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關(guān)鍵詞:會計(jì)檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進(jìn)的管理方法,對會計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計(jì)檔案的一些體會。本文提出外部會計(jì)檔案和內(nèi)部會計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。
一、會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計(jì)檔案。
5.會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計(jì)檔案的人員不懂得會計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計(jì)檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。
1.會計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會計(jì)資料越來越多。
(1)外部會計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。
財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺賬。
(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。
三、內(nèi)部會計(jì)檔案規(guī)范管理
1.會計(jì)檔案歸檔原則。
(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。
(3)會計(jì)檔案按外部會計(jì)檔案和內(nèi)部會計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。
(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計(jì)檔案資料。
(5)內(nèi)部會計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計(jì)工作的連續(xù)性和會計(jì)檔案的實(shí)用性。
3.會計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會計(jì)檔案,提高會計(jì)檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識,還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
會計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機(jī)構(gòu)實(shí)施各種監(jiān)督檢查和審計(jì)。不同的檢查和審計(jì)機(jī)構(gòu),需要提供相同的財(cái)務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計(jì)工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動(dòng),內(nèi)部會計(jì)檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動(dòng)成本。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國家財(cái)務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是指會計(jì)核算過程中產(chǎn)生和接收的會計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會計(jì)檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財(cái)務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中，要對所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財(cái)務(wù)會計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對會計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計(jì)檔案管理工作，并對會計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告處理以及會計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識到高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財(cái)務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理過程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒有對會計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來越多樣化。所以，會計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級。3.高校會計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會計(jì)檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來對會計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國的會計(jì)檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會計(jì)來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計(jì)來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計(jì)檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來看，部分高校財(cái)務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計(jì)檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會計(jì)檔案管理辦法來制定會計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計(jì)檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計(jì)檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計(jì)檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會計(jì)檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計(jì)檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎(jiǎng)懲制度來調(diào)動(dòng)會計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計(jì)檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計(jì)檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計(jì)檔案管理。在高校的會計(jì)檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對會計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計(jì)檔案管理的專職工作，會計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會計(jì)檔案管理人員要對相關(guān)的會計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計(jì)檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會計(jì)檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會計(jì)檔案管理工作，讓會計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。
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關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施
中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)重要的方面。本文介紹了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾個(gè)措施。
一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個(gè)重要方面。
2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集,一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中,財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計(jì)核算的專業(yè)材料,比如會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。
4.隨著高校財(cái)務(wù)會計(jì)電算化的普及,會計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員,在意識上普遍地對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。《會計(jì)法》規(guī)定,出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理。目前,高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個(gè)財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時(shí)其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。
3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室,有的財(cái)務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限,存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。
三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施
1.增強(qiáng)管理意識,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識,把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財(cái)務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個(gè)行政服務(wù)窗口,財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個(gè)公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個(gè)重要方面。
4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會計(jì)核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計(jì)人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財(cái)務(wù)部門的日常查賬工作,確保財(cái)務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動(dòng)的規(guī)范性。
5.加強(qiáng)會計(jì)電子檔案的管理。會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時(shí)升級,年終形成會計(jì)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時(shí)注明形成檔案的時(shí)間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個(gè)不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時(shí),保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé),會計(jì)檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識的同時(shí),注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會,多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面,在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。
參考文獻(xiàn):
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2.李建周.如何加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理[J].科技信息,2009(1)
會計(jì)檔案管理規(guī)定
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。
財(cái)政部會第4號《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
財(cái)政部會第5號《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》。
財(cái)政部財(cái)工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。
華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會計(jì)檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會計(jì)檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準(zhǔn)銷毀的會計(jì)檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。
2)會計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計(jì)帳簿。
3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其
他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時(shí)間
4.3.1本局每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計(jì)檔案保管清冊。
4.3.2當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計(jì)檔案移清冊時(shí)，應(yīng)列明移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會計(jì)檔案人員接收會計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會計(jì)檔案的管理
4.4.1會計(jì)檔案管理人員對已歸檔的會計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計(jì)檔案，按會計(jì)名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—
—會計(jì)名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計(jì)檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會計(jì)檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔
助帳、會計(jì)檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會計(jì)報(bào)表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計(jì)檔案，由局檔案館會同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會計(jì)檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計(jì)檔案時(shí)，會計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì) 檔案前，按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，須在會計(jì)檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得
銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，需在會計(jì)檔
案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
4.6會計(jì)檔案的利用
4.6.1編制會計(jì)檔案案卷目錄(含會計(jì)憑證目錄、會計(jì)帳簿目錄、會計(jì)報(bào)表目錄等)檢
索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計(jì)檔案的保管
4.7.1會計(jì)檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
高校應(yīng)建立以分管領(lǐng)導(dǎo)為核心的會計(jì)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，將會計(jì)檔案管理納入學(xué)校管理流程、納入各部門的日常工作；結(jié)合高校體制改革和事業(yè)崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計(jì)檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的職責(zé)范圍；依據(jù)《檔案法》的要求，建立健全適合本校實(shí)際的規(guī)章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計(jì)檔案除人員工資表、年度決算報(bào)表、會計(jì)檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前也要永久保存，其他會計(jì)檔案則要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷毀。在銷毀前必須由會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨(dú)裝訂存放，并作相應(yīng)記錄。然后將銷毀清冊報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門、財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應(yīng)按清冊所列內(nèi)容認(rèn)真核對和清點(diǎn)，防止出現(xiàn)誤銷。在銷毀時(shí)除檔案部門、財(cái)務(wù)部門外，還要有審計(jì)部門人員參加監(jiān)督，保證會計(jì)檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定會計(jì)檔案歸檔流程和規(guī)范，在會計(jì)檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質(zhì)量保證體系，并將會計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作為工作的重點(diǎn)。對會計(jì)檔案歸檔過程實(shí)施經(jīng)?；瘷z查。有一定規(guī)模的高校（可以設(shè)置檔案館的）財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立會計(jì)檔案人員協(xié)同財(cái)務(wù)總監(jiān)（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）監(jiān)督校、院二級管理的財(cái)務(wù)活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，嚴(yán)格規(guī)范會計(jì)檔案歸檔程序。會計(jì)檔案在歸檔前，應(yīng)改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計(jì)部門審計(jì)合格后才可移交給檔案部門。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)配專人進(jìn)行及時(shí)地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內(nèi)容填寫完整，加蓋印章。其次，會計(jì)賬簿歸檔時(shí)要在首頁內(nèi)填齊《賬簿啟用表》的內(nèi)容，按不同類別裝訂成冊；會計(jì)報(bào)表則按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷；工資發(fā)放花名冊要在工資發(fā)放完畢后及時(shí)整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、檔案部門應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)移交的會計(jì)檔案。
三、建立會計(jì)檔案信息公開機(jī)制
學(xué)校檔案部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門定期出具財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量報(bào)告，就會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具相關(guān)意見；對學(xué)校重大基建項(xiàng)目、科技專項(xiàng)等出具會計(jì)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見并在一定范圍公布；對會計(jì)檔案利用者的異議，檔案部門應(yīng)高度重視，逐件落實(shí)，通過相關(guān)的利用監(jiān)督機(jī)制，確保會計(jì)檔案信息不泄露。
四、加大監(jiān)管力度
檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)手，共同加大對會計(jì)檔案的監(jiān)管，將會計(jì)檔案規(guī)范化管理要求具體化，檔案部門、財(cái)務(wù)部門要與審計(jì)部門加強(qiáng)合作，在審計(jì)和專項(xiàng)檢查中進(jìn)行突擊檢查，同時(shí)發(fā)揮審計(jì)事務(wù)所等社會中介機(jī)構(gòu)的作用，依法加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)監(jiān)督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計(jì)檔案資料的違法行為要嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪的應(yīng)及時(shí)移交紀(jì)檢、公檢法等機(jī)關(guān)查處并依法追究刑事責(zé)任。
五、加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理
傳統(tǒng)會計(jì)的信息載體是紙介質(zhì)，對存儲在磁盤、光盤等磁介質(zhì)計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的電算化會計(jì)檔案，高校還應(yīng)制定專門的管理制度，推行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理制度，根據(jù)各自載體形態(tài)和保護(hù)要求分別整理保存。由于電算化會計(jì)檔案數(shù)據(jù)保存期長，易受到人為或自然破壞且難留痕跡的特點(diǎn)，因此，要建立電算化會計(jì)檔案收集制度，按時(shí)將計(jì)算機(jī)處理的會計(jì)信息進(jìn)行雙備份，脫離原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境，分別存放在不同的地點(diǎn)，以確保會計(jì)檔案資料的安全。另外，由于軟盤易受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素影響，應(yīng)采用光盤存放，并定期檢查、定期復(fù)制。所有備份的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數(shù)據(jù)信息的安全。年終要將全年的會計(jì)檔案信息整理歸檔并進(jìn)行編號，標(biāo)明日期、目錄、備份人員姓名等內(nèi)容。
。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、半年、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括全套會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,各類審計(jì)評估報(bào)告,財(cái)務(wù)情況說明書)、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計(jì)科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報(bào)及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料,工作移交清冊,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊等其他作為會計(jì)資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會計(jì)檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負(fù)責(zé)制定和完善會計(jì)檔案管理辦法,負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的裝訂、保管與安全,負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負(fù)責(zé)接口審計(jì)檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會計(jì)檔案整理及裝訂
1、會計(jì)憑證整理和裝訂
會計(jì)憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計(jì)憑證檔案(會計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計(jì)憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計(jì)憑證檔案(會計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。
(2)整理過程中需對憑證進(jìn)行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計(jì)憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計(jì)憑證混裝。
2、會計(jì)賬簿整理和裝訂
(1)財(cái)務(wù)部檔案管理人員對全省會計(jì)賬簿進(jìn)行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進(jìn)行裝訂,日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會計(jì)賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。
3、會計(jì)報(bào)表整理和裝訂
(1) 會計(jì)檔案管理人員從報(bào)表會計(jì)處接收已加蓋公章、法人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章的會計(jì)報(bào)表。會計(jì)檔案管理人員將報(bào)表按報(bào)表封面、會計(jì)報(bào)表編制說明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會計(jì)報(bào)表上附封面,并注明報(bào)表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計(jì)評估報(bào)告,會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等檔案整理
會計(jì)檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計(jì)檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計(jì)檔案需整理為和會計(jì)賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料;會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會計(jì)憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項(xiàng),同時(shí)電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計(jì)檔案保管
1、會計(jì)檔案保管時(shí)間規(guī)定
會計(jì)憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計(jì)檔案管理人員對年度終了后會計(jì)檔案進(jìn)行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。
2、會計(jì)檔案保管要求
(1)建立專門的紙質(zhì)會計(jì)檔案庫,作為紙質(zhì)會計(jì)檔案的存放地點(diǎn)。
(2)會計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。
(3)會計(jì)檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進(jìn)入檔案庫房嚴(yán)禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁使 用明火,嚴(yán)禁吸煙,除照明用電外,嚴(yán)禁使用與檔案保護(hù)無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時(shí)要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質(zhì)會計(jì)檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計(jì)檔案借閱
1、會計(jì)檔案借閱適用于在財(cái)務(wù)部保管的會計(jì)檔案。
2、會計(jì)憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時(shí)向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計(jì)檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時(shí)間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時(shí)間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計(jì)檔案在借閱人歸還后需及時(shí)放回原處同時(shí)在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項(xiàng)。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案室。
5、 公司內(nèi)部員工借閱會計(jì)報(bào)表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6、嚴(yán)禁借閱人員在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計(jì)檔案移交
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在年度終了后,由會計(jì)檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時(shí)編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點(diǎn)無誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。
（一）醫(yī)院電算化會計(jì)檔案的內(nèi)涵
會計(jì)電算化檔案主要指的由存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過計(jì)算機(jī)打印出來的書面文檔形式的財(cái)會數(shù)據(jù)，包括會計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計(jì)電算化檔案不僅包括儲存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財(cái)會檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計(jì)檔案同時(shí)囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計(jì)檔案不同的是，電算化會計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計(jì)背景下對相關(guān)財(cái)會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件操作技能。
二、醫(yī)院會計(jì)電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對會計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會計(jì)信息的生成和保存工作，同時(shí)財(cái)會工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對檔案和會計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財(cái)會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計(jì)算機(jī)和電算會計(jì)軟件操作水平。
（二）完善財(cái)會電子化的軟硬件設(shè)施
加大財(cái)會檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計(jì)檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會計(jì)電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計(jì)檔案采用不同的保密等級，普通會計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計(jì)檔案，都不得對檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對電算化會計(jì)檔案的銷毀工作要及時(shí)到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章?？傊?，電算化背景下醫(yī)院的會計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財(cái)會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識，通過技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
現(xiàn)實(shí)情況是財(cái)務(wù)管理部門沒有專職的檔案管理人員，學(xué)校檔案管理部門沒有專門的熟悉財(cái)會業(yè)務(wù)的檔案管理人員。作為學(xué)校檔案數(shù)量最大的部門，在會計(jì)管理機(jī)構(gòu)由于兼職人員僅做到一般性的收集整理工作，在學(xué)校檔案管理部門也僅僅起到保管的作用。沒有做到對檔案的合理開發(fā)利用。
二、加強(qiáng)學(xué)校會計(jì)檔案管理應(yīng)采取的對策
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)國家會計(jì)法律法規(guī)的要求，各學(xué)校必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。要使學(xué)校會計(jì)檔案規(guī)范化，必須將會計(jì)檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《會計(jì)檔案管理工作人員職責(zé)》、《會計(jì)檔案移交、銷毀制度》、《會計(jì)檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項(xiàng)工作程序。使會計(jì)檔案管理工作有章可循，促進(jìn)會計(jì)檔案工作規(guī)范化。
2.加強(qiáng)會計(jì)檔案人員上崗培訓(xùn)。建議進(jìn)一步明確會計(jì)檔案管理兼職人員。會計(jì)檔案管理人員既要有豐富的會計(jì)專業(yè)知識，又要有檔案管理專業(yè)知識。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員尤其是首次接觸會計(jì)檔案管理的人員培訓(xùn)工作，使他們認(rèn)識到檔案的價(jià)值，只有當(dāng)他們認(rèn)識到檔案管理有價(jià)值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學(xué)校決策者提供決策有用信息為主導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價(jià)值，從而強(qiáng)化對會計(jì)檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強(qiáng)日常會計(jì)資料收集，保證會計(jì)資料完整。除隨會計(jì)憑證裝訂保存的會計(jì)核算原始憑證外，還有大量的與會計(jì)核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部審計(jì)等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社保基數(shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級工資調(diào)整，年度預(yù)算追加等發(fā)生的會計(jì)資料。為保證會計(jì)資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他會計(jì)資料，為日后會計(jì)核算、查詢和檢查提供真實(shí)的原始依據(jù)。
4.加強(qiáng)財(cái)會部門與檔案管理部門的溝通。財(cái)會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國家有關(guān)會計(jì)法規(guī)對學(xué)校的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行考核，通過評優(yōu)爭先促進(jìn)學(xué)校會計(jì)檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。
5.強(qiáng)化對電子會計(jì)檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計(jì)檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)工作責(zé)任制，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，才能保證此項(xiàng)工作的落實(shí)。積極組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，通過提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會計(jì)檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。
6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會計(jì)檔案管理人員，對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。電子會計(jì)檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計(jì)學(xué)、管理學(xué)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，熟練使用相關(guān)的財(cái)務(wù)會計(jì)軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計(jì)職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。
7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會計(jì)檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計(jì)算機(jī)以及適配的軟件系統(tǒng)；會計(jì)信息的網(wǎng)上查詢、對賬等功能的實(shí)現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會計(jì)檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時(shí)升級。
8.按規(guī)定及時(shí)移交會計(jì)檔案?！稌?jì)法》規(guī)定，上一年度的會計(jì)檔案可由財(cái)務(wù)部門保存一年后再移交檔案室。會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門向檔案管理部門移交時(shí)，交接雙方按財(cái)務(wù)部門編制的移交清冊進(jìn)行清點(diǎn)核對，無誤后在移交清冊單據(jù)上簽字蓋章，各存一份備查。移交清冊保管期限為15年，會計(jì)檔案保管清冊為25年。
