時(shí)間：2023-08-23 09:17:24
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一、著力觀察研究，分析中小學(xué)檔案管理存在的問題
近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
長(zhǎng)期以來，在中小學(xué)教育過程中還是認(rèn)識(shí)不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識(shí)也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級(jí)資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此做法也只是睜只眼閉只眼。
2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明
一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動(dòng)的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級(jí)下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。
3、檔案資料收集不完整，利用率較低
由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會(huì)效應(yīng)，對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無章，尤其對(duì)優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長(zhǎng)記錄或獲獎(jiǎng)資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動(dòng)，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。
二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺行動(dòng)，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。
2、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高管理技能，健全檔案管理制度
在個(gè)人信息法領(lǐng)域中，對(duì)人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個(gè)人信息的集合”[1]。法學(xué)界在現(xiàn)代隱私權(quán)的基礎(chǔ)上，建構(gòu)個(gè)人對(duì)其人事檔案的合法利益的救濟(jì)框架，完成該合法利益的權(quán)利化。按照侵權(quán)責(zé)任法的原理，對(duì)于作為人格權(quán)的隱私權(quán)的損害主要是給予精神損害賠償?shù)木葷?jì)，也不排除對(duì)經(jīng)濟(jì)損失的賠償。根據(jù)我國(guó)人事檔案制度的規(guī)定，本人是根本無法知悉檔案記載的內(nèi)容為何、檔案記載是否有錯(cuò)誤、被提供給何人查閱等。不少學(xué)者提出在人事檔案的管理中應(yīng)尊重個(gè)人信息自決權(quán)，給予當(dāng)事人請(qǐng)求復(fù)核、更正、刪除等權(quán)利[2]，即個(gè)人的知情與參與等權(quán)利[3]。
從個(gè)人信息保護(hù)的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護(hù)為基點(diǎn)的隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個(gè)人信息處理的不同階段進(jìn)行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護(hù)機(jī)制上，要求建立個(gè)人信息保護(hù)所要求的公共監(jiān)管機(jī)制[4]。在目前，我國(guó)隱私權(quán)保護(hù)法制無法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個(gè)人信息保護(hù)所需要的保護(hù)架構(gòu)。
筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項(xiàng)著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護(hù)原則、公開原則、個(gè)人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國(guó)司法實(shí)踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國(guó)司法實(shí)踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實(shí)證基礎(chǔ)。
二、經(jīng)驗(yàn)材料
在我國(guó)有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實(shí)踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個(gè)類型：
（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項(xiàng)不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒有記載，還包括記載錯(cuò)誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運(yùn)司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對(duì)1985年以前李某參加工作及調(diào)動(dòng)工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對(duì)其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補(bǔ)建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。
在“韓某與某公司財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對(duì)韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對(duì)1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對(duì)韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對(duì)韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請(qǐng)求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團(tuán)公司勞動(dòng)合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊(cè)也丟失，以致社會(huì)保障局無法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費(fèi)26年1個(gè)月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無法享受視同養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限滿25年由政府專項(xiàng)資金全額資助繳納過渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個(gè)案件判決的重要意義在于，對(duì)因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機(jī)構(gòu)（國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機(jī)關(guān)對(duì)行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實(shí)踐往往對(duì)前者持不具有可訴性的立場(chǎng)[9]，而對(duì)后者持具有可訴性的立場(chǎng)[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失，但在少數(shù)案件中對(duì)當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過錯(cuò)，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對(duì)其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對(duì)于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗(yàn)，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長(zhǎng)葛市歸僑僑眷聯(lián)合會(huì)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達(dá)到退休年齡時(shí)因檔案丟失而無法辦理，對(duì)此被告長(zhǎng)葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過錯(cuò)。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時(shí)辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對(duì)原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。
在“安陽市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點(diǎn)：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見的損失，故原審判決根據(jù)安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動(dòng)關(guān)系糾紛之訴的相互獨(dú)立性問題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動(dòng)關(guān)系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計(jì)算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時(shí)止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟(jì)上，對(duì)人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?jì)，但是并未言明是對(duì)物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對(duì)物質(zhì)損害而做出的，均未對(duì)檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟(jì)。
（三）人事檔案在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)未及時(shí)移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)合同終止后未能及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[16]中，法院進(jìn)一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動(dòng)關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實(shí)清楚，故原審法院依據(jù)勞動(dòng)合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)沒有給勞動(dòng)者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動(dòng)者損害賠償?shù)木葷?jì)，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動(dòng)關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時(shí)為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進(jìn)一步明確了勞動(dòng)者訴請(qǐng)用人單位及時(shí)移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動(dòng)合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時(shí)效的規(guī)定，即“由于原告該訴請(qǐng)系勞動(dòng)關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請(qǐng)求不適用訴訟時(shí)效期間的規(guī)定”。以此保護(hù)勞動(dòng)者對(duì)自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)者的勞動(dòng)合同中終止后，長(zhǎng)期不告知?jiǎng)趧?dòng)者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動(dòng)者）造成損害的情形。在司法實(shí)踐中，該類案件相對(duì)較為少見，而且也是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時(shí)辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項(xiàng)政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無不當(dāng)”。
在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對(duì)勞動(dòng)者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動(dòng)關(guān)系終止后的及時(shí)移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)及時(shí)履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時(shí)告知檔案去向的義務(wù)，以此保護(hù)勞動(dòng)者的權(quán)益。誠(chéng)為司法能動(dòng)主義的一大進(jìn)步。
三、對(duì)司法實(shí)踐的反思
與對(duì)人事檔案制度改革的思考
從對(duì)上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：
首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財(cái)產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。在司法實(shí)踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨(dú)立性問題。這一點(diǎn)主要是跟目前我國(guó)立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。
其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國(guó)有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機(jī)關(guān)普遍傾向于而且也實(shí)踐了對(duì)給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟(jì)的主張，而對(duì)前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟(jì)中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷?jì)方式，如繼續(xù)履行（及時(shí)移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補(bǔ)充建檔）等措施。這是因?yàn)樵谖覈?guó)司法實(shí)踐中，被司法機(jī)關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時(shí)轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟(jì)損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對(duì)人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益財(cái)產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點(diǎn)與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點(diǎn)大相徑庭。
最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會(huì)根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對(duì)資料內(nèi)容正確性原則、安全保護(hù)原則和個(gè)人參與原則等三大原則的違反。
從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對(duì)人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益的保護(hù)，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個(gè)人信息主體對(duì)其個(gè)人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個(gè)人信息自決權(quán)。從司法實(shí)踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟(jì)上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失的救濟(jì)，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟(jì)。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會(huì)中的人格:個(gè)人信息保護(hù)法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護(hù),北京:社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2009年第10期,第19頁.
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[關(guān)鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實(shí)體分類；比較；原因
【中圖分類號(hào)】 G272.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1007-4244（2013）11-241-1
分類是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和管理的一種基本方法，也是在進(jìn)行檔案管理時(shí)的基本方法。檔案的分類和其他文獻(xiàn)的分類相比，具有獨(dú)特的“二元主義現(xiàn)象”。在對(duì)一般的文獻(xiàn)進(jìn)行分類時(shí)，僅使用一種分類標(biāo)準(zhǔn)，形成一種分類體系，同時(shí)滿足文獻(xiàn)的實(shí)體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個(gè)檔案管理過程中，需要進(jìn)行兩次分類，這兩次分類在分類對(duì)象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實(shí)體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時(shí)存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類與檔案實(shí)體分類的比較
（一）檔案信息與檔案實(shí)體。檔案信息分類和檔案實(shí)體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對(duì)象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個(gè)新的載體來存在，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案實(shí)體是檔案的原始文件，主要是對(duì)檔案進(jìn)行原始記錄。檔案實(shí)體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價(jià)值就是滿足人們對(duì)檔案的各種使用需求，人們?cè)谑褂脵n案時(shí)，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實(shí)體對(duì)相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的使用價(jià)值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實(shí)體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案實(shí)體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實(shí)際情況和內(nèi)容界限直接認(rèn)定，按照檔案在其來源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個(gè)全宗，每個(gè)全宗又按照日期和形成檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的分類，形成一個(gè)完整的實(shí)體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯(lián)系，按照社會(huì)組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，人們可以按照職能活動(dòng)或事物的屬性來查找檔案。
（三）信息分類號(hào)與實(shí)體分類號(hào)。從信息分類和實(shí)體分類的目的及結(jié)果來說，檔案實(shí)體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個(gè)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的發(fā)展過程。新標(biāo)準(zhǔn)中檔號(hào)的組成包括全宗號(hào)、時(shí)間、保管時(shí)限和件號(hào)。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專業(yè)或職能活動(dòng)的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進(jìn)行分類號(hào)，展現(xiàn)每個(gè)信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號(hào)是由漢語拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點(diǎn)進(jìn)行查找。
（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開發(fā)和檔案實(shí)體管理。檔案的實(shí)體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，在檔案實(shí)體管理工作中進(jìn)行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實(shí)體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進(jìn)行。
二、檔案信息分類與檔案實(shí)體分類并存原因
形成檔案信息分類和檔案實(shí)體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻(xiàn)的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價(jià)值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認(rèn)識(shí)，所以文獻(xiàn)的分類需要適應(yīng)人們對(duì)文獻(xiàn)的需求特點(diǎn)。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行文獻(xiàn)的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻(xiàn)的內(nèi)容和特征進(jìn)行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機(jī)構(gòu)中，長(zhǎng)期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機(jī)關(guān)的歷史活動(dòng)內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實(shí)際價(jià)值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實(shí)際價(jià)值和獨(dú)特屬性，不利于檔案實(shí)體的實(shí)際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實(shí)體管理。另一方面，分類需要尊重和維護(hù)事物的本性。檔案是歷史社會(huì)活動(dòng)的記錄，能夠反映出縱向上時(shí)間的連續(xù)性和歷史性。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息分類是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行橫向分類，不能顯示人類社會(huì)或者歷史的縱向演變、發(fā)展過程。所以對(duì)檔案進(jìn)行分類管理時(shí)，除了要進(jìn)行檔案信息分類之外，還需要實(shí)體分類對(duì)檔案進(jìn)行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護(hù)某一組織或者個(gè)人職能活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過程，反映人類社會(huì)的歷史。
三、結(jié)束語
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻(xiàn)，使檔案的分類也和其它文獻(xiàn)有很大的不同。檔案信息分類和檔案實(shí)體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時(shí)存在，各盡其職，互補(bǔ)互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實(shí)踐中不斷地證明，也會(huì)在日后的檔案管理中，以其獨(dú)特性對(duì)檔案管理工作起到更加重要的作用。
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關(guān)鍵詞：城市；規(guī)劃?rùn)n案；整理與創(chuàng)新
從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類工作不僅是整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時(shí)，大類和屬類的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對(duì)分類工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：
1 關(guān)于分類層次的問題
在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設(shè)下位類而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對(duì)規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對(duì)C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國(guó)至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類。
2 關(guān)于信息分類和實(shí)體分類的問題
檔案整理工作中的分類實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類，其工作方式就是對(duì)具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實(shí)體分類其主要目的在于對(duì)于檔案的實(shí)體保管，所以說，這方面，實(shí)體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不
同于試題分類，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對(duì)隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類一般兩級(jí)便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸惖念惸吭绞窃敿?xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對(duì)檔案分類人員的素質(zhì)要求也會(huì)相應(yīng)的提高。
3 關(guān)于檔案的保管
從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進(jìn)行排架的，這對(duì)庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預(yù)留的問題。我們都知道，屬類設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)大大提升。要先解決這個(gè)問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無法準(zhǔn)確掌握庫房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類管理的過程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級(jí)檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個(gè)級(jí)別?？梢詫n案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡(jiǎn)化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對(duì)于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號(hào)的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡(jiǎn)練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃?rùn)n案的的類目并沒有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號(hào)的設(shè)置不會(huì)因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動(dòng)而變動(dòng)，它是相ξ榷ǖ模并且與建設(shè)部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識(shí)，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對(duì)立卷改革進(jìn)行深化，簡(jiǎn)化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。
可以說，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?？茖W(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。
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關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國(guó)家教委下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，到2008年國(guó)家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。
1 新時(shí)期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義
檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進(jìn)關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會(huì)影響到整個(gè)檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強(qiáng)制性的合規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”，促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進(jìn)高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識(shí)化進(jìn)程。另一方面，實(shí)施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個(gè)部門、每個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個(gè)部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。
2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑
高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。
2.1 高校檔案的收集階段
收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。
2.2 高校檔案的分類整理階段
檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類法。
2.3 高校檔案的保管階段
檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長(zhǎng)檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護(hù)，高校要指定專人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。
2.4 高校檔案的利用階段
“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣?、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。
總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.
[關(guān)鍵詞]全宗內(nèi)檔案 分類原則 分類標(biāo)準(zhǔn) 檔案 分類
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）09-0047-01
一、分類原則與分類標(biāo)準(zhǔn)
（一）全宗內(nèi)檔案分類原則
全宗內(nèi)檔案分類總的原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過程中所形成的特點(diǎn)和規(guī)律。通過實(shí)踐證明，在檔案管理過程中具體的分類原則可表現(xiàn)出以下幾點(diǎn)：
1.根據(jù)檔案管理過程中全宗的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，可以選擇適當(dāng)?shù)姆诸愒瓌t和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個(gè)分類系統(tǒng)具有客觀性，組成一個(gè)有機(jī)的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動(dòng)面貌。
2.根據(jù)檔案管理中分類體系的構(gòu)成和應(yīng)用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，子類外延之和正好等于母語外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應(yīng)明確。
3.分類層次簡(jiǎn)明，類目不宜過細(xì)、過多。一般來說，類目劃分到二級(jí)至三級(jí)，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類別時(shí)應(yīng)留有伸縮余地，以便隨實(shí)際需要增加或減少類別。
4.類目名稱應(yīng)含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時(shí)，對(duì)類目所指范圍和歸類方法應(yīng)有說明，以保證分類的一致性。
（二）全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)
全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式四種，每一標(biāo)準(zhǔn)下又有不同的分類方法。
1.按文件產(chǎn)生的時(shí)間分類。一是年度分類法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類。二是時(shí)期分類法：按立檔單位在發(fā)展過程中形成的不同時(shí)期（或不同階段）分類。如前、后、時(shí)期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設(shè)計(jì)、施工、竣工等不同階段進(jìn)行分類。
2.按文件的來源分類。一是組織機(jī)構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來往通信關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類。
3.按文件的內(nèi)容分類。一是問題分類法：按文件內(nèi)容所說明的問題（事由）分類。二是實(shí)物分類法：按文件內(nèi)容所涉及有實(shí)物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類，如湖北、湖南等。四是專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。
二、檔案管理過程中組織全宗內(nèi)檔案的分類研究
根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過程研究來看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機(jī)構(gòu)分類法和檔案管理問題分類法。
（一）年度分類法
所謂年度分類法是指在檔案管理中運(yùn)用的最廣泛的檔案實(shí)體分類法進(jìn)行管理，這是因?yàn)橐粋€(gè)立檔單位在一個(gè)年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進(jìn)行制訂計(jì)劃和進(jìn)行總結(jié)的研究，對(duì)其檔案可以按年度進(jìn)行分類，所以能夠看出這個(gè)單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護(hù)和再現(xiàn)立檔單位活動(dòng)和檔案形成的歷史過程。另外，這種分類方法同現(xiàn)行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進(jìn)行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。
1.文件上沒有標(biāo)注具體時(shí)間的，要想辦法考證分析出時(shí)間?？甲C方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標(biāo)記來判定檔案的準(zhǔn)確日期或大致日期。
2.專業(yè)部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等。這些專業(yè)部門的檔案應(yīng)分別按通用年度和專門年度分類，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類按專門年度進(jìn)行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進(jìn)行分類。同時(shí)，采取交叉設(shè)類的方法，如2007年度與2007-2008學(xué)年，2008年度與2008-200年，依次類推進(jìn)行交叉設(shè)類，類內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行整理。
（二）組織機(jī)構(gòu)分類法
一個(gè)單位的檔案是由各個(gè)組織機(jī)構(gòu)在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都承擔(dān)著一定的職能和任務(wù)，所形成的檔案一般都具有同類性質(zhì)和關(guān)聯(lián)性。按組織機(jī)構(gòu)分類一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機(jī)構(gòu)作為一級(jí)類目，必要時(shí)可分到第二層機(jī)構(gòu)，作為二級(jí)類目。機(jī)構(gòu)名稱即類名，各類的順序按規(guī)定的順序或習(xí)慣排列。涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案，在一個(gè)立檔單位內(nèi)應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)定，將之合理地分入相應(yīng)類別。
【關(guān)鍵詞】 測(cè)繪檔案 分類方法 思考與實(shí)踐
隨著科技的不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案從之前的傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作。
1 測(cè)繪檔案分類和歸檔工作
首先測(cè)繪活動(dòng)中存在一部分技術(shù)性較強(qiáng)的技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果圖、展點(diǎn)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)書和文件材料等測(cè)繪資料。這些資料涉及的專業(yè)比較廣，形成過程也比較的復(fù)雜，所記錄的介質(zhì)種類也比較的多?；谝陨咸攸c(diǎn)，如果忽略對(duì)測(cè)繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測(cè)繪資料的失真與不規(guī)范。對(duì)生產(chǎn)和管理活動(dòng)以及測(cè)繪科技方面的資料收集是測(cè)繪科技?xì)w檔的基礎(chǔ)，對(duì)測(cè)繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測(cè)繪資料歸檔之前，各個(gè)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，而且還要對(duì)檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員還要參加測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收，進(jìn)一步的了解項(xiàng)目的情況，明確檔案的歸類范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測(cè)繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收的要求。在進(jìn)行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時(shí)間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行歸檔。其次對(duì)于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、管理部門責(zé)任和有關(guān)資料在利用、保管、運(yùn)輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對(duì)于需要入館和上架的測(cè)繪資料，管理人員要及時(shí)的進(jìn)行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進(jìn)而方便今后的查找與上報(bào)。對(duì)于需要編入檔案信息庫的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對(duì)錄入設(shè)備有熟練的掌握，進(jìn)而做好軟件的分類歸檔并對(duì)比較重要的信息進(jìn)行備份保存。
2 內(nèi)容方面的分類
2.1 按照載體形式的不同進(jìn)行分類
測(cè)繪檔案主要包括全國(guó)性測(cè)繪檔案、地域性測(cè)繪檔案和專業(yè)性的測(cè)繪資料。地域性測(cè)繪檔案和全國(guó)性測(cè)繪檔案都是按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，進(jìn)行分級(jí)管理和歸口負(fù)責(zé)的制度，并且由各個(gè)專業(yè)部門按照規(guī)定對(duì)專業(yè)測(cè)繪資料進(jìn)行自行管理。我國(guó)對(duì)檔案的有關(guān)規(guī)定為測(cè)繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據(jù)。
2.2 根據(jù)載體的不同進(jìn)行分類
圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說明、卡片、測(cè)繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和編輯的測(cè)繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進(jìn)行保存。
2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類
根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測(cè)繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學(xué)科研檔案、測(cè)繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。
2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類
根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測(cè)繪檔案分為特業(yè)測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、基本測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料測(cè)繪檔案。另外，常用的測(cè)繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時(shí)間分類、區(qū)域分類、型號(hào)分類、外形分類和項(xiàng)目分類等。
3 加強(qiáng)測(cè)繪檔案分類管理的重要性
3.1 國(guó)土資源的基礎(chǔ)資料
目前，我國(guó)已經(jīng)大范圍的開展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測(cè)繪檔案則是不同時(shí)期土地資源開發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測(cè)繪檔案能夠使組織人員實(shí)地的進(jìn)行調(diào)繪，進(jìn)而準(zhǔn)確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。
3.2 測(cè)繪是經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)
科學(xué)的規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實(shí)情況的測(cè)繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)而達(dá)到合理、經(jīng)濟(jì)、事半功倍的效果。我國(guó)一些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目在選址、布局設(shè)計(jì)、線路選擇等方面都是以測(cè)繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)的。在對(duì)測(cè)繪檔案的充分利用上，科學(xué)合理的利用了地理優(yōu)勢(shì)。
3.3 能夠確保勘定界限的可靠性
我國(guó)決定用5年的時(shí)間來勘定各個(gè)省、市縣的界限，進(jìn)而確定各個(gè)行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測(cè)繪檔案，它對(duì)勘界的地圖有著詳細(xì)的記載，為界限的勘定提供了比較有價(jià)值的參考資料。
3.4 測(cè)繪檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載
測(cè)繪檔案是社會(huì)、歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，是不同地域進(jìn)行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對(duì)各地的歷史進(jìn)行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、歷史有著重要的作用。為了使測(cè)繪資料能夠更好的為社會(huì)服務(wù)，測(cè)繪生產(chǎn)單位在提交測(cè)繪資料之前要向上級(jí)上交測(cè)繪資料的目錄或者是副本，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一的管理，以防測(cè)繪檔案資料的丟失，確保測(cè)繪資料的安全可靠，使其具有實(shí)際的參考價(jià)值。
4 結(jié)語
測(cè)繪檔案管理部門要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案分類系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步的規(guī)范測(cè)繪檔案管理。測(cè)繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事和政治等多個(gè)方面，所以我們要使測(cè)繪檔案的分類與管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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1、編制要求
根據(jù)拉西瓦水電站工程建設(shè)情況，原《水電廠企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》（簡(jiǎn)稱6～9類）中的類目設(shè)置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準(zhǔn)確的反映工程科技活動(dòng)，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設(shè)置靈活、適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映本工程的性質(zhì)和特點(diǎn)?！睘榫幹埔?，對(duì)類目做了相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整。
2、編制過程及分類依據(jù)
2.1編制過程
為了使檔案分類大綱編制的具有科學(xué)性和完整性，達(dá)到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時(shí)能滿足水電廠在生產(chǎn)運(yùn)行中的檔案管理需要，編制工作從兩個(gè)方面入手，一是針對(duì)拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據(jù)科技檔案管理的原則，進(jìn)行了科技檔案分類大綱的編制工作。
2.2主要依據(jù)
根據(jù)黃河水電公司科技信息標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，使科技檔案更好地為工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及未來發(fā)展服務(wù)，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經(jīng)形成了統(tǒng)一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號(hào)結(jié)構(gòu)形式確定為“目錄號(hào)（代號(hào)）+分類號(hào)（一）+分類號(hào)（二）+案卷號(hào)”。
3、檔號(hào)組成說明
依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號(hào)由目錄號(hào)和分類號(hào)（一）、分類號(hào)（二）搭配與案卷號(hào)一并組成，各號(hào)之間用“―”分隔。
檔號(hào)結(jié)構(gòu)形式：4段16位，用0～9標(biāo)識(shí)。
目錄號(hào)（代號(hào)）+分類號(hào)（一）+分類號(hào)（二）+案卷號(hào)
既1021―0000-0000-0000
案卷號(hào)
分類號(hào)（二）
分類號(hào)（一）
目錄號(hào)（代號(hào)）
4、各大類檔案號(hào)形式
4.1 6大類：產(chǎn)品（生產(chǎn)）類
檔號(hào)為：1021+6大類+年度+案卷號(hào)
4.2 7大類：科學(xué)技術(shù)研究類
檔號(hào)為：1021+7大類+課題號(hào)+案卷號(hào)
4.3 8、9大類：8大類“基本建設(shè)類”，9大類“設(shè)備儀器類”
例如：8022施工圖（按合同標(biāo)段組卷）
檔號(hào)為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號(hào)（四位號(hào)均為案卷順序號(hào)）。
