時間：2022-06-25 17:22:24
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1.1檔案管理意識薄弱。首先，基層林業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部忽視了檔案管理的重要性，對于檔案管理工作對促進政治經(jīng)濟、社會與科學(xué)文化等方面發(fā)展所具有的參考價值欠缺正確的認知，從而造成檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與落實［1］。其次，檔案管理人員工作態(tài)度消極，責(zé)任心不強，不能及時到各科室與各部門收集需要歸檔的林業(yè)資料，致使檔案資料不全。有些工作人員對收集后的檔案資料不進行及時的歸檔整理，導(dǎo)致大量資料內(nèi)容不全或丟失，降低了檔案資料的價值與利用率。1.2人力物力投入不足。首先，很多基層林業(yè)單位都沒有設(shè)立專門的存檔室、閱檔室及檔案室，室內(nèi)也沒有備齊專用的“六防”設(shè)備，使得很多檔案資料出現(xiàn)蟲蛀、霉變、潮濕、字跡磨滅等情況，使得檔案使用性較差。還有些單位的林業(yè)檔案夾不統(tǒng)一，致使檔案混亂擺放等。其次，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與干部不加強對管理人才的培訓(xùn)與招聘。由于事業(yè)機關(guān)單位的檔案資料管理是一項機密性、政治性與專業(yè)性較強的工作，因此需要具備高政治素養(yǎng)與保密意識的專業(yè)人才來進行歸檔與保管工作［2］。實地調(diào)查顯示，很多基層林業(yè)單位所任用的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有時間與精力進行系統(tǒng)化、科學(xué)化的歸檔與管理工作，更多人員只是將需要歸檔的材料機械地放入檔案袋中，并不對檔案內(nèi)容進行鑒別、歸檔、分類與裝訂工作。1.3檔案管理交接環(huán)節(jié)問題多。首先，檔案在交接時存在手續(xù)不嚴格的問題。根據(jù)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項手續(xù)嚴密、認真詳實、責(zé)任重大的工作，檔案管理人員在職位調(diào)動或請假或離崗時，如果不嚴格按照交接手續(xù)進行辦理，將會出現(xiàn)機密檔案資料外泄、資料丟失等問題。很多管理人員在交接時既不檢查也不簽字，忽視了檔案交接工作的基本要求與檔案資料內(nèi)容的重要價值。其次，檔案交接工作存在不及時的問題，比如很多人員的檔案已經(jīng)調(diào)離了原來的存檔部門，但是仍舊有部分檔案資料留置在存檔部門中，致使責(zé)任不明、界限不清，檔案資料殘缺不全。
2基層林業(yè)單位提升檔案管理水平的有效策略
2.1提升基層林業(yè)單位的檔案管理意識。首先，基層林業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理的重視程度，充分意識到檔案資料對林業(yè)發(fā)展的重要作用與價值，推動檔案管理工作制度化建設(shè)。其次，給予足夠的經(jīng)費支持，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進優(yōu)秀檔案管理人才，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，促進檔案管理工作穩(wěn)定開展［3］。2.2完善檔案管理制度，促進檔案管理標準化建設(shè)?；鶎恿謽I(yè)單位要根據(jù)我國頒布的《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并與基層林業(yè)單位的發(fā)展狀況相結(jié)合，建立一套完善的有關(guān)檔案資料收集管理、歸檔要求、歸檔范圍、檔案銷毀、檔案利用、檔案交接和檔案管理等各項規(guī)章制度，促使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。同時，要建立明確的評估機制與監(jiān)督機制，發(fā)揮制度之間的聯(lián)動效應(yīng)，促進各部門的相互協(xié)作與聯(lián)系。2.3加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理?；鶎恿謽I(yè)單位應(yīng)給予基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入足夠的資金，改善檔案管理庫房與辦公條件，購置先進的掃描儀、計算機、數(shù)碼攝像機與打印機等硬件設(shè)備，購置檔案管理軟件，加強微機管理，引進光盤技術(shù)與多媒體技術(shù)［4］。多媒體技術(shù)能夠?qū)ξ淖帧D像、音頻與視頻進行處理，并實現(xiàn)交互使用；而光盤技術(shù)可以將文字、圖像、音頻與視頻等資料存貯在一起，能夠長期保存，以此來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。通過應(yīng)用信息技術(shù)手段，建立內(nèi)容與目錄數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案管理效率。與此同時，還應(yīng)建立檔案資料信息共享平臺，為領(lǐng)導(dǎo)干部作出科學(xué)、正確的決策提供理論依據(jù)，促進區(qū)域林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。2.4提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平。因為檔案管理所特定的要求與內(nèi)在規(guī)律，需要任用責(zé)任心強、政治覺悟高與作風(fēng)正派的同志進行檔案管理?；鶎恿謽I(yè)單位要匹配數(shù)量足夠的檔案管理人員，還要定期組織專職與兼職人員參與業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，不斷強化檔案管理意識，補充檔案管理的新知識，提升檔案管理技能與計算機操作水平。或者邀請一批優(yōu)秀的檔案管理人員實地進行指導(dǎo)與講解，建立學(xué)習(xí)資源信息共享平臺，培養(yǎng)員工主動學(xué)習(xí)與自我提升的意識［5］。與此同時，還要加強制度化領(lǐng)導(dǎo)，將員工的績效工資與檔案管理工作成果相掛鉤，約束員工行為，實現(xiàn)制度化與標準化管理，切實提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，建立有效的監(jiān)管機制，督促員工做好日常檔案管理的基礎(chǔ)工作，嚴格按照規(guī)章制度與流程對原始檔案進行分類、編目、登記、入庫的整理工作，熟悉掌握《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)制度，工作做到有章可循、有據(jù)可依，從而使林業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化、有效化。
3結(jié)語
林業(yè)檔案是對林業(yè)科研項目與實踐活動的真實反映，是對林業(yè)發(fā)展歷史的客觀記錄，對推動林業(yè)發(fā)展與建設(shè)有著積極的影響作用。隨著科學(xué)技術(shù)的進步與林業(yè)工程的深入建設(shè)，對林業(yè)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化與科學(xué)化管理，能夠提高檔案利用率，其已成為衡量一個地區(qū)林業(yè)工程項目建設(shè)與管理水平的標準之一。
作者:范文彥 王彥濤 單位:1.寧強縣漢源街道辦事處 2.寧強縣天保辦
參考文獻
［1］王峰.淺談基層林業(yè)單位檔案管理工作［J］.檔案天地，2017（4）：60-61.
［2］.基層林業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析［J］.農(nóng)業(yè)開發(fā)與裝備，2016（12）：68.
［3］早克熱阿依•司馬義.基層林業(yè)單位檔案管理的實際操作［J］.新疆林業(yè)，2016（2）：45-46.
1.管理意識淡薄，外事檔案材料收集缺乏完整性
外事檔案是事業(yè)單位對外交流與合作中各項活動的詳實記錄，是珍貴的信息資源，應(yīng)該盡可能地保證其完整性。然而在實際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識，對外事檔案管理的重要性認識不足，以致經(jīng)常把注意力集中在外事活動的最終結(jié)果上，而對于外事檔案材料的收集只是走一個過程而已，造成外事檔案材料收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。事業(yè)單位對外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，工作效率低，因而不能充分發(fā)揮外事檔案的作用。同時，事業(yè)單位人員的綜合素質(zhì)與工作態(tài)度也決定著事業(yè)單位的發(fā)展高度。若工作人員在外事檔案管理過程中缺乏積極性和責(zé)任心，延后更新檔案內(nèi)容，不能做好外事檔案工作，必將給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來消極影響。
2.不重視外事檔案管理工作，沒有健全的外事檔案管理制度
許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設(shè)施，也忽視對外事檔案工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員沒有經(jīng)過定期系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質(zhì)，無法滿足現(xiàn)階段的社會需要。在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，事業(yè)單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業(yè)單位對硬件設(shè)施投入資金不夠，使得大部分事業(yè)單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。
3.外事檔案管理工作和事業(yè)單位改革未能同步進行
外事檔案既是外事活動的歷史記錄，更屬于信息資源。隨著市場經(jīng)濟體制的進一步發(fā)展完善，單位的各項體制、機制、機構(gòu)都出現(xiàn)了一定的變革。在整個變革的過程中，由于薄弱的檔案管理意識，單位只對最為直接的經(jīng)濟效益給予關(guān)注，對生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作進行重點落實，往往忽視文件收集、歸檔及利用工作，隨著變革中的人員流動，一些技術(shù)資料及文件資料流失的現(xiàn)象也會發(fā)生。
4.外事檔案利用水平較低
外事檔案的作用還沒有得到充分發(fā)揮，對于外事檔案管理人員來說，其服務(wù)意識淡薄，還沒有完全意識到對外事檔案材料的收集、整理、保管和鑒別目的都是為了外事檔案利用。外事檔案內(nèi)容包括所有外事活動中產(chǎn)生的全部數(shù)據(jù)、材料及信息資源，應(yīng)用應(yīng)該極其廣泛?？涩F(xiàn)階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現(xiàn)象，外事檔案管理只是處于進行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是“你調(diào)我查”，呈現(xiàn)一種消極、被動的狀態(tài)，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內(nèi)利用，只有當(dāng)需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態(tài)，降低了外事檔案的利用價值。
二、加強外事檔案管理的措施
1.提高外事檔案管理意識，健全外事檔案管理
制度(1)選準、用好外事檔案管理人員。將那些細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到外事檔案管理員的崗位上來，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持外事檔案管理人員隊伍穩(wěn)定的重要性，確保該隊伍的專業(yè)性。(2)與單位外事工作實際相結(jié)合，建立完善的外事檔案管理制度。外事檔案來源比較復(fù)雜，種類也不少，要根據(jù)外事工作的特點，結(jié)合檔案管理的規(guī)章制度，制定完善的《外事檔案管理辦法及歸檔范圍》，并嚴格執(zhí)行，讓外事檔案管理工作能夠有章可循，這是外事檔案工作規(guī)范化管理的核心所在。(3)強化外事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選派外事檔案管理員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)外事檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高外事檔案管理員的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。(4)強化外事檔案保密制度。外事檔案有它的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此在執(zhí)行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進行強化。對密級的外事檔案要進行單獨保管，明確開放利用范圍，嚴格把關(guān)查閱審批，使保密工作萬無一失。
2.制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整
檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)各項外事活動的特點，制定相應(yīng)的外事檔案材料收集程序，并嚴格監(jiān)督其執(zhí)行過程。比如要舉辦一場國際間的學(xué)術(shù)交流會，邀請大批各國學(xué)術(shù)專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進行會議現(xiàn)場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實原貌，此外收集會議現(xiàn)場發(fā)放的各項文稿、圖表等有關(guān)資料，最后對參與會議的各國專家進行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。
3.重視聲像檔案的收集
外事檔案材料中占重要部分的是聲像檔案，主要包括照片、錄音及錄像等。外事聲像檔案由于其固有的特性，在進行收集管理上需要注意以下幾點：一是建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實責(zé)任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。對現(xiàn)行的報銷制度進行修改，使歸檔管理能夠前置，即攝錄像工作人員在進行照片沖洗后要向檔案部門登記歸檔，合格后才能夠報銷，杜絕收集上出現(xiàn)的遺漏。二是為有外事活動的部門配備必要的數(shù)碼攝錄像設(shè)備和儲存設(shè)備，以保證外事聲像檔案的質(zhì)量。
4.創(chuàng)造性地開展外事檔案管理工作
日益活躍的外事工作對外事檔案的管理提出了更高的要求。在進行外事檔案管理時，一方面應(yīng)當(dāng)認真、切實做好原有的工作；另一方面還應(yīng)該發(fā)揮創(chuàng)新能力，開拓進取，在工作中融入創(chuàng)造性思維。對于相關(guān)的檔案材料，應(yīng)當(dāng)有計劃、有目的、有針對性地對其進行有效的整理，以提高檔案的時效性以及檔案的質(zhì)量。除此之外，還要不斷深化延伸服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)形式，促進外事檔案管理工作的新發(fā)展。對于外事檔案來說，與普通檔案既存在著相似之處，又具備自己的個性特征。外事活動內(nèi)容廣泛、形式多樣，會形成如外事文件、計劃安排、總結(jié)匯報、會議紀要、合作協(xié)議、來往信件、照片錄像及紀念品等材料。對于這些檔案材料，應(yīng)當(dāng)定期對其進行有效的整理，并裝訂成冊，然后對其進行有效的分類與保管。5.運用現(xiàn)代計算機信息管理平臺外事檔案材料的收集與管理屬于信息資源的處理，現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展給外事檔案管理帶來了很大便利，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以迅速地將一個單位收集的有關(guān)檔案文件材料傳遞到另一個單位，也可以迅速地從海量的檔案中找到所需的資料?？梢娺\用現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)，對打造信息時代的外事檔案管理平臺有著很大的優(yōu)勢。
三、結(jié)語
1）檔案管理制度有待進一步規(guī)范、健全。主要表現(xiàn)為檔案管理職責(zé)分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復(fù)保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作。部分地質(zhì)勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責(zé)其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開展，導(dǎo)致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會做出詳細規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導(dǎo)致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，本級檔案管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導(dǎo)致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經(jīng)費不足問題。部分地勘單位由于經(jīng)濟效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質(zhì)問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動、調(diào)整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，而這些目標的實現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。
二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學(xué)的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，首先要增強地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案管理工作意識，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領(lǐng)導(dǎo)重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來促進檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
（四）加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)
上級檔案管理部門有責(zé)任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)；首先，在做好本級檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍，除對工作進行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質(zhì)量
各級地勘單位都應(yīng)該有計劃的加大檔案管理工作經(jīng)費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。
（六）加強隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)
論文摘要：基層事業(yè)單位的基建檔案，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和損失，因此，加強基層事業(yè)單位基建檔案管理，要在組織領(lǐng)導(dǎo)、建章立制、提高人員素質(zhì)等方面進行，做到領(lǐng)導(dǎo)重視、相關(guān)人員通力協(xié)作、及時收集、按時歸檔、嚴格交接，推動檔案工作的規(guī)范化、標準化。
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)?；n案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。
1加強領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設(shè)項目開始，就積極介入。
2建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則
制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系?；n案作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設(shè)開始，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓(xùn)，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強責(zé)任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；規(guī)范化；管理；對策
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作的認識不足。受傳統(tǒng)理念的影響，當(dāng)前我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的內(nèi)涵與重要性認識不足，將檔案管理工作簡單看作一個儲存性質(zhì)的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關(guān)設(shè)備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術(shù)，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關(guān)系，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下。（二）相關(guān)管理人員素質(zhì)較低。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸向著規(guī)范化、科學(xué)性和信息化的方向發(fā)展，對相關(guān)管理人員的要求越來越高。但是，我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，缺乏檔案意識，服務(wù)意識較低，責(zé)任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當(dāng)前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規(guī)范化程度較低。據(jù)了解，雖然我國當(dāng)前已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是相關(guān)制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準確，檔案的考核與鑒定無法反映相關(guān)人員的真實情況，檔案管理的規(guī)范化程度較低。此外，電子檔案的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，但是我國當(dāng)前現(xiàn)代化設(shè)施還較為落后，現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用水平較低。
二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策與措施
（一）加強對檔案規(guī)范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)注意提高自身的思想認識，加強對檔案規(guī)范化管理的重視，充分認識檔案規(guī)范化管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用，加大對檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強督導(dǎo)與檢查，提高相關(guān)負責(zé)人員的檔案意識與責(zé)任感，更新相關(guān)管理人員對檔案管理工作的定位與認識，提高事業(yè)單位檔案管理的效率。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加大投資力度，按照檔案管理規(guī)范化的標準來進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機室以及電腦、打印機裝訂機等相關(guān)設(shè)備，添置滅火器、防潮箱、除濕機等相關(guān)設(shè)備，盡可能地改善事業(yè)單位檔案管理的工作條件，加強檔案的開發(fā)與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進我國事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理。（二）創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，建立科學(xué)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責(zé)、權(quán)，科學(xué)制定檔案管理計劃，做好檔案分類工作，嚴格檔案整理工作，充分運用現(xiàn)代化的管理手段，認真分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學(xué)的管理方式，提高檔案管理的質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意完善事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理體制，從管理機制規(guī)范化、工作程序規(guī)范化和工作交接規(guī)范化三個方面入手，加強規(guī)章制度建設(shè)，建立科學(xué)合理的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案工作標準，堅持檔案管理的基本原則，有計劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關(guān)管理人員在離崗和離職時應(yīng)當(dāng)注意最后按照企業(yè)的相應(yīng)程序做好移交準備工作，明確相關(guān)責(zé)任。（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關(guān)工作人員的要求較高。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意加強培訓(xùn)工作，通過開展學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作來提高相關(guān)管理人員的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能，增強相關(guān)工作人員對檔案管理規(guī)范重要性的認識；相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，改變自身的工作方式，提高自身的責(zé)任感，以滿足新時期事業(yè)單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要，事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容與范圍發(fā)生了很大的改變。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意依據(jù)當(dāng)前實際情況調(diào)整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務(wù)意識，開發(fā)多種服務(wù)渠道和服務(wù)方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。
三、結(jié)語
當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認識不足、相關(guān)管理人員素質(zhì)較低以及檔案管理的規(guī)范化程度較低等問題。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加強對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理重要性的認識，加大投資力度，創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制，提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高我國事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。
作者:王秋菊 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)機械試驗鑒定站
【參考文獻】
[1]陳俏麗.機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略探討[J].科技展望,2016(15).
傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以立卷、借閱、轉(zhuǎn)遞、歸檔等方式為主，但是隨著我國教育事業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足大量檔案管理的需求。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新系統(tǒng)了技術(shù)基礎(chǔ)，現(xiàn)在，通常使用網(wǎng)絡(luò)管理軟件技術(shù)進行檔案的管理，這種管理方式和管理技術(shù)的創(chuàng)新大大提高了檔案管理的效率和水平。傳統(tǒng)、單一的館藏檔案管理結(jié)構(gòu)逐漸被信息化的管理方式所代替，這種創(chuàng)新性的檔案管理增加了檔案的時效性和含金量，促進檔案管理工作的進一步發(fā)展。雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作在技術(shù)上與傳統(tǒng)檔案管理相比已經(jīng)取得了巨大的進步，但是，仍存在許多問題制約了檔案管理工作的進一步發(fā)展，下面進行具體分析。
2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新存在問題
2.1缺乏對檔案管理工作的重視
檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高工作效率和工作水平的重要保證，是事業(yè)單位"真實性"的根源所在。但是，當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作可有可無，所以缺少認真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。在長期的檔案管理工作中，缺少檔案管理的連續(xù)性和長期性，造成事業(yè)單位檔案缺失，甚至不注重檔案管理的保密工作，導(dǎo)致檔案泄露現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理記載了單位的成長歷程和信息資源，檔案泄露對事業(yè)單位可能造成隱形損失。由于缺乏對檔案管理工作的重視，工作人員缺少參與的積極性，檔案管理工作流于形式，導(dǎo)致檔案管理工作無計劃性、無目的性，嚴重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展。
2.2缺少有效的檔案管理系統(tǒng)
現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作缺少有效的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致一系列檔案管理問題發(fā)生。首先，檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱。很多事業(yè)單位存在檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范現(xiàn)象，雖然制定了檔案管理制度，但是沒有真正的落實，缺少檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督。其次，檔案管理技術(shù)相對落后。雖然近年來，我國事業(yè)單位檔案管理技術(shù)不斷提高，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理工作的效率和水平，但是，隨著科技手段的進一步發(fā)展，檔案管理的升級，仍存在檔案管理設(shè)備、軟件落后的現(xiàn)象，影響了檔案管理質(zhì)量的同時，影響事業(yè)單位的整體運行秩序。最后，檔案管理綜合力度薄弱?，F(xiàn)在的檔案管理工作無法在行政上形成統(tǒng)一的管理模式，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中沒有起到應(yīng)有的作用，綜合應(yīng)用程度較低，導(dǎo)致檔案管理綜合力度薄弱的現(xiàn)象。
2.3檔案管理人員素質(zhì)不高
對于事業(yè)單位未來發(fā)展來說，檔案管理能夠為其提供指導(dǎo)性意義，對事業(yè)單位非常重要。檔案管理工作專業(yè)性、政策性較強，但由于事業(yè)單位缺少對檔案管理工作重要性的認識，因此，對檔案管理人員的素質(zhì)要求不高，這也成為限制檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。當(dāng)前的檔案管理工作人員缺少檔案管理意識，缺少檔案管理專業(yè)知識，不能保證檔案管理的系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和持續(xù)性，由于工作人員專業(yè)技術(shù)水平有限，檔案管理技術(shù)水平也受到限制，檔案文件的歸檔、分類、整體等存在問題，不利于事業(yè)單位各項工作的發(fā)展。
3事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考
3.1提高檔案管理工作的認識，深化制度改革
檔案管理工作是事業(yè)單位一種重要的信息資源，為事業(yè)單位提供豐富的人才信息和資源，關(guān)系著事業(yè)單位未來的發(fā)展。所以，必須全面提高事業(yè)單位對檔案管理工作重要性的認識，深化檔案管理工作制度改革。首先，事業(yè)單位應(yīng)從檔案管理工作實際出發(fā)，整頓檔案管理部門工作秩序，制定并真正落實完善的檔案管理工作制度，將檔案管理工作深入事業(yè)單位的各個環(huán)節(jié)部門。其次，檔案管理人員以及事業(yè)單位其他部門人員要正確認識檔案管理工作，加大對檔案管理工作的投資，提高檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的綜合力度。最后，深化制度改革，保證檔案管理連續(xù)性和穩(wěn)定性，對檔案管理工作進行科學(xué)計劃，保證檔案管理工作的實質(zhì)性，切實有效的提高檔案管理工作的效率。
3.2創(chuàng)新管理理念，建立健全的檔案管理系統(tǒng)
事業(yè)單位檔案管理工作要創(chuàng)新管理理念，從傳統(tǒng)上對檔案管理的認識向現(xiàn)代化檔案管理過度，樹立科學(xué)的工作態(tài)度，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮檔案管理的最大價值。建立健全的檔案管理系統(tǒng)能夠完善檔案管理工作內(nèi)容，管理其工作程序，加強檔案管理工作的監(jiān)督，提高工作人員參與工作的積極性，提高檔案管理工作熱情，進一步促進檔案管理工作發(fā)展。此外，通過檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理工作獎罰制度，增強工作人員的責(zé)任意識和工作積極性，有利于提高檔案管理的質(zhì)量。
3.3創(chuàng)新管理模式，開發(fā)新的檔案信息資源
新形勢下，要加強檔案管理模式的創(chuàng)新，運用創(chuàng)新的管理手段滿足日益發(fā)展的檔案管理工作的需要。創(chuàng)新管理模式，以先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)為工作平臺，建立數(shù)字管理系統(tǒng)，開發(fā)新的檔案信息資源，加大對檔案管理的投入，使檔案管理的整體模式跟上社會的發(fā)展。此外，通過創(chuàng)新管理模式，加強對檔案信息資源的利用度，實現(xiàn)資源共享，使其更好的給事業(yè)單位服務(wù)。
3.4提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立一只專業(yè)技術(shù)水平一流，管理能力強，職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理隊伍對檔案管理工作非常重要。在事業(yè)單位中，要加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強其專業(yè)水平和實踐能力，優(yōu)化工作人員檔案管理知識結(jié)構(gòu)，增強其綜合素質(zhì)。由于信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，所以要提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，通過對現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握進一步提高檔案管理工作水平，運用較強的綜合分析能力強化檔案管理質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。
4結(jié)語
1.數(shù)字化檔案管理有利于提高事業(yè)單位經(jīng)濟效益。事業(yè)檔案過去傳統(tǒng)粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費用，使事業(yè)單位的費用開支大幅提升。通過采用數(shù)字化檔案管理，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，縮小了檔案占地空間，節(jié)約保管成本，在檔案調(diào)取和查詢上也十分便利，有利于提升事業(yè)檔案的綜合經(jīng)濟效益。
2-數(shù)字化檔案管理是提升事業(yè)單位辦公效率的必要手段。采用數(shù)字化檔案管理，能夠使檔案數(shù)據(jù)快速、準確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的必要手段。
3-在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)的利用率明顯提升。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調(diào)取時很不方便。檔案采用數(shù)字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。
二、推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施
(一)大力促進事業(yè)檔案文書處理過程與歸檔數(shù)字化，提高檔案管理效率
在檔案管理中，文書處理是最基礎(chǔ)性工作，文書處理效果直接關(guān)系著檔案的質(zhì)量和水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷普及，事業(yè)單位每天處理的檔案量不斷增多形勢下，檔案管理者應(yīng)該將每天收到的檔案信息利用計算機進行歸檔處理，按照批辦流程在事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)傳閱，設(shè)置具體的傳閱、催辦時間。當(dāng)傳閱的待處理文件未按設(shè)定的時間進行信息反饋，就應(yīng)該利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，及時提醒相關(guān)人員及時處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現(xiàn)象出現(xiàn);同時，通過這種網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時間，不僅能減輕檔案管理人員工作負擔(dān)，還能極大提升檔案管理效率。
(二)構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系
從長遠的角度來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是今后的必然趨勢，同時也是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在這個過程中，數(shù)字化管理體系的整體構(gòu)建、硬件設(shè)備采購、軟件系統(tǒng)開發(fā)與升級、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統(tǒng)必備要素。對事業(yè)單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細化檔案管理工作，將數(shù)字化檔案管理細化為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護管理、檔案密級管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提升檔案管理效率。
(三)將數(shù)字化檔案管理融于單位辦公自動化系統(tǒng)中，從而整合數(shù)字信息資源，提高事業(yè)單位管理的綜合效率
在當(dāng)前事業(yè)單位運作中，自動化辦公系統(tǒng)已運用得十分廣泛，顯現(xiàn)出了自動化辦公系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢。在這種背景下建設(shè)成功檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)后如何將該系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)有效整合在一起，發(fā)揮出整體優(yōu)勢成為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理必須要面對的考驗。對此，筆者認為應(yīng)該對辦公自動化系統(tǒng)進行軟件升級，兩個系統(tǒng)間需要開發(fā)相互兼容性端口。例如在辦公自動化系統(tǒng)中增加檔案查詢功能，同時檔案管理系統(tǒng)要開放查詢權(quán)限，確保兩系統(tǒng)有效整合，實現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫鏈接，提高事業(yè)單位管理系統(tǒng)的綜合效率。
(四)確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)得到可靠的信息支持
維護好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保其能安全、高效運行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應(yīng)強化以下工作:
1.確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有良好的系統(tǒng)升級能力。系統(tǒng)擁有良好升級能力是不斷豐富、完善系統(tǒng)功能的必備條件，只有這樣，數(shù)字化管理系統(tǒng)才能不斷與時俱進，發(fā)揮強大的管理功效。
一、行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的原則
（一）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則。在事業(yè)單位檔案管理中，需要嚴格按照相關(guān)規(guī)定來實施，以達到制度的規(guī)范化和標準化。由于不同的單位有著不同的規(guī)模，工作特點也不盡相同。因此，其管理制度與制度規(guī)范沒有統(tǒng)一要求。各個事業(yè)行政單位的檔案管理部門要按照相關(guān)部門的特點進行不斷的總結(jié)。逐步建立起一套全面、完善且符合本單位實際情況的制度管理體系。
（二）權(quán)益與職責(zé)兼容的原則。在事業(yè)單位檔案管理制定時，要分工明確且規(guī)定工作范圍及權(quán)限。如事業(yè)行政單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)目標的制定、檔案管理工作任務(wù)對其進行不定期檢查和相關(guān)指導(dǎo)等。另一方面，如果忽略工作人員相關(guān)權(quán)益就會極大的影響工作人員的工作熱情，進而影響整個事業(yè)單位的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案管理制度時需要在明確相關(guān)責(zé)任的同時，也要注重保護相關(guān)工作人員的合法權(quán)益。因此，在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的職責(zé)與權(quán)益，做到兩者兼顧。
（三）制定與執(zhí)行相互并重原則。按照有關(guān)部門自身特點進行不斷探索、總結(jié)，形成一套科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理制度尤為重要。例如，在檢驗檔案管理制度是否符合本單位發(fā)展需求，是否能夠高效的調(diào)動工作人員積極性等，最關(guān)鍵的就是考察制度執(zhí)行情況。因此，在事業(yè)行政單位進行管理時，在實踐的基礎(chǔ)上不斷改進，使制度更加合理化、人性化、規(guī)范化。
（四）動靜結(jié)合原則。現(xiàn)如今，隨著社會改革不斷深入，事業(yè)行政單位的各項管理制度也應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗，結(jié)合自身情況不斷完善改進現(xiàn)行檔案管理制度，使我國各項事業(yè)逐步與世界接軌的同時，行政化事業(yè)也逐步走上國際化道路。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理時存在的相關(guān)問題及其原因
（一）檔案管理重視程度不夠。由于有些事業(yè)單位對于檔案管理制度的相關(guān)法律法規(guī)貫徹力度不足，存在認識缺陷，使單位對檔案管理工作缺乏重視，造成了工作混亂狀態(tài)。
（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱。目前，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度仍然存在不夠完善、監(jiān)督不到位、管理不規(guī)范、組卷不符合要求等問題，造成了嚴重的工作混亂狀況。例如，有些單位沒有開展檔案建立工作或著沒有按照法律程序就擅自銷毀應(yīng)該分類、歸檔、保存的文件資料。
（三）設(shè)備落后。由于單位對相關(guān)管理制度重視程度不夠、缺乏資金使許多單位檔案管理部門設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理現(xiàn)代化落實不到位。例如，個別單位存在檔案室和庫房簡陋，辦公條件差，未實現(xiàn)檔案室、接待室和辦公室的三分開，很多單位的檔案保護設(shè)備配置嚴重缺乏等問題。
（四）管理人員不穩(wěn)定業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。很多單位對于檔案管理的重要性和專業(yè)性認識不到位，使人員變動頻繁，難以形成真正的專業(yè)能手。例如，有些檔案管理部門，搞月月培訓(xùn)，而相關(guān)檔案人員卻一直是新手，在檔案管理崗位上，缺乏固定人員進行管理。
（五）檔案資源利用不完善。由于事業(yè)單位對于檔案管理的整理、收集、保管工作過于注重，忽略了檔案資源的開發(fā)利用。因此，相關(guān)部門應(yīng)該充分的利用這一寶貴資源，使之發(fā)揮最大作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新之路與相關(guān)方法
（一）建立健全檔案管理制度。第一，科學(xué)合理的建立檔案管理制度，使各種規(guī)章制度切實符合本單位檔案管理工作的實際需求；第二，建立檔案管理制度時，要求相關(guān)制度簡明扼要、具有良好的可操作性、簡單實用，才能更好的發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用；第三，要求制度約束時具有地位的平等性，建立的相關(guān)制度，要能約束各個層次的成員即包括職工、領(lǐng)導(dǎo)等，同時作為制度的主要執(zhí)行者和制定者的職工和領(lǐng)導(dǎo)，堅持制度約束的平等性是制度順利實施的重要保證；第四，獎罰分明，檔案部門是各種規(guī)章制度的管理者和執(zhí)行者，在規(guī)章制度執(zhí)行時，要保障制度執(zhí)行的公平性、合法性、嚴肅性，切實做到有過必糾、有功必獎、獎罰分明。
（二）深化改革提升管理水平。事業(yè)單位要定期組織學(xué)習(xí)檔案管理制度、加強宣傳、提高重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強檢查與指導(dǎo)，建立一套切實可行的考核制度及質(zhì)量評價標準，推動管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
（三）加強信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量。檔案管理改革創(chuàng)新的首要目的是合理開發(fā)資源、提高工作效率、延長檔案使用壽命，為了滿足新時代下檔案管理的相關(guān)要求，使先進的科學(xué)技術(shù)手段運用于檔案管理建設(shè)中顯得尤為重要。第一，相關(guān)事業(yè)單位要加強信息化管理，及時準確的傳遞信息，保證檔案管理的時效性；第二，相關(guān)管理部門利用掃描儀、計算機等新型設(shè)備對相關(guān)檔案資料進行精確保存，進行相關(guān)技術(shù)處理，使相關(guān)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而切實保證檔案的備份；第三，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理創(chuàng)新，提供持續(xù)高效的檔案管理服務(wù)，以達到檔案信息資源的有效共享，既提高了工作效率與質(zhì)量，又方便了廣大民眾的需求。
（四）強化相關(guān)單位檔案保密工作。第一，嚴格遵守國家關(guān)于庫房選址建造有關(guān)規(guī)定，進行庫房門窗加固防治被盜；第二，指定相關(guān)人員負責(zé)看管庫房，禁止無關(guān)人員進人；第三，培養(yǎng)庫房管理人員時，強化對保密文檔和保管文檔的正確區(qū)分。
