時(shí)間：2023-07-17 09:48:59
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇國(guó)家檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)碼照片；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)
隨著數(shù)碼時(shí)代的到來(lái)，數(shù)碼相機(jī)得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲(chǔ)久等特點(diǎn)，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢(shì)，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國(guó)家尚未出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問(wèn)題已經(jīng)引起各級(jí)檔案管理部門(mén)的重視，一些省、市和單位出臺(tái)了在本地、本部門(mén)試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)等問(wèn)題，數(shù)碼照片管理從總體上來(lái)說(shuō)，仍處于一種無(wú)“法”可依、無(wú)“章”可循的狀況。筆者認(rèn)為，對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進(jìn)行修訂迫在眉睫，使該標(biāo)準(zhǔn)既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。建議對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進(jìn)行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。
二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。
三、在“3 術(shù)語(yǔ)和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件?！?/p>
四、由于數(shù)碼照片依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實(shí)性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目?jī)?nèi)容：“對(duì)存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，確保照片的原始性、真實(shí)性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬(wàn)像素以上；用掃描儀對(duì)紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過(guò)程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)掃描或制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片；對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的照片，歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿(mǎn)足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號(hào)的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號(hào)”應(yīng)采用以下格式：“全宗號(hào)―門(mén)類(lèi)―年度―保管期限代碼―冊(cè)號(hào)（盤(pán)號(hào)）―張?zhí)枴?。門(mén)類(lèi)是用來(lái)區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊(cè)號(hào)（盤(pán)號(hào)）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊(cè)或存儲(chǔ)數(shù)碼照片光盤(pán)的排列從“1”開(kāi)始的順序號(hào)。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲(chǔ)及說(shuō)明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門(mén)類(lèi)―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴瑥執(zhí)栍梦逦话⒗?/p>
數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補(bǔ)‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門(mén)類(lèi)，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)枴！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤(pán)作為保存載體，一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲(chǔ)在一張或多張光盤(pán)中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲(chǔ)在一張光盤(pán)中?？讨乒獗P(pán)時(shí)，應(yīng)選擇‘一次性寫(xiě)入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤(pán)背面應(yīng)注明全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)（類(lèi)目）、年度、盤(pán)號(hào)，格式為：‘全宗號(hào)―門(mén)類(lèi)―年度―保管期限―盤(pán)號(hào)’。書(shū)寫(xiě)時(shí)，應(yīng)使用光盤(pán)專(zhuān)用書(shū)寫(xiě)材料，不得直接在光盤(pán)上粘貼任何標(biāo)記。每張光盤(pán)的根目錄下應(yīng)有說(shuō)明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說(shuō)明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、盤(pán)號(hào)、全宗名稱(chēng)、形成時(shí)間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤(pán)內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過(guò)整理后的數(shù)碼照片。光盤(pán)封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書(shū)寫(xiě)材料填寫(xiě)上述說(shuō)明文件的內(nèi)容?！?/p>
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類(lèi)”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、光盤(pán)號(hào)、張?zhí)枴㈩}名、拍攝者、拍攝時(shí)間、備注?！?/p>
七、在“6 照片檔案的保管”中的“6.1 包裝物與裝具”，增加“光盤(pán)”條目：“存儲(chǔ)數(shù)碼照片的光盤(pán)應(yīng)放在堅(jiān)硬的光盤(pán)盒內(nèi)存放?！痹凇?.5 保管要求和措施”中，增加“光盤(pán)在光盤(pán)盒中應(yīng)豎立存放，避免擠壓，不得彎折，不得堆疊，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。光盤(pán)只有在使用時(shí)，才能將其從包裝物中取出，使用后及時(shí)放回。如果光盤(pán)有污漬，可用照相機(jī)鏡頭的綿紙或非常軟的刷子從中心向邊緣輕輕擦拭，也可用水或中性清潔劑如酒精沿著磁軌的中心循環(huán)向外清洗，不得使用玻璃清潔劑或溶劑擦拭。提供檔案借閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)盡量使用數(shù)碼照片。每隔四年，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片光盤(pán)轉(zhuǎn)存一次，原盤(pán)同時(shí)保留時(shí)間不少于四年”。
從國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施高度在統(tǒng)一框架中認(rèn)識(shí)記錄與檔案管理信息化
1993年9月，美國(guó)政府正式宣布實(shí)施 “國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡(jiǎn)稱(chēng)NII），也稱(chēng)為“信息高速公路”。之后，世界各國(guó)紛紛掀起了“國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”的建設(shè)熱潮，我國(guó)的相應(yīng)計(jì)劃稱(chēng)作“中國(guó)國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡(jiǎn)稱(chēng)CNII）。從信息的流動(dòng)和共享過(guò)程看，CNII的基本體系結(jié)構(gòu)包括：信息源、高速信息通道、信息用戶(hù)終端設(shè)備和計(jì)算機(jī)控制管理系統(tǒng)四部分。從信息生態(tài)環(huán)境角度考慮，作者認(rèn)為它由如下5個(gè)方面組成：（1）各類(lèi)信息的采集、傳輸、存儲(chǔ)、處理、服務(wù)等所需的各類(lèi)硬件設(shè)備及其它們互聯(lián)而成的網(wǎng)狀信息通信體系；（2）各類(lèi)基礎(chǔ)性信息資源及資源庫(kù)；（3）各類(lèi)基礎(chǔ)性應(yīng)用系統(tǒng)，包括安全保障體系；（4）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系；（5）人力資源和組織架構(gòu)，包括培訓(xùn)、教育和研發(fā)體系。如果僅僅把基礎(chǔ)性通信網(wǎng)絡(luò)體系作為國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施，則難免會(huì)導(dǎo)致國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏完善的動(dòng)力機(jī)制而僵化不前。國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施也是國(guó)家信息化戰(zhàn)略總體框架的基礎(chǔ)，所有專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息化工作在此基礎(chǔ)上展開(kāi)。從專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書(shū)管理、情報(bào)管理、交通、農(nóng)業(yè)、城市管理等各類(lèi)專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)信息化具有同等重要的地位，都屬于應(yīng)用層次的內(nèi)容。從整個(gè)社會(huì)運(yùn)動(dòng)的總體框架考慮，記錄與檔案管理對(duì)所有專(zhuān)業(yè)應(yīng)用具有基礎(chǔ)性支撐作用，是建立在國(guó)家信息通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施之上的基礎(chǔ)應(yīng)用支撐，應(yīng)該作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)建設(shè)。
我們知道，在人類(lèi)所有的社會(huì)活動(dòng)中，都要產(chǎn)生規(guī)模不等的記錄。從來(lái)源和規(guī)模來(lái)說(shuō)，檔案是記錄的一個(gè)子集。但記錄中的大部分在時(shí)過(guò)境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉(zhuǎn)化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯(lián)系。雖然二者運(yùn)動(dòng)軌跡和價(jià)值體現(xiàn)方式有所差異，但運(yùn)動(dòng)形態(tài)大致相同。從客觀性、系統(tǒng)性和繼承性角度考慮，應(yīng)該將二者置于統(tǒng)一的框架中來(lái)規(guī)劃和實(shí)施。
早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要處理公文流轉(zhuǎn)部分的記錄管理，而檔案管理系統(tǒng)則專(zhuān)門(mén)處理檔案的信息化管理問(wèn)題，很少有統(tǒng)一的公文檔案綜合管理系統(tǒng)。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問(wèn)題較為復(fù)雜，另一方面是由于根本就沒(méi)有將二者置于統(tǒng)一的框架中來(lái)規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其結(jié)果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現(xiàn)象。文檔一體化的問(wèn)題現(xiàn)在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒(méi)有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)認(rèn)識(shí)，可以從全局出發(fā)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時(shí)代的社會(huì)運(yùn)動(dòng)提供記錄管理基礎(chǔ)支撐。其優(yōu)勢(shì)在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進(jìn)社會(huì)信息化進(jìn)程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國(guó)家信息化戰(zhàn)略中的基礎(chǔ)支撐地位，為各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程保駕護(hù)航。
記錄分布于各行各業(yè)、各種活動(dòng)中，可謂無(wú)處不在，無(wú)時(shí)不生。一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的國(guó)家記錄與檔案信息管理總體架構(gòu)，對(duì)于整合各類(lèi)應(yīng)用系統(tǒng)大有裨益。構(gòu)建統(tǒng)一的記錄與檔案信息管理框架，可以對(duì)各類(lèi)信息資源按照作用和功能進(jìn)行有效的分類(lèi)。例如消遣類(lèi)的花邊新聞積極意義很小，很快就會(huì)被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識(shí)性、常識(shí)性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專(zhuān)利和具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的發(fā)明和創(chuàng)造性信息資源則要具備合理的使用規(guī)范約定；公文記錄屬于政務(wù)過(guò)程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準(zhǔn)確地流轉(zhuǎn)和處理；檔案則是所有信息資源中極具價(jià)值的東西，要進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)歸檔，以備查考?？偠灾?，全部社會(huì)活動(dòng)中的所有記錄，都按照其社會(huì)價(jià)值和功能進(jìn)行分類(lèi)，形成一個(gè)完整的記錄分類(lèi)體系。在此分類(lèi)體系的基礎(chǔ)上部署相應(yīng)的信息管理策略。這個(gè)策略構(gòu)成記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施具有系統(tǒng)分類(lèi)社會(huì)記錄信息資源的作用。
此外，我國(guó)政治體制以條塊分割、縱橫交錯(cuò)為特點(diǎn)，各部委縱向上管理相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，各省區(qū)地方政府又分別管理各自區(qū)域內(nèi)的相關(guān)事務(wù)。這種特征必然會(huì)在一定歷史時(shí)期形成信息煙囪、信息孤島現(xiàn)象。隨著信息化的不斷推進(jìn)，信息孤島和信息煙囪問(wèn)題日益嚴(yán)重，成為阻礙信息化進(jìn)程的重要因素。信息整合和共享是當(dāng)前信息化建設(shè)面臨的最大困難。從各類(lèi)信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)中抽取出共性要素，并以此為線索進(jìn)行信息整合和系統(tǒng)集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類(lèi)信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類(lèi)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。這些信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)具有極高的共享性和規(guī)范性，同時(shí)又為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供一致性的、基礎(chǔ)性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)分離開(kāi)，作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)重點(diǎn)建設(shè)。這樣既可以保證統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性；又可以節(jié)約投資，減少浪費(fèi)；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎(chǔ)性支撐。從宏觀規(guī)劃層面和系統(tǒng)設(shè)計(jì)角度看無(wú)疑也是科學(xué)合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設(shè)并列為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)規(guī)劃，是信息化進(jìn)程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，本身也需要安全保密基礎(chǔ)設(shè)施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進(jìn)行記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)一定要切實(shí)保證信息安全。
國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的內(nèi)容和組成
除了記錄和檔案內(nèi)容外，與之相關(guān)的一系列軟硬件設(shè)施，也是國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)內(nèi)容。我們知道，隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，一些曾經(jīng)風(fēng)靡一時(shí)的設(shè)備如留聲機(jī)、錄音機(jī)、電影放映機(jī)等相繼或正在地退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是更先進(jìn)的以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的新的電子設(shè)備。而這些設(shè)備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險(xiǎn)。這表明，記錄與檔案管理在硬件設(shè)備層面就存在極大的危險(xiǎn)。從軟件層面看，老的數(shù)據(jù)格式不能被新版軟件系統(tǒng)所支持、各種廠家所提供的數(shù)據(jù)格式和軟件系統(tǒng)互不兼容等問(wèn)題，使得肩負(fù)數(shù)據(jù)維護(hù)和管理重任的軟件系統(tǒng)也面臨不斷推陳出新所帶來(lái)的版本兼容問(wèn)題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問(wèn)題，是一個(gè)普遍的社會(huì)現(xiàn)象，不是一個(gè)單位、一個(gè)組織所獨(dú)有的困難。解決這樣的問(wèn)題需要從全社會(huì)角度、從國(guó)家信息化的總體體系架構(gòu)去尋找方案。而這正是國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的意義所在。
值得慶幸的是，目前出現(xiàn)許多諸如網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、移動(dòng)存儲(chǔ)等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設(shè)備博物館，有的在積極建設(shè)歷史軟件庫(kù)。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)、各機(jī)構(gòu)，不僅包括硬件設(shè)備問(wèn)題，也包括信息格式、信號(hào)制式和軟件版本問(wèn)題，內(nèi)容龐雜，協(xié)調(diào)難度極大，僅依賴(lài)個(gè)別單位、個(gè)別系統(tǒng)顯然難以奏效。只有從整個(gè)國(guó)家信息化總體框架著眼才能妥善解決。
從記錄與檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應(yīng)用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內(nèi)容與編目體系、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系和政策法規(guī)、相應(yīng)的人力資源與組織架構(gòu)等。其中組織架構(gòu)除傳統(tǒng)的檔案館、博物館、圖書(shū)館和各種文件中心、數(shù)據(jù)中心、設(shè)備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關(guān)的組織，如社團(tuán)組織、公益性記錄管理團(tuán)體等等。既要從一個(gè)完整的框架體系中去設(shè)計(jì)和構(gòu)建國(guó)家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，還要針對(duì)各個(gè)組成部分分別構(gòu)建相應(yīng)的法規(guī)體系和操作規(guī)程。這樣，我們就可以確保一個(gè)可靠的“國(guó)家記憶”機(jī)制。
國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施主要解決信息通訊問(wèn)題，為信息社會(huì)構(gòu)建信息高速公路。國(guó)家地理空間信息體系、國(guó)家信息安全保密體系、國(guó)家記錄與檔案信息管理體系是國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施之上基礎(chǔ)性信息應(yīng)用和管理體系。這三個(gè)信息管理體系是所有領(lǐng)域各類(lèi)業(yè)務(wù)信息化的基礎(chǔ)，因此要作為國(guó)家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)建設(shè)。記錄與檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施是國(guó)家的記憶功能所在，是中華民族進(jìn)入信息時(shí)代必須具備的記憶網(wǎng)絡(luò)支撐，應(yīng)該受到應(yīng)有的重視。?薈
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：國(guó)家機(jī)關(guān)；人事檔案管理制度；對(duì)策
當(dāng)前，我國(guó)人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程，在國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理工作中引發(fā)了一系列問(wèn)題，對(duì)國(guó)家人事工作的開(kāi)展也造成了一定影響。不久前石家莊團(tuán)市委副書(shū)記王亞麗檔案造假騙官案，當(dāng)事人檔案中多處造假，而多年來(lái)歷次升遷考核中竟然一直未沒(méi)被發(fā)現(xiàn)，這給我國(guó)干部人事檔案的管理工作敲響了警鐘。國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案的管理需要站到國(guó)家人事工作的全局上去考慮，必須對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，如若不然，干部的人事檔案就成了一種擺設(shè)，不僅無(wú)法起到知人用人的作用，反而會(huì)成為一些人利用的工具。本文對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題以及對(duì)策作一探討。
一、當(dāng)前國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問(wèn)題
近年來(lái)，隨著我國(guó)行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后[1]，盡管我國(guó)人事檔案管理也作出了一些調(diào)整，但是整體上仍在不斷的探索和調(diào)整之中，人事檔案管理仍存在不少問(wèn)題。
1.檔案工作人員責(zé)任意識(shí)和公民誠(chéng)實(shí)意識(shí)有待加強(qiáng)。人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠(chéng)信意識(shí)的培養(yǎng)。目前我國(guó)的檔案管理責(zé)任意識(shí)和誠(chéng)信環(huán)境并不樂(lè)觀。如一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假；而一些檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案鑒定工作把關(guān)不嚴(yán)。人事檔案的鑒定工作是國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理過(guò)程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真?zhèn)我约笆欠裢陚洌耘卸ㄆ浔４鎯r(jià)值。鑒定工作是保證人事檔案真實(shí)性的重要工作，同時(shí)也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作。由于人事檔案涉及干部人員的考核和升遷，一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假，甚至偽造文件，偽造印章。而一些人事檔案管理人員，由于把關(guān)不嚴(yán)或者是受利益的驅(qū)使，沒(méi)有嚴(yán)格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態(tài)度，也導(dǎo)致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利的影響[2]。
2.規(guī)章制度不健全。我國(guó)在人事檔案鑒定制度的設(shè)計(jì)上，也缺乏針對(duì)檔案造假制定出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，對(duì)人事檔案的科學(xué)性和公信力的保護(hù)力度不夠。在政府信息公開(kāi)的背景下，人事檔案開(kāi)放程度不高。在人事檔案的公開(kāi)上，我國(guó)沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴(yán)格保密的方式。一些人一輩子甚至都沒(méi)有見(jiàn)過(guò)自己人事檔案的內(nèi)容，對(duì)于里面寫(xiě)了什么，檔案里面對(duì)自己反映的情況是否正確屬實(shí)，個(gè)人失去了必要的知情權(quán)和發(fā)言權(quán)，這也對(duì)人事檔案的真實(shí)性造成了一定的矛盾[3]。
3.人事檔案的收集內(nèi)容不夠全面。人事檔案的收集決定著人事檔案內(nèi)容的全面性和廣泛性，也是做好對(duì)干部全面考察的基礎(chǔ)和前提。尤其是國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案，更是考察一個(gè)官員的重要依據(jù)。目前，我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)意義上干部人事檔案一般由個(gè)人履歷考核、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資晉升及出國(guó)其他材料組成。這是構(gòu)成人事檔案的基礎(chǔ)，然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，一些檔案也需要在內(nèi)容和形式上有所創(chuàng)新，而不能一直沿用過(guò)去的一套方式去收集。同時(shí)，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)出內(nèi)容單一、空洞，政治歷史材料多，業(yè)績(jī)材料少，老材料多、新材料補(bǔ)充不及時(shí)等老問(wèn)題。這些檔案內(nèi)容在干部的考核和升遷過(guò)程中很難以起到應(yīng)有的作用，既不能反應(yīng)他工作的現(xiàn)狀，也不能反應(yīng)出他的個(gè)人能力和素質(zhì)。檔案中缺乏一些具體的數(shù)據(jù)信息的支撐，多是一些官話(huà)、套話(huà)，難以對(duì)個(gè)人作出準(zhǔn)確客觀的定性。這也給一些真正在平時(shí)的工作中有能力的人造成了不利，即個(gè)人的綜合情況不能在檔案中反應(yīng)出來(lái)。
4.缺乏對(duì)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。檔案收藏的目的是為了滿(mǎn)足應(yīng)用的需求，而當(dāng)前我國(guó)陷入了一個(gè)誤區(qū)，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來(lái)的人事檔案材料，收藏起來(lái)了之。人事檔案的信息資源開(kāi)發(fā)，主要是發(fā)掘人事檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的信息資源，通過(guò)鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或者有特定價(jià)值的檔案信息資源。通過(guò)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，將一些人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，或者獨(dú)特技能以一種更加直觀的方式表現(xiàn)出來(lái)，不僅可以很好的體現(xiàn)出個(gè)人的綜合能力和素質(zhì)，也可以為國(guó)家機(jī)構(gòu)對(duì)于干部的考察和培養(yǎng)管理提供大量的現(xiàn)實(shí)的素材。
5.新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)理念的沖突明顯。當(dāng)前，許多國(guó)家開(kāi)發(fā)了人事檔案管理信息系統(tǒng)，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國(guó)由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，限制了新技術(shù)作用的發(fā)揮。開(kāi)發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)的目的，是對(duì)人事檔案進(jìn)行電子化的管理，節(jié)省人力物力資源。在這個(gè)過(guò)程中，很多單位僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過(guò)程中，管理人員依然在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式方法，這種新技術(shù)與傳統(tǒng)管理理念的沖突，不僅影響了新技術(shù)的作用的發(fā)揮，也對(duì)社會(huì)資源造成了浪費(fèi)。
二、國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理改革的對(duì)策
在發(fā)達(dá)國(guó)家的行政管理模式中，行政人員的人事檔案往往被當(dāng)作人事工作開(kāi)展的有力工具，在促進(jìn)人才的選拔和利用方面發(fā)揮著重要功能。我國(guó)政府機(jī)關(guān)人事檔案管理改革過(guò)程中，可借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家成功的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，從思想認(rèn)識(shí)、規(guī)章制度、信息化建設(shè)等層面上，采取相應(yīng)對(duì)策。
1.提高檔案工作者的思想覺(jué)悟和執(zhí)行力?！陡刹繖n案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強(qiáng)，作風(fēng)正，能夠遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守黨的秘密，同時(shí)具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔(dān)任。當(dāng)前，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案中出現(xiàn)的很多問(wèn)題與檔案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，缺乏思想覺(jué)悟有關(guān)。因此，在開(kāi)展國(guó)家機(jī)關(guān)人事檔案管理制度改革的同時(shí)，也要對(duì)人事檔案的工作人員進(jìn)行思想上的認(rèn)識(shí)教育和培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性。同時(shí)要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實(shí)性。國(guó)家公務(wù)員人事檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)產(chǎn)，也是國(guó)家選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的鑒別，消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象。
由于受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，個(gè)別人出于個(gè)人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實(shí)可靠性。因此，有必要對(duì)國(guó)家工作人員的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行一次嚴(yán)格認(rèn)真的鑒別，做到不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔，只有這樣才能維護(hù)人事檔案材料的完整、真實(shí)。針對(duì)近年來(lái)出現(xiàn)的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門(mén)要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)手段。對(duì)于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅(jiān)決杜絕這一現(xiàn)象。同時(shí)，要通過(guò)建立國(guó)家工作人員人事誠(chéng)信檔案，對(duì)于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實(shí)記錄下來(lái)，并且在人員的升遷和考核中，增加誠(chéng)信檔案的比重。
2.完善規(guī)章制度。針對(duì)我國(guó)人事檔案管理制度不健全的問(wèn)題，應(yīng)對(duì)人事檔案管理的三個(gè)基本環(huán)節(jié)，即鑒定、披露和查詢(xún)，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確違法應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。要加快對(duì)政府監(jiān)管制度的建設(shè)，修訂與現(xiàn)行人事檔案管理不適應(yīng)的法律法規(guī)。
適當(dāng)開(kāi)放與保護(hù)個(gè)人隱私相結(jié)合。檔案管理的本質(zhì)作用在于利用，如不積極加以利用，就失去其存在的意義與作用。而要對(duì)人事檔案進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案信息內(nèi)容的公開(kāi)是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個(gè)人隱私性質(zhì)的內(nèi)容，如健康狀況、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)收入狀況、職業(yè)經(jīng)歷等不適宜對(duì)社會(huì)公開(kāi)的內(nèi)容。這就要求檔案公開(kāi)要適度，保護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害。
國(guó)外在這方面嚴(yán)格遵守保持公民知情權(quán)與隱私權(quán)有機(jī)結(jié)合的思想，一方面遵照信息自由法的規(guī)定，積極提倡保障個(gè)人的知情權(quán)，對(duì)人事檔案采取了依申請(qǐng)公開(kāi)的方式，只要是在法律許可的范圍內(nèi)，人事檔案必須向符臺(tái)條件的利用者開(kāi)放；另一方面，他們又嚴(yán)格遵守隱私法的規(guī)定，人事檔案的提供利用必須以尊重個(gè)人的隱私權(quán)為前提，不能開(kāi)放的內(nèi)容將堅(jiān)決受到保護(hù)。如美國(guó)所有的人事檔案只對(duì)本人或經(jīng)過(guò)本人授權(quán)的他人開(kāi)放，每個(gè)員工都可以上網(wǎng)查詢(xún)自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等，如果要查閱更隱私的信息，如工作申請(qǐng)、獎(jiǎng)懲情況則要去單位的人事檔案室查詢(xún)。在美國(guó)，未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人看他的檔案是違法的，對(duì)執(zhí)法部門(mén)也不例外。此外，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結(jié)果，如本人對(duì)鑒定結(jié)果不滿(mǎn)，可向更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，以取得公正的評(píng)語(yǔ)，從而保證人事檔案的科學(xué)性[4]。
強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對(duì)于檔案工作者出現(xiàn)的失誤，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)連帶責(zé)任，只有通過(guò)制度上的完善和工作人員素質(zhì)的提高，才能最終提高我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)人事檔案管理的質(zhì)量。
3.加快國(guó)家公務(wù)員人事檔案信息化建設(shè)。人事檔案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事檔案信息資源。在美國(guó)，公民個(gè)人檔案已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。在公民的網(wǎng)絡(luò)檔案中包含著公民的學(xué)校學(xué)習(xí)、工作的個(gè)人基本信息，以及個(gè)人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內(nèi)容。并且通過(guò)類(lèi)似于身份證號(hào)碼的社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼可以對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行查詢(xún)，比如司法部門(mén)可以通過(guò)這個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼調(diào)查每個(gè)人的司法記錄，公民個(gè)人也可以通過(guò)特定的密碼在網(wǎng)上進(jìn)行查閱[5]。
當(dāng)前，隨著我國(guó)國(guó)家公務(wù)員隊(duì)伍的擴(kuò)大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以借鑒美國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，積極的開(kāi)發(fā)國(guó)家公務(wù)員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內(nèi)容。通過(guò)國(guó)家公務(wù)員人事案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行公務(wù)員人事信息的查詢(xún)、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，并且將個(gè)人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現(xiàn)出來(lái)，在組織人事部門(mén)選拔考察干部時(shí)可以以更加的明確和對(duì)比的方式呈現(xiàn)每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)。另一方面，可以開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。通過(guò)大型掃描儀將個(gè)人的簡(jiǎn)歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容都進(jìn)行掃描，建立一個(gè)國(guó)家公務(wù)員系統(tǒng)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部人事檔案的電子化管理，還可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)單位之間以及上級(jí)主管部門(mén)對(duì)全國(guó)公務(wù)員人事檔案信息資源的共享。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】國(guó)土檔案管理；管理制度；管理人員；信息技術(shù)
前言：近年來(lái)，隨著土地開(kāi)發(fā)和利用率的提高以及城市化進(jìn)程的加快，加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理工作就顯得非常重要了。在這種背景下，我們更要針對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的對(duì)策，促進(jìn)國(guó)土資源檔案管理。
1 國(guó)土資源檔案管理的意義
（1）征地和處理糾紛的依據(jù)。對(duì)建設(shè)用地開(kāi)展管理活動(dòng)時(shí)，不管是征用土地、個(gè)人申請(qǐng)建房、還是土地登記等工作所形成的建房登記，都將這些內(nèi)容詳細(xì)記錄到檔案當(dāng)中，從而確認(rèn)使用權(quán)和所有權(quán)。這些資料是使用土地，維護(hù)使用者合法權(quán)益的憑證，有利于妥善解決糾紛，避免出現(xiàn)違法占地情況，維護(hù)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。
（2）進(jìn)行土地科學(xué)規(guī)劃利用的基礎(chǔ)。國(guó)土檔案也是十分重要的技術(shù)資源，新時(shí)期在對(duì)土地資源進(jìn)行研究、規(guī)劃、利用的過(guò)程中，也離不開(kāi)以此為依據(jù)。只有這樣，才能對(duì)土地資源的規(guī)劃、利用進(jìn)行綜合全面考慮，促進(jìn)土地資源利用水平提高。
2 國(guó)土資源檔案管理的不足
（1）管理制度不健全。管理規(guī)章制度不完善導(dǎo)致日常管理工作缺乏相應(yīng)的制度依據(jù)，難以有效規(guī)范檔案管理的日常工作。沒(méi)有建立相應(yīng)的管理責(zé)任制，對(duì)相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限不明確，實(shí)際工作中存在推諉現(xiàn)象，影響檔案管理工作效率。還有一些單位開(kāi)展國(guó)土檔案管理工作時(shí)，存在不規(guī)范現(xiàn)象，對(duì)檔案資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔、編號(hào)、分類(lèi)，檔案存在任意堆放現(xiàn)象，制約管理水平提高。
（2）管理人員素質(zhì)不高。忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，一些工作人員年齡大，工作方式陳舊，缺乏創(chuàng)新思維與創(chuàng)新能力。進(jìn)行國(guó)土檔案管理時(shí)，仍然沿用傳統(tǒng)管理方式，責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有嚴(yán)格遵守規(guī)章制度開(kāi)展國(guó)土檔案管理。另外對(duì)管理人員的管理及培訓(xùn)工作不足，影響他們綜合技能提升，對(duì)開(kāi)展檔案管理也帶來(lái)不利影響。
（3）現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不夠。管理人員的信息化和數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)，忽視充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展國(guó)土檔案管理的重要性。檔案的數(shù)字化、信息化水平不足，影響管理水平提高。
3 國(guó)土資源檔案管理的對(duì)策
（1）完善國(guó)土檔案管理制度。根據(jù)實(shí)際工作需要，建立完善的國(guó)土檔案管理制度，推動(dòng)管理工作的制度化和規(guī)范化，促進(jìn)管理水平提高。建立完善的管理責(zé)任制，明確工作人員崗位職責(zé)，將具體責(zé)任細(xì)化至每個(gè)工作人員，讓他們嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范要求，有效開(kāi)展國(guó)土檔案日常管理工作。完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，更好發(fā)揮對(duì)工作人員的激勵(lì)作用，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，對(duì)檔案管理工作做得不足的個(gè)人應(yīng)采取懲罰措施。建立國(guó)土檔案管理的安全管理和安全巡視制度，將安全責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，定期對(duì)檔案進(jìn)行安全巡視和檢查。完善應(yīng)急預(yù)案，做好消防設(shè)備等各項(xiàng)設(shè)施的配置工作，針對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、地震等地質(zhì)災(zāi)害，制定完善的應(yīng)急預(yù)案。并做好應(yīng)急處理工作，以盡量減少甚至避免這些災(zāi)害所帶來(lái)的損失。
（2）提高國(guó)土檔案管理人員素質(zhì)。重視管理隊(duì)伍建設(shè)工作，引進(jìn)和吸收專(zhuān)業(yè)技能高，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員參與國(guó)土檔案管理工作，為提高檔案管理水平準(zhǔn)備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)工作，通過(guò)理論學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)授課、講座、進(jìn)修、交流學(xué)習(xí)等形式，促進(jìn)他們綜合技能提升。檔案管理人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展管理工作，嚴(yán)格遵循管理流程和管理制度，處理日常管理各項(xiàng)工作，提高國(guó)土檔案管理工作水平。
（3）重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。推動(dòng)國(guó)土檔案管理的信息化、數(shù)字化進(jìn)程，將檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，將紙質(zhì)的檔案文字、圖片資料，視頻、音頻等轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的新型檔案資料。這樣既能減少存儲(chǔ)空間，還能夠提高檔案存儲(chǔ)年份，保障檔案信息安全。要加快推進(jìn)國(guó)土檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵(lì)管理部門(mén)采用電子化檔案存儲(chǔ)形式，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，從而提高檔案存儲(chǔ)和利用效率。
（4）加大相應(yīng)的資金投入。主要是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，加大資金投入。例如購(gòu)置微機(jī)、掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、防盜監(jiān)控設(shè)備等。建立優(yōu)質(zhì)的庫(kù)房和借閱場(chǎng)所，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為更好開(kāi)展檔案管理創(chuàng)造良好條件。另外還要適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，推動(dòng)績(jī)效考核，完善獎(jiǎng)懲制度。以激發(fā)他們的工作熱情，讓他們?yōu)閲?guó)土檔案管理做出更大貢獻(xiàn)。
（5）提高開(kāi)發(fā)利用效率和服務(wù)質(zhì)量。在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，也要重視對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用，讓檔案更好為國(guó)土管理部門(mén)、為公共決策服務(wù)。要增強(qiáng)共享意識(shí)，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，了解和掌握社會(huì)對(duì)國(guó)土檔案資料的需要，把握市場(chǎng)需求信息，拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國(guó)土檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。管理人員要提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)資料的查閱速度，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量提高。
4 加強(qiáng)國(guó)土資源數(shù)字化發(fā)展的管理
開(kāi)展國(guó)土資源的數(shù)字化管理，我們首先考慮到的就是推進(jìn)國(guó)土資源按數(shù)字化管理的硬件設(shè)施。比如開(kāi)展檔案數(shù)字化管理必須用到的電腦，掃面議以及圖像處理技術(shù)，我們中國(guó)有句古話(huà)“大軍未動(dòng)，糧草先行”，我們所說(shuō)的電腦，掃面議以及圖像處理技術(shù)就是開(kāi)展國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的糧草，只有具備了這些硬件，我們才能真正的開(kāi)展檔案管理的數(shù)字化。
（1）組建一支具有數(shù)字化管理意識(shí)的國(guó)土資源檔案管理團(tuán)隊(duì)。剛剛我們說(shuō)到的購(gòu)買(mǎi)電腦，掃面議以及圖片處理技術(shù)屬于檔案數(shù)字化管理的硬件，那么一支高效的有數(shù)字化管理意識(shí)的團(tuán)隊(duì)就是軟件。結(jié)合現(xiàn)在國(guó)家土地管理資源局的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在就職的人員一般沒(méi)有較強(qiáng)的數(shù)字化管理意識(shí)，他們一般是建國(guó)之后的第二批國(guó)企工作人員，他們現(xiàn)在還是比較適應(yīng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，但是如果要開(kāi)展檔案管理的數(shù)字化就必須將這場(chǎng)變革進(jìn)行的徹底有效，所以，國(guó)家就應(yīng)該著力培養(yǎng)一批具有數(shù)字化管理意識(shí)的高效工作團(tuán)隊(duì)。
組建這支工作團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該從幾個(gè)方面著手：①對(duì)于新招聘的人員要提高門(mén)檻，因?yàn)槲疫^(guò)每年有大批的應(yīng)屆畢業(yè)生，其中也不乏有很多具有高精尖技術(shù)的科技人才，檔案局應(yīng)該著手引進(jìn)這樣一批人才，并進(jìn)行系統(tǒng)的培養(yǎng)，使其能夠很快的適應(yīng)檔案局的工作；②對(duì)原單位的工作人員進(jìn)行大力的培養(yǎng)，鑒于現(xiàn)單位的工作人員的特殊性，培訓(xùn)的首要工作就是要轉(zhuǎn)變員工的思想，培養(yǎng)員工的數(shù)字化管理理念，轉(zhuǎn)變工作觀念，普及高新技術(shù)的應(yīng)用。
（2）加速檔案管理的數(shù)字化管理步伐，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)。
開(kāi)展國(guó)土資源的檔案管理首先要做的就是對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，這一項(xiàng)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，是一項(xiàng)持久的工作。然后通過(guò)電腦、掃描儀等設(shè)施進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。
在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的時(shí)候，要根據(jù)年限，分類(lèi)號(hào)，檔案號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)的研究和分類(lèi)，保證檔案分類(lèi)的有序性，另外在檔案整理的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)檔案的可用性進(jìn)行整理，針對(duì)已經(jīng)丟失的檔案要想辦法彌補(bǔ)。從而有效的保證國(guó)土資源檔案的完整性。
（3）加快國(guó)土資源檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
國(guó)土資源檔案管理既然要進(jìn)行數(shù)字化管理的更新變革，我們不得不提的就是國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，只有將這種工作盡力標(biāo)準(zhǔn)化的流程，我們才能保證檔案的數(shù)字化歸檔的有序性以及完整性。因?yàn)閲?guó)土資源檔案的管理涉及到的不僅僅是單一部門(mén)的工作，而是需要多個(gè)部門(mén)的團(tuán)結(jié)合作，通過(guò)國(guó)土資源檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，我們就可以有效的協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的工作，保證部門(mén)之間工作的協(xié)調(diào)性。另外在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中要嚴(yán)格要求，因?yàn)闄n案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，所以操作人員要嚴(yán)格的對(duì)待每一組數(shù)字。
5 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在新時(shí)代背景下，國(guó)土資源肯定會(huì)得到充分利用。國(guó)土資源檔案管理工作也會(huì)隨著國(guó)土資源使用量的增加而有所增加，我們只有很好地完成檔案管理工作，才能為社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案管理社會(huì)
一、提高認(rèn)識(shí)，是搞好檔案利用工作的前提
1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理是國(guó)土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證1。檔案服務(wù)行為必須堅(jiān)持為民，作為社會(huì)主義制度下的檔案部門(mén)必須堅(jiān)持為人民服務(wù)，樹(shù)立“用戶(hù)至上”的觀念，要對(duì)利用者負(fù)責(zé)到底，急利用者所急，想利用者所想。為社會(huì)提供盡可能多的有價(jià)值的信息資料。要有主人翁精神，要有明確的服務(wù)方向和強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)行為必須文明，要有準(zhǔn)確、親切、友好的服務(wù)用語(yǔ)，要有熱情、謙遜、耐心的服務(wù)態(tài)度。
2、轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法
過(guò)去檔案采取半封閉式的管理方式，使社會(huì)上很大一部分人對(duì)檔案的社會(huì)性和內(nèi)容不甚了解，不知道檔案中包含著他們需要的珍貴的資料，敬而遠(yuǎn)之，這些看法在一定程度上影響了檔案的利用。隨著近年來(lái)人們對(duì)檔案工作的逐步認(rèn)識(shí)，查詢(xún)檔案的人員越來(lái)越多，檔案的作用是難以替代的，已成為人們的共識(shí)。
二、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是搞好檔案利用工作的關(guān)鍵
1、按照我省土地檔案管理目標(biāo)認(rèn)定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)2。在國(guó)土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化、檔案的整理要系統(tǒng)化、檔案的保護(hù)要科學(xué)化、檔案的管理要現(xiàn)代化。另一方面要積極探索對(duì)電子檔案管理的新辦法，加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門(mén)類(lèi)、載體齊全完整，以擺脫我們目前還在靠手工操作查找文檔的局面，擁有豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能更好的提供利用。
2、完善檔案檢索工具。能否快速準(zhǔn)確的提供國(guó)土資源檔案檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決有無(wú)完善的檢索工具3。編研各種檢索工具并熟練掌握，使檢索速度和查準(zhǔn)率不斷提高，為查詢(xún)者提供快捷的服務(wù)。
三、提高檔案管理水平，是做好檔案利用的途徑
1、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類(lèi)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢(shì)。這對(duì)檔案服務(wù)具有重要意義。國(guó)土資源檔案管理現(xiàn)代化將極大的提高檢索速度和檢索“兩率”，還可以減少檔案原件的使用，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命。我們要有計(jì)劃、有步驟的逐步實(shí)現(xiàn)公開(kāi)文件計(jì)算機(jī)查詢(xún)和網(wǎng)上查詢(xún)，同時(shí)，加強(qiáng)區(qū)域公開(kāi)文件信息共享建設(shè)，構(gòu)建共享信息網(wǎng)絡(luò)。
2、 加強(qiáng)國(guó)土資源檔案人員的學(xué)習(xí)
檔案管理人員要適應(yīng)新時(shí)代的要求，跟上發(fā)展的步伐，客觀上對(duì)國(guó)土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，我們從事國(guó)土檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到國(guó)土檔案整理規(guī)范化的要求，我局檔案管理人員進(jìn)行了正規(guī)的培訓(xùn)，講解了國(guó)土檔案工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國(guó)土檔案管理要求，我們的培訓(xùn)也對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化作了詳細(xì)的講解。使大家在工作上有的放矢，為以后的工作注意積累資料4。此次培訓(xùn)為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有―個(gè)切實(shí)的保障。
3、 加強(qiáng)管理，健全制度，確保國(guó)土資源檔案的安全
要加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理工作，關(guān)鍵是要有切實(shí)可行的規(guī)章制度，用制度管人、管事。各級(jí)國(guó)土資源檔案管理部門(mén)都應(yīng)該建立健全檔案歸檔、保管、保密、利用等各項(xiàng)制度，使各項(xiàng)工作有章可循。但光有制度不實(shí)施也不行，制定出來(lái)的制度如果不加以實(shí)施，那就是一紙空文。因此必須采取措施，使制定出來(lái)的制度能夠得到實(shí)施，使各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。
首先要完善并落實(shí)檔案的歸檔制度，使屬于歸檔范圍的各種國(guó)土資源文件材料都能按規(guī)定及時(shí)向檔案部門(mén)移交，確保國(guó)土資源檔案的系統(tǒng)、完整；其次要落實(shí)檔案管理人員的崗位責(zé)任制。各類(lèi)測(cè)繪成果材料、地理信息數(shù)據(jù)和地質(zhì)礦產(chǎn)檔案材料的接收、整理、歸檔、保管、分發(fā)以及圖紙材料的提供利用和跟蹤管理應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)；然后要嚴(yán)格檔案的借閱審批制度。國(guó)土資源檔案相當(dāng)部分列為機(jī)密、秘密級(jí)檔案，不能對(duì)外公開(kāi)使用。凡是帶密級(jí)的文件材料，都要嚴(yán)格按照國(guó)家、省和主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。檔案對(duì)外提供服務(wù)必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，對(duì)違反保密制度造成泄密的，要根據(jù)情節(jié)輕重按有關(guān)法規(guī)和制度規(guī)定，追究當(dāng)事人的責(zé)任；最后，加強(qiáng)檔案的安全保管，對(duì)重要圖件和數(shù)據(jù)材料作好備份，并與原始圖件材料分開(kāi)保管，有條件的應(yīng)實(shí)行異地備份制度，保證萬(wàn)無(wú)一失5。
參考文獻(xiàn)：
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[3]萬(wàn)麗等，2009，談如何提高國(guó)土資源檔案管理與利用，《黑龍江科技信息》，黑龍江。
一、檔案價(jià)值鑒定在檔案管理過(guò)程中的意義
美國(guó)的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過(guò)這樣一個(gè)觀點(diǎn)，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點(diǎn)，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中檔案價(jià)值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來(lái)講，檔案是對(duì)各種信息的原始記錄，是人類(lèi)寶貴的文化財(cái)富。不過(guò)實(shí)際上并不是每一份檔案都具有重要的價(jià)值，每一份文件的價(jià)值都是不盡相同的，文件的價(jià)值也不是一成不變的，可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變其所包含的價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的工作就是對(duì)每一份檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行甄別。
檔案價(jià)值的鑒定將會(huì)直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價(jià)值鑒定判定檔案已經(jīng)沒(méi)有保存價(jià)值的時(shí)候，檔案就會(huì)被銷(xiāo)毀。所以在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候需要慎重。通過(guò)檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價(jià)值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會(huì)導(dǎo)致庫(kù)房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費(fèi)不足等一系列的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，有利于檔案庫(kù)房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價(jià)值鑒定存在的問(wèn)題
雖然從客觀上講，我國(guó)的檔案鑒定工作受到國(guó)家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國(guó)檔案管理工作中檔案價(jià)值鑒定存在著許多的問(wèn)題。
（一）檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂
在我國(guó)幾乎是沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對(duì)于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒(méi)有明確的定義，只是對(duì)于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會(huì)導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問(wèn)題和一些失誤，最終文件的價(jià)值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆；有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn)；也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。
（二）檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)急需改善
我國(guó)的檔案工作隊(duì)伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價(jià)值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價(jià)值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到有效的判定，從而對(duì)檔案管理的后期工作形成障礙。此外對(duì)于現(xiàn)有的檔案價(jià)值鑒定人員也存在著各種各樣的問(wèn)題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：（1）檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)法有效的開(kāi)展；（2）檔案價(jià)值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到，不具備可操作性，這也帶來(lái)了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，對(duì)相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
（三）檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿(mǎn)意
隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的變化，檔案的價(jià)值也會(huì)進(jìn)行改變。在這一系列的變化中，檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)也會(huì)進(jìn)行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對(duì)檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價(jià)值鑒定工作缺乏重點(diǎn)，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿(mǎn)意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價(jià)值鑒定工作不到位。
三、加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的措施
有問(wèn)題不可怕，可怕的是知道問(wèn)題卻不知道進(jìn)行改正。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作也是如此。為此，針對(duì)上述問(wèn)題，個(gè)人提出以下幾個(gè)改善當(dāng)前檔案價(jià)值鑒定工作的意見(jiàn)。
（一）加強(qiáng)理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來(lái)進(jìn)行支持。對(duì)于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個(gè)完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專(zhuān)人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國(guó)內(nèi)的檔案價(jià)值鑒定還沒(méi)有形成一個(gè)完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國(guó)外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國(guó)特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實(shí)際，應(yīng)從實(shí)際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實(shí)際相結(jié)合，最終得到一個(gè)比較完整的體系。
（二）完善檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專(zhuān)門(mén)的檔案價(jià)值鑒定人才，然后是各級(jí)檔案局、館根據(jù)實(shí)際情況建立起專(zhuān)門(mén)的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門(mén)制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類(lèi)檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢(xún)。
（三）提高檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量
而我國(guó)綜合檔案館絕大多數(shù)是在“保管”理念下建造的，工作重心聚焦在收集和保管政府部門(mén)產(chǎn)生的檔案，主要是文書(shū)檔案，對(duì)外提供查檔服務(wù)僅是其整體工作的一部分，而且主要是滿(mǎn)足政府和社會(huì)的剛性查檔需求。在這樣一種功能定位和工作理念下，辦公用房和保管庫(kù)房占據(jù)了綜合檔案館建筑的絕大部分面積，而查檔或利用服務(wù)中心因利用者人數(shù)有限，僅占據(jù)了整個(gè)建筑很少一部分面積，而且主要是提供基本的查檔和閱檔環(huán)境。顯然，綜合檔案館現(xiàn)有的服務(wù)條件很難達(dá)到面向整個(gè)社會(huì)提供文化服務(wù)的目標(biāo)，為了解決這個(gè)基本問(wèn)題，部分省市率先提出規(guī)劃建設(shè)新型綜合檔案館，如廣東省檔案館和上海市檔案館。
這些新建的綜合檔案館是如何來(lái)構(gòu)建自己的檔案利用服務(wù)中心？其中存在哪些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？即將準(zhǔn)備建設(shè)的綜合檔案館在檔案利用服務(wù)中心的建設(shè)上，到底應(yīng)該遵循什么樣的理念，具體包含哪些內(nèi)容呢？基于這些問(wèn)題，筆者進(jìn)行了較為深入的研究。
一、現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵
筆者認(rèn)為，要解決上述問(wèn)題，首先要從理論上認(rèn)識(shí)清楚，綜合檔案館作為一個(gè)文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，在現(xiàn)有的社會(huì)環(huán)境下，其檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該如何來(lái)設(shè)計(jì)，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)該功能。結(jié)合文獻(xiàn)研究的結(jié)果，筆者認(rèn)為，作為公共文化機(jī)構(gòu)，綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該是開(kāi)放、安全、舒適、多功能和智能化，充分體現(xiàn)了檔案館的文化氣息，徹底改變傳統(tǒng)檔案館在社會(huì)公眾心目中嚴(yán)肅呆板的形象。具體來(lái)說(shuō)，包括如下三個(gè)方面：一是檔案館整體環(huán)境建設(shè)。包括檔案館館址選擇、與城市規(guī)劃相適應(yīng)的布局、整體環(huán)境綠化、內(nèi)部建筑的布局和藝術(shù)造型等。二是檔案館檔案利用服務(wù)空間的設(shè)計(jì)。包括根據(jù)社會(huì)不同類(lèi)型用戶(hù)（包括潛在和現(xiàn)實(shí)用戶(hù)）的需要，設(shè)置不同用途的功能房間?；谌诵曰枨蠛娃k公、學(xué)習(xí)需求，配置必要的輔助設(shè)施，充分體現(xiàn)檔案利用服務(wù)中心的舒適性、休閑性和便利性。三是不能夠簡(jiǎn)單地把綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心的功能局限在建筑和周?chē)O(shè)施上面，還應(yīng)該包括綜合檔案館提供的資源和服務(wù)，以及提供的一些文化活動(dòng)和娛樂(lè)項(xiàng)目。
二、目前我國(guó)綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)中存在問(wèn)題分析
筆者走訪了幾個(gè)老式綜合檔案館，也調(diào)研了幾個(gè)具有典型意義的新建設(shè)的省市和區(qū)縣綜合檔案館。老式綜合檔案館距離檔案利用服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)相距比較遠(yuǎn)，但新建設(shè)的綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心也有美中不足之處，綜合來(lái)看，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
（一）作為公共檔案館，有的建筑本身的公共性凸顯不足。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是交通不夠便利；二是建筑本身沒(méi)有檔案文化特色，有的新建檔案館就像一個(gè)偌大的空蕩蕩的辦公樓，缺乏公共文化機(jī)構(gòu)的美觀大氣和文化內(nèi)涵。
（二）在檔案利用服務(wù)中心的功能設(shè)計(jì)上，有的新建綜合檔案館只是把查檔窗口和查檔閱覽區(qū)區(qū)分開(kāi)，分別設(shè)在兩個(gè)房間，并增大使用面積，而對(duì)于檔案利用服務(wù)中心的休閑功能和文化交流功能則基本沒(méi)有考慮，在配套設(shè)施的提供上，也不夠人性化。
（三）部分綜合檔案館把檔案利用服務(wù)中心等同于一座豪華的大廳，沒(méi)有提供相匹配的不同類(lèi)型用戶(hù)需求的資源和服務(wù)。這就是為什么有些省市和區(qū)縣檔案館本身建設(shè)的五光十色，但仍然門(mén)可羅雀。利用者來(lái)到綜合檔案館，不僅僅為了欣賞這座建筑，而是為了來(lái)這里查閱信息和享受文化休閑。如果沒(méi)有需求的信息和相應(yīng)的文化服務(wù)，利用者很快就會(huì)選擇離開(kāi)。
三、檔案利用服務(wù)中心建設(shè)解決對(duì)策
依據(jù)現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵，結(jié)合現(xiàn)存的一些問(wèn)題，筆者提出采用綜合治理的辦法來(lái)解決該問(wèn)題，同時(shí)注意建設(shè)的實(shí)效性，避免人財(cái)物的浪費(fèi)。
（一）利用者在進(jìn)入檔案利用服務(wù)中心之前首先接觸的是檔案館整個(gè)建筑，她留給利用者的第一印象如何，也會(huì)對(duì)利用者的利用需求產(chǎn)生影響。因此，綜合檔案館整體建筑本身是否充分彰顯公共性，就是一個(gè)先導(dǎo)條件。
所謂公共性，一是指交通便利，包括停車(chē)方便。二是建筑外圍本身就充分折射著一種開(kāi)放和公共的精神，外圍環(huán)境一定是開(kāi)闊和養(yǎng)眼的，給人一種放松和舒適的感覺(jué)，而不是一種要進(jìn)入某個(gè)辦公機(jī)構(gòu)那種緊張和壓迫的感覺(jué)。三是建筑進(jìn)入通道便利（包括對(duì)殘障人士），視覺(jué)寬敞美觀，環(huán)境標(biāo)引清晰準(zhǔn)確。
例如國(guó)家圖書(shū)館新館，建筑本身就像一本厚厚的書(shū)，具有典型的文化象征意義；臨近地鐵、公交車(chē)站，交通便利，并設(shè)有殘障人士入口。圖書(shū)館附近種有大片綠植，門(mén)口設(shè)有存包處，樓下設(shè)有停車(chē)場(chǎng)，樓旁設(shè)有自行車(chē)存放處。建筑對(duì)面有超市、吉野家、北京銀行等設(shè)施。整個(gè)外圍環(huán)境非常開(kāi)闊，步入大廳，映入眼簾的是寬敞明亮的閱覽環(huán)境，能夠讓利用者心情立刻放松和安靜下來(lái)，對(duì)國(guó)圖的親近之感也會(huì)油然而生。
（二）既然是作為公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，它的檔案利用服務(wù)中心就要充分彰顯安全、舒適和便利的理念，包括對(duì)利用者的基本生理需求和辦公、學(xué)習(xí)需求的充分考慮和實(shí)現(xiàn)。國(guó)際檔案建筑學(xué)者米歇爾?迪香在其著作《檔案館建筑與設(shè)備》第八節(jié)“向公眾開(kāi)放區(qū)”中，指出開(kāi)放區(qū)的建設(shè)包括三個(gè)方面內(nèi)容[1]：
一是舒適和安全方面以及照明、取暖、空調(diào)、通訊、防噪音等方面的要求；出于保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全考慮，檔案庫(kù)房區(qū)和檔案利用服務(wù)區(qū)要分開(kāi)，利用者一般情況下是不能夠進(jìn)入到庫(kù)房區(qū)的。另一方面，這種分區(qū)的設(shè)置還要便于工作人員調(diào)閱檔案。
二是根據(jù)不同類(lèi)型用戶(hù)的不同利用需求，設(shè)置相應(yīng)的功能區(qū)間，包括接待廳和咨詢(xún)室、閱覽區(qū)、展覽和文化教育活動(dòng)區(qū)、開(kāi)會(huì)和討論區(qū)，以及提供閱讀設(shè)備等相關(guān)設(shè)施。例如上海市檔案館新館，五層是檔案文件資料查閱服務(wù)中心，設(shè)有利用接待處、檔案閱覽大廳、專(zhuān)題閱覽室和咨詢(xún)服務(wù)室，六層為電子閱覽廳，七層為多媒體視聽(tīng)室和學(xué)生課堂，八層為檔案工作者之家和多功能廳，九層為會(huì)議室，十層為報(bào)告廳和觀光平臺(tái)。例如上海市檔案館新館的對(duì)外開(kāi)放環(huán)境就提供了開(kāi)展檔案展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢(xún)利用、市場(chǎng)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等工作的基礎(chǔ)。
三是在不同功能區(qū)間和整個(gè)開(kāi)放區(qū)間，提供滿(mǎn)足人的基本生理需求和工作學(xué)習(xí)休閑需求的相關(guān)設(shè)施。包括在每個(gè)開(kāi)放樓層設(shè)置洗手間、飲水間，至少要在開(kāi)放區(qū)間內(nèi)設(shè)有安靜溫馨、綠化很好的休閑和休息區(qū)、餐飲區(qū)、上網(wǎng)沖浪區(qū)、書(shū)店等，配置公共休息室、咖啡廳、電話(huà)間和衣帽間等相關(guān)設(shè)施。例如國(guó)家圖書(shū)館新館，提供隨處可用的互聯(lián)網(wǎng)，在一層設(shè)有咖啡廳、研討室、報(bào)告廳、少兒圖書(shū)館，在二層設(shè)有咨詢(xún)臺(tái)、辦證處以及多臺(tái)自助辦證機(jī)、休息大廳、熱水供應(yīng)處，以及ATM自動(dòng)取款機(jī)。在每個(gè)樓層設(shè)有衛(wèi)生間、飲水機(jī)（包括紙杯）。每個(gè)閱覽室里面設(shè)有多排書(shū)桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一組休息沙發(fā)；有自動(dòng)刷卡復(fù)印機(jī)，有專(zhuān)用檢索計(jì)算機(jī)和公共計(jì)算機(jī)。尤其是辦證等待區(qū)，設(shè)有舒適沙發(fā)，配以柔和的燈光，外圍是信息檢索區(qū)和數(shù)字瀏覽區(qū)，包括瀏覽政府公開(kāi)信息、老照片、公益講座信息、電子化書(shū)籍、報(bào)紙等。那么，是否每個(gè)綜合檔案館都要建成像國(guó)家圖書(shū)館那么大的新館，這也不現(xiàn)實(shí)也沒(méi)有必要。一方面，取決于檔案館的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和館藏、利用人群數(shù)量，避免建成一味追求豪華的一座開(kāi)放空城。另一方面，在具體建設(shè)上，要高瞻遠(yuǎn)矚，避免短期效益，把綜合性檔案館的檔案利用服務(wù)中心建成一個(gè)大面積的查檔中心，換湯不換藥。
（三）對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，公共文化機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)中心，不僅僅包括建筑本身和相應(yīng)輔助設(shè)備，還包括其提供的資源和服務(wù)。建筑只是一個(gè)物理存在，只有與先進(jìn)理念、豐富資源和周到便捷服務(wù)結(jié)合在一起，才是一個(gè)有生命的存在，才能給利用者帶來(lái)真正的效益，才能真正走進(jìn)利用者的心里，最終獲得利用者的認(rèn)可和接納。
1.能夠提供豐富多樣化的資源
作為面向社會(huì)的公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，擁有的檔案信息資源必須是覆蓋和滿(mǎn)足整個(gè)社會(huì)的需求。因此，國(guó)家檔案局長(zhǎng)楊冬權(quán)提出，建設(shè)覆蓋人民群眾的信息資源體系。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，一方面，擴(kuò)大開(kāi)放范圍，合理解密降密。另一方面，通過(guò)多種途徑包括借助社交媒體調(diào)整和完善館藏結(jié)構(gòu)，使得館藏資源的主體不再僅僅是政府職能機(jī)構(gòu)的文書(shū)檔案，還包括反映社會(huì)公眾切身利益和提供民族身份感的檔案。例如國(guó)家圖書(shū)館新館四層的數(shù)字共享空間，科研區(qū)提供涉及各個(gè)學(xué)科、領(lǐng)域和專(zhuān)題的數(shù)據(jù)庫(kù)，包括外文數(shù)據(jù)庫(kù)。非科研區(qū)提供包括政府已公開(kāi)信息、老照片、公益講座信息、電子書(shū)籍，以及各種主題的視頻音頻休閑，并且設(shè)有為盲人、殘疾人提供上網(wǎng)服務(wù)的區(qū)域。
2.主動(dòng)提供周到便捷的服務(wù)
作為公共文化機(jī)構(gòu)，不僅要提供利用者所需要的檔案信息，還要以合適和便利的方式來(lái)提供。為了體現(xiàn)綜合檔案館的休閑性，首先，檔案館開(kāi)放時(shí)間要貼近公眾的休閑時(shí)間。從我國(guó)的國(guó)情來(lái)看，可以實(shí)行節(jié)假日開(kāi)放制度及“周六服務(wù)”日，周末開(kāi)放閱覽室和展覽廳，逐步改變綜合檔案館呆板的作息制度，還給公眾在節(jié)假日利用檔案的權(quán)利。其次，提供交互式網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)和即時(shí)通訊工具等現(xiàn)代社交媒體，使得用戶(hù)能夠順利完成自助式查找服務(wù)，同時(shí)主動(dòng)幫助用戶(hù)解決利用過(guò)程中存在問(wèn)題。
3.傾力打造文化休閑氛圍
賀冰在《英國(guó)綜合檔案館：公眾休閑的好去處》文章中提到：英國(guó)檔案館在“想方設(shè)法”吸引公眾上，可謂“用心良苦”，檔案館舉辦吸引各年齡層次公眾的檔案展覽，檔案館還利用面具、鬼臉和聲、光等技術(shù)手段，引起人們的興趣，舉辦各種活動(dòng)，如：新聞會(huì)、專(zhuān)題講座等[2]。
第一章總則
第二條本省行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、管理，適用本辦法。
第三條本辦法所稱(chēng)國(guó)家檔案館，包括綜合檔案館和專(zhuān)門(mén)檔案館。
綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和管理本行政區(qū)域國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的多種門(mén)類(lèi)的檔案，并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。
專(zhuān)門(mén)檔案館負(fù)責(zé)收集和管理某一專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案，并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。
第四條國(guó)家檔案館是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開(kāi)展社會(huì)教育、推進(jìn)政務(wù)信息公開(kāi)的職能。
第五條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)全面收集檔案，反映歷史真實(shí)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，方便社會(huì)利用，依法履行保密義務(wù)。
第六條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)，并列入年度預(yù)算。
第二章檔案資源建設(shè)
第八條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級(jí)管理的原則和國(guó)家、省有關(guān)檔案館網(wǎng)布局的要求設(shè)置國(guó)家檔案館。
省、設(shè)區(qū)的市、縣（市、區(qū)）設(shè)置綜合檔案館。省、設(shè)區(qū)的市根據(jù)需要可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案館，也可以與綜合檔案館合設(shè)。城市建設(shè)檔案館的設(shè)置按有關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。
設(shè)置國(guó)家檔案館必須符合國(guó)家和省規(guī)定的條件，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核同意后，報(bào)本級(jí)人民政府批準(zhǔn)。設(shè)置國(guó)家檔案館的具體條件和申請(qǐng)審核程序，由省檔案行政管理部門(mén)商省級(jí)有關(guān)部門(mén)制定，報(bào)省人民政府批準(zhǔn)后實(shí)施。
第九條 國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)，擬定檔案資料收集的具體范圍，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)核準(zhǔn)后實(shí)施。
第十條 綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十一條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國(guó)家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條各綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照政府信息公開(kāi)的有關(guān)規(guī)定,向社會(huì)提供現(xiàn)行文件查詢(xún)等服務(wù)。各級(jí)行政機(jī)關(guān)和有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，及時(shí)向本級(jí)人民政府設(shè)立的綜合檔案館移交有關(guān)文件和資料。
第十三條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入電子政務(wù)和信息化規(guī)劃。
國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件的接收工作，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
第十四條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專(zhuān)門(mén)檔案館應(yīng)當(dāng)定期向綜合檔案館報(bào)送電子檔案目錄。
電子檔案目錄格式標(biāo)準(zhǔn)由省檔案行政管理部門(mén)按電子政務(wù)要求和規(guī)范制定。
第十五條非國(guó)家所有的檔案資料，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的，鼓勵(lì)檔案資料所有人向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)或者寄存；國(guó)家檔案館接受捐贈(zèng)的，應(yīng)當(dāng)向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)，并可以給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。
第三章檔案開(kāi)放與利用
第十七條國(guó)家檔案館的下列館藏檔案,應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開(kāi)放，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及按國(guó)家規(guī)定不宜開(kāi)放的除外：
（一）建國(guó)以前形成的檔案；
（二）建國(guó)以后形成的檔案，時(shí)間已滿(mǎn)30年的；
（三）屬于政府信息公開(kāi)范圍的檔案；
（四）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)形成的檔案；
（五）重大活動(dòng)檔案，進(jìn)館滿(mǎn)6個(gè)月的。
國(guó)家檔案館開(kāi)放個(gè)人捐贈(zèng)的檔案，應(yīng)當(dāng)征得捐贈(zèng)人同意。
第十八條國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案，應(yīng)當(dāng)組織鑒定小組對(duì)擬開(kāi)放的檔案進(jìn)行鑒定；經(jīng)鑒定符合開(kāi)放條件，并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核同意的，一律予以開(kāi)放。
第二十一條公民和社會(huì)組織確需利用國(guó)家檔案館未開(kāi)放檔案的，應(yīng)當(dāng)向國(guó)家檔案館提出書(shū)面申請(qǐng)，國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)作出是否提供利用的書(shū)面答復(fù)；在規(guī)定期限內(nèi)不能作出答復(fù)的，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延長(zhǎng)期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)7個(gè)工作日，延長(zhǎng)期限的理由應(yīng)當(dāng)書(shū)面告知申請(qǐng)人。
第二十二條國(guó)家檔案館提供檔案利用服務(wù)不得收費(fèi)；但為公民和社會(huì)組織提供復(fù)制檔案、郵寄檔案復(fù)制件及其他發(fā)生工本費(fèi)用服務(wù)的，可以按規(guī)定收取費(fèi)用。
第二十三條任何單位、個(gè)人利用或者公布國(guó)家檔案館館藏檔案，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律、法規(guī)、規(guī)章，不得損害國(guó)家利益和他人的合法權(quán)益。
公民和社會(huì)組織利用國(guó)家檔案館未開(kāi)放檔案，未經(jīng)國(guó)家檔案館同意，不得以任何形式公開(kāi)傳播。
第四章保障和管理
第二十五條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將國(guó)家檔案館建設(shè)列入城市建設(shè)和文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體規(guī)劃，優(yōu)先安排國(guó)家檔案館建設(shè)用地。
國(guó)家檔案館的建筑設(shè)計(jì)和規(guī)模按照國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定確定。
國(guó)家檔案館的建筑設(shè)計(jì)方案應(yīng)當(dāng)在報(bào)規(guī)劃審批前征求省檔案行政管理部門(mén)的意見(jiàn)。
第二十六條國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)其功能要求，配備與其規(guī)模和業(yè)務(wù)管理工作相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和管理人員。國(guó)家檔案館主管業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具有中級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格或大學(xué)本科以上文化程度。
國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，按規(guī)定配置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)檔案的保護(hù)和管理。
第二十九條國(guó)家檔案館信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。
第五章法律責(zé)任
第三十三條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分或者紀(jì)律處分：
（一）設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案館不符合本辦法規(guī)定的；
（二）不按本辦法規(guī)定向綜合檔案館報(bào)送電子檔案目錄的；
（三）不按本辦法規(guī)定向綜合檔案館報(bào)送政府已公開(kāi)文件及其他相關(guān)信息資料的；
（四）國(guó)家檔案館違反本辦法規(guī)定收取服務(wù)費(fèi)用的；
（五）國(guó)家檔案館的檔案利用服務(wù)設(shè)施不符合規(guī)定要求的；
