時間：2023-10-11 09:58:05
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇公司檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
“十三五”期間，我公司未建立數(shù)字檔案館，館藏檔案數(shù)字化率為零。
公司現(xiàn)建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務檔案。檔案室內消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經(jīng)費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下?lián)芙?jīng)費為零。
存在的不足：
一、我公司因辦公樓老化及經(jīng)費原因，未建立數(shù)字化檔案室，現(xiàn)檔案室內設施較為陳舊，各項配套設施與數(shù)字化檔案室標準還相差甚遠，經(jīng)費投入不足。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
鑒于以上現(xiàn)象和問題，股份制上市公司應該采取以下措施著手解決現(xiàn)有檔案管理問題。
1.建立健全檔案管理制度
檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，建立層層把關的檔案管理體系，規(guī)劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實施細則，并指定專業(yè)人員進行管理。另外，還要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規(guī)范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)等；(5)檔案人員崗位責任制，包括檔案人員的具體職責、權限、任務、考核和獎懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機構代之收集大部分企業(yè)的行政管理檔案，進行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，因此在構建現(xiàn)代企業(yè)體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務所、檔案保管中心等檔案中介服務機構需要擴充發(fā)展和加以規(guī)范監(jiān)督。監(jiān)管部門和中介機構要確定企業(yè)檔案信息來源的合法渠道，在產(chǎn)權體制改革中提供檔案利用服務。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時，要提高檔案管理人員的整體素質，檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作的質量及水平?？傊?，根據(jù)形勢的發(fā)展，逐步建立和完善企業(yè)檔案法規(guī)制度，必須轉換機制、轉變職能，打破原有的管理模式，推進股份制企業(yè)檔案工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、法制化。因此要積極發(fā)揮檔案信息交流主渠道的優(yōu)勢，將科技資料、信息情報及庫存檔案實行統(tǒng)一管理，設立多功能、海量信息存儲和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。
2.加快檔案信息化建設
部分股份制企業(yè)在無約束機制時檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標準。因此要加快檔案工作的現(xiàn)代化建設，加大檔案工作標準化和規(guī)范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，改變單一的手工檢索和服務方式，逐步實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，適應市場經(jīng)濟的需要，建立跨企業(yè)、跨地區(qū)的檔案信息開發(fā)應用網(wǎng)絡，建設目錄中心，形成信息開發(fā)體系，發(fā)揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案管理工作創(chuàng)新的硬件基礎。首先要對檔案目錄進行數(shù)據(jù)錄入、打印裝訂，實現(xiàn)紙質目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統(tǒng)裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經(jīng)過長時間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認，給檔案的開發(fā)和利用造成很大不便，給檔案資料的查找?guī)砗艽罄щy。針對此種狀況，應在檔案信息系統(tǒng)建設中加以改進，組織人員對所有檔案目錄進行數(shù)據(jù)錄入、校對、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實現(xiàn)了紙質目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造了便利條件，為檔案數(shù)字化管理奠定了基礎。
3.設置專門的檔案管理部門
1新時期*（集團）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化
近年來，隨著企業(yè)改制進程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團戰(zhàn)略指示精神，*煤業(yè)（集團）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進國內外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。*四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立*中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、*發(fā)電有限責任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè)，加強外部煤炭資源整合。與*等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責任公司，共同建設*煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結構也逐漸形成了多元化格局。
2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結構逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結構的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續(xù)，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
2.2.2外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題
XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實基礎工作，規(guī)范檔案管理、提高服務水平”為主導思想，全面強化檔案管理各項工作，使檔案管理進一步科學化、規(guī)范化、標準化。為進一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應公司內外形勢要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計劃。
一、年度目標：
增強檔案管理工作相關人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質和業(yè)務水平的提升，規(guī)范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關配套設施的補充完善工作，要超前主動工作，將創(chuàng)建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關標準化工作的開展，全面適應公司在新形勢下的各項工作需要。
二、工作計劃：
（一）細化領導分公司，健全規(guī)章制度
調整檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎設施建設和經(jīng)費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設省級檔案室AA級標準相關檔案工作提上日程。
（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺
1、切實將建設省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三?！薄鞍朔馈薄笆粶省??！叭龑！保簩９窈蛯Ｊ?；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續(xù)不全者查檔，不準借閱手續(xù)不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關的內容，不準私自抄寫檔案內容，不準在明碼電話上傳遞檔案內容，不準與無關人員談論檔案內容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎設施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領導、人員設置“八防”設施各項配套設備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。
（三）繼續(xù)加強檔案信息化、標準化建設
1、發(fā)揮公司內網(wǎng)的作用，以發(fā)供電分公司一站式辦公系統(tǒng)為依托，加強公司檔案專欄網(wǎng)頁的建設，豐富網(wǎng)頁內容，逐步實現(xiàn)內部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現(xiàn)有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，逐步實現(xiàn)電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。
（四）做好年度綜合開發(fā)利用提升工作
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔保業(yè)務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負責。
（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務的具體經(jīng)辦人員（項目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；
（二）部項目經(jīng)理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、 B角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經(jīng)理B角根據(jù)清單內容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理B角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理A角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調查資料、客戶或企業(yè)資料；（具體內容及順序附表）；
（四）業(yè)務發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內，具體為項目經(jīng)理A角三個工作日內移交項目經(jīng)理B角，項目經(jīng)理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、重要權證資料的移交
（一）重要權證資料包括：貸款或者擔?？蛻舻呢敭a(chǎn)權屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權屬證明原件、他項權證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件；
（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現(xiàn)金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員， A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為2012鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內，將所借資料完整歸還檔案管理員；
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準。
一、集團公司檔案工作的管理體制
檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現(xiàn)代企業(yè)制度下集團公司檔案工作指的應該是集團公司檔案系統(tǒng)建設工作和檔案業(yè)務管理工作。其管理體制有兩個層面：一是對集團公司檔案工作的宏觀管理體制，一是檔案業(yè)務部門的內部微觀管理體制。兩者之間是相互統(tǒng)一的，相輔相成、相互促進的一個問題的兩個層面。探討集團公司檔案工作的管理體制要從上述兩個層面上運作。 集團公司是一個建立健全母子公司產(chǎn)權關系和公司法人治理結構的戰(zhàn)略聯(lián)盟組織。有若干個被控股、參股或契約關系的具有層次性穩(wěn)定的企業(yè)組成。目前我國大型集團公司既有國有企業(yè)，也有國有控股企業(yè)，還有中外合資企業(yè)和國有參股的民營企業(yè)。各企業(yè)間所有制形式、管理形態(tài)、經(jīng)營模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模也不盡相同，再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，一定無法滿足企業(yè)個性化的要求，各子公司不僅難以接受，還有可能出現(xiàn)抵觸情緒，不利于集團公司檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案管理模式，對子公司檔案業(yè)務部門要放權，給予自主的管理權。放權不是喪權，放權是以集團公司檔案主管部門對國家、社會與集團公司有保存價值的檔案不失控為界。集團公司要強調檔案管理體制的宏觀性，在管理時以引導、服務、咨詢?yōu)橹鳎荚谕苿痈髯庸緳n案工作依法自主運行。
具體做法：一是推行國家、地方檔案法律法規(guī)的執(zhí)行，建立集團公司內的檔案法規(guī)和制度。二是在集團公司內實行統(tǒng)一領導、分級集中、形式多樣的管理模式?！敖y(tǒng)一領導”指集團公司檔案主管部門對全集團公司檔案工作的宏觀領導?！胺旨壖小敝敢苑ㄈ藶閱挝粚嵭袡n案集中統(tǒng)一管理?！靶问蕉鄻印敝浮凹薪y(tǒng)一”管理的形式要多樣化。由于法人單位的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及所處地理區(qū)域的不同，可以設置自己的檔案編制，建立自己的檔案管理機構，也可以委托集團公司檔案主管部門授權的檔案管理機構實行全宗號檔案集中統(tǒng)一管理。三是成立集團公司檔案工作委員會，由檔案工作委員會向全集團公司提供檔案技術咨詢服務。工作委員會隸屬于集團公司檔案主管部門。
在集團公司檔案主管部門宏觀指導下，建立健全檔案業(yè)務部門的微觀體制。過去由于公司所有制形式的單一，各檔案業(yè)務部門只是個體大小的差異，沒有質的差別，形成了一種宏觀不宏觀、微觀不微觀的管理模式，各檔案機構很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經(jīng)濟體制下面對各子公司的企業(yè)形態(tài)的變化，要引導各檔案部門創(chuàng)新各自檔案工作的體制，以適應企業(yè)的需要。檔案微觀管理創(chuàng)新要以滿足企業(yè)自身需要和上級主管部門對檔案的要求為限，防止由于檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟利益，而意識不到在企業(yè)長遠利益中的作用而忽視檔案工作的現(xiàn)象發(fā)生。
二、集團公司檔案工作的運行機制
管理體制一旦確定之后，需進一步建立推動管理體制運行的管理機制。集團公司檔案主管部門首先從宏觀層面上建立起相應的運行機制。作為國家、地方檔案法律、法規(guī)在集團公司執(zhí)行的推動者，公司檔案制度、管理措施的制定者，要在公司檔案系統(tǒng)建立法制體系。現(xiàn)代企業(yè)制度下靠傳統(tǒng)的文件式、指令式管理方法，無法滿足管理形態(tài)多樣化的眾多子公司對檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在集團公司這種混合性經(jīng)濟體制、多種所有制子公司并存下，推動公司檔案工作運行的主要手段，是執(zhí)法建章――執(zhí)行國家、地方檔案行政法，建立公司系統(tǒng)檔案規(guī)章制度。
具體做法：貫章貫法――檔案法規(guī)是約束檔案業(yè)務部門和檔案業(yè)務人員在檔案工作中的自由行為，是強制性的工作標準或工作原則。需要有一個宣傳貫徹的程序，要經(jīng)過由認識――理解――執(zhí)行的認知過程。通過貫章貫法使集團公司檔案系統(tǒng)工作在同一個法律、法規(guī)和制度的平臺上操作，實現(xiàn)集團公司檔案工作質的統(tǒng)一。 執(zhí)法檢查――檔案法規(guī)強制性的表現(xiàn)之一就是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查要程序化、規(guī)范化和體系化。其重點：一是加強對國家、社會和公司有保存價值的檔案的監(jiān)控，二是各子公司檔案集中統(tǒng)一管理原則的落實，三是對具備委托功能檔案館的控制，確保檔案委托業(yè)務良性發(fā)展。
指導服務――由于檔案工作最終落腳點在檔案業(yè)務的具體工作部門，是各子公司的企業(yè)行為。公司檔案主管部門不宜對具體業(yè)務插手過深，要通過提供法規(guī)服務、標準服務、中介服務、教育服務、技術服務等公共服務，指導各子公司檔案工作。中介服務指公司檔案主管部門在公司內部搭建檔案委托業(yè)務平臺，為不便設置檔案管理機構的子公司提供檔案集中統(tǒng)一管理的場所。從宏觀上把公司檔案工作引導到依法自主、科學規(guī)范的運行軌道上來。
三、集團公司檔案管理模式
集團公司檔案管理體制和運行機制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即集團公司檔案管理系統(tǒng)與集團公司檔案管理業(yè)務部門兩個層面相互協(xié)調的管理模式。檔案管理系統(tǒng)層面是檔案業(yè)務部門管理層面的系統(tǒng)領導者、業(yè)務指導者、執(zhí)行監(jiān)督者。主要從事集團公司檔案管理的政策研究、發(fā)展戰(zhàn)略研究、業(yè)務建設研究。不從事檔案具體業(yè)務工作，即不從事檔案的實物管理、信息管理和知識管理。檔案系統(tǒng)管理成立檔案工作委員會，由工作委員會具體落實檔案管理職能，工作委員會類似協(xié)會性組織，接受集團公司檔案主管部門的領導，但不占主管部門的人員編制，不受機構限制的影響。檔案業(yè)務部門指檔案實物管理者，即各級檔案管理機構。各級檔案管理機構是平等的，不受館藏多少與級別高低的影響，各自在集團公司檔案主管部門監(jiān)督下獨立自主、依法有效地開展適合本企業(yè)特點的檔案管理工作。
檔案業(yè)務工作部門在檔案工作中要建立集中統(tǒng)一的管理模式即檔案工作部門要對本企業(yè)檔案實物實行檔案集中統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)的發(fā)展，新型的企業(yè)管理方式出現(xiàn)，傳統(tǒng)的歸檔范圍無法全面涵蓋企業(yè)所產(chǎn)生的新型檔案。集中統(tǒng)一管理便于對新型檔案研究、收集、加工整理。同時，也有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強調統(tǒng)一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，有效克服各自為政的混亂歸檔現(xiàn)象。
開辦委托管理業(yè)務的檔案業(yè)務部門，在“集中統(tǒng)一”管理原則下，要強調全宗名下的“集中統(tǒng)一”，要建立集中統(tǒng)一管理體系并非表面上把一個單位的全部檔案集中在一起，保管在一處庫房里，而是質的統(tǒng)一，要具有委托單位的檔案管理個性，目的在于委托企業(yè)檔案的有效利用。
總之，集團公司檔案管理模式是“大放小集”。集團化大公司，不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質各異，區(qū)域分散，采用“大放”的方法，適應公司多元化的經(jīng)濟結構，抓住靈魂、提綱挈領?！靶〖笔且宰庸緸閱挝粚嵭屑泄芾?，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強化檔案管理的責任，便于檔案的收集與利用。
四、集團公司的檔案委托管理
集團公司的“總部+附屬企業(yè)”模式，給予了各子公司內部管理體制及運行機制的自主性和靈活性。各子公司會按照自己的需要設置組織機構，將檔案管理工作按照傳統(tǒng)慣例提交集團公司，而集團公司又不可能像過去一樣解決集團內龐大的檔案管理業(yè)務。為解決這一矛盾，集團公司可在集團內培育發(fā)展一至若干個具有檔案委托管理功能的檔案管理機構，為不具備設立檔案管理機構的子公司提供優(yōu)質檔案委托管理服務。
檔案委托管理是將企業(yè)檔案管理業(yè)務工作委托具備相應功能的檔案館管理，受托檔案館從委托企業(yè)的歸檔材料收集開始直到調閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優(yōu)質服務。受托檔案館成為委托企業(yè)的編外檔案管理機構，委托企業(yè)是受托檔案館的業(yè)主，二者之間是一種商業(yè)關系，受合同的制約。它優(yōu)越于目前通行的檔案寄存模式。檔案寄存模式是企業(yè)的歸檔材料經(jīng)過企業(yè)加工為檔案成品后，寄存于其他檔案館。它與委托管理質的差別在于企業(yè)要設立專門的檔案業(yè)務管理機構，配置專職檔案管理人員。
