時(shí)間：2023-05-29 08:32:19
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案應(yīng)急管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
（一）做到防范于未然
檔案工作是企事業(yè)發(fā)展中的重點(diǎn)工作之一，從某個(gè)角度來(lái)講，檔案工作是對(duì)資源信息的一種整合，在檔案工作長(zhǎng)期進(jìn)行的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)受到內(nèi)部因素或外部因素的影響，而造成突發(fā)事件的發(fā)生，如果沒(méi)有科學(xué)有效的應(yīng)急預(yù)案的話(huà)，帶來(lái)的損失不堪設(shè)想。因此，檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制也倍受關(guān)注，應(yīng)急預(yù)案的編制主要遵循防患于未然的原則，并且將檔案突發(fā)事件預(yù)防工作作為整個(gè)編制工作的重點(diǎn)，這樣才能切實(shí)有效地做好檔案工作的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制工作。另外，檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制應(yīng)不斷地完善管理機(jī)制、規(guī)范防范的手段、強(qiáng)化預(yù)案管理的流程，并不斷地建立健全的檔案工作安全預(yù)防機(jī)制，從而做到防范于未然，進(jìn)而有效地提高檔案工作人員對(duì)自然災(zāi)害、重點(diǎn)突發(fā)事故的處理能力，確保檔案工作的可靠性、安全性。
（二）重視對(duì)檔案資源的保管
眾所周知，檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的編制，主要是為了保障檔案資源的可靠性、安全性，從最根本的角度分析，檔案資源應(yīng)屬于一種不可再生資源，一旦檔案資源出現(xiàn)損失的話(huà)，很難甚至無(wú)法對(duì)其進(jìn)行修復(fù)。因此，在檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的過(guò)程中，應(yīng)以檔案資源的保管作為編制的基本原則，不斷地提高檔案資源的安全性和可靠性。另外，從企事業(yè)發(fā)展的角度上來(lái)分析，檔案資源的損失是與財(cái)產(chǎn)損失并存的。因此，對(duì)檔案工作編制突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案管理，也成為當(dāng)前企事業(yè)單位重點(diǎn)工作之一，必須要做好重大事故以及自然災(zāi)害發(fā)生的重點(diǎn)預(yù)防工作，盡最大限度保護(hù)檔案資源的安全，將檔案資源損失控制到最低。
二、檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的要點(diǎn)
（一）科學(xué)合理布局，構(gòu)建完整的應(yīng)急預(yù)案體系
檔案是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)信息的匯總，如，業(yè)務(wù)信息、人員信息等，一旦檔案工作出現(xiàn)突發(fā)事件，可能會(huì)造成部分檔案的損失，甚至?xí)缧缘膿p失。因此，必須做好檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制，并應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，科學(xué)合理的布局，以此來(lái)構(gòu)建完整的應(yīng)急預(yù)案體系，具體要點(diǎn)如下。
1.合理完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容體系。
通過(guò)對(duì)大量檔案工作突發(fā)事件的調(diào)查分析，尤其是檔案工作突發(fā)事件的情況不同，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、分級(jí)。也就是說(shuō)，在編制檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的過(guò)程中，需要從不同層次、不同級(jí)別完善應(yīng)急預(yù)案。另外，在完善應(yīng)急預(yù)案的過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)闡明應(yīng)急預(yù)案體系的框架結(jié)構(gòu)以及應(yīng)急的基本流程。同時(shí)，要完善一些專(zhuān)項(xiàng)預(yù)案，主要指的就是有針對(duì)性的應(yīng)急預(yù)案。例如，針對(duì)自然災(zāi)害引發(fā)的火災(zāi)、地震災(zāi)害、水災(zāi)等，根據(jù)不同的災(zāi)害特點(diǎn)來(lái)制定合理的應(yīng)急預(yù)案體系，一旦災(zāi)害發(fā)生應(yīng)在第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，從而提高對(duì)災(zāi)害事故處理的有效性。
2.完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系。
通過(guò)上一部分分析了解到，在制定應(yīng)急預(yù)案的過(guò)程中，會(huì)根據(jù)突發(fā)事件的特點(diǎn)制定不同的應(yīng)急預(yù)案，最終形成完整的應(yīng)急預(yù)案體系。然而，由于檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的多元化特征，因此，必須做好應(yīng)急預(yù)案的管理，完善其管理體系。如，開(kāi)展縱向到底、橫向到邊、外延到點(diǎn)的管理方式，將對(duì)檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案管理落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，確保應(yīng)急預(yù)案的完善性、適用性、科學(xué)性，這樣才能避免或降低檔案工作突發(fā)事件災(zāi)害帶來(lái)的損失。
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案機(jī)構(gòu)
首先，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)成立檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制機(jī)構(gòu)。檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的編制是一項(xiàng)極為繁瑣的工作，為了確保應(yīng)急預(yù)案編制的有效性，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的應(yīng)急預(yù)案編制機(jī)構(gòu)來(lái)執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)，并且，對(duì)小組成員進(jìn)行各自分工，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、規(guī)劃等。同時(shí)，對(duì)檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案做好相應(yīng)的審核，確保應(yīng)急預(yù)案的合理性、有效性。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制人員的配備，應(yīng)急預(yù)案是企事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵，尤其是關(guān)乎到檔案工作的應(yīng)急預(yù)案編制，必須重視起來(lái)，為了提升應(yīng)急預(yù)案編制的有效性，需要將各個(gè)崗位人員落實(shí)到位，將工作人員的效能充分地發(fā)揮出來(lái)，這樣才能有效地提高應(yīng)急預(yù)案實(shí)施的有效性，而且，人員作為應(yīng)急預(yù)案編制的核心，應(yīng)將自身的正能量充分地發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步提高檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案實(shí)施的有效性。最后，應(yīng)建立合理的檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案工作績(jī)效考核機(jī)制。主要是對(duì)應(yīng)急預(yù)案編制工作進(jìn)行績(jī)效考核，要結(jié)合實(shí)際的工作情況、應(yīng)急預(yù)案的預(yù)定期限等方面因素進(jìn)行考核，績(jī)效考核的目的主要是為了提升檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的有效性。
三、總結(jié)
檔案是中華民族珍貴的不可再生的文化遺產(chǎn)，具有清晰確定的原始記錄作用。檔案資料一旦受到破壞或損毀，將會(huì)對(duì)我國(guó)珍貴的社會(huì)記憶產(chǎn)生無(wú)法彌補(bǔ)的損失，正是基于此，我國(guó)檔案界對(duì)檔案安全保護(hù)工作十分重視。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)處于突發(fā)事件高發(fā)期，自然災(zāi)害頻發(fā)，社會(huì)矛盾日益突出，使檔案館的檔案安全保存工作面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)和威脅。加強(qiáng)我國(guó)檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急管理工作，保護(hù)我國(guó)珍貴的檔案資源免受各種突發(fā)事件的威脅，是當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的迫切需要。加強(qiáng)我國(guó)檔案館應(yīng)急管理理論研究，從非常態(tài)視角出發(fā)，構(gòu)建我國(guó)檔案館應(yīng)急管理體系，是保護(hù)我國(guó)檔案資源安全，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要內(nèi)容。
1檔案館應(yīng)急管理研究基點(diǎn)
1.1檔案館應(yīng)急管理對(duì)象的科學(xué)界定探討檔案館的應(yīng)急管理的前提是對(duì)檔案館應(yīng)急管理的對(duì)象———突發(fā)事件加以科學(xué)界定。本文將突發(fā)事件界定為一切能威脅或破壞檔案安全、檔案館工作人員安全和干擾檔案館工作秩序，具有突發(fā)性、緊迫性、危害性的事件。根據(jù)突發(fā)事件的發(fā)生原因不同，檔案館突發(fā)事件可以分為人為因素造成的檔案館突發(fā)事件與自然災(zāi)害因素造成的檔案館突發(fā)事件。根據(jù)事件發(fā)生的不確定性大小，可以把檔案工作中各種事件分成兩類(lèi)，一類(lèi)是常規(guī)事件，另一類(lèi)則為突發(fā)事件。而在檔案館突發(fā)事件中，又根據(jù)不確定性的大小依次分為檔案館危機(jī)性突發(fā)事件（檔案館非常規(guī)突發(fā)事件）與檔案館常規(guī)性突發(fā)事件。
1.2檔案館應(yīng)急管理創(chuàng)新理念檔案館的應(yīng)急管理應(yīng)該秉承全程應(yīng)急管理、協(xié)同應(yīng)急管理與智慧應(yīng)急管理的創(chuàng)新理念。全程應(yīng)急管理理念，是檔案館應(yīng)急管理業(yè)務(wù)過(guò)程所秉承的理念，從縱向拉伸了檔案館應(yīng)急管理業(yè)務(wù)流程的“鏈條”，將檔案館對(duì)突發(fā)事件的風(fēng)險(xiǎn)管理環(huán)節(jié)納入應(yīng)急管理業(yè)務(wù)流程中，真正實(shí)現(xiàn)“前端控制”。協(xié)同應(yīng)急管理理念從橫向擴(kuò)充了檔案館應(yīng)急管理涉及的范圍，使檔案館系統(tǒng)內(nèi)外的應(yīng)急管理相關(guān)的人、財(cái)、物、信息等實(shí)現(xiàn)最優(yōu)配置，從而使應(yīng)急管理效果倍增。檔案館智慧應(yīng)急管理，是全程應(yīng)急管理和協(xié)同應(yīng)急管理實(shí)現(xiàn)的手段和方法，從根本上解決全程管理、協(xié)同管理過(guò)程中對(duì)于資源獲取、管理和協(xié)調(diào)方面的瓶頸問(wèn)題。三種理念從三個(gè)不同維度優(yōu)化了檔案館傳統(tǒng)應(yīng)急管理觀(guān)念，三力合一，共同推進(jìn)檔案館應(yīng)急管理工作向前邁進(jìn)。
2檔案館應(yīng)急管理現(xiàn)狀與困境分析
當(dāng)前，我國(guó)檔案館應(yīng)急管理環(huán)境面臨“內(nèi)憂(yōu)外患”。復(fù)雜多變的社會(huì)環(huán)境，災(zāi)害頻發(fā)多發(fā)的自然環(huán)境以及日新月異的信息技術(shù)與媒體環(huán)境等“外患”給檔案安全保護(hù)帶來(lái)諸多風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，檔案館應(yīng)急管理環(huán)境也存在諸多“內(nèi)憂(yōu)”?？腕w事件頻發(fā)，嚴(yán)重威脅檔案安全；檔案館應(yīng)急管理主體應(yīng)急管理能力有待提高，對(duì)各種可能破壞檔案載體的有害氣體不知曉、缺乏突發(fā)事件來(lái)臨時(shí)的應(yīng)急搶救技術(shù)、對(duì)已經(jīng)初露端倪的危險(xiǎn)源不能感知等等。根據(jù)對(duì)我國(guó)檔案館應(yīng)急管理實(shí)踐的調(diào)查與訪(fǎng)談，探究其內(nèi)在原因發(fā)現(xiàn)，理論層面，檔案館突發(fā)事件應(yīng)急管理理論支撐力度不夠；制度層面———必要的頂層設(shè)計(jì)缺失；實(shí)踐層面，檔案部門(mén)應(yīng)急管理工作受重視程度有待提高。
3檔案館應(yīng)急管理體系框架構(gòu)建
3.1框架構(gòu)建的理論依據(jù)檔案館突發(fā)事件的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及應(yīng)急管理周期的變化規(guī)律是檔案館應(yīng)急管理體系構(gòu)建的理論依據(jù)。基于熵理論，檔案館作為開(kāi)放系統(tǒng)，始終存在著自身熵增加與負(fù)熵的引入這樣的相互矛盾運(yùn)動(dòng)，在不利環(huán)境影響下，系統(tǒng)熵值增大到系統(tǒng)無(wú)法承受，系統(tǒng)就進(jìn)入混亂無(wú)序狀態(tài)，從而突發(fā)事件全面爆發(fā)。檔案館采取應(yīng)急管理措施，逐漸減少系統(tǒng)的熵值，檔案館系統(tǒng)從混亂無(wú)序再次變?yōu)榫挥行驙顟B(tài)，從而達(dá)到一個(gè)新的平衡。檔案館的突發(fā)事件從發(fā)生完全結(jié)束可以被看做一個(gè)完整的生命周期，其中每個(gè)階段突發(fā)事件的表現(xiàn)形式、危害各不相同，筆者將其生命周期劃分為潛伏期、爆發(fā)期、持續(xù)期和消退期，而對(duì)應(yīng)于突發(fā)事件的生命周期，應(yīng)急管理周期也對(duì)應(yīng)于應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急響應(yīng)、應(yīng)急處置和應(yīng)急恢復(fù)四個(gè)周期，可以明確各階段的應(yīng)急任務(wù)，為在檔案館應(yīng)急管理實(shí)踐工作中開(kāi)展全程的減災(zāi)、備災(zāi)提供理論依據(jù)。
3.2框架內(nèi)容應(yīng)急管理體系是由管理維、技術(shù)維、資源保障維組成的三維模型。第一，管理維：“一案三制”的再度認(rèn)識(shí)。剛性的檔案館應(yīng)急管理體制、靈活的檔案館應(yīng)急管理機(jī)制、健全的檔案館應(yīng)急管理法制和完備的檔案館應(yīng)急預(yù)案體系共同決定了管理維。第二，技術(shù)維：傳統(tǒng)與現(xiàn)代的完美結(jié)合。檔案館作為保存社會(huì)原始記錄的“重地”，更需要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案安全保護(hù)技術(shù)與現(xiàn)代的高精尖的信息技術(shù)來(lái)保證檔案館從突發(fā)事件的預(yù)防，到突發(fā)事件來(lái)臨時(shí)的應(yīng)急搶救，再到修復(fù)還原等全程應(yīng)急管理的實(shí)現(xiàn)。高新信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，必然會(huì)給檔案館帶來(lái)應(yīng)急管理創(chuàng)新理念。因此，檔案館應(yīng)急管理不僅需要“戰(zhàn)略”提高，更需要“戰(zhàn)術(shù)”支持，必須重視相關(guān)技術(shù)的研究與應(yīng)用。第三，資源保障維：應(yīng)急管理能力提高的強(qiáng)大支撐。檔案館的應(yīng)急資源即人力資源、財(cái)政資源、物資資源以及信息資源，是提高檔案館應(yīng)急管理能力的基本保障和強(qiáng)大支撐。檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理能力的提升，最根本的是應(yīng)急管理體制的深層次改變。首先，完善檔案館應(yīng)急管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建立“統(tǒng)”“分”有度、“實(shí)”“虛”結(jié)合的專(zhuān)業(yè)獨(dú)立的檔案館應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)；利用法規(guī)制度，明確界定檔案館應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)職能與權(quán)力，從制度上保障實(shí)踐中應(yīng)急管理工作的高效運(yùn)行。突發(fā)事件應(yīng)急管理機(jī)制是“軟件”，通過(guò)規(guī)范、翔實(shí)的工作流程與規(guī)范，體現(xiàn)應(yīng)急管理相關(guān)法律制度與應(yīng)急預(yù)案的思想，使檔案館應(yīng)急管理職能與任務(wù)得以實(shí)現(xiàn)，使應(yīng)急管理法制與體制“具體化、動(dòng)態(tài)化與規(guī)范化”。預(yù)測(cè)預(yù)警機(jī)制、應(yīng)急決策與搶救機(jī)制、信息傳播機(jī)制、恢復(fù)重建機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制是影響我國(guó)檔案館應(yīng)急管理運(yùn)行的主要機(jī)制。應(yīng)急管理法律法規(guī)是各種強(qiáng)制性的規(guī)范、程序，以及各項(xiàng)規(guī)定和指南，是應(yīng)急管理機(jī)制和體制實(shí)現(xiàn)的保障，保障應(yīng)急管理機(jī)制的有效、有序、有力運(yùn)行。應(yīng)急預(yù)案是檔案館應(yīng)急管理綱領(lǐng)性文件，是檔案館應(yīng)急管理工作的“龍頭與抓手”，體現(xiàn)檔案館應(yīng)急管理秉承原則和理念，檔案館多層次、全方位應(yīng)急預(yù)案體系，為檔案館應(yīng)急管理體系奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4基于“五力模型”的檔案館應(yīng)急管理體系實(shí)現(xiàn)策略
從風(fēng)險(xiǎn)管理、知識(shí)管理、技術(shù)管理、文化管理、差異化管理等五個(gè)不同維度提升檔案館應(yīng)急管理的五種能力———防范力、智慧力、硬實(shí)力、軟實(shí)力與抗逆力，實(shí)現(xiàn)檔案館應(yīng)急管理水平的階躍式發(fā)展，從而達(dá)到保護(hù)我國(guó)珍貴檔案資源安全的目標(biāo)?；凇叭虘?yīng)急管理”理念，需要加強(qiáng)檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理，從業(yè)務(wù)流程角度完善檔案館應(yīng)急管理工作，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的“防范力”；基于“協(xié)同應(yīng)急管理”理念，檔案館應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)急管理知識(shí)共享與應(yīng)用，從資源管理角度提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的“智慧力”；而實(shí)現(xiàn)“智慧應(yīng)急管理”理念，則必須從實(shí)現(xiàn)方式與手段角度探討加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案館應(yīng)急管理中的應(yīng)用，提高“硬實(shí)力”；鑒于作為組織的檔案館持續(xù)發(fā)展的需要，必須從組織文化角度，探討提高應(yīng)急管理“軟實(shí)力”———文化力的途徑；基于檔案館應(yīng)急管理績(jī)效的需求，必須考慮檔案館的應(yīng)急管理差異化，從而以低成本高效率的提高檔案館的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的“抗逆力”。五個(gè)途徑共同推動(dòng)檔案館應(yīng)急管理體系的實(shí)現(xiàn)，即“五力模型”。
4.1重視應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)管理———提升檔案館應(yīng)急管理“防范力”首先，構(gòu)建基于脆弱性評(píng)價(jià)的檔案館風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。檔案館的應(yīng)急管理工作需要真正實(shí)現(xiàn)“源頭治理”，加強(qiáng)檔案館常態(tài)安全工作的“風(fēng)險(xiǎn)管理”，設(shè)置檔案館突發(fā)事件發(fā)生的“安全柵”，阻止危險(xiǎn)源向突發(fā)事件的轉(zhuǎn)化。通過(guò)對(duì)檔案館的自然環(huán)境危險(xiǎn)源、檔案館內(nèi)生風(fēng)險(xiǎn)源、外生非自然風(fēng)險(xiǎn)源等風(fēng)險(xiǎn)源和“硬件”設(shè)備的物理脆弱性、管理脆弱性以及技術(shù)脆弱性等綜合分析，從而得出檔案館每種風(fēng)險(xiǎn)源的風(fēng)險(xiǎn)值，根據(jù)數(shù)值順序確定檔案館自身的各種風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)順序，從而利于檔案館對(duì)癥下藥，在有限的安全管理與應(yīng)急管理經(jīng)費(fèi)條件下，合理制定預(yù)防規(guī)劃和策略，優(yōu)先控制與應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)高的危險(xiǎn)源，經(jīng)濟(jì)有效的防范檔案館突發(fā)事件的發(fā)生。
4.2開(kāi)展應(yīng)急知識(shí)管理———提升檔案館應(yīng)急管理“智慧力”將知識(shí)管理應(yīng)用到檔案館的應(yīng)急管理工作中，是提高檔案館應(yīng)急管理“智慧力”的重要手段。根據(jù)野中郁次郎的SECI模型，將檔案館應(yīng)急管理知識(shí)分為常態(tài)顯性應(yīng)急知識(shí)、常態(tài)隱性知識(shí)與長(zhǎng)非常態(tài)顯性知識(shí)與非常態(tài)隱性知識(shí)。檔案館的應(yīng)急知識(shí)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，是一個(gè)不斷更新的過(guò)程。根據(jù)“K9知識(shí)鏈”體系，結(jié)合檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急管理流程，檔案館的應(yīng)急知識(shí)管理也可以劃分為9個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)檔案館的應(yīng)急知識(shí)的管理是既與檔案館業(yè)務(wù)流程相融合，又非與業(yè)務(wù)流程環(huán)環(huán)對(duì)應(yīng)，是既伴隨檔案館的應(yīng)急管理實(shí)踐，而又凌駕于實(shí)踐之上的管理過(guò)程，經(jīng)過(guò)“PSCA閉環(huán)”，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)急知識(shí)的增值。檔案館基于知識(shí)管理的應(yīng)急管理信息系統(tǒng)構(gòu)建，有利于我國(guó)檔案館共享應(yīng)急知識(shí)管理成果，協(xié)同提高應(yīng)急管理水平。
4.3加強(qiáng)應(yīng)急技術(shù)管理———提升檔案館應(yīng)急管理“硬實(shí)力”首先，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急管理工作“端口前移”，必須加強(qiáng)檔案館突發(fā)事件防御技術(shù)的研究與應(yīng)用。以盡早發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，避免突發(fā)事件的發(fā)生。一方面，完善檔案館環(huán)境安全監(jiān)控技術(shù)；一方面，加強(qiáng)檔案館數(shù)字信息容災(zāi)技術(shù)在檔案館的應(yīng)用。其次，加強(qiáng)檔案館突發(fā)事件應(yīng)急響應(yīng)技術(shù)的研究與應(yīng)用，包括模擬介質(zhì)檔案災(zāi)后應(yīng)急搶救技術(shù)與數(shù)字檔案及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)急恢復(fù)技術(shù)。最后，完善檔案館突發(fā)事件應(yīng)急管理平臺(tái)建設(shè)支撐技術(shù)也是新的技術(shù)環(huán)境下檔案館應(yīng)急管理工作的重要內(nèi)容，一方面，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)助推檔案館應(yīng)急管理智能化，同時(shí)云計(jì)算協(xié)助檔案館實(shí)現(xiàn)應(yīng)急管理資源共享。
4.4做好應(yīng)急文化管理———提升檔案館應(yīng)急管理“軟實(shí)力”在檔案館應(yīng)急管理工作中，僅依賴(lài)完備的應(yīng)急法律、制度，完備的應(yīng)急預(yù)案與嚴(yán)格的應(yīng)急管理程序，會(huì)使整個(gè)應(yīng)急管理體系欠缺了彈性，利用文化的力量———“文化力”可作為應(yīng)急管理制度與技術(shù)的重要補(bǔ)充。檔案館應(yīng)急管理文化是檔案館防災(zāi)避險(xiǎn)的安全文化的一個(gè)分支。檔案館應(yīng)急文化培育是應(yīng)急核心價(jià)值觀(guān)念潛移默化的在檔案館工作人員中滲透，逐漸被接受以形成自覺(jué)文化的過(guò)程，需要自下而上的培育與自上而下的總體規(guī)劃相結(jié)合，并真正成為組織文化的一部分。
4.5強(qiáng)化應(yīng)急差異化管理———提升檔案館應(yīng)急管理“抗逆力”我國(guó)自然災(zāi)害分布區(qū)域差異化顯著，不同地區(qū)面臨的自然、社會(huì)災(zāi)害不同，各個(gè)地區(qū)的檔案館應(yīng)該根據(jù)各自所在區(qū)域的地理、氣候特點(diǎn)，分級(jí)、分區(qū)域有重點(diǎn)的進(jìn)行災(zāi)害的防御，“同中求異”，施行差異化管理是提高檔案館應(yīng)急管理能力的重要思路，應(yīng)真正實(shí)現(xiàn)應(yīng)急管理研究差異化、應(yīng)急管理資源準(zhǔn)備差異化、檔案館應(yīng)急管理能力評(píng)估差異化。差異化管理本質(zhì)上是精致管理，不僅容易調(diào)動(dòng)主體的積極性主動(dòng)性，而且可以大幅縮減工作成本，提高管理效益，成就各個(gè)檔案館的共同價(jià)值。
5檔案館應(yīng)急管理評(píng)價(jià)體系構(gòu)建
檔案館具有豐富的檔案資源，而?S富的檔案資源會(huì)很容易受到突發(fā)事件的影響，給檔案資源帶來(lái)巨大的損失，因此我國(guó)需要加強(qiáng)檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建，從而使我國(guó)的檔案館都能有效的避免各種突發(fā)事件帶來(lái)的災(zāi)害，推動(dòng)我案館檔案安全的建設(shè)，使檔案館更好的為人們提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。
一、檔案館突發(fā)事件分類(lèi)以及現(xiàn)階段我國(guó)檔案館應(yīng)急管理現(xiàn)狀
檔案館發(fā)生突發(fā)事件的原因都不盡相同，根據(jù)產(chǎn)生原因不同可以大致分為由于人為因素造成突發(fā)事件和由于自然災(zāi)害造成突發(fā)事件這倆種情況，而突發(fā)事件的發(fā)生的確定性大小也不相同，根據(jù)突發(fā)事件發(fā)生的確定下大小又可以分為檔案館常規(guī)性突發(fā)事件和檔案館危機(jī)性突發(fā)事件，面對(duì)不同性質(zhì)的突發(fā)事件，事件發(fā)生前和事件發(fā)生后都要采取不同的措施，不同混為一談。
現(xiàn)階段我國(guó)檔案館面臨著很多的危險(xiǎn)，檔案館所處的內(nèi)部和外部環(huán)境都并不安全。首先在外部環(huán)境上，檔案館會(huì)受到外界的自然災(zāi)害的風(fēng)險(xiǎn)以及外界復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境給檔案保護(hù)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)部環(huán)境上，則是檔案館內(nèi)部的檔案應(yīng)急管理能力不夠，并不能完全的了解哪些氣體會(huì)對(duì)檔案館的檔案造成威脅，當(dāng)危險(xiǎn)事件來(lái)臨時(shí)也沒(méi)有掌握一定的檔案搶救技術(shù)，對(duì)可能會(huì)對(duì)檔案館造成威脅的一些危險(xiǎn)源也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，這一些列的檔案館內(nèi)部的原因都不能有效的保護(hù)檔案館免受威脅。
而造成我國(guó)檔案館應(yīng)急管理不到位的原因主要是，首先檔案館缺乏完善的檔案館應(yīng)急管理體系，在應(yīng)急管理中缺乏系統(tǒng)的理論的指導(dǎo)，沒(méi)有系統(tǒng)的理論的指導(dǎo)導(dǎo)致應(yīng)急管理工作具有很大的隨機(jī)性，使應(yīng)急管理工作的局部性偏大甚至容易轉(zhuǎn)錯(cuò)應(yīng)急管理工作重點(diǎn)，導(dǎo)致應(yīng)急管理工作效率極低。其次，具體的制度層面上，缺乏應(yīng)急管理必要的一些設(shè)計(jì)，一些必要設(shè)計(jì)的缺失導(dǎo)致應(yīng)急工作力度不到。其三，在具體的應(yīng)急管理實(shí)踐上面，檔案管理部門(mén)對(duì)檔案應(yīng)急管理工作不夠重視，不重視應(yīng)急管理工作就會(huì)不能有效的避免突發(fā)事件的發(fā)生，增大檔案館突發(fā)事件發(fā)生的概率，同時(shí)當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時(shí)也會(huì)很容易形成慌亂，不利于突發(fā)事件搶救工作的進(jìn)行。
二、檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建
1.檔案館應(yīng)急管理體系構(gòu)建的理論依據(jù)
檔案館突發(fā)事件的發(fā)生和發(fā)展以及檔案館應(yīng)急管理工作的具體變化都是有一定的規(guī)律的，這發(fā)展變化的規(guī)律就形成了檔案館應(yīng)急管理體系的建立的理論依據(jù)。檔案館發(fā)生突發(fā)事件，突發(fā)事件會(huì)經(jīng)過(guò)剛開(kāi)始的發(fā)生階段，到中間的具體的過(guò)程階段，再到結(jié)束階段整個(gè)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，每一個(gè)階段的表現(xiàn)形式和給檔案館造成的危害都不相同，可以將突發(fā)事件的發(fā)生發(fā)展規(guī)律分為突發(fā)事件的潛伏期，時(shí)間的爆發(fā)期，時(shí)間的持續(xù)期和事件的消退期這四個(gè)階段，這四個(gè)階段可以稱(chēng)作突發(fā)事件的潛伏期，突發(fā)事件的爆發(fā)期，突發(fā)事件的持續(xù)期以及突發(fā)事件的消退期，針對(duì)這四個(gè)不同的階段可以有不同的應(yīng)急處理，其中每個(gè)階段依次對(duì)應(yīng)為對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急準(zhǔn)備，響應(yīng)，處置和恢復(fù)，對(duì)這四個(gè)周期要進(jìn)行明確的應(yīng)急任務(wù)安排，這樣可以為檔案館在實(shí)際的應(yīng)急管理中提供一定的理論依據(jù)，方便檔案館應(yīng)急工作的有針對(duì)的展開(kāi)。
2.應(yīng)急管理體系需要包含的內(nèi)容
檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建應(yīng)該包括三個(gè)層面的內(nèi)容，第一層面，管理層面，即檔案館應(yīng)該建立靈活的，剛性的并且健全的應(yīng)急管理體系，管理體系的靈活，剛性，健全保證了對(duì)應(yīng)急管理層面的體系要求。第二層面，技術(shù)層面，在檔案館具有完善的應(yīng)急管理體系之后，就一定要提升應(yīng)急管理的技術(shù)從而來(lái)更好的發(fā)揮應(yīng)急管理理論的作用。即在檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建內(nèi)容中，一定要注意將傳統(tǒng)和現(xiàn)代進(jìn)行有效的結(jié)合。檔案館對(duì)傳統(tǒng)有價(jià)值的資料實(shí)現(xiàn)保存以方面人們查看，因此一些原來(lái)的檔案保護(hù)技術(shù)應(yīng)該和現(xiàn)代化的高科技的檔案管理技術(shù)相融合，從而做好檔案館突發(fā)事件到來(lái)之前的預(yù)防工作，突發(fā)事件到來(lái)之時(shí)的搶救應(yīng)急工作，以及突發(fā)事件過(guò)后的對(duì)檔案的修復(fù)和還原工作。現(xiàn)代技術(shù)的不斷運(yùn)用會(huì)推薦檔案館應(yīng)急管理工作理念的創(chuàng)新，理念與實(shí)踐的結(jié)合有助于更好的做好檔案館的應(yīng)急管理工作。其三，資源方面，即云南國(guó)際慣例能力想要提高所需要的一些資源的支持，檔案館的應(yīng)急資源包括人力資源信息資源。物資資源以及財(cái)政資源，這些資源的投入可以保證應(yīng)急管理水平的提升。
三、檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建和實(shí)現(xiàn)
檔案館應(yīng)急管理水平的提升需要構(gòu)建五種能力，即智慧力，軟實(shí)力，硬實(shí)力，防范力和抗逆力，這五種能力分別代表著五個(gè)管理層面技術(shù)的提升，即在檔案應(yīng)急管理中對(duì)文化的管理，對(duì)知識(shí)的管理，歲技術(shù)的管理，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理以及對(duì)不同地區(qū)的差異性管理，通過(guò)提升這五種能力來(lái)提升各方面管理的能力，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館檔案資源的保護(hù)。
1.要加強(qiáng)應(yīng)急的風(fēng)險(xiǎn)管理，即加強(qiáng)防范
檔案館應(yīng)急體系的建立需要在源頭上控制風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案資源的傾害，因此需要注意加強(qiáng)在檔案館處于安全狀態(tài)下的應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)管理，首先構(gòu)建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)，對(duì)檔案館外部和外部的各種風(fēng)險(xiǎn)源進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，得出每種風(fēng)險(xiǎn)源的風(fēng)險(xiǎn)值，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)值大小進(jìn)行排序，再依次進(jìn)行不同的處理，在經(jīng)費(fèi)允許的條件下制定相應(yīng)的預(yù)防策略，注意要先處理一些危險(xiǎn)值較大的危險(xiǎn)源，實(shí)現(xiàn)從源頭上避免危險(xiǎn)源向突發(fā)事件的轉(zhuǎn)化。
2.增加對(duì)檔案館工作人員的應(yīng)急知識(shí)的管理
增加對(duì)檔案館工作人員的應(yīng)急知識(shí)的管理可以有效的提升檔案館工作人員的應(yīng)急智慧，檔案館的應(yīng)急知識(shí)可以分為常態(tài)的顯性和隱性知識(shí)以及非常態(tài)的顯性和隱性知識(shí)，根據(jù)突發(fā)事件不同的流程有相對(duì)應(yīng)的不同的應(yīng)急管理知識(shí)，對(duì)應(yīng)急知識(shí)的管理可以和檔案館的具體應(yīng)急業(yè)務(wù)相融合，促進(jìn)應(yīng)急管理水平的提高。
3.重視檔案館應(yīng)急技術(shù)的管理
要想提升檔案館應(yīng)急管理水平就需要注重去研?l防御檔案館突發(fā)事件的技術(shù)。通過(guò)防御技術(shù)的研發(fā)使檔案館可以提前發(fā)現(xiàn)存在的各種安全隱患，并且盡快采取措施消除，避免安全隱患向突發(fā)事件的轉(zhuǎn)化。首先，需要需要完善檔案館的環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)，其次，研究檔案館突發(fā)事件的應(yīng)急相應(yīng)技術(shù)，以及研發(fā)對(duì)數(shù)字檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案遭到破壞后的恢復(fù)技術(shù)，有效的減弱突發(fā)事件造成的檔案危害，同時(shí)要研發(fā)新的技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)急管理的智能。
4.加強(qiáng)對(duì)檔案館文化的管理
檔案的應(yīng)急管理工作不能僅僅只是依靠法律制度，還是應(yīng)該依靠文化的力量，使應(yīng)急管理工作在具有剛性的前提下同時(shí)具備一定的彈性，文化的管理可以是檔案館應(yīng)急管理制度和技術(shù)之間的補(bǔ)充。加強(qiáng)檔案應(yīng)急文化管理的工作可以將應(yīng)急管理安全知識(shí)滲透到每個(gè)員工的日常工作中，注重使每個(gè)員工都擁有應(yīng)急管理觀(guān)念，通過(guò)文化來(lái)形成檔案館管理層和基層員工之間意識(shí)的統(tǒng)一，從而更好的規(guī)劃應(yīng)急管理工作。
5.加強(qiáng)對(duì)檔案館的差異性管理
我國(guó)不同地區(qū)面對(duì)的自然災(zāi)害都不相同，面對(duì)的社會(huì)環(huán)境也不相同，因此在進(jìn)行檔案館應(yīng)急管理工作時(shí)應(yīng)該充分的重視到地區(qū)的差異性，對(duì)不同地區(qū)的檔案館采取不同的應(yīng)急管理對(duì)策，針對(duì)不同地區(qū)的應(yīng)急管理工作確立不同的應(yīng)急管理重點(diǎn)。通過(guò)加強(qiáng)檔案館的差異性管理來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案館的精細(xì)化管理，從而進(jìn)行有針對(duì)的有效率的應(yīng)急管理，使檔案館應(yīng)急管理工作得到事半功倍的效果。
在檔案館應(yīng)急管理工作中，采取有效的方式注重對(duì)這五方面的管理之后，一定要注意評(píng)價(jià)體系的建立，從而更好的了解應(yīng)急管理工作真實(shí)的效率。在對(duì)檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建上不應(yīng)該僅僅是管理體系的構(gòu)建，還需要構(gòu)建相對(duì)完整的評(píng)價(jià)體系，通過(guò)對(duì)檔案館管理體系進(jìn)行合理的評(píng)價(jià)，來(lái)及時(shí)的判斷構(gòu)建的應(yīng)急管理體系是否符合檔案館的應(yīng)急管理，通過(guò)對(duì)應(yīng)急管理體系的評(píng)價(jià)來(lái)實(shí)時(shí)的觀(guān)測(cè)應(yīng)急管理體系的動(dòng)態(tài)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)急管理體系的不斷完善。
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理
0引言
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買(mǎi)賣(mài)、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來(lái)了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來(lái)為管理部門(mén)提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)
目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過(guò)大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過(guò)程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫(kù)，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類(lèi)，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來(lái)，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開(kāi)展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來(lái)了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒(méi)有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問(wèn)，使檔案的安全性得到充分的保障。
2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)
2.1專(zhuān)業(yè)性和項(xiàng)目性
專(zhuān)業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專(zhuān)業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過(guò)程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。
2.2分散性和集中性
房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。
3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
3.1在檔案檢索和查詢(xún)中的應(yīng)用
數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢(xún)。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢(xún)需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢(xún)，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢(xún)，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢(xún)不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。
3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用
在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開(kāi)，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來(lái)越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來(lái)滿(mǎn)足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類(lèi)和合理編制，這對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問(wèn)題的困擾，通過(guò)將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計(jì)工作，離不來(lái)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。
3.4在檔案分析中的應(yīng)用
所謂檔案分析，是指通過(guò)對(duì)檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過(guò)程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過(guò)組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對(duì)于其他工作的開(kāi)展也能夠起到積極的輔助作用。
4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法
首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門(mén)應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對(duì)管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿(mǎn)足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過(guò)高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來(lái)障礙。總之，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，只有通過(guò)對(duì)操作進(jìn)行規(guī)范、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢(shì)和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對(duì)檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠?？梢越⒃O(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專(zhuān)人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對(duì)已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢(xún)和修改。
5結(jié)語(yǔ)
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無(wú)論是對(duì)于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿(mǎn)挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來(lái)，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案；管理
中圖分類(lèi)號(hào)：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2007)05-11274-01
1 引言
利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理。是高科技飛速發(fā)展的“信息時(shí)代”的必然趨勢(shì)。具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門(mén)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來(lái)，而且工作效率高、質(zhì)量好。這樣，大大減少了人力、物力、財(cái)力，本文就計(jì)算機(jī)應(yīng)用與檔案管理的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。
2 我國(guó)檔案計(jì)算機(jī)管理目前的狀況
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀(jì)中后期計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展，為檔案管理提供一種全新的技術(shù)手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時(shí)代展露頭角。在近二十年的計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中，各個(gè)檔案部門(mén)形成了大量的數(shù)字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統(tǒng)計(jì)等方面的信息。根據(jù)我國(guó)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時(shí)間、地域和行業(yè)進(jìn)行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復(fù)的。目前，保守地估計(jì)在各個(gè)檔案部門(mén)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)多達(dá)10億條，約100TB的數(shù)據(jù)量。隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的展開(kāi)，數(shù)字化的檔案信息將成倍增漲，而現(xiàn)有檔案計(jì)算機(jī)理系統(tǒng)只能對(duì)這些信息進(jìn)行檢索和簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費(fèi)，因此大力加強(qiáng)我國(guó)的檔案計(jì)算機(jī)管理工作具有重要的意義。
3 計(jì)算機(jī)檔案管理的實(shí)踐途徑
如前文所述，計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代的檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。而在眾多的計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)形式中，檔案網(wǎng)站和數(shù)字化檔案館是最重要也是最先進(jìn)的兩種方式。
(1)檔案網(wǎng)站的建設(shè)
檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。它的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門(mén)聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。好的檔案網(wǎng)站的內(nèi)容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息等等，因此功能就十分強(qiáng)大，具體來(lái)說(shuō)有以下幾個(gè)方面：(a)檔案網(wǎng)站在檔案機(jī)構(gòu)和網(wǎng)上用戶(hù)之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網(wǎng)站主頁(yè)是檔案機(jī)構(gòu)的廣告牌，具有對(duì)檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業(yè)的宣傳功能。利用網(wǎng)站宣傳檔案工作，具有迅速，及時(shí)、直接，極強(qiáng)的交互性、雙向性等特點(diǎn)，能取得較好的宣傳效果。同時(shí)其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時(shí)，靈活，如可通過(guò)電子郵件，BBS論壇等方式進(jìn)行反饋。(b)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，其主要表現(xiàn)在兩方面，一是為檔案工作者的服務(wù)，二是為檔案用戶(hù)的服務(wù)，即我們通常所說(shuō)的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網(wǎng)站的交流功能是指檔案網(wǎng)站能夠?yàn)闄n案作者之間和檔案工作者與用戶(hù)之間的交流提供了一個(gè)平臺(tái)。
(2)數(shù)字檔案館的建設(shè)
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度的大幅度提高，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步延伸，數(shù)字化技術(shù)的日新月異，數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)將會(huì)越來(lái)越明顯。在數(shù)字化時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個(gè)人、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家獲取信息的能力的高低將會(huì)直接影響其競(jìng)爭(zhēng)的能力，因此，需要大力建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館將為21世紀(jì)檔案館的發(fā)展方向。
數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展，是以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案館的某些管理方法、經(jīng)驗(yàn)和原則，將會(huì)在數(shù)字檔案館的管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，特別是其中本質(zhì)性的東西不會(huì)丟失。數(shù)字檔案館的館藏內(nèi)容，即各種數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，將會(huì)完全包含傳統(tǒng)檔案館原有館藏內(nèi)容。從某種意義上說(shuō)，數(shù)字檔案館完全是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的繼承。雖然數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展方向。但在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中，必須要避免重復(fù)建設(shè)，在全國(guó)范圍內(nèi)，要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，最終建成以國(guó)家檔案局為首，在全國(guó)建立幾個(gè)檔案信膝中心為輔的局面。因?yàn)閿?shù)字檔案館最大的便捷之處就是打破了時(shí)空的界限，人們可以隨時(shí)利用檔案館的信息，即遠(yuǎn)程利用，此時(shí)，檔案網(wǎng)站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶(hù)，提高點(diǎn)擊率。
4 計(jì)算機(jī)檔案管理實(shí)施的對(duì)策
(1)加快機(jī)讀檔案的建設(shè)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的普遍應(yīng)用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計(jì)算機(jī)上得以綜合處理，使處理結(jié)果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶(hù)，并且有不老化、不失真、不褪色的性質(zhì)。所以在現(xiàn)代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計(jì)算機(jī)上完成的，必將使檔案管理的方式向自動(dòng)化的檔案管理發(fā)展。
(2)加速檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
上文已述，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)是計(jì)算機(jī)檔案管理的重要實(shí)踐途徑。特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案信息可實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會(huì)化的信息網(wǎng)絡(luò)中，使計(jì)算機(jī)相對(duì)有限的存貯相互得到補(bǔ)充。各檔案管理部門(mén)為實(shí)現(xiàn)資源共享，都積極把管理手段轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)的配置、軟件的選用上來(lái)，使檔案管理又向現(xiàn)代化邁進(jìn)一步?，F(xiàn)在我國(guó)只有少數(shù)有能力的單位建立起了大型或中小型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)管理。而對(duì)于一般單位來(lái)說(shuō)，由于人力、物力、財(cái)力等種種因素的制約，想要發(fā)展大中小計(jì)算機(jī)系統(tǒng)困難重重，最好立足于地區(qū)現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)條件和各單位實(shí)際情況，采用當(dāng)前應(yīng)用較普及、而且性能與價(jià)格比又十分優(yōu)良的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
(3)加強(qiáng)檔案工作者自身素質(zhì)建設(shè)
首先主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀(guān)念，提高認(rèn)識(shí)，充分重視計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，計(jì)算機(jī)作為一個(gè)高科技產(chǎn)品，已廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)中，且發(fā)揮著巨大的作用，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)是適應(yīng)時(shí)代適應(yīng)社會(huì)的舉措。檔案部門(mén)抓普及計(jì)算機(jī)知識(shí)正是為了早日實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。為實(shí)現(xiàn)這一宏偉目標(biāo)，就要從現(xiàn)在抓起，把這項(xiàng)工作作為檔案部門(mén)基礎(chǔ)性工作長(zhǎng)期來(lái)抓。其二要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的新型檔案專(zhuān)業(yè)人員，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高。逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛(ài)和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。努力掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的理論和實(shí)際操作.將檔案的接收、存儲(chǔ)、提供數(shù)據(jù)和基本情況的報(bào)告都利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)。進(jìn)而培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型技術(shù)型和復(fù)合型人才。
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當(dāng)前檔案管理存在的安全隱患
檔案是人類(lèi)社會(huì)的原始記錄，它不僅在人們的現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的參考與憑證作用，而且對(duì)于維護(hù)人類(lèi)社會(huì)的歷史面貌具有重要的意義。而檔案安全管理是檔案工作的根本任務(wù)，也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，做好檔案的安全管理工作，意義十分重大。但是，當(dāng)前我國(guó)檔案的安全管理工作沒(méi)有做到位，在檔案管理工作中尚存在著一些安全隱患，對(duì)此必須要給予高度重視，并且盡快予以解決。筆者經(jīng)過(guò)分析研究，將檔案管理工作中存在的安全隱患問(wèn)題概括為以下四個(gè)方面。
1 檔案安全保護(hù)制度不健全
當(dāng)前，由于我國(guó)檔案安全保護(hù)制度尚不健全，因此導(dǎo)致在檔案管理工作中存在著一些安全隱患，比如有的單位的檔案室不禁煙火，室內(nèi)有人抽煙；有的單位將檔案庫(kù)房不是設(shè)在底層，便是頂層，或是潮濕或是漏雨，不防盜也不安全等等，這些都無(wú)法保障檔案的安全?？梢?jiàn)，當(dāng)前我國(guó)檔案安全保護(hù)制度尚不健全，仍需要進(jìn)一步完善。
2 檔案庫(kù)房條件差
當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案庫(kù)房條件差。有的單位檔案室環(huán)境惡劣，不是在頂層就是在底樓，門(mén)窗破損，既不防盜，也不安全；有的單位尚沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，沒(méi)有將檔案庫(kù)房、閱文室、檔案人員工作室完全分開(kāi)，造成查閱檔案人員直接進(jìn)入檔案庫(kù)房，隨意翻看，檔案的安全保護(hù)工作得不到落實(shí)等等，這些不利因素直接影響著檔案的安全。
3 檔案管理的安全保護(hù)工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視
當(dāng)前，我國(guó)檔案管理的安全保護(hù)工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，這勢(shì)必會(huì)阻礙了檔案安全保護(hù)工作的順利開(kāi)展。一方面，檔案工作人員自身的重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，一些檔案工作者沒(méi)有過(guò)多地考慮檔案的安全保護(hù)工作，認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)是收集、整理和利用。這種認(rèn)識(shí)顯然也是不科學(xué)的；另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案安全保護(hù)工作的重要性，在思想上重視不起來(lái)，不愿意花費(fèi)更多的人力財(cái)力去投資。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，很大程度上阻礙了檔案安全保護(hù)工作的順利開(kāi)展?？梢?jiàn)，當(dāng)前我國(guó)檔案管理的安全保護(hù)工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。
4 對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠
當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案的載體也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。為了適應(yīng)新形勢(shì)的變化，必須對(duì)檔案工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高他們的知識(shí)水平。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，以及時(shí)間、資金等方面的原因，檔案人員參加的教育培訓(xùn)相當(dāng)有限?？傊?，當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠。
由此可見(jiàn)，當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中尚存在著一些安全隱患，對(duì)此必須要給予高度重視，并且要盡快予以解決。
加強(qiáng)檔案安全管理的策略
由以上的分析論述可知，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理的工作還沒(méi)有做到位，在檔案管理工作中確實(shí)還存在著一些安全隱患問(wèn)題，這些問(wèn)題阻礙了檔案安全管理工作的順利開(kāi)展。因此有必要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行更加深入的分析研究，并且在此基礎(chǔ)之上采取一些行之有效的措施，以切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作。對(duì)此，筆者經(jīng)過(guò)詳細(xì)的分析研究，認(rèn)為加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，可以采取以下幾個(gè)方面的策略。
1 高度重視檔案的安全管理工作
加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，首先就要從思想上給予高度的重視。為此，檔案工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，提高對(duì)檔案保護(hù)工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理的安全保護(hù)工作，是檔案工作者最基本的職責(zé)。維護(hù)檔案的安全，還要嚴(yán)格把好利用關(guān)，規(guī)范制度，嚴(yán)格手續(xù)，保證檔案在利用過(guò)程中做到不損壞、不丟失、不涂改、不偽造，確保不泄密，不失密?！稒n案法》是做好保護(hù)工作的強(qiáng)大武器，廣大檔案干部要依法辦事，提高對(duì)檔案保護(hù)工作的自覺(jué)性和責(zé)任感，并在此基礎(chǔ)上，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳，提高檔案保護(hù)工作在他們心目中的地位，將檔案管理保護(hù)工作列入議事日程。總之，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，首先就要從思想上給予高度的重視。
2 完善檔案安全管理的制度建設(shè)
加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，就需要完善檔案安全管理的制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。根據(jù)企事業(yè)單位的現(xiàn)狀，檔案安全保護(hù)的重點(diǎn)要放在防火、防水、防盜方面。做好庫(kù)房環(huán)境的維護(hù)、保護(hù)設(shè)備的使用與維修，庫(kù)內(nèi)溫濕度的記錄與調(diào)節(jié)，清潔衛(wèi)生、日常設(shè)施的檢查與維修等工作。總之，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，就需要完善檔案安全管理的制度建設(shè)。
3 完善檔案保管的設(shè)備建設(shè)
加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，就需要加大設(shè)備的投入力度，改善檔案的保管環(huán)境，為檔案的安全保管創(chuàng)造良好的條件。檔案的安全保護(hù)工作需要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，需要適宜的檔案裝具，需要采取各種防范措施，否則，會(huì)直接影響檔案的利用壽命和安全。為此，各單位要加大對(duì)檔案工作設(shè)備的投入，完善設(shè)備建設(shè)，為檔案的安全保管創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件?？傊?，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，就需要完善檔案保管的設(shè)備建設(shè)。
4 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的安全監(jiān)督
要做好檔案的安全管理工作，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的安全監(jiān)督。首先，上級(jí)主管部門(mén)要經(jīng)常到各單位督促檢查，督促各單位對(duì)檔案工作中存在的安全隱患問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的整改。另外，各單位領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案工作高度重視，了解檔案安全工作情況，認(rèn)真督促，采取有力的措施，解決好檔案安全保護(hù)中的安全隱患。如此，才能使檔案安全工作具有組織保證，真正形成上下同心協(xié)力的有利局面。
5 加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案的載體也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，只有對(duì)檔案工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案管理的新要求，才能為今后更好地促進(jìn)檔案安全管理工作奠定良好的基礎(chǔ)?？傊龊脵n案的安全管理工作，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)。
結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：
Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域,包括工程建設(shè)領(lǐng)域。這樣以來(lái),工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對(duì)象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程建設(shè)單位正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。所以,全方位做好工程建設(shè)中的電子檔案管理工作對(duì)相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此,筆者主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討
一、電子檔案
電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問(wèn)題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
二、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。作為檔案部門(mén)，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶(hù)提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢(xún)。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
三、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說(shuō)，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶(hù)在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿(mǎn)足多樣化需求
隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿(mǎn)足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿(mǎn)足這一多樣化需求。
四、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開(kāi)工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類(lèi)檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿(mǎn)足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
一、企業(yè)電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數(shù)字化
數(shù)字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
(二)電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)具有簡(jiǎn)單、快捷和可以保持檔案原始性的特點(diǎn)。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹(shù)形分類(lèi)結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡(jiǎn)單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫(kù)簡(jiǎn)單，并提供了入庫(kù)前的瀏覽功能，它的界面要素簡(jiǎn)單，一看就會(huì)，無(wú)需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過(guò)程;最主要的是它具有查詢(xún)簡(jiǎn)單的功能，為檔案提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對(duì)于沒(méi)有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對(duì)于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫(kù)管理功能。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變
在企業(yè)檔案管理過(guò)程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對(duì)掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動(dòng)檢索，并最終為查詢(xún)客戶(hù)端提供檔案服務(wù)。
(四)電子檔案的存儲(chǔ)與利用
電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。
對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)
歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。
(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視
很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是文字類(lèi)的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來(lái)說(shuō)是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。
(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員的負(fù)責(zé)
很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類(lèi)、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門(mén)，往往合并在其他部門(mén)之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
首先，個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門(mén)缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。
三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法
(一)提高檔案隊(duì)伍的知識(shí)水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)
各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)水平，通過(guò)不間斷的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來(lái)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展
電子檔案的發(fā)展離不開(kāi)檔案信息化的支持，只有不斷開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。
(三)提高對(duì)檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用
企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開(kāi)展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。
(四)加大電子檔案優(yōu)點(diǎn)的宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)
只有在實(shí)際檔案工作中，充分體會(huì)到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，但不是人人都意識(shí)到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)，使公眾認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，才會(huì)有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。
