時(shí)間:2023-06-15 09:27:28
緒論:在尋找寫作靈感嗎?愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇采購管理風(fēng)險(xiǎn)及防控,愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維,激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,歡迎您的閱讀與分享!
集中規(guī)模招標(biāo)實(shí)施以來,經(jīng)過多年的探索與實(shí)踐,公司各類規(guī)章制度逐步完善,精益化采購水平不斷提升。隨著總部物力集約化管理的推進(jìn)和深化,物資采購集中度越來越高,采購中也逐漸呈現(xiàn)出風(fēng)險(xiǎn)集中化和矛盾尖銳化趨勢(shì),且在具體的招標(biāo)采購過程中缺乏規(guī)范化的內(nèi)控流程標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo),不可避免地存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此,如何建設(shè)科學(xué)完善的采購風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,消除管理盲區(qū)、流程漏洞和薄弱環(huán)節(jié),最大程度地降低招標(biāo)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)提高采購質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)物力集約化管理風(fēng)險(xiǎn)的“可控、在控、能控”,確保后期電網(wǎng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)工作的順利實(shí)施,具有重要意義。
2招標(biāo)采購現(xiàn)狀及風(fēng)險(xiǎn)管理主要問題分析
2.1物資招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程
公司結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際,對(duì)物資采購全流程進(jìn)行梳理,主要分為四個(gè)階段,包括開標(biāo)前、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)及資料歸檔。其中開標(biāo)前環(huán)節(jié)包括任務(wù)接收、招標(biāo)準(zhǔn)備、公告、標(biāo)前澄清、開標(biāo)準(zhǔn)備等工作;開標(biāo)階段主要完成開標(biāo)準(zhǔn)備、開標(biāo)以及評(píng)標(biāo)準(zhǔn)備等工作;評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)主要完成評(píng)標(biāo)準(zhǔn)備、初評(píng)、詳評(píng)工作;定標(biāo)環(huán)節(jié)主要完成定標(biāo)、中標(biāo)通知以及歸檔等工作。
2.2風(fēng)險(xiǎn)管理主要問題分析
公司經(jīng)過多年的物資集約化管理探索與實(shí)踐,形成了比較順暢的招標(biāo)業(yè)務(wù)流程和管理標(biāo)準(zhǔn),顯示了統(tǒng)一和集中規(guī)模采購的優(yōu)勢(shì),但是與國網(wǎng)公司打造“國內(nèi)領(lǐng)先、國際一流”的物資采購供應(yīng)鏈管理體系的目標(biāo)還有差距。采購管理中仍存在部分薄弱環(huán)節(jié)和問題,需要我們從防范風(fēng)險(xiǎn)和抵御風(fēng)險(xiǎn)的角度認(rèn)真對(duì)待,給予足夠重視。
2.2.1物資采購全流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有待進(jìn)一步梳理
物資招標(biāo)采購全流程包括了發(fā)標(biāo)、接標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等各環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)下又包括多個(gè)工作任務(wù),且涉及不同的業(yè)務(wù)人員、表單、信息系統(tǒng)等。繁雜的業(yè)務(wù)流程可能滋生各環(huán)節(jié)潛在的管理、效率等風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致物資招標(biāo)采購管理效率、效益的降低。
2.2.2物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)管理水平有待進(jìn)一步提升
隨著公司信息化管理水平的提升,依托各種信息系統(tǒng)、工具在招標(biāo)采購實(shí)踐中也積累了大量歷史數(shù)據(jù),采購數(shù)據(jù)管理水平的不足不但導(dǎo)致了招投標(biāo)數(shù)據(jù)泄露、丟失等信息安全風(fēng)險(xiǎn),還因大量有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)分散在各系統(tǒng)、各環(huán)節(jié)中,造成不同系統(tǒng)中的信息不匹配、數(shù)據(jù)來源混亂等管理風(fēng)險(xiǎn),統(tǒng)籌管理難度大大提升。
2.2.3供應(yīng)商培訓(xùn)力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)
由于供應(yīng)商的規(guī)范化投標(biāo)、廉潔責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)防控等意識(shí)普遍不強(qiáng),且缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),部分供應(yīng)商因重視程度或者理解問題,導(dǎo)致在沒有掌握招標(biāo)文件細(xì)節(jié)和要求的前提下按流程投標(biāo),結(jié)果不能充分響應(yīng)招標(biāo)文件,投標(biāo)書不合要求而造成流標(biāo)、廢標(biāo),降低了物資采購的質(zhì)量和效率。
3風(fēng)險(xiǎn)防控措施研究
電網(wǎng)采購活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)防控工作涉及面廣,易發(fā)風(fēng)險(xiǎn)部位和主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)隨時(shí)與外部環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部管理程度和員工素質(zhì)等方面的改變而發(fā)生變化。文中重點(diǎn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理中存在主要問題,從強(qiáng)化組織保障,提升技術(shù)手段,加強(qiáng)人員培訓(xùn)三方面提出控制措施建議,進(jìn)行有效防控。
3.1建立科學(xué)合理的采購管理風(fēng)險(xiǎn)組織體系
3.1.1建立采購風(fēng)險(xiǎn)防控組織架構(gòu)
按照集約化、扁平化、專業(yè)化原則,成立層級(jí)簡(jiǎn)化、鏈條清晰的統(tǒng)一組織架構(gòu)。建立由公司總經(jīng)理任組長,分管采購工作副總經(jīng)理任常務(wù)副組長,物資部、項(xiàng)目管理部門等相關(guān)部門及監(jiān)察、法律等部門組成的采購工作委員會(huì);建立由監(jiān)察、法律部門給予監(jiān)督和法律保障的招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督組,組織現(xiàn)場(chǎng)所有人員簽訂保密及廉潔自律承諾書;建立由物資部為唯一歸口采購部門,相關(guān)部門(或單位)協(xié)同配合,內(nèi)部物資督察員全程參與各環(huán)節(jié)監(jiān)督,所有崗位定期輪換或轉(zhuǎn)崗制度。
3.1.2建立配套的采購風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制
隨著集中采購機(jī)制建設(shè)不斷深化,集約程度的不斷擴(kuò)大,物資招標(biāo)流程也會(huì)相應(yīng)地調(diào)整完善相關(guān)細(xì)節(jié),產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),因此,建立配套的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,定期辨別、評(píng)估、防控業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)至關(guān)重要。配套的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制以業(yè)務(wù)流程為主線,要求業(yè)務(wù)人員對(duì)涵蓋發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)、資料歸檔等各環(huán)節(jié)、全流程的物資招標(biāo)采購整體業(yè)務(wù)進(jìn)行定期梳理,對(duì)流程的任務(wù)及動(dòng)作進(jìn)行分解,明確涉及的工作崗位、工作內(nèi)容、工作要點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及涉及表單,尋求、辨識(shí)對(duì)各環(huán)節(jié)的新風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分類、評(píng)估,并提出針對(duì)性的解決措施,規(guī)范業(yè)務(wù)操作程序。
3.2繪制主數(shù)據(jù)圖譜
通過梳理主數(shù)據(jù)來源,并利用信息化手段分析數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系,用圖形化方式繪制主數(shù)據(jù)圖譜,便于直觀分析現(xiàn)有分散存儲(chǔ)數(shù)據(jù)存在的問題,同時(shí)后期新增或改造系統(tǒng)時(shí),直接定位并讀取原始主數(shù)據(jù),從而在數(shù)據(jù)修改、更新與擴(kuò)充時(shí)保證數(shù)據(jù)的獨(dú)立性、可靠性、安全性與完整性,減少了數(shù)據(jù)冗余,可以大大提高物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)的管理效率,有效規(guī)避數(shù)據(jù)與信息安全風(fēng)險(xiǎn)。
3.2.1主數(shù)據(jù)梳理
基于大數(shù)據(jù)思想,以提升數(shù)據(jù)管理效率為目標(biāo),業(yè)務(wù)流程為主線,全過程中涉及的流程、表單、信息系統(tǒng)為對(duì)象,梳理包括發(fā)標(biāo)、接標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等環(huán)節(jié)的招標(biāo)采購過程中分散存儲(chǔ)于各系統(tǒng)中相關(guān)表單的字段數(shù)據(jù),并通過分析每個(gè)字段的來源、業(yè)務(wù)階段、系統(tǒng)名稱、模塊名稱、別名等信息,為繪制招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)圖譜,為搭建招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)。
3.2.2主數(shù)據(jù)圖譜工具
在采購全過程主數(shù)據(jù)梳理的基礎(chǔ)上,研究字段數(shù)據(jù)的來源、分布以及走向等關(guān)鍵信息的展現(xiàn)方式,利用MFC工具繪制動(dòng)態(tài)的物資采購主數(shù)據(jù)圖譜。通過主數(shù)據(jù)圖譜工具,清晰展現(xiàn)了某一字段的數(shù)據(jù)來源、走向等全部信息或某個(gè)系統(tǒng)中的整體數(shù)據(jù)分布,為以后信息系統(tǒng)、工具的開發(fā)與對(duì)接,招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建提供強(qiáng)有力的支撐。
3.3開展供應(yīng)商培訓(xùn)
隨著電子化單軌制在公司系統(tǒng)內(nèi)的不斷推廣,電子投標(biāo)文件取代紙質(zhì)投標(biāo)文件已是大勢(shì)所趨。由于電子投標(biāo)文件在編制、投遞等方面都與紙質(zhì)投標(biāo)文件存在較大差異,考慮到供應(yīng)商整體素質(zhì)參差不齊,故對(duì)供應(yīng)商開展針對(duì)性的培訓(xùn),以期提高電子投標(biāo)文件的編制、上傳效率。
3.3.1培訓(xùn)材料的編制
目前,公司尚處于電子化單軌制三步曲的第一步———技術(shù)商務(wù)文件非結(jié)構(gòu)化上傳階段,初步實(shí)現(xiàn)了有紙模式向無紙模式的過渡。在電子投標(biāo)文件形式的選取上,公司結(jié)合業(yè)務(wù)開展實(shí)際需求和系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀,以雙層PDF法為藍(lán)本,編制了針對(duì)性的雙層PDF投標(biāo)文件編制說明,并選取部分供應(yīng)商模擬實(shí)施投標(biāo)文件的編制和上傳?;诙啻文M操作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和對(duì)供應(yīng)商反饋意見的合理采納,公司不斷完善編制說明,并以此為基礎(chǔ),制作、推廣規(guī)范的雙層PDF編制教學(xué)視頻,不斷提高供應(yīng)商的電子投標(biāo)文件的編制水準(zhǔn)。
3.3.2培訓(xùn)工作的持續(xù)開展
從業(yè)務(wù)創(chuàng)新平穩(wěn)性和銜接通暢性上考慮,公司電子化單軌制的實(shí)現(xiàn)會(huì)是一個(gè)漫長的、由非結(jié)構(gòu)化模式逐步向結(jié)構(gòu)化模式過渡的過程。相應(yīng)地,供應(yīng)商的培訓(xùn)工作也會(huì)隨著電子化單軌制工作的推進(jìn)而不斷深入。在公司的電子化單軌制三步曲設(shè)想中,投標(biāo)文件的形式經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質(zhì)標(biāo)書———雙層PDF電子標(biāo)書———投標(biāo)人投標(biāo)響應(yīng)表+支撐證明文件的轉(zhuǎn)變,在電子化單軌制的最高階段,投標(biāo)人甚至無需再提交任何形式的投標(biāo)文件。可以看出,在電子化單軌制的不同階段,投標(biāo)文件的編制、投遞形式存在較大差異,因此,持續(xù)、深入地開展供應(yīng)商培訓(xùn)工作,是繼續(xù)推進(jìn)電子化單軌制建設(shè)。完善招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系的必要前提。
4結(jié)束語
文章基于公司招標(biāo)采購中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題及其原因分析的基礎(chǔ)上,以“流程化、規(guī)范化、信息化”的思想理念為依據(jù),針對(duì)招標(biāo)采購的組織體系、信息化提升、供應(yīng)商培訓(xùn)管理等方面進(jìn)行探討并提出具體優(yōu)化措施建議。從而為公司如何通過加強(qiáng)招標(biāo)采購管理,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化運(yùn)作、精細(xì)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),滿足電網(wǎng)建設(shè)改造和生產(chǎn)經(jīng)營需要的目標(biāo),給出了一些切實(shí)可行的建議和意見,實(shí)現(xiàn)了集中規(guī)模招標(biāo)的有序推進(jìn),保證了招標(biāo)采購過程規(guī)范高效,有效降低了招標(biāo)采購全過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。
作者:周若璇 汪亦星 單位:國網(wǎng)江蘇省電力公司
參考文獻(xiàn):
[1]高正平,任夢(mèng)華.基于供應(yīng)鏈的電網(wǎng)物資集中招標(biāo)采購管理[J].物流技術(shù),2005(09):142-144.
【關(guān)鍵詞】電子商務(wù);采購;節(jié)約資金
隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)信息的開放,各種信息都在公開化。企業(yè)物資采購也在隨之發(fā)生著變化,更多的選擇通過網(wǎng)絡(luò)信息的公開化,轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮由虅?wù)采購渠道。電子商務(wù)采購和傳統(tǒng)邀請(qǐng)招投標(biāo)采購更加合理,主要是表現(xiàn)為模式的變化,但是,雖然模式發(fā)生了變化,也不能違犯國家招投標(biāo)的有關(guān)法律法規(guī)。這一根本性的變化,必然減少了在物資采購時(shí),因人為的不良競(jìng)爭(zhēng)和有個(gè)人利益的關(guān)系標(biāo)等不良行為的發(fā)生,同時(shí)也是為企業(yè)減少了采購管理風(fēng)險(xiǎn),也有利于企業(yè)物資采購管理工作的開展。實(shí)行電子商務(wù)采購方法減少了傳統(tǒng)的采購環(huán)節(jié),增強(qiáng)了工作效率,為企業(yè)創(chuàng)造了有利價(jià)值。在實(shí)施電子商務(wù)采購前也同樣要對(duì)其供應(yīng)商的資質(zhì)證件進(jìn)行審核,對(duì)審核出不合格的供應(yīng)嚴(yán)禁其參加競(jìng)標(biāo)。另一個(gè)就是通過電子商務(wù)采購,該方法的變化也簡(jiǎn)化了物資采購的流程,增加了工作效率;再一方面就是通過電子商務(wù)采購方式,也能更有效的對(duì)所采購物資的價(jià)格掌握,這也有利于為企業(yè)節(jié)約采購資金?,F(xiàn)在越來越多的企業(yè)在物資采購管理中,選擇以電子商務(wù)形式采購,也是企業(yè)在管理中的一種創(chuàng)新與途徑。
一、實(shí)施電子商務(wù)采購平臺(tái)
對(duì)所需物資以電子商務(wù)平臺(tái)形式采購前,首先要對(duì)上報(bào)的使用物資需求計(jì)劃重點(diǎn)梳理,物資采購管理部門也要認(rèn)真審核把關(guān),還要對(duì)所需采購的物資(特別是設(shè)備及儀器類技術(shù)性要求高的產(chǎn)品)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等標(biāo)注詳細(xì),方便競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商的競(jìng)價(jià),不要因技術(shù)原因等因素影響正常的物資采購工作。
在實(shí)施電子商務(wù)采購前,首先要進(jìn)行供應(yīng)入圍制管理,另外對(duì)擬入圍的供應(yīng)商建立起管理臺(tái)賬,對(duì)所擬入圍的供應(yīng)商要對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)證件審核,如擬入圍供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登證、機(jī)構(gòu)代碼證等有效的資質(zhì)證件進(jìn)行初審,嚴(yán)禁不合格的供應(yīng)商入圍,審核合格的供應(yīng)商方可入圍,對(duì)入圍的供應(yīng)商方可注冊(cè),每一位入圍的供應(yīng)商注冊(cè)專用賬號(hào),注冊(cè)后才能參加其競(jìng)標(biāo)。同時(shí)也要建立起供應(yīng)商管理臺(tái)賬,對(duì)不良供應(yīng)商設(shè)立黑名單,列入為不良供應(yīng)記錄,根據(jù)情節(jié)性質(zhì)約束其不能參加競(jìng)標(biāo)期限,以合理、合法的管理制度約束供應(yīng)商,防止不良競(jìng)標(biāo)行為的發(fā)生,如果發(fā)生不良現(xiàn)象要對(duì)其投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行廢標(biāo),另外還要注明其廢標(biāo)原因。另一方面是合同的履行情況,合同履行情況也要建立起管理臺(tái)賬,供應(yīng)商中標(biāo)后如不能按照約定履行的,也要列為不合格供應(yīng)商黑名單管理,根據(jù)情節(jié)性質(zhì)同樣約束其不能參加競(jìng)標(biāo)期限。
二、加大電子商務(wù)采購平臺(tái)推進(jìn)工作
企業(yè)采購管理中采取電子商務(wù)采購模式,能有效的降低采購成本及為企業(yè)創(chuàng)造利益。電子商務(wù)采購要設(shè)立專門的管理員,負(fù)責(zé)管理及電子商務(wù)模式采購的整體運(yùn)行,要保障其電子商務(wù)平臺(tái)良好的運(yùn)行及及時(shí)維護(hù)維修,以電子商務(wù)采購平臺(tái)為基礎(chǔ),針對(duì)當(dāng)前煤炭企業(yè)形勢(shì),在采購管理中轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的采購模式,通過強(qiáng)化電子商務(wù)采購管理方式,來提升企業(yè)物資采購成本控制及供應(yīng)管理總體水平的提升。
充分利用電子商務(wù)采購平臺(tái),一是加大了物資采購信息公開化、透明化。通過采購信息在電子商務(wù)平臺(tái)公開,能吸引更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與其競(jìng)標(biāo)中來,有效提高采購效率;二是物資采購監(jiān)管工作得到加強(qiáng)。電子商務(wù)平臺(tái)采購也可對(duì)采購過程進(jìn)行全面監(jiān)督,提高監(jiān)督管理效率,有效防控不廉潔風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,通過電子商務(wù)平臺(tái)采購,有效防控了以往負(fù)責(zé)相關(guān)采購職能部門和人員采購風(fēng)險(xiǎn),更有利于防控權(quán)力運(yùn)行與執(zhí)行;三是縮短了物資采購周期。通過網(wǎng)上詢價(jià)、比價(jià)、公開競(jìng)拍等方式采購的物資,采購周期明顯縮短,所有評(píng)標(biāo)結(jié)果也均由電子商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)生成,可實(shí)現(xiàn)采購過程公開、公平、高效和更加的公證;四是節(jié)約了采購資金。通過電子商務(wù)網(wǎng)上采購,更多供應(yīng)商能夠參與到競(jìng)爭(zhēng)中來,提高了供應(yīng)商競(jìng)價(jià)力度,有效降低采購價(jià)格,為企業(yè)節(jié)約采購資金。
三、對(duì)電子商務(wù)采購平臺(tái)監(jiān)管與監(jiān)督
凡是有權(quán)力的地方就會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)存在,在電子商務(wù)采購平臺(tái)也不例外。一是要建立專職管理人員監(jiān)督,監(jiān)督人員設(shè)置專用賬號(hào),可利用監(jiān)督人員專用賬號(hào)登錄電子商務(wù)采購平臺(tái),對(duì)電子商務(wù)采購過程進(jìn)行監(jiān)督,也可查詢電子商務(wù)采購組織的歷史評(píng)標(biāo)記錄;二是電子商務(wù)采購平臺(tái)的所有采購行為,必須要在監(jiān)督部門的監(jiān)督下進(jìn)行,開標(biāo)時(shí)監(jiān)督人員要提前登錄平臺(tái)按時(shí)進(jìn)行開標(biāo)確認(rèn),是否出現(xiàn)不符合要求的供應(yīng)商違規(guī)報(bào)價(jià)等不良信息;三是監(jiān)督人員的崗位設(shè)立。如果監(jiān)督人員崗位發(fā)生變化后,各采購組織平臺(tái)專職管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)主動(dòng)注銷賬號(hào),并報(bào)相關(guān)職能部門進(jìn)行核實(shí),核實(shí)其是否已進(jìn)行了注銷,注銷后并要另設(shè)立一名專職管理人員,重新設(shè)立的專職管理人員要設(shè)立新的賬號(hào)及密碼;四是監(jiān)督人員的賬號(hào)和密碼管理。要提升此崗位人員的法律法規(guī)意識(shí),監(jiān)督人員的賬號(hào)和密碼要由監(jiān)督人員本人親自負(fù)責(zé)保管,并嚴(yán)禁轉(zhuǎn)告他人和轉(zhuǎn)交他人使用,不要觸犯公司管理規(guī)定及國家法律法規(guī)紅線。
關(guān)鍵詞:高職院校;內(nèi)部控制;探究與實(shí)踐
所謂內(nèi)部控制,是指單位為了合理保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合規(guī)合法、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息資料的真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)的安全完整及通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序等手段,從而對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行的防范和管控。
一、高職院校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的背景分析
(一)政策背景分析
國務(wù)院大力發(fā)展、加快發(fā)展職業(yè)教育一系列文件的出臺(tái),為職業(yè)教育的發(fā)展及經(jīng)費(fèi)的投入、激勵(lì)、管理等方面明確了方向,國家、地方財(cái)政對(duì)高職院校的經(jīng)費(fèi)投入逐年加大。隨著高等職業(yè)教育的快速發(fā)展,高職院校在不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模的同時(shí)也面臨著巨大的財(cái)務(wù)壓力及風(fēng)險(xiǎn),對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理工作帶來了挑戰(zhàn)。
(二)內(nèi)部控制管理的環(huán)境背景分析
2012年起,為規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作,提高單位內(nèi)部管理水平,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控內(nèi)部控制體系建設(shè),財(cái)政部先后印發(fā)了內(nèi)部控制規(guī)范及全面推進(jìn)建設(shè)的指導(dǎo)意見,為各行政事業(yè)單位如何建立、加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)工作指明了方向。
(三)內(nèi)部控制管理的現(xiàn)況分析
高職院校內(nèi)部控制工作中存在的主要問題包括:1.未能建立、健全內(nèi)部控制管理制度。對(duì)資金的管控相對(duì)比較重視,但單位內(nèi)部卻沒有制訂內(nèi)部控制制度或者是有制度沒有遵照?qǐng)?zhí)行,導(dǎo)致內(nèi)控管理不到位、形同虛設(shè)。2.對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)稽核工作思路不夠全面,力度不夠。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的稽核工作上,多偏重于規(guī)范化,而忽視對(duì)合法性、真實(shí)性的監(jiān)督。3.財(cái)務(wù)部門普遍存在工作人員數(shù)量偏少的情況。人員數(shù)量的緊張,導(dǎo)致在工作量強(qiáng)壓的情況下,審核報(bào)銷單據(jù)的質(zhì)量不能保證,同進(jìn)內(nèi)控環(huán)節(jié)未能完全到位。4.單位內(nèi)部審計(jì)效果不佳。審計(jì)形式就賬查賬,經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告內(nèi)容可利用的價(jià)值不高,部分學(xué)校先離后審、任中不審,使審計(jì)監(jiān)督、檢查工作達(dá)不到應(yīng)有的作用和效果。
二、高職院校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的防范風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
A校財(cái)務(wù)處工作職責(zé)主要包括學(xué)校行政、基建、食堂、產(chǎn)業(yè)公司的預(yù)算、核算管理,招標(biāo)采購管理和收費(fèi)管理。以工作職責(zé)劃范圍,逐一梳理易發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有以下7點(diǎn):
(一)預(yù)算管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
預(yù)算編制時(shí),未與學(xué)校各部門進(jìn)行充分的溝通,存在未經(jīng)批準(zhǔn),擅自擴(kuò)大預(yù)算項(xiàng)目或超標(biāo)準(zhǔn)安排預(yù)算情況;預(yù)算執(zhí)行時(shí),未在預(yù)算批復(fù)的范圍內(nèi)進(jìn)行開支,存在隱瞞、擠占、截留、挪用專項(xiàng)資金情況,決算編報(bào)不能保證真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。
(二)核算管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
單位內(nèi)部不規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審批權(quán)限及流程;賬務(wù)處理時(shí)關(guān)鍵崗位缺失,會(huì)計(jì)日常記賬、月末結(jié)賬不及時(shí),不遵守相關(guān)會(huì)計(jì)制度,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真;有規(guī)定不執(zhí)行或者超預(yù)算計(jì)劃審核批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)支出;往來款項(xiàng)結(jié)算不清;超標(biāo)準(zhǔn)開支。對(duì)資金管理未建立日常管理制度和定期清查機(jī)制,不能保證資金的安全完整。
(三)招標(biāo)采購管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
政府采購預(yù)算及計(jì)劃申報(bào)隨意性;未規(guī)范組織、實(shí)施相關(guān)政府采購程序;未按照規(guī)定對(duì)采購業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行建檔留存。
(四)收費(fèi)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
收費(fèi)項(xiàng)目未按規(guī)定進(jìn)行審批及公示;未按規(guī)定使用票據(jù);未按規(guī)定將收、支分離。
(五)票據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
票據(jù)管理松散導(dǎo)致票據(jù)丟失;票據(jù)核銷時(shí),未經(jīng)程序私自銷毀票據(jù);私自印制票據(jù)以隱匿收入。
(六)崗位設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
不相容崗位未分離。
(七)信息化工作風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未按時(shí)保存,電子檔案未異地保存;財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用人員未妥善保管密令;使用帶病毒U盤等移動(dòng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器上財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
三、高職院校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施
A學(xué)院以財(cái)務(wù)視角,從制定制度、完善現(xiàn)行財(cái)務(wù)環(huán)境,實(shí)施措施加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目管理、招標(biāo)采購管理、收費(fèi)管理,執(zhí)行程序加強(qiáng)信息公開與監(jiān)督著眼,進(jìn)而加強(qiáng)了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理工作。
(一)健全制度建設(shè),完善財(cái)務(wù)環(huán)境
A學(xué)院財(cái)務(wù)部門在著手構(gòu)建財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)工作以來,從對(duì)經(jīng)費(fèi)的管理、審批及報(bào)銷流程、學(xué)生收費(fèi)、項(xiàng)目立項(xiàng)及招標(biāo)流程等進(jìn)行了修訂了工作,進(jìn)而了《招標(biāo)采購管理暫行辦法》、《招標(biāo)采購專家?guī)旃芾頃盒修k法》、《關(guān)于招標(biāo)采購管理辦法的補(bǔ)充規(guī)定》、《采購項(xiàng)目招標(biāo)工作操作流程》等相關(guān)財(cái)務(wù)制度,以制度為抓手,規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)行為,明確了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)執(zhí)行的流程。
(二)明確報(bào)銷規(guī)定與流程,防控會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)
根據(jù)《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》等會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度,正確使用會(huì)計(jì)核算科目,真實(shí)反映會(huì)計(jì)活動(dòng)信息,全面審核各類單據(jù),從票據(jù)的合規(guī)性和審批程序的完整性認(rèn)真審核,對(duì)不合規(guī)的票據(jù)堅(jiān)決不予支付。
(三)分離不相容工作,防控崗位設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)
針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)崗位,A學(xué)院采取重點(diǎn)監(jiān)控措施,對(duì)不相容的工作崗位進(jìn)行分工負(fù)責(zé)控制。例如:銀行出納與銀行對(duì)賬工作分工負(fù)責(zé),減小銀行資金收付賬務(wù)風(fēng)險(xiǎn);要求現(xiàn)金出納日日填寫資金盤點(diǎn)表,由審核人員對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行定期、不定期盤點(diǎn)檢查,盤點(diǎn)記錄留檔保存;銀行余額調(diào)節(jié)表制作人員與銀行資金管理人員分離設(shè)置、銀行預(yù)留印章分離控制、票據(jù)領(lǐng)用專人負(fù)責(zé)控制等。同時(shí),財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行定期、不定期的輪崗。
(四)確立項(xiàng)目管理制度,定期公開財(cái)務(wù)信息,防控預(yù)算管理風(fēng)險(xiǎn)
在項(xiàng)目庫管理工作的基礎(chǔ)上,明確了項(xiàng)目的立項(xiàng)程序,確立了項(xiàng)目申請(qǐng)兩級(jí)評(píng)審制度。由職能部門對(duì)項(xiàng)目的必要性、可行性進(jìn)行初次排序評(píng)審,由財(cái)經(jīng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)初次排序評(píng)審后的項(xiàng)目依類進(jìn)行二次評(píng)審,確保項(xiàng)目的科學(xué)性、完整性,保障項(xiàng)目選擇上的公平、公正、公開。建立項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行與政府采購進(jìn)度聯(lián)動(dòng)推進(jìn)機(jī)制,定期在學(xué)校內(nèi)公示招標(biāo)采購及項(xiàng)目資金執(zhí)行進(jìn)度,在學(xué)校層面會(huì)議上進(jìn)行通報(bào),自上而下的對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和督促。
在財(cái)政規(guī)定公開經(jīng)費(fèi)情況工作基礎(chǔ)上,A學(xué)校實(shí)行二級(jí)學(xué)院、重點(diǎn)職能部門預(yù)算執(zhí)行情況、重要事項(xiàng)公開制,健全民主管理推進(jìn)校務(wù)公開。
(五)嚴(yán)格招標(biāo)管理,防控招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)
招標(biāo)采購過程中嚴(yán)格執(zhí)行國家、省、市、學(xué)院招標(biāo)采購制度,成立招標(biāo)委員會(huì)、建立專家?guī)?、引入外部咨詢論證機(jī)制,同時(shí)對(duì)招標(biāo)過程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
(六)規(guī)范收費(fèi)管理,防控收費(fèi)管理風(fēng)險(xiǎn)
明確崗位職責(zé)和權(quán)限,調(diào)整崗位設(shè)置,確保不相容的崗位相互分離、相互監(jiān)督、相互制約,強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督,保障收費(fèi)工作的安全。收費(fèi)工作全面實(shí)行公示制度,通過學(xué)校網(wǎng)站、收費(fèi)公示欄等各種渠道對(duì)收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)進(jìn)行公示。
(七)根據(jù)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)情況,防控信息化管理風(fēng)險(xiǎn)
異地留存、備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),按規(guī)定定期、不定期檢查;財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用人自行設(shè)置密令,定期修改;禁止使用帶病毒U盤等移動(dòng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器上財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
(八)細(xì)化崗位工作標(biāo)準(zhǔn),排查風(fēng)險(xiǎn)
深度剖析財(cái)務(wù)內(nèi)部崗位,對(duì)崗位工作完成標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行要求并逐一細(xì)化,從而并通過定期、不定期進(jìn)行周工作總結(jié)及學(xué)習(xí),全面提升從業(yè)人員素質(zhì),為加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。
四、對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作的建議
(一)強(qiáng)化經(jīng)辦部門財(cái)務(wù)意識(shí),把好業(yè)務(wù)每一關(guān)
工作中,宣傳財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制知識(shí),加強(qiáng)各部門負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)管理意識(shí),強(qiáng)化責(zé)任,對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé),切實(shí)把好關(guān)、負(fù)起責(zé)。
(二)強(qiáng)化要求預(yù)算方案的準(zhǔn)確性
建議引導(dǎo)需求部門在提報(bào)項(xiàng)目前充分做好項(xiàng)目的考察和論證,加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)調(diào),根據(jù)學(xué)校發(fā)展,做好項(xiàng)目前期規(guī)劃,減少變更,提高執(zhí)行效率。
綜上,在風(fēng)險(xiǎn)管控視角下,以制定制度、實(shí)施措施、執(zhí)行程序?yàn)槭侄?,以加?qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理工作為契機(jī),進(jìn)一步推進(jìn)高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)工作的有效開展。
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[關(guān)鍵詞]物資采購; 制約; 監(jiān)督
中圖分類號(hào):F273.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2014)47-0214-01
物資采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要一環(huán),對(duì)控制企業(yè)經(jīng)營成本起著舉足輕重的作用,因此,完善物資采購內(nèi)部控制體系對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常重要,更為關(guān)鍵的是企業(yè)的物資采購過程是容易滋生腐敗的關(guān)注、關(guān)鍵環(huán)節(jié),為此,把采購權(quán)力關(guān)進(jìn)籠子里,有效抑制采購權(quán)力尋租活動(dòng),必須借助企業(yè)內(nèi)部控制制度,建立起內(nèi)部既相互監(jiān)督又相互制約的制度體系,從根源上堵塞尋租通道,預(yù)防和減少采購環(huán)節(jié)營私舞弊,創(chuàng)建健康良性的采購環(huán)境,是時(shí)下我們必須直面的課題。
一 物資采購管理創(chuàng)新的必然要求
結(jié)合公司正在開展的廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控“回頭看”活動(dòng),在深入排查部門、崗位廉潔風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步檢查防控措施的執(zhí)行落實(shí)情況,借助華電國際系統(tǒng)FAM系統(tǒng)上線契機(jī),全面推進(jìn)物資采購管理提升,建立健全相關(guān)物資采購一系列管理制度,明確采購信息流,建立起完整的內(nèi)部分權(quán)監(jiān)督和制衡機(jī)制,防止因?yàn)槟骋画h(huán)節(jié)的疏漏而造成個(gè)人自由裁量權(quán)的失控,使預(yù)防腐敗體系得到進(jìn)一步完善,反腐倡廉建設(shè)中的防范機(jī)制更加深化,風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制基本形成,管理促進(jìn)機(jī)制取得實(shí)效。
二 物資采購管理創(chuàng)新的途徑
對(duì)物資采購監(jiān)督的一個(gè)重要方面就是要使采購決策的權(quán)力公開化、流程化、分散化,而在物資采購流程中建立起既相互監(jiān)督又相互制約機(jī)制的形成,以及FAN系統(tǒng)的上線,規(guī)范了物資采購流程。
1 加強(qiáng)審批控制
根據(jù)FAM系統(tǒng)嚴(yán)格執(zhí)行采購申請(qǐng)制度和請(qǐng)購審批制度。
(1)依據(jù)購置物資的類型,確定歸口管理部門,授予相應(yīng)的請(qǐng)購權(quán),并明確部門或人員的權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序。請(qǐng)購部門提出的采購需求應(yīng)與公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃相適應(yīng),兼顧必要性和經(jīng)濟(jì)性,明確采購類別、質(zhì)量等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。
根據(jù)采購物資金額的大小,實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理。單件金額在1萬元以下的,由采購員根據(jù)實(shí)際情況或詢價(jià)或參考?xì)v史采購價(jià)格信息提出采購意見,由采購部經(jīng)理核準(zhǔn);單件金額在1萬元以上(含1萬元)50萬元以下,或批量5萬元以上(含5萬元)50萬元以下,由采購員在華電國際商務(wù)平臺(tái)或中國華電招標(biāo)采購網(wǎng)上詢價(jià),由物資部部長審定;一次性采購金額50萬元以上(含50萬元)100萬元以下,由公司分管副總經(jīng)理審定;一次采購物資金額≥100萬元時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理審定。
各采購員根據(jù)《采購申請(qǐng)單》制定《物資詢價(jià)單》進(jìn)行詢、報(bào)價(jià)工作,購置的產(chǎn)品必須三證齊全、貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。當(dāng)采購物資單件(稱重物資以每噸計(jì))價(jià)格在1萬元及以上或批量總價(jià)超過5萬元時(shí),必須簽訂采購合同。單價(jià)在1萬以內(nèi)但總價(jià)按實(shí)際使用數(shù)量結(jié)算的物資如酸、堿、車用油等以年度供貨協(xié)議的方式施行。當(dāng)采購物資總價(jià)在50萬元以上時(shí),物資部應(yīng)上報(bào)公司招標(biāo)管理委員會(huì),組織招投標(biāo);采購金額雖在50萬元以上,但確不具備招投標(biāo)條件的,則須填寫《不招標(biāo)申請(qǐng)表》經(jīng)公司招標(biāo)管理委員會(huì)批準(zhǔn)后方可不履行招標(biāo)程序。
(2)對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目,應(yīng)明確審批權(quán)限,由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及企業(yè)實(shí)際需要對(duì)請(qǐng)購申請(qǐng)履行審批程序。
根據(jù)FAM系統(tǒng)不相容職務(wù)相分離控制原則。堅(jiān)持分工合理、不相容職務(wù)相互分離的原則,從制度上約定,使每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理過程,不是由某個(gè)采購人員單獨(dú)完成,而是由兩個(gè)或兩個(gè)以上的人員在采購環(huán)節(jié)上相互監(jiān)督、相互協(xié)調(diào)、相互制約的基礎(chǔ)上完成。
物資部對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,按照物資采購“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的原則,明確審批人的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求:
①審批人應(yīng)根據(jù)授權(quán)審批制度規(guī)定,在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。
②經(jīng)辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。
③根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換,防范采購人員利用職權(quán)和工作便利營私舞弊損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。
2 提升采購信息與溝通管理
FAM系統(tǒng)上線使得公司的物資采購信息和華電國際物資公司實(shí)時(shí)同步,無疑,信息系統(tǒng)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用給內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。信息技術(shù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效結(jié)合,使獲取即時(shí)信息成為可能,有效解決了業(yè)務(wù)跟蹤難題,使得有效溝通變得十分便捷,有效避免了任一環(huán)節(jié)的疏漏造成有關(guān)人員趁虛而入,侵吞企業(yè)財(cái)產(chǎn)的情形發(fā)生。。
采購信息與溝通貫穿于采購內(nèi)部控制體系的采購內(nèi)部環(huán)境、采購風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)、采購控制活動(dòng)、采購內(nèi)部監(jiān)督四個(gè)基本要素,同時(shí)又是四個(gè)基本要素的重要工具,為物資采購內(nèi)部控制的有效運(yùn)行提供信息保證,從而有助于提高企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果,有效抑制采購權(quán)尋租活動(dòng)的發(fā)生。
無疑,F(xiàn)AM系統(tǒng)的上線,部門之間形成了良好的互動(dòng)、互助和制約關(guān)系,一來促進(jìn)了企業(yè)全面實(shí)行預(yù)算管理,二來使得采購信息公開透明,利于部門之間相互監(jiān)督,有效杜絕采購過程出現(xiàn)的違規(guī)行為。
3 完善制度體系
FAN系統(tǒng)的上線,建立起了全新的物資采購業(yè)務(wù)操作流程,據(jù)此,對(duì)現(xiàn)有的制度體系進(jìn)行了嚴(yán)格又認(rèn)真的系統(tǒng)梳理,修訂了采購控制程序、廢舊物資管理辦法,完善了單一來源和不招標(biāo)申請(qǐng)的審批流程。在管理標(biāo)準(zhǔn)中明確了對(duì)采購人員崗位實(shí)行動(dòng)態(tài)輪換的管理要求,以此提高物資采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、積極性和遵紀(jì)守法的自覺性。依照目前4位采購人員結(jié)構(gòu)之實(shí)際,每2年對(duì)2位采購員崗位予以對(duì)調(diào);每1年對(duì)2個(gè)庫工崗位對(duì)調(diào),4年全部輪轉(zhuǎn)。
4 建立誠信和道德價(jià)值觀
倡導(dǎo)誠信正直的企業(yè)文化,營造良好的經(jīng)營氛圍與環(huán)境,認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī),嚴(yán)肅采購紀(jì)律。通過遵紀(jì)守法教育,典型案件的警示教育,增強(qiáng)采購人員的廉潔風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和法律意識(shí)。通過職業(yè)道德教育,增強(qiáng)底線思維,使采購人員在物資采購活動(dòng)中自覺維護(hù)企業(yè)利益和企業(yè)形象。
5 重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)
業(yè)務(wù)培訓(xùn)與之物資采購管理提升是相互相成的,也是采購內(nèi)部環(huán)境的重要組成部分:一是采購專業(yè)技能培訓(xùn),包括采購相關(guān)法律、采購政策、采購流程管理、采購計(jì)劃編制、采購成本管理、商務(wù)洽談、采購合同簽訂、采購信息管理等專業(yè)知識(shí)和技能,提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。二是采購職業(yè)道德培訓(xùn),加強(qiáng)采購人員法制觀念,提升采購人員職業(yè)操守,打造出一支正規(guī)化、高素質(zhì)的采購隊(duì)伍,從而立足于采購主體來遏制采購尋租活動(dòng)產(chǎn)生的根源。
三 物資采購管理創(chuàng)新的意義
通過FAM系統(tǒng)上線,實(shí)現(xiàn)了與華電國際物資公司即時(shí)歸口管理,實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)一盤棋格局,為進(jìn)一步實(shí)施物資采購管理現(xiàn)代化,推廣先進(jìn)技術(shù)與先進(jìn)管理手段在企業(yè)物資采購管理的運(yùn)用,建立起了精干高效的物資采購管理機(jī)制。
FAN系統(tǒng)的上線,無疑進(jìn)一步強(qiáng)化了物資采購管理基礎(chǔ),完善了物資采購管理崗位規(guī)范與工作標(biāo)準(zhǔn),建立起了內(nèi)部既相互監(jiān)督又相互制約的運(yùn)行機(jī)制,有效地防范了廉潔風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)了物資采購管理全過程各環(huán)節(jié)的制度化模式體系。
作者簡(jiǎn)介
傳統(tǒng)的采購體系往往采用項(xiàng)目經(jīng)理全生命周期的縱向責(zé)任制,從需求收集、采購實(shí)施到合同的簽署與執(zhí)行,全流程均由同一角色擔(dān)任。此模式日暴露出兩方面的問題:一是在風(fēng)險(xiǎn)方面,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)前段采購實(shí)施和后期合同執(zhí)行具有完全支配權(quán),缺乏有效的前后端互相監(jiān)督機(jī)制;二是在專業(yè)化方面,項(xiàng)目經(jīng)理需要兼顧需求調(diào)查、采購實(shí)施等各方面工作,勢(shì)必造成精力過于分散,從而影響效率。
為了適應(yīng)集中采購業(yè)務(wù)的發(fā)展,提高效率,防范風(fēng)險(xiǎn),淄礦集團(tuán)把采購過程與合同執(zhí)行前后拆開,由運(yùn)營支撐部門負(fù)責(zé)合同簽訂后的集采執(zhí)行。隨后根據(jù)集采業(yè)務(wù)的發(fā)展,將需求管理也獨(dú)立出來,供應(yīng)商和質(zhì)量、稽核管理分別由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),使得獨(dú)立后的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠做精、做深。目前,廣東移動(dòng)已經(jīng)打造出了需求、實(shí)施、執(zhí)行、內(nèi)控、供應(yīng)商管理相分離的“五環(huán)相扣”的采購運(yùn)營體系,有效地提高了效率,降低了風(fēng)險(xiǎn)。
二、“五環(huán)”體系制定思路
分工能帶來各環(huán)節(jié)專業(yè)化能力的提升,并提高生產(chǎn)效率,但分工同樣也會(huì)帶來協(xié)作問題,影響效率經(jīng),只有分工后帶來專業(yè)化能力的提升,且各環(huán)節(jié)前后協(xié)同,才是高效運(yùn)作的分工,才是合適有益的分工。基于這一研究思路,淄礦集團(tuán)從專業(yè)分工出發(fā),搭建了“五環(huán)相扣”的高效率、低風(fēng)險(xiǎn)采購運(yùn)營體系,即主要將采購管理按專業(yè)劃分為需求管理、采購實(shí)施、合同執(zhí)行、內(nèi)控稽核、供應(yīng)商管控五個(gè)相互獨(dú)立的環(huán)節(jié),通過專業(yè)的分工和高效的協(xié)作提高生產(chǎn)效率。
(一)加強(qiáng)需求管理
需求管理由被動(dòng)接收調(diào)整為主動(dòng)開展,前端由需求歸口管理部門把控需求合理性、審核需求,建立統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)語言;后端由需求管理科室統(tǒng)籌需求、把控進(jìn)度。歸口管理部門與需求管理科室之間通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一語言,解決技術(shù)部門與采購部門之間的語言隔閡,保障項(xiàng)目的快速實(shí)施。
1.精細(xì)分工,強(qiáng)化需求歸口管理
深化需求歸口管理,建立采購目錄的管理映射關(guān)系,明確產(chǎn)品級(jí)的省本部需求歸口管理部門,細(xì)化需求歸口管理的分工界面,完善需求歸口管理的分工界面,完善需求歸口管理的工作模式與工作流程,進(jìn)一步加強(qiáng)需求整合,推進(jìn)由需求歸口管理到集中管理的轉(zhuǎn)變,建立季度和月度供需對(duì)接機(jī)制:通過季度和月度需求對(duì)接,提前跟蹤和預(yù)測(cè)需求,及時(shí)反饋存在的困難和問題,加強(qiáng)需求的動(dòng)態(tài)化管理。
2.崗位獨(dú)立,采購需求集中管理
將需求管理崗位獨(dú)立,使得項(xiàng)目經(jīng)理可以集中精力考慮如何對(duì)需求進(jìn)行管控,不再局限于之前自己負(fù)責(zé)的幾個(gè)產(chǎn)品,而是站在全局的高度,以品類為維度,統(tǒng)籌需求,進(jìn)行需求分析整合。一方面逐步整合個(gè)性類似的需求,減少采購項(xiàng)目數(shù)量,優(yōu)化采購資源配置。另一方面將需求后評(píng)估納入供應(yīng)鏈績效考核體系,考察需求偏離度、需求整合度、突發(fā)需求次數(shù)、需求上報(bào)及時(shí)率等要素。
(二)采購實(shí)施
采購實(shí)施獨(dú)立分工后,廣東移動(dòng)主要通過搭建品類管理體系,設(shè)置品類經(jīng)理,實(shí)現(xiàn)各品類的專業(yè)采購管理,同時(shí)通過制定標(biāo)準(zhǔn)化模板,進(jìn)一步提高采購實(shí)施效率。
1.品類管理,提高能力
以品類管理為抓手,加強(qiáng)前端技術(shù)、供應(yīng)商尋源、市場(chǎng)環(huán)境分析、采購策略分析等主要采購環(huán)節(jié)的介入,通過鍛造品類經(jīng)理的專業(yè)能力來提升采購實(shí)施的生產(chǎn)效率。
2.標(biāo)準(zhǔn)化模板,提高效率
為了進(jìn)一步提高采購效率,淄礦集團(tuán)持續(xù)開發(fā)采購標(biāo)準(zhǔn)化工具,以采購品類標(biāo)準(zhǔn)化為抓手,歷經(jīng)請(qǐng)購模板標(biāo)準(zhǔn)化、合同標(biāo)準(zhǔn)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、文件標(biāo)準(zhǔn)化、采購策略標(biāo)準(zhǔn)化和模版標(biāo)準(zhǔn)化、基本形成了一套較為完善的采購標(biāo)準(zhǔn)化工具。
(三)集采執(zhí)行
在配額專人管控的,采購過程實(shí)施與結(jié)果分配職權(quán)分離。由采購實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理將集中采購結(jié)果的供應(yīng)商及規(guī)模數(shù)量、單價(jià)、總額移額管理員,再由配額管理員進(jìn)行配額分配管理。同時(shí)配額管理員每月對(duì)所有配額的數(shù)量、金額、期限進(jìn)行分析并預(yù)警,對(duì)于配額數(shù)量達(dá)到預(yù)警線的產(chǎn)品,制定解決方案通報(bào)和預(yù)估解決時(shí)間,通過對(duì)整體配額的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理,有效地避免了配額斷檔情況的發(fā)生,更好地支撐了全集團(tuán)公司生產(chǎn)。
1.“定期分配+資源池投放”的管理模式
在配額管控過程中,針對(duì)產(chǎn)品執(zhí)行不均衡、配額下單不及時(shí)等問題,淄礦集團(tuán)制訂了“定期分配+資源投放池”配額分配方式,按季度進(jìn)行分配并滾動(dòng)回收,輔以緊急追加流程,更準(zhǔn)確、及時(shí)地滿足地市及各部門的配額需求,提高配額使用效率,有效避免了各供應(yīng)商配額執(zhí)行不均衡或配額下單不及時(shí)等情況的發(fā)生。
2.基于品類特性分類的精細(xì)管理模式
隨著集采范圍擴(kuò)大,配額管控的產(chǎn)品和服務(wù)差異化逐步突顯,廣東移動(dòng)進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理,根據(jù)配額產(chǎn)品服務(wù)類別、需求數(shù)量、采購頻次等因素,將配額分為通用、常規(guī)、關(guān)注、統(tǒng)籌。
3.配額主動(dòng)預(yù)警模式
對(duì)執(zhí)行超過70%的配額或有效期不足100天的框架合同系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警,同時(shí)對(duì)于超配額執(zhí)行或超有效期執(zhí)行的采購訂單自動(dòng)攔截,使其無法創(chuàng)建,對(duì)于包含非標(biāo)物料的訂單自動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)提示,提升審批層級(jí)。
(四)內(nèi)控稽核
內(nèi)控管理體系主要通過建立事前、事中、事后三道風(fēng)險(xiǎn)防線防控風(fēng)險(xiǎn)。
1.事前制度建設(shè)
在事前主要是從制度入手,通過優(yōu)化采購規(guī)章制度、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控舉措,為采購提供風(fēng)險(xiǎn)防控制度保障。
2.事中風(fēng)險(xiǎn)地圖
在事中主要從采購尋源主流程、采購物流關(guān)鍵管理領(lǐng)域和關(guān)鍵人員管理三個(gè)方面入手,由“點(diǎn)”連“線”到“面”,形成風(fēng)險(xiǎn)地圖,為采購實(shí)施人員提供風(fēng)險(xiǎn)指引。
3.事后巡檢機(jī)制
在事后主要通過例行巡檢機(jī)制,發(fā)現(xiàn)采購實(shí)施和合同執(zhí)行階段存在的不足,通過剖析問題、解決問題,沉淀經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),指導(dǎo)下一期采購工作,使采購工作逐步趨于完善。
(五)供應(yīng)商管理
隨著市場(chǎng)規(guī)模的逐步擴(kuò)大,合作的供應(yīng)商規(guī)模也日漸增加,為了更好地歸口管理供應(yīng)商,淄礦集團(tuán)將供應(yīng)商管理職能從運(yùn)營支撐職能中剝離出來,通過對(duì)供應(yīng)商的分級(jí)分類管理,搭建起獎(jiǎng)懲分明的供應(yīng)商管理體系。
1.懲罰機(jī)制
懲罰機(jī)制主要是借助供應(yīng)商黑名單和灰名單管理來實(shí)現(xiàn),通過黑名單和灰名單的常態(tài)化管理,凈化招標(biāo)采購環(huán)境,驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商理性競(jìng)爭(zhēng)。
2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制
獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制主要是針對(duì)服務(wù)態(tài)度好、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商,為其提供相關(guān)優(yōu)惠政策以及質(zhì)量快檢、付款提速、服務(wù)站VIP通道、訂單融資加速服務(wù)、提高到貨款比例等優(yōu)惠措施。
3.后評(píng)估機(jī)制
后評(píng)估機(jī)制主要是通過綜合考評(píng),對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的每張訂單實(shí)行日常的、客觀的、全方位的績效評(píng)價(jià),并將評(píng)價(jià)結(jié)果用于下期集采推薦和采購方案,形成閉環(huán)。
關(guān)鍵詞:油氣管道;項(xiàng)目物資采購;采購管理;風(fēng)險(xiǎn);控制措施
中圖分類號(hào): TE122 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A
引言
對(duì)油氣管道項(xiàng)目工程來說,物資采購資金約占總承包合同額的50%-60%,因此,物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理在很大程度上決定承包商的效益,進(jìn)而影響承包商履行合同的積極性和可行性。有效防范物資采購風(fēng)險(xiǎn),有利于承包商按合同順利履行職責(zé),確保項(xiàng)目質(zhì)量、工期和成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),也是承包商獲得合理利益的前提。同時(shí),將采購管理與其他工作有機(jī)結(jié)合起,充分與業(yè)主合作,重視售后服務(wù)等具體工作,降低和避免各環(huán)節(jié)產(chǎn)生重大風(fēng)險(xiǎn)的可能性,以達(dá)到全面減小油氣管道總承包工程物資采購風(fēng)險(xiǎn)的目的。
一、物資采購管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)分析
1、物資采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)
物資采購計(jì)劃是進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目物資采購工作的實(shí)施依據(jù),因此采購計(jì)劃編制是否準(zhǔn)確關(guān)系著采購工作的成敗。其主要出現(xiàn)的問題是由于對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)確,造成物資采購預(yù)算金額發(fā)生較大偏差,進(jìn)而影響整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施;其次采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)確定有誤也是容易出現(xiàn)的問題。一方面物資大批量過早涌入現(xiàn)場(chǎng),會(huì)造成物資積壓,增加物資堆放場(chǎng)地及物資管理等成本;另一方面物資如未能按施工要求抵達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng),會(huì)因物資缺少而造成代工損失,影響工期。由此可見,物資的到場(chǎng)關(guān)乎著工程的施工進(jìn)度,影響著整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行。
2、供貨商風(fēng)險(xiǎn)
近幾年,油氣管道建設(shè)的蓬勃發(fā)展,帶動(dòng)了越來越多的企業(yè)投身到油氣管道建設(shè)中來。如此眾多的供應(yīng)商其資質(zhì)、生產(chǎn)等條件也良莠不齊,極易出現(xiàn)供應(yīng)商供貨不及時(shí),影響工期;提供的物資數(shù)量、質(zhì)量不符合合同要求,影響施工或造成物資積壓;供貨商之間存在著不誠實(shí)甚至違法行為,造成合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。供貨商所帶來的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)大大降低了供應(yīng)商的利潤,迫使其不斷地促進(jìn)產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新、努力進(jìn)行成本控制,在大幅度降低了建設(shè)投資成本的同時(shí),產(chǎn)品的質(zhì)量控制卻由于多種因素而無法得到落實(shí)。質(zhì)量問題的不斷出現(xiàn)也在給我們的項(xiàng)目采購管理工作敲響了警鐘,質(zhì)量就是生命,質(zhì)量關(guān)乎著一個(gè)企業(yè)的生死存亡,是一個(gè)企業(yè)的生命,質(zhì)量管理更是一項(xiàng)必須常抓不懈、高度重視的工作。
3、工程物資裕量風(fēng)險(xiǎn)
近些年隨著工程項(xiàng)目材料控制力度的加大,施工材料利用率已有了大幅度的提高。但由于設(shè)計(jì)變更、采購裕量等原因,在每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后仍會(huì)有大量的剩余物資積壓,增加采購成本,影響項(xiàng)目收益,形成庫存損耗。工程剩余物資的出現(xiàn)不可避免,我們只有通過設(shè)計(jì)、采辦、工程各個(gè)部門相互配合,才能最大限度的減少剩余物資量。對(duì)于已形成的剩余物資,我們要分析原因,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并準(zhǔn)確地分析其狀況,恰當(dāng)?shù)刂贫ㄌ幚矸桨?,才能最有效的減少浪費(fèi)、降低項(xiàng)目建設(shè)成本。
二、物資采購管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制措施
1、建立完善的供應(yīng)商管理體系
建立完善的供應(yīng)商管理體系才是降低此采購成本風(fēng)險(xiǎn)的有效保證。首先,應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行全面詳細(xì)的調(diào)查,對(duì)其生產(chǎn)能力、交貨能力、價(jià)格水平、服務(wù)等方面有一定的了解;其次對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量的抽檢,對(duì)重點(diǎn)物資要駐廠監(jiān)造。再次嚴(yán)格把關(guān)物資的入庫檢驗(yàn)。入庫檢驗(yàn)是采購質(zhì)量管理體系中的一個(gè)重要組成部分,是有效杜絕有缺陷物資安裝使用的重要一環(huán)。最后對(duì)供貨商進(jìn)行年度評(píng)價(jià)考核,并對(duì)有良好表現(xiàn)的供貨商建立長期的合作關(guān)系。只有建立完善的供應(yīng)商管理體系,才能解決好對(duì)立矛盾,最大限度地降低采購合同價(jià)的訂貨價(jià)格,實(shí)現(xiàn)“互利、雙贏”。
2、認(rèn)真編制采購計(jì)劃
物資采購工作錯(cuò)綜復(fù)雜,承包商必須制定完整、科學(xué)、合理的采購計(jì)劃以保障采購工作的有序進(jìn)行,具體措施如下:
1)收集整理物資、設(shè)備技術(shù)規(guī)格書及數(shù)據(jù)表,分類統(tǒng)計(jì)規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,特殊說明等條目,確保物資采購數(shù)量與質(zhì)量的準(zhǔn)確性。
2)廣泛了解和掌握國內(nèi)外相關(guān)工程及其進(jìn)展,調(diào)查和分析大宗物質(zhì)的市場(chǎng)供應(yīng)情況,了解貨物來源、價(jià)格、性能參數(shù)及供貨的可靠性,針對(duì)不同的物資提出不同采購方式或手段。
3)認(rèn)真預(yù)測(cè)具體物資采購的進(jìn)度,包括前期技術(shù)交流時(shí)間、備料時(shí)間、生產(chǎn)周期、出廠檢驗(yàn)、國際國內(nèi)運(yùn)輸、國際貨物通關(guān)、中轉(zhuǎn)儲(chǔ)存及現(xiàn)場(chǎng)交接等所有時(shí)間要求,在此基礎(chǔ)上結(jié)合工程項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整和壓縮,從而編制完成各項(xiàng)物資設(shè)備的供應(yīng)計(jì)劃或進(jìn)度表。
4)嚴(yán)格物資進(jìn)度控制。在制定物資供應(yīng)進(jìn)度時(shí)應(yīng)儲(chǔ)備一定量的時(shí)間調(diào)整余地,同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整的程序,盡可能減少或避免無謂的調(diào)整,特別要把物資供應(yīng)進(jìn)度計(jì)劃提交給設(shè)計(jì)、施工、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審和簽署,得到他們的認(rèn)可,最終提交項(xiàng)目經(jīng)理審批確認(rèn),保障計(jì)劃的權(quán)威性和可實(shí)施性。
3、從全局出發(fā)開展采購管理
1)商物資采購管理的質(zhì)量管理應(yīng)重視
物資、設(shè)備在總承包工作每一環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),以此盡可能降低和避免工程總體質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。為此,物資設(shè)備采購過程應(yīng)建立起從原材料準(zhǔn)備-生產(chǎn)制造-出廠檢驗(yàn)-運(yùn)輸-儲(chǔ)存-現(xiàn)場(chǎng)交接-技術(shù)服務(wù)-試運(yùn)支持-售后服務(wù)等全過程的產(chǎn)品質(zhì)量控制體系,明確各階段、環(huán)節(jié)的產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo),建立起可行的程序文件、作業(yè)文件,實(shí)現(xiàn)過程控制。
2)全過程進(jìn)度計(jì)劃管理
采購進(jìn)度計(jì)劃必須納入工程總體進(jìn)度計(jì)劃中,形成設(shè)計(jì)、采購、施工及試運(yùn)投產(chǎn)合一的總體進(jìn)度計(jì)劃。在工程總體進(jìn)度計(jì)劃中,應(yīng)明確物資、設(shè)備到達(dá)中轉(zhuǎn)站及進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)交接的最早時(shí)間和最晚時(shí)間,重要設(shè)備安裝和試車時(shí)間。采購進(jìn)度應(yīng)嚴(yán)格按工程總進(jìn)度控制,積極推行零庫存管理。為保證總體計(jì)劃的落實(shí),應(yīng)編制詳細(xì)的物資催交計(jì)劃并認(rèn)真落實(shí)。
3)抓住采購費(fèi)用控制的關(guān)鍵
物資、設(shè)備的采購應(yīng)通過嚴(yán)格的招標(biāo)程序,明確產(chǎn)品要求,實(shí)現(xiàn)多家競(jìng)爭(zhēng),以取得優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)采購過程本身的費(fèi)用控制和節(jié)省。更應(yīng)注意采購與設(shè)計(jì)的結(jié)合,因?yàn)樵O(shè)計(jì)技術(shù)方案以及設(shè)計(jì)對(duì)物資、設(shè)備的選型和產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)決定了80%以上的產(chǎn)品價(jià)格,技術(shù)方案的失誤,將造成生產(chǎn)工藝流程的增加、設(shè)備的增加、用地的增加,從而造成建設(shè)費(fèi)用的增加。為此,采購人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí),為設(shè)計(jì)人員提供相關(guān)技術(shù)資料和廣泛的產(chǎn)品選擇,認(rèn)真組織開展技術(shù)交流,主動(dòng)建立起供應(yīng)廠商與設(shè)計(jì)技術(shù)人員之間的交流暢通渠道,為設(shè)計(jì)人員優(yōu)選設(shè)計(jì)方案、經(jīng)濟(jì)合理地確定產(chǎn)品類型創(chuàng)造良好的條件。
結(jié)束語
總而言之,隨著油氣管道工程項(xiàng)目管理體系的日趨完善,作為項(xiàng)目管理體系中重要一環(huán)的項(xiàng)目采購管理,也必須積極面對(duì)和適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展,自覺吸收現(xiàn)代油氣項(xiàng)目采購管理理念,主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用科學(xué)的管理手段,積極識(shí)別、防范采購風(fēng)險(xiǎn),使油氣項(xiàng)目采購管理向著規(guī)范、有序、創(chuàng)新、高效的方向發(fā)展,為有效保證工程建設(shè)項(xiàng)目的順利完成發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]李俊英.效能監(jiān)察助力采購風(fēng)險(xiǎn)防控[J].中國石油石化.2009年
提高物資采購效率是企業(yè)降本增效的重要途徑,成本下降,利潤就上升。集中采購成為控制采購成本的重要手段,在企業(yè)的采購中發(fā)揮著重要的作用。集中采購是對(duì)于分散采購而言的,是指將集中采購目錄中的貨物、工程及服務(wù)集中進(jìn)行采購,對(duì)同一類項(xiàng)目管理集中化采購來降低采購成本。
一、企業(yè)集中采購的特點(diǎn)
1、集中采購設(shè)立了專業(yè)的采購部門,專業(yè)的人做專業(yè)的事,把業(yè)務(wù)歸口到一個(gè)部門來管理,降低管理成本支出的同時(shí),也減少重復(fù)采購頻次、降低庫存、減少資金占用,提高企業(yè)整體購買力。
2、集中采購效益主要來自采購量的高度凝聚,大批量的采購,有利于采購管理部門對(duì)擬采購項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一分類,對(duì)采購目錄進(jìn)行梳理,對(duì)采購物資的規(guī)格型號(hào)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,制定統(tǒng)一的技術(shù)要求及售后、維護(hù)等采購要求,把需要采購的項(xiàng)目打包分類,集約化形成年度采購計(jì)劃進(jìn)行有效實(shí)施。
3、大規(guī)模的集中采購,形成規(guī)模優(yōu)勢(shì),容易吸引核心的潛在投標(biāo)人,形成優(yōu)質(zhì)的充分競(jìng)爭(zhēng)條件,對(duì)提升企業(yè)采購質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用。大規(guī)模的集中采購,對(duì)潛在投標(biāo)人提出了更高要求,相比之前的分散采購而言,公司規(guī)模、實(shí)力相對(duì)較小的潛在投標(biāo)人不具備承擔(dān)大型項(xiàng)目的能力,沒有能力承擔(dān)規(guī)模較大的集中采購項(xiàng)目。從而優(yōu)化了潛在投標(biāo)人的水平結(jié)構(gòu)。
4、有利于規(guī)范采購行為,提高采購過程的透明度。集中采購遵循了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律,具有招標(biāo)采購的特點(diǎn)。一方面,能夠在潛在投標(biāo)人之間形成充分競(jìng)爭(zhēng),另一方面,招標(biāo)人可對(duì)年度采購計(jì)劃進(jìn)行匯總分類,依據(jù)需求對(duì)項(xiàng)目劃分標(biāo)段,對(duì)項(xiàng)目售后及服務(wù)制定方案,對(duì)采購物資的生命使用周期提出要求,打包用戶的采購需求,一并進(jìn)行集中采購整合,實(shí)現(xiàn)最佳資源配置的目標(biāo),而且還可大大節(jié)約采購費(fèi)用。
二、加強(qiáng)推進(jìn)集中采購的要點(diǎn)問題
推進(jìn)集中采購的核心思想是管理控制權(quán)和采購決策權(quán)的集中,本質(zhì)是集中采購體系的建立過程。
1、建立完善的管理體系
完善健全的管理體系是管理采購工作的前提和基礎(chǔ),直接決定了集中采購工作的效率和方式?!皻w口管理,集中采購,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”,由采購部門統(tǒng)一牽頭負(fù)責(zé),采購人對(duì)擬采購項(xiàng)目情況進(jìn)行需求提報(bào),整合采購計(jì)劃,統(tǒng)一采購物資的標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的集中采購有利于確保采購管理和實(shí)踐的一致性,顯著提升物資采購業(yè)務(wù)的專業(yè)化、規(guī)范化。
2、建立規(guī)章制度
“無規(guī)矩不成方圓”,采購管理的規(guī)章制度是集中采購工作的指導(dǎo)準(zhǔn)則。按照國家相關(guān)法律法規(guī)為藍(lán)本作為依據(jù),結(jié)合企業(yè)自身進(jìn)行完善,對(duì)集中采購制定規(guī)章制度。采購部門應(yīng)對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)真梳理,采購方案的編制,采購方式的確定,采購供應(yīng)商資格條件的確定,以及后期合同的簽訂,過程控制及后期的入庫結(jié)算等采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
按照制度管控內(nèi)容與業(yè)務(wù)分類為原則,建立涵蓋招標(biāo)集中采購、供應(yīng)商管理、監(jiān)督管理等關(guān)鍵采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的物資供應(yīng)采購規(guī)章制度體系,制定物資集中采購的管理辦法與實(shí)施細(xì)則,嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,有法可依,有制度可追溯,做到按制度辦事、按程序辦事。
3、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
采購業(yè)務(wù)流程是制度的體現(xiàn),業(yè)務(wù)流程體現(xiàn)了要怎么做。要有效實(shí)施集中采購業(yè)務(wù)應(yīng)制定高效率的業(yè)務(wù)流程,對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化整合,避免重復(fù)操作流程。把規(guī)章制度在流程中進(jìn)行體現(xiàn),制度最大限度體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程中,實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程制度化、程序化。將流程進(jìn)行上下分層,逐層分解細(xì)化,適應(yīng)不同層次的管理者需求。
4、完善供應(yīng)商管理
供應(yīng)商的選擇是采購的根本,供應(yīng)商品質(zhì)的好壞,直接決定了采購的成本、質(zhì)量和采購效率。供應(yīng)商管理也是企業(yè)采購管理風(fēng)險(xiǎn)控制的重要內(nèi)容。潛在供應(yīng)商數(shù)量未形成充分的競(jìng)爭(zhēng)、考核體系不完善導(dǎo)致集中采購出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)合理設(shè)置供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻、對(duì)供應(yīng)商的過程認(rèn)證做好防控措施、制定供應(yīng)商管理辦法。在合同中對(duì)供應(yīng)商的違約進(jìn)行合理風(fēng)險(xiǎn)防控,防止供應(yīng)商因?yàn)檫`約成本低對(duì)企業(yè)利益造成損害。
通過集中采購促進(jìn)供應(yīng)商之間形成充分競(jìng)爭(zhēng),既可以幫助質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)規(guī)模銷售、規(guī)模生產(chǎn)以降低成本,同時(shí)有利于引導(dǎo)一流的供應(yīng)商充分了解企業(yè)的采購需求,提供更有針對(duì)性的、優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù),推進(jìn)深層次的合作。
5、集中采購信息化
近年來,隨著國內(nèi)電子商務(wù)發(fā)展的日趨成熟,電子招標(biāo)采購也逐漸規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。集中采購電子信息平臺(tái)的應(yīng)用,不僅可以縮短項(xiàng)目建設(shè)周期、降低運(yùn)作成本,而且對(duì)規(guī)范采購流程的優(yōu)化與規(guī)范起到了促進(jìn)和支持作用。
6、對(duì)擬采購項(xiàng)目進(jìn)行信息收集、統(tǒng)計(jì)和分析,突出采購的計(jì)劃性
集中采購項(xiàng)目多為大宗項(xiàng)目,在計(jì)劃提報(bào)過程中,組織各地區(qū)分公司對(duì)下一年的需求進(jìn)行匯總分析,研究消耗規(guī)律,超前制定物資需求計(jì)劃,為集中采購提供前期計(jì)劃保障。計(jì)劃的準(zhǔn)時(shí)上報(bào)及上報(bào)的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到集中采購的關(guān)鍵信息。計(jì)劃不能隨意改變,這樣才可以保障集中采購的準(zhǔn)確無誤性,發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢(shì)。
7、加強(qiáng)自身隊(duì)伍的建設(shè)
一方面是加強(qiáng)采購人員的道德教育,引導(dǎo)從業(yè)人員樹立正確的價(jià)值觀、人生觀,廉潔自律、以身作則,嚴(yán)格職業(yè)操守。另一方面是提升采購人員的業(yè)務(wù)能力,通過專業(yè)培訓(xùn)、參加職業(yè)資格考試,提升員工隊(duì)伍的凝聚力和業(yè)務(wù)水平。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞:工程服務(wù)類招標(biāo) 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 風(fēng)險(xiǎn)防控
招標(biāo)采購工作紛繁復(fù)雜,從計(jì)劃申報(bào)開始,經(jīng)過采購策略制定、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié),最終與中標(biāo)人簽訂合同,在整個(gè)招標(biāo)采購過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都存在潛在的風(fēng)險(xiǎn),如果不能及時(shí)規(guī)避,將會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損失。總部在“十三五”物資管理專項(xiàng)規(guī)劃中,明確將風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)作為未來五年專項(xiàng)規(guī)劃重點(diǎn),并從健全風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系、完善風(fēng)險(xiǎn)防控長效機(jī)制、完善風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)手段三種途徑推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作的開展。因此,如何通過規(guī)范工程服務(wù)類招標(biāo)采購業(yè)務(wù)流程,制定風(fēng)險(xiǎn)防范策略,建立風(fēng)險(xiǎn)防控長效機(jī)制,健全整個(gè)工程服務(wù)類招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)防控體系,最大程度降低采購過程中的風(fēng)險(xiǎn),防患于未然,顯得尤為重要。
一、國內(nèi)外招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控現(xiàn)狀
(一)國外研究現(xiàn)狀
西方發(fā)達(dá)國家早在上世紀(jì)70年代開始,就已開展招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)分析和防控研究工作。他們認(rèn)為任何工程都存在不確定性,會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn),無論約定風(fēng)險(xiǎn)由誰承擔(dān),最后一般都是由建設(shè)單位承受,會(huì)影響企業(yè)投資及效益。因此需對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)并量化。在招標(biāo)前,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別,然后對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析量化。目前,西方發(fā)達(dá)國家招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控不僅理論研究成熟,而且已初步形成了一套完整的招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控體系,對(duì)控制項(xiàng)目安全、質(zhì)量、工期和造價(jià)起到了很好的作用。
(二)國內(nèi)研究現(xiàn)狀
我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)間較短,項(xiàng)目招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控體系尚不健全。目前關(guān)于招投標(biāo)問題的研究主要集中在現(xiàn)狀和問題、招投標(biāo)方式方法和策略以及招投標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估三個(gè)方面,對(duì)于招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別、控制等方面的研究還比較粗淺,缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的分析和研究。
二、基于流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別與評(píng)估
(一)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
本文采用流程分析法,以業(yè)務(wù)流程為主線,對(duì)涵蓋開標(biāo)前、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)、資料歸檔等各環(huán)節(jié)的全流程工程服務(wù)類招標(biāo)采購整體業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理,辨識(shí)各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分類。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別路徑如下:
第一步,梳理工程服務(wù)類招標(biāo)采購業(yè)務(wù)內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)流程(環(huán)節(jié))。
第二步,針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)環(huán)節(jié),梳理、分析環(huán)節(jié)內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)涉及的工作任務(wù)。
第三步,針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的任務(wù)內(nèi)容識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),即產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的具體業(yè)務(wù)行為或業(yè)務(wù)行為方式。
在此基礎(chǔ)上,邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)資深專家,結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),采用德爾菲法,對(duì)梳理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。
結(jié)合流程分析法和德爾菲法分析結(jié)果,共識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)30個(gè),其中開標(biāo)前環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)9個(gè),開標(biāo)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6個(gè),評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)9個(gè),定標(biāo)及資料歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6個(gè)。
(二)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
為更好地加強(qiáng)對(duì)采購過程的管控,避免分析人員的主觀因素影響,提高結(jié)果的科學(xué)性和可靠性,文章參考概率風(fēng)險(xiǎn)分析模型,結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)值量化理論,意將相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)要素(主要考慮風(fēng)險(xiǎn)的不確定性,不利結(jié)果以及產(chǎn)生的影響程度等)進(jìn)行量化處理,以各風(fēng)險(xiǎn)要素的乘積來表示風(fēng)險(xiǎn),工程服務(wù)類招標(biāo)采購過程的整體風(fēng)險(xiǎn)即為各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)值的代數(shù)和。
本文結(jié)合工程服務(wù)類招標(biāo)采購業(yè)務(wù)特點(diǎn),將風(fēng)險(xiǎn)損失類型劃分為效率風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)及信息安全風(fēng)險(xiǎn),以風(fēng)險(xiǎn)值量化理論為基礎(chǔ),綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率、風(fēng)險(xiǎn)造成損失以及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)對(duì)整個(gè)流程的影響程度三個(gè)因素,設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型,具體公式如下:
[R=∑i(fi×di×kj)]
[fi]=發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件的頻率;[di]=風(fēng)險(xiǎn)事件造成的損失;[kj]=該風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)對(duì)業(yè)務(wù)流程鏈的影響程度;[R]衡量的是一定時(shí)間段內(nèi)多個(gè)批次招標(biāo)中形成的風(fēng)險(xiǎn),通過對(duì)[R]值的分析對(duì)比,針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)制定對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。
以開標(biāo)前環(huán)節(jié)任務(wù)分配風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、開標(biāo)環(huán)節(jié)投標(biāo)文件接收風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)澄清風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、定標(biāo)及資料歸檔環(huán)節(jié)中標(biāo)異議違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)為例,結(jié)合對(duì)歷史資料數(shù)據(jù)的分析和專家綜合打分,各參數(shù)取值及計(jì)算結(jié)果如下表:
以此類推,依次計(jì)算出其余二十六個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的R值,從而得出全流程所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。同時(shí),結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和風(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)作進(jìn)一步的分析評(píng)估,可繪制工程服務(wù)類招標(biāo)采購全過程風(fēng)險(xiǎn)一覽表,明確風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn),為制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施提供參考。
三、風(fēng)險(xiǎn)防控措施研究
針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理中的監(jiān)控焦點(diǎn),本文重點(diǎn)從制度修訂、技術(shù)完善以及人員培訓(xùn)三方面強(qiáng)化工程服務(wù)類招標(biāo)采購過程管控,分析研究如何在采購過程中避免風(fēng)險(xiǎn)帶來的影響。
(一)建立招標(biāo)活動(dòng)責(zé)任落實(shí)制
建立覆蓋招標(biāo)采購全業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)制度體系,將風(fēng)險(xiǎn)管理與管控融入集中采購流程、制度、職責(zé)等方面,從管理體制上控制風(fēng)險(xiǎn),使得招標(biāo)全過程實(shí)現(xiàn)科學(xué)管控、廉潔公正。
1、明確公司與委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)各自法律義務(wù)
嚴(yán)格考核機(jī)構(gòu),建立連帶的責(zé)任追究機(jī)制,責(zé)任機(jī)構(gòu)建立有效的內(nèi)部控制越權(quán)操作獎(jiǎng)懲辦法,杜絕招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)交叉替代現(xiàn)象。
2、定期維護(hù)專家?guī)旒芭涮讬C(jī)制
及時(shí)清理、定期維護(hù)評(píng)標(biāo)專家、供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績核實(shí)或評(píng)估專家、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督專家、監(jiān)察部監(jiān)督專家、法律專家等專業(yè)的專家?guī)?,完善考核、評(píng)估、獎(jiǎng)懲制度,確保參與活動(dòng)的專家從專家?guī)熘须S機(jī)抽取,并及時(shí)通知到人。
3、建立過錯(cuò)問責(zé)機(jī)制
對(duì)招評(píng)標(biāo)工作中弄虛作假、違規(guī)操作等行為及時(shí)查處,嚴(yán)格問責(zé);對(duì)監(jiān)督工作中推諉扯皮、慢作為、不作為、亂作為等行為實(shí)行“零容忍”,情節(jié)嚴(yán)重的給予經(jīng)濟(jì)與行政處罰。
(二)推進(jìn)招標(biāo)采購信息化建設(shè)
隨著集中采購管理不斷深化,采購全流程各環(huán)節(jié)涉及的對(duì)象、數(shù)據(jù)、信息等不斷變更,采購過程管控不足以及業(yè)務(wù)功能模塊的缺陷導(dǎo)致了招投標(biāo)系統(tǒng)應(yīng)用效率低下,有必要通過對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期測(cè)試、改造以完善系統(tǒng)功能,確保信息系統(tǒng)在工程服務(wù)類招標(biāo)采購過程中的高效應(yīng)用。
1、用例庫建立
在招投標(biāo)系統(tǒng)測(cè)試中,用例庫的建立與測(cè)試能夠快速發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中隱藏的問題,直接決定著系統(tǒng)測(cè)試的結(jié)果和效率。在用例庫建設(shè)時(shí),首先要對(duì)系統(tǒng)需求及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析,便于指導(dǎo)用例設(shè)計(jì);其次,將測(cè)試用例進(jìn)行分類,且盡量考慮邊界、異常、性能的情況,便于發(fā)現(xiàn)更多的隱藏問題;隨后,建立測(cè)試用例庫,并進(jìn)行測(cè)試用例的評(píng)審,以確認(rèn)測(cè)試過程和方法是否正確。
2、動(dòng)態(tài)更新機(jī)制
招投標(biāo)系統(tǒng)因新增功能或更新需求會(huì)使得已有用例庫無法滿足現(xiàn)階段要求,因此用例庫必須要按時(shí)進(jìn)行配套更新。在已有用例庫基礎(chǔ)上,建立用例庫動(dòng)態(tài)更新機(jī)制,及時(shí)更新、豐富系統(tǒng)用例庫,便于工作人員快速、便捷的進(jìn)行用例管理、變更未付、關(guān)聯(lián)復(fù)用,從而完善系統(tǒng)測(cè)試功能,提升信息系統(tǒng)應(yīng)用效率。
(三)招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)
為了更好地提升風(fēng)控工作水平,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控力度,定期對(duì)業(yè)務(wù)人員組織培訓(xùn)和教育顯得十分重要。結(jié)合工程服務(wù)類招標(biāo)采購全過程風(fēng)險(xiǎn)一覽表,從多個(gè)維度來分析總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)如何覆蓋且有效解決現(xiàn)有及潛在的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),將風(fēng)險(xiǎn)事件作為實(shí)際案例在培訓(xùn)中加以分析,通過定期開展培訓(xùn)、宣貫,形成長效的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,進(jìn)一步提升風(fēng)險(xiǎn)管理水平。
四、結(jié)束語
公司每年采購規(guī)模巨大,涉及眾多供應(yīng)商的切身利益,公司集中采購一直是利益相關(guān)方關(guān)注的焦點(diǎn)、社會(huì)輿論關(guān)注的熱點(diǎn),和公司廉政建設(shè)的難點(diǎn),也是政府監(jiān)管及審計(jì)監(jiān)督檢查的重點(diǎn)。隨著集中采購集約程度的不斷擴(kuò)大,集中采購資金量大、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多,涉及部門及人員廣,風(fēng)險(xiǎn)貫穿于集中采購全過程。因此,必須對(duì)電力企業(yè)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加以科學(xué)識(shí)別和評(píng)估,并在此基礎(chǔ)上采取相應(yīng)的防控措施,實(shí)現(xiàn)對(duì)采購全過程的有效管控,為持續(xù)提升物力集約化管理水平提供堅(jiān)強(qiáng)保障。
參考文獻(xiàn):
[1]賴業(yè)寧,薛禹勝,王海風(fēng).電力市場(chǎng)穩(wěn)定性及其風(fēng)險(xiǎn)管理[J].電力系統(tǒng)自動(dòng)化,2003