時間：2023-03-08 14:57:14
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇大學生檔案整理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
大學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，詳實記錄了大學生在校期間課程學習、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲情況和身心發(fā)展等各方面內(nèi)容。通過這些記錄，我們可以了解掌握大學生在“德、智、體、美、勞”等方面的綜合表現(xiàn)。在新時期，加強大學生檔案管理，充分開發(fā)其中的信息資源，對治校興學、提高學校管理水平有舉足輕重的作用。因此，高校大學生檔案管理需要一支政治強、業(yè)務精、作風好的高素質檔案工作隊伍。要適應新形勢的需要，大學生檔案工作者必須具備以下素質。
一、政治素質要合格
大學生檔案工作是檔案工作的一部分，檔案工作是一項政治機要性很強的工作，沒有較高的政治素質和強烈的責任感是無法擔任此項工作的。因此大學生檔案工作者和其他檔案工作者一樣，應該做到：
1.樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向；要有高度的政治敏銳性和嚴明的政治紀律性，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀；在工作中不徇私情、廉潔自律，真正維護社會、集體和個人的利益。
2.要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認真負責地做好本職工作。
3.要有強烈的責任感和高度的事業(yè)心。大學生檔案工作是一項政治性、管理性、服務性很強的工作，這就要求檔案工作者要時刻嚴守機密，守口如瓶；要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，不斷強化工作能力，不斷提升工作質量。
4.要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。大學生檔案管理人員應當?shù)∶?、自甘默默無聞地為莘莘學子服務。
5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。
6.具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。
7.全心全意為人民服務是我們黨的一貫宗旨，大學生檔案工作是一項服務性工作，它的出發(fā)點和最終目的，在于為大學生的管理工作服務，新時期大學生檔案工作只有甘為人梯，熱心服務，才能順應歷史發(fā)展，才能站穩(wěn)腳跟。
二、知識素質要全面
科學文化知識是人類改造自然和改造社會的經(jīng)驗總結，要成為本職工作的行家里手，就要優(yōu)化知識結構，拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業(yè)人才。
1.掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，大學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)大學生檔案工作的科學管理。
2.掌握計算機知識。由于多媒體技術和網(wǎng)絡技術在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應用，計算機已經(jīng)從輔工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術，要適應檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡管理等方面的技能。
3.掌握一定的外語知識。在當今社會，沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作，尤其是英語。在計算機網(wǎng)絡技術使用的各種軟件以及網(wǎng)絡信息資源中，占有很大比例，為適應工作的需要，大學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對大學生檔案工作者的要求。
三、業(yè)務素質要精湛
樹立以人為本的服務意識。以提供服務為己任，各項工作都應首先從利用者的角度來思考，一切服務都應以利用者的需求為出發(fā)點。
樹立遠大理想，熱愛大學生檔案事業(yè)。明確自己肩負的責任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴肅認真的工作作風，把高度責任心、事業(yè)心貫穿在大學生檔案工作的各個環(huán)節(jié)。
培養(yǎng)求真務實、精益求精的工作作風。大學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。
四、管理素質科學
靜態(tài)管理與動態(tài)管理相結合。管理現(xiàn)存的大學生檔案是靜態(tài)的，而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料，則是動態(tài)的。靜，是相對的，動則是絕對的。邊收集，收集要齊全；邊整理，整理要細致；邊歸檔，歸檔要嚴謹。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫，精心保管，這是屬“靜”的境界。規(guī)章制度與實際情況相結合。只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規(guī)章制度，才能切實加強高校大學生檔案的管理工作，進一步推進大學生檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學化，有效地發(fā)揮大學生檔案在學校教育、管理工作中的作用。
五、心理素質要優(yōu)良
心理素質是整體素質的基礎，培養(yǎng)高校大學生檔案管理人員的心理素質是十分重要的。具體表現(xiàn)在： 對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創(chuàng)造性，積極主動地克服和解決所遇到的各種困難，克服畏難情緒，急流勇進。具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對環(huán)境變化的能力。大學生檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案，工作內(nèi)容也總是在重復，時間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒，所以，面對這些變化，管理人員要保持心境寬廣、意志堅定，對檔案事業(yè)應保持執(zhí)著的毅力，從容面對各種困難，激流勇進，不斷調整自己的心理狀態(tài)，來適應不斷出現(xiàn)的新情況。
六、身體素質要健康
【關鍵詞】檔案管理；大學生； 檔案工作1高校學生檔案工作存在的主要問題
1.1缺少相關法律法規(guī)的約束。改革開放以來， 國家針對高校的學生管理頒發(fā)了不少文件，如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》、《高等學校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止，沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標準，致使高校學生檔案管理體制不一——有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理； 有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運行，其結果必然是雜亂無序。
1.2學生檔案管理缺乏標準化、規(guī)范化。高校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規(guī)范”“公權力”的約束下，產(chǎn)生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質疑。說的具體一點：（1）歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如大學生、碩博士畢業(yè)生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之； 學生成績單沒有教務部門的公章， 用復印件替代的也時?？吹?。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優(yōu)秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現(xiàn)，便順序不清、無法排序。（3）頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。大學生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發(fā)揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規(guī)范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規(guī)范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節(jié)》［1］。
1.3檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經(jīng)濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中［2］。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。
2高校學生檔案管理工作的對策與措施
關鍵詞：大學生檔案管理 科學化制度化 規(guī)范化
隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發(fā)展，社會各項制度的改革日益加深，大學生檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，大學生檔案管理工作的改革顯得尤為重要。大學生檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的大學生檔案種類和數(shù)量，更加適應新時期大學生檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位大學生檔案管理工作者面對的首要問題。
一、大學生檔案管理工作改革的困難和重點
1.大多數(shù)人對大學生檔案管理工作的重視不夠
許多人認為大學生檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把大學生檔案放在大學生檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對大學生檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為大學生檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了大學生檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實大學生檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。大學生檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。
2.大學生檔案交接制度不嚴謹
每年，巨大的大學生檔案變動、更新、調取和維護工作確實是大學生檔案工作的重點和難點。大學生檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是大學生檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的大學生檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多大學生檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為大學生檔案一旦錯亂和丟失就代表著大學生檔案管理工作失去了大半意義，而且大學生檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強大學生檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待大學生檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。
3.許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務
很多人由于缺乏對大學生檔案的重要性認識，在面對大學生檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的大學生檔案都不夠重視，沒有充分考慮到大學生檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要大學生檔案時，才發(fā)現(xiàn)大學生檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給大學生檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明大學生檔案管理人員對大學生檔案的重要性宣傳不夠，許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務。
4.當前的大學生檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
這么多年來，大學生檔案管理工作依然是以紙質做為大學生檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。大學生檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。大學生檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類大學生檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。大學生檔案的存儲需要大學生檔案室，大學生檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的大學生檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致大學生檔案失真，大學生檔案室需要密閉，并且要防火防潮。
二、大學生檔案管理工作的對策及思考
1.強化大學生檔案管理意識，嚴格大學生檔案管理程序
強化每一名大學生檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善大學生檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的大學生檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調、除濕機、大學生檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強大學生檔案信息化發(fā)展，應在大學生檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用，比如建立大學生檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。
2.大學生檔案交接嚴格按程序進行
大學生檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致大學生檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。大學生檔案交接的正確手續(xù)應是：一是對所保管的大學生檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的大學生檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行大學生檔案交接工作，才能確保大學生檔案交接工作的順利完成。
3.健全大學生檔案管理制度
健全大學生檔案管理制度時應按照規(guī)范的操作流程，杜絕大學生檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風險。首先應加強大學生檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓，使大學生檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應盡量統(tǒng)一各單位大學生檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作
【關鍵詞】高校學生；檔案管理；成長成才
高校畢業(yè)生檔案是大學生在校期間學習、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學?？疾?、培養(yǎng)、教育學生的第一手材料，是大學生就業(yè)以及社會選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對高等學校畢業(yè)生檔案管理工作進行系統(tǒng)研究，深刻認識高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機密性、安全性、準確性、嚴肅性，對建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運行機制具有重大意義。
一、加強高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性
（一）學生檔案管理工作是衡量學校內(nèi)部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內(nèi)容，是學生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業(yè)后將來的成長與發(fā)展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業(yè)打下良好的基礎。
（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業(yè)生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對策
（一）適應社會，提高對大學畢業(yè)生檔案工作重要性的認識
1. 強化宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規(guī)范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經(jīng)濟建設服務”的基本原則，實行統(tǒng)一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學生為學生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范
1. 各院校結合國家相關法律法規(guī)以及當前社會形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
2. 加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負責人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。
3. 實行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當編制的專業(yè)人員。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
1. 增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強現(xiàn)代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業(yè)中發(fā)揮出應有的作用，服務于大學生就業(yè)，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻
[1] 李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業(yè)[J].濰坊學院學報，2010（2）.
關鍵詞：高校；學生類檔案；檔案管理
2008年，教育部與國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設了“學生類”檔案，這一變化強調了“學生”這一主體，充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環(huán)境十分復雜、就業(yè)壓力越來越大的今天，做好學生類檔案管理和利用工作對促進大學生就業(yè)顯得尤為重要。然而，目前高校學生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認真思考并加以解決，以適應社會發(fā)展的需要。
一、高校學生類檔案的管理和利用存在的問題
1.檔案材料不完整、不規(guī)范。學生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領導和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監(jiān)管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學生的檔案材料最后都集中交給輔導員整理，時間短、任務重，輔導員怎么辦呢？只有請學生幫忙。由于學生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業(yè)知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調處分材料等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。另外，由于檔案意識薄弱，學生沒有認識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規(guī)范。
2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學生檔案原有的功能是在計劃經(jīng)濟體制下設置的，內(nèi)容包括高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業(yè)登記表等，其中許多內(nèi)容現(xiàn)在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學生的成長經(jīng)歷、個性特征、實踐動手能力、創(chuàng)新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學生檔案形成者包括學生本人、輔導員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強，致使學生檔案內(nèi)容單一、空洞，政治術語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學生就業(yè)壓力越來越大。有些學生為了謀求一份好的職業(yè)不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，以贏得“生源素質好，就業(yè)率高”的口碑，普遍提高學生專業(yè)成績，擴大學生干部的比例及獲獎比例，降低考評標準，撤銷處分材料；班主任給學生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學生檔案的真實性大打折扣，嚴重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學生自身今后的發(fā)展。
4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學生檔案材料實行分散管理，學生畢業(yè)前才交由輔導員集中整理，最后交學校學生檔案管理部門統(tǒng)一密封并轉遞。而大多數(shù)高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學生檔案仍處于分散狀態(tài)，無法為用人單位選拔人才提供信息服務，影響了畢業(yè)生就業(yè)。
5.管理手段落后，不能為學生就業(yè)服務。目前許多高校學生檔案仍是紙質檔案，沒將學生檔案進行數(shù)字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準確查閱畢業(yè)生信息。
二、加強學生類檔案的管理和利用工作建設，為促進學生就業(yè)服務
1.增強學校領導的檔案管理意識，嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經(jīng)將學生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業(yè)的大事，學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案管理納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責任，使之按照檔案管理規(guī)范進行檔案的收集和管理，以保證學生檔案材料的完整性和規(guī)范性；制定相應的監(jiān)督和激勵機制。這樣，才能保證學生檔案管理工作正常、有序、可持續(xù)發(fā)展。
2.加強檔案意識教育，豐富學生檔案內(nèi)容。第一，培養(yǎng)學生的檔案意識，引導學生關注自己的檔案。新生入學后，學校就要對學生進行檔案宣傳，讓學生認識到檔案的重要性。在學生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學生按檔案整理保管要求認真規(guī)范填寫。同時告訴學生大學四年的學習生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學生了解了檔案的重要性，就會在學習和生活中規(guī)范自己的行為，約束自己，努力學習，積極表現(xiàn)，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導員的檔案意識，增強其責任感和服務意識，認真做好學生評語工作。
3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發(fā)展，用人單位對人才素質的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關注其思想品德和心理健康。因此，除傳統(tǒng)的檔案材料外，還應擴大歸檔范圍，增加一些能反映學生綜合素質的內(nèi)容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環(huán)境復雜，就業(yè)壓力越來越大，學生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學生心理健康檔案，關注學生的心理健康，及時給予引導和干預，促進學生健康發(fā)展，是廣大教育工作者應承擔的責任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業(yè)界影響很大，企業(yè)在招聘人才時更加注重學生的心理健康問題。因此，把能反映學生誠信品質和心理健康的材料納入學生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學生健康成長，為國家培養(yǎng)合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學生就業(yè)。
4.及時收集、整理學生檔案材料，提升檔案的就業(yè)服務功能。有些學校在舉辦人才招聘會時，畢業(yè)生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統(tǒng)一整理，無法為用人單位選拔人才和學生就業(yè)提供幫助。因此，學校要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關材料，保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學生畢業(yè)時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉遞不準確等人為錯誤，提升學生檔案的就業(yè)服務功能，促進學生就業(yè)。
5.加快檔案信息化建設，為促進學生就業(yè)服務。當今社會已進入信息化時代，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)不能適應高效管理和為學生就業(yè)服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優(yōu)勢成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢。學生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業(yè)生信息，為選拔任用人才提供依據(jù)，進而增加畢業(yè)生就業(yè)的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，通過對畢業(yè)生就業(yè)狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養(yǎng)模式，及時調整教學計劃，更好地為學生就業(yè)服務。
總之，高校學生檔案管理是高校的一項重要工作，學生檔案是學?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，使學生檔案更有利于學生就業(yè)，更有利于學生今后的發(fā)展，更好地發(fā)揮其服務社會、服務人才的作用。
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論文關鍵詞：高校,學生檔案工作,問題,對策
強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。目前，高校學生檔案管理存在的問題是：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應有的活力。
一、高校學生檔案管理意識淡薄的表現(xiàn)
（一）學生方面
通過大量調查發(fā)現(xiàn)：大學生們的“學生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學生不清楚“學生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學生對“學生檔案”的重要性持否定看法。再從大學畢業(yè)生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉到了學校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉回了原籍，還是留在了學校，或是轉到了人才市場。很多大學生畢業(yè)后，不清楚自己在校學習期間所形成的“學生檔案”會在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關注。因此可以看出：當代大學生的“學生檔案意識”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“學生檔案管理意識”不強。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：
1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不?！钡膯栴}較為明顯。
2．從業(yè)務培訓上講，多數(shù)學生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識和相關法律知識的系統(tǒng)培訓，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。
3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應付上級主管部門的檢查。
4．從設施設備上講，由于資金投入少，沒有專門的學生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設備不足，很多高校都沒有配套的學生檔案管理軟件及電腦，設施設備都沒有達到應有的技術要求，“舊而缺”的問題較為普遍。
這些普遍存在的問題，直接導致學生檔案工作質量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。
二、提高高校學生檔案管理水平的對策
1.普及學生檔案知識，增強學生的檔案意識
國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確提出要對大學生普及檔案知識的教育，組織學生學習本校結合自己實際情況制定的《高校學生檔案管理辦法細則》，讓學生知道學生檔案的歸檔范圍。因此，在學生管理實踐中，高校應發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。
其次，可以通過舉辦相關講座，對學生宣傳與普及檔案知識，培養(yǎng)學生的檔案意識。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業(yè)技術人員和檔案工作的一線人員來我校開設講座，讓學生更多了解檔案知識，產(chǎn)生興趣，增強檔案意識。
再次，可以通過開設相關課程強化學生的檔案意識，如開設檔案基礎公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務專業(yè)已開設檔案管理基礎課程。
只有通過多種形式，讓學生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學生檔案事業(yè)發(fā)展的動力。只有通過宣傳學習,使全校師生員工充分認識到高校學生檔案的重要性，使大學生對自身檔案有一個正確的認識,積極主動地豐富充實學生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學校的大學生文化藝術節(jié)、社團組織，競爭學生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內(nèi)容，同時提高了大學生的綜合素質。大學生在填寫個人檔案材料時,做到準確、工整、規(guī)范、真實,從源頭上解決學生檔案歸檔材料內(nèi)容少、質量差的問題。
2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學生管理者的學生檔案管理意識
為使學生檔案管理工作適應新形勢的需要,必須增強高校學生管理者的學生檔案管理意識，樹立正確的學生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》,增強學生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學生檔案管理工作的內(nèi)容，充分認識到搞好學生檔案管理工作的重要性。
在學生管理實踐中，搞好學生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。高校管理者在現(xiàn)實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎上，做好學生檔案管理工作，并進一步合理開發(fā)和利用學生檔案的建檔工作，督促學生，提升學生的綜合素質。
3.重視學生檔案管理，加強學生檔案管理隊伍建設
要想搞好高校學生檔案工作,就必須建立一支強有力的學生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責任心的專職人員從事學生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務水平,以適應新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經(jīng)驗，高校檔案室的專業(yè)技術人員每月對學生檔案管理人員進行業(yè)務學習，各系部進行學生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學生檔案管理業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應掌握學生檔案管理方法。高校專職學生檔案管理人員應當加強自身學習，提高文化素質。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。學生檔案管理人員要充分認識到學生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學生檔案工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。
4.發(fā)揮學生檔案管理功能，重視學生檔案信息的研究與開發(fā)
齊全、規(guī)范、完整、有序的學生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學校教育教學發(fā)展進程，而且能反映出其辦學質量和管理水平的優(yōu)劣。這時的學生檔案，就成了歷史的見證，成了學校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學生檔案管理工作人員應當根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質教育入手,有針對性地對學生檔案資料進行分類匯編,認真研究開發(fā)大學生信息資源,在知識、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點,為學生在大學的發(fā)展提供指導，為學生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。
5.加大學生檔案管理工作的投入，更新學生檔案管理技術、手段和設備
隨著招生規(guī)模的不斷擴大,學生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內(nèi)容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對高校學生檔案工作的硬件投入。一是實現(xiàn)微機化管理。當前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學生管理的學生檔案管理軟件,把高校學生檔案管理從落后的手工操作轉化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實現(xiàn)學生檔案檢索內(nèi)容的數(shù)字化,使其各部門學生檔案信息資源共享,從而達到更加快速、系統(tǒng)、全面、準確地提供每個學生檔案材料的目錄。
綜上所述，高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質教育入手,認真研究開發(fā)大學生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點和長處,以便于因材施教。這對于加強學生管理,幫助學生成才,指導學生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學規(guī)范工作,就能更好地管理好學生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學生檔案的作用,從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。
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1 高職院校學生檔案管理中的不足。存在以下幾方面：檔案日常管理制度亟待完善；檔案管理無序，缺乏專業(yè)人員；檔案材料模式化，不全面；檔案材料質量差，不規(guī)范，檔案管理模式和技術陳舊落后。
2 高職院校學生檔案管理工作對策探討
2.1 宣傳學習檔案管理知識，增強師生的檔案意識。應該在全體師生員工中大力宣傳大學生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高對大學生檔案工作的認識，增強師生的檔案意識。調動院系工作人員自覺、主動、及時送交檔案材料的積極性，形成人人關心大學生檔案工作的良好局面。實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時完整。同時結合就業(yè)指導工作，從思想上提高大學生對自身檔案價值和重要性的認識。把認真、準確、完整、規(guī)范填寫個人檔案作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。學生檔案管理者要根據(jù)大學生檔案材料形成的規(guī)律，從源頭著手，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的有序性，從而提高學生檔案管理工作質量。
2.2 建立相關制度，規(guī)范檔案管理。大學生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國家沒有統(tǒng)一的管理制度的情況下，各高職院校應根據(jù)學校的實際情況，制定學生檔案管理辦法，提出學生檔案收集、整理、移交的規(guī)范標準，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實專門的檔案管理負責人，配合學校做好日常性的工作，院系不能存放學生檔案，有關材料要定期定時歸檔。學生檔案應按材料形成的時間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時間以一學期或一學年為單位，由各有關部門定期向專用檔案室移交學生檔案材料，檔案室也應建立索要制度，定期或不定期地索要應歸檔的學生檔案材料。為保證歸檔材料的準確規(guī)范，檔案室必須按照一定的原則，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真?zhèn)?，判斷其有無保存價值，確定其是否歸入本人檔案。
大學生檔案轉入時要查對入學材料是否吻合一致，完整齊全，核對無誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學生畢業(yè)離校時要“檔隨人走”，轉出時一定要有轉出憑證，并在轉出材料登記中注明轉出時間、材料名稱、數(shù)量、去向和發(fā)文號。
2.3 明確歸檔材料范圍，充實檔案內(nèi)容。在全面深化高等教育改革和就業(yè)機制不斷完善的新形勢下，健全大學生檔案信息資料勢在必行?，F(xiàn)有高職院校學生檔案材料包括高中階段材料：學籍材料、高考報名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績單等；大學期間材料：入學登記表、獎懲材料、黨團組織材料、實訓實習鑒定表、考試成績單、畢業(yè)生鑒定表等。這些材料對用人單位來講還顯不足，體現(xiàn)不了大學生個性特點和全面發(fā)展狀況。這就要對原有歸檔材料進行調整擴充，如可增加學生在校期間所考取的各類職業(yè)資格證書復印件、寫實性的學年綜合素質測評登記表、社會實踐活動材料等，這些材料的形成過程能促使學生在校期間不斷調整努力方向，為就業(yè)增加實力。
2.4 實現(xiàn)學生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。隨著我國高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革和畢業(yè)生人數(shù)的擴大，大部分畢業(yè)生通過人才市場就業(yè)，要使大學生檔案在其就業(yè)競爭中發(fā)揮出應有的作用，就要徹底改變目前大學生檔案管理嚴重滯后、利用率低和發(fā)揮作用小的狀況，實現(xiàn)大學生檔案的信息化管理。
一、當前高校學生檔案管理中存在的問題
1.缺少相關的法律法規(guī)。雖然我國針對高校學生管理頒發(fā)了不少文件，但到目前為止，卻沒有頒布專門針對高校學生檔案管理方面的法規(guī)。對學生檔案管理的歸屬并沒有作出明確的規(guī)定。另外，在管理過程中也沒有形成統(tǒng)一的建檔標準，故導致高校學生檔案管理體制不一：一些高校為了便于利用，實行分散管理即把學生檔案存放在各個院系；一些高校把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；還有一部分高校把學生檔案存放在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個共同的問題：學生檔案的管理工作都是歸屬于某個部門，它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費及工作量考核標準，所以相關部門都不會投入大量的人力、物力和財力進行專項管理。在這種不規(guī)范的環(huán)境中進行學生檔案的管理，勢必導致其運行雜亂無序。
2.檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。目前高校學生的檔案所涉及的材料和內(nèi)容較為繁多，加之缺少建檔標準，導致高校學生檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。經(jīng)常會出現(xiàn)像材料書寫不規(guī)范、紙張規(guī)格不一、材料缺失等諸多問題。許多反映學生綜合素質的材料得不到及時的歸檔，如計算機等級證書復印件、大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力、技能競賽證書復印件及各類社會實踐活動材料，等等?，F(xiàn)有大多數(shù)歸檔材料只是大學生高考錄取時的材料、學習成績總表、入黨入團材料、校畢業(yè)生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學生的實際情況和個性特點。在強化素質教育，提倡培養(yǎng)復合型人才的今天，如果仍然沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，那是遠遠不夠的。
3.檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經(jīng)濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。
二、解決高校學生檔案管理問題的對策
1.引起重視，統(tǒng)一觀念?，F(xiàn)在的高校普遍對學生的檔案管理工作不重視，這使得高校學生檔案管理工作的相關的設備和技術的運用都存在著很多的不足，為了能夠更好地適應現(xiàn)代化信息化的檔案管理方式，就需要對高校檔案管理工作進行重新的全面的認識，只有認識到其對于整個高校的人事檔案管理工作、學生的學習就業(yè)、學校的人才戰(zhàn)略等發(fā)展的重要性，進行統(tǒng)一認識，加強思想高度，才能抓好相關檔案管理工作的落實，不能存在絲毫懈怠。
2.建立完善的管理體制。由于高校有著自己的人事檔案管理系統(tǒng)，其工作人員具有豐富的檔案管理的經(jīng)驗，為了能夠最大程度地發(fā)揮其作用，可以使高校學生檔案管理部門掛靠在高校的人事檔案管理部門，這樣不但能夠發(fā)揮其專業(yè)人才的作用，還能更快地建立和完善高校學生檔案管理部門，由于學生檔案管理部門的檔案流轉性相對較高，需要給予其足夠的專業(yè)人才和設備保證，這樣才能保證高校檔案管理工作能夠更加順利地進行。
