緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理四性原則，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路

從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。

一、企業(yè)科技檔案管理的原則

參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：

其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。

其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實(shí)施的過程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。

二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路

相關(guān)調(diào)查顯示，國內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：

首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性?；诖耍瑧?yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。

其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。

最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。

三、結(jié)束語

因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]戴志艷.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.

[2]房秀霞.企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略[J].企業(yè)改革與管理，2014（6）：33-33.

篇2

【關(guān)鍵詞】檔案管理土地管理對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一．前言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，土地管理越來越重要，土地檔案管理是土地管理不可或缺的一環(huán)，是國家檔案重要的有機(jī)組成部分。土地檔案管理的好壞影響著能否有效、科學(xué)地管理好土地，能否合理地利用好土地資源。現(xiàn)階段土地檔案管理存在著沒有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、對(duì)土地檔案管理不夠重視、管理人員素質(zhì)不高等問題，對(duì)此，必須采取土地檔案管理體制改革、健全土地管理法律法規(guī)、提高管理人員素質(zhì)等對(duì)策。

二．土地檔案管理工作中存在的問題

如今我國的土地檔案管理工作中存在著與社會(huì)發(fā)展不相協(xié)調(diào)的方面，不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)土地信息的要求。主要存在以下問題。

1.沒有建立統(tǒng)一的土地檔案管理網(wǎng)絡(luò)，沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作時(shí)檔案工作的起點(diǎn)，雖然國家對(duì)歸檔材料等已有了明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中還存在著該歸檔的沒歸檔等現(xiàn)象。

2.土地檔案數(shù)字化程度不高，利用率較低。

雖然隨著社會(huì)發(fā)展，出現(xiàn)了以照片、光盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的電子檔案，但電子檔案僅僅是這幾年才出現(xiàn)的，而以往那些數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案需要通過照相、掃描等方法進(jìn)行數(shù)字化處理，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。由于土地檔案數(shù)字化程度不高和出于安全考慮，無法利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)土地檔案在線查詢，滿足不了社會(huì)需求，造成土地檔案利用率低。

3.土地檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著科技的進(jìn)步，一些新技術(shù)逐步應(yīng)用到土地檔案管理方面，這就對(duì)土地檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，而我國檔案管理人員的培訓(xùn)還是沿用著十幾甚至幾十年前的老教材，使用這些老教材培養(yǎng)出的管理人員自然滿足不了檔案管理技術(shù)的需求。

三．土地檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

1．建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對(duì)土地檔案工作的統(tǒng)一管理是土地檔案完整、齊全、規(guī)范的重要保證。在一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)，針對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一、可行性高的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并要求各部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序執(zhí)行，并定期進(jìn)行檢查。

2.促進(jìn)檔案管理工作，開發(fā)利用檔案信息。土地檔案管理對(duì)于國土資源管理來說，是一項(xiàng)很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會(huì)有利于土地資源工作的有效開展。近幾年來，土地檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電腦化管理，將土地檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，業(yè)務(wù)人員可依據(jù)電腦提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)更好地開展土地管理。

3.深化土地檔案管理體制改革。在國家統(tǒng)一管理的前提下，各有關(guān)部門要認(rèn)真做好用地的規(guī)劃、保護(hù)、利用和建設(shè);所有土地的權(quán)屬變更，必須報(bào)土地管理部門審查，統(tǒng)一辦理批準(zhǔn)手續(xù)?？h以上各級(jí)地方人民政府要根據(jù)統(tǒng)一管理土地的原則，健全土地檔案管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格土地檔案管理工作。按“管用分離、協(xié)調(diào)配合、分工明確”的原則，理順土地檔案管理部門與其他部門的關(guān)系。土地檔案管理部門負(fù)責(zé)土地的協(xié)調(diào)配合，其他部門依據(jù)用地性質(zhì)進(jìn)行專項(xiàng)管理。

4.對(duì)所有檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在實(shí)現(xiàn)土地檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程中，首要要采取科學(xué)合理地技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，建立一套合理的、完整的管理制度，對(duì)土地檔案進(jìn)行有效的管理。做到將土地檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處。首先要對(duì)土地檔案管理程序進(jìn)行調(diào)整，將土地檔案管理工作程序規(guī)范化。其次要統(tǒng)一流程，使得各地方、各土地檔案管理部門的管理章程擺脫由于處理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要對(duì)相關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行完善和健全，采取新的土地檔案管理法規(guī)對(duì)土地檔案進(jìn)行管理。

5.大力推進(jìn)信息化建設(shè)。土地檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必經(jīng)之路，是深化土地檔案管理社會(huì)化服務(wù)的必然要求。由于我國前期并沒有實(shí)現(xiàn)信息化的應(yīng)用，所以加強(qiáng)信息化建設(shè)要制定一份有效的計(jì)劃。加快土地檔案數(shù)字信息化建設(shè)，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好的服務(wù)社會(huì)。在土地檔案管理的信息化過程中要始終堅(jiān)持如下原則：

（一）效益原則。效益原則是土地檔案信息化建設(shè)的首要遵循的原則，它包含了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，并一直貫穿數(shù)字檔案建設(shè)的始終。

（二）滿足利用者需求原則。土地檔案信息化得實(shí)現(xiàn)將從根本上改變檔案保管者與檔案的利用者之間的關(guān)系，利用者需要利用檔案信息時(shí)是提交利用需求后被動(dòng)等待檔案的到來，能否得到所需的土地檔案信息有很大的不確定性，進(jìn)行土地檔案信息化管理的目的之一就是要最大限度的滿足土地檔案利用者的需求，使使用更加主動(dòng)和方便。

（三）協(xié)調(diào)發(fā)展原則，主要是指在土地檔案管理信息化過程中，各部門要分工合作，協(xié)調(diào)一致，以共同促進(jìn)土地檔案管理信息化的發(fā)展和早日實(shí)現(xiàn)。

（四）落實(shí)土地檔案歸檔雙軌制原則，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡中必須堅(jiān)持的原則。

6.做好檔案利用過程中的保密工作。要在制度建設(shè)上下功夫。土地檔案管理部門，要根據(jù)具體情況，有針對(duì)性地對(duì)不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進(jìn)行不同層次的劃分，可規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在工作中，要嚴(yán)格遵守土地檔案管理保密制度，要確保在檔案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整無缺。

7.積極探索檔案管理的新方法。在土地檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案“四化”目標(biāo)：一是要實(shí)現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實(shí)現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)科學(xué)化，四是要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

8.加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，推進(jìn)依法治檔工作。土地檔案管理者要充分利用多種形式，認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中，要注重實(shí)效，不走過場。要深刻領(lǐng)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保提高。同時(shí)在土地檔案管理工作中要依法治檔，把依法治檔工作落實(shí)到檔案工作中。

9.健全土地檔案管理法律機(jī)制，完善土地檔案管理法律法規(guī)體系。我國基本確立和完善了土地管理體系和機(jī)制，圍繞土地管理體系和機(jī)制制定的各項(xiàng)法律、法規(guī)。借鑒各國在土地檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，在堅(jiān)持基本法律、法規(guī)的前提下，依法制定專項(xiàng)法規(guī)，細(xì)化土地檔案的管理。因此，我國土地檔案管理法律、法規(guī)的改革趨勢應(yīng)注重制定專項(xiàng)法規(guī)。

10.努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高土地檔案管理水平。土地檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須努力提高土地檔案管理工作者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅要對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，還要對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行正規(guī)的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，要對(duì)土地檔案內(nèi)容提前了解，在工作中要做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保土地檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

四．結(jié)束語

在土地檔案管理現(xiàn)代化和信息化過程中，既要結(jié)合工作實(shí)際，還要將信息化、現(xiàn)代化滲透到土地檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅能提高對(duì)土地檔案資源的利用效率和管理效率，還能對(duì)土地管理進(jìn)行有效的監(jiān)控，響應(yīng)可持續(xù)利用、可持續(xù)發(fā)展、建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的口號(hào)，以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。

篇3

一、高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會(huì)計(jì)檔案逐漸在各個(gè)單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財(cái)務(wù)管理過程中，會(huì)計(jì)檔案起到了不可替代的作用，是各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會(huì)計(jì)檔案記錄著高校中的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此高校必須重視對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理。

（一）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的重要來源和載體

會(huì)計(jì)檔案對(duì)于提高高校的會(huì)計(jì)工作水平具有極大的意義。會(huì)計(jì)檔案能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會(huì)計(jì)檔案管理起到了會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要的數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行使得賬簿、報(bào)表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)更加的方便。

（二）會(huì)計(jì)檔案的收集工作

隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會(huì)計(jì)檔案和信息將會(huì)不斷增加，高校必須對(duì)這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對(duì)于存儲(chǔ)有重要信息的會(huì)計(jì)電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時(shí)，還要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對(duì)于一些沒有價(jià)值的信息應(yīng)當(dāng)及時(shí)的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識(shí)滯后

會(huì)計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會(huì)計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會(huì)計(jì)信息管理過程中。然而，我國高校的會(huì)計(jì)管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)和概念，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識(shí)十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對(duì)外界人員開發(fā)，讓財(cái)務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的丟失和篡改。

（二）會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊全，忽視對(duì)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案中包含著重要的會(huì)計(jì)信息，如會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。在進(jìn)行這些資料的管理時(shí)應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級(jí)文件等進(jìn)行分類管理。在會(huì)計(jì)電算化的過程中，對(duì)數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會(huì)計(jì)檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會(huì)計(jì)檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會(huì)計(jì)管理觀念上，許多會(huì)計(jì)檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的整理十分混亂。在會(huì)計(jì)檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時(shí)的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（四）輕視會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會(huì)計(jì)檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會(huì)計(jì)檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)

會(huì)計(jì)檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳工作，普及《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會(huì)計(jì)檔案管理制度，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展

會(huì)計(jì)檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計(jì)劃和方案，最終形成一個(gè)完善的高校會(huì)計(jì)檔案管理制度。高校的會(huì)計(jì)管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會(huì)計(jì)檔案管理原則

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是會(huì)計(jì)檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過程中，高校的會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會(huì)計(jì)信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會(huì)計(jì)檔案

在會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。管理人員只需要將會(huì)計(jì)信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對(duì)需要的信息進(jìn)行及時(shí)的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時(shí)間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會(huì)計(jì)信息的安全性。

四、結(jié)語

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【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。

督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

篇5

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；學(xué)校

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化成為檔案工作現(xiàn)代化的必然趨勢。檔案管理信息化是指通過計(jì)算機(jī)的傳輸、存儲(chǔ)形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)，通過科技手段和先進(jìn)管理方法高效率、高速度、高質(zhì)量地完成檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以從以下幾方面入手。

1 建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)在檔案部門全覆蓋

要為檔案工作發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的信息平臺(tái)，計(jì)算機(jī)是一個(gè)強(qiáng)有力的工具。因此，建立學(xué)校完備的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲(chǔ)存與傳輸不受時(shí)間、空間和人力的限制，科最大限度開發(fā)檔案資源，并科實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲(chǔ)量大、占據(jù)空間小、易于游覽查詢的特點(diǎn)，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。

2 建立學(xué)校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統(tǒng)一管理

要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立現(xiàn)代化的高素質(zhì)、信息化的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)。更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷適應(yīng)瞬息萬變的科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢。掌握最新信息，實(shí)施最新管理技術(shù)，應(yīng)對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案管理、學(xué)生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領(lǐng)域出現(xiàn)的新問題、新情況，利用電子信息技術(shù)開創(chuàng)學(xué)校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施。

3 在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個(gè)體與整體、動(dòng)態(tài)與靜態(tài)、多與少的關(guān)系

每一個(gè)具體檔案是個(gè)體，體現(xiàn)本身的個(gè)性，但無數(shù)個(gè)體組成整體才能體現(xiàn)檔案的整體性，在整體中才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此，在管理工作中既要重視個(gè)體的具體性，又不能忽視整體的普遍性。在收集、立卷、編目、檢索中處處體現(xiàn)個(gè)體與整體的統(tǒng)一。

在引進(jìn)信息技術(shù)后，每份檔案、每一類檔案在平時(shí)只能體現(xiàn)靜止性，存儲(chǔ)與靜止的光盤或其他電子載體中，但一經(jīng)利用，檔案內(nèi)用就體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性，成為活的資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。我們一定要珍視檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性，動(dòng)、靜結(jié)合，動(dòng)靜互動(dòng)，將檔案內(nèi)容作為活資料利用起來，為學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等具體工作服務(wù)。同時(shí)，檔案的動(dòng)態(tài)性有體現(xiàn)于檔案具體內(nèi)容的不斷更新、修訂，以最新的內(nèi)容為時(shí)間工作服務(wù)?？傊?，檔案信息是動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合和統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)是絕對(duì)的，靜態(tài)時(shí)相對(duì)的，我們要發(fā)揮檔案資料動(dòng)態(tài)的特性，為不斷發(fā)展的教學(xué)工作學(xué)校管理工作服務(wù)。

在檔案管理工作中，有要處理好多與少的關(guān)系。有人認(rèn)為建立了電子檔案，儲(chǔ)存量大大增加，所占空間不斷縮小，因此存儲(chǔ)內(nèi)容多多益善，無選擇地大量存儲(chǔ)資料，只是一種誤解。在保存內(nèi)容上，要堅(jiān)持質(zhì)量與數(shù)量統(tǒng)一的原則，處理好多與少的關(guān)系。既要系統(tǒng)全面、完整地存儲(chǔ)一定數(shù)量的信息資料，又要有選擇性經(jīng)過去粗取精、去偽存真的一番選擇功夫，擯除其無保存價(jià)值的資料，既不失全面、完整性，又貫徹少而精的原則，儲(chǔ)存有長期保存價(jià)值、對(duì)今后工作有借鑒、指導(dǎo)作用的信息資料。為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

4 重視檔案信息庫的安全工作

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（一）傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理弊端

1.醫(yī)院人事檔案管理制度無法滿足現(xiàn)代化需求。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，醫(yī)院人事檔案的管理工作過于依賴相應(yīng)單位人事部門的管理，并且由于醫(yī)院的經(jīng)營管理性質(zhì)，醫(yī)院人事檔案管理人員思想往往比較保守，管理理念相對(duì)較為傳統(tǒng)，通常忽視人事檔案管理的時(shí)效性和時(shí)代性，過于強(qiáng)調(diào)以檔管人的管理核心，忽略了時(shí)代要求下的以人為本的人力資源開發(fā)管理理念。同時(shí)，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理實(shí)行人事檔案的終身制管理，醫(yī)護(hù)人員的工作積極性大打折扣，醫(yī)護(hù)人員的工作創(chuàng)新意識(shí)得不到開發(fā)，醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程發(fā)展緩慢。

2.醫(yī)院人事檔案資料缺乏一定的時(shí)效性和綜合性。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，由于管理人員缺乏現(xiàn)代化的管理創(chuàng)新意識(shí)，收集整理人事檔案資料大多是醫(yī)護(hù)人員工作業(yè)績的歷史記錄，而醫(yī)護(hù)人員日常工作經(jīng)歷、近期動(dòng)態(tài)等文檔資料往往得不到及時(shí)的立卷歸檔，致使保存的人事檔案資料過于陳舊，缺乏一定的時(shí)效性。同時(shí)，人事檔案的立卷歸檔范圍片面關(guān)注醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、職位等級(jí)、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)等方面的情況，很難體現(xiàn)建檔人的整體情況，人事檔案資料缺乏一定的綜合性。

（二）基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義

在醫(yī)院人事檔案管理中，依據(jù)科學(xué)性的管理方式進(jìn)行人力資源的開發(fā)，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作人才資源的配置，可以在穩(wěn)住醫(yī)院現(xiàn)有精英人才的同時(shí)，吸收引進(jìn)其他社會(huì)精英，人才效益得以全面發(fā)揮。同時(shí)，在醫(yī)院人事檔案的管理中，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人力資源的開發(fā)，可以有效避免人事檔案資料的錯(cuò)誤歸檔，保證人事檔案資料數(shù)據(jù)的全面性和時(shí)效性。此外，科學(xué)完整的醫(yī)院人事檔案資料可以為醫(yī)護(hù)人員的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)提供指導(dǎo)依據(jù)，保證醫(yī)院人事檔案管理和薪酬差異的公平公正性。在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面完善的醫(yī)院人事檔案可以為醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人成長和業(yè)績考核提供參考依據(jù)，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、職稱作虛等影響作風(fēng)的不良現(xiàn)象，可以為醫(yī)院樹立良好的社會(huì)形象提供紙質(zhì)文件依據(jù)，有利于醫(yī)院綜合效益的提升。

二、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新原則

在醫(yī)院人事檔案管理中，針對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的弊端，為確?；谌肆Y源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新意義的發(fā)揮，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新需要依據(jù)人事檔案管理的整序開發(fā)、充分利用和全面效益三個(gè)方面的原則，進(jìn)行基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，整序開發(fā)原則即要求人事檔案管理人員切實(shí)做到建檔人整體人事情況的立卷歸檔，為醫(yī)護(hù)人員的開發(fā)提供整體詳實(shí)的人事檔案依據(jù)。其次，在醫(yī)院人事檔案管理中，充分利用原則要求人事檔案的資料信息根據(jù)客觀實(shí)際情況，利用各種途徑可以充分運(yùn)用于人事資源的開發(fā)中，優(yōu)化人力資源的配置。最后，在醫(yī)院人事檔案的管理中，全面效益原則要求醫(yī)院人事檔案的管理人員注重醫(yī)院品牌效益的樹立和社會(huì)效益的提升，確保醫(yī)院品牌效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。同時(shí)，全面效益原則要求醫(yī)院人事管理人員注重眼前效益和長遠(yuǎn)效益的一致性，保證醫(yī)護(hù)人員個(gè)人效益和醫(yī)院整體效益的雙重體現(xiàn)，為醫(yī)院人力資源的開發(fā)提供更加全面的數(shù)據(jù)信息指導(dǎo)依據(jù)。

三、基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新探索

在醫(yī)院人事檔案管理中，為順利開展基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理整序開發(fā)、充分利用和全面效益三方面的原則要求，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案強(qiáng)化管理、現(xiàn)代化管理和培訓(xùn)化管理，才能保證醫(yī)院人事檔案管理效益的全面發(fā)揮，提高醫(yī)院的綜合效益。

首先，為確保醫(yī)院人事檔案管理中人力資源的全面充分開發(fā)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案的管理工作，即需要引起醫(yī)院人事管理部門對(duì)人事管理的高度重視，以人事檔案資源的充分利用為依據(jù)加強(qiáng)人事檔案管理工作，以此完善人力資源在醫(yī)學(xué)教研和臨床開發(fā)優(yōu)化配置，確保人力資源開發(fā)的科學(xué)有效性。其次，為保證醫(yī)院人事檔案管理工作在人力資源開發(fā)中的綜合效益，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理，即利用先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，構(gòu)建覆蓋醫(yī)院整體內(nèi)部人員的信息化系統(tǒng)，進(jìn)行人事資料的實(shí)時(shí)交互，保證人力資源開發(fā)的力度。同時(shí)，在醫(yī)院人事檔案管理中，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善醫(yī)院財(cái)務(wù)的細(xì)節(jié)報(bào)表和醫(yī)療保健體系的構(gòu)建，保障人事檔案信息的系統(tǒng)有效性。最后，為切實(shí)有效地開發(fā)醫(yī)院人事檔案管理的效益，需要進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的培訓(xùn)化管理，在思想政治意識(shí)方面進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的思想政治意識(shí)，改善醫(yī)院人事管理人員的管理意識(shí)。同時(shí)，進(jìn)行檔案管理人員管理知識(shí)水平、人事檔案管理專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)處理能力的專業(yè)化培訓(xùn)，提升醫(yī)院人事檔案管理人員的管理水平，并以獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的形式激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，培養(yǎng)醫(yī)院人事檔案管理人員的管理創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案的利用效率，確保醫(yī)院整體效益的提高。

篇7

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]張紹華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（6）.

篇8

一、文書檔案的工作原則

（一）整體性原則。和其他的管理工作不同之處在于文書檔案管理工作具有整體性原則，文書檔案管理工作并不是把每個(gè)部門的檔案收集起來然后統(tǒng)一管理，其服務(wù)對(duì)象并不是哪個(gè)部門而是整個(gè)公司，其檔案信息收集工作也并不是每個(gè)部門獨(dú)立收集，而是在信息收集過程中需要每個(gè)部門的配合與相互合作，故文書檔案工作是一個(gè)整體性很強(qiáng)的工作。

（二）規(guī)范性原則。文書檔案工作的信息量大，涉及到每一個(gè)員工的個(gè)人信息以及企業(yè)的一些發(fā)展信息，信息覆蓋面廣，信息細(xì)節(jié)性大，因此做好文書檔案工作必須要建立規(guī)范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有條不紊地進(jìn)行管理，如果文書檔案工作的整個(gè)流程缺乏規(guī)范性原則不但會(huì)影響文書檔案中信息的管理和維護(hù)，而且會(huì)影響影響企業(yè)的長期發(fā)展。

（三）保密性原則。一個(gè)企業(yè)的檔案庫中包括整個(gè)企業(yè)中所有工作人員的個(gè)人信息，其中很多信息都是個(gè)人的隱私信息，因此在文書檔案工作中一定要秉承保密性原則。參與到文書檔案工作中的所有工作人員要對(duì)企業(yè)所有人員的檔案信息負(fù)責(zé)，不能隨意攜帶他人的檔案出去，也不能隨意翻閱、透露他人的檔案信息，他人信息的泄露可能會(huì)給他人造成很多麻煩，是一種極其不尊重他人隱私權(quán)的行為。如果一個(gè)企業(yè)的文書檔案工作連保密性這一基本原則都做無法做到，那在該企業(yè)工作的員工的信息安全性也肯定無法得到保障，該企業(yè)也無法取得長期穩(wěn)定的發(fā)展。

二、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中所存在的問題

（一）檔案管理工作與文書工作脫節(jié)。檔案管理工作與文書工作既有著本質(zhì)的區(qū)別，但是在工作中又有著一定的聯(lián)系，良好的文書工作可以促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，有條不紊的檔案管理工作又可以方便文書工作的開展。但是現(xiàn)在在文書檔案工作中運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)所存在的一個(gè)最大的問題就是檔案管理工作與文書工作相脫節(jié)。在很多企業(yè)的檔案工作中，檔案管理工作和文書工作都是分開進(jìn)行的，導(dǎo)致信息流通受阻，工作效率不高。

（二）企業(yè)文書檔案管理基礎(chǔ)普遍較低。文書檔案工作實(shí)質(zhì)是一份管理工作，需要專業(yè)的管理人員參與到工作中，但是在我國大多數(shù)企業(yè)中，文書檔案工作中的工作人員都不是專業(yè)的管理人才，他們既缺乏專業(yè)的管理知識(shí)又缺乏一定的管理技巧，由此導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作處于無比混亂的工作現(xiàn)狀中。

三、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的優(yōu)勢

（一）提高了工作效率。在傳統(tǒng)的文書檔案工作，大部分的檔案工作都是依靠人力獨(dú)立完成，如檔案信息的收集、檔案信息的分類保管等，工作強(qiáng)度大而且所耗費(fèi)的時(shí)間長，面對(duì)如此多的檔案信息，檔案工作的管理人員也很容易出現(xiàn)失誤，影響后期的檔案工作。在文書檔案工作中運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)可以大大減少工作人員的工作強(qiáng)度，而且管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的信息處理能力可以大大提高對(duì)信息計(jì)算的準(zhǔn)確率。檔案管理系統(tǒng)為文書檔案的信息收集、信息處理、信息分類和信息保管工作提供了很大的便利，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，為了保證檔案不受損害，必須對(duì)檔案的保存條件進(jìn)行嚴(yán)格的控制，而且檔案運(yùn)輸工作需要大量的人力和物力，而現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡(luò)信息化的力量借助于檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的“瞬時(shí)”搬運(yùn)。

（二）使信息得到共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與其他部門之間的信息流通得不夠流暢，檔案室往往在企業(yè)中成為了一個(gè)虛設(shè)的部門。在企業(yè)中，大部分的檔案都是一直存放在檔案室中，由于缺乏規(guī)范性的存放管理以及檔案數(shù)量太多等因素，給想借閱或者查閱檔案信息的工作人員造成了很大的困難。在文書檔案工作中有效地運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)可以使企業(yè)中所有的檔案信息及時(shí)地得到共享，任何想借閱或者查閱檔案信息的工作人員都可以借助該系統(tǒng)進(jìn)行借閱或者查閱。

四、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的建議

要想使檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中發(fā)揮出最大的作用，首先要提高工作人員對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用意識(shí)，要給每位員工普及到檔案管理系統(tǒng)的使用方法和使用條件，使每位員工認(rèn)識(shí)到檔案管理系統(tǒng)的巨大作用，繼而使檔案管理系統(tǒng)滲入到員工的日常工作中。其次，要加大檔案建設(shè)數(shù)字化監(jiān)督力度，對(duì)檔案建設(shè)的每一環(huán)節(jié)都要加大監(jiān)督力度，對(duì)檔案建設(shè)工作中出現(xiàn)的任何不規(guī)范行為要及時(shí)給予處罰，建立健全檔案建設(shè)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)。