時間：2022-07-14 17:59:35
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇機關(guān)黨建工作意見，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
“一本三建”的主要內(nèi)容
“以人為本”是核心，解決為誰干的問題。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，也是黨建科學(xué)化發(fā)展的根本。以人為本的價值觀與方法論，實際就是群眾立場、群眾觀點與群眾路線的深化與升華。機關(guān)黨建工作中堅持以人為本，就是要以人民群眾和服務(wù)對象為本，以機關(guān)黨員干部職工為本，做好服務(wù)、教育和管理工作。
“黨建聯(lián)建”是保障，解決誰來干的問題。針對各級政府機關(guān)黨群專職人員普遍較少的問題，我們通過民主、公開、競爭、擇優(yōu)機制，挖掘、釋放機關(guān)兼職黨團干部的活力，形成機關(guān)黨委、機關(guān)紀委與機關(guān)工會、機關(guān)團委和機關(guān)婦委會等群團組織資源整合、聯(lián)合建設(shè)優(yōu)勢，構(gòu)筑起“黨建帶群建、黨群共發(fā)展”的大黨建格局。
“時空拓建”是陣地，解決在哪干的問題。思想文化陣地，我們不去占領(lǐng)，別的東西就會去占領(lǐng)。我們始終唱響主旋律，用社會主義核心價值體系武裝黨員干部職工頭腦，遵循機關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)律，做到黨員干部職工的時空拓展到哪里，黨的教育與服務(wù)就延伸哪里，努力達到如影隨形的效果。
“創(chuàng)爭領(lǐng)建”是目標，解決怎樣干的問題。創(chuàng)先爭優(yōu)是目標，也是動力。我們積極引領(lǐng)機關(guān)黨建工作圍繞中心搞結(jié)合、干好本職求深入、服務(wù)群眾出活力、創(chuàng)先爭優(yōu)見效果，充分發(fā)揮出基層組織戰(zhàn)斗堡壘作用、黨員干部骨干帶頭作用、黨員團員先鋒模范作用。
“一本三建”的工作措施
抓核心，以人為本貫始終。機關(guān)黨建緊緊圍繞“尊重人、理解人、依靠人、服務(wù)人”，定思路、求突破、促發(fā)展、抓落實。決策向基層問計，每年初統(tǒng)計系統(tǒng)都要深入開展“尋計問策”大調(diào)研。成果讓群眾共享，實施“黨建惠民”工程，為群眾辦實事、解難題。成效請群眾評議，每年底都組織大規(guī)模的“下評上”活動。切實把評判權(quán)交給群眾。
抓組織，黨群聯(lián)建強力量。加強局黨組的組織領(lǐng)導(dǎo)。局黨組書記兼任局機關(guān)黨委書記，是局機關(guān)黨建工作的“第一責任人”：明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管機關(guān)黨委工作，是直接責任人；黨組成員實行“一崗雙責”，既抓好分管范圍的業(yè)務(wù)工作，又抓好黨建工作。加強機關(guān)黨紀工青婦組織建設(shè)。2011年通過公推直選，分別選出11名、7名、9名同志組成新一屆局機關(guān)黨委、機關(guān)紀委和機關(guān)團委。“三委”委員平均年齡下降10歲，年富力強，群眾威信較高，成為機關(guān)黨建工作的中堅力量，為黨群工作注入了新的生機和活力。加強機關(guān)基層黨支部建設(shè)。今年，按照基層組織建設(shè)年的要求，對支部進行了換屆。在24個支部，按照可配盡配的原則，增設(shè)15名副書記，明確了24名聯(lián)絡(luò)員，進一步健全了組織網(wǎng)絡(luò)體系。加強各類協(xié)會小組建設(shè)。成立了黨建研究協(xié)會、統(tǒng)計業(yè)務(wù)協(xié)會、文體協(xié)會和青年聯(lián)合會，特別是通過個人自薦、支部推薦、群眾票選分別產(chǎn)生了會長、組長和青年聯(lián)合會主席、副主席，增強了機關(guān)黨員、職工的歸屬感、成就感。
抓拓展，時空擴大強陣地。拓展傳統(tǒng)活動空間。聯(lián)系服務(wù)農(nóng)村。省局機關(guān)積極響應(yīng)省委提出的“千名處長進千村”活動。由幫扶3個村擴大到7個村，選派了1名副局長和6名處長到幫扶村兼任副書記，在引導(dǎo)干部“接地氣”的同時，提高了干部的群眾工作能力。聯(lián)系服務(wù)企業(yè)。開展“千名黨團干部聯(lián)系服務(wù)萬戶規(guī)模企業(yè)活動”，掀起了服務(wù)活動熱潮。聯(lián)系服務(wù)社區(qū)。開展社區(qū)共建，對貧困家庭進行定點、定期幫扶。占領(lǐng)新興網(wǎng)絡(luò)陣地。2011年全面開辟機關(guān)黨群共建園地。在內(nèi)網(wǎng)上大大提高系統(tǒng)上下、處室之間工作效率。在外網(wǎng)上建成抓黨建促業(yè)務(wù)交流群和十多個統(tǒng)計專業(yè)群。抓住重要時間節(jié)點。抓住傳統(tǒng)法定節(jié)假日時機開展富有特色的黨建活動，鼓舞斗志。凝聚力量。抓住日常工作時機，常年開展班車和辦公樓廣播文化、每周三或周五的以支部為主的黨建活動日。抓住特殊時機，如每個黨員入黨日由機關(guān)黨委統(tǒng)一發(fā)放政治生日賀卡等。
抓規(guī)范，創(chuàng)先爭優(yōu)促提升。創(chuàng)爭目標分解。制定了黨建工作目標責任制和黨群聯(lián)建工作任務(wù)分工表，細化、量化了31項具體任務(wù)，逐一明確了誰主辦、誰協(xié)辦、誰承辦和標準要求、完成時限、量化分值，形成了“黨組書記親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓，機關(guān)黨委具體抓，支書黨員人人抓”的責任體系。創(chuàng)爭經(jīng)費保障。采取“機關(guān)扶一塊、支部擠一塊、志愿湊一塊”等辦法，為黨建活動提供財力保障。創(chuàng)爭目標考評。開展“自查述職、黨員群眾評議、機關(guān)黨委考評”“三位一體”考評機制，達到了良好效果。創(chuàng)爭典型選樹。通過選樹先進黨支部，評選優(yōu)秀支部書記、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀公務(wù)員、統(tǒng)計分析能手，用身邊的典型教育身邊的人，引領(lǐng)大家見賢思齊。
“一本三建”的實踐成效
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理
中圖分類號：TU246.1 文獻標識碼：A 文章編號：
引言
基建檔案涉及到工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工過程和結(jié)果，還涉及設(shè)備安裝、裝修、改建、以及水、電、暖、空調(diào)、物流、弱電和智能系統(tǒng)的建設(shè)過程和現(xiàn)狀。它既是基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀的文獻記載，也是基建維護維修、改擴建等的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院規(guī)模和硬件水平的不斷提升，醫(yī)院基建檔案的管理也越來越體現(xiàn)出它的重要性，基建檔案管理的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)，改進和維護的速度、成本，甚至建筑安全的大事，是醫(yī)院基建管理中長期而重要的工作任務(wù)。隨著科技的進步和時代對檔案管理工作愈來愈高的要求，我們必須清楚地認識當今檔案管理的新特點。
一、醫(yī)院基建檔案管理的意義
1.1 基建檔案建設(shè)是推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的保障
醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設(shè)的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史痕跡和現(xiàn)狀，及時收集了基建活動過程中的各種洽商變更、合同協(xié)議、報批文件等各類資料，以及使用過程中的改建、設(shè)備、裝修、安裝等施工過程和結(jié)果的詳細記錄。它既為醫(yī)院的建設(shè)、管理、維修、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的社會建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。
1.2 基建檔案是醫(yī)院的寶貴財富
檔案是一種特殊的而且不可再生的無形信息資源，是醫(yī)院和社會的寶貴財富。收集、 創(chuàng)建并管理和保護好這種有效資源是每個職工義不容辭的義務(wù)和職責。近些年來，醫(yī)院基本建設(shè)蓬勃開展，在建設(shè)發(fā)展中需要辦理和查閱并查證許多相關(guān)資料，這樣可以節(jié)省大量的人力、物力、財力，從而產(chǎn)生無形的經(jīng)濟效益。
1.3 基建檔案管理是醫(yī)院管理重要組成部分
基建檔案管理的最根本的目的是記載基建在使用、改建、維修的過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)的記錄，它以文字、圖、表等方式記載基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀。
基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建開工前到竣工交付后的各種報批文件 合同、洽商變更等，以及交付后使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄。值得指出的是基建過程中的水、電、暖、通、弱電系統(tǒng)、智能系統(tǒng)和物流系統(tǒng)的改建、大修的結(jié)果也必須進行歸檔保管，這些系統(tǒng)的技術(shù)狀態(tài)同樣是基建的重要組成部分。這就要求維修維護部門應(yīng)將維修維護的方案進行歸檔。基建檔案管理的可追溯，還包括了基建隱蔽工程的各種標志，保存基建檔案還必須同時做到基建的隱蔽工程標樁要做到圖與實物相對應(yīng)。
任何基本建設(shè)缺少了基建檔案，就缺少了基建的所有技術(shù)參數(shù)，缺少了建設(shè)的使用和改造的依據(jù)。由于基建的使用功能變化小，也就是說建筑物改變設(shè)計用途等改建和維護等措施不是經(jīng)常施行，因而往往忽略了基建檔案的管理，甚至管理不善造成殘缺不全。城建檔案館保存的僅是竣工報告，也就是基本建設(shè)交付時的狀態(tài)，而醫(yī)院的基建檔案包含了基建交付至今的各種事件的歷史記錄。
因此，應(yīng)將醫(yī)院檔案管理水平納入到醫(yī)院評級，院長考核標準、離任審計當中；從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決多年來不重視檔案管理的問題。
二、醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題
2.1 管理明顯滯后
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案管理現(xiàn)代化的進程。然而，醫(yī)院基建檔案在管理手段上仍處于手工化操作階段。人工操作就容易產(chǎn)生檔案收集整理不及時不規(guī)范的現(xiàn)象，還有管理不到位、操作不熟練的問題，因此基建檔案落后，不能適應(yīng)快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需要，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的材料并未歸檔，或致使基建檔案資料缺失。
2.2 收集整理不細致或不完整
基建檔案應(yīng)該按基本的基建檔案歸檔范圍來執(zhí)行，完整準確地收集，本著不漏收，不多收的原則，把檔案資料收集齊全。筆者在參加相關(guān)固定資產(chǎn)清查工作中，發(fā)現(xiàn)重點工程項目完工的幾家醫(yī)院從檔案收集情況來看有的缺少工程改動聯(lián)系單，有的工程項目缺少監(jiān)理審核單和質(zhì)量竣工評定表等。如果基建檔案資料收集不細致或不完整，致使檔案資料不齊全，這樣以后一旦出現(xiàn)事故，查找資料，澄清責，沒有依據(jù)和原始憑證，為以后利用資料留下隱患。
2.3移交不及時
工程竣工后，施工單位往往不能及時向醫(yī)院提交相應(yīng)圖紙，致使基建檔案不能及時歸檔。有時施工出現(xiàn)間歇現(xiàn)象、工程款沒有及時到位、施工單位負責人更換等，這些都導(dǎo)致施工檔案在竣工驗收后才能夠收集齊全。這就為醫(yī)院的基建工程檔案的收集管理增加了難度。
2.4歸還不及時
本單位人員借閱檔案資料、圖紙后不及時歸還，導(dǎo)致丟失。借閱手續(xù)不全導(dǎo)致丟失等現(xiàn)象時常發(fā)生，管理存在漏洞。特別是舊樓裝修借閱圖紙，不及時歸還而丟失，致再用圖紙時而沒有。
2.5管理缺乏政策指導(dǎo)
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在發(fā)展中大都經(jīng)歷了改擴建、拆遷征地、融資和改造裝修等建設(shè)工程。但是在這個過程中，一直缺乏對基建工作的政策、性質(zhì)的認識和指導(dǎo)，直接關(guān)系著對工程檔案的收集、整理、歸檔和流向等新問題，這方面應(yīng)引起我們足夠的重視。
三、存在問題的原因分析
3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的基建檔案意識比較淡薄
作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，他們往往把醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研檔案的積累歸檔放在首位，對于他們所從事的醫(yī)療教學(xué)和科研活動中形成的資料成果有很強烈的收集歸檔意識，對于其它業(yè)務(wù)管理的檔案往往不重視。因此，基建檔案管理難以得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這種檔案意識的存在影響了基建檔案管理工作的順利開展。
3.2 醫(yī)院檔案室的人員素質(zhì)較低
醫(yī)院檔案室的人員科班出身的同志非常少，他們的文化素質(zhì)也未能達到充分認識基建檔案工作重要性的高度，加之對繁雜的基建工程項目更是缺乏專業(yè)知識。而醫(yī)院近幾年雖具備基建專業(yè)人員，但他們對基建檔案又不甚熟悉或沒有引起重視。這些因素造成了基建工程檔案管理的難度。
3.3 甲乙雙方基建檔案管理不協(xié)調(diào)
施工期問基建檔案管理是由施工單位的技術(shù)員擔任，一個工程的檔案資料從竣工到歸檔最少也需要半年的時間。建施工單位普遍存在著重工程輕檔案的思想。所以，檔案臨拼湊的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，工程檔案整理收集也就相當困難。
四、完善醫(yī)院基建檔案應(yīng)對之策
要保證醫(yī)院基建工程檔案的質(zhì)量，使基建工程檔案達到規(guī)范、科學(xué)管理，筆者以為必須要重點做好以下幾個方面工作。
4.1 加強法制意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
應(yīng)依據(jù)國家《檔案法》、國家檔案局和國家計委制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》及《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》等有關(guān)文件、法律和法規(guī)制定操作性強，適合本院基建工程檔案工作的管理辦法。提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的意識。要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，要讓領(lǐng)導(dǎo)充分意識到，醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化科學(xué)化管理在醫(yī)院建設(shè)工作中的用。領(lǐng)導(dǎo)者基建檔案意識強，醫(yī)院基建檔案工作就能得到視、關(guān)心和支持。
【關(guān)鍵詞】財政檔案；管理；工作；建議
財政檔案管理工作對于提高企業(yè)管理水平極為重要。尤其是在市場經(jīng)濟體制條件下，企業(yè)競爭的不僅是產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)更是企業(yè)的信譽。也只有完善的管理體系才能夠加強企業(yè)的內(nèi)部控制，才能提高企業(yè)的競爭力。而財政檔案管理工作更是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)制定運營決策具有十分重要的指導(dǎo)作用。因而企業(yè)應(yīng)該采取科學(xué)、規(guī)范的措施加強財政檔案管理。
一、健全組織機構(gòu)，落實責任制
財政檔案管理工作的實質(zhì)是進行財政數(shù)據(jù)信息的管理。但是實際情況是多數(shù)企業(yè)并不重視財政檔案管理工作。這極其不利于企業(yè)的長久發(fā)展。因而企業(yè)應(yīng)該重視健全財政檔案管理工作的組織機構(gòu)，保證財政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視落實責任制，確保責任到人，促使員工能夠重視財政檔案管理工作。
財政檔案管理主要是進行各種財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結(jié)構(gòu)時，企業(yè)應(yīng)該建立專門的財政檔案管理機構(gòu)，并細化管理部門。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視加強財政檔案管理的定期檢查，以提高財政檔案管理工作效率。最重要的是企業(yè)應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關(guān)條例，落實檔案管理責任制，確保出現(xiàn)財政檔案管理工作問題時能夠責任到人。例如某企業(yè)為了加強財政檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，切實提高財政檔案管理工作效率。企業(yè)成立了專門的財政檔案管理小組，并下設(shè)辦公室，由專門的管理人員負責財政檔案管理工作。而且企業(yè)還確立了每個管理崗位的責任制，提高企業(yè)員工對財政管理檔案工作的認識?？傊谑袌鼋?jīng)濟體制條件下，企業(yè)應(yīng)該加強財政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟事項，并以此為基礎(chǔ)做出有利于企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營決策，從而促進企業(yè)的快速發(fā)展。
二、完善管理制度
在新時期，企業(yè)應(yīng)該加強財政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進行完善、修訂以使其能夠適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理。企業(yè)在財政檔案管理制度中應(yīng)該明確規(guī)范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。
完善的財政檔案管理制度應(yīng)該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責任制等。為了全面提升企業(yè)的財政檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該實現(xiàn)財政檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)財政檔案的“管理有序”。首先，企業(yè)應(yīng)該建立規(guī)章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規(guī)范。其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合日常的財務(wù)工作從收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、銷毀、保密等多個方面入手，細化財政檔案的工作規(guī)范。最后，企業(yè)應(yīng)該完善財政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財政檔案的規(guī)范化管理。例如某企業(yè)的財政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規(guī)定如下：檔案室內(nèi)設(shè)有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內(nèi)進行，并且對不允許記錄、復(fù)印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機要室成立以來，無擅自出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送國家所有檔案事件發(fā)生，杜絕任何檔案違法行為發(fā)生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現(xiàn)象發(fā)生，更嚴禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環(huán)境下有序進行，綜合檔案機要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報警裝置和空氣濕度檢測設(shè)備，檔案柜內(nèi)放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，盡量排除一切可能的安全隱患?？傊?，為了實現(xiàn)財政檔案管理工作的規(guī)范化，企業(yè)應(yīng)該重視完善財政檔案的管理制度。
三、實現(xiàn)財政檔案數(shù)字化管理
隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理系統(tǒng)越來越受到企業(yè)的青睞。尤其是對于財政檔案管理工作來說，數(shù)字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動強度，真正實現(xiàn)財政檔案管理工作的無紙化辦公。
實現(xiàn)財政的數(shù)字化管理可以從以下三個方面入手：一是實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統(tǒng)將上一年度會計憑證、賬本錄入系統(tǒng)后產(chǎn)生的檔案號作為每本憑證、賬本的編號，簡化查詢資料過程；二是加強隊伍建設(shè)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平。企業(yè)應(yīng)該重視開展財政檔案數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實提高工作人員應(yīng)用數(shù)字管理系統(tǒng)的能力。三是完善相應(yīng)的配套設(shè)施，確保照相機、打印機、復(fù)印機、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設(shè)備齊全，為檔案管理創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關(guān)內(nèi)容和上傳掃描文件到檔案管理系統(tǒng)，在以后的工作中查看文件時，可以直接打開檔案管理系統(tǒng)掃描文件，進行查看，簡化了查找原始文件過程。總之，實現(xiàn)財政檔案的數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財政檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。
四、總結(jié)
綜上所述，加強財政檔案管理工作對于提高企業(yè)財務(wù)管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該健全組織機構(gòu)，完善管理制度，并借助信息技術(shù)實現(xiàn)財政檔案的數(shù)字化管理，切實提高財政檔案管理工作的效率，提高企業(yè)的競爭力。
參考文獻：
[1]秦衛(wèi)光. 做好財政檔案管理工作的幾點建議[J]. 檔案天地，2015，S1： 124+126.
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
2、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議
1、 結(jié)合實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
2、 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
4、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分門別類
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
2、分級次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
但是，近幾年來，會計檔案非法隱匿、銷毀的案件時有發(fā)生，許多重大經(jīng)濟犯罪案件也都涉及會計檔案，在規(guī)范證券市場的過程中也發(fā)現(xiàn)不少關(guān)于會計檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會計檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。如何改善會計檔案的管理，加強會計檔案信息資源的開發(fā)和利用，為提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟價值服務(wù)，是本文關(guān)注的焦點。
一、會計檔案保管工作的現(xiàn)狀
目前，大部分企業(yè)過于注重經(jīng)濟效益，忽視了會計檔案的保管工作。盡管會計檔案的作用無庸質(zhì)疑，然而在會計檔案保管的實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，主要反映在以下一些方面：
1．會計檔案保管制度不健全
《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！钡珦?jù)筆者調(diào)查所知，多數(shù)公司除了建立健全財會等崗位人員的會計制度外，很少或根本沒有建立會計檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷毀等管理制度。
由于沒有建立這些制度，就會造成會計檔案管理的不規(guī)范、責任的不明確。有的公司雖設(shè)有檔案室，由公司指定專門人員管理檔案，但公司的財務(wù)部門卻自己保管會計檔案，并不向檔案室移交。有的公司并未設(shè)檔案室，所以由財務(wù)部門自己保管會計檔案，但是，在公司會計機構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人保管會計檔案。這種情況下，實際上是財務(wù)部根據(jù)分工的不同，由誰經(jīng)手的會計檔案便由誰保管，比如報表就由做報表那個會計保管，制憑證的那個會計就保管憑證等等。導(dǎo)致會計檔案被零散地保管在會計人員個人手中。
2．會計檔案隨意丟失、損毀的現(xiàn)象時有發(fā)生
這種現(xiàn)象主要發(fā)生于單位的合并、再合并。合并后原單位的會計人員由于工作內(nèi)容可能發(fā)生變更，無力談檔案保管，而新單位也因為重視不夠，責任心不強，極易忽視對會計檔案的保管工作，容易給別有用心的人故意損毀會計檔案的機會。
3．檔案銷毀工作不及時，出現(xiàn)“儲藏式”保管
將所有會計檔案全部一并保管，但常年無人問津，不能按規(guī)定銷毀，使許多失去價值信息的會計檔案占用大量資源，造成資源浪費。其形成原因一般是當事的會計人員唯恐落下“不規(guī)”之嫌疑而不愿意提出銷毀建議，其他人員則有事不關(guān)已的思想，因此形成無人牽頭銷毀會計檔案的現(xiàn)狀。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀的成因分析
會計檔案管理記錄和總結(jié)了公司的財務(wù)運作情況和各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來，利于公司對財政進行預(yù)算，促進公司長期平穩(wěn)發(fā)展。針對上文提到的會計檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了出現(xiàn)這些問題的原因。
1．對會計檔案的現(xiàn)實作用缺乏客觀認識
其一，會計檔案涵蓋的是過去一定時期的經(jīng)濟信息，由于會計核算的繼承性和連續(xù)性，它對當前的會計核算有不可替代的作用，對未來的財務(wù)預(yù)測和會計管理有著信息支持的作用，此外作為檔案的根本功能——憑證功能，也為企業(yè)在經(jīng)濟糾紛或反傾銷應(yīng)訴中挽回或降低損失發(fā)揮著舉足輕重的作用。而大多數(shù)企業(yè)并未意識到這點，認為會計檔案只是過期的“船票”，除了外部審計和行政檢查以外，無法為企業(yè)帶來任何經(jīng)濟效益，這種短期、片面的認識造成了會計檔案管理的混亂。
其二，缺乏面對現(xiàn)實、敢于創(chuàng)新的觀念。會計檔案管理工作本身就比較單調(diào)瑣碎，而且有的企業(yè)并沒有專職的會計檔案管理人員，更談不上對會計檔案信息的加工和增值信息的生產(chǎn)，會計檔案利用工作舉步維艱已是客觀現(xiàn)實，我們卻沒有勇氣面對，不能從主觀上查找自身存在的問題，以提高工作能力來應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。
2．措施單一
如何做好檔案利用工作，有的企業(yè)建立了有關(guān)會計檔案的收集、整理、鑒定、保管等一系列工作規(guī)范，上述這些措施雖有一定成效，卻不能從根本上解決問題，其原因是這些措施都是只在圍繞會計檔案本身做文章。然而，會計檔案參與管理和支持決策的作用發(fā)揮并不明顯，會計檔案利用工作仍然具有巨大的挖掘潛力。這些作用的實現(xiàn)有賴于會計信息系統(tǒng)的完善、計算機信息處理技術(shù)的提高、管理層觀念的轉(zhuǎn)變以及會計人員自身素質(zhì)的提高。
三、加強會計檔案保管工作的優(yōu)化對策
會計檔案為企業(yè)加強內(nèi)部微觀管理、提高經(jīng)濟效益和社會效益提供準確的原始數(shù)據(jù)。因此，必須加強會計檔案的保管工作。
1．優(yōu)化對會計檔案資料的收集與整理
由于會計程序執(zhí)行過程中的誤差或會計檔案管理制度的不健全，有些會計檔案資料并未按正常程序歸檔，而是散見于某些部門或個人手中。因此，對會計檔案資料的歸類整理與保管，有利于企業(yè)相關(guān)信息的長期利用。
會計檔案的整理是會計檔案管理有序化工作的開端，按會計檔案立卷模式的不同可以從以下三種思路對會計檔案進行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度將會計檔案分類，然后以憑證、賬簿、報表、重要的經(jīng)濟合同、會議記錄、外部會計資料等類別劃分，最后按規(guī)定的保管期限再分別整理。這種思路適用于只有一個會計類型的單位，其優(yōu)點是簡便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-組織機構(gòu)-形式：這種思路適用于擁有多個分支核算單位的組織，它能清楚地反映會計檔案形成的部門，體現(xiàn)了會計檔案的完整性；（3）年度-會計類型-形式：如果某企業(yè)組織采取多角化經(jīng)營，存在不同的會計核算類型，選用這種思路比較恰當，它能反映不同性質(zhì)會計活動的內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)了會計檔案的系統(tǒng)性。
2．建立健全會計檔案規(guī)章制度，開展會計檔案鑒定和銷毀工作
首先，只有建立并逐步健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、鑒定和銷毀等管理制度，才能規(guī)范會計檔案工作，明確目標職責，使會計檔案的管理有章可循。會計部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定，編制會計檔案保管清冊，并移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案機構(gòu)的，在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
其次，逐步開展鑒定和銷毀工作。對已經(jīng)到保管期限的會計憑證、賬簿等進行鑒定，在鑒定中除按照本單位制定的規(guī)章制度外，還應(yīng)遵循會計檔案的鑒定原則。對已經(jīng)到期應(yīng)該銷毀的會計檔案，不能過于謹慎，當毀則毀。
最后，可以根據(jù)企業(yè)自身的具體情況，完善會計檔案的保管設(shè)施，給會計檔案創(chuàng)造好的保管條件。
提高對機關(guān)檔案人員的要求
《條例》第八條規(guī)定，各機關(guān)應(yīng)為檔案部門配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專業(yè)知識、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部。
筆者認為，此規(guī)定對檔案人員的要求已不合時宜，建議做以下三點修改：（一）在學(xué)歷要求上從“高中或高中以上文化水平”提高至“具有大專（含）以上文化程度”。如今全民學(xué)歷水平不斷提高，具有高學(xué)歷的檔案人員不斷增加；而隨著檔案工作的不斷發(fā)展，也對檔案人員的文化水平提出了更高的要求。（二）在技術(shù)要求上增加“掌握現(xiàn)代化設(shè)備操作技能”。檔案工作只有緊跟現(xiàn)代化管理的步伐才能更好地在社會上立足，這就要求檔案人員必須掌握相應(yīng)技能。（三）把“定期進行培訓(xùn)并通過考核”納入對檔案人員的要求。檔案工作與信息技術(shù)息息相關(guān)，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對檔案人員素質(zhì)的考察也應(yīng)具有長遠性。因此，檔案工作者必須不斷充實現(xiàn)代化操作技能，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)政策、標準，其中一種重要方式就是定期的培訓(xùn)和考核。
逐步認可機關(guān)電子文件法律效力
《條例》中沒有規(guī)定電子文件的歸檔要求問題，建議增加“機關(guān)對保存價值較高的只有電子簽章的電子文件，歸檔時可附加有法律效力的非電子簽章?！贝颂帯氨４鎯r值較高”可理解為需永久保存的文件。
就電子簽章的效力認可問題，筆者認為已不存在障礙。
首先從立法上看，2004年頒布的《電子簽名法》規(guī)定,“當事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”，“數(shù)據(jù)電文不得僅因為其是以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用”，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力?！狈蓪煽侩娮雍灻龀鲆?guī)定，認可了滿足可靠電子簽名條件的電子文件的法律效力。此法頒布后，又出臺了《電子認證服務(wù)管理辦法》和《電子認證服務(wù)密碼管理辦法》，對其電子認證機構(gòu)的條件進行具體、嚴格的規(guī)定，進一步確保電子簽章的安全可靠。另外，從該法特點看，此法雖然針對民事活動領(lǐng)域，但具有開放性，“國務(wù)院或者國務(wù)院規(guī)定的部門可以依據(jù)本法制定和其他社會活動中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”，在排除特殊情況前提下，認可機關(guān)在一般公務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件同樣具有法律效力，不存在法理上的障礙。有了電子簽名法的示范及《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等規(guī)章標準，電子政務(wù)領(lǐng)域的電子簽章效力認可，已有制度保障。
其次從技術(shù)條件上看，在《電子簽名法》中廣泛使用的非對稱密鑰加密的數(shù)字簽名技術(shù)已比較成熟，在電子文件上簽署了可靠的電子簽名后，對電子簽名或電子簽名文件內(nèi)容和形式的任何改動都能夠被發(fā)現(xiàn)。從實際生活傳統(tǒng)的手寫印章認證方式經(jīng)常被冒用來看，電子簽名其實更加可靠也更安全。我國目前從軟件、硬件到人員素質(zhì)都達到了《電子簽名法》所要求的水平。
最后從具體操作的可行性上看，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸?shù)墓?，還得打印出來，蓋章、簽字后才能歸檔保存，比單純的紙質(zhì)文件辦理更麻煩，工作量更大，這也是很多機關(guān)電子文件歸檔工作未能廣泛開展起來的重要原因之一。從形成渠道控制來說，政府系統(tǒng)機關(guān)的電子公文，“是指國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”，并首次明確規(guī)定，以上定義的電子公文，“與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。通過對電子公文在來源（系統(tǒng)）上的限定，電子公文法定效力應(yīng)得到認可。
作為過渡，機關(guān)可對重要的電子文件實行“雙套簽章”，一是考慮到載體的安全性；二是給社會對電子文件產(chǎn)生的可靠性疑慮一個緩沖的空間。
以政務(wù)信息公開為契機，有針對性向社會開放檔案
《條例》規(guī)定，機關(guān)檔案部門保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本機關(guān)和上級主管機關(guān)使用，不屬于開放范圍。對外提供利用需經(jīng)上級主管機關(guān)批準。
根據(jù)《政府信息公開條例》精神，行政機關(guān)對事關(guān)公民、法人或其他組織切身利益的、需社會公眾廣泛知曉或參與的政府信息應(yīng)主動公開。政府信息的主要存在形式是現(xiàn)行文件和機關(guān)檔案部門保存的檔案，其收集與公開是政府信息公開工作機構(gòu)的職責。機關(guān)檔案部門應(yīng)抓住機遇，可與之建立如下協(xié)同發(fā)展關(guān)系：（一）檔案部門為政府信息公開工作機構(gòu)提供信息來源。（二）對政府信息公開工作機構(gòu)已公開的檔案信息，檔案部門應(yīng)提供檔案信息查閱；對其已公開的現(xiàn)行文件，未存于檔案部門，待其轉(zhuǎn)化為檔案后，也應(yīng)該提供給社會查閱利用。除此之外，機關(guān)檔案部門對外提供利用的檔案還應(yīng)有：（1）與公民、法人和其他社會組織人身財產(chǎn)權(quán)益相關(guān)的檔案，涉及商業(yè)秘密或個人隱私的，應(yīng)該有條件、有限制的開放，其開放范圍應(yīng)該是當事人及利益相關(guān)人。如《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》規(guī)定，房屋權(quán)屬登記信息中的原始登記憑證，房屋權(quán)屬登記機關(guān)、房屋權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)提供當事人查詢。（2）屬于政府開放范圍但由于種種原因尚未開放的檔案，檔案部門應(yīng)提供對外利用，但需經(jīng)機關(guān)批準。建議建立檔案信息公開審查機制，對擬公開的檔案信息進行以下審查：是否符合政府信息公開的四個基本要求；是否涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私；涉及保密內(nèi)容的如不公開是否造成公共利益的重大傷害等。檔案部門與政府信息公開工作機構(gòu)在審查工作上可建立協(xié)助、銜接關(guān)系，共同搞好開放工作。
調(diào)整有關(guān)移交年限、移交范圍的表述
《條例》規(guī)定，省級以上機關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機關(guān)應(yīng)將永久、長期保存的檔案在本機關(guān)保存10年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向有關(guān)的檔案館移交。
關(guān)于移交年限的表述，可參照《檔案法實施辦法》十三條，表述為“省級以上機關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20年，省轄市（州、盟）和縣級以下機關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存10年。經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷的單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。”這樣表述有兩個好處：一是列出了提前移交和延遲移交的情況，便于機關(guān)參照執(zhí)行，也便于地方據(jù)此及實際情況，出臺更詳細的相關(guān)規(guī)定；二是將延遲移交期限納入檔案行政管理部門的許可范疇，一定程度上提高了檔案行政部門的行政地位，也有利于機關(guān)檔案移交工作的規(guī)范化。
【摘 要】醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院重要的檔案資源，是醫(yī)院基本建設(shè)活動中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從醫(yī)院基建檔案的重要性入手，指出了醫(yī)院基建檔案管理存在的問題，分析了醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點，闡述了如何加強檔案管理工作的幾點建議。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理
醫(yī)院基建檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，我院的整體規(guī)模不斷擴大，建設(shè)步伐不斷加快?；n案管理對于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展起著重要作用。但當前的醫(yī)院基建檔案管理中存在著較多的問題，很大程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。
一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題
從基建檔案管理現(xiàn)狀來看，現(xiàn)有基建檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，存在一些不容忽視的問題：基建工程檔案不受重視，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，是導(dǎo)致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經(jīng)濟利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識缺乏和檔案管理意識不強；基建檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全，沒有的規(guī)范標準的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動、權(quán)責不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強醫(yī)院建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。
二、基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用
1.對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，承載了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的大量信息。這些資料既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實地記載了院內(nèi)各類建筑、設(shè)備、設(shè)施等規(guī)劃、建設(shè)、維護過程中的詳細資料。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供依據(jù)。
任何基本建設(shè)項目缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據(jù)， 醫(yī)院基建工程檔案資料是醫(yī)院檔案的重要組成部分，完整系統(tǒng)的基建檔案會給后來的建設(shè)者提供翔實的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設(shè)計工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會議室改造為放射治療中心，經(jīng)過直接查閱原始圖紙資料，當時由于資金地理環(huán)境的因素影響，房屋建設(shè)為磚混結(jié)構(gòu)，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計承載2000噸的荷載，而放療設(shè)備直線加速器的本身的重量已超過了該樓的基礎(chǔ)荷載，所以該項目很快就否定了，節(jié)約的大量的人力物力。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫(yī)院的財富。
檔案的信息價值不僅是項目建設(shè)歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備可以重復(fù)利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經(jīng)過查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設(shè)計圖紙繪制完成，進行施工，提高了項目改造效率。
三、建立完善的醫(yī)院檔案管理制度
1.基建檔案是記錄和反映建設(shè)項目規(guī)劃、審批、招投標、施工、驗收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。由于工程建設(shè)涉及規(guī)劃、勘察、招標、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位及諸多的各級主管審批部門，各主管部門對建設(shè)項目的管理要求及施工單位項目管理的方式方法各不相同。為了加強對工程建設(shè)各個階段檔案資料的有序管理，保證檔案內(nèi)容的準確、齊全和規(guī)范，必須按照基建工程檔案的規(guī)范化、標準化進行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應(yīng)負擔的責任，明確項目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則、按照規(guī)范化、標駛、制度化來嚴格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質(zhì)量。
2.實行檔案“三同步”管理方法?！叭健笔侵腹こ塘㈨椗c檔案收集同步，工程建設(shè)過程與檔案形成同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性?；üこ虣n案具有成套性，因而在對基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內(nèi)在聯(lián)系和內(nèi)容的連貫性及系統(tǒng)性。工程立項時就要有人分管檔案工作，建設(shè)過程中，檔案人員要積極主動參與工程建設(shè)，熟悉工程建設(shè)流程，了解工程建設(shè)動態(tài)，及時掌握工程建設(shè)信息。跟蹤進行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協(xié)議時明確施工部門應(yīng)遞交的檔案細則要求及套數(shù)，并對未按規(guī)劃收集整理檔案的行為制定罰款等問責措施。
3.加強檔案意識的宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建檔案人員的素質(zhì)。在工程項目一開始就應(yīng)加強檔案意識的宣傳和教育，強調(diào)檔案工作的重要性，讓參與工程建設(shè)的全體人員都有較強的檔案意識。同時，檔案人員積極參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，及時了解新的檔案管理規(guī)章制度，掌握先進的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
四、基建檔案管理工作對工程質(zhì)量的影響
1.工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分。
一般來說，建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預(yù)算編制、項目概要設(shè)計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設(shè)計的依據(jù)。在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進程也是不能割裂的，監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。施工活動中產(chǎn)生的文件材料如一根直線貫穿施工活動全程，記錄著施工活動的全過程。是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
2.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映。
建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)護人員以及醫(yī)患人員的生命財產(chǎn)安全，關(guān)系著醫(yī)院全體人員的切身利益。建設(shè)工程質(zhì)量必須滿足醫(yī)療活動的需要，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標準、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性。對建設(shè)工程質(zhì)量進行一系列精確的評價，是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。也就是說，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質(zhì)量。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好壞。凡是被評為優(yōu)質(zhì)項目工程，建設(shè)、施工各方對建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛(wèi)生應(yīng)急救治設(shè)施工程項目被評長航局“十二五”信息化建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。工程建設(shè)期初對檔案的要求就非常高，并且制度的詳細的管理制度。
3.工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
1.1人事檔案的內(nèi)容
人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發(fā)生的一些大事件。這些都是我們能力的見證。同時，在記載我們榮耀的同時，人事檔案中也會大公無私地記載著我們生活中所犯的錯誤，以及我們平常所出現(xiàn)的一些重要違紀情況。如同美國的信用體系一樣。在美國，他們國家的公民能夠從銀行手里拿到錢，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國家的機密文件保護，以免出現(xiàn)外泄導(dǎo)致居民日常生活活動受到干擾。
1.2人事檔案管理的特點
從中國交通每年、每月的承載量來看，我國目前的人口流動量還是處于一個高峰時段。如此大的人口流動量勢必也就造成我國人事檔案管理的流動性特點。人事檔案一旦離開了具體的人，那么它的存在意義也毫無價值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對面可以在短時間內(nèi)掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個重要特點就是真實有效性。同時，在人事檔案的信息記錄中，還有一個重要的特點就是其的信息記錄應(yīng)該是具有全面性的。現(xiàn)在的市場競爭壓力直接導(dǎo)致了我們的就業(yè)人員要了解十八般武藝，門門精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿足對方了解你過去的需求，也很難在短時間內(nèi)判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長感悟心得，政治面貌，個人履歷等。
1.3人事檔案的管理制度
為了能夠更好的發(fā)揮出人事檔案中所記錄的信息的作用，不讓有真正有才華之人冤枉地被埋沒，國家設(shè)立了相關(guān)的人事檔案保管制度以及使用制度。之所以要設(shè)立這兩個制度，是因為人事檔案的基本特點所導(dǎo)致的。人事檔案的機密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的檔案要更仔細。今天的我們之所以能夠再現(xiàn)過去偉人的輝煌歷史，正是在于對于他們的人事檔案我們一直都是小心翼翼地保管著。同時，現(xiàn)在的人事檔案還是采用最為古老的方式，即紙質(zhì)的人工手謄的方式。這樣的人事檔案性質(zhì)要格外注意其的發(fā)潮、損壞等。正是由于人事檔案的脆弱性，使得人事檔案的管理需要一定制度來進行約束。保證人事檔案的完整性以及有用性。
2.加強人事檔案管理的方案
2.1機密性導(dǎo)致的工作謹慎必要性
人事檔案的機密性特點使得管理人事檔案工作的員工需要一定的工作心細度。人事檔案的機密性特點，是因為它的唯一性。也就是說，一個人的人事檔案一般情況下不會有備份。所以說，一旦遺失了某位工作人員的人事檔案，我們要再對其進行還原，后續(xù)的工作量會很大，需要經(jīng)過層層的證明等。為了保證人事檔案的完好性，對從事于人事檔案管理的人員就需要進行嚴格地篩選。保證從事于這項工作的員工其的工作素質(zhì)能力合格。同時，高素質(zhì)的管理人員，在保證人事檔案質(zhì)量的同時，還能夠?qū)⑷耸聶n案進行有效地歸類、分檔。中國每年都有好幾百萬的學(xué)生畢業(yè)，有好幾百萬的學(xué)生考研、出國。他們的檔案記錄要怎么去分派，以及怎么存儲，都是影響我們后面對其的人事檔案查詢的一個重要影響因素。人事檔案的管理需要謹慎，其中所涉及的人事信息也絕對不能夠隨便外泄。
2.2真實性導(dǎo)致的信息更新及時性
由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實地反映這個人的工作學(xué)習(xí)情況的，所以說，我們需要及時地對該本人生活中所發(fā)生的一些事件進行及時更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對現(xiàn)在的這個人的基本情況進行介紹的話，那么人事檔案也就失去了它本來的意義所在。例如，一個曾經(jīng)蹲過大牢，進行過改造的勞改人員，曾經(jīng)的他的確是罪孽深重，但是經(jīng)過改造之后的他，卻也慢慢地變得想要為這個社會奉獻出自己的一份綿力。但是一旦他拿著自己改造之前的人事檔案走入社會，人家看見檔案中的內(nèi)容，對于該人的認識了解也就只能怪停留在他改造之前，其結(jié)果是可想而知的，必然地會四處碰壁。人事檔案中的信息要及時地進行更新處理，保證人事檔案中所體現(xiàn)的信息是近現(xiàn)段時間內(nèi)，該人的基本情況信息以及個性特征。這樣的人事檔案才能夠發(fā)揮了我們最初賦予它的權(quán)能。另外，流動性導(dǎo)致的檔案管理動態(tài)性。人事檔案就像是他主人的影子。現(xiàn)在的人事檔案數(shù)量繁多，光光地靠著我們平常的手記，就想著能夠管理這些流動文檔，實在是力不從心。為了更好地管理好流動的人事檔案，我們完全可以利用起現(xiàn)在強大的互聯(lián)網(wǎng)通訊管理手段。
