時間：2023-05-17 09:56:33
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇物業(yè)檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、 加強檔案管理，經(jīng)濟效益上水平
實現(xiàn)經(jīng)濟效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險挽回經(jīng)濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經(jīng)濟損失共計60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進行物業(yè)管理，事發(fā)時物業(yè)公司尚未對云麗園進行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟損失近10萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識流失的風(fēng)險和高額人力資源成本。
二、 加強檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)的總結(jié)，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會和物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網(wǎng)上隨時存儲相關(guān)信息，并化為行動。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經(jīng)上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識、經(jīng)驗的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對時
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗怎么辦？更重要的是業(yè)主對新管理人員有一個認(rèn)識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗，利用企業(yè)檔案資源進行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因為注冊商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對商標(biāo)本身價值的認(rèn)識，重視對商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因為商標(biāo)的形成經(jīng)歷了較長時間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；對策；創(chuàng)新
1.當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問題
目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中手續(xù)不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。
2.物業(yè)檔案管理工作存在問題的主要原因
針對當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：
2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。
2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。
2.3是工作規(guī)范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態(tài)度。
3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問題的對策
通過對當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個方面入手：
3.1要從上至下加強檔案意識
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識培訓(xùn)、答卷等有效措施增強全體物業(yè)管理人員的檔案意識，達到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強檔案管理人員的責(zé)任意識和奉獻意識
要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識強、工作認(rèn)真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項事業(yè)。要保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定，切實為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進一步規(guī)范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進，同時需要根據(jù)項目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規(guī)范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3.4要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應(yīng)加大對基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。
3.5要開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)
通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。。同時，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實，及時調(diào)整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應(yīng)形勢的要求。
【關(guān)鍵詞】任務(wù)驅(qū)動；工作過程；物業(yè)檔案管理；學(xué)習(xí)領(lǐng)域；學(xué)習(xí)情境；總體設(shè)計
一、引言
《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專業(yè)開設(shè)的主要專業(yè)課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學(xué)生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。通過本課程的教學(xué)，要求學(xué)生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認(rèn)識物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進行檔案信息資源的開發(fā)利用工作。
然而，長期以來，高職物業(yè)檔案管理課并沒有沖出學(xué)科體系的藩籬：教學(xué)內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學(xué)；在教學(xué)方法上，還是簡單的以課堂教學(xué)為主的知識灌輸型：在教學(xué)重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導(dǎo)向，還是教師主動的在“教”，學(xué)生被動的在“學(xué)”，等等。沒有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學(xué)生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。
高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢在必行，以任務(wù)驅(qū)動，工作過程導(dǎo)向的學(xué)習(xí)情境設(shè)計，是物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域教學(xué)改革的創(chuàng)新思路。
二、任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)性教學(xué)
任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)教學(xué)，使學(xué)生有具體的學(xué)習(xí)任務(wù)和明確的教學(xué)目標(biāo)，是以學(xué)習(xí)型工作任務(wù)為核心來訓(xùn)練專業(yè)技能并構(gòu)建專業(yè)理論知識的教學(xué)改革。
任務(wù)驅(qū)動的目標(biāo)教學(xué)，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專業(yè)知識與學(xué)習(xí)型工作任務(wù)整合進行學(xué)習(xí)。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學(xué)做一體化的教學(xué)組織形式，將知識分布于各個學(xué)習(xí)任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域的每個學(xué)習(xí)情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學(xué)習(xí)任務(wù)，以任務(wù)為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學(xué)生有目的的在完成實際的工作任務(wù)過程中理解物業(yè)檔案專業(yè)知識，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學(xué)會物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗和知識結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。
任務(wù)驅(qū)動要與專業(yè)課程的進度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項目實際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進、鞏固物業(yè)管理專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，又能完成物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、主動性、積極性與自主性。
三、基于工作過程的教學(xué)分析
1. 工作過程與職業(yè)教育。廣義的工作過程指的是旨在實現(xiàn)確定目標(biāo)的生產(chǎn)活動和服務(wù)活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對固定的系統(tǒng)”；實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。
基于工作過程的職業(yè)教育，在教學(xué)設(shè)計上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學(xué)科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實現(xiàn)學(xué)科體系知識的解構(gòu)與行動體系知識的重構(gòu)?；诠ぷ鬟^程的學(xué)習(xí)情意，通過任務(wù)的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學(xué)生通過多個任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗，而且掌握了知識與工作的技能。
基于工作過程的職業(yè)教育，教學(xué)實施的六個步驟即基于實現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過程的六要素：對象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。
2. 職業(yè)實際工作過程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書稱檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析。
物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計分析。
3.基于工作過程的教學(xué)環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學(xué)環(huán)節(jié)：明確學(xué)習(xí)性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評定。
物業(yè)檔案管理專業(yè)抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學(xué)過程的比較分析見表1。
四、學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計
學(xué)習(xí)領(lǐng)域，是工作過程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱），是一個由職業(yè)能力描述的學(xué)習(xí)目標(biāo)、工作任務(wù)陳述的學(xué)習(xí)內(nèi)容和實踐理論綜合的學(xué)習(xí)時間（基本學(xué)時）三部分構(gòu)成的學(xué)習(xí)單元；學(xué)習(xí)情境，是工作過程導(dǎo)向的課程教學(xué)（實施方案），是在工作任務(wù)及其工作過程的背景下，將學(xué)習(xí)領(lǐng)域中的能力目標(biāo)和學(xué)習(xí)內(nèi)容進行基于教學(xué)論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學(xué)習(xí)領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學(xué)習(xí)單元，例如，項目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。
2007年以來，以國家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過程化教學(xué)模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學(xué)習(xí)情境設(shè)計的載體呈現(xiàn)出多元化的特點，其載體可以是項目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場地、材料、活動、現(xiàn)象、問題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。
1. 學(xué)習(xí)情境設(shè)計思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個子系統(tǒng)中的八個工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計，形成一個結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業(yè)性的有序化工作過程。
任務(wù)驅(qū)動工作過程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情境的設(shè)計，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強的特點，以物業(yè)檔案工作過程為載體設(shè)計學(xué)習(xí)情境，即以物業(yè)檔案專業(yè)工作的程序進行設(shè)計。
基于完整的工作過程來設(shè)計學(xué)習(xí)情境。學(xué)習(xí)領(lǐng)域是課程的名稱，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學(xué)習(xí)情境是對學(xué)習(xí)領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過程的思維分解學(xué)習(xí)領(lǐng)域為各個小型的主題學(xué)習(xí)單元，每個學(xué)習(xí)情境也是一個完整的工作過程；每個學(xué)習(xí)情境都要完成一個以上的學(xué)習(xí)型任務(wù)，每個任務(wù)也是一個完整的工作過程。
2. 學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情景的設(shè)計在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過程的學(xué)習(xí)情景設(shè)計了10個學(xué)習(xí)情境：學(xué)習(xí)情境1文件管理；學(xué)習(xí)情境2檔案收集；學(xué)習(xí)情境3檔案鑒定；學(xué)習(xí)情境4檔案整理；學(xué)習(xí)情境5編目與著錄；學(xué)習(xí)情境6檔案保管；學(xué)習(xí)情境7檔案編研；學(xué)習(xí)情境8提供利用；學(xué)習(xí)情境9統(tǒng)計分析；學(xué)習(xí)情境10現(xiàn)代化管理。每個學(xué)習(xí)情境都有一組，即1個以上的學(xué)習(xí)任務(wù)。見表2。
在學(xué)習(xí)情境的總體設(shè)計上，縱向的學(xué)習(xí)情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學(xué)習(xí)情境之間的順序：除學(xué)習(xí)情境10之外，從學(xué)習(xí)情境1到學(xué)習(xí)情境9，是一個完整的具體的物業(yè)檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計分析；橫向的學(xué)習(xí)型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過程設(shè)計。
參考文獻：
[1] 王雅南.以任務(wù)為導(dǎo)向的高職院校信息檢索課工作過程化教學(xué)改革研究.圖書情報工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.職業(yè)教育學(xué)研究新論.北京： 教育科學(xué)出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 職業(yè)教育與課程開發(fā). ，2010-05-01.
注：
本文為2012年四川省教育廳人文社會科學(xué)圖書檔案學(xué)科研項目論文之一，項目名稱：基于工作過程的高校檔案專業(yè)課程教學(xué)改革實踐研究，項目編號：12SB267。
【關(guān)鍵詞】物業(yè)管理；物業(yè)檔案；和諧社會；保障
【中圖分類號】TU942.62 【文章標(biāo)識碼】B 【文章編號】1326-3587（2012）04-0159-01
檔案管理是物業(yè)公司的各項管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文筆者通過對物業(yè)檔案的特點、發(fā)展趨勢、社會功用的解讀，來闡述物業(yè)檔案在物業(yè)管理中和促進社會和諧上的作用，來說明物業(yè)檔案管理工作在物業(yè)管理工作中的重要性。
一、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容。管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
2、物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。我國現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。
3、現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等。
二、物業(yè)檔案的特點
1、檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設(shè)計者、工程設(shè)計方、承建商，以及政府有關(guān)部門如計委、國土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。
2、載體形式多樣化。物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據(jù)實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。
3、檔案的動態(tài)性較強。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動。
4、公開性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。
5、檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，體現(xiàn)出一種完整性。
6、和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。
三、物業(yè)檔案的作用
物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進行維修養(yǎng)護和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。
四、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問題
1、企業(yè)規(guī)模總體偏小。由于房地產(chǎn)開發(fā)規(guī)模普遍較小，開發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)?？傮w偏小的現(xiàn)狀。
2、物管投訴多，社會認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對物業(yè)管理消費形成正確認(rèn)識，造成其社會認(rèn)可度偏低。
我們應(yīng)該充分認(rèn)識物業(yè)檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對構(gòu)建和諧社會主要有以下三方面社會功能：
一、它具有教化和益智的社會功能
現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到“人無我有，人有我新”。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時各種服務(wù)通知和信息，同時也利用網(wǎng)絡(luò)來加強物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過這些普通小區(qū)沒有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。
二、具有促進居民身心健康的功能
在衣食無憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進人關(guān)。比如對管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗的，利用他們良好的服務(wù)意識，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護衛(wèi)隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。
三、具有社交和繁榮文化的功能
關(guān)鍵詞：高職院校；物業(yè)管理；檔案
中圖分類號：G717 文獻標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）02-0026-02
高職院校中的物業(yè)管理是高等院校教育體系改革后的產(chǎn)物，用途就是將學(xué)校中的環(huán)境、房屋設(shè)施維護、衛(wèi)生問題等由學(xué)校管理轉(zhuǎn)變到社會物業(yè)管理的形式。以規(guī)范、社會性、專業(yè)性的物業(yè)管理準(zhǔn)則。可以保障學(xué)校教育工作的順利研究，給師生們一個良好的校園環(huán)境的同時，也提高了社會的經(jīng)濟效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復(fù)雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業(yè)管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。
一、高職院校的物業(yè)管理工作
1、物業(yè)管理的定義
物業(yè)這兩個詞多在企業(yè)單位跟家庭小區(qū)中出現(xiàn)，在高職院校中出現(xiàn)還是最近剛剛興起。物業(yè)的含義是擁有的財產(chǎn)和擁有物以及房地產(chǎn)等資產(chǎn)，它的范疇特別廣泛。物業(yè)是指已建造完成和已經(jīng)被使用的建筑類和相關(guān)的配套設(shè)備以及場地。而物業(yè)管理是指招聘物業(yè)服務(wù)方，業(yè)主和物業(yè)服務(wù)方制定物業(yè)合同，對指定的財務(wù)資產(chǎn)、房屋以及指定場地進行維護，以及對業(yè)主擁有的房屋、資產(chǎn)、設(shè)備進行的管理工作。
2、高職院校中的物業(yè)管理
高職院校中的物業(yè)管理工作形式繁多、內(nèi)容豐富。簡單的說就是對學(xué)生公寓、圖書館、體育場、食堂、教學(xué)樓、辦公樓等場所進行維護管理化，以及學(xué)校的生態(tài)環(huán)境也要定期進行維護。高職院校中的物業(yè)管理工作必須要結(jié)合學(xué)校的基本情況，而不是完全效仿社會中的物業(yè)管理，應(yīng)該在社會中物業(yè)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合院校的自身情況，優(yōu)化院校物業(yè)管理工作，目的是維護校園環(huán)境及秩序，以市場效益為本，集中管理、經(jīng)營和服務(wù)為一體，使其具有市場性和專業(yè)性、社會化三者為一體的物業(yè)管理新體系。
由于高職院校中的物業(yè)管理工作范圍廣泛且復(fù)雜，物業(yè)管理人員數(shù)過多難管理，于是物業(yè)管理中的檔案工作的開展就有了意義，這樣可以規(guī)范整個物業(yè)管理工作。對每一處設(shè)施的維修和學(xué)校需要的支出都做好檔案記錄工作，優(yōu)化物業(yè)管理工作的質(zhì)量，開拓一個檔案服務(wù)新趨勢。
二、檔案管理的重要性
1、物業(yè)檔案
物業(yè)檔案就是在物業(yè)服務(wù)中體現(xiàn)物業(yè)狀況的媒介，以體現(xiàn)物業(yè)部門對業(yè)主的服務(wù)情況，對服務(wù)的內(nèi)容進行有價值的記錄。物業(yè)檔案可以體現(xiàn)某一項物業(yè)服務(wù)的綜合情況，是物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)及憑證。
物業(yè)檔案的內(nèi)容包括物業(yè)部門自己的檔案，以及發(fā)展構(gòu)建的成果和對接管的物業(yè)進行的服務(wù)、管理、維護記錄的檔案。物業(yè)檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也走進了檔案工作中來，利用信息技術(shù)更加系統(tǒng)的進行檔案工作?？梢员苊鈾n案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點。
檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發(fā)展不可缺少的重要部門。近年來我國開始大力發(fā)展高校教育事業(yè)，而高職院校每年的學(xué)生、教師職工的檔案數(shù)據(jù)都會有很大的變動。且隨著高職院校物業(yè)管理的發(fā)展，物業(yè)管理開始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環(huán)節(jié)。
2、物業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題
通過深入了解一些高職院校中的物業(yè)檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還有很多顯見的共性問題，有一部分的檔案管理工作不夠規(guī)范，物業(yè)檔案工作的質(zhì)量也沒有達到一定的要求。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內(nèi)容沒有及時更新。2、檔案資料的存放沒有科學(xué)依據(jù)，有些檔案只是被隨意簡單的放在檔案袋中，沒有按時間以及內(nèi)容進行合理的排序和歸檔，在查找檔案時耗時又費力。3、檔案資料管理中，進行交接工作時由于交接手續(xù)不健全會造成檔案缺失的問題，這就是檔案管理工作不規(guī)范的體現(xiàn)，當(dāng)檔案資料缺失后，無法追究個人責(zé)任。
3、加強檔案管理工作的措施
（1）物業(yè)管理中的職工對于檔案管理工作沒有一定的認(rèn)識度，所以要加強職工們的檔案管理意識?？梢圆扇〗M織培訓(xùn)的方法，將檔案管理工作與物業(yè)質(zhì)量聯(lián)系到一起，培養(yǎng)職工對檔案管理工作的參與性與積極性。
（2）可以建立一個檔案管理制度，通過規(guī)范、檢查、監(jiān)督三者為一體的方式來完善這個制度，并且要結(jié)合實際情況采取相應(yīng)的管理措施。
（3）做好物業(yè)檔案管理工作是一個長期的任務(wù)，隨著高職院校的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作也要與時俱進。檔案管理人員要清晰認(rèn)識，有一個長遠(yuǎn)的思路和規(guī)劃。
4、物業(yè)檔案的作用
隨著高職院校中物業(yè)管理工作的深入，物業(yè)檔案的作用越來越明顯起來，也越來越受到更多物業(yè)管理人士的關(guān)注。城市化建設(shè)發(fā)展迅速，不但學(xué)校外界對物業(yè)管理的需求越來越大，高校對物業(yè)管理的需要也愈來愈明顯，作為物業(yè)管理中的重要組成部分，物業(yè)檔案是對這些工程技術(shù)以及設(shè)備維護的一個憑證，可避免不必要麻煩的發(fā)生，如果物業(yè)管理中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)錯誤，就可以利用檔案及時找到解決的良策。通過檔案，物業(yè)可以清楚的了解學(xué)校最近的物業(yè)需要，起到省時省力的效果。同時，當(dāng)學(xué)校與物業(yè)方有不必要的合同糾紛時，檔案就可以做一個調(diào)解師，來解決學(xué)校與物業(yè)之間的矛盾糾紛，從而使物業(yè)管理工作正常有序的進行。
結(jié)語： 高職院校物業(yè)管理工作的開展表明著經(jīng)濟探索邁出的重要一步，物業(yè)管理中的檔案工作給物業(yè)管理帶來了更多的便利條件。筆者認(rèn)為高職院校中的物業(yè)檔案工作還需要進一步的探索及研究，高校與物業(yè)部門應(yīng)積極的探討其中的共性問題，并找出解決的對策，發(fā)揮其全部的效益，建立一個新的物業(yè)管理體系和新工作機制，開拓服務(wù)新領(lǐng)域，以推進物業(yè)管理中檔案工作的良好發(fā)展。
參考文獻：
[1] 楊韶琛.對做好物業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識與思考[J].經(jīng)濟師，2013（1）.
（一）綜合檔案館館藏檔案分類問題
1、文書檔案為一個大類，大類內(nèi)按全宗管理；
2、專門檔案為一個大類，原屬科技檔案的建設(shè)項目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等放入專門檔案內(nèi)，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；
3、名人檔案作為一個大類，大類下按人頭管理。
（二）有關(guān)館藏
計算公式的問題
檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)中的二.（二）．1中的“館藏計算公式”是指該館文書檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。
二、關(guān)于“單件歸檔”方法問題
（一）單件歸檔方法的適用范圍問題
學(xué)校中的教學(xué)文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。
（二）對已實行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質(zhì)量原則上按《關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進行檢查。
（三）會議記錄必須編制頁碼。
（四）關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)件的歸檔
1、轉(zhuǎn)發(fā)件按“轉(zhuǎn)發(fā)件正本—轉(zhuǎn)發(fā)件定稿—被轉(zhuǎn)發(fā)件”的順序排列。
2、轉(zhuǎn)發(fā)件正本中所含的被轉(zhuǎn)發(fā)件的復(fù)制（眷?。┘蓺w檔或不予歸檔。
（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|(zhì)量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。
（六）關(guān)于文件處理單的歸檔
收、發(fā)文的文件處理單均應(yīng)保存；其排列位置視處理文件時的實際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應(yīng)計入文件總頁數(shù)中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。
（七）關(guān)于歸檔文件目錄
如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計算機為主要檢索手段的，文件盒內(nèi)不要求放置歸檔文件目錄。
（八）關(guān)于盒號的問題
原則上不要求編制檔案盒的盒號。
三、機關(guān)單位檔案工作問題
關(guān)于編制書本式專題目錄的問題：
如機關(guān)檔案管理已使用經(jīng)過國家檔案局測評的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團檔案或主要專門檔案以文件級條目錄入電腦，同時專職（或?qū)Ｘ?zé)）檔案人員會使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。
四、科技檔案工作問題
（一）科技檔案的分類問題
1、與工程項目關(guān)系密切的管理性文件的類別歸屬
申請立項的報告與批復(fù)、列入基建年度計劃的請示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入科技檔案整理。
2、負(fù)責(zé)基建項目管理臨時機構(gòu)文件材料的類別歸屬
負(fù)責(zé)基建項目管理臨時機構(gòu)如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報建、征地、施工管理、到設(shè)計變更、竣工驗收等文件，則歸入該項目的基建檔案。
（二）科技檔案的整理方法
1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理
（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。
（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號章。
（3）一個類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內(nèi)，反映同一問題的文字材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號”。
（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內(nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫完備。
（5）檔案形成時已經(jīng)成本冊且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。
2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法
（1）按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內(nèi)目錄條文。
（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。
3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)
施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。
4、基建檔案竣工圖的責(zé)任者
基建檔案竣工圖的責(zé)任者一般為施工單位。
5、圖紙目錄頁碼的編制
利用原來圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁碼。另有卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。
6、圖紙折疊要求
（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；
（2）圖標(biāo)外露；
（3）圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式;
（4）折疊方法一致。
7、城建檔案“移交單”的處理
城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。
（三）跨區(qū)域項目基建檔案的驗收與接收
跨市、區(qū)的基建項目應(yīng)根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設(shè)項目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項驗收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項目除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分；牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，由市城建檔案館接收。
五、企業(yè)檔案工作問題
（一）企業(yè)檔案原已進行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號沿用原黨群檔案的類別號，其他類別號不變。
（二）企業(yè)檔案剛開始進行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號用“1”或“A”，其他類別號按順序接排。
六、科技事業(yè)單位檔案工作問題
（一）科技事業(yè)單位的考績檔案問題
科技事業(yè)單位原未建立干部考績檔案者應(yīng)建立干部考績檔案，這類檔案可獨立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。
（二）醫(yī)院的病歷檔案問題
醫(yī)院的病歷檔案，作為一個大類，獨立進行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計檔案數(shù)量時，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應(yīng)將其作為醫(yī)院全部檔案的一個組成部分。
七、會計檔案的管理問題
（一）會計憑證的整理要求
要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項目填寫齊全，在空白處蓋上檔號章，并按要求將檔號章各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。
（二）會計賬簿的整理要求
以自然形成的一本作為一個案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會計賬簿應(yīng)在啟用頁上方空白處蓋上檔號章。
（三）財務(wù)報告的整理要求
財務(wù)報告保持原樣，除去會生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。
八、照片檔案的管理問題
（一）照片檔案的整理
照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號的方法整理，也可按以下方法進行整理：
1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長期以上。
2、照片按“年度—問題”進行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時間排列。
3、按“類別號—冊號—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄φ掌M行編號。
（二）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時應(yīng)標(biāo)明互見號。
（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
（四）照片檔案的編目
1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）
冊號（第5冊）
二級類目代號（照片）
一級類目代號（特殊載體檔案）
。
2、以一組照片為單位著錄時，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。
3、以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應(yīng)著錄起止號；時間應(yīng)著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。
（五）大幅照片的管理
1、對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。
2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。
3、對于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。
（六）底片號的編制方法
底片號編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號，無底片者，在備注欄說明。
九、關(guān)于機關(guān)檔案綜合管理考評
（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進行檔案綜合管理升級預(yù)評，需按有關(guān)要求評出預(yù)評分。
（二）需加入以下有關(guān)檔案計算機管理及電子文件管理的考核內(nèi)容：
l、檔案管理軟件的配備情況；
2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務(wù)檔案）；
3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；
4、檔案人員對計算機的熟悉情況。
十、其他業(yè)務(wù)問題
（一）關(guān)于建立全宗卷問題
1、各類型單位，包括企業(yè)、事業(yè)、機關(guān)等，特別是撤銷單位，應(yīng)按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。
關(guān)鍵詞：檔案管理;物資企業(yè);應(yīng)用;改進
1檔案的價值
檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產(chǎn)生的實際效益。
1.1歷史文化價值
檔案的價值是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。
1.2經(jīng)濟價值
對于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場價值。
1.3情報價值
傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，也是情報信息的重要來源。
2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營中的作用
物資企業(yè)的檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)濟活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業(yè)務(wù)的評審材料等進行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。
2.2憑證作用
由于財務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進行經(jīng)濟核算的重要依據(jù)。財務(wù)檔案有很強的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，還對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。
2.3可追溯作用
當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭議企業(yè)進行談判及可追溯的依據(jù)。
3檔案管理存在問題
3.1重視不夠
長期以來，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)企業(yè)追求精細(xì)管理的需要。
3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低
對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認(rèn)識不足，檔案部門所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實行而不是強制執(zhí)行，其價值和意義不大，所以沒有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗放。
3.3隊伍建設(shè)方面
隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點放在經(jīng)營上，對檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。
3.4電子歸檔實施效果不佳
信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)了社會的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認(rèn)知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。
4改進檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經(jīng)濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務(wù)觀念，增強服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
4.2加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強對檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識，及時糾正標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進標(biāo)準(zhǔn)化活動正常有序的開展。
4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度
完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。
4.4加強檔案隊伍建設(shè)
提高檔案管理專業(yè)性，增強檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。
4.5加快檔案的信息化建設(shè)
