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關(guān)鍵詞：房屋工程；檔案管理
中圖分類號：G271
目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
一、 房建工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)
一般房建工程項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點(diǎn)：
（一） 數(shù)量大、種類多
房建工程是一個龐大的系統(tǒng)工程，它由多個子項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、核準(zhǔn)到開工、投資建設(shè)，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，長達(dá)5～10年不等。長時間所產(chǎn)生的文件包括勘測設(shè)計(jì)、招投標(biāo)管理、配套供電交通、土木工程，設(shè)備安裝，管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。
（二） 價值高
房建工程檔案收集來源于工程各子項(xiàng)的參建各方，在工程建設(shè)過程中，涉及質(zhì)量評定、材料進(jìn)場核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
（三） 綜合性強(qiáng)
房建工程建設(shè)涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個方面，從而形成的房建工程檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。
二、 房建工程檔案管理的常見問題
從上世紀(jì)90年代中期開始，在我國住房建行業(yè)中，陸續(xù)推行項(xiàng)目經(jīng)理制、招標(biāo)投標(biāo)管理制、合同管理制及工程監(jiān)理制，房建工程檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：
（一） 管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位
房建工程檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全其實(shí)施細(xì)則未及時跟上缺乏完善的約束機(jī)制加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
（二） 重工程建設(shè)，輕檔案管理
為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的形象工程建設(shè)進(jìn)度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務(wù)繁重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設(shè)未能按時完成。
（三） 檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高
房建工程建設(shè)長達(dá)數(shù)年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性，受工程建設(shè)參建單位多，工期長、人員變動大等因素影響，各單位對建設(shè)過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能及時移交和定期整理歸檔。若到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時，再來組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
（四） 檔案管理從業(yè)人員配備不足且素質(zhì)不高
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視，發(fā)包單位或施工單位配備的檔案從業(yè)人員配額少且多為兼職人員，人員穩(wěn)定性不強(qiáng)，而且對建工檔案征集與收集、整理、保管與維護(hù)等要求掌握不全，使得工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國家規(guī)定的建工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
（五） 檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享
在實(shí)際工作中，各建設(shè)單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享。
三、 應(yīng)對房建工程建設(shè)檔案管理問題的措施
（一） 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識
為加強(qiáng)對房建工程建設(shè)檔案的有序管理，在工程項(xiàng)目開始時，就應(yīng)對來自各參建單位及人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工程各人員的檔案意識，爭取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責(zé)任感，爭取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動的局面。
（二） 完善制度，規(guī)范檔案管理
一要根據(jù)國家及建設(shè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合房建工程的實(shí)際情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機(jī)制，將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三要提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。
（三） 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對穩(wěn)定。條件允許的，應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理；條件不允許的，也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包括三方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo)，提高各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
（四） 加強(qiáng)電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源。
首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、儲存、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；最后要加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為房建工程管理服務(wù)。
房建工程項(xiàng)目檔案與一般生產(chǎn)技術(shù)檔案有所區(qū)別，它是由多個單項(xiàng)工程形成，周期長、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有通過發(fā)包單位及承建單位做到領(lǐng)導(dǎo)重視，人員落實(shí)，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設(shè)快速發(fā)展要求。
四、總結(jié)
工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時，更好地為社會主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉宇平；陳焱輝；；做好工程檔案管理 提高檔案管理水平[J]；黑龍江史志；2009年12期
[2] 李玉山；；論工程檔案在工程建設(shè)中的作用[J]；山西建筑；2008年28期
[3] 李鏑鳴，馬建莫；加強(qiáng)工程檔案管理的對策研究[J]；新疆農(nóng)墾經(jīng)濟(jì)；2005年06期
關(guān)鍵詞:建設(shè)工程檔案;收集;整理;保管;利用服務(wù)
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設(shè)是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為,它對城市文明與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實(shí)記錄和保管建設(shè)工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。
一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義
建設(shè)工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出,重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料,即:建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。
筆者認(rèn)為,建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā),確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理,是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之,建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程,它始于工程項(xiàng)目的提出,伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案,具有復(fù)雜性。
收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案,做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù),具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時,檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料,對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據(jù)各種線索,到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設(shè)審批管理部門,環(huán)保消防等部門,也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此,一般的建設(shè)項(xiàng)目,其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目,才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理予以論述。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎(chǔ)環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施,因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題:
第一,應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多,從項(xiàng)目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件,之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限,電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄,自應(yīng)收集。
第二,應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實(shí)歷史記錄,收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長,越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求,特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔,亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。
第三,建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓,只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此,單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任,以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè),檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員,了解工程進(jìn)度和工程基本情況,做到心中有數(shù),在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。
第五,建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設(shè)計(jì)圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全,對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容,是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此,單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題,單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進(jìn)行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設(shè)工程的,其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_,一般不存在模糊問題,而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn),容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時,有時文件規(guī)定的動工日期與實(shí)際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二,同一個工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接,故此,應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄,如某某項(xiàng)目可行性報告等。
總之,單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作,應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待,科學(xué)整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言,紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因?yàn)闇囟?、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真,加之經(jīng)常性的復(fù)制,導(dǎo)致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是,在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應(yīng)加注說明性題名,并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要,或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì),均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務(wù),是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一,利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱,均需要依法進(jìn)行。
第二,單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序,通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序,而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。
第三,在合法前提下,單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù),運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應(yīng)向查閱者說明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。
第四,單位建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時服務(wù)。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費(fèi)時耗力,效率低下,故此,建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢,應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù),方便查閱。
單位建設(shè)工程檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能,還要求單位內(nèi)部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中,應(yīng)當(dāng)做到依法、及時、認(rèn)真和便利服務(wù),促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。
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關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；收集；整理
一、建設(shè)工程檔案及管理
筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理，是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項(xiàng)目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項(xiàng)目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目，才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提 。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題：
第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項(xiàng)目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。
第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實(shí)歷史記錄，收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求，特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。
第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。
第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設(shè)計(jì)圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。
第一，以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時，有時文件規(guī)定的動工日期與實(shí)際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二，同一個工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三，同一個工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。
第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄，如某某項(xiàng)目可行性報告等。
總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因?yàn)闇囟?、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。
因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等
基本資料，以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì)，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。
第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的含義：
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案是在招投標(biāo)活動中按照歸檔制度之中保存起來具有利用價值的各種資料。一般由圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等構(gòu)成。從招投標(biāo)活動的過程來看，主要包括5個方面的內(nèi)容：⑴項(xiàng)目立項(xiàng)過程中甲方需提供的計(jì)委計(jì)劃批文、城建規(guī)劃許可證、施工圖紙、報建報批表、招標(biāo)文件審查意見書、招標(biāo)文件招標(biāo)文件補(bǔ)充說明、招標(biāo)通知書等。
⑵招投過程中投標(biāo)單位提供的投標(biāo)通知書、法人代表證明、法人授權(quán)委托書、投標(biāo)書（含預(yù)算書）。⑶審定標(biāo)底過程中的標(biāo)底審定辦法、標(biāo)底審定意見書、預(yù)算書（包括工程量清單、工程量對比平均表、材料價格目錄等）。⑷開標(biāo)過程的開標(biāo)程序、評標(biāo)辦法（原則、紀(jì)律）、評標(biāo)組織、評標(biāo)打分表、評標(biāo)意見書、開標(biāo)會議記錄。⑸企業(yè)中的中標(biāo)通知、合同審查意見書、合同副本、其它跟蹤情況表等。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)：1.專業(yè)性。招投標(biāo)檔案產(chǎn)生于工程的招投標(biāo)過程，是每個招投標(biāo)情況的詳細(xì)記載，反映著每一棟樓房的構(gòu)造與設(shè)施，預(yù)測著每一個建筑產(chǎn)品的預(yù)期價格，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。2.修改性。文書檔案一經(jīng)形成是不能修改的，修改后就失去了它的真實(shí)性和保存價值，而招投標(biāo)檔案實(shí)在工程施工中，隨著設(shè)計(jì)圖紙的變更而不斷修改補(bǔ)充的。如有的工程在招標(biāo)以后，因地質(zhì)條件引起的基礎(chǔ)變更，以及設(shè)計(jì)圖紙的變更，就更需要予以更改或補(bǔ)充，以保證實(shí)物與檔案相符，在工程結(jié)算中發(fā)揮應(yīng)有的作用。3.連續(xù)性。建設(shè)工程招投標(biāo)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，每個環(huán)節(jié)中形成的資料，都是環(huán)環(huán)相扣，密不可分的。沒有圖紙、招標(biāo)文件、招標(biāo)文件補(bǔ)充說明，就無從談起工程的預(yù)算書編制、標(biāo)底的審定，更不用說開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)了。4.長效性。工程從立項(xiàng)到竣工，大多數(shù)需要經(jīng)過一年或更長的時間，特別是跟蹤服務(wù)資料，不易收集，所以檔案形成周期比較長。而在解決建設(shè)過程中或竣工后可能發(fā)生的爭執(zhí)上，招投標(biāo)檔案具有長期的效用。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的作用和意義
建設(shè)工程招標(biāo)檔案是記錄建設(shè)工程情況的重要技術(shù)資料，是建設(shè)項(xiàng)目永久性技術(shù)文件，是建設(shè)項(xiàng)目工程施工的法律文書，因此檔案資料必須做到準(zhǔn)確、完整、真實(shí)。
招標(biāo)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)活動。在招標(biāo)過程中產(chǎn)生的大量文件資料，是招標(biāo)活動的歷史見證；是全面反映整個招標(biāo)活動的第一手資料，它具有一定的考證和查詢的作用；是為解決可能出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、逾期交貨以及終止合同等問題的經(jīng)濟(jì)糾紛，法律訴訟的原始佐證。
建立健全招投標(biāo)檔案，有利于加強(qiáng)工程質(zhì)量管理。招投標(biāo)檔案詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄了建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)活動中的每一個環(huán)節(jié)，每一個程序。在以后的利用過程中都能做到有據(jù)可查。這就從客觀上要求做好原始材料的形成、積累工作，同時也對招投標(biāo)檔案的管理提出了更嚴(yán)格的要求，以適應(yīng)工程建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作的需要，并服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)的大發(fā)展和建筑市場國際化發(fā)展的需要。建立健全招投標(biāo)檔案，有利于依據(jù)法定程序嚴(yán)格審批事項(xiàng)。特別是加強(qiáng)公開標(biāo)底最大限度地減少因泄露標(biāo)底而引發(fā)的腐敗現(xiàn)象。
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的管理
1.齊全、完整、真實(shí)地收集資料 建設(shè)工程招投標(biāo)資料是招標(biāo)投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄，是對項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易過程和管理工作的真實(shí)記錄，是進(jìn)行工程造價審核的基礎(chǔ)資料。其中的招標(biāo)答疑直接關(guān)系到工程造價；商務(wù)標(biāo)部分是進(jìn)行工程造價審核的最重要的基礎(chǔ)資料；投標(biāo)文件中的施工單位資質(zhì)等級是工程造價審核的依據(jù)之一；技術(shù)標(biāo)中的施工組織設(shè)計(jì)是進(jìn)行工程量計(jì)算的依據(jù)；中標(biāo)通知書中的中標(biāo)價、工程建設(shè)合同是進(jìn)行工程造價審核的重要依據(jù)。招標(biāo)投標(biāo)文件資料既是建設(shè)過程中的基礎(chǔ)資料，也是建設(shè)質(zhì)量的保障，同時它還是建筑產(chǎn)品出現(xiàn)工程質(zhì)量，造價爭議時仲裁、訴訟的證據(jù)。例如我們在完成一項(xiàng)工程招標(biāo)投標(biāo)工作后，某未中標(biāo)單位就以招投標(biāo)交易過程不公正為由，提出法律訴訟，我們以大量整理好的有關(guān)文件規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)文件為證據(jù)，通過法律手段進(jìn)行辨訴，最終獲得勝訴，為企業(yè)避免了經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)了企業(yè)形象。所以，建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合ISO9002國際質(zhì)量體系管理工作，制定《招標(biāo)投標(biāo)文件控制程序》，對招標(biāo)投標(biāo)文件資料的來源，走向和收集進(jìn)行有效控制。齊全、完整、真實(shí)的招標(biāo)投標(biāo)文件資料是維護(hù)企業(yè)利益，提高企業(yè)管理水平的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)賴以生存、持續(xù)發(fā)展的重要資源，加強(qiáng)對這些資料的收集、歸檔與保存時非常重要的工作。
2.建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼硪?guī)范 招標(biāo)投標(biāo)文件資料種類繁多，必須建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼硪?guī)范。招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。整理方法應(yīng)依據(jù)國家、行業(yè)規(guī)定，根據(jù)項(xiàng)目工程的規(guī)模、類型、結(jié)合招投標(biāo)工作程序制定相應(yīng)的整理規(guī)則。針對大型建設(shè)工程總體招標(biāo)和部分分項(xiàng)方式進(jìn)行整理。如：勘測設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等階段。各部各項(xiàng)工程則可按招投標(biāo)工作流程或資料形成的時間順序進(jìn)行整理。如：招投標(biāo)前期文件（備案文件）、招投標(biāo)過程文件、招投標(biāo)結(jié)果文件等。小型建設(shè)項(xiàng)目也可按招投標(biāo)工作流程或資料形成的時間順序進(jìn)行整理，無論采取邏輯關(guān)系組卷，還是時間順序組卷，原則是一項(xiàng)工程盡可能采用一種方式，并注明在編制說明中予以說明，便于檔案的利用，查詢和管理。
【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；工程檔案；管理；工程質(zhì)量
隨著我國建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對建設(shè)工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及人們的生命財(cái)產(chǎn)安全，而工程檔案管理工作與工程質(zhì)量之間具有密切的關(guān)系，加強(qiáng)工程檔案管理工作對促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作成為當(dāng)前建設(shè)企業(yè)面臨的重要問題。
一、工程檔案建設(shè)的作用分析
在建設(shè)工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠?qū)⒐こ藤|(zhì)量直接反映出來。
通常情況下，建設(shè)工程質(zhì)量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進(jìn)行理解。有多數(shù)工序在工程建設(shè)過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進(jìn)行檢測。如果想對其進(jìn)行相應(yīng)的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現(xiàn)場記錄。站在現(xiàn)代管理科學(xué)的角度對其進(jìn)行分析可知，建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分也包括了建設(shè)工程檔案質(zhì)量。如果一個工程檔案質(zhì)量較高，這也就充分說明了該工程進(jìn)行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質(zhì)，并且還具有較高的工程管理質(zhì)量。
通常情況下，建設(shè)工程檔案出現(xiàn)在工程建設(shè)之前，建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行審批、決策以及確立這一過程中的真實(shí)記錄稱之為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。例如，在進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算的過程中，其重要的參考依據(jù)均為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。但是在招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算等一系列過程中出現(xiàn)的文件材料優(yōu)勢進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)?？辈鞙y量項(xiàng)目的重要依據(jù)。換句話說，在建設(shè)工程項(xiàng)目之前，就已經(jīng)形成了大量資料。如果在一個建設(shè)工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設(shè)工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進(jìn)程和文件材料產(chǎn)生之間也存在密切相關(guān)性。
現(xiàn)階段，隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項(xiàng)目的實(shí)施也越來越廣泛，這就要求建設(shè)工程必須擁有更高質(zhì)量。尤其是在精細(xì)化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設(shè)工程建立起一套科學(xué)合理的精確評價體系。如果我們對建設(shè)工程管理模式有著嚴(yán)格要求，特別注重圖紙與數(shù)據(jù)的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ健Ｔ谶@種新模式下，我們不僅會注重工程現(xiàn)場，而且會將工程檔案的建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，并且在此過程中對其進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)分析，最后再對其進(jìn)行綜合性的評價。換句話說，建設(shè)工程質(zhì)量是可以直接通過建設(shè)工程檔案反映的，所以應(yīng)該對工程質(zhì)量采用建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面性評價。
二、 完善工程檔案管理工作
工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制在城市建設(shè)工程中主要通過施工現(xiàn)場和施工組織質(zhì)量控制表現(xiàn)，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進(jìn)行全面考慮。
（一）制度。通過對國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析可知，第一次站在國家法規(guī)的高度，在建設(shè)工程質(zhì)量控制體系中納入了建設(shè)工程檔案管理，強(qiáng)制性規(guī)定了建設(shè)工程的法律責(zé)任、報送移交程序、質(zhì)量要求以及相關(guān)內(nèi)容，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》屬于推動我國城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。
（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進(jìn)行嚴(yán)格保管，確保其完整性與準(zhǔn)確性。
（三） 材料。建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進(jìn)行編制的過程中，檔案員要對其進(jìn)行認(rèn)真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質(zhì)量和工程方案相符合。
（四）人員。 在工程建設(shè)中，建設(shè)工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中沒有得到充分重視。現(xiàn)階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中的重要性也慢慢凸現(xiàn)出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應(yīng)的資格證才能上崗。每年在市政建設(shè)類工程項(xiàng)目開動之前，市政工程建設(shè)處都會起到良好的帶頭作用，市政建設(shè)檔案由不同業(yè)務(wù)科室派出專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網(wǎng)上，有利于相關(guān)人員進(jìn)行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設(shè)工程項(xiàng)目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進(jìn)行，在工程完全竣工之后，需要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申報之后，才能夠驗(yàn)收申報過的建設(shè)工程項(xiàng)目。
三、 提高建設(shè)工程質(zhì)量
對城建方案館近期的實(shí)際業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行科學(xué)總結(jié)，并且和工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行積極主動的協(xié)調(diào)，（下轉(zhuǎn)第177頁）（上接第131頁）進(jìn)而建立起一套科學(xué)完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對其它發(fā)達(dá)城市先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行大力借鑒。
在施工合同簽署的過程中，首先要對建設(shè)方關(guān)于工程檔案建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)行明確，在合同中明確相關(guān)責(zé)任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，并且終身負(fù)責(zé)工程資料，將其檔案管理的責(zé)任意識提高。實(shí)施方法包括：首先要抓好工程建設(shè)源頭，在進(jìn)行工程項(xiàng)目規(guī)劃審批與報建的過程中，就要和建設(shè)單位將工程檔案移交報送責(zé)任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設(shè)方均了解工程建設(shè)的相關(guān)信息，同步管理建設(shè)工程檔案質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容。其次，要有專人負(fù)責(zé)工程檔案，并且要對其進(jìn)行全程跟蹤以及科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就要對其進(jìn)行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預(yù)驗(yàn)收工程檔案，合格之后才能夠?qū)こ添?xiàng)目竣工進(jìn)行驗(yàn)收。這一系列措施和建設(shè)行政職能進(jìn)行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實(shí)性、原始性，最終提高建設(shè)工程質(zhì)量。
要對管理工作細(xì)節(jié)之處加強(qiáng)重視，可以采用跟蹤服務(wù)或者預(yù)約服務(wù)的方式，謹(jǐn)防資料員在沒有做好充分準(zhǔn)備的情況下對業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)辦理，進(jìn)而將工作效率提高。通過反復(fù)多次的大廳柜臺復(fù)檢業(yè)務(wù)辦理以及現(xiàn)場工程檔案業(yè)務(wù)集中指導(dǎo)，能夠形成一個工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，并且具有較強(qiáng)的條理性。
在進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的具體實(shí)踐過程中，存在著施工單位的實(shí)際活動與相關(guān)文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現(xiàn)的這些問題，進(jìn)而對工程檔案的真實(shí)性進(jìn)行有效保證，促使工程質(zhì)量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。
四、結(jié)語
綜上所述，在建設(shè)工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質(zhì)量之間的關(guān)系具有高度緊密性。為了有效確保工程質(zhì)量，就必須加強(qiáng)工程檔案管理。所以，在建設(shè)過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責(zé)任感，對建設(shè)工程質(zhì)量管理中的相關(guān)教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)及時進(jìn)行總結(jié)，提高檔案管理水平，最終達(dá)到提高建設(shè)工程質(zhì)量的目的。
【參考文獻(xiàn)】
交通建設(shè)工程的檔案是工程監(jiān)理管理工作中的重要內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，當(dāng)今的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。本文就交通建設(shè)工程監(jiān)理完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向展開論述，期望對于信息化檔案管理的規(guī)劃和完善具有參考作用。
關(guān)鍵詞：
交通建設(shè)；工程監(jiān)理；檔案管理
信息化建設(shè)在各行各業(yè)的滲透和應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛和深入，不僅帶來了工作上的便利，也為工作效率的大幅度提高提供了技術(shù)支持，尤其是在交通建設(shè)事業(yè)中，作為交通建設(shè)監(jiān)理部門，應(yīng)該承擔(dān)起工程建設(shè)的監(jiān)理職責(zé)，通過監(jiān)理管理和監(jiān)理檔案的資料整理收集工作，將工程建設(shè)中的各種與管理有關(guān)系的事務(wù)，采用信息技術(shù)手段，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理，讓交通建設(shè)的過程和成果能夠被詳細(xì)的收存，以備日后調(diào)用和參考。
1交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容
1.1交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案管理是工程的基礎(chǔ)工作，運(yùn)用信息技術(shù)，將檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)起來，就是將信息化檔案工作的軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配置。交通建設(shè)工程監(jiān)理工作中，檔案信息的管理工作如今已經(jīng)不僅是信息資源的歸檔，還有信息技術(shù)的應(yīng)用。技術(shù)和資源是檔案信息管理工作中的核心。具體說來就是將資源通過數(shù)據(jù)傳輸、存儲、調(diào)取、保存等手段進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施的共享和實(shí)用。交通建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定在長期的交通建設(shè)中必然要產(chǎn)生大量的工程資料，要提高收集整理的效率，減少工程檔案的采集、整理周期，就要通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，加強(qiáng)檔案信息化管理的工作來完成。例如，建立辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，能夠幫助監(jiān)理部門將各個部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行上傳和共享，隨時掌握工程活動的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，同時保持與工程中各個部門的溝通與交流。
1.2檔案管理信息化的信息資源建設(shè)
做好檔案管理信息化的自愿建設(shè)，關(guān)鍵在于將檔案進(jìn)行信息技術(shù)的開發(fā)和實(shí)用。從交通建設(shè)工程的監(jiān)理角度來看，檔案信息的整理效率與交通信息化建設(shè)的進(jìn)度息息相關(guān)。要提高工作效率，就要投入資金，加強(qiáng)軟硬件的建設(shè)，例如建立檔案數(shù)據(jù)庫，就是一個很好的交通建設(shè)檔案管理的平臺，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，搭建起內(nèi)部局域網(wǎng)來，設(shè)立目標(biāo)辦公群，為交通建設(shè)的檔案管理工作節(jié)能增效，并開創(chuàng)優(yōu)越的辦公條件[1]。
1.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)規(guī)范
通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，檔案信息收集到的是社會資源，更需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的收集平臺，包括電子信息文件、檔案管理功能在內(nèi)的信息化檔案管理，能夠?qū)⑿畔⒌馁Y源、文件等加以規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化的管理。
1.4檔案管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
對檔案進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，是在信息資源的開發(fā)利用和建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。由于交通建設(shè)工程監(jiān)理的信息檔案擁有著海量的信息，因此，要將涉及到交通建設(shè)的各個環(huán)境的信息等加以收納，必須要有強(qiáng)大的技術(shù)支持，才能保證檔案信息管理的質(zhì)量和速度。例如交通建設(shè)過程中的環(huán)境、氣象、機(jī)械、物理、化學(xué)知識，還有工程招投標(biāo)、原材料采購、工程檢測中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等等，都要被高效、合理、安全地存儲在信息化檔案數(shù)據(jù)庫中。
1.5檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
高效的檔案信息化管理，需要高等級的人才來操作。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)，必須吸引信息化技術(shù)人才，在系統(tǒng)管理和維護(hù)上做好各項(xiàng)工作。只有人才隊(duì)伍的穩(wěn)固和扎實(shí)，才能保證交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定開展，而且前文也提高，交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)庫的信息是海量的，面對紛繁復(fù)雜的信息，要達(dá)到操作簡便、安全存儲，高效分析，方便調(diào)取，只有專業(yè)技術(shù)人員才能做到。這其中也需要專業(yè)人員技術(shù)人員在做好日常的系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)和維護(hù)工作的同時，不斷提高自身的專業(yè)知識技能，同時還要求交通建設(shè)工程監(jiān)理的管理人員加大培訓(xùn)和培養(yǎng)力度，吸引人才的同時，也能留住人才。
2交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)措施
2.1建立交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)
綜合管理系統(tǒng)包括工程建設(shè)總監(jiān)辦、駐地辦等機(jī)構(gòu)，形成了檔案信息化自愿開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)，在這個架構(gòu)中，資料最終是以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行了管理，在數(shù)據(jù)庫中最終發(fā)揮了其應(yīng)有的價值。首先，建立了檔案信息資源庫之后，為了提高資料庫中的信息資源的利用率，可以將系統(tǒng)中的已經(jīng)編目的工作進(jìn)行退化，將有用的檔案資料進(jìn)行整理和收集，包括資料的來源、時間以及關(guān)聯(lián)性等。第二，是對檔案資料進(jìn)行分類，經(jīng)過編輯加工的信息資料將被統(tǒng)一納入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，以保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[2]。第三，通過內(nèi)部信息監(jiān)理服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)，將內(nèi)部和外部的信息加以結(jié)合，形成文件信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系，通過智能化信息資料的管理運(yùn)行，為檔案信息的共享和互換提供技術(shù)保障。
2.2規(guī)范交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化管理工作
通過建立檔案信息管理制度，確定檔案管理人員崗位以及職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制，工作人員有細(xì)化了的崗位劃分，能夠做到有章可循，有法可依，按照健全的崗位責(zé)任制的相關(guān)規(guī)定，做好信息資料的歸檔和整理、保管、保密、登記、結(jié)語、歸還等工作。
2.3建立完善的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案安全體制
建立交通建設(shè)工程監(jiān)理電子文檔管理體系，是為了適應(yīng)當(dāng)前電子文檔為主的資料管理的需要，增強(qiáng)電子文件載體的穩(wěn)定性，依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件的傳輸，保證電子文件的原始檔案能夠得到合理的保護(hù)[3]。
3結(jié)語
經(jīng)過開發(fā)和建設(shè)后的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息管理系統(tǒng)，具有很高的使用和利用價值，為維護(hù)檔案資料的安全運(yùn)行，提供信息系統(tǒng)支持，發(fā)揮了應(yīng)有的作用。現(xiàn)階段要改進(jìn)和完善的工作，就是順應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展潮流，在強(qiáng)化實(shí)情調(diào)研，協(xié)調(diào)各方資源方面，繼續(xù)推動檔案管理向著信息化建設(shè)的方向穩(wěn)步前進(jìn)。
作者：周志學(xué) 單位：泰州市路德工程監(jiān)理咨詢有限公司
參考文獻(xiàn)：
[1]陳萍.交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].建材技術(shù)與應(yīng)用,2016,(5):39-41.
關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；檔案管理；人員素質(zhì)
0 前言
2015年度我國電力建設(shè)進(jìn)一步擴(kuò)大，對于檔案管理的要求也隨之提高，電力建設(shè)工程中的檔案管理不僅是企業(yè)管理重要的組成部分，也對以后的施工改建、擴(kuò)建、運(yùn)行、維修以及技術(shù)改造提供了技術(shù)依據(jù)，是整個電力建設(shè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。在科技發(fā)展日新月異，電力工程技術(shù)不斷升級換代的今天，對電力企業(yè)建設(shè)工程中的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性都提出了更高的要求。這要求我們在保管工具、管理人員素質(zhì)、檔案管理流程當(dāng)中要做到標(biāo)準(zhǔn)化和精確化。
1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)流程
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。
進(jìn)行檔案管理，一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2 對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1 建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。
首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請專業(yè)的教師團(tuán)體對檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識的機(jī)會與時間[1]。
其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對于學(xué)不會和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2 提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。
對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。
電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中[2]。
提高認(rèn)識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理[1]。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3 如何應(yīng)對電力施工過程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收[3]。
時刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實(shí)時追蹤、實(shí)時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3 結(jié)語
信息化時代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設(shè)工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識，管理流程，監(jiān)督考核，工程實(shí)施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對國家負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳慧.探析電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（21）：37-38.
關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理，完善措施
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、工程資料檔案管理工作的意義
項(xiàng)目建設(shè)中,工程檔案管理是整個工程管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,它的形成和積累貫穿于整個項(xiàng)目建設(shè)全過程。一個工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、及竣工驗(yàn)收等各個階段所形成的全部文件資料,必須完整準(zhǔn)確的體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程。特別是大型工業(yè)化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業(yè)性強(qiáng)、體系龐大、建設(shè)周期長、成果驗(yàn)收復(fù)雜、“三邊”等特征,化工項(xiàng)目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項(xiàng)目源頭抓起,在實(shí)施過程中進(jìn)行鞏固,并順利完成竣工檔案驗(yàn)收,才可保障項(xiàng)目管理工作的整體可控,進(jìn)而保證工程檔案的完整、規(guī)范。
建設(shè)工程檔案是一個事關(guān)建設(shè)工程和建設(shè)項(xiàng)目成敗的大問題，應(yīng)該是城建檔案工作關(guān)注的頭等大事。從實(shí)際操作上來講，建設(shè)工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設(shè)工程在建設(shè)施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實(shí)地反映了工程施工全過程的實(shí)際情況，是對建設(shè)工程的真實(shí)寫照，具有依據(jù)、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個確切的、科學(xué)的依據(jù)，為城市建設(shè)、城市規(guī)劃和城市管理等服務(wù)。工程檔案利用價值得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是所載信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度。因此，建設(shè)工程檔案必須做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。然而，筆者在長期工程檔案審核驗(yàn)收和接收管理的實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)目前建設(shè)工程檔案問題比較突出，主要表現(xiàn)在完整性、真實(shí)性差，內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，簽章手續(xù)不到位，竣工圖編制不準(zhǔn)確等方面。這些問題的存在嚴(yán)重削減了建設(shè)工程檔案應(yīng)有的保存和利用價值，也將對建設(shè)工程今后的管理和維修、改擴(kuò)建以及權(quán)屬責(zé)任劃分等帶來嚴(yán)重影響。
二、當(dāng)前我國工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
自我國頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》等相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，我國工程建設(shè)檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對于工程的影響較大，導(dǎo)致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
1、缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉(zhuǎn)變，工程建設(shè)管理體制改革也不斷深入，相關(guān)的終身制度、建設(shè)監(jiān)理制度、項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度以及竣工驗(yàn)收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的工程檔案的載體、形式、內(nèi)容以及相關(guān)制度也發(fā)生了很大變化，對于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗(yàn)收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現(xiàn)象存在，并沒有正確、全面的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致工程檔案管理工作一直處于被動狀態(tài)，很多工程檔案的收集、整理都不及時，工程檔案管理沒有充分發(fā)揮其作用。
2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業(yè)要求較強(qiáng)，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設(shè)置專門的獨(dú)立檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關(guān)的管理?xiàng)l例，但大部分都是形同虛設(shè)，并沒有起到實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理作用。因此，在實(shí)際的工作中，缺乏相應(yīng)的操作性較強(qiáng)的管理制度來規(guī)范實(shí)際的工程檔案管理工作，導(dǎo)致工程綜合管理部門以及建設(shè)部門工作較隨意，各自為營，經(jīng)常出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
3、缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術(shù)人員來擔(dān)任兼職，只懂得工程的施工技術(shù)，對于檔案管理知識缺乏一定的認(rèn)識和了解，之前也并未接受過相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關(guān)的管理制度以及法律法規(guī)，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導(dǎo)致工程檔案管理低下。同時檔案管理部門中普遍存在的現(xiàn)象是檔案專業(yè)人員較少，新來的工作人員以及工程技術(shù)人員較多，工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。
三、如何做好建設(shè)工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。
1、要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》、《建設(shè)檔案管理規(guī)定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規(guī)法要求，將檔案驗(yàn)收制度、檔案進(jìn)館時限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，在工程開工前下達(dá)資料任務(wù)單，落實(shí)到人，明確責(zé)任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學(xué)、歸檔更加及時。從根本上保證檔案的內(nèi)在和外在，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。
2、建設(shè)工程檔案資料是按照工程建設(shè)程序形成的反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資和安全目標(biāo)的重要保證，規(guī)范檔案資料的管理是做好工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)營維護(hù)管理的基本要求。為規(guī)范基建處建設(shè)工程檔案資料的編集、保管、查閱和報送工作，提高建設(shè)工程項(xiàng)目管理水平，根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合基建處各科室項(xiàng)目管理的工作職能，做好檔案工作。
3、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項(xiàng)目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實(shí)提高參建單位的檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環(huán)節(jié)工作，確保工程項(xiàng)目歸檔材料良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場，做好對重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作，主動做好對重點(diǎn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，積極做好項(xiàng)目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。
結(jié)束語
總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)的反映,是檢驗(yàn)工程的重要依據(jù)。分析研究工程檔案管理實(shí)踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設(shè)有著積極促進(jìn)作用。目前，檔案工作已趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢下，施工企業(yè)的檔案管理工作面對新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作只有不斷的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機(jī)，在鞏固和發(fā)展己有成績的基礎(chǔ)上，繼續(xù)努力，開拓進(jìn)取，根據(jù)工作發(fā)展的需要，不斷改進(jìn)和完善檔案管理手段，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]徐藝真.對施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013(03)
