時間：2023-10-07 09:14:31
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇對檔案管理的建議，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
引言
隨著我國城市化進程的加快，城建檔案工作越來越受到關(guān)注。其作為城市建設(shè)與發(fā)展的真實記錄，客觀的反映著城建過程中的進步與問題，對于城市未來規(guī)劃建設(shè)提供了重要的參考依據(jù)。隨著城建檔案的日已收到廣發(fā)關(guān)注，以及檔案信息的形式越來越多，加強對于城建檔案的管理十分必要。
一、城建檔案在城市建設(shè)中的作用分析
1.城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理中的作用
在城市規(guī)劃的制定中，必須以記載著城市在建設(shè)中所形成的檔案資料為基礎(chǔ)進行規(guī)劃的制定。以城市建設(shè)中所進行的舊城區(qū)改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區(qū)改造工作的難度。同樣的，具有系統(tǒng)與可靠的城建檔案資料對城市建設(shè)以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設(shè)中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網(wǎng)普查的工作難度，甚至?xí)o地下管網(wǎng)管理帶來不必要的麻煩。
2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用
城建檔案不止對城市規(guī)劃以及城市建設(shè)等政府管理產(chǎn)生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產(chǎn)生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎(chǔ)設(shè)施，確保這些基礎(chǔ)設(shè)施檔案的完整性與系統(tǒng)性，對保證人們?nèi)粘９ぷ魃畹恼＿\行有著不可取代的作用。
3、城建檔案在防災(zāi)抗災(zāi)方面的作用
對于城市管理來說，不可避免的會出現(xiàn)地震之類的自然災(zāi)害。在汶川地震中，四川災(zāi)區(qū)的城建檔案管理部門就極好的發(fā)揮了城建檔案在救災(zāi)方面的作用。除此以外，城建檔案在防災(zāi)方面所具有的作用也是不可取代的。
這是由城建檔案本身作為城市規(guī)劃與城市基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄資料的本質(zhì)所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設(shè)、城市管理以及城市規(guī)劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學(xué)的理論研究與實踐應(yīng)用提供重要的基礎(chǔ)性資料。
二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題
1、缺乏檔案意識，無法及時準(zhǔn)確建檔
在城市建設(shè)如此快速發(fā)展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴(yán)重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業(yè)檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應(yīng)付差事罷了，嚴(yán)重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結(jié)果會給城市的發(fā)展帶來不可估量的危害。
2、管理方式、技術(shù)陳舊落后，缺乏系統(tǒng)性
現(xiàn)在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術(shù)基本還停留在紙質(zhì)實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統(tǒng)的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。本來就沒有系統(tǒng)的管理模式，再加上技術(shù)的落后，導(dǎo)致在城建檔案管理十分混亂。
3、檔案管理人員缺乏專業(yè)管理技能、自身素質(zhì)低
目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業(yè)素質(zhì)低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責(zé)任心不強等，在這管理已經(jīng)走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應(yīng)如此快速發(fā)展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發(fā)展。
4、管理人員斷檔、缺失嚴(yán)重
城建檔案管理工作本身固有的特點，是現(xiàn)如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復(fù)性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質(zhì)工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業(yè)病高發(fā)的工作，其工作特點極易引發(fā)腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉(zhuǎn)行的轉(zhuǎn)行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學(xué)生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創(chuàng)造、沒有發(fā)展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現(xiàn)象。
5、城建檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)不夠完善
國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規(guī)，也對其管理發(fā)展起到了積極的推動作用，但是這還遠遠不夠。從大局統(tǒng)一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規(guī)不一致;城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現(xiàn)已經(jīng)成為全國規(guī)模的事業(yè)體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發(fā)展的需要。
三、加強城建檔案管理的對策與建議
1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理
想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監(jiān)督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎(chǔ)，將檔案管理與城市建設(shè)相融合，共同謀略、共同發(fā)展，讓城市建設(shè)工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應(yīng)的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監(jiān)督檢查，它是工作落實的前提，監(jiān)督檢查應(yīng)該歸納于整體部門的考核體系，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度考核工作人員的績效，對優(yōu)秀的員工進行物質(zhì)上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發(fā)出工作的積極性與創(chuàng)新性。
2、加快新技術(shù)應(yīng)用、創(chuàng)新管理
社會的發(fā)展已近進入高科技信息化時代，各行各業(yè)都在加大高科技的投入和應(yīng)用，不但提高了工作效率，也提高經(jīng)濟效益。我們已經(jīng)落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進行優(yōu)化制定大膽、創(chuàng)新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應(yīng)用先進的檔案管理技術(shù)，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務(wù)。
3、加強隊伍建設(shè)、提高專業(yè)技能
領(lǐng)導(dǎo)的重視、創(chuàng)新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內(nèi)容、方式方法直到技術(shù)都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:
(1)制定完善的培訓(xùn)制度，‘走出去、請進來’相結(jié)合，快速的提高我們管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能;(2)強化服務(wù)意識，注重職業(yè)道德培養(yǎng);(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業(yè)的技術(shù)人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責(zé)。
4、加強橫向聯(lián)合、適時維護更新、充分開發(fā)利用
城建檔案對城市發(fā)展的作用是至關(guān)重要的，想關(guān)單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準(zhǔn)確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關(guān)單位之間相互聯(lián)手，統(tǒng)一合作、真正實現(xiàn)資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。
5、加快完善和健全城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)
從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導(dǎo)，加快完善和健全其相關(guān)的法律法規(guī)。積極做好各項工作的規(guī)劃，組織相關(guān)各級人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。
6、做好城建檔案管理工作的監(jiān)督
現(xiàn)在城建檔案管理正在走向制度化、程序化，一些地方政府也高度重視，都做出了積極的反應(yīng)，陸續(xù)的出臺相應(yīng)的法規(guī)、制度，讓城建檔案管理部門有了行政執(zhí)法的權(quán)利，真正變成了建設(shè)的一個行政部門，對建設(shè)部門有了執(zhí)法、堅持、監(jiān)督的權(quán)利，這也為城建檔案管理提供了便利和保證。
論文摘要:進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，深入貫徹落實檔案法律、法規(guī)，全面細致、扎實認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，牢牢掌握企業(yè)檔案信息源開發(fā)利用工作,是全面落實科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)和諧企業(yè)的一項重要的基礎(chǔ)工作。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題
（一）檔案意識不強，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案硬件投入及經(jīng)費不足
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（四）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。
二、提高企業(yè)檔案管理的建議
（一）提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識
要充分認(rèn)識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
（二）規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
（三）實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作。
2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
2、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。
6、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議
1、 結(jié)合實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
2、 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
4、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分門別類
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
2、分級次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
一、目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
1、相關(guān)機構(gòu)及人員的人事檔案意識薄弱，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視。
2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位。有的單位沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。檔案管理工作任務(wù)繁重，但由于重視不夠，事業(yè)單位人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高。
4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。
5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、加強事業(yè)單位人事檔案管理的幾點建議
1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高事業(yè)單位廣大職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使事業(yè)單位人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為事業(yè)單位人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。
2、要建立健全并認(rèn)真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務(wù)新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關(guān)制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。
3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，事業(yè)單位人事檔案部門應(yīng)該落實有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
4、加強檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。
【關(guān)鍵詞】基建檔案；醫(yī)院；存在問題；管理
0.引言
隨著我國經(jīng)濟的不斷增長，國家對醫(yī)院建設(shè)的重視也不斷加強，對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的投入不斷增多。在醫(yī)院的檢查維修工作中，基建檔案起著十分重要的作用，所以管理好醫(yī)院的基建檔案有著重大的意義。但是，近年來我國醫(yī)院在基建檔案管理上存在著不少的不足和問題，影響了醫(yī)院的工作，如何做好此項工作成為了檔案管理人員需要思考的問題。下面就此進行討論。
1.基建檔案在醫(yī)院管理中的重要作用
檔案不僅是一種信息資源，也是一種看不見的無形財富。在領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策時，檔案可提供相應(yīng)的參考和依據(jù)，可以反映其整個醫(yī)院的管理水平。做好基建檔案管理工作對推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.1醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手資料
其記載著基建項目在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種各類的資料。由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案具有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高等特點。
1.2基建檔案能真實反應(yīng)醫(yī)院項目的建設(shè)質(zhì)量
醫(yī)院的基建檔案的本質(zhì)是通過文字和圖片、聲像記載醫(yī)院建設(shè)的全過程，它從靜態(tài)上反應(yīng)了整個建筑物的變化發(fā)展，為醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)管理工作提供了很好的依據(jù)，能真實地反應(yīng)醫(yī)院在施工的不同階段、隱蔽部位的施工情況，展示工程的真實面貌和施工質(zhì)量。
1.3醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院的建設(shè)和維修具有重要參考價值
時間越久，完整、系統(tǒng)的基建檔案在醫(yī)院后期建設(shè)中的參考價值越明顯。基建檔案記載了大量醫(yī)院建設(shè)基本信息，包括各類建筑結(jié)構(gòu)、地上及地下各種管線的規(guī)劃、設(shè)計、招標(biāo)、維護等詳細資料。隨著時間的推移，當(dāng)初的基建人員或調(diào)離或退休，大樓內(nèi)的水、電、暖通等設(shè)施的消防檢修、新設(shè)備安裝、空間改造等后續(xù)工程，完全依賴早期形成的基建檔案。
2.當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的若干問題
由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)只重視工程建設(shè)，對基建檔案管理重視程度不夠；相關(guān)單位沒有及時制定檔案管理方面的制度，沒有能夠按要求歸檔立卷，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。
2.1缺乏建檔意識
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程，不得進行或通過整個工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗收。但是很多醫(yī)院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規(guī)定，醫(yī)院建設(shè)中重進度、輕資料的現(xiàn)象非常普遍。
2.2缺乏建立檔案管理機制
很多醫(yī)院檔案管理的專門機構(gòu)不健全，基建檔案更是被忽略。大部分醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查，沒有交接制度，缺乏有效整理。
2.3及時、完整歸檔不夠
由于大型醫(yī)院建設(shè)周期長、資料多，工藝復(fù)雜，很多建設(shè)資料不同程度掌握在不同人的手里。工程人員不了解檔案專業(yè)技術(shù)知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔都不及時和不規(guī)范。
2.4缺乏現(xiàn)代化檔案管理手段
醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現(xiàn)場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆放在辦公室里，沒有專業(yè)的檔案管理的櫥柜和工具，聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質(zhì)，檔案的質(zhì)量和安全得不到保障。同時，由于基建工程和檔案工作的專業(yè)性，工程人員和檔案人員往往互相不了解各自專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，給基建檔案的收集與管理帶來困難。
3.新形勢下做好醫(yī)院基建檔案管理工作的途徑
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院基建檔案管理的關(guān)鍵
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強檔案管理意識，認(rèn)識到基建檔案管理對醫(yī)院基礎(chǔ)性管理工作的深遠影響，要進一步強化檔案形成者的檔案管理意識。如有檔案失真、散失、遺漏、損毀的，就要追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理工作要實現(xiàn)四個納入：納入醫(yī)院計劃和規(guī)劃；納入醫(yī)院管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)干部的年終目標(biāo)考核內(nèi)容。
3.2建立健全隊伍和制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案管理的科學(xué)與否直接影響到工程項目今后的維修、改造和擴建能否順利進行，因此，需要建立一支有責(zé)任心、事業(yè)心，對醫(yī)院歷史負(fù)責(zé)的專兼職檔案管理干部隊伍，需要制定健全檔案的收集、整理、保管等一系列制度，嚴(yán)格檔案登記手續(xù)，對于借出的圖紙、設(shè)備資料要及時回收入庫，防止長時間散落到個人手中。醫(yī)院基建檔案必須及時歸檔，認(rèn)真整理，克服對檔案資料管理分散等不良習(xí)慣。
3.3選擇正確的檔案收集方式是確?；n案完整性、系統(tǒng)性的根本
醫(yī)院從提出工程項目建議書之初，就應(yīng)安排檔案人員參與項目的調(diào)研論證、可行性分析等活動，使其能預(yù)先對該項工程的內(nèi)容、進度等有所了解，從而做到通盤考慮、提前制定檔案工作計劃。周期短的項目其檔案收集工作一般在工程項目結(jié)束以后就立即歸檔，不按年度歸檔，這樣便于安排工作和保證歸檔材料的完整性和系統(tǒng)性。周期長的項目應(yīng)采取分階段歸檔的方法，將工程分為三個階段：第一階段的收集工作，可采取某一項工作處理完畢，就隨時歸檔的方法；第二階段的收集工作，可采取分單元的方法，即一個單元施工完畢后即收集該單元的檔案資料，這樣做便于檔案部門在做歸檔審查時，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取補救措施，從而減少文件圖紙的遺失；第三階段的收集工作，檔案人員要注意對全部案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審查把關(guān)，不合格的責(zé)令施工單位完善，直到符合要求為止。
3.4提高檔案人員的綜合素質(zhì)，是做好基建檔案管理工作的必要條件
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作，這要求從事檔案工作的檔案人員既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。因此，現(xiàn)代醫(yī)院管理中，基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握文檔管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的技能。通過參加有關(guān)基建檔案知識的學(xué)習(xí)，掌握基建檔案的歸檔和管理方法，奠定理論基礎(chǔ)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)管理水平。
4.結(jié)語
綜上所述，基建檔案使醫(yī)院建筑建設(shè)活動的第一手資料，真實反映了醫(yī)院建筑的質(zhì)量，對醫(yī)院建筑維修有著重要的參考價值。在新時期領(lǐng)導(dǎo)要重視基建檔案管理工作的建設(shè)，建立起合格的管理隊伍和管理制度，選擇正確的檔案收集方式，提高檔案管理人員的管理水平，這樣才能做好醫(yī)院基建檔案的管理工作。 [科]
【參考文獻】
關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；對策；創(chuàng)新
檔案管理工作的完善和創(chuàng)新需要不斷進行管理理念和服務(wù)方式的創(chuàng)新，促進檔案管理制度建設(shè)，促進檔案管理工作的發(fā)展與時代特色相結(jié)合，從整體上促進檔案管理工作的有效價值的發(fā)揮，促進科學(xué)發(fā)展觀的合理建設(shè)。
1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題
近年來我國檔案管理工作得到快速的發(fā)展，從總體情況來看，檔案工作的發(fā)展需要不斷進行完善和創(chuàng)新。當(dāng)前我國檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進行積極解決。
檔案管理工作是各項工作開展的可靠的基礎(chǔ)，對于各項工作的開展起著重要的推動作用，因而加強檔案管理工作的有效性，對于單位的經(jīng)濟效益和社會效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識存在不足，并不能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的充分合理利用，導(dǎo)致檔案信息資源的實際價值未得到有效的發(fā)揮，一定程度上局限了檔案資源的開發(fā)和利用。當(dāng)前我國部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規(guī)范對檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。尤其是檔案的檔號和案卷標(biāo)題不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不利于相關(guān)人員對檔案進行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內(nèi)目錄，并且存在嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象，對檔案的收集和借閱產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執(zhí)行上缺乏力度，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的規(guī)范有序的進行，對于實際的檔案借閱、保管等管理工作產(chǎn)生一定影響，不利于檔案的實際使用價值的有效發(fā)揮。
部分單位檔案管理上缺乏科學(xué)合理的檢索方式，導(dǎo)致相關(guān)人員進行檔案資料檢索時極為不便。當(dāng)前傳統(tǒng)的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進行形式的創(chuàng)新，但對于檢索服務(wù)效率的提高仍然存在一定不足，對于檔案管理工作的完善和發(fā)展產(chǎn)生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力有待提升，工作中的責(zé)任心和服務(wù)意識存在明顯不足，檔案管理隊伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響，難易滿足時代進步對檔案管理工作所提出的要求。計算機科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進了檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。但部分檔案管理工作缺乏與科學(xué)技術(shù)的有機結(jié)合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進行，對于檔案的收集、利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響，不利于檔案資源實現(xiàn)合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管的條件簡陋，并且其中的各項防潮防火設(shè)施等不符合檔案管理的實際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經(jīng)費。
2 提高檔案管理效率的對策
在當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步的大環(huán)境下，若想要切實提高檔案管理的效率，就應(yīng)黨不斷進行檔案管理思想意識和管理方式上的創(chuàng)新，促進檔案管理工作服務(wù)理念的提高，深入落實國家相關(guān)法律政策，結(jié)合時代特色進行科學(xué)的檔案管理工作，促進檔案資源的利用和開發(fā)。就當(dāng)前我國檔案管理工作實際情況來看，應(yīng)當(dāng)從整體上促進檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的有效性。
2.1 提高檔案管理的認(rèn)識
要充分認(rèn)識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
2.2 規(guī)范檔案管理機制，強化工作責(zé)任
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
2.3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。
2.4 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。
3 對檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識
3.1 創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在我國進入全面建設(shè)小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
3.2 創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會功能的改善和提高，與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。
4 實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
要想促進檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要相關(guān)檔案管理人員在實際工作中，不但進行思想觀念上的創(chuàng)新，通過新的管理方式和服務(wù)方式的發(fā)展，從整體上促進檔案管理工作發(fā)展到新的高度。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，使用一個國家發(fā)展的動力，也是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)積極樹立現(xiàn)代化的管理意識，充分結(jié)合時代特色，實現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，進而從整體上促進檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。在管理方式上，應(yīng)當(dāng)不斷充實檔案館的實際館藏內(nèi)容，提高館藏的質(zhì)量，不斷對檔案資源進行優(yōu)化和組織，促使檔案資源逐漸系統(tǒng)化和規(guī)范化，以使其更好的為用戶服務(wù)，促使檔案管理工作的價值得到充分的發(fā)揮。在服務(wù)方式的創(chuàng)新上，應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案服務(wù)的主動性和及時性，在工作中，充分考慮用戶的實際需求，促進檔案資源得到合理的利用和開發(fā)。
結(jié)束語
從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創(chuàng)新性對于檔案資源的開發(fā)和利用具有重要意義，因而加強檔案管理工作的分析和研究是當(dāng)前社會發(fā)展形勢下檔案管理工作面臨的一項重要任務(wù)，加強檔案管理工作的創(chuàng)新滿足時展的需求，是檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；醫(yī)院；檔案管理
檔案管理是醫(yī)院整體管理工作中不可或缺的一個部分，可以體現(xiàn)這個醫(yī)療機構(gòu)的管理水平，因為檔案不僅是對該醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展成長的記錄，還是未來發(fā)展進步的啟迪。對于醫(yī)療事業(yè)來說，實踐是非常重要的，而在長期的實踐中積攢的病患檔案更是醫(yī)院的寶貴財富，多家研究可以幫助醫(yī)院提升醫(yī)療水平、積攢寶貴的經(jīng)驗。所以相比起引進更先進的醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)更具有價值和意義。
一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的必然性和意義
1.檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果
如今醫(yī)療事業(yè)和信息技術(shù)都在快速發(fā)展，想要讓醫(yī)院的管理工作更上一層樓，醫(yī)療檔案的信息化管理是必不可少的。計算機以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)具有超強的交互能力，這是醫(yī)院全面信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，人機交互可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的所有需要人工操作的流程，只有掛號和繳費時需要有人工操作，其他的所有環(huán)節(jié)病患都可以通過醫(yī)療卡和條形碼來實現(xiàn)，這張醫(yī)療卡里存儲有病患的所有信息，不管是檢查、化驗還是就診哪個環(huán)節(jié)，都可以自動流轉(zhuǎn)病患的檔案信息。同時病患還可以更快的完成查詢和取單，提高了病患體驗的同時醫(yī)院的工作效率也得到了成倍的提升，可謂事半功倍。
2.檔案信息化建設(shè)的水平可以反映醫(yī)院管理水平的高低
醫(yī)院的管理水平從一定程度上代表著醫(yī)院的整體素質(zhì)，醫(yī)療事業(yè)如今也提出了更高的要求給醫(yī)院的管理者們。隨著信息化的到來，我國的醫(yī)療機構(gòu)檔案也在擴大自身的規(guī)模，因此在檔案管理方面的要求也更高，進行檔案管理的信息化建設(shè)不僅僅是可行，而是必行，醫(yī)療檔案管理工作需要抓住這個機遇重組醫(yī)院的業(yè)務(wù)，讓醫(yī)療工作的各個方面都能實現(xiàn)檔案管理的信息化，用良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)來幫助醫(yī)院大幅度的提升自身醫(yī)療水平。
3.檔案信息化建設(shè)讓檔案管理者的素質(zhì)也得到了提高
在醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)了信息化建設(shè)以后，檔案管理著的工作效率自然也得到了提升，管理層次更上一層樓，因此可以更好的改善檔案管理者的素質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理者至少要基本以下幾種素質(zhì)才能算是合格：檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)都必須到位；檔案管理人員應(yīng)該保持著良好的意識，不斷提升自己的服務(wù)技能和意識；檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用技能以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技能，識別更好的操作信息化的管理系統(tǒng)；檔案管理人員對于細節(jié)部分要更加的重視；從事檔案管理工作需要具備足夠的工作熱情和精力。
4.檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院核心競爭力的提升有很大幫助
醫(yī)院的核心競爭力不是從醫(yī)院房屋的規(guī)模以及醫(yī)療器械的數(shù)量上體現(xiàn)出來的，真正能反映醫(yī)院核心競爭力的，是醫(yī)院的醫(yī)療水平以及和醫(yī)療水平相符合的醫(yī)療檔案管理水平。某些醫(yī)療機構(gòu)雖然具有不俗的醫(yī)療水平，但是在醫(yī)療檔案管理上有很多不足，信息化建設(shè)水平較差，那么未來其醫(yī)療水平的提升力就非常有限了。有的醫(yī)院則能做到穩(wěn)扎穩(wěn)打，將檔案管理以及信息化建設(shè)落到實處，醫(yī)院人員有非常詳盡的資料信息可以用來參考，有了這個堅實的基礎(chǔ)自然可以推動整體醫(yī)療水平的提升。完善的信息化檔案管理服務(wù)為全體醫(yī)護工作者們提供了條件，去提高自身的整體素質(zhì)，而醫(yī)療工作者整體素質(zhì)的提高最終則會體現(xiàn)在醫(yī)院的核心競爭力上。5.檔案信息化建設(shè)可以為上級提供有效的決策依據(jù)病患的所有資料在檔案管理信息化建設(shè)完成后，都可以采用數(shù)字化的形式錄入計算機中并永久的進行保存，這些數(shù)據(jù)信息是非常寶貴的，可以用來讓決策層進行參考。上級部門可以使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的虛擬通道，登錄進下級醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中并監(jiān)事和查詢其醫(yī)療數(shù)據(jù)，在制定醫(yī)療事業(yè)的相關(guān)政策和制度的時候，有了這些數(shù)據(jù)資料的參考價值，可以更好的保證政策的有效性和針對性。
二、做好醫(yī)院檔案管理信息化的措施
如今我們的社會已經(jīng)進入了信息時代，全面的信息化也早已悄然來臨，醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化也是必然的，是醫(yī)療機構(gòu)管理工作中的重要內(nèi)容。但是信息化建設(shè)帶來的不僅有給予，還有很多挑戰(zhàn)，所以醫(yī)院在進行檔案信息化建設(shè)的時候也要遵循一定的原則，首先要遵循規(guī)范進行、保證安全可靠，其次要保證效益、具有一定的前瞻性，再次是建設(shè)過程中要注意交互協(xié)作、實現(xiàn)歸檔雙軌制，最后是要保證其實用性，長期進行儲備。
三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點內(nèi)容所在
想要做好醫(yī)院的檔案管理工作并對其實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，有以下幾點是需要注意的：其一是做好紙質(zhì)記錄工作，只有打好這個基礎(chǔ)才能完成后續(xù)的信息檔案工作；其二是做好信息網(wǎng)絡(luò)化工作以便進行檔案的監(jiān)測和化驗；其三是實現(xiàn)醫(yī)院工作各個方面的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，具體來說包括設(shè)備與后勤管理方面的檔案、檢測和化驗檔案、病歷和醫(yī)生開具的處方的檔案、基礎(chǔ)建設(shè)和人才信息檔案以及反饋信息的檔案等。
四、結(jié)束語
醫(yī)院的檔案管理工作要做好信息化建設(shè)，它既是現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理的要求，也是不斷發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)對醫(yī)療機構(gòu)提出的要求，還是醫(yī)療機構(gòu)提升自身管理科學(xué)和規(guī)范程度的要求。醫(yī)院檔案管理信息化，會在未來的醫(yī)療現(xiàn)代化發(fā)展上發(fā)揮出越來越重要的意義和價值，為醫(yī)療事業(yè)貢獻出自己力量。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;基建檔案;管理
在基本建設(shè)過程中由圖紙、圖表、照片、錄像等載體形成的材料稱之為基建檔案。它真實地記載了醫(yī)院建設(shè)歷史，客觀地反映了各類建筑物、各種管線的建設(shè)情況，是醫(yī)院管理的重要組成部分。
1醫(yī)院基建檔案的主要內(nèi)容
醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容一般可分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務(wù)文件、監(jiān)理文件、結(jié)算審計報告等。
2基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用
2.1憑證作用:基建檔案是國有資產(chǎn)管理的重要憑證，是無形資產(chǎn)，也是基建項目的真實記錄與重要的依據(jù)，是醫(yī)院各種建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護、檢修活動的直接記錄，反映了醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀，承載了醫(yī)院建設(shè)大量的信息，真實地記錄了醫(yī)院基建當(dāng)時的歷史情況。
2.2參考作用：人們通過查閱基建檔案資料，掌握歷史材料、研究和探究醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的規(guī)律，在新建、擴建和再建等工程圖紙的設(shè)計工作中可提供參考借鑒作用，充分提高工作效率，避免重復(fù)建設(shè)與投資。
2.3重復(fù)利用：檔案的價值在于不斷的重復(fù)利用，醫(yī)院基建檔案同樣具備多次利用的特征，重復(fù)利用不僅可以加快速度，還可以節(jié)省勞動耗費與成本，提高經(jīng)濟效益。
2.4增值作用：檔案在各種經(jīng)濟活動中可以直接或間接地產(chǎn)生效益，這種效益來自檔案增值的結(jié)果。醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中產(chǎn)生的增值效果最直接最明顯，在新建、擴建工程中使工程建設(shè)少走彎路少花錢，在改建、維修工程項目上通過基建檔案的充分利用可節(jié)省人力、物力、財力。
3當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題
3.1管理明顯滯后：計算機、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案管理工作現(xiàn)代化的進程，然而，基建檔案在管理手段上仍處于手工操作；在檔案收集整理上不及時不規(guī)范；在檔案管理人員上存在對基建檔案業(yè)務(wù)不熟悉，操作不熟練，管理不到位等問題，基建檔案不能適應(yīng)快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需要，致使應(yīng)歸檔的材料未歸檔，導(dǎo)致基建檔案資料缺失。
3.2歸檔質(zhì)量明顯偏低：基建材料、圖紙在施工過程中隨意丟放，保管不善，造成磨損污染嚴(yán)重，還有些材料被多次涂改，造成檔案收集、編制質(zhì)量不高，不符合歸檔規(guī)范要求，質(zhì)量偏低。
3.3有效約束機制明顯缺乏：基建檔案管理工作中缺乏嚴(yán)格的約束機制，導(dǎo)致檔案工作不實，管理人員敷衍了事，歸檔不全，尤其是重要文件如土地證、產(chǎn)權(quán)證、竣工圖等重要文件的不全，將對今后的基建管理工作造成被動。
3.4查閱明顯不方便:少數(shù)檔案人員對檔案的來龍去脈不甚了解，對收集到的資料不能及時進行整理分類，往往簡單裝訂，隨意放置，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，給檔案查閱利用帶來極大的不便。
4完善醫(yī)院基建檔案應(yīng)對之策
4.1強化施工方檔案責(zé)任:基建檔案材料形成的周期長、涉及面廣、專業(yè)技術(shù)性強，必須對施工單位實施的工程項目運作進行保證和約束，工程建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分承包，都應(yīng)按照《城建檔案歸檔條例》及《醫(yī)院檔案歸檔條例》的要求，負(fù)責(zé)整理好所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)一向醫(yī)院建設(shè)部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案?；ú块T要把住文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，為日后辦理建設(shè)項目竣工驗收、產(chǎn)權(quán)登記，以及建筑物維修、改造和擴建提供第一手資料。
4.2提高檔案管理部門科學(xué)化管理水平
4.2.1提高檔案人員綜合素質(zhì):從事基建檔案管理人員，除具備扎實的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還應(yīng)懂得基建方面的工作程序以及相關(guān)法規(guī)政策。醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件讓檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)，使之適應(yīng)崗位需要，適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要。
4.2.2增強基建部門的責(zé)任意識:醫(yī)院基建部門是進行基建規(guī)劃的執(zhí)行者，又是基建檔案材料的形成者，基建部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)基建檔案材料的收集歸檔工作。應(yīng)進一步明確基建檔案人員工作職責(zé)，強化基建檔案歸檔意識，嚴(yán)格考核；檔案管理部門要及時指導(dǎo)基建檔案材料的收集與歸檔，并經(jīng)常就基建檔案相關(guān)工作互動，通過職能部門共同努力確?；n案材料及時歸檔。
4.2.3做好“三個同步”:基建部門應(yīng)把基建檔案工作納人基建規(guī)劃、計劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個同步：下達工程計劃任務(wù)與基建檔案規(guī)劃同步進行；工程建設(shè)實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交整套合格竣工圖的驗收同步進行。對材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，都要及時進行查漏補缺。工程交工驗收時，必須要有醫(yī)院檔案部門參加驗收；如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門不能驗收，有關(guān)部門也不能辦理正式交工驗收手續(xù)。
4.3實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理:醫(yī)院基建檔案的管理工作，已進人從經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向逐步采用先進技術(shù)管理的階段。如果管理手段停滯不前，將不能有效保護及利用基建檔案為醫(yī)院服務(wù)，應(yīng)盡早參與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，適應(yīng)基建檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使基建檔案管理及利用更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
5小結(jié)
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，也是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院歷史記錄和今后改建、擴建工作的重要憑證和依據(jù)。強化基建檔案管理工作的連續(xù)性、真實性和完整性，不僅十分必要，而且十分迫切。
參考文獻