時(shí)間：2023-05-22 10:07:13
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關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問(wèn)題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤、硬盤、U盤或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)
計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。
（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化
在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。
（三）時(shí)效性和管理效率
傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。
（四）簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力
檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。
（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介
傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問(wèn)題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問(wèn)題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)
（一）收集信息
借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫(kù)，形成移動(dòng)檔案庫(kù)。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統(tǒng)維護(hù)
在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問(wèn)題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（四）對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密
保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。
（五）增加利用環(huán)節(jié)效率
利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾?，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì)，建立新的順應(yīng)時(shí)代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的職責(zé)及必然要求。
高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時(shí)，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個(gè)教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現(xiàn)狀
教研室的檔案通常分類為幾個(gè)大類，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)科活動(dòng)等資料，每一大類資料中，又存在很多細(xì)類，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個(gè)專業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對(duì)教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫(kù)的管理方式。
三、電子檔案庫(kù)的構(gòu)建
面對(duì)數(shù)量大、類別多的文件，可以對(duì)文件進(jìn)行模塊化分類，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過(guò)一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類及各層文件的簡(jiǎn)易直接的查詢和編輯。
1.文件類別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實(shí)際工作的需要，對(duì)教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類型進(jìn)行分析并歸類，形成三級(jí)歸類層次。第一、二級(jí)采用橫向（即按性質(zhì)歸類）分類，實(shí)例如圖1。第三級(jí)采用縱向（即按時(shí)間歸類）分類，實(shí)例如教學(xué)資料某某專業(yè)教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時(shí)間序列進(jìn)行歸類，如圖2。
2.編寫電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實(shí)例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫(kù)的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫(kù)。電子文檔庫(kù)的構(gòu)建實(shí)質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過(guò)文件夾的層次關(guān)系來(lái)反映各類文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類別的文件放入，完成文檔庫(kù)的構(gòu)建。
4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過(guò)超鏈接技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。對(duì)編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫(kù)里的實(shí)際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級(jí)文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時(shí)定位。
四、電子檔案庫(kù)的日常維護(hù)
電子檔案庫(kù)的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類資料會(huì)不斷更新或增加，為了便于多人同時(shí)使用和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾個(gè)日常管理和維護(hù)電子檔案庫(kù)的手段。
1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實(shí)質(zhì)是設(shè)置專用于電子檔案庫(kù)的U盤。將檔案庫(kù)放于U盤中，由使用者在使用時(shí)直接在U盤上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對(duì)于需要保密的文件較多的電子檔案庫(kù)管理。
2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類，一類是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫(kù)進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過(guò)在共享文件中下載電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理的時(shí)候，不便于查看電子文檔庫(kù)其他人的歷史操作記錄，檔案庫(kù)的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫(kù)不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的管理實(shí)踐探索和存儲(chǔ)軟件的試用和比較得出，采用云存儲(chǔ)對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時(shí)間地點(diǎn)的靈活性?？刹僮餍泽w現(xiàn)在管理者通過(guò)云存儲(chǔ)的客戶端，可以直接對(duì)網(wǎng)盤中的電子檔案庫(kù)進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對(duì)檔案的歷史操作會(huì)有完整的記錄，可以方便多個(gè)管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均可進(jìn)行電子檔案庫(kù)的管理與維護(hù)。
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對(duì)文件從產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案部門的全過(guò)程的管理活動(dòng)，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個(gè)適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無(wú)用文件信息的干擾，簡(jiǎn)化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹?，并通過(guò)經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點(diǎn)和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國(guó)文件、檔案管理的一般原則和方法對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價(jià)值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國(guó)家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國(guó)家檔案部門）集中保存，該類機(jī)構(gòu)對(duì)其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)其入館檔案進(jìn)行實(shí)體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫(kù)房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱檢務(wù)檔案）包括報(bào)檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗(yàn)檢疫工作流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔人員對(duì)通過(guò)CIQ2000出入境檢驗(yàn)檢疫綜合業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱CIQ2000系統(tǒng)）報(bào)檢的檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報(bào)檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報(bào)檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號(hào)分類立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔號(hào)與報(bào)檢號(hào)一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)報(bào)檢號(hào)即可根據(jù)歸檔號(hào)所在的卷宗來(lái)快速調(diào)閱需要查詢的報(bào)檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗(yàn)檢疫工作的全過(guò)程，為檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗(yàn)檢疫原始記錄、了解檢驗(yàn)檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗(yàn)檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計(jì)收費(fèi)情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調(diào)查舉證、國(guó)內(nèi)外有關(guān)部門的來(lái)函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長(zhǎng)，檢務(wù)檔案管理中歸檔過(guò)程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫(kù)房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問(wèn)題日漸突出。
三、目前檢驗(yàn)檢疫部門檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類管理方式，對(duì)企業(yè)進(jìn)行分類建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對(duì)信譽(yù)好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類后實(shí)行簡(jiǎn)便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報(bào)檢號(hào)而實(shí)行批量歸檔。檢務(wù)部門對(duì)這類報(bào)檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門、單位注冊(cè)號(hào)等條件進(jìn)行待歸檔查詢后，對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)進(jìn)行批量歸檔；對(duì)這類報(bào)檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報(bào)檢日期簡(jiǎn)單地建檔立卷。在條件成熟時(shí)，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗(yàn)檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報(bào)檢類別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險(xiǎn)度對(duì)不同貨物進(jìn)行分類建檔。例如：對(duì)電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗(yàn)證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時(shí)可根據(jù)報(bào)檢號(hào)查找通關(guān)單流水號(hào)及對(duì)應(yīng)的換證憑條。而對(duì)涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實(shí)施衛(wèi)生注冊(cè)登記、質(zhì)量許可管理等憑證報(bào)檢的貨物，或檢驗(yàn)周期較長(zhǎng)的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限。《出入境檢驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》（國(guó)檢法[1999]386號(hào)）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗(yàn)檢疫檔案為3年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存。”在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動(dòng)地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門的來(lái)函查詢等幾個(gè)方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時(shí)修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫(kù)房占用量較多的問(wèn)題。
2.由于檢驗(yàn)檢疫流程都經(jīng)過(guò)CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡(jiǎn)的方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強(qiáng)檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)過(guò)程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級(jí)，按部門按專業(yè)按用戶級(jí)別設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時(shí)在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
（一）建立“雙套制”模式
確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
（二）規(guī)范電子檔案利用方式
避免不可挽回?fù)p失。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效地管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。
（三）加強(qiáng)檔案工作人員管理
提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到電子案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護(hù)。
二、電子檔案管理工作中應(yīng)注意的問(wèn)題
（一）要重視電子文件的存放環(huán)境
電子文件的載體基本上是光盤和磁介質(zhì)。由于介質(zhì)的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關(guān)鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時(shí)一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數(shù)據(jù)的讀取。磁介質(zhì)包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的干擾。為了保證介質(zhì)存放的萬(wàn)無(wú)一失，必須電子文件與紙質(zhì)文件同進(jìn)并存，以備有據(jù)可查。但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，爭(zhēng)取采用自動(dòng)化監(jiān)控、庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)控制等先進(jìn)技術(shù)，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。
（二）電子文件歸檔要及時(shí)
[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理模式；探析
從電子文件誕生開始，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里將會(huì)與紙質(zhì)文件共存于世，它們的共存狀態(tài)及其原因復(fù)雜多樣，大體上可以歸結(jié)為以下兩種情形：第一是先有紙質(zhì)文件，之后根據(jù)存儲(chǔ)、利用等方面的需要形成相應(yīng)的電子版本，這就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過(guò)程。第二是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件，但出于對(duì)文件證據(jù)要求或長(zhǎng)久可讀的考慮，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)歸結(jié)為雙套制兩種類型。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為雙套歸檔。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。在電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)下，必然要對(duì)這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。共生于一個(gè)機(jī)構(gòu)中的兩個(gè)文件管理系統(tǒng)不斷磨合著相互之間的關(guān)系，它們既各自獨(dú)立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響，隨時(shí)調(diào)整著各自的角色與特點(diǎn)，承擔(dān)著共同的和各自分擔(dān)的責(zé)任。在這種關(guān)系中最富于積極意義的是二者之間的互相影響，兩個(gè)管理系統(tǒng)都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。
要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，以下工作不容忽視：一是電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系；二是在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)；三是電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度，協(xié)調(diào)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免地產(chǎn)生大量電子文件，網(wǎng)絡(luò)化也是提高計(jì)算機(jī)管理效率的有效途徑，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化也造成了電子文件與紙質(zhì)文件共存的局面。檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案形式，其信息和載體是不可分離的統(tǒng)一體，而電子檔案的產(chǎn)生則改變了這種傳統(tǒng)模式，它可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案信息脫離原載體進(jìn)行傳輸。這種嶄新的傳輸模式，給檔案工作帶來(lái)了巨大變化，這些變化包括管理、技術(shù)、理論及思維四個(gè)方面。
1. 管理方面
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新型的電子文件和檔案大量產(chǎn)生，各個(gè)單位或部門紙質(zhì)檔案與電子檔案并存現(xiàn)象普遍存在。紙質(zhì)檔案信息與載體相互依附，內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)，保存耐久，而電子檔案信息存儲(chǔ)豐富，可與多媒體結(jié)合，圖、文、聲像并茂，形象生動(dòng)，信息傳輸迅速、廣泛。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案存在這些不同的特點(diǎn)，對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案，必需采用不同的管理方式。紙質(zhì)檔案的接收、整理、管理以及開發(fā)利用，經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐已積累了豐富經(jīng)驗(yàn)，并建立了一整套完整的業(yè)務(wù)規(guī)范體系，但這些管理體系無(wú)法完全適用于新的信息環(huán)境。數(shù)字檔案?jìng)鬏d方式的特殊性，決定了對(duì)電子檔案必需建立相應(yīng)的管理理論、方法、技術(shù)以及法規(guī)和制度，這是檔案工作者必需深入思考的問(wèn)題。
2. 技術(shù)方面
對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案應(yīng)用技術(shù)的研究，是當(dāng)前檔案工作研究的重要內(nèi)容。電子檔案應(yīng)用技術(shù)是一項(xiàng)綜合性技術(shù)，它包括傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理技術(shù)，檔案工作者必需掌握這些技術(shù)的基本理論和運(yùn)用知識(shí)。要從信息學(xué)的基本理論來(lái)認(rèn)識(shí)電子檔案的信息特點(diǎn)和屬性，從建設(shè)信息化社會(huì)的新視角不斷調(diào)整檔案信息內(nèi)容的資源結(jié)構(gòu)，把檔案信息建設(shè)融入現(xiàn)代化信息社會(huì)建設(shè)的整體框架之中。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接收檔案信息，或采用多媒體技術(shù)手段儲(chǔ)存電子檔案，已成為現(xiàn)代檔案工作的重要內(nèi)容。這種本質(zhì)性的變化，能最大限度地提高和擴(kuò)大檔案信息傳遞的速度和范圍，給檔案工作帶來(lái)了信息傳輸快捷、管理方便等好處，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了一系列問(wèn)題，使檔案的原始性、真實(shí)性受到了挑戰(zhàn)。如何保障電子檔案的原始性、真實(shí)性，解決網(wǎng)絡(luò)及信息安全技術(shù)問(wèn)題，是亟待解決的重要課題，雖然國(guó)家有關(guān)部門已制定了相關(guān)管理措施和標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)踐中還存在很多問(wèn)題，要使電子檔案信息管理規(guī)范化，還有待于檔案工作者的不懈努力。
3. 理論方面
對(duì)任何學(xué)科來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)理論研究是該學(xué)科的支撐點(diǎn)，檔案學(xué)也不例外，實(shí)踐說(shuō)明，檔案學(xué)原有理論已不能全面、科學(xué)地闡述在社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題、新現(xiàn)象。信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作的對(duì)象和環(huán)境發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變。檔案管理流程的重構(gòu)、館藏資源組合方式的變革、檔案館工作職能和角色的變化，使檔案學(xué)體系正在逐步建立一系列新的學(xué)科理論。如電子檔案學(xué)理論，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案學(xué)理論的繼承和超越。/文檔一體化0，便是在新的檔案工作環(huán)境下提出的新理論，是對(duì)原有的檔案工作模式的一種轉(zhuǎn)變，也是在電子檔案學(xué)理論基礎(chǔ)上新管理模式的一種體現(xiàn)。檔案工作新對(duì)象、新環(huán)境的出現(xiàn)，要求檔案學(xué)理論也必需不斷創(chuàng)新，研究新形勢(shì)下檔案工作出現(xiàn)的新矛盾和新規(guī)律，建立信息化社會(huì)新的檔案學(xué)知識(shí)體系勢(shì)在必行。
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)
檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)
檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
機(jī)構(gòu)自行分散管理模式機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機(jī)構(gòu)自行保管具有保存價(jià)值的電子檔案，電子檔案的長(zhǎng)久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機(jī)關(guān)自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點(diǎn)，將文件到檔案整個(gè)過(guò)程的幾個(gè)階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個(gè)連續(xù)的過(guò)程中。機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對(duì)電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領(lǐng)域入手，在電子檔案的形成階段通過(guò)建立登記制度、職能分類制度來(lái)建立對(duì)電子檔案的處置控制措施，從而識(shí)別和保護(hù)電子檔案的原始結(jié)構(gòu)，以信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的日本為例，多數(shù)機(jī)構(gòu)選擇了機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。
我國(guó)電子檔案管理模式
我國(guó)目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機(jī)構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機(jī)構(gòu)分散管理模式為主，機(jī)構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機(jī)構(gòu)分散管理對(duì)硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對(duì)較小，檔案館集中管理主要在國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國(guó)實(shí)際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實(shí)行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對(duì)電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計(jì)算機(jī)硬盤、U盤、光盤等信息載體。國(guó)家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫(kù)，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國(guó)機(jī)構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。
結(jié)論
