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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案分類方式，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。檔案價值是客觀存在著的，而人們對檔案價值的認知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當前需要和客觀具體的原則、方法和標準，這項工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對經(jīng)驗的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過時的經(jīng)驗指導廣泛的、日漸深人的市場經(jīng)濟條件下的檔案鑒定實踐，必然產(chǎn)生許多的不適應性，甚至對實踐產(chǎn)生誤導，引出消極的結(jié)果。
一、困惑的提出
（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當?shù)?。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機構(gòu)、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結(jié)合機構(gòu)、年代結(jié)合問題、年代結(jié)合期限、類別結(jié)合機構(gòu)分類的；最為常見的是年代結(jié)合機構(gòu)參考問題分類，或年代結(jié)合問題參考機構(gòu)分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。
（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎(chǔ)，或使得案卷類的特征不復存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級分類方式僅僅實現(xiàn)了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類方式，便使得原本有機聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標志和檢索途徑，無法實現(xiàn)案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。
（三）檔案工作者的經(jīng)驗和分類方法沒有得到認真總結(jié)和及時推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點，一直沒有以基層的檔案分類實踐為依托，建立在為指導檔案分類實踐服務的基礎(chǔ)之上。
二、走出困惑
首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環(huán)，應當遵循“維護歷史真實面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護檔案真實面貌，而不能由于分類規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。
其次，檔案作為一個有機整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發(fā)動全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規(guī)則改革，應當是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計算機網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學系統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，才可以具備普遍實行的意義。
再者要實現(xiàn)檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進之外，還需要理論上的整合與實踐上的踏步。在這個基本理論觀念指導下，檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這么一種實踐活動。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類實踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進行某一方面的實踐，再進行另一方面的實踐，分步實施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗，提出方案。這就是檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的，是建立一個完整的、系統(tǒng)的、可以適應全國檔案分類需要并適應于計算機檔案管理的一個分類規(guī)則。
最后，制訂出一個檔案分類規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規(guī)則，應當分步實施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實現(xiàn)分類工作標準化?？傊?，沒有這樣一個分類規(guī)則，全國的檔案分類標準化規(guī)范化就無從談起；沒有這樣一個分類規(guī)則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實現(xiàn)；沒有這么一個分類規(guī)則，全國的檔案信息科學分類體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無從規(guī)劃。
三、結(jié)語
在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質(zhì)及檔案不一樣，每個人的工作方法和經(jīng)驗都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計算機進行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發(fā)和幫助。
【參考文獻】
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幾十年來，照片檔案一直沿用的基本管理方式是根據(jù)照片內(nèi)容分類、裝本、上架，根據(jù)照片內(nèi)容查找所需照片。實踐證明，在相當長的時間里，尤其是在手工管理照片檔案的情況下，這是一個行之有效的被人們接受和認可的管理方式，也是大多數(shù)圖書館、檔案館、情報資料和信息部門通常采用的傳統(tǒng)管理方式之一。但是，隨著時間的推移、照片檔案數(shù)量的不斷積累和日入庫量的爆炸式增長，其弊病愈顯突出：
1、分類是圖書、檔案、情報及照片檔案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為唯一的管理方法和唯一的檢索途徑，勢必會造成漏檢率高。
原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個類或主要是一個類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個類或三個類或更多的類，隨著時代的發(fā)展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準確分類帶來難度。尤其是現(xiàn)在新聞發(fā)稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現(xiàn)在的“類”越來越難分。原因二，人們對一張照片所屬類目的理解難以統(tǒng)一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找?guī)黼y度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會導致類目確定的不穩(wěn)定性，而將這種主觀的判斷作為唯一的檢索路徑，就容易出現(xiàn)找不到或找不全檔案的情況。
2、裝本是分類之后的重要工作，通常的做法是首先審核分類，然后根據(jù)類目裝本。這種做法存在三個問題：
首先，因為分類和裝本不會是一個人，這樣就可能出現(xiàn)原分類和后裝本的類目不一致，就可能出現(xiàn)分類的人找不到本，或不是自己裝的本找不到，或即便自己裝的也可能由于記不清裝在哪個本等情況。其次，成本后本冊脊背上標簽的標引必須準確，但是人為的標引必然帶有主觀隨意性，容易誤導檢索路徑。再次，通常情況下，一張照片不是裝一次本就可以的，還需要根據(jù)照片的增加不斷調(diào)本、整本。比如，當某位領(lǐng)導同志的照片只有一張時，裝在一個本里即可，如果超過五六十張的時候，就需要再裝下一個本，同時需要調(diào)整本內(nèi)的照片內(nèi)容，或再按內(nèi)容分本，或再按時間分本。又如，當非洲的照片不多時，可能會裝一個本，而隨著照片的增多，就會根據(jù)非洲各國照片的多少再按國家分出埃及、肯尼亞等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按時間重新排列或再分出埃及政治、埃及工業(yè)、埃及農(nóng)業(yè)、埃及文教等。一張照片需要多項工序，反復作業(yè)、手續(xù)繁雜。
3、按照照片內(nèi)容分類、裝本后，需要把裝好的本根據(jù)類目排列上架。這里的問題是，類目之間要留有空位置，如果留得多了，會造成庫房空間空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不夠，就需要向后倒位。比如：原設(shè)置政治類預留出1架，可放200本，第2架201本開始經(jīng)濟類，如果實際裝本時政治類超過200本，那就要從201本起后移，并以此后移下去。如果到一定時間需要定本時，政治類只有150本，那么后面經(jīng)濟類的本就要前移，再后面其他類的本依次順序前移。這種倒架工作費工費時，但是，如果按分類裝本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否則，同類照片檔案就不能放在一起。
4、及時給檔案固定存放位置，是檔案管理工作的原則。但是按照目前的管理方式，照片檔案多年定不了位。原因是，按照照片內(nèi)容分類、裝本、上架，由于難以預測此類目下還將有多少照片，所以常常是在很長時間后重新整理時(多年來照片檔案館是按照五年一個斷代整理的)才能定位。
綜上所述，由于傳統(tǒng)的照片檔案整理工作手續(xù)繁雜、工作量大，使得照片檔案整理工作壓力過大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業(yè)能力和管理水平難以提高。尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統(tǒng)管理方法的唯一性之間的矛盾，為全方位、多角度查找照片檔案帶來一定困難。因此，照片檔案工作必須根據(jù)實際情況，尋求改革出路。
改革管理方式的條件
2000年12月6日，國家檔案局的中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22－2000《歸檔文件整理規(guī)則》，對傳統(tǒng)的檔案工作進行了改革，其宗旨是“簡化整理、深化檢索”，這個宗旨不僅對全國綜合檔案館的整理工作具有指導意義，也為照片檔案整理工作指明了方向。
與此同時，2000年中國照片檔案館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)立項并進行設(shè)計，2001年開始正式運行。該系統(tǒng)以其強大的隨機處理海量圖片數(shù)據(jù)的功能，全方位、多角度、深層次的檢索方式，秒級反應的檢索速度較好地實現(xiàn)了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎(chǔ)和前提。進入新世紀，中國照片檔案館根據(jù)“簡化整理、深化檢索”的原則，依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對照片檔案管理工作實行了徹底的改革。
新型管理方式的具體做法
中國照片檔案館進行新型管理方式改革，是將傳統(tǒng)的按照分類裝本、上架的管理方式改為按照照片的時間順序裝本、上架的整理方式，簡稱“類改序”。這種方式將傳統(tǒng)方式中一張照片檔案承擔的多種功能(檢索路徑、保存單位等)，變?yōu)橐粡堈掌皇且粋€保存實體，即只承擔一個功能――保存單位(當然，由于其按照時間順序排列，也可以按照時間順序檢索)，其他檢索功能均由圖片數(shù)據(jù)庫全方位、多角度、深層次的檢索手段來解決。
具體做法如下：按照照片時間順序。每100張(指底片數(shù)量)的固定數(shù)量裝本、上架，每張照片經(jīng)過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)一次實現(xiàn)自動定庫、定架、定本。從發(fā)稿系統(tǒng)直接打印圖文并茂的發(fā)稿記錄作為照片檔案實體，并根據(jù)發(fā)稿目錄核對照片檔案實體。照片檔案實體實現(xiàn)一次性物理歸檔。該照片的定位數(shù)據(jù)與該照片的其他數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)檔案中同時生成保存，物理歸檔與檔案數(shù)據(jù)邏輯歸檔一并解決。
圍繞“深化檢索”，合理安排工作流程、簡化工作手續(xù)、減少檔案套數(shù)，努力實現(xiàn)“簡化整理”，以提高工作效率。
新型管理方式的特點
1、簡單。按照照片時間排列整理，使工作流程簡單明確、手續(xù)簡化、易于操作。
2、高效。從照片系統(tǒng)直接生成照片檔案，生成過程為照片發(fā)稿之后的秒級時間，較之傳統(tǒng)管理方式的生成時間：1月、2月、3月……，極大地提高了效率。
3、完整。由于及時生成照片檔案、及時核對發(fā)稿目錄，減少了多環(huán)節(jié)流程中檔案的流失，維護了檔案的完整。
4、準確。由于經(jīng)發(fā)稿系統(tǒng)直接生成照片檔案，減少了人工程序因而減少了錯誤，尤其是不會出現(xiàn)文字說明和照片貼錯的情況，維護了照片檔案的準確。
5、全面。由于發(fā)稿系統(tǒng)直接打印的照片檔案除具有原照片檔案的全部信息外，還有檔案生成的背景材料，如編輯、簽稿人、打印人、簽稿時間等，使得實體檔案涵蓋的信息更全面。
1 學生類檔案不適合一人一卷
1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個學生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。
1.2 動態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動態(tài)管理，即學生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態(tài)管理使檔案管理難度增加。
1.3 重復歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復歸檔N次。
1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。
1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、系別、專業(yè)、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。
2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題
2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認為，在制訂分類組卷方案時，應充分利用原有管理基礎(chǔ)。
2.2 延續(xù)部門立卷習慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達成共識并形成習慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學生類檔案來源于學校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點。
2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，
使檔案管理人為復雜化的分類與組卷方式都不可取。學生類檔案數(shù)量龐大，涉及學生人數(shù)眾多，利用價值大，這些特點決定了學生類檔案無論管理還是利用，都要耗費檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學生類檔案更有必要實行簡單化管理。
3 學生類檔案的分類、組卷與管理
3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》，高等學校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標準。學生檔案因當時未單獨成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實?！掇k法》頒布后，從利用學生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門立卷習慣角度出發(fā)，筆者認為，在設(shè)置學生類檔案二級類目時，應繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標準。具體做法見下表。
各校可根據(jù)本校學生檔案組成的實際情況，調(diào)整二級類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無學生檔案形成，可不予設(shè)置。
3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學生類檔案也應該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學生類檔案的特點來看，學生類檔案因數(shù)量大，組成復雜，來源渠道多，不適合按照文件時間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學生類檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時靈活使用多個文件特征進行組卷。
關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性
傳統(tǒng)檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發(fā)展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術(shù)來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時間具有差異性
紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進行細致的登入，進行相關(guān)的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統(tǒng)計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門進行管理。
1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進的計算機技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時則只能進行傳統(tǒng)的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進行唯一文件號的編制，根據(jù)文件號的規(guī)律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據(jù)分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發(fā)展也促進著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。
1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異
傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來進行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關(guān)的檔案文獻操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠?qū)n案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創(chuàng)新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。
2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面
2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)
電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質(zhì)、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發(fā)展都是對傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會服務的功能也將會比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進一步增強檔案的實際管理功能。
2.3電子檔案進一步擴大了傳統(tǒng)檔案的信息來源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞剑沟秒娮影娴臋n案可以在網(wǎng)絡(luò)中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。
3結(jié)論
綜上所述，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，對于檔案的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來越難以適應快節(jié)奏發(fā)展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來風，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。
參考文獻
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一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案類別及內(nèi)容
（一）質(zhì)量監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容。包括工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄資料、工程質(zhì)量驗收監(jiān)督記錄資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、工程質(zhì)量事故報告及相關(guān)資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。
（二）竣工驗收備案檔案主要內(nèi)容。包括市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案表、工程施工許可證、工程質(zhì)量評價資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、相關(guān)機構(gòu)認可文件、工程質(zhì)量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。
二、分類整理方法
（一）類號的確定。將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為專業(yè)檔案，采用混合號碼制方式確定類號，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗收備案檔案確定為“Z2”。
（二）分類方法的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案圍繞工程建設(shè)分階段逐步自然積累，以工程項目為中心，對象明確，實體單一，聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個有機的整體。檔案資料有明確的內(nèi)容，外部界限清晰，便于歸類。基于上述特征，采取“性質(zhì)―工程項目分類法”進行分類。
（三）檔案號的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設(shè)全過程，在編制檔案號時不以年度為限，直接以流水號順序排列，采取“分類號+案卷順序號”的方式編制檔案號。
（四）檔案保管期限的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是與工程質(zhì)量密切相關(guān)的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質(zhì)量問題、出現(xiàn)投訴后進行調(diào)查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機構(gòu)和監(jiān)督人員履職盡責的有效憑證，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。
三、結(jié)合檔案實際的特殊處理
（一）兩類檔案的對應。每項工程既有一套質(zhì)量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類整理過程中，對兩類檔案分別確定類別號，但使用相同的案卷號。如此，通過工程名稱按照案卷號查閱到質(zhì)量監(jiān)督檔案后，同一案卷號對應該工程的竣工驗收備案檔案，反之亦然。
（二）工程建設(shè)周期的對應處理。利用流水號方式順序編排案卷號，直接從檔案號中無法反映檔案的生成年度和工程建設(shè)周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標注質(zhì)量監(jiān)督注冊登記號和竣工驗收備案號，直接反映工程的開工建設(shè)時間和驗收時間；其次是在編制檢索目錄時，在案卷號后備注對應工程的質(zhì)量監(jiān)督注冊登記號和備案號，在檢索工具中實?F一目了然。
（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗收備案手續(xù)，造成質(zhì)量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對應一致設(shè)置案卷號的原則，已形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案也難以編號整理。為解決上述問題，對單獨形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案，采取類別號剔除阿拉伯數(shù)字只確定為“Z”，案卷號仍以流水號方式編排的方式加以整理，集中保管時歸為臨時檔案，待對應的竣工驗收備案檔案形成后再重新編號整理。
四、相關(guān)工作體會
（一）根據(jù)檔案實際合理分類。各地工程質(zhì)量監(jiān)督體制多樣，質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)承擔的工作職責也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔工程竣工驗收備案的工作職責。在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類整理過程中，檔案人員應從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。
知識管理對于我們而言，是一個比較艱巨的挑戰(zhàn)，需要我們具備較為專業(yè)的知識背景和知識辨識能力。知識相對于資訊（信息）來講，其哲學高度和理論深度都有所增加。知識不再是一個一個的個案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產(chǎn)生，它代表每一個具體的資訊個體，同時又不是每個資訊個體的具象。它是一系列同類個體的規(guī)律性總結(jié)和推斷，并經(jīng)檢驗為正確的結(jié)論。有學者基于企業(yè)知識疆域，提出知識辨識的五項原則：系統(tǒng)性原則、協(xié)同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識原則的參考。但這些原則只適合針對某一機構(gòu)內(nèi)部檔案材料的知識提取。從檔案工作知識管理的視角出發(fā)，某一機構(gòu)知識疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識理論。檔案部門對知識的管理，可以比較明顯地表現(xiàn)出顯性知識和隱性知識的分類特征。顯性知識較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對此我們所需要進行的工作有兩個方面：第一，知識的辨識工作。對于知識和其他資訊共存的情況下，我們應當辨識出哪些屬于知識層面，哪些只是資訊；第二，知識的提純工作。在知識和資訊共生的情況下，我們應當可以將知識較為單純的提煉出來，盡量減少其他噪音影響。較為復雜的是隱形知識的管理。顧名思義，隱性知識是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對于隱性知識，我們更加需要歸納和推理的能力。隱性知識的復雜性在于，我們所面對的是難以探知其規(guī)律性的“現(xiàn)象”個體，有的知識可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結(jié)其中的知識和規(guī)律。從這個角度說，檔案管理部門不再單純是信息的集散地，而是知識的加工廠。
二、知識管理模式：知識庫的建立與知識管理平臺的建構(gòu)
我們曾經(jīng)建立了檔案庫、信息庫，以滿足人們對檔案材料和檔案信息的需求。知識庫所儲存的不是一個個的實體和信息，而是一個個的知識單元和知識群落。知識庫和信息庫、實體庫；知識管理和信息管理、實體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫和管理模式，知識的管理和信息的管理一樣，不是事實上的實體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實體到信息再到知識在對象上逐漸趨向高端，但并不是對原有管理模式的取代。至少在目前來看，三種管理模式都是必須保留而且應當高度重視的。
1.知識庫的層級
知識庫作為來自檔案的知識保管地，與檔案庫一樣，應對知識分類分級管理。筆者以為，對于知識的分類，完全不同于檔案的分類，同時，由于知識管理的邏輯管理性質(zhì)，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會公眾的知識獲取渠道，有利于知識服務和知識共享。知識的分類方式，主要有以下幾種：
（1）按領(lǐng)域劃分：可以分為哲學知識、社會科學知識、自然科學知識。
（2）按用途劃分：可以分為科學知識、技術(shù)知識、文化知識。
（3）美國俄亥俄州立大學教授Towers等將知識作如下分類：描述性知識、規(guī)范性知識、實踐性知識、形式性知識。
（4）世界經(jīng)濟合作與發(fā)展組織把知識分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應各級各類檔案館的實際館藏情況，可以根據(jù)自身特點選擇合適的分類方式進行知識庫的建構(gòu)。當然，分類也不能止步于此，各類下還可根據(jù)實際情況增加屬類，對知識進行細化分類，從而建構(gòu)層級分明、屬類完全的知識庫體系。比如在一級分類采取按領(lǐng)域分為哲學知識、社會科學知識和自然科學知識，那么在其下還可以按照學科進行進一步的二級分類；如果一級分類按用途分為科學知識、技術(shù)知識和文化知識，其下還可以按行業(yè)進行下一步的分類。通常來講，一級分類、二級分類以及其下的屬類應該具有合邏輯的對應關(guān)系。
2.知識管理平臺的建構(gòu)
建構(gòu)知識管理平臺應該實現(xiàn)以下管理功能：
（1）知識管理、知識檢索與知識服務的兼容。知識管理平臺作為知識管理操作的基本工具，它至少必須具有知識的管理、檢索和服務等功能。知識管理功能是知識管理平臺的基本功能，通常來講，它應該建立在知識庫建構(gòu)的知識分類體系之上，與知識分類層級相對應，建構(gòu)知識管理功能程序。同時，對于采取多種分類方式的知識庫，應同樣具備多種分類管理體系。知識檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標識或者關(guān)鍵詞的機械匹配之外，知識檢索還要具有語義、內(nèi)涵、概念等方面的拓展。知識與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識更多的在于理解而非表述，同時，知識群落、知識單元所蘊含的信息量更大、更深層。因此，必須對檢索工具的功能進行前述拓展才能提高檢索工具的精準度，提高查全率和查準率。知識服務即是在此平臺上實現(xiàn)利用者對知識的直接或間接利用和獲取。知識服務是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗。所以，在知識管理的最后環(huán)節(jié)，我們一方面要注意知識服務的提供質(zhì)量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。
1、電子文件的來源和電子檔案的發(fā)展
在人類進入21世紀后，科學技術(shù)的發(fā)展速度愈發(fā)之快，為人們的生活帶來了翻天覆地的變化，同時，高科技也逐漸滲入到了各行各業(yè)之中。檔案管理這一行業(yè)也不例外。在過去，人們主要是依靠文字記載對檔案進行記錄，這一方式具有諸多不便之處，其一是容易損壞，一旦遇到水火，就會損壞檔案，造成無法挽回的后果。如果檔案丟失，同樣也很難找回，所以，紙質(zhì)的檔案在過去的管理環(huán)節(jié)是需要耗費大量人力物力的。但是自從有了電子檔案這一形式，檔案管理人員的工作就清閑的不少，只要將重要的信息輸入進計算機中就可以了。人們不必再擔心檔案的損壞或遺失了。同樣，在對檔案進行查找時，也變得更加的便捷。只要在互聯(lián)網(wǎng)中輸入關(guān)鍵詞，所需要的信息就會出現(xiàn)，大大縮短了查找資料的時間。在電子信息化發(fā)展的今天，無論是企業(yè)還是各政府部門，都要使用互聯(lián)網(wǎng)進行辦公，如果在過去，人們很難進行相互交流，在信息的傳送方面也具有很大的不便之處。但是在現(xiàn)代化的社會中，只要具備了互聯(lián)網(wǎng)，就能將信息在短時間內(nèi)傳送出去，使各部門之間的信息傳送變得更加快捷，這是科學技術(shù)為人們帶來的便利，這一便利在電子檔案管理中得到最大化的發(fā)揮。
我們要認識到電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理各具優(yōu)勢，同時，其優(yōu)勢也是相互之間的劣勢所在。例如紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性，但是電子檔案卻受到網(wǎng)絡(luò)信號等影響，不具有穩(wěn)定性，如果發(fā)生斷電的情況，人們就很難通過計算機查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發(fā)明了光盤等信息化的產(chǎn)物，通過將檔案存儲其中，就能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)。這是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們帶來的便利之處。在電子檔案的管理過程中，歸檔是一項重要的工作，過去要想將檔案進行歸檔，一般需要耗費大量的時間，有些檔案存在關(guān)聯(lián)性，對檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過計算機的應用，能夠有效的對檔案進行資源的整合，可以將檔案進行編目，同時也能夠加快檔案整理的時間，形成具有實際價值的檔案資源。綜上所述，我們應該認識到檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)或各個部門必然要進行的信息資源的管理，在長期發(fā)展的過程中，電子檔案必將會成為相關(guān)部門主要的工作重心，通過對檔案進行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實性以及可靠性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。
2、電子檔案的分類
由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實體的屬性聯(lián)系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。但考慮到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際情況及所產(chǎn)生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號和檔案分類號劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經(jīng)營管理文件、生產(chǎn)管理文件、財務審計文件、人事勞資文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、科研文件、基本建設(shè)文件和設(shè)備設(shè)施文件。同時，考慮到我國現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長期的調(diào)研和實踐而制定出來的，具有相當?shù)目茖W性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據(jù)，并根據(jù)企業(yè)實際制定相應的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統(tǒng)性和合理性。
3、電子檔案在管理工作中的影響
過去，檔案管理人員主要管理的是紙質(zhì)的文件，因為紙質(zhì)檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責任心。但是在計算機得到發(fā)展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過磁盤錄入的方式對檔案進行管理，紙質(zhì)檔案由此發(fā)展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時也促進了電子信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。人們通過對檔案進行有效的管理，逐漸形成了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時效率也得到了進一步提高。所以說電子檔案的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了重要的意義。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
關(guān)鍵詞：國土檔案；MapGIS；空間特征；MapGIS IGSS；GIS；MVC
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）01-0094-04
The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis
LIU Pei， TANG Jun
（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）
Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.
Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC
國土資源檔案是指國土資源主管單位及下屬單位在開展各項專業(yè)工作中直接形成的、具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等原始記錄[1]。國土資源檔案是國土資源管理各項工作的真實記錄，是歷史的見證，是國土資源管理事業(yè)最寶貴的財富[2]。傳統(tǒng)縣級國土資源檔案管理采取手工方式，檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等工作都主要以手工為主。而一些現(xiàn)存的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一、數(shù)據(jù)封閉等問題[3]。這些方式工作效率較低，國土資源檔案得不到充分利用。所以建立優(yōu)質(zhì)、高效、具有國土資源特點的檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)國土資源局數(shù)字檔案室，不僅從根本上解決傳統(tǒng)管理方式所帶來的諸多問題，而且能更好的促進國土資源局信息化建設(shè)的快速發(fā)展，保障土地檔案信息的有效管理利用。
國土檔案中最主要的兩類檔案是地籍檔案和用地檔案，地籍管理的基本單位是宗地，任意一塊宗地在地理空間中都有特定的位置、具有一定的形狀和面積，空間參考是地籍調(diào)查、土地詳查和地籍測繪的基礎(chǔ)，通過空間參考來描述宗地的空間特征。因此，將GIS應用于國土檔案管理中，有效地把國土檔案的非空間屬性與空間特征聯(lián)系起來，不僅克服傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點，而且可以提高國土檔案的利用和效率，更好地為國土資源管理工作服務[4]。
1 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境
1.1 MVC簡介
本系統(tǒng)為BS結(jié)構(gòu)，采用 MVC3.0的框架模式，將輸入、處理、輸出流程按照Model、View、Controller的方式進行分離，將應用分為三層結(jié)構(gòu)：模型層、視圖層、控制層。其中視圖（View）代表用戶交互界面，用于視圖上數(shù)據(jù)的采集和處理，以及用戶的請求，模型（Model）用于業(yè)務流程/狀態(tài)的處理以及業(yè)務規(guī)則的制定，控制（Controller）從用戶接收請求， 將模型與視圖匹配在一起，共同完成用戶的請求。Mvc的三層結(jié)構(gòu)圖如下[5]：
圖1 MVC結(jié)構(gòu)圖
1.2 MapGIS IGSS 簡介
MapGIS IGSS即IGSServer是一個面向互聯(lián)網(wǎng)的大型企業(yè)級GIS應用開發(fā)平臺。它是構(gòu)建于MapGIS跨平臺產(chǎn)品DCServer之上，采用面向服務的體系架構(gòu)，并且繼承了MapGIS DCS數(shù)據(jù)中心的設(shè)計理念，基于數(shù)據(jù)倉庫和功能倉庫服務，提供一套功能全面、接口簡便的開發(fā)框架。MapGIS IGSS采用跨平臺微內(nèi)核群技術(shù)。微內(nèi)核技術(shù)則是把GIS不同應用方向的系統(tǒng)的核心功能分別形成單獨的微內(nèi)核，這些微內(nèi)核集合在一起形成微內(nèi)核群。微內(nèi)核群技術(shù)使得MapGIS IGSS具有高效、與硬件架構(gòu)同步、跨平臺的特性[6]。
宗地的空間信息在地籍信息中占據(jù)著重要地位，是其他宗地信息的基礎(chǔ)和依托。為了使工作人員直觀快速的查找到檔案所屬的宗地，準確地找到宗地的地理位置，需要豐富的空間信息進行定位，根據(jù)系統(tǒng)要求，所需的空間數(shù)據(jù)主要包括：基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)、遙感影像數(shù)據(jù)、宗地專題圖數(shù)據(jù)和地類圖斑專題圖數(shù)據(jù)[7]。
MapGIS IGSS管理的地理信息數(shù)據(jù)包括GIS數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)。GIS數(shù)據(jù)庫中包含以統(tǒng)一的MapGIS數(shù)據(jù)格式（HDF方式進行存儲的GIS數(shù)據(jù)）的數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)（例如DB2、Oracle等）[8]?；A(chǔ)信息地理數(shù)據(jù)包括：影像數(shù)據(jù)、矢量數(shù)據(jù)、瓦片數(shù)據(jù)等，它們都是以文件形式存放的空間數(shù)據(jù)。MapGIS IGSS的數(shù)據(jù)調(diào)用都是基于MapGIS，充分發(fā)揮了平臺管理海量數(shù)據(jù)能力和并發(fā)訪問數(shù)據(jù)能力。
2 需求分析
2.1 系統(tǒng)可行性分析
MapGIS 國土資源檔案管理系統(tǒng)以MAPGIS為基礎(chǔ)平臺，將GIS技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)與辦公自動化高效結(jié)合，實現(xiàn)了國土資源檔案數(shù)字化管理；實現(xiàn)了日常綜合事務的辦理如公文流轉(zhuǎn)、人事管理、會議管理、網(wǎng)上會審、內(nèi)部交流、考勤等。
系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)的設(shè)計原理，且包括B/S檔案管理系統(tǒng)并提供對已有案卷數(shù)字化的CS建庫系統(tǒng)。具有集中的請求和訪問控制，以數(shù)據(jù)驅(qū)動實現(xiàn)業(yè)務應用，基于MVC模式靈活的頁面合成技術(shù)，使內(nèi)容存儲與表相分離，具有強大的安全性和事務處理能力。
各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一采用SQL Server存儲管理，采用DCServer（數(shù)據(jù)中心管理器）的方式完成對矢量、柵格、影像、圖片、文檔資料的統(tǒng)一管理和維護，前臺應用采用MapGIS IGSS（地理共享服務）的方式實現(xiàn)專題數(shù)據(jù)瀏覽、查詢、分析，全方位一體化的服務于國土資源審查、審批決策支持。
2.2 系統(tǒng)功能分析
根據(jù)業(yè)務流程分析，系統(tǒng)分為11個模塊：配置模塊、檔案管理、檔案檢索、檔案權(quán)限、檔案銷毀、檔案借閱、檔案查閱、日志、檔案統(tǒng)計、庫房管理、檔案接口，如圖所示。
圖2 系統(tǒng)功能模塊
系統(tǒng)框架繼續(xù)沿用政務系統(tǒng)框架，欄目，菜單，用戶，數(shù)據(jù)字典等功能可以直接使用。另外增加檔案日常業(yè)務，集合檔案整理，管理，檢索，借閱，查閱，統(tǒng)計，日志等功能，并與政務系統(tǒng)，“一張圖”系統(tǒng)結(jié)合。提供web服務接口，政務系統(tǒng)里的案卷電子歸檔后，可以將案卷的基本信息，附件信息批量導入到檔案系統(tǒng)里，方便進行統(tǒng)一管理。并且政務系統(tǒng)，一張圖能查看檔案的基本信息，檔案系統(tǒng)里能查看圖形信息。后期還要考慮檔案的數(shù)字化工具，能夠?qū)霐?shù)字化數(shù)據(jù)。整個檔案處理過程流程圖如下：
圖3 檔案處理過程流程圖
3 系統(tǒng)設(shè)計
MapGIS國土資源檔案管理系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)的應用系統(tǒng)，整體界面布局采用淡藍色基調(diào)。界面橫向分為左中兩部分。其中左部為系統(tǒng)名稱、欄目菜單、等功能按鈕；占據(jù)總界面的大部分空間的中部則放置了所有的業(yè)務數(shù)據(jù)顯示界面。
1） 配置模塊：包括檔案分類配置、目錄模板配置、分類屬性配置、案卷與檔案關(guān)系配置、檔案權(quán)限配置、編號規(guī)則配置。對整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息進行配置，維持系統(tǒng)業(yè)務流程正常運行。
2） 檔案管理：對檔案進行添加、編輯、刪除、查看、下載、打印等操作
3） 檔案檢索：包括全文檢索、高級檢索。遍歷所有類型檔案的公有表，和私有表，匹配符合檢索條件的記錄。
4） 檔案權(quán)限：檔案內(nèi)容頁面里，根據(jù)前面配置的檔案權(quán)限控制用戶對檔案的操作。
5） 檔案銷毀：對已經(jīng)過期的檔案進行銷毀操作，先進入回收站，然后根據(jù)需要對回收站的檔案進行清理，并且回收站的檔案可以隨時恢復。
6） 檔案借閱：包括檔案借閱期限設(shè)置、檔案借閱登記、檔案歸還登記、檔案借閱歸還查詢、借閱超期收費。需要借閱的人到窗口借閱，并且要拿領(lǐng)導的批條。由窗口的人登記，然后提供借閱服務，由窗口的人對紙質(zhì)檔案的借閱情況進行登記。根據(jù)配置的借閱天數(shù)，自動計算歸還期限。
7） 檔案查閱：包括查閱申請、查閱審批、檔案查閱。申請人使用，顯示自己申請查閱的檔案列表，如果審批通過了，可以查看詳情，過了查閱截止時間，無法繼續(xù)查看詳情。
8） 日志：自動記錄系統(tǒng)里的大部分操作記錄日志信息。
9） 檔案統(tǒng)計：包括統(tǒng)計各分類某時間段內(nèi)的檔案總數(shù)、統(tǒng)計各分類某時間段內(nèi)的借閱次數(shù)、統(tǒng)計各分類某時間段內(nèi)的借閱明細、統(tǒng)計各分類某時間段內(nèi)的借閱收費金額、統(tǒng)計各分類某時間段內(nèi)的借閱收費明細。顯示統(tǒng)計列表、統(tǒng)計圖，可導出excel，打印報表。
10） 庫房管理：用于記錄每個分類存放的庫房的位置，主要有：檔案分類，子類名稱，目錄，開始案卷，結(jié)束案卷，庫房號，排架號，庫格號等。能夠添加，修改，刪除這些信息。
11） 檔案接口：檔案系統(tǒng)提供web服務的方式。為政務系統(tǒng)和“一張圖”系統(tǒng)中的審批案卷歸檔提供歸檔掛接的接口，提供國土信息業(yè)務一體化服務。
4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計
4.1 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計
系統(tǒng)采用mvc三層邏輯結(jié)構(gòu)，各模塊的模型，視圖，控制器按照設(shè)定的規(guī)范定義，具體如下：
4.1.1 模型
表1 模型詳情表
4.1.2 控制器
表2 控制器詳情表
4.1.3 視圖
表3 視圖詳情表
4.2 物理結(jié)構(gòu)設(shè)計
本系統(tǒng)設(shè)計了三個數(shù)據(jù)庫，分別為臨時庫，正式庫，回收庫。所有配置表都在正式庫里，臨時庫，回收庫只有業(yè)務表?？紤]到各分類的業(yè)務屬性不一樣，將業(yè)務表分為公共表和私有表兩種，其中私有表可以動態(tài)配置。并且三個庫的私有表一模一樣，公共表大部分字段一樣，個別有出入，詳細表結(jié)構(gòu)如下：
表4 正式庫ARCHTYPE檔案分類表
表5 臨時庫ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表
表6 回收庫ARCHINFOCOMMON檔案公用信息表
5 結(jié)束語
本文基于MapGIS平臺，采用MVC技術(shù)設(shè)計了國土資源檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有一下等特點：技術(shù)先進，GIS技術(shù)與檔案管理信息化的無縫集成；強大的海量數(shù)據(jù)管理能力；
系統(tǒng)功能齊全，適合國土資源部門各處室（科室）的需求，實現(xiàn)了國土資源檔案管理的全面信息化；統(tǒng)一的平臺、統(tǒng)一的功能，完全實現(xiàn)了信息的交匯與共享，避免了信息孤島的發(fā)生；具備各種類型的文件、檔案、資料的管理功能；流程化的借閱管理，強化了檔案利用。
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