)劃要執(zhí)行關(guān)閉操作。
4 結(jié)束語(yǔ)
SCM項(xiàng)目本著服務(wù)生產(chǎn)優(yōu)化物資管理總體流程；增強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)同配合；建立相關(guān)系統(tǒng)的信息集成和業(yè)務(wù)銜接的思路構(gòu)建解決方案，通過(guò)項(xiàng)目實(shí)施可以給我們帶來(lái)以下好處：
①需求計(jì)劃進(jìn)行電廠(chǎng)和集團(tuán)兩級(jí)利庫(kù)，提高需求匯總平衡的準(zhǔn)確性、充分利用完整的庫(kù)存信息；
②匯總各廠(chǎng)庫(kù)存信息，選擇有效的供應(yīng)方式，進(jìn)行集團(tuán)內(nèi)的物資總體調(diào)劑；
③建立直達(dá)通道，發(fā)揮戰(zhàn)略采購(gòu)的集約效應(yīng)，更高效地為生產(chǎn)服務(wù)；
④跟蹤需求計(jì)劃的相關(guān)采購(gòu)進(jìn)度和執(zhí)行進(jìn)度，反饋計(jì)劃準(zhǔn)確率，形成計(jì)劃的閉環(huán)管理；
⑤實(shí)現(xiàn)年度計(jì)劃、季度計(jì)劃的編制匯總，進(jìn)行需求計(jì)劃與季度計(jì)劃的對(duì)比， 指導(dǎo)集采實(shí)現(xiàn)；
⑥支持多種采購(gòu)方式，結(jié)合不同的物資類(lèi)型和采購(gòu)目的，從業(yè)務(wù)流程的角度長(zhǎng)短搭配、快慢結(jié)合，形成多層次的采購(gòu)管理；
⑦管理聯(lián)儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)置，記錄和分析聯(lián)儲(chǔ)物資的使用情況，有效推進(jìn)聯(lián)合儲(chǔ)備的實(shí)施；
⑧掌握供應(yīng)商代儲(chǔ)庫(kù)存信息，記錄代儲(chǔ)物資的使用；
⑨實(shí)現(xiàn)物資業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成，提升財(cái)務(wù)對(duì)物資的管理水平；
⑩梳理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，建立系統(tǒng)間的對(duì)照關(guān)系，逐步推進(jìn)數(shù)據(jù)的一致性；
結(jié)合實(shí)際情況，應(yīng)充分利用系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)為電廠(chǎng)生產(chǎn)實(shí)際服務(wù)。當(dāng)然，系統(tǒng)還存在一些需要改善的問(wèn)題，比如采購(gòu)環(huán)節(jié)不是很流暢，系統(tǒng)界面不是很人性化等等，需要我們繼續(xù)進(jìn)行探索和完善。
