時(shí)間：2024-01-29 15:34:13
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子合同檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征
結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問(wèn)題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。
2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別
2.1 歸檔方式方面有所差異
結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會(huì)留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對(duì)檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重?cái)?shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過(guò)程中不會(huì)出錯(cuò)，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對(duì)而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡(jiǎn)單。通過(guò)相關(guān)部門(mén)出具的證明，可對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過(guò)程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 歸檔時(shí)間不同
當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門(mén)，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時(shí)，檔案部門(mén)接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對(duì)紙制品材料進(jìn)行存儲(chǔ)，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門(mén)接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。
3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。
關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)；組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)；整合.
1.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是對(duì)上萬(wàn)條代碼進(jìn)行信息化管理，易于實(shí)現(xiàn)資源共享。多少年來(lái)政府各部門(mén)及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時(shí)有相關(guān)的信息收集和整理制度，從而保證了機(jī)構(gòu)信息的準(zhǔn)確、全面。將這些信息輸入組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點(diǎn)也就充分體現(xiàn)。信息化時(shí)代的到來(lái)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，為組織機(jī)構(gòu)代碼管理水平提供了機(jī)遇。不斷提高組織機(jī)構(gòu)代碼管理及服務(wù)水平，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，組織機(jī)構(gòu)管理信息化勢(shì)在必行。
1.1組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)
組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)庫(kù)是以機(jī)構(gòu)代碼為索引，由上萬(wàn)條代碼數(shù)據(jù)組成的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應(yīng)用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質(zhì)量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實(shí)、快速、有效。全國(guó)有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬(wàn)，每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且政府對(duì)代碼證都要進(jìn)行定期審驗(yàn)。我們已經(jīng)清楚，組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國(guó)大中型城市已全面覆蓋和實(shí)現(xiàn)代碼網(wǎng)絡(luò)化管理，具有先進(jìn)性、實(shí)用性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當(dāng)前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)內(nèi)容。
1.2信息管理系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)代碼管理上的優(yōu)越性
1.2.1在管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。
1.2.2功能完備。包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。
1.2.3在數(shù)據(jù)庫(kù)方面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)用戶的訪問(wèn)、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問(wèn)和使用權(quán)，進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。
1.2.4保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
1.2.5有效加強(qiáng)對(duì)代碼證書(shū)的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)特征分析
2.1組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)需求分析
2.1.1管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式，進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。
2.1.2功能完備，包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。
2.1.3在數(shù)據(jù)庫(kù)方面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)用戶的訪問(wèn)、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問(wèn)和使用權(quán)：進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。
2.1.4保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
2.1.5加強(qiáng)了對(duì)代碼證書(shū)的管理，杜絕了重證、多證的情況。
2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強(qiáng)用戶界面可操作性和一致性，開(kāi)發(fā)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理界面自動(dòng)生成技術(shù)，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)操作。
2.1.7提供多樣和豐富的報(bào)表輸出功能。
2.2安全性設(shè)計(jì)要求
2.2.1不同級(jí)別的資源和數(shù)據(jù)訪問(wèn)，用來(lái)防止偶然性的破壞。
2.2.2訪問(wèn)規(guī)則。定義網(wǎng)絡(luò)的口令保護(hù)策略和規(guī)則，把對(duì)服務(wù)器上文件的訪問(wèn)權(quán)限按不同口令分為：不可讀寫(xiě)執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。
2.2.3網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的訪問(wèn)。考慮哪些設(shè)備應(yīng)該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設(shè)備。
2.2.4網(wǎng)絡(luò)互連的需求和訪問(wèn)級(jí)別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過(guò)濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問(wèn)級(jí)別。
2.2.5軟件升級(jí)、審計(jì)和安裝策略。某些病毒是通過(guò)商用軟件傳播到網(wǎng)絡(luò)上的，因此由專門(mén)人員集中進(jìn)行軟件升級(jí)和安裝，任何人不能擅自安裝或升級(jí)網(wǎng)絡(luò)上的通用應(yīng)用軟件。
2.3組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)的流程分析
代碼業(yè)務(wù)豐要是面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個(gè)單位及社會(huì)團(tuán)體的“身份證”。我們國(guó)家要求代碼信息要真實(shí)、準(zhǔn)確，并且要求每個(gè)單位和團(tuán)體都要進(jìn)行定期的檢驗(yàn)。根據(jù)代碼業(yè)務(wù)特點(diǎn)而開(kāi)發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準(zhǔn)確無(wú)誤，又要按照企業(yè)要求隨時(shí)變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時(shí)更換存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)還要方便、檢索、查詢。
2.4可行性分析
目前我國(guó)有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬(wàn)，國(guó)家要求每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗(yàn)。我們?cè)写a系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時(shí)很難適用于窗口的行政審批和各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢，這樣不可避免的會(huì)使部分機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重碼、錯(cuò)碼，甚至是逃避機(jī)構(gòu)年審，讓政府的行政審批捕獲不到準(zhǔn)確無(wú)誤的機(jī)構(gòu)信息?，F(xiàn)在國(guó)家對(duì)代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來(lái)，原來(lái)的系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會(huì)大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務(wù)，也讓工作人員辦公流暢、準(zhǔn)確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準(zhǔn)確無(wú)誤的組織機(jī)構(gòu)信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應(yīng)用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。
3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進(jìn)
目前技術(shù)條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行集成的工作并不難。第一，需要重新設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)代碼的業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)和執(zhí)行代碼業(yè)務(wù)和代碼電子檔案業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行確保滿足整合后的系統(tǒng)進(jìn)程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結(jié)構(gòu)，特別是要注意選擇的軟件體系結(jié)構(gòu)在軟件開(kāi)發(fā)中的重要性，而軟件體系結(jié)構(gòu)主要取決于功能的系統(tǒng)和應(yīng)用程序環(huán)境和客戶的需求。
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務(wù)流程體系，因此在對(duì)兩者進(jìn)行整合前，必須對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)。整體業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫(kù)之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進(jìn)行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理。事實(shí)上。電子檔案的記錄管理過(guò)程應(yīng)最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)流程。改進(jìn)的過(guò)程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書(shū)印刷工作，即進(jìn)行響應(yīng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進(jìn)行電子檔案商業(yè)組織，當(dāng)信號(hào)的電子檔案服務(wù)返回的商業(yè)交易，代碼開(kāi)始邁出的下一步即進(jìn)行代碼證書(shū)打印。這一過(guò)程不僅保證同步代碼業(yè)務(wù)代碼電子檔案的服務(wù)組織，并可以對(duì)其進(jìn)行有效保護(hù)，對(duì)于代碼總體業(yè)務(wù)而言具有積極作用和意義。
4.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務(wù)流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務(wù)融合進(jìn)入代碼整體業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步規(guī)范了代碼電子檔案。實(shí)現(xiàn)代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)程的高效、統(tǒng)一和有序。
組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運(yùn)行更方便，系統(tǒng)維修也更簡(jiǎn)單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務(wù)流程更合理、 充分達(dá)到代碼業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機(jī)構(gòu)代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國(guó)經(jīng)濟(jì)，從而提供積極作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門(mén)立卷 信息化 編研
【分類號(hào)】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開(kāi)發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。
2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門(mén)及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門(mén)立卷制。
由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門(mén)及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門(mén)及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門(mén)下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門(mén)立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門(mén)的職責(zé)。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門(mén)職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門(mén)各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門(mén)員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門(mén)合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。
通過(guò)對(duì)合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門(mén)需求，編制各類合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門(mén)，或是通過(guò)如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng)，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門(mén)利用需求，又可通過(guò)對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題
對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問(wèn)題。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開(kāi)展無(wú)法可依、無(wú)章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問(wèn)題之一。以各部門(mén)的協(xié)調(diào)制度來(lái)說(shuō)，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門(mén)必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門(mén)不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門(mén)，一般都由其他相關(guān)部門(mén)代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無(wú)法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開(kāi)始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過(guò)程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒(méi)有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無(wú)法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開(kāi)始對(duì)合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無(wú)法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問(wèn)題，合同檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過(guò)程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒(méi)有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問(wèn)題，給醫(yī)院各部門(mén)工作帶來(lái)嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。
二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略
創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過(guò)程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過(guò)程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。
作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院
關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理
近年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和?？圃O(shè)備投入在增加，在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理存在的主要問(wèn)題，并分析了問(wèn)題的成因，最后通過(guò)規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門(mén)多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見(jiàn)的問(wèn)題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開(kāi)始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫(xiě)內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門(mén)共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門(mén)審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開(kāi)端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫(xiě)了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開(kāi)展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析
（一）檔案意識(shí)不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門(mén)不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書(shū)等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門(mén)所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程
醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開(kāi)端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門(mén)審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路
要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開(kāi)論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門(mén)層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開(kāi)招標(biāo)信息，組織召開(kāi)招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書(shū)面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書(shū)、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫(kù)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
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(一)合同管理中部門(mén)間流轉(zhuǎn)的效率低下
一份經(jīng)濟(jì)合同從簽定到付款完結(jié)，會(huì)涉及到業(yè)務(wù)、紀(jì)檢、法務(wù)、行政、財(cái)務(wù)等多部門(mén)，需要逐級(jí)審批。顯而易見(jiàn)，在傳統(tǒng)合同管理模式下，部門(mén)間審批流轉(zhuǎn)的效率很低。
(二)部門(mén)間流轉(zhuǎn)的規(guī)范性控制不夠
在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)過(guò)程中，原先需要多部門(mén)審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風(fēng)險(xiǎn)。
(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱
由于醫(yī)院合同數(shù)量多、類型雜以及執(zhí)行周期長(zhǎng)等諸多原因，導(dǎo)致傳統(tǒng)合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統(tǒng)一，合同信息匯總困難等問(wèn)題，特點(diǎn)是分期付款或后期質(zhì)保金支付類的長(zhǎng)周期合同，合同檢索都會(huì)遇到困難。
二、電子化合同管理流程模型
(一)合同文本模版的規(guī)范性
根據(jù)合同的類型，由法務(wù)人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應(yīng)用的完備性、內(nèi)容周嚴(yán)性、規(guī)定具體性進(jìn)行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴(yán)謹(jǐn)。
(二)各部門(mén)審核通過(guò)的強(qiáng)制性
作為一項(xiàng)突出優(yōu)勢(shì)，電子化合同從程序上對(duì)審核流程進(jìn)行限定，即只有所有部門(mén)審核通過(guò)后才能夠進(jìn)入付款程序，這樣有效避免了未規(guī)范化審核的合同直接進(jìn)行了付款，大大降低了支付風(fēng)險(xiǎn)。下圖是財(cái)務(wù)部門(mén)的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進(jìn)入財(cái)務(wù)人員的操作界面。
(三)建立電子化合同臺(tái)帳，合同流轉(zhuǎn)清晰明了
合同電子化臺(tái)帳是對(duì)合同基礎(chǔ)信息的逐項(xiàng)錄入，生成合同基本信息數(shù)據(jù)表。根據(jù)合同名稱、編號(hào)，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當(dāng)前流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、合同進(jìn)度以及付款期限一目了然，大大提高了財(cái)務(wù)付款環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。
(四)建立起規(guī)范的電子化檔案管理模式
通過(guò)全過(guò)程封閉式電子化管理，對(duì)合同執(zhí)行科室，合同主體資格相關(guān)內(nèi)容，合同期限，合同金額，付款計(jì)劃等內(nèi)容進(jìn)行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內(nèi)容齊全，增強(qiáng)合同行為可追溯性，合同檔案內(nèi)容可以實(shí)時(shí)追蹤，隨著合同種類、數(shù)量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統(tǒng)合同檔案管理無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。
三、通過(guò)合同查詢、統(tǒng)計(jì)功能，建立起預(yù)算資金使用的監(jiān)管功能
關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；工程監(jiān)理；合同管理
工程施工承包合同是施工承包方和業(yè)主兩方在一定時(shí)間內(nèi)為完成某項(xiàng)工程任務(wù)進(jìn)行簽訂的契約。工程施工合同管理則是指業(yè)主委托監(jiān)理方對(duì)工程施工承包合同進(jìn)行的管理，工程監(jiān)理師利用施工承包方和業(yè)主二者之間依法簽訂的合同為準(zhǔn)則，使得工程質(zhì)量得以保證。并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)利用比較低的成本費(fèi)用達(dá)到工程項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)用公平、科學(xué)、合理的原則處理雙方權(quán)利和責(zé)任之間的關(guān)系，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。這也是施工合同管理的基本內(nèi)容的體現(xiàn)。
一、簡(jiǎn)述合同管理于工程監(jiān)理的重要性
（一）合同具有較強(qiáng)的法力約束效力
工程監(jiān)理是施工管理中的重要環(huán)節(jié)，建設(shè)單位的業(yè)主或者建設(shè)單位通過(guò)招標(biāo)的方式對(duì)施工單位進(jìn)行擇優(yōu)錄取，將項(xiàng)目管理工作交予其監(jiān)管。工程承包合同和監(jiān)理委托合同是監(jiān)理工程師進(jìn)行監(jiān)理工作的依據(jù)。委托是一種契約關(guān)系，委托是以契約形式存在的一種雙方之間的合作關(guān)系，而工程監(jiān)理的管理是以管理性的政府監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律和委托過(guò)程中的社會(huì)監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律的綜合。工程承包合同以國(guó)家經(jīng)濟(jì)合同法作為法律依據(jù)。監(jiān)理工作的依據(jù)是委托雙方簽訂的合同，合同一旦具有法力效力就可以說(shuō)監(jiān)理工作受到法律的保護(hù)。從以上論斷可以看出，合同管理在監(jiān)理工作中的重要地位。
（二）加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
建立目標(biāo)控制一方面在于采取科學(xué)有效的方法和手段，另一方面主要是取決于合同管理和控制的好壞與否。項(xiàng)目施工的行為和過(guò)程要滿足合同的要求，一方面建設(shè)行為要合乎合同規(guī)范，施工建設(shè)過(guò)程要得到監(jiān)理工程師的肯定，另一方面工程建設(shè)效果也要讓業(yè)主滿意。因此，加強(qiáng)合同管理有助于建立目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
（三）加強(qiáng)費(fèi)用控制是做好監(jiān)理工作的有效手段
費(fèi)用控制時(shí)間里工作中四大控制內(nèi)容的核心，也是進(jìn)行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的有效手段。費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量控制目標(biāo)的制定是經(jīng)過(guò)合同形式確定的。因此，合同管理在整個(gè)監(jiān)理工作中是最基本的工作也是重要的手段。監(jiān)理工程師在項(xiàng)目施工中進(jìn)行的監(jiān)理工作其實(shí)質(zhì)上也就是合同管理工作。建立行業(yè)在建設(shè)市場(chǎng)中作為主體之間參與到建設(shè)工程的管理環(huán)節(jié)中，要想做好監(jiān)理工作，除了要協(xié)調(diào)好工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、以及項(xiàng)目投資外，還要讓所有參與工程建設(shè)管理的監(jiān)理人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性。這樣才能讓建設(shè)施工更好、更快的達(dá)到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。
二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容
合同履行管理和合同文檔資料管理都屬于合同管理的具體內(nèi)容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工過(guò)程中，依據(jù)合同上所列出的條款規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目雙方的建設(shè)行為及過(guò)程實(shí)行科學(xué)有效地控制監(jiān)督，確保合同得以順利執(zhí)行。合同文檔資料管理又稱為合同檔案管理，從屬于建立檔案管理的一環(huán)節(jié)。其中包括合同管理、與合同有關(guān)的文件、函件、電子信息資料、傳真資料、電子郵件、電子數(shù)據(jù)、各種證明、影像資料、工程紀(jì)實(shí)和圖紙的分析和使用的系統(tǒng)管理工作。
合同檔案是工程技術(shù)檔案的重要組成部分，也是證實(shí)合同是否的有效法律證據(jù)，這進(jìn)一步說(shuō)明合同檔案管理的重要性。監(jiān)理工程師主要在施工階段進(jìn)行合同管理工作。合同管理的主要內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：（1）建設(shè)工程項(xiàng)目分開(kāi)承包管理；（2）工程施工變更管理；（3）工程延期管理；（4）合同賠償管理；（5）協(xié)調(diào)合同糾紛；（6）管理合同支付；（7）合同檔案管理；（8）管理工程各項(xiàng)保險(xiǎn)。
三、監(jiān)理工作中合同管理的措施
（一）管理好合同事件
基于施工合同的履行時(shí)根據(jù)所有合同事件的處理完結(jié)而完成的，因此，監(jiān)理工程師可以對(duì)施工方在編制工程計(jì)劃的時(shí)候提出要按照分項(xiàng)工程來(lái)進(jìn)行合同事件表的制定，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到位，工作安排恰當(dāng)，以便更好的進(jìn)行合同管理工作。同時(shí)監(jiān)理工程師也必須按照合同事件表實(shí)施對(duì)合同事務(wù)的監(jiān)督控制和處理。對(duì)于正常的一般的合同時(shí)間只要做好統(tǒng)計(jì)，而存在違約行為的合同事件或者是涉及到工程變更的事件就要嚴(yán)格按照合同條例進(jìn)行處理。
（二）合同履行的信息管理
合同履行情況的好壞與否要由信息來(lái)證實(shí)，也就是說(shuō)要靠客觀數(shù)據(jù)來(lái)證明，而不是主觀的判斷或者概述。文檔資料是否全面和可靠很大程度上影響到管理工作的好壞。一個(gè)良好的工程監(jiān)理系統(tǒng)首先都有一個(gè)良好的信息管理系統(tǒng)，而且進(jìn)行信息化方式進(jìn)行管理。在信息管理系統(tǒng)中要充分做好合同管理子系統(tǒng)與其他各項(xiàng)信息系統(tǒng)之間的相互溝通和聯(lián)系工作，各子系統(tǒng)輸入輸出的信息構(gòu)成合同管理系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)。比如各項(xiàng)工程的開(kāi)工時(shí)間、工程完成日期、工程質(zhì)量檢測(cè)、費(fèi)用結(jié)算、施工安全數(shù)據(jù)記錄等按照工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程造價(jià)分別輸入并與計(jì)劃值進(jìn)行比較，合同事件履行的情況便可一目了然。
（三）合同文件的管理和整理
合同文件作為工程檔案資料的重要部分，它與工程中大多數(shù)的原始合同都有不同之處。在工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)發(fā)生很大的變化，有的甚至面目全非。而檔案資料僅是原始合同，其作用也就明顯了。筆者認(rèn)為要做好合同管理工作，施工建設(shè)工程完結(jié)之后要對(duì)合同文本進(jìn)行最后整理，以便日后查證需要。為了減少合同文件管理的工作量，施工單位應(yīng)該采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方式，在原始合同輸入之后可以不斷的更新內(nèi)容，而最終文本也伴隨著更新內(nèi)容的輸入自然完成。
1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問(wèn)制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問(wèn)，下設(shè)法律事務(wù)管理部門(mén)，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問(wèn)。法律事務(wù)管理部門(mén)在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級(jí)、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場(chǎng)營(yíng)銷部、物資采購(gòu)部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門(mén)，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門(mén)的合同，逐步對(duì)公司的合同進(jìn)行全方位、全過(guò)程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問(wèn)首先從合同管理建章立制開(kāi)始，對(duì)原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對(duì)合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評(píng)估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對(duì)公司合同管理制度的修訂，即是對(duì)公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過(guò)程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門(mén)、歸口管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門(mén)各司其職對(duì)合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問(wèn)一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問(wèn)堅(jiān)持開(kāi)展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購(gòu)合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開(kāi)發(fā)合同》等示范文本。法律顧問(wèn)首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對(duì)簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說(shuō)明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說(shuō)明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。
法律顧問(wèn)的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請(qǐng)程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營(yíng)檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對(duì)于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書(shū)面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號(hào)、承辦部門(mén)、合同名稱及對(duì)方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門(mén)妥善保管合同訂立及履行過(guò)程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門(mén)形成了對(duì)各一級(jí)建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場(chǎng)檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評(píng)估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場(chǎng)檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問(wèn)題，評(píng)價(jià)相關(guān)部門(mén)合同管理工作，提出改進(jìn)意見(jiàn)；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)合同履行和合同評(píng)估、部門(mén)合同管理方面工作的開(kāi)展和規(guī)范。對(duì)于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績(jī)效考核負(fù)評(píng)價(jià)。合同考核和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠(chéng)實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門(mén)逐步重視對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門(mén)的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問(wèn)對(duì)合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過(guò)程，針對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂(lè)見(jiàn)的PPT、動(dòng)畫(huà)片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問(wèn)對(duì)合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開(kāi)花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
二、結(jié)語(yǔ)
