時(shí)間：2023-03-03 15:59:06
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇科研檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)校科學(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高?？蒲袡n案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高?？蒲袡n案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
（一）注重互動(dòng)，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作
這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，學(xué)生與教師之間的互動(dòng)。即通過實(shí)驗(yàn)去體會(huì)或感覺在理論授課過程中的某些知識(shí)點(diǎn)或程序，教師在課程實(shí)驗(yàn)中的作用相對(duì)比較突出。其二，學(xué)生與學(xué)生之間的互動(dòng)。應(yīng)用文科專業(yè)大部分都是與社會(huì)管理實(shí)踐活動(dòng)相關(guān)的專業(yè)，鍛煉學(xué)生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)急反應(yīng)能力成為課程實(shí)驗(yàn)主要訓(xùn)練的內(nèi)容。
（二）注重過程，強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)積累
應(yīng)用文科專業(yè)大部分課程的實(shí)驗(yàn)都是對(duì)某種專業(yè)管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)課的設(shè)置不僅要讓學(xué)生通過實(shí)驗(yàn)提升自身對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握能力以及訓(xùn)練相關(guān)專業(yè)技能，還培養(yǎng)學(xué)生對(duì)某些專業(yè)實(shí)踐活動(dòng)過程的了解與感受。也就是說應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)不僅是專業(yè)知識(shí)與技能傳授與演練的課程，更是教會(huì)學(xué)生了解、感受專業(yè)實(shí)踐過程的課程。
（三）注重應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)學(xué)以致用
與理工科專業(yè)實(shí)驗(yàn)注重培養(yǎng)學(xué)生科學(xué)研究方法與敏銳科學(xué)研究視角不同的是，應(yīng)用文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)的主要目的在于對(duì)學(xué)生某項(xiàng)專業(yè)技能的訓(xùn)練與培養(yǎng)，即通過實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)使學(xué)生具備某種專業(yè)技能，以此作為從事社會(huì)實(shí)踐，生存于社會(huì)的資本。而課程實(shí)驗(yàn)則是培養(yǎng)學(xué)生這種專業(yè)技能的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)更加注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的應(yīng)用性與實(shí)用性。
（四）注重引導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)躬親示范
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會(huì)應(yīng)用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業(yè)主要研習(xí)的是人文社會(huì)中的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和社會(huì)現(xiàn)象，因此在專業(yè)課程教學(xué)活動(dòng)中更加注重教師對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)行為的指引與指導(dǎo)。教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中的角色定位是應(yīng)用文科專業(yè)的特色之一，它擴(kuò)大了傳統(tǒng)文科專業(yè)實(shí)驗(yàn)過程中教師的作用，更加強(qiáng)調(diào)教師躬親示范對(duì)學(xué)生把握專業(yè)知識(shí)的引導(dǎo)作用。
二、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)思路
（一）以能力為導(dǎo)向，增加實(shí)驗(yàn)課內(nèi)容的深度與廣度
首先，要對(duì)課程所涉及的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行拆解與細(xì)分，明確不同實(shí)驗(yàn)內(nèi)容所針對(duì)的知識(shí)點(diǎn)與技能點(diǎn)，充分對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的豐富程度與學(xué)生操作的難易度進(jìn)行論證；其次，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容設(shè)計(jì)要與學(xué)生專業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學(xué)生專業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進(jìn)的知識(shí)吸收規(guī)律；再次，注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動(dòng)手和思考結(jié)合，實(shí)驗(yàn)和實(shí)訓(xùn)結(jié)合。筆者在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容過程中，充分論證了學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)把握的程度，分門別類地對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要求、考核標(biāo)準(zhǔn)與所包含知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行組配，設(shè)計(jì)了5組12類共25次實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實(shí)驗(yàn)與實(shí)驗(yàn)之間的銜接，打造了文件與檔案管理實(shí)驗(yàn)體系，這在一定程度上增強(qiáng)了學(xué)生對(duì)文件與檔案管理知識(shí)與技能的整體了解與培養(yǎng)。
（二）以職業(yè)為導(dǎo)向，凸顯實(shí)驗(yàn)的專業(yè)性與職業(yè)性
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置是以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。由此，準(zhǔn)確的職業(yè)定位和專業(yè)的職業(yè)導(dǎo)向是專業(yè)課程體系建設(shè)過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要凸顯職業(yè)性，即實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)保持一致；其次，豐富實(shí)驗(yàn)課程的授課形式，突出專業(yè)的職業(yè)特色，如實(shí)驗(yàn)課程可邀請(qǐng)專業(yè)從業(yè)人員進(jìn)行講解與指導(dǎo)，或?qū)嶒?yàn)課程直接開設(shè)在專業(yè)的從業(yè)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)課程的仿真感；再次，定期利用實(shí)驗(yàn)課程對(duì)學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃進(jìn)行指導(dǎo)，增強(qiáng)學(xué)生的專業(yè)感與職業(yè)感。
（三）以活用為導(dǎo)向，提高學(xué)生的專業(yè)技能
課程實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)要遵循“感受—理解—鞏固—應(yīng)用”四階段的教學(xué)規(guī)律，并在實(shí)際教學(xué)過程中，有目的、有計(jì)劃地應(yīng)用這一教學(xué)規(guī)律，使學(xué)生各種專業(yè)技能在不同課程的實(shí)驗(yàn)中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補(bǔ)充，要引導(dǎo)學(xué)生在課程實(shí)驗(yàn)過程中去驗(yàn)證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養(yǎng)成學(xué)生專業(yè)思考能力；其次，課程實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的設(shè)計(jì)要具有實(shí)用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學(xué)生專業(yè)基礎(chǔ)能力與實(shí)際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要突出學(xué)生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計(jì)多樣化的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，鼓勵(lì)學(xué)生在專業(yè)實(shí)踐范疇內(nèi)自主選擇安排實(shí)驗(yàn)，完成實(shí)驗(yàn)。
（四）以體驗(yàn)為導(dǎo)向，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)同感
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要設(shè)計(jì)以專業(yè)體驗(yàn)為核心的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學(xué)生直接與專業(yè)人士接觸、對(duì)話和工作，這種職業(yè)體驗(yàn)的方式不但能夠增進(jìn)學(xué)生與一線工作者的交流，更能營(yíng)造課程學(xué)習(xí)的氛圍，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)情感。筆者在課程實(shí)驗(yàn)中增加了對(duì)黑龍江大學(xué)檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實(shí)地參觀和職業(yè)體驗(yàn)的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對(duì)檔案職業(yè)魅力的認(rèn)知，增強(qiáng)了其對(duì)檔案學(xué)專業(yè)的歸屬感。
三、應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)的策略
（一）實(shí)景模擬，現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)注重理論成果的實(shí)踐轉(zhuǎn)化，即學(xué)生通過課程實(shí)驗(yàn)來體會(huì)、把握理論課講授的知識(shí)點(diǎn)，但傳統(tǒng)的文科實(shí)驗(yàn)課程相對(duì)枯燥、呆板，實(shí)驗(yàn)互動(dòng)性不強(qiáng)，缺少一定的專業(yè)實(shí)踐的真實(shí)性與層次感。應(yīng)用文科專業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要注重開發(fā)學(xué)生的專業(yè)認(rèn)知潛力，通過模擬專業(yè)工作現(xiàn)場(chǎng)或搭建實(shí)景演練場(chǎng)所的方式，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)景的逼真性，以此提高課程實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量。同時(shí)，教師在課程實(shí)驗(yàn)過程中要積極引導(dǎo)學(xué)生展開互動(dòng)，通過實(shí)景模擬和現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)的方式，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，提高學(xué)生理論知識(shí)的實(shí)踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實(shí)景模擬實(shí)驗(yàn)條件的課程，可采取專業(yè)實(shí)習(xí)或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實(shí)驗(yàn)，以此彌補(bǔ)課程實(shí)驗(yàn)資源方面的不足。筆者在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)實(shí)踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學(xué)生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書處理實(shí)驗(yàn)和檔案整理實(shí)驗(yàn)，非參與學(xué)生對(duì)模擬過程進(jìn)行挑錯(cuò)、打分的形式展開互動(dòng)。
（二）豐富實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，注重課程間的銜接
在課程實(shí)驗(yàn)開發(fā)與建設(shè)過程中，教師首先要對(duì)課程實(shí)驗(yàn)從整體上進(jìn)行把握，并分成相互獨(dú)立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實(shí)驗(yàn)；其次，要對(duì)單節(jié)實(shí)驗(yàn)之間的銜接關(guān)系進(jìn)行分析，在理論授課過程中把握實(shí)驗(yàn)課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學(xué)”與“檔案管理學(xué)”課程分為兩個(gè)學(xué)期開設(shè)，“文書學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)要求學(xué)生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進(jìn)行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學(xué)期“檔案管理學(xué)”課程將對(duì)上學(xué)期制作的文件進(jìn)行檔案整理的一系列實(shí)驗(yàn)。同時(shí)筆者根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)將“檔案管理學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)細(xì)分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實(shí)地參觀等7個(gè)專題實(shí)驗(yàn)，通過前后兩個(gè)學(xué)期的實(shí)驗(yàn)，學(xué)生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個(gè)人與團(tuán)隊(duì)實(shí)驗(yàn)穿插，注重培養(yǎng)個(gè)人能力與團(tuán)隊(duì)意識(shí)
應(yīng)用文科課程實(shí)驗(yàn)強(qiáng)調(diào)學(xué)生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學(xué)生個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作兩種。所謂個(gè)體參與，是指學(xué)生在教師的引導(dǎo)下自行參與實(shí)驗(yàn)的過程；所謂團(tuán)隊(duì)協(xié)作，是指學(xué)生以3—4人的團(tuán)隊(duì)形式開展實(shí)驗(yàn)的過程。應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要結(jié)合實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，設(shè)計(jì)由個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作組成的課程實(shí)驗(yàn)體系，一方面通過學(xué)生個(gè)體參與，提高學(xué)生自己對(duì)知識(shí)的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高學(xué)生的角色意識(shí)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，使學(xué)生就業(yè)后能盡快適應(yīng)工作團(tuán)隊(duì)的環(huán)境與要求。在教學(xué)實(shí)踐過程中，筆者在學(xué)生個(gè)體參與的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容基礎(chǔ)上，開發(fā)并設(shè)計(jì)了三個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作實(shí)驗(yàn)，即“文件收文與發(fā)文處理實(shí)驗(yàn)”“檔案鑒定與銷毀實(shí)驗(yàn)”“檔案編研與出版實(shí)驗(yàn)”，學(xué)生以小組形式，分工協(xié)作按照實(shí)驗(yàn)要求自主設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會(huì)實(shí)踐
論文摘要:高?？蒲袡n案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力?？茖W(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高?？蒲谢顒?dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)校科學(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高?？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高?？蒲腥藛T檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高校科研檔案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題?！皺n案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高?？蒲袡n案開發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高校科技人員的檔案意識(shí)，做好高?？蒲袡n案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻(xiàn)：
1、關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2007.10.30（10）
一、學(xué)生課程成績(jī)與畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)
在高校，每一個(gè)學(xué)生都有自己的成績(jī)單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學(xué)生沒有畢業(yè)論文要求）。學(xué)生課程成績(jī)與畢業(yè)論文是反映教學(xué)效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學(xué)生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學(xué)生的學(xué)號(hào)具有唯一性。在教學(xué)進(jìn)程中，這兩類檔案資料的時(shí)間屬性也很明確，學(xué)生課程成績(jī)每學(xué)期都有記載，畢業(yè)論文在本科學(xué)制最后一學(xué)期提交歸檔。此外，學(xué)生課程成績(jī)具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學(xué)生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學(xué)校有對(duì)成果進(jìn)行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機(jī)構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁(yè)碼多、圖表字?jǐn)?shù)多等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學(xué)生課程成績(jī)和畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績(jī)檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學(xué)年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學(xué)校××級(jí)××院系（專業(yè)）學(xué)生成績(jī)冊(cè)（畢業(yè)論文），××學(xué)?！痢翆谩痢猎合担▽I(yè)）學(xué)生成績(jī)冊(cè)（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學(xué)模式多樣化的影響，受到學(xué)分制和學(xué)籍異動(dòng)等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學(xué)檔案管理的實(shí)際而言，學(xué)生成績(jī)和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學(xué)生成績(jī)電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學(xué)校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學(xué)生成績(jī)電子檔案雖然采用了學(xué)號(hào)查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計(jì)匯總功能，但對(duì)學(xué)生課程成績(jī)的統(tǒng)計(jì)分析功能開發(fā)的軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以滿足教學(xué)管理的較高級(jí)需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡(jiǎn)單存貯在院系教學(xué)管理工作者計(jì)算機(jī)硬盤中，不利于長(zhǎng)期保存、擴(kuò)充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學(xué)檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢(shì)，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學(xué)時(shí)候，教務(wù)管理部門可以建立一個(gè)學(xué)號(hào)姓名及身份證號(hào)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)使用學(xué)號(hào)或身份證二選一的查詢方式。以學(xué)號(hào)為支點(diǎn)組織成績(jī)檔案，形成的案卷題名為：××學(xué)校學(xué)生成績(jī)總冊(cè)（學(xué)號(hào)范圍），把學(xué)號(hào)與檔號(hào)一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準(zhǔn)確調(diào)檔[4]。同時(shí)在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學(xué)號(hào)或身份證入口的查詢界面，在主字段學(xué)號(hào)目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學(xué)期、班級(jí)、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實(shí)現(xiàn)多維學(xué)生課程成績(jī)數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個(gè)學(xué)生成績(jī)檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績(jī)錄入、成績(jī)查詢、成績(jī)修改、成績(jī)分析、成績(jī)輸出，每一個(gè)功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計(jì)11個(gè)子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，對(duì)系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學(xué)生學(xué)號(hào)關(guān)鍵身份識(shí)別信息而建立起來。以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對(duì)應(yīng)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)雙重管理。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的強(qiáng)大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。
三、學(xué)生成績(jī)與畢業(yè)論文檔案的編研要點(diǎn)
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用的需要為主要目的，在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學(xué)校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學(xué)校特色[7]，對(duì)于反映教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的學(xué)生成績(jī)和畢業(yè)論文，學(xué)校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學(xué)檔案編研工作，供教學(xué)管理者和教師參考，便于了解教學(xué)質(zhì)量狀態(tài)，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)工作，加強(qiáng)高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。例如：對(duì)于學(xué)生課程成績(jī)，可選擇的編研題目有全校公共課大學(xué)英語(yǔ)、高等數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語(yǔ)四級(jí)六級(jí)通過率；班級(jí)大面積不及格課程分析；學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)警示分析等。對(duì)于學(xué)生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實(shí)際題目的比例；歷年選題的重復(fù)情況分析；不同職稱教師指導(dǎo)學(xué)生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學(xué)生課程成績(jī)和畢業(yè)論文是重要的教學(xué)檔案資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的記載。對(duì)其開展科學(xué)管理和編研工作，不僅有利于實(shí)現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，彌補(bǔ)檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價(jià)值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進(jìn)教學(xué)和教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)論文管理；數(shù)字化；研究
中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，老師要承擔(dān)起更多的畢業(yè)論文指導(dǎo)任務(wù)，但教學(xué)資源，特別是軟件畢業(yè)生論文指導(dǎo)教師非常不足。各高校傳統(tǒng)的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實(shí)現(xiàn)畢業(yè)論文管理的信息數(shù)字化。如濟(jì)南大學(xué)計(jì)算機(jī)工程學(xué)院開發(fā)了畢業(yè)設(shè)計(jì)題目申報(bào)與管理系統(tǒng)等，給我們帶來了值得學(xué)習(xí)借鑒的好經(jīng)驗(yàn)?，F(xiàn)在各高校越來越清晰的認(rèn)識(shí)到本科畢業(yè)設(shè)計(jì) （論文）的重要性，依據(jù)事實(shí)，與專業(yè)特色聯(lián)系起來，質(zhì)量管理體系逐漸完善。筆者從工作實(shí)際出發(fā)，了解到雖然現(xiàn)在僅有不到10%的高校未將畢業(yè)論文管理工作作為教學(xué)工作的重要部分納入教育信息化進(jìn)程，但不少高校仍沒有提高對(duì)其重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢(shì)在必行。傳統(tǒng)手工管理畢業(yè)論文的趨勢(shì)，必須從數(shù)字化構(gòu)建畢業(yè)論文管理平臺(tái)著手。
1 畢業(yè)論文信息數(shù)字化管理的必要性
目前，在對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)以及學(xué)校教學(xué)情況進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，重點(diǎn)依據(jù)的就是高校畢業(yè)生的畢業(yè)論文，它在整個(gè)指標(biāo)體系中的地位很高。除了是高校人才培養(yǎng)計(jì)劃的重要一部分外,也能考察學(xué)生獨(dú)立分析和解決問題的能力，對(duì)于培養(yǎng)學(xué)生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學(xué)生畢業(yè)論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優(yōu)秀和普通論文二個(gè)等級(jí)制。這些論文大多數(shù)成為學(xué)校教研利用的重要資料之一，具有較高的學(xué)術(shù)和利用價(jià)值，其質(zhì)量是衡量教學(xué)水平以及學(xué)生畢業(yè)與學(xué)位資格認(rèn)證的重要依據(jù)，同時(shí)，還促進(jìn)了學(xué)校信息的公開數(shù)字檔案室實(shí)時(shí)接收來自辦公平臺(tái)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時(shí)突破時(shí)空限制足不出戶便可查詢相關(guān)論文教研檔案資料，改變了原有手工被動(dòng)的查檔方式，論文的保管與利用價(jià)值得到了進(jìn)一步體現(xiàn)。因此，科學(xué)及時(shí)有效實(shí)行數(shù)字化管理畢業(yè)生論文，對(duì)高校教學(xué)、科研的發(fā)展以及教學(xué)檔案管理，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
現(xiàn)在大部分高校在儲(chǔ)存印刷品論文或采用雙軌制同時(shí)收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學(xué)生論文太多，制成印刷品在儲(chǔ)存上存在困難,制成光盤在擴(kuò)充上存在困難；②運(yùn)用以上兩種方式收藏論文,在查詢時(shí)不方便；③紙質(zhì)文檔數(shù)量大，往往“沉睡”在庫(kù)房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫(kù)房面積，極大浪費(fèi)了庫(kù)存空間。由此可知，由于畢業(yè)論文數(shù)據(jù)量大、效率不高、差錯(cuò)率高等因素的影響，信息數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生，其發(fā)展前景也非常廣闊，而在高校畢業(yè)論文管理平臺(tái)的協(xié)助下，可達(dá)到解決這些問題的目的。傳統(tǒng)的人工管理加紙質(zhì)存檔方式需要大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時(shí)，要發(fā)放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時(shí)容易出錯(cuò)。若將這些文件表格進(jìn)行網(wǎng)上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動(dòng)渠道不暢 如果不依托網(wǎng)上信息技術(shù)，就不能建立一個(gè)有助于各級(jí)管理人員、師生間面對(duì)面溝通交流的互動(dòng)平臺(tái)，很可能出現(xiàn)信息和接收不一致、不能準(zhǔn)確傳遞信息等情況。論文的統(tǒng)一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標(biāo)注或通過電郵的方式發(fā)送等。
1.3 答辯成績(jī)共享難 最后進(jìn)行的是畢業(yè)論文總評(píng)，給學(xué)生確定一個(gè)客觀、公正的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的總評(píng)成績(jī)不是件簡(jiǎn)單的事情，是很復(fù)雜，這其中的困難可想而知。傳統(tǒng)方式一般采取等級(jí)制，進(jìn)行小組表決，最后確定該生的總評(píng)成績(jī)。這種方法耗費(fèi)的時(shí)間比較多，主觀性比較強(qiáng)。如使用系統(tǒng)答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結(jié)果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學(xué)便利，同時(shí)，老師對(duì)論文給出建議成績(jī)和答辯成績(jī)，折算提交后自動(dòng)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生可自行查詢成績(jī)，不必進(jìn)行人工匯總。
1.4 數(shù)據(jù)缺乏同一性 畢業(yè)論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學(xué)生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致；論文寫作中會(huì)經(jīng)過多次修改，不同的修改稿會(huì)由于手工管理出現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)而導(dǎo)致提交錯(cuò)誤等。
2 建立高校畢業(yè)論文管理信息平臺(tái)可行性
應(yīng)用高校畢業(yè)論文管理系統(tǒng)整合那些分散的信息，讓師生在一個(gè)互動(dòng)的平臺(tái)上完成論文過程，對(duì)于改善論文管理工作的質(zhì)量和效率都是非常有幫助的。另外，系統(tǒng)中工作流技術(shù)的應(yīng)用，可使各高校充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)豐富資源并根據(jù)各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長(zhǎng)期以來，學(xué)校的教室?guī)缀醭蔀榱藢W(xué)生接受系統(tǒng)教育的唯一場(chǎng)所,而且教學(xué)活動(dòng)的時(shí)間也受到了限制?，F(xiàn)在各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺(tái)、各種即時(shí)通訊軟件，用文字、音頻、視頻進(jìn)行即時(shí)的交流，即使教師不能即時(shí)回答問題，學(xué)生也可以用發(fā)帖的方式留言。因此教學(xué)的場(chǎng)所可以是任何互聯(lián)網(wǎng)所能觸及的地方，教學(xué)時(shí)間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時(shí)計(jì)算機(jī)通訊軟件的功能，并且在教學(xué)中因勢(shì)利導(dǎo)，可以使教學(xué)突破時(shí)空的限制，不但可以成為教師教學(xué)非常有效的輔助教學(xué)手段，而且還能最大限度地激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，同時(shí)，系統(tǒng)的應(yīng)用，也將促進(jìn)了畢業(yè)生論文檔案管理質(zhì)量的提高，達(dá)到了論文教與學(xué)以及檔案數(shù)字化管理的雙贏目的。
論文關(guān)鍵詞：化工企業(yè) 生產(chǎn)管理 科技檔案
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，它承載了一個(gè)企業(yè)的興衰記憶和發(fā)展歷程，是一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的工作，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要，同時(shí)也是社會(huì)效益的需要。企業(yè)檔案收集是企業(yè)檔案的基石，它直接影響著檔案的完整，并體現(xiàn)企業(yè)檔案的管理水平。企業(yè)如果沒有資料的收集，企業(yè)檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用工作。因此，檔案收集工作，是檔案部門開展一系列工作的前提。企業(yè)檔案有文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案等部分組成。在這里我淺說化工企業(yè)科技檔案方面的收集工作。一個(gè)企業(yè)如要更好完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地做好科技檔案的收集工作，本人認(rèn)為要做好如下幾點(diǎn)：
一、積極開展各種形式的宣傳活動(dòng)，提高全員、特別是管理層的檔案管理意識(shí)，取得管理層的高度重視和支持
為確保歸檔的順利，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例，制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法，明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程，規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。
企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件，科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄，歸檔保存的科技文件材料，是把人們?cè)谏a(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng)，難以計(jì)量，不能為企業(yè)代來直接效益，也難以立刻見到效益，容易造成企業(yè)管理層對(duì)科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作，是對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想，才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展，以得到管理層的更多的理解和重視。
二、檔案部門對(duì)檔案的收集要做到事前介入
生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞，它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行，在于設(shè)備的維護(hù)與管理，設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理，對(duì)進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收，并做好驗(yàn)收和缺陷記錄，收集原始資料。特別是對(duì)化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如：鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整（組）裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請(qǐng)使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì)，會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。
在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí)，檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集，還要了解這些設(shè)備的性能，了解它們的原理，了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí)，根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊(cè)分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門，供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。
三、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制
在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下，才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門，平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管，要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料，造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料，這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄，這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成；還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后，自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對(duì)生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》，強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能，掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍，避免了移交單位人的主觀移交，使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。
四、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)
在收集過程中，不僅要收集主要檔案，還要收集次要檔案，從而保證檔案的完整性。另外，在收集的過程中，還要注意收集的有效性，不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料，體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。
關(guān)鍵詞： 病案管理 光盤病歷 電子病案
我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬，年出院病人近4萬的大型綜合性醫(yī)院，每年產(chǎn)生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統(tǒng)的歸檔方法 ，不僅占用大量的庫(kù)房空間，也增加了病案調(diào)閱、查找的難度。真對(duì)這一難題，近幾年來，我院對(duì)病案信息采取了計(jì)算機(jī)和電子化管理，不但節(jié)約了大量的庫(kù)房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。
一、實(shí)行電子病案檔案的重要性
病案信息是醫(yī)院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫(yī)院管理、臨床、教學(xué)、科研提供幫助，也能對(duì)公安、司法、保險(xiǎn)等部門提供幫助。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)法律意識(shí)、保險(xiǎn)意識(shí)的增強(qiáng)，對(duì)病案資料的真實(shí)性和科學(xué)性的認(rèn)識(shí)都有很大提高，各方面對(duì)病案信息的需求也不斷增強(qiáng)。隨著《檔案法》的貫徹執(zhí)行，醫(yī)院檔案意識(shí)的提高，醫(yī)院病案檔案實(shí)行規(guī)范管理已成為共識(shí)，人們對(duì)反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經(jīng)納入檔案系列管理的一個(gè)種類。
目前 ，我院共保存著45萬人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進(jìn)行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對(duì)這十年的病歷進(jìn)行逐個(gè)掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計(jì)算機(jī)的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣即節(jié)約了空間，也為醫(yī)務(wù)人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平提供了詳實(shí)的服務(wù)。
二、實(shí)行電子病案檔案的方法
病案是一種寶貴的信息資源，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立功能完善的病案信息系統(tǒng)，深入開發(fā)信息資源，對(duì)提高醫(yī)院的醫(yī)療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫(yī)院整個(gè)醫(yī)療過程的珍貴資料，它不僅具備歷史見證的一般檔案性質(zhì)，還具有總結(jié)醫(yī)學(xué)規(guī)律、探索研究疾病的病因、發(fā)展過程的醫(yī)療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應(yīng)、證據(jù)、原始性等問題。電子病案主要體現(xiàn)在病歷首面上，首頁(yè)共有約70項(xiàng)選擇或填空問題，其中選擇性的12項(xiàng)，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術(shù)與病理、住院費(fèi)用等五方面內(nèi)容。 病案首頁(yè)實(shí)行電子化管理具有幾個(gè)特點(diǎn)：1、病歷首頁(yè)是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無論是統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁(yè)提供的信息。首頁(yè)反映的病人基本情況，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)遇到查找、詢問等情況，因此，首頁(yè)的電子化管理對(duì)電子檢索和統(tǒng)計(jì)都具有實(shí)際意義。2、在沒實(shí)行電子病案前，首頁(yè)中的內(nèi)容是由醫(yī)生用手工來填寫的，在書寫上會(huì)出現(xiàn)字跡潦草，甚至無法辨認(rèn)，還可能出現(xiàn)漏填的現(xiàn)象。實(shí)行首頁(yè)電子化后，規(guī)范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現(xiàn)象的發(fā)生。
三、實(shí)行電子病案檔案的對(duì)策
1、必須建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，必須進(jìn)行全面的規(guī)劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統(tǒng)組成，因此必須對(duì)此進(jìn)行整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。
2、建立完善的備份機(jī)制。電子檔案最大的特點(diǎn)是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發(fā)生設(shè)備故障。實(shí)行備份制可以防止數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓?jiān)斐韶?fù)面影響，對(duì)于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時(shí)應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)備或軟件，防止病毒侵犯。
3、要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天侯升級(jí)，搞好病案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，要進(jìn)一步完善電子病案和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和使用環(huán)境，同時(shí)強(qiáng)化防磁化設(shè)施的完善和維護(hù)。
4、提高病案管理人員的素質(zhì)是病案管理信息化建設(shè)的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫(yī)學(xué)知識(shí)，還要熟煉掌握病案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化管理知識(shí)等，對(duì)此，一方面要培養(yǎng)一批即懂醫(yī)學(xué)知識(shí)又懂病案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，另一方面，不斷完善現(xiàn)有在崗人員的培訓(xùn)。病案管理是一門多學(xué)科邊緣的科學(xué)，涉及的范圍廣，它包括基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、疾病分類、醫(yī)院管理、檔案管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)及計(jì)算所應(yīng)用等知識(shí)，因此，病案人員應(yīng)通過不同的途徑獲得新理論、新技術(shù)、新知識(shí)、新方法和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。加強(qiáng)各醫(yī)院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到全面提高，只有掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進(jìn)行信息的收集、電子建檔、日常維護(hù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質(zhì)是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的艱巨工作。
隨著電子計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)療領(lǐng)域信息化的必然趨勢(shì)，電子病案作為醫(yī)療信息化建設(shè)的重要組成部分，將面臨一個(gè)嶄新的階段，如何管理好電子病案，發(fā)揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實(shí)現(xiàn)電子病案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馬家潤(rùn).《中國(guó)病案管理論文精選》.
1 醫(yī)療檔案及其數(shù)字化管理的內(nèi)容
醫(yī)療檔案是病人到醫(yī)院就診時(shí)，對(duì)醫(yī)務(wù)工作人員給出的醫(yī)療文書、檢驗(yàn)報(bào)告、影像資料、處方等進(jìn)行整理和歸檔得到的材料，材料內(nèi)不僅應(yīng)清楚的記錄病人基本信息，如：姓名、性別、年齡、家庭住址和聯(lián)系方式等；而且還應(yīng)清楚記錄病人每次就診時(shí)的診斷、所用藥物、經(jīng)治醫(yī)生的資歷等。信息化管理指把以上信息轉(zhuǎn)化為電子信息并在統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登記、分類和歸檔。這種信息能夠在一個(gè)平臺(tái)內(nèi)共享，使得病人在不同醫(yī)院就診時(shí)都能夠顯示患者的診療經(jīng)過，為醫(yī)生的診斷和治療提供便利，同時(shí)也為病人節(jié)省大量的支出。同時(shí)，信息化管理還需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)工作人員對(duì)軟件系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，從而保障其正常、安全、有效地運(yùn)行。
2 傳統(tǒng)醫(yī)療檔案的管理存在一系列問題
2.1 工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)
一些醫(yī)療檔案管理的工作人員不具備醫(yī)學(xué)背景，在實(shí)際的檔案管理的過程中，很多管理人員不能成功進(jìn)行檔案的合理分類歸檔，使得難以發(fā)揮檔案管理實(shí)際作用；同時(shí)檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真對(duì)待檔案隨意分類，誤導(dǎo)醫(yī)生及患者使得檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)。很多醫(yī)務(wù)工作者在給病人的診斷中記錄含糊，省略書寫，使檔案管理人員對(duì)患者疾病不能正確識(shí)別及分類，嚴(yán)重阻礙著醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)人員及業(yè)務(wù)水平不夠使得系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生各種故障，降低系統(tǒng)的使用效率，同時(shí)一些惡意木馬病毒等的攻擊不能有效防范也導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，檔案信息泄露等，從而造成嚴(yán)重的影響。
2.2 醫(yī)療檔案無法共享
目前，我國(guó)各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)相繼建立了信息化醫(yī)療服務(wù)業(yè)務(wù)，如：一卡通、電子病歷、網(wǎng)絡(luò)掛號(hào)等，但這些信息化建設(shè)各自為政，患者的醫(yī)療檔案保存在不同診療醫(yī)院中，無法共享，相互封閉；由于患者不可能總在同一家醫(yī)院就診，所以到了別家醫(yī)院，往往還需要重新登記，再檢查一遍，甚至在同一家醫(yī)院的不同科室也要重復(fù)檢查，造成了醫(yī)療資源以及資金的極大浪費(fèi)。盡管有的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)構(gòu)建了區(qū)域性信息化服務(wù)平臺(tái)，但缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理，沒有真正發(fā)揮作用，反而造成更大浪費(fèi)。
2.3 醫(yī)療檔案不完整
患者在不同醫(yī)院就診時(shí)，其診療經(jīng)歷就出現(xiàn)了間斷，醫(yī)療記錄不完整。醫(yī)生只有在了解和掌握病人的病史情況下，才能在診療過程中做出正確的診斷，采取正確的治療措施，更好地為病人服務(wù)。很多醫(yī)院還未開展電子病歷，仍舊采用紙質(zhì)病歷或醫(yī)療文書，這就導(dǎo)致許多病人信息不能被上傳至檔案管理系統(tǒng)，而把紙質(zhì)載體變?yōu)殡娮訖n需要繁瑣的過程，無疑造成許多病人信息不完善。這就需要醫(yī)療檔案信息具有連續(xù)性、完整性。
2.4 醫(yī)療檔案保管、查閱難度大
傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案以紙質(zhì)為主，手工操作，過程繁瑣，時(shí)效差，效率低。各醫(yī)療部門和檔案信息管理論文人員之間缺乏溝通聯(lián)系。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院的各類醫(yī)療檔案除住院病歷由病案室統(tǒng)一保管外，其余如：X線膠片、病理切片、影像圖文等分屬各個(gè)科室管理并保存。在一個(gè)醫(yī)院內(nèi)形成多部門管理醫(yī)療檔案的格局。因此，在需要查閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，流程繁瑣，還易導(dǎo)致檔案損毀甚至丟失。
3 推進(jìn)醫(yī)療檔案數(shù)字化的措施
3.1 提高工作人員的專業(yè)技能及職業(yè)素質(zhì)
對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)他們的醫(yī)學(xué)基本知識(shí)培訓(xùn)，增加對(duì)疾病病種的了解及分類，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作和常規(guī)軟件的培訓(xùn)，使得他們業(yè)務(wù)更加熟練，定期考核工作量并實(shí)行獎(jiǎng)懲制度使他們工作更規(guī)范更認(rèn)真。對(duì)于醫(yī)務(wù)工作人員，應(yīng)提高醫(yī)學(xué)水平正確診斷疾病，端正態(tài)度認(rèn)真書寫醫(yī)療文書，提高計(jì)算機(jī)水平正確輸入醫(yī)療檔案信息至醫(yī)療系統(tǒng)。后臺(tái)維護(hù)人員應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)故障的各種培訓(xùn)及演練，保障系統(tǒng)能正常安全有效地運(yùn)行。作為醫(yī)療檔案管理的排頭兵，檔案管理人員、醫(yī)務(wù)工作者和后臺(tái)維護(hù)人員發(fā)揮著重要角色，能夠改善醫(yī)療檔案管理效果等，應(yīng)提高他們的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)。
3.2 培養(yǎng)醫(yī)療信息化人才
醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐漸深入使得醫(yī)療檔案內(nèi)容更加豐富，檔案信息載體更加多樣，檔案管理手段更加先進(jìn)。這些都導(dǎo)致了對(duì)醫(yī)療檔案管理人員的要求更高。現(xiàn)代化管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)、又掌握醫(yī)學(xué)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。此外，醫(yī)療檔案管理人員還應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，要有敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識(shí)、保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。
3.3 加大醫(yī)療檔案數(shù)字化管理的宣傳力度
檔案管理人員要在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案保管方法的基礎(chǔ)上，接受數(shù)字化管理方案，并了解其作用在于更好的為醫(yī)院醫(yī)療等各項(xiàng)工作服務(wù)。在此之后，醫(yī)療檔案管理人員則需積極宣傳醫(yī)療檔案數(shù)字化在醫(yī)學(xué)工作中的重要作用，包括介紹這種管理方法的價(jià)值，提高公眾的認(rèn)知度，讓廣大醫(yī)務(wù)人員了解到醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的意義重大。
3.4 切實(shí)開展醫(yī)療檔案數(shù)字化管理
政府機(jī)構(gòu)和醫(yī)療部門應(yīng)投入資金建立信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使各級(jí)醫(yī)療部門具備數(shù)字化管理的硬件條件。優(yōu)化管理系統(tǒng)使其更方便于操作和管理，從而方便醫(yī)務(wù)工作者使用，提高工作效率。在各大醫(yī)學(xué)院校開設(shè)相關(guān)專業(yè)培育優(yōu)質(zhì)人才，開展科教興醫(yī)戰(zhàn)略，促進(jìn)整個(gè)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。定期開展培訓(xùn)和講座，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力。制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開展審核，確保醫(yī)療檔案的質(zhì)量。
3.5 建設(shè)安全穩(wěn)定的醫(yī)療檔案共享服務(wù)平臺(tái)
建立和完善患者病史及診療史的信息化管理系統(tǒng)，使各家醫(yī)療機(jī)構(gòu)能共享患者的診療信息。對(duì)于之前的紙質(zhì)病案，應(yīng)通過技術(shù)手段生成電子版本上傳至系統(tǒng)內(nèi)。建立個(gè)人信息檔案，統(tǒng)一編碼，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。此外，醫(yī)療信息檔案都具有非常高的保密性，要根據(jù)保密級(jí)別進(jìn)行分類和使用，同時(shí)還要區(qū)分特例，不能以偏概全。因此，為更深一層的提高醫(yī)療檔案信息管理的安全性與保密性，應(yīng)不斷更新計(jì)算機(jī)等設(shè)備并改善其使用環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的防火墻建設(shè)，防止病毒與木馬入侵。
3.6 完善醫(yī)療檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律法規(guī)
醫(yī)療檔案數(shù)字化不僅需要有醫(yī)療信息化人才、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大力宣傳與支持，更需要有完整的法律法規(guī)來為其保駕護(hù)航。然而，我國(guó)目前關(guān)于檔案數(shù)字化的法律法規(guī)和配套政策依舊不完整，比較落后，僅有《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等幾部法律文件。因此，政府部門應(yīng)積極建立健全相關(guān)法律法規(guī)制度，來完善醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能產(chǎn)生的一些問題，從而使醫(yī)療檔案數(shù)字化管理更加規(guī)范化、合理化、制度化和合法化。
4 結(jié)語(yǔ)
信息化時(shí)代下的醫(yī)療檔案數(shù)字化管理是未來發(fā)展的趨勢(shì)，醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)需要充分的人力、財(cái)力、技術(shù)、設(shè)備等的配套支持。雖然我國(guó)醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)已有多年的經(jīng)驗(yàn)，但我國(guó)醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)尚處于起步階段，醫(yī)療信息化人才少，宣傳力度不夠大，信息平臺(tái)不夠完整，相關(guān)檔案的法律制度研究尚未深入開展，制約了醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)[1，2]。立足醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，解決這些問題，對(duì)于推進(jìn)醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源共享和提高醫(yī)療資源利用率具有重要意義[3，4]。同時(shí)規(guī)范醫(yī)療檔案在處理醫(yī)療糾紛中也發(fā)揮著重要的作用。信息的整合便于醫(yī)務(wù)人員和科研工作者進(jìn)行科學(xué)研究，評(píng)判某一疾病的發(fā)展及預(yù)后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)采取更好的治療方法，從而促進(jìn)醫(yī)療進(jìn)步。通過對(duì)現(xiàn)存問題的分析和給出的解決策略，希望能夠?yàn)楦倪M(jìn)醫(yī)療檔案的數(shù)字化管理提供幫助。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉亞靜.網(wǎng)絡(luò)信息化背景下醫(yī)療檔案信息共享存在的問題及對(duì)策探討[J].河北醫(yī)學(xué)，2014（5）：878-880.
