緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理工作 技術(shù)創(chuàng)新企業(yè)文化

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.

Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識(shí)管理先進(jìn)的模式，在社會(huì)發(fā)展中具有越來(lái)越重要的作用。如今現(xiàn)代的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度?，F(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度的本身，應(yīng)使企業(yè)檔案管理工作緊貼企業(yè)的需求，對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求，對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求。

檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：與紙質(zhì)的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動(dòng)畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會(huì)將我們的企業(yè)檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點(diǎn)是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。一般在監(jiān)理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監(jiān)理單位或某個(gè)工程的單位業(yè)績(jī)、工程獎(jiǎng)項(xiàng)，只能靠翻閱這些紙質(zhì)檔案或一些實(shí)物獎(jiǎng)狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。

檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要注意的問(wèn)題：要保證檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性。電子化檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會(huì)公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，需要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸?shù)倪^(guò)程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴(yán)格的身份證和權(quán)限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統(tǒng)、備份與恢復(fù)系統(tǒng)等安全措施。

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：檔案管理人員要通過(guò)不斷地培訓(xùn)學(xué)習(xí)獲取知識(shí)來(lái)提高自身素質(zhì)，多學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)、通訊等高科技技術(shù)手段，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。做為新時(shí)代的檔案管理工作人員要?jiǎng)?chuàng)新思路，與時(shí)俱進(jìn)，開拓電子化、數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)功能。

篇2

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲(chǔ)存的形式發(fā)生極大的改變，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案已成為會(huì)計(jì)檔案工作中越來(lái)越重要的檔案形式。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財(cái)務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會(huì)計(jì)檔案管理長(zhǎng)期保存工作中仍然存在一些問(wèn)題。因此，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，以促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，使之更好地為單位的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。

1 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重要性

經(jīng)濟(jì)運(yùn)作是單位存在的生命之源，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，其是單位在長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，代表了本單位財(cái)務(wù)情況，對(duì)后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動(dòng)力，控制成本投入，提高會(huì)計(jì)信息的綜合利用效果。但是電子會(huì)計(jì)檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實(shí)現(xiàn)，均需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會(huì)受到外部因素影響而出現(xiàn)問(wèn)題，造成檔案信息損毀或者失真?；趩挝贿\(yùn)營(yíng)需求，必須要加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存的重視，采取措施來(lái)避免保存過(guò)程中受到的損傷。

2 電子會(huì)計(jì)檔案信息的特點(diǎn)

2.1 信息保存期延長(zhǎng)

新法規(guī)中規(guī)定會(huì)計(jì)檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長(zhǎng)。在此背景下，怎樣才能實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺(tái)來(lái)有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。

2.2 信息保存要求高

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動(dòng)作用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的原生電子會(huì)計(jì)檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過(guò)程中，一旦原生電子會(huì)計(jì)檔案保存存在缺陷，勢(shì)必也會(huì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存產(chǎn)生不良影響。

2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，需要對(duì)其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因?yàn)槠鋾?huì)涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對(duì)各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會(huì)計(jì)檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對(duì)成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過(guò)程中存在任何問(wèn)題，均會(huì)加大會(huì)計(jì)檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)性，導(dǎo)致其在長(zhǎng)期保存過(guò)程中受到破壞，造成信息失真。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理中存在的問(wèn)題

3.1 配件支持問(wèn)題

因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來(lái)看，很多單位此方面建設(shè)不到位?，F(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級(jí)，以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。

3.2 管理工作問(wèn)題

雖然對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重視不斷提高，但是因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開展中還存在較大缺陷。很多具有會(huì)計(jì)等財(cái)經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財(cái)務(wù)人員，并沒(méi)有檔案學(xué)專業(yè)背景，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無(wú)法讀取等問(wèn)題，無(wú)法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。

3.3 專業(yè)技術(shù)問(wèn)題

電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會(huì)被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財(cái)務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無(wú)法高效應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，在對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶槭д`加大保存風(fēng)險(xiǎn)。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理優(yōu)化措施

3.1 提高人員綜合素質(zhì)

所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對(duì)保存工作的影響。對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，提高信息安全意識(shí)，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)提高對(duì)電子信息檔案長(zhǎng)期保存工作的重視，應(yīng)用措施來(lái)提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開提供信息支持。

3.2 完善各項(xiàng)規(guī)章制度

要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存工作要求，制定完善管理制度，對(duì)管理工作的張開提供保障。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作相比，電子會(huì)計(jì)工作中電子憑證長(zhǎng)期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對(duì)管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項(xiàng)管理措施的有效落實(shí)。并通過(guò)獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)，來(lái)提高工作人員主觀能動(dòng)性，互動(dòng)按照要求開展管理作業(yè)。

3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)

要建立功能完善的系統(tǒng)，并保證各項(xiàng)配套軟硬件的落實(shí)，定期對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行更新。物理方面要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火、防水、防盜、防震，安排人員對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生影響。提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)運(yùn)行安全性，可以準(zhǔn)確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)財(cái)薄等會(huì)計(jì)資料。另外，還要基于電子檔案信息長(zhǎng)期管理要求，設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應(yīng)用完整性。

篇3

1 明確電子文件的涵義

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》CGB/T188942002）中對(duì)電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

由此我們可以得知：辦公白動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的文檔，用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對(duì)其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過(guò)程記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等信息。因?yàn)槊恳环蓦娮游募谏?、運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中都會(huì)生成元數(shù)據(jù)和背景信息。

2 明確電子文件的管理職責(zé)

想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責(zé)部門等有關(guān)部門之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)指責(zé)俄進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案行政管理部門

首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進(jìn)行溝通交流，共同對(duì)本區(qū)域內(nèi)的電子文件歸檔工作進(jìn)行管理與監(jiān)督。并且，由于電子文件的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實(shí)際工作過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對(duì)電子文件檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，通過(guò)與信息化主管部門的合作，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。

2.2 電子文件形成單位

在電子文件的全過(guò)程管理中，無(wú)論是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實(shí)施全程的管理，積極參與其中。同時(shí)，各個(gè)相關(guān)單位也要將自身的管理職責(zé)進(jìn)行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。

2.2.1 檔案部門的職責(zé)檔案部門

該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應(yīng)的電子文件歸檔制度，其中，主要內(nèi)容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內(nèi)容、形式等等。其次，還要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的協(xié)調(diào)交流，從而確保辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結(jié)合當(dāng)前本單位的檔案現(xiàn)代化管理情況，充分了解系統(tǒng)的開發(fā)程度，積極與信息化部門溝通，同時(shí)從確保電子文件真實(shí)完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。

2.2.2 信息化工作部門的職責(zé)

要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)公司之問(wèn)的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語(yǔ)言，并與系統(tǒng)開發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等信息。

2.3 電子文件形成部門的職責(zé)

電子文件形成部門在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格按照本單位檔案部門的規(guī)定要求，要對(duì)電子文件的積累、歸檔等工作進(jìn)行完成。

實(shí)際上，電子文件有效管理工作并不是一個(gè)人、也不是一個(gè)部門就能夠做好的，這需要每一個(gè)相關(guān)部門的參與，只有真正意識(shí)到電子文件管理工作的重要性，積極主動(dòng)的參與進(jìn)來(lái)，才會(huì)為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3 明確電子文件的管理原則

檔案部門對(duì)電子文件要實(shí)行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效，并對(duì)電子文件實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一管理原則。

電子文件的真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒(méi)有被非法修改，形式上也沒(méi)有發(fā)生改變。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。

電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。

電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無(wú)法還原輸出，不能被識(shí)別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。

所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)安全和自身數(shù)據(jù)安全的一個(gè)過(guò)程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個(gè)方面：首先，電子文件的修改十分簡(jiǎn)便，并不會(huì)留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境生存的，而在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易發(fā)生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發(fā)生文件丟失、篡改等情況。最后，因?yàn)樯矸菡J(rèn)定技術(shù)水平較低，還無(wú)法對(duì)操作者身份進(jìn)行準(zhǔn)確的認(rèn)定，致使電子文件合法操作者很難對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效控制。因此，上述這些問(wèn)題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國(guó)當(dāng)前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點(diǎn)問(wèn)題。

篇4

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。

上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。

提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。

篇5

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過(guò)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。

（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)語(yǔ)

相比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

篇6

【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國(guó)企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國(guó)對(duì)電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對(duì)電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2 電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲(chǔ)存過(guò)程中，利用磁盤或光盤的儲(chǔ)存方式較為常見，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲(chǔ)存。

2.1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

第一，電子檔案的信息具有非人工識(shí)讀性，這樣的功能優(yōu)勢(shì)能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。

第二，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲(chǔ)存空間，電子檔案對(duì)企業(yè)信息的儲(chǔ)存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有較高的密度性。

第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過(guò)程中，信息與云平臺(tái)之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲(chǔ)存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

2.2 ?子檔案管理工作的重要性

通過(guò)對(duì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢(shì)：首先，相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存來(lái)講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來(lái)了方便；其次，在信息化時(shí)展過(guò)程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過(guò)計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過(guò)備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。

3 企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 電子檔案管理軟件通用性不足

我國(guó)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對(duì)與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對(duì)電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無(wú)法與企業(yè)內(nèi)的其他型號(hào)電腦進(jìn)行共享，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。

3.2 檔案管理的保密性與安全性不高

當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國(guó)大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對(duì)電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。

3.3 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

在企業(yè)電子檔案建設(shè)過(guò)程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來(lái)越多的人加大了對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對(duì)于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施

4.1 進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過(guò)程中，要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對(duì)于歸檔信息?應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2 劃分多級(jí)權(quán)限

為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級(jí)。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級(jí)，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過(guò)檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級(jí)別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4，5]。

4.3 提高管理人員技術(shù)水平

在企業(yè)電子檔案管理過(guò)程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。

篇7

關(guān)鍵詞：醫(yī)療 事業(yè)單位 電子檔案

信息技術(shù)的發(fā)展，使我國(guó)檔案管理技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代。電子檔案以其特有的優(yōu)勢(shì)逐漸取代了傳統(tǒng)紙張檔案，成為了各大單位、企業(yè)檔案管理工作的首選。醫(yī)療事業(yè)單位服務(wù)的主要目標(biāo)是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關(guān)信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲(chǔ)存、使用過(guò)程中發(fā)生遺失或損壞，是醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。

一、醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的首要任務(wù)是為人民服務(wù)，而醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重點(diǎn)就是為病人服務(wù)。醫(yī)生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項(xiàng)后續(xù)性的完善工作，與治病救人幾乎沒(méi)有任何關(guān)系。因此，許多醫(yī)療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案工作并不重視。由于對(duì)于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的認(rèn)知程度不足，使從事該項(xiàng)工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，導(dǎo)致工作熱情與積極性不高。

（二）管理制度有待于完善

首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫(yī)療事業(yè)單位在管理病人檔案時(shí)，都是根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及自身對(duì)檔案管理工作的理解來(lái)進(jìn)行管理的，不僅缺少科學(xué)、系統(tǒng)的管理方法；其次，由于單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時(shí)并沒(méi)有考慮事業(yè)單位自身情況，而是直接將其他現(xiàn)成的制度條例搬過(guò)來(lái)，導(dǎo)致部門無(wú)法完全按照制度條例來(lái)工作。

（三）對(duì)電子檔案管理工作的重視程度不足

在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)單位中，由于電子檔案管理工作的性質(zhì)與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對(duì)于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒(méi)有其他部門單位那么嚴(yán)格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機(jī)制，也缺乏對(duì)在崗人員的考核機(jī)制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平較低。

對(duì)電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現(xiàn)在設(shè)備的更新方面。許多醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理設(shè)備，已經(jīng)使用多年，技術(shù)功能方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高科技設(shè)備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質(zhì)量。

（四）其他不利于醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展的因素

電子檔案管理是通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等高科技手段，代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點(diǎn)問(wèn)題以外，在醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，還存在一些明顯的誤區(qū)：有些人認(rèn)為，電子檔案管理就是使用一臺(tái)電腦設(shè)備對(duì)電子檔案信息進(jìn)行全方位的管理；也有的單位為了節(jié)省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號(hào)的設(shè)備進(jìn)行組合，形成所謂的電子檔案管理系統(tǒng)，不同規(guī)格、型號(hào)的設(shè)備在使用的過(guò)程中難免會(huì)相互影響，發(fā)生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

二、改變醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的策略及建議

（一）明確電子檔案管理工作的重要性

在醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的理念中，電子檔案管理工作并不是一項(xiàng)重要性的工作。因此，要使用科學(xué)合理的方法，對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行適當(dāng)?shù)母?，明確電子檔案管理在醫(yī)療事業(yè)單位工作中的重要地位，樹立現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識(shí)，對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位實(shí)施科學(xué)化的管理方式。

（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度

醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責(zé)一樣，在一定的意義上來(lái)講，醫(yī)療事業(yè)單位的電子檔案管理工作需要對(duì)病人從入院到出院全過(guò)程中所有資料進(jìn)行存儲(chǔ)，為有可能產(chǎn)生的醫(yī)療糾紛案件提供依據(jù)。因此，加強(qiáng)電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時(shí)，其內(nèi)容應(yīng)該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規(guī)定相應(yīng)檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對(duì)于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時(shí)，要嚴(yán)格規(guī)定錄用的標(biāo)準(zhǔn)、條件，對(duì)于滿足條件的才能給予錄用的機(jī)會(huì)，以免因?yàn)閷I(yè)水平不足導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)失誤，為單位帶來(lái)不必要的麻煩。

（三）提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

首先，不僅要建立嚴(yán)格的員工錄用選拔制度，還要加強(qiáng)在崗人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)；其次，從事醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)與檔案管理方面的相關(guān)知識(shí)，還要熟悉醫(yī)院科學(xué)研究的相關(guān)內(nèi)容。只有熟練的掌握這些相關(guān)知識(shí)，才能結(jié)合實(shí)際情況，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位的快速發(fā)展，使其能夠?yàn)椴∪颂峁└鼉?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）加大資金投入的力度

技術(shù)設(shè)備的相對(duì)落后，將會(huì)導(dǎo)致工作效率不斷下降。因此，醫(yī)療事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入的力度，強(qiáng)化自身的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案管理工作的效率及質(zhì)量。由于技術(shù)設(shè)備不斷更新，對(duì)電子檔案管理工作從業(yè)人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術(shù)設(shè)備的同時(shí)也要對(duì)工作人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，使其可以將新設(shè)備的優(yōu)勢(shì)最大程度的發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現(xiàn)且發(fā)揮出來(lái)，而醫(yī)療事業(yè)單位開始逐漸意識(shí)到了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，加大了對(duì)電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術(shù)和設(shè)備方面不斷得到重視與提高。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創(chuàng)新作為發(fā)展方向，以更好的為病人服務(wù)為核心，不斷促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位向著全面、和諧的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]⑾麗.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子化的對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2014，（27）.

篇8

1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過(guò)程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動(dòng)，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢(shì)，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過(guò)去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲(chǔ)時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對(duì)象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長(zhǎng)，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過(guò)程中需要不停的完善信息資源的利用過(guò)程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對(duì)于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過(guò)程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會(huì)有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 真實(shí)性

相對(duì)于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問(wèn)題。電子檔案主要通過(guò)多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過(guò)程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對(duì)于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿桑ぷ鼾嫶蠖臅r(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來(lái)進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過(guò)程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會(huì)比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對(duì)其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來(lái)保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會(huì)比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^(guò)程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納信息量大、所需存儲(chǔ)空間小、記錄速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過(guò)電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問(wèn)題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會(huì)留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲(chǔ)存在儲(chǔ)存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲(chǔ)位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問(wèn)題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲(chǔ)存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問(wèn)，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)找尋檔案，但是對(duì)于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒(méi)有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問(wèn)題，在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對(duì)各個(gè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，這樣也方便對(duì)紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯(cuò)率。