時(shí)間：2023-08-23 09:17:07
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【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國(guó)人事檔案的主體，時(shí)展要求人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。自第三次全國(guó)干部檔案工作會(huì)議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評(píng)聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價(jià)值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：
（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。
材料是檔案管理工作的對(duì)象，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個(gè)人在各個(gè)時(shí)期各個(gè)地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實(shí)、能全方位地反映一個(gè)人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動(dòng)空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。
（二）檔案材料失真，嚴(yán)肅性削弱。
真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會(huì)給人事工作造成嚴(yán)重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假的材料順利進(jìn)入個(gè)人檔案。
三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施
新時(shí)期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：
（一）增強(qiáng)全民檔案意識(shí)。
檔案意識(shí)已成為制約我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實(shí)處。要增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，首先，要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，進(jìn)一步完善檔案法律體系。法律是增強(qiáng)全民檔案意識(shí)的有力武器，只有加強(qiáng)立法、完善法律體系，才能促進(jìn)全社會(huì)檔案意識(shí)的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。
（二）增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)。
干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實(shí)可靠。真實(shí)是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實(shí)性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責(zé)。職能部門責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護(hù)干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責(zé)任意識(shí)息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)是確保干部檔案材料真實(shí)的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強(qiáng)辦事的責(zé)任意識(shí)。
（三）要加強(qiáng)自身建設(shè)。
新世紀(jì)干部檔案工作任重而道遠(yuǎn)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。干部檔案工作的政治性、政策性很強(qiáng)，要求檔案工作人員運(yùn)用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國(guó)家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。檔案工作人員只有勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，才能在錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅(jiān)定立場(chǎng)，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實(shí)際，認(rèn)真實(shí)踐同志的“三個(gè)代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，有檔案專業(yè)知識(shí)、歷史知識(shí)、人事工作知識(shí)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)知識(shí)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時(shí)代更要勤奮學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，拓寬知識(shí)面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時(shí)宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。
（四）盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
事業(yè)單位工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔事業(yè)單位的人事檔案是事業(yè)單位基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，事業(yè)單位可據(jù)此進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動(dòng)。人事檔案中，針對(duì)事業(yè)單位工作人員真實(shí)的歷史工作表現(xiàn)、工作實(shí)際等有翔實(shí)的記錄。同時(shí)，事業(yè)單位會(huì)根據(jù)歸檔制度，對(duì)工作人員的德、能、績(jī)、勤、廉方面動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行補(bǔ)充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎(jiǎng)勵(lì)等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實(shí)施管理。
二、事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題
（一）對(duì)人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內(nèi)取得明顯效益的部門，使得一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，在對(duì)人事檔案管理人員精心培養(yǎng)上和管理設(shè)備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，無法保證事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量。
（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規(guī)范。對(duì)人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規(guī)章可循。導(dǎo)致人事檔案收集歸檔質(zhì)量不高。
（三）人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學(xué)歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，普遍缺失；有的當(dāng)事人在學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料轉(zhuǎn)遞時(shí)，將其放在自己手中，認(rèn)為這樣更安全，用起來也方便，導(dǎo)致人事檔案材料的缺失。
（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導(dǎo)致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)一致性，影響了人事檔案收集歸檔質(zhì)量。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的幾點(diǎn)措施
（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關(guān)心愛護(hù)培養(yǎng)人事檔案管理人員。建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以此激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進(jìn)一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。
（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集歸檔制度化建設(shè)。實(shí)踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量，建立和完善嚴(yán)格的人事檔案收集歸檔規(guī)章制度是十分必要的，只有從制度建設(shè)入手，發(fā)揮其權(quán)威性的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規(guī)化和法制化。一是要嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞中，嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案（材料）轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。收到人事檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，再將回執(zhí)單立即寄回原單位，以確保萬無一失。
（三）規(guī)范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)作為人事檔案收集歸檔工作的重點(diǎn)來抓，嚴(yán)格按照檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實(shí)勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集、及時(shí)收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時(shí)收集歸檔到位。對(duì)收集上來的人事檔案材料，要嚴(yán)把鑒別關(guān)。辨別真?zhèn)?，去其糟粕，達(dá)到人事檔案能歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映一個(gè)干部全貌的要求。二是要強(qiáng)化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴(yán)把好人事檔案的分類關(guān)，力爭(zhēng)做到分類準(zhǔn)確、排列有序、層次清楚。對(duì)收集歸檔的人事檔案材料，要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，保留真實(shí)準(zhǔn)確有價(jià)值的材料，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實(shí)可靠、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對(duì)當(dāng)事人檔案中缺少的材料逐項(xiàng)要逐一登記、及時(shí)索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計(jì)算機(jī)打印人事檔案目錄，統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案更加規(guī)范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點(diǎn)審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對(duì)缺少的人事檔案材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，要求相關(guān)單位和當(dāng)事人限期補(bǔ)充收集，使人事檔案內(nèi)容更加齊全完整。
（四）進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)工作人員素質(zhì)要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發(fā)重要。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要注重人事檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提高人事檔案工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級(jí)檔案部門組織的人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和經(jīng)驗(yàn)交流研討會(huì)，掌握更多先進(jìn)的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。
（五）加強(qiáng)對(duì)文件材料的超前控制，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。歸檔文件的質(zhì)量大多是由文件形成時(shí)決定的，所以，在收集歸檔文件時(shí)不僅要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，還應(yīng)從源頭抓起，文件材料的進(jìn)行超前控制。超前控制是指在文件形成、積累階段，按照檔案要求進(jìn)行文件的質(zhì)量控制，確保歸檔文件的真實(shí)可靠、完整安全。在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)文件分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中，如科研資料主要集中在科教科，文書資料主要集中在辦公室，基建材料主要集中在基建科等，這種分散性往往影響到檔案收集的系統(tǒng)性和完整性。通過超前控制，可以在文件形成初期階段對(duì)文件內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行前期控制，對(duì)業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導(dǎo)，把問題解決在前期形成階段，有利于歸檔文件的完整準(zhǔn)確，提高歸檔檔案質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 人事檔案 收集歸檔 思考
一、職業(yè)院校人事檔案收集歸檔工作的現(xiàn)狀
1.對(duì)人事檔案管理的重要性缺乏理解與重視。一些院校領(lǐng)導(dǎo)、部門及教職工對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，許多人普遍認(rèn)為人事檔案管理工作就是整理、裝盒保管好就行了，沒有把它作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作而納入到議事日程，認(rèn)為與學(xué)校的教學(xué)科研成果沒有關(guān)聯(lián)，也不能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，致使職業(yè)院校人事檔案在日常工作中成了“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”的無足輕重的事情，認(rèn)為平時(shí)只要能應(yīng)付檢查就可以。認(rèn)識(shí)上的不足導(dǎo)致許多人對(duì)人事檔案的收集和歸檔缺乏應(yīng)有的理解與重視。
2.人事檔案管理的相關(guān)制度欠缺。有些院校缺乏系統(tǒng)、健全的規(guī)章制度，對(duì)檔案的收集、歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求等未做出具體的規(guī)定，有的雖然制定了制度，但形同虛設(shè)，在工作中無法落實(shí)，制約了檔案管理工作發(fā)展的制度化、規(guī)范化。
3.人事檔案管理人員偏少，專業(yè)水平有待提高。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，師資隊(duì)伍也隨之壯大，教職工人事檔案數(shù)量增多，個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，工作量增大。但由于重視不夠，一些院校很少設(shè)置有專職的人事檔案管理人員，即使有也往往是沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。管理人員的偏少和專業(yè)素養(yǎng)的欠缺，導(dǎo)致人事檔案收集不完整，歸檔不及時(shí)，檔案內(nèi)容不夠規(guī)范化、科學(xué)化，影響了人事檔案的建設(shè)和管理水平的提高。
4.人事檔案電子信息化建設(shè)滯后。目前部分職業(yè)院校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子信息化。檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，電子信息化水平較低，檔案管理工作無法跟上時(shí)代和學(xué)校發(fā)展的步伐。
5.人才的流動(dòng)使人檔分離現(xiàn)象增多。隨著現(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)的增加，一些單位在招聘人員時(shí)，對(duì)人事檔案沒有具體的要求，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象增多，加上一些不規(guī)范、不合理的流動(dòng)，人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，造成人檔分離，甚至出現(xiàn)死檔。這些問題的出現(xiàn)，勢(shì)必影響到人事檔案的延續(xù)性。
二、加強(qiáng)職業(yè)院校人事檔案收集歸檔的對(duì)策
1.強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)。更新思想觀念，強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)，是做好人事檔案工作的前提和保障。針對(duì)目前教職工人事檔案意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，必須更新思想觀念，進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，提高大家的檔案意識(shí)，使院校人事檔案的收集和歸檔工作能及時(shí)有效地開展。
2.完善人事檔案管理制度。人事檔案的收集歸檔工作瑣碎而繁雜，需要有一定的制度來制約，只有不斷完善人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案材料收集、歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理，才能保證人事檔案的收集和歸檔做到及時(shí)、完整、科學(xué)準(zhǔn)確。
3.打造高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍?，F(xiàn)代化的檔案管理工作不僅要精通專業(yè)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)和管理知識(shí)。抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵。因此，一方面學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍的專業(yè)培訓(xùn)，吸納各方人才，以提高學(xué)校人事檔案的管理水平。另一方面在職的人事檔案管理人員也應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真審核收集檔案材料，及時(shí)追補(bǔ)缺漏材料，不斷補(bǔ)充新的資料，杜絕偽造的人事檔案材料入檔。檔案人員主動(dòng)與校內(nèi)各部門聯(lián)系，保證歸檔材料齊全完整。同時(shí)注意科研材料的收集，確保人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性和科學(xué)性。而且應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)、管理學(xué)和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，提高自己的綜合素質(zhì)，努力提高學(xué)校的檔案管理水平。
4.推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備來管理人事檔案，可有效提高檔案管理效率。因此，人事檔案的收集和歸檔應(yīng)改變過去單純紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式，利用電腦進(jìn)行人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。
5.規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理。要解決人檔分離這個(gè)問題，關(guān)鍵在于建立一個(gè)有利于人才流動(dòng)的人事檔案轉(zhuǎn)遞和補(bǔ)充更新的長(zhǎng)態(tài)機(jī)制，規(guī)范對(duì)人才流動(dòng)模式的管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理，建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，始終保持流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容具有延續(xù)性。如此才有助于人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞的同步，避免人檔分離。
總之，職業(yè)院校全員應(yīng)提高人事檔案認(rèn)識(shí)，人事檔案部門應(yīng)完善管理制度，加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，積極推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，把人事檔案管理工作融入日常工作，才能使職業(yè)院校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，提高職業(yè)院校人事檔案的質(zhì)量和利用水平，為學(xué)校的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣，這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價(jià)值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù)，我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個(gè)方面入手：
一、內(nèi)容要做到真實(shí)、完整、精煉
1、真實(shí)性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實(shí)事求是地反映職工的本來面目，對(duì)于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時(shí)為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時(shí)糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。
2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備
（1）材料系列是否完整。一個(gè)人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補(bǔ)充，構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體系。比如，一個(gè)人的入黨材料，一般有入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)證申請(qǐng)書、入黨志愿書等；處分材料，一般應(yīng)包括處分決定或批復(fù)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時(shí)，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實(shí)現(xiàn)材料系列的完整性。
（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨(dú)立性，內(nèi)容有幾個(gè)部分、幾個(gè)要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時(shí)間等特征具備，外形上沒有缺頁(yè)、破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。
（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個(gè)重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完備，才能歸檔?！?/p>
3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實(shí)用。人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補(bǔ)充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對(duì)收集起來的材料進(jìn)行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無保存價(jià)值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請(qǐng)書，有人被審查時(shí)對(duì)同一問題多次寫了交待材料，有人對(duì)同一問題在不同時(shí)期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時(shí)，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡(jiǎn)明，更好地發(fā)揮作用。
二、材料格式的規(guī)范化
很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計(jì)是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。
（1）首先，表頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對(duì)題。人事檔案的每一份材料都具有相對(duì)的獨(dú)立性：履歷表記錄人員個(gè)人簡(jiǎn)況簡(jiǎn)歷；鑒定表記錄對(duì)人員某一時(shí)期學(xué)習(xí)或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動(dòng)情況等等。有些單位在制表時(shí)將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊(duì)人員的工資表、任免表和技術(shù)等級(jí)調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細(xì)鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會(huì)影響有關(guān)部門對(duì)人員的了解和任用。其次，項(xiàng)目的排列要合理。表格材料常常包括很多項(xiàng)目，項(xiàng)目的排列必須清楚有序，每一項(xiàng)后面要留足夠空白以供填寫。
（2）目前，人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機(jī)關(guān)多用新聞紙、二號(hào)和三號(hào)印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長(zhǎng)期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫材料。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一 引言
當(dāng)前，企業(yè)的人事檔案管理對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細(xì)記錄個(gè)人的學(xué)歷、技能以及工作經(jīng)歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對(duì)于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎(chǔ)。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長(zhǎng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價(jià)值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對(duì)該項(xiàng)工作也沒有較強(qiáng)的管理意識(shí)，認(rèn)為該項(xiàng)工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)比較落后，人事檔案的保存、轉(zhuǎn)遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。
二 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)與新問題
（一）企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)
企業(yè)人事檔案管理重點(diǎn)就是要將員工的相關(guān)崗位信息資料進(jìn)行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎(chǔ)，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長(zhǎng)期性和累積性特點(diǎn)。它是根據(jù)企業(yè)員工的個(gè)人職業(yè)經(jīng)歷、工作能力以及崗位培訓(xùn)進(jìn)行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經(jīng)歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關(guān)部門共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負(fù)擔(dān)比較重，要對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行職業(yè)信息的長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)化記錄，這樣不斷進(jìn)行信息的收集整理、歸檔等工作。同時(shí)，還要對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)接和歸檔等工作進(jìn)行記錄。信息化社會(huì)要求企業(yè)人事檔案管理必須進(jìn)行變革，僅僅依靠手工記錄已經(jīng)不能滿足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時(shí)展的客觀要求。
（二）新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的新問題
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)主體，參與的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動(dòng)和企業(yè)人才流動(dòng)十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動(dòng)管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績(jī)效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先，企業(yè)人事檔案管理意識(shí)比較淡化，管理制度不健全。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務(wù)于企業(yè)自身的發(fā)展和調(diào)配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進(jìn)行流動(dòng)，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價(jià)值。但是，一些企業(yè)還沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應(yīng)有的重要地位。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實(shí)際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內(nèi)容與工作方法。
其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關(guān)部門進(jìn)行兼職管理，沒有專職人員進(jìn)行管理，造成了人事檔案管理的非專業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于相應(yīng)的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒有專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，相關(guān)管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，不能嚴(yán)格按照檔案人事管理制度進(jìn)行管理，造成了檔案查找困難等問題。
最后，企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容不充分，管理模式比較滯后。根據(jù)一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內(nèi)向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內(nèi)容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容，缺乏與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的內(nèi)容，例如：缺乏具有人文關(guān)懷的檔案信息，個(gè)人健康類檔案、誠(chéng)信類檔案、動(dòng)態(tài)業(yè)績(jī)檔案等。這樣就不能準(zhǔn)確地對(duì)員工進(jìn)行任用選拔與績(jī)效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實(shí)際運(yùn)用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理。
三 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化
企業(yè)人事檔案管理必須健全相關(guān)的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)可靠的檔案信息資源。要能夠保護(hù)好檔案資料的安全性，同時(shí)帶動(dòng)人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應(yīng)體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書寫規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對(duì)人事檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善，學(xué)習(xí)和創(chuàng)新應(yīng)用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化
由于社會(huì)發(fā)展的不斷細(xì)化，對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理就應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)等，通過規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時(shí)效性，為企業(yè)的相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復(fù)性和簡(jiǎn)單性的操作，使他們能夠有更多的精力進(jìn)行人事檔案資源的開發(fā)與利用。
（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化管理水平
根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)宏觀發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)微觀發(fā)展的實(shí)際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)化管理水平，這樣才能滿足企業(yè)人才流動(dòng)和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對(duì)于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術(shù)材料；業(yè)績(jī)考核、健康狀況檢查等，這樣才能準(zhǔn)確反映員工的工作能力與綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)，提高相關(guān)管理人員的檔案管理專業(yè)化水平與能力。增強(qiáng)他們的工作職責(zé)意識(shí)，合理運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務(wù)與流程，確保人事檔案管理的完整、機(jī)密和安全。
四 結(jié)論
通過對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢(shì)下企業(yè)的人事檔案要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開發(fā)和利用好檔案資源，為進(jìn)一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務(wù)價(jià)值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動(dòng)態(tài)化地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，投入更多的資金、設(shè)備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理的安全問題，要提高相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理的審查與管理制度；升級(jí)人事檔案信息化管理技術(shù)，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理
目前高校人事類檔案歸屬現(xiàn)狀學(xué)校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時(shí)還要負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。目前，各高等學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，2008年9月1日開始施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》只是明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機(jī)構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案）是否應(yīng)該劃歸為學(xué)校檔案館管理，這就不可避免地出現(xiàn)了目前各高校檔案管理在集中統(tǒng)一管理的前提下所表現(xiàn)出的五花八門，尤其是針對(duì)人事類檔案的歸屬問題一直是爭(zhēng)論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現(xiàn)了以下幾種歸屬關(guān)系：
除教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學(xué)、南京大學(xué)、內(nèi)蒙古大學(xué)、上海交通大學(xué)、吉林大學(xué)等；除學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財(cái)經(jīng)大學(xué);除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如內(nèi)蒙古大學(xué)；含教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學(xué)、武漢大學(xué)、重慶大學(xué)、西南交通大學(xué)等等。
人事類檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認(rèn)為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要?dú)w檔案館統(tǒng)一管理，如果要?jiǎng)潥w檔案館管理，就必須從檔案庫(kù)房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責(zé)等方面全方位進(jìn)行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細(xì)，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠(chéng)服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時(shí)地移交給檔案館；同時(shí)檔案管理部門也要緊跟形勢(shì)，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡快適應(yīng)學(xué)校對(duì)檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時(shí)度勢(shì)，搞好調(diào)研，充分做好前期準(zhǔn)備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護(hù)好學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進(jìn)行調(diào)研：
（1）劃歸的必要性 21世紀(jì)是一個(gè)高度信息化的社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷開展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個(gè)學(xué)校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發(fā)展動(dòng)力，創(chuàng)造新的業(yè)績(jī)。高等學(xué)校信息資源相當(dāng)豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機(jī)制，對(duì)提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財(cái)、物等方面學(xué)校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復(fù)建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)、人員及庫(kù)房和設(shè)備，學(xué)?？梢约腥肆Α⒇?cái)力、務(wù)力來面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為學(xué)校及社會(huì)提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學(xué)校和社會(huì)的需求。
（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風(fēng)。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時(shí)間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫(kù)房和辦公用房，這是制約學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫(kù)房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢？所以具備一個(gè)真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。
其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類檔案部門的關(guān)系。以內(nèi)蒙古師范大學(xué)為例，學(xué)校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動(dòng)、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時(shí)變動(dòng)、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學(xué)校學(xué)生個(gè)人檔案歸學(xué)生處管理，學(xué)生處管理的好處是：由于學(xué)生處對(duì)評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金等有決定權(quán)，學(xué)生處的發(fā)號(hào)施令各學(xué)院都不能執(zhí)行，所以學(xué)生個(gè)人檔案收集起來相對(duì)容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門之前的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學(xué)校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化的投入、檔案庫(kù)房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運(yùn)行、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長(zhǎng)期以來一直是清水衙門，無權(quán)無勢(shì)，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個(gè)部門，在學(xué)校的工作中也是用著時(shí)重要，不用時(shí)想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個(gè)定式：高學(xué)歷、有本事、有才能的人是一定不會(huì)去檔案館的，即使去了別人也會(huì)說那么高的學(xué)歷、那么年輕，怎么會(huì)去檔案館呢？實(shí)在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學(xué)校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對(duì)這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對(duì)此，學(xué)校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點(diǎn)想法
（1）必須根據(jù)學(xué)校情況，從科學(xué)發(fā)展的角度，認(rèn)真分析研究，提出可行性報(bào)告，經(jīng)過集體研究討論，達(dá)成共識(shí)后方可施行。
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
三、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對(duì)不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房門窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有本室人員陪同。
三、庫(kù)房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光），庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權(quán)限范圍內(nèi)的死亡干部檔案，不定期地向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號(hào)規(guī)范，能提供電腦檢索。但大多數(shù)沒能按《干部檔案工作條例》規(guī)定及時(shí)將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺(tái)帳。
2. 勞動(dòng)人事部門：我們選擇了社會(huì)保險(xiǎn)處、勞動(dòng)就業(yè)處為調(diào)查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時(shí)歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況?？h級(jí)勞動(dòng)人事部門普遍存在應(yīng)該接收國(guó)有企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)、非國(guó)有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當(dāng)部分未能及時(shí)登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時(shí)，多數(shù)縣級(jí)勞動(dòng)人事部門對(duì)死亡人員情況不夠了解，對(duì)檔案的數(shù)量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級(jí)機(jī)關(guān)中，有的主管部門除本系統(tǒng)副處級(jí)以上干部人事檔案組織部門統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級(jí)干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級(jí)機(jī)關(guān)中，除部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門和勞動(dòng)人事部門管理，干部檔案在同級(jí)組織部門，職工檔案在同級(jí)勞動(dòng)人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無頭檔案”的現(xiàn)象。
4. 國(guó)有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國(guó)有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業(yè)主管部門管理改制前相關(guān)人事檔案，因無人申報(bào)而對(duì)死亡人員情況不知曉，對(duì)死亡人員數(shù)量、情況無法統(tǒng)計(jì)，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時(shí)，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調(diào)離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動(dòng)人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或?qū)⒄衅溉藛T檔案打捆保管，沒進(jìn)行裝袋、整理，數(shù)據(jù)不清楚。
6. 非國(guó)有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)托管人事檔案。據(jù)查，非國(guó)有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，甚至少數(shù)沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障站負(fù)責(zé)管理當(dāng)?shù)胤菄?guó)有企業(yè)人員人事檔案。
7. 高校：由學(xué)生部自行保管學(xué)生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數(shù)死亡學(xué)生檔案被死亡學(xué)生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個(gè)人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒有移交、銷毀情況。因?yàn)楹茈y掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡(jiǎn)單存放、保管，所以對(duì)于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區(qū)、居委會(huì)：從選取的調(diào)查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當(dāng)轄區(qū)內(nèi)有人員死亡情況時(shí)，一般是報(bào)送當(dāng)?shù)嘏沙鏊膳沙鏊?fù)責(zé)戶籍?。ǎ┥虾虽N，并登記管理。個(gè)別社區(qū)試點(diǎn)保存縣勞動(dòng)人事部門移交過來的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會(huì)、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內(nèi)容缺、不齊全、不規(guī)范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認(rèn)識(shí)不足，檔案管理要素欠缺保障。調(diào)查顯示基層單位普遍重視不夠，認(rèn)識(shí)不足，更多地是強(qiáng)調(diào)人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調(diào)查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務(wù)的有之；檔案員兼職過多，疲于應(yīng)付的有之；檔案員履責(zé)不力，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為“人死賬亡”無關(guān)緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨(dú)存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護(hù)措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機(jī)制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報(bào)無人查實(shí)，死亡登記不及時(shí)，管理跟進(jìn)不到位。尤其勞動(dòng)人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實(shí)的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經(jīng)費(fèi)沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統(tǒng)內(nèi)改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導(dǎo)與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對(duì)在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對(duì)死亡人員人事檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門由于上級(jí)沒有政策和要求，平時(shí)很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務(wù)水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時(shí)。一般來說，如果對(duì)死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會(huì)長(zhǎng)期滯留在單位或個(gè)人手里，不能及時(shí)歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規(guī)范，分開存放、流轉(zhuǎn)登記、統(tǒng)計(jì)檢查等工作不落實(shí)，管理粗放隨意；三是整理質(zhì)量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關(guān)意識(shí)，或是受客觀因素制約，相關(guān)單位只把人事檔案的目錄、個(gè)人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個(gè)別單位雖建立了人事檔案信息庫(kù)，但存在信息更新不及時(shí)的問題。
4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無章可循、無規(guī)可依的問題突出。在調(diào)查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據(jù)。然而組織部門普遍沒有按要求及時(shí)移交綜合檔案館。據(jù)組織部門反映，難以落實(shí)的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認(rèn)為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會(huì)考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位?，F(xiàn)實(shí)中，各級(jí)、各行業(yè)經(jīng)過調(diào)研形成人事檔案管理制度的很少。調(diào)查對(duì)象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進(jìn)行一次清理，重新編號(hào)，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內(nèi)容、目標(biāo)任務(wù)，也無原則手續(xù)、操作流程，更無職責(zé)權(quán)限，責(zé)任追究，久而久之便形成了被動(dòng)應(yīng)付的局面，多滿足于“用時(shí)記得起，閑時(shí)擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對(duì)死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認(rèn)識(shí)。各級(jí)各類單位要以對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負(fù)責(zé)。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，具有很強(qiáng)的政治性、原則性、業(yè)務(wù)性，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實(shí)將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進(jìn)、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔(dān)，其工作職責(zé)、任務(wù)要求等必須明確，并且有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督促檢查。三是要宣傳學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提升人員的檔案意識(shí)和整體認(rèn)識(shí)水平，營(yíng)造一個(gè)良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時(shí)鼓勵(lì)、支持專業(yè)人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”以及學(xué)習(xí)先進(jìn)、學(xué)用結(jié)合等方式，了解相關(guān)工作的規(guī)律，掌握專業(yè)知識(shí)與技能，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。
2. 實(shí)施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國(guó)家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對(duì)各類死亡人員的檔案進(jìn)行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。單位檔案室、專業(yè)檔案館、專業(yè)機(jī)構(gòu)等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實(shí)施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)。此外，勞動(dòng)人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會(huì)越來越多，檔案管理責(zé)任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門指導(dǎo)的專業(yè)檔案館，實(shí)行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機(jī)制。國(guó)家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補(bǔ)充死亡人員人事檔案工作內(nèi)容和規(guī)定，明確檔案行政部門的職責(zé)。省級(jí)檔案行政部門應(yīng)在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上聯(lián)合相關(guān)部門出臺(tái)實(shí)用性和操作性強(qiáng)的管理制度、辦法，嚴(yán)格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規(guī)可依、有章可循。出臺(tái)的制度應(yīng)結(jié)合實(shí)際，突出整體聯(lián)動(dòng)和協(xié)作互動(dòng)機(jī)制，針對(duì)檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護(hù)、查閱利用、安全保密、流轉(zhuǎn)銷毀、信息化等程序和內(nèi)容有具體而明確的規(guī)定，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)、信息溝通、監(jiān)督管理及責(zé)任追究體系建設(shè)。對(duì)接收（移交）的時(shí)間、內(nèi)容、要求、手續(xù)、費(fèi)用等進(jìn)行整體考慮。
