時(shí)間：2023-01-31 06:46:03
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇館藏檔案數(shù)字化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著世界數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，館藏檔案數(shù)字化資源必將成為手機(jī)數(shù)字化檔案館資源的重要組成部分。因此，高校館藏紙質(zhì)檔案必須朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)化。要順利完成館藏檔案數(shù)字化工作，必須借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段才能完成。只有將全部的館藏檔案資源配備、儲(chǔ)存、服務(wù)、管理等朝著數(shù)字化目標(biāo)轉(zhuǎn)變后，才具備建設(shè)手機(jī)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。讀者只要通過手機(jī)就能實(shí)現(xiàn)迅速、有效地利用所需要的檔案，對(duì)人們的生活和社會(huì)文明都具有十分重要的意義。
二、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑分析
高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必備條件，必須解決館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。館藏紙質(zhì)檔案由于其發(fā)展的歷史淵源、環(huán)境、條件和載體不同，對(duì)數(shù)字化工作有不同的要求。因此，在開展數(shù)字化工作之前必須對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行充分的篩選論證工作，客觀地評(píng)估館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化價(jià)值、工作量和可行性。要讓領(lǐng)導(dǎo)決策層清楚地認(rèn)識(shí)到館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程，不僅需要參與人員多，而且轉(zhuǎn)換設(shè)備也需要巨額資金的投入，這些數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，如果不對(duì)外提供服務(wù)就再無更大的用途，將造成資源的浪費(fèi)的事實(shí)。因此，高校要科學(xué)地制定館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案并選擇科學(xué)的數(shù)字化工作途徑。
（一）途徑
目前，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換途徑有三條可供選擇：其一是檔案館獨(dú)立完成。根據(jù)檔案館人力和財(cái)力比較雄厚的實(shí)際情況，制定符合自身需要的詳細(xì)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)，依靠自身的力量開展館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；其二是檔案館際間的相互合作。要精心挑選技術(shù)性、經(jīng)驗(yàn)豐富又掌握數(shù)字化操作技術(shù)的檔案管理人員，組成館藏檔案數(shù)字化工作團(tuán)隊(duì)，開展館藏檔案數(shù)字化工作；其三是將館藏紙質(zhì)檔案整體外包。為了一次性完成任務(wù)，有不少檔案館將館藏紙質(zhì)檔案整體外包給從事專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成。
（二）存在的問題
雖然通過上述三種途徑均可以實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在三個(gè)急需解決問題，一是缺錢，二是缺人，三是缺平臺(tái)。缺錢是館藏檔案數(shù)字化遇到的最大的問題；缺乏檔案數(shù)字化人才是開展館藏檔案數(shù)字化遇到的突出問題；缺平臺(tái)是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的又一個(gè)問題。
（三）應(yīng)對(duì)策略
1.業(yè)務(wù)管理部門強(qiáng)化宏觀調(diào)控
檔案業(yè)務(wù)管理部門要勇于挑起管理的職能，自上而下，統(tǒng)一館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作平臺(tái)。著力培育和指導(dǎo)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司，為高校檔案館提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)，只有好的外包公司，就能有效地幫助高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。
2.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)
首先，必須認(rèn)識(shí)到館藏檔案數(shù)字化工作在電子政務(wù)建設(shè)中的作用。將高校辦公自動(dòng)化與高校檔案數(shù)字化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合起來，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)建立館藏檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任。第三，在館藏檔案數(shù)字化目標(biāo)管理、評(píng)估、年檢和考核中要納入檔案館工作范圍，定期的展開檢查及評(píng)估工作。
3.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍建設(shè)
高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)離不開現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)方法、觀念、設(shè)備、技術(shù)的技撐，高校檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)必須優(yōu)化。為了滿足高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切需要，保證人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，創(chuàng)建一支綜合實(shí)力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的研究型、管理型、服務(wù)型、技術(shù)型有機(jī)結(jié)合的團(tuán)隊(duì)，為高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供可靠的人才支撐。
4.高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量推進(jìn)高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化
關(guān)鍵詞:城建檔案館;館藏;數(shù)字化;鑒定
中圖分類號(hào):G272.3
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B
文章編號(hào):1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建檔案是城市記憶的凝結(jié),是城市夢(mèng)想的元素。城建檔案信息資源建設(shè)是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及數(shù)字城市建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,也是國(guó)家檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著全社會(huì)信息化進(jìn)程的廣泛推進(jìn),采用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段整合檔案信息資源,構(gòu)造檔案信息化體系,已是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求。作為社會(huì)信息化重要組成部分的數(shù)字城市建設(shè),其基礎(chǔ)就是城市建設(shè)信息的數(shù)字化和數(shù)字信息資源的共享共用。在此背景下,城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當(dāng)今城建檔案管理信息和數(shù)字城市建設(shè)工作的核心。近年來,一部分城建檔案館開始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,面對(duì)數(shù)字龐大、類目繁雜的館藏檔案,檔案館面臨著將是進(jìn)行部分檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化還是全部館藏?cái)?shù)字轉(zhuǎn)化?首先選擇什么檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化?紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化前如何開展鑒定工作等等諸多問題。轉(zhuǎn)化規(guī)模與投資經(jīng)費(fèi)、使用設(shè)備成正比,數(shù)字化鑒定工作該如何進(jìn)行至今尚無確切的理論依據(jù),因而擺在我們面前的是一個(gè)值得研究探討的問題,本人想結(jié)合工作實(shí)際粗淺地分析探討一下影響?zhàn)^藏檔案數(shù)字化鑒定的幾方面因素,以期對(duì)館藏檔案數(shù)字化鑒定工作提供有益參考。
2城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的理論導(dǎo)向及背景
2000年12月在全國(guó)檔案工作會(huì)議上通過的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》,把接收電子檔案進(jìn)館,加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程列入檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容和奮斗目標(biāo)。城建檔案館作為國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),是永久保存國(guó)家在城市建設(shè)當(dāng)中形成的各種重要的歷史技術(shù)資料的專業(yè)部門,其內(nèi)容涵蓋了城市建設(shè)的方方面面,實(shí)用性非常強(qiáng)。至今,全國(guó)660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬卷以上。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),1998年至2004年,全國(guó)各城建檔案館(室)共接待查閱利用150萬人/次,提供城建檔案269萬卷(件),產(chǎn)生可測(cè)算的經(jīng)濟(jì)效益約7億元。在當(dāng)今城市建設(shè)迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)下,為提高城市建設(shè)工作的技術(shù)含量,提高建設(shè)工程質(zhì)量,提高城市建設(shè)管理的品位,建設(shè)數(shù)字化城建檔案館具有非常重要的歷史意義與社會(huì)現(xiàn)實(shí)意義。將館藏檔案數(shù)字化,其目的是為了改進(jìn)檔案資料利用手段,提高檔案資料利用效率,加強(qiáng)對(duì)檔案資源的保管保護(hù),減少紙質(zhì)利用成本,使通過計(jì)算機(jī)終端查閱、打印和下載檔案資料成為現(xiàn)實(shí),為查閱利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù),使檔案信息廣泛深入地為社會(huì)利用,快速準(zhǔn)確地查閱所需資料,更充分地發(fā)掘城建檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值,直接為城市建設(shè)和城市公共管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),達(dá)到資源共享的目標(biāo)。
3城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定的主要因素
3.1 優(yōu)化館藏在數(shù)字化鑒定工作中的重要性
由于歷史原因,20世紀(jì)80年代以前,包括80年代后各城建檔案館創(chuàng)建的初始階段,我國(guó)各城建檔案館均以“豐富館藏”為原則進(jìn)行檔案館的建設(shè)。那時(shí)館藏總量少,各地檔案館新建庫(kù)房都有一定的空余度,為了豐富館藏,不限制移交單位和控制進(jìn)館資料的范圍,造成了進(jìn)館檔案有價(jià)值的文件和毫無利用價(jià)值的文件“魚龍混雜”在一起,案卷龐雜臃腫,毫不精練。本人在實(shí)際工作中所能觸及到的現(xiàn)狀就不勝枚舉:主體內(nèi)容細(xì)節(jié)上不存在任何差異的文件,其正稿、草稿組卷時(shí)在一起;重復(fù)的文件圖紙一同組卷;庫(kù)房保存著上世紀(jì)五、六十年代的臨時(shí)建筑、雜項(xiàng)建筑和一些建筑的初步設(shè)計(jì)等至今已不存在建筑的檔案和毫無利用價(jià)值的一些檔案資料等等。另一方面,因?yàn)楦鞯亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平,城市建設(shè)規(guī)模和行政管理歸口劃分有很大的不同,80年代以后,特別是進(jìn)入21世紀(jì)以后,隨著新一輪城市建設(shè)波及全國(guó),城建檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容和發(fā)展水平出現(xiàn)了很大差異。依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》(國(guó)家檔案局1997)和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家建設(shè)部2001年修正)等法規(guī),從歸屬和流向上講,房地產(chǎn)檔案、國(guó)土檔案無疑屬城建檔案,但除了極少數(shù)城市城建檔案館能收集本市房地產(chǎn)、國(guó)土檔案外,絕大部分城市都是房地產(chǎn)檔案館(室)、國(guó)土檔案館(室)和城建檔案館并存,許多城建檔案館因不在規(guī)劃口,連規(guī)劃報(bào)建檔案都難以收集,更不用說環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。隨著國(guó)家體制改革,建設(shè)職能在城市一級(jí)驟然分化,日益復(fù)雜化、詳細(xì)化、條塊化,使得歸口于建設(shè)、規(guī)劃或市政職能部門管理的城建檔案館在檔案收集上出現(xiàn)很大差異,面臨很多困難,有的城建檔案館漸漸成為工程竣工資料檔案館,有的城建檔案館漸漸蛻化為規(guī)劃局內(nèi)部資料室,館藏單一,城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率正在迅速下降。應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有館藏現(xiàn)狀進(jìn)行鑒定研究,對(duì)趨同性太強(qiáng)、利用價(jià)值不高的檔案進(jìn)行分門別類的清理。如果在檔案數(shù)字化前不進(jìn)行優(yōu)化鑒定,檔案數(shù)字化的工作量以及數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)容量將會(huì)數(shù)倍增加,電子轉(zhuǎn)化費(fèi)用及實(shí)際轉(zhuǎn)化工作量將會(huì)相應(yīng)提高很多,數(shù)字化后的城建檔案利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。所以,為了減少數(shù)字化電子設(shè)備投入的成本,降低不必要的工作負(fù)荷,同時(shí)能更多地保存有價(jià)值的文件資料,優(yōu)化館藏檔案是非常重要的。
3.2 數(shù)字化鑒定工作人員的心態(tài)和責(zé)任
檔案在數(shù)字化之前的鑒定工作有別于傳統(tǒng)檔案的價(jià)值鑒定工作。檔案數(shù)字化鑒定是一個(gè)對(duì)館藏的原始檔案進(jìn)行去粗取精、化繁為簡(jiǎn)、充實(shí)精練的工作過程,這項(xiàng)鑒定工作涉及到檔案的存毀和工作人員的責(zé)任及心態(tài)問題。長(zhǎng)期以來,檔案部門都難下決心,在具體的鑒定工作中不敢動(dòng)手鑒定檔案,甚至銷毀檔案。經(jīng)過鑒定確為無價(jià)值的檔案或過期檔案,均采取封存保管的方式,而不敢按鑒定程序處理后執(zhí)行銷毀,這是因?yàn)闄n案的內(nèi)在價(jià)值鑒定是具有主觀性、時(shí)代性和不確定性的。如果主觀上單純?yōu)闇p少數(shù)字化投入成本,剔除的文件是某一時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重要?dú)v史記錄,那么,這是需要做出慎重決定的工作,檔案鑒定人員責(zé)任重大,一旦處理不當(dāng),造成失誤將是無可挽回的。但檔案數(shù)字化鑒定工作,并不涉及檔案的銷毀處理,只是要對(duì)檔案數(shù)字化與否進(jìn)行輕重緩急的甄別,對(duì)未列入數(shù)字化名單的檔案一律按原模式歸庫(kù)管理,原來的查閱利用模式不變。如果日后還是需要數(shù)字化,再?gòu)膸?kù)房調(diào)出來也可以。當(dāng)然,盡管數(shù)字化鑒定不需要因?yàn)槌袚?dān)檔案資料銷毀責(zé)任從而導(dǎo)致工作人員過于謹(jǐn)慎從事,但工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平仍是影響鑒定工作成果的重要因素。我們應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和工作交流,統(tǒng)一工作人員的認(rèn)識(shí),統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,還要做出經(jīng)常性的總結(jié)和講評(píng)工作。
3.3 組織計(jì)劃科學(xué)周全是數(shù)字化鑒定的關(guān)鍵
檔案數(shù)字化鑒定的組織工作包括數(shù)字化鑒定細(xì)則的制定、業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)、鑒定流程的建立、鑒定質(zhì)量的審核等,是一項(xiàng)工作責(zé)任心要求強(qiáng),業(yè)務(wù)技術(shù)要求高,在業(yè)內(nèi)長(zhǎng)期缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累和理論創(chuàng)新的指導(dǎo)的新課題。科學(xué)周密地組織計(jì)劃是數(shù)字化鑒定達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。首先進(jìn)行館藏檔案的調(diào)查,確定出進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案,符合利用率高有價(jià)值的、適合向公眾開放查閱的、能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益等條件的檔案應(yīng)列入數(shù)字化的首選類型。同時(shí)還應(yīng)考慮到反映社會(huì)歷史發(fā)展變化進(jìn)程或某一階段變化的具有參考價(jià)值的聲像檔案資料,其利用率也是很高的。我們應(yīng)該建立檔案數(shù)字化鑒定工作制度,提出數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、工作紀(jì)律和責(zé)任追究機(jī)制。盡量減少主客上的隨意性,使數(shù)字化鑒定工作有章可循、有規(guī)可依。為了加強(qiáng)鑒定工作管理,建議采取“三審制”,即初審、復(fù)審和決議。初審和復(fù)審由不同的工作人員進(jìn)行,實(shí)行交叉作業(yè),對(duì)初審和復(fù)審意見不一致的部分檔案資料,由城建檔案館建立專門決議機(jī)制,采取會(huì)議討論、投票決定,并對(duì)最后未列入數(shù)字化名單的檔案資料進(jìn)行登記說明,以備日后檢索,提高今后數(shù)字化工作效率。另外,在數(shù)字化鑒定過程中,也可以實(shí)行工作進(jìn)度控制過程管理,設(shè)定回頭自查自檢程序,反復(fù)核驗(yàn),杜絕各種錯(cuò)漏,以精細(xì)化管理手段,提高城建檔案數(shù)字化鑒定工作的科學(xué)性。
3.4 明確檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定工作可操作性
城建檔案數(shù)字化鑒定工作即是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作,也是一項(xiàng)大任務(wù)量工作,必定會(huì)牽涉大量的人力、物力和財(cái)力,明確城建檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定工作可操作性尤其重要。檔案部門收藏的檔案文件的內(nèi)容質(zhì)量不完全取決于管理水平,與其資料的來源有直接關(guān)系,如果文件形成部門粗心造成資料不齊全,即使檔案部門在管理中投入大量的工作,也是徒勞的。目前,我國(guó)檔案資源歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還是偏重于文書檔案,而針對(duì)于科技檔案、特別是城建檔案還是相當(dāng)薄弱,僅有的是歸屬流向、保管期限和保管密級(jí)的管理規(guī)定,規(guī)定中的期限、密級(jí)檔次劃分較粗,條款過于簡(jiǎn)略,城建檔案部門在實(shí)際工作中不易掌握,容易產(chǎn)生主觀臆斷而操作失當(dāng)。在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃中加強(qiáng)法制建設(shè)中一條就是調(diào)研論證鑒定銷毀檔案的程序與辦法。筆者認(rèn)為,應(yīng)該從全國(guó)高度加強(qiáng)城建檔案鑒定銷毀程序與辦法研究制定工作,包括數(shù)字化鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研究制定工作,加大對(duì)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。目前,關(guān)于城建檔案接收和歸檔管理的法律法規(guī)比較健全了,包括《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等,但城建檔案鑒定的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范還是空白。特別是隨著數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的深化,很多城建檔案館已經(jīng)開始探索直接接收建設(shè)工程電子文件并直接并入數(shù)據(jù)庫(kù)了,這一操作模式省略了數(shù)字化掃描環(huán)節(jié),更要求我們出臺(tái)建設(shè)工程電子文件鑒定管理的規(guī)范。相信隨著時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)需要的推動(dòng),檔案鑒定的理論依據(jù)會(huì)相繼出臺(tái),城建檔案工作在新時(shí)期內(nèi)開展數(shù)字化鑒定會(huì)更加科學(xué)、更加規(guī)范。
4結(jié)論
城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案館現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的必由之路,是數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)。而館藏檔案數(shù)字化鑒定工作是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和前提,對(duì)降低系統(tǒng)開發(fā)成本,提高數(shù)字化工作效益,凸現(xiàn)城建檔案利益價(jià)值有著重要的作用。我們必須從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),提高對(duì)鑒定工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)鑒定工作管理,建立健全鑒定工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系等方面做好工作,才能有效提高館藏檔案數(shù)字化鑒定工作水平,從而更好地為城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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二十一世紀(jì)是信息社會(huì)，任何一個(gè)領(lǐng)域都離不開信息。信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展已經(jīng)是世界可以發(fā)展的最前沿。近幾年大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)等信息產(chǎn)業(yè)的不斷興起，使信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代。圖書館和檔案館的發(fā)展更離不開信息產(chǎn)業(yè)支持，將信息產(chǎn)業(yè)引入到圖書館和檔案館的建設(shè)中，是最近幾年的一個(gè)新的課題，本文探討了數(shù)字化建設(shè)在高校館藏圖書檔案的原則分析，期望此文可以使信息技術(shù)能夠引入高校館藏圖書館的建設(shè)當(dāng)中，為我國(guó)的圖書館和檔案館的發(fā)展提供一些新的發(fā)展思路。
1圖書館建設(shè)數(shù)字化的基本原則
當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，便捷、高效是人們對(duì)于信息的要求，當(dāng)然圖書館和檔案館的信息查詢更是要便捷，高效，方便讀者查詢。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將圖書館的資料電子化是信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，電子化的資源人們可以快速的利用。但是在數(shù)字化的過程中對(duì)于數(shù)據(jù)我們要堅(jiān)持以下原則：
1.1效益的原則
將所有的圖書和檔案運(yùn)用信息化的技術(shù)保存起來就是要將這些資料掃描后保存在電腦當(dāng)中，利用電腦的系統(tǒng)將這些資料歸檔后方便查閱，這樣會(huì)使信息從收藏、整理、存儲(chǔ)、查閱等各個(gè)方面都更加的便捷。但是在數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，效益是放在第一位的，利用最少的資金建設(shè)最為完善、合理資料庫(kù)，將有限的資金合理運(yùn)用，確保可以在有限的資金支持下建成一個(gè)合理的數(shù)字圖書館，讓老師和同學(xué)都能夠使用。
1.2 一致性原則
我國(guó)有眾多的高效，將這些高校的圖書館資源數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的工程，它涉及到所有學(xué)科、所有門類，要將這些資源眾多，形式多樣，內(nèi)容龐雜的數(shù)據(jù)整合在一起是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，這些資源涉及到了所有學(xué)科、所有門類的技術(shù)人員及與其相關(guān)的管理人員，若要實(shí)現(xiàn)所有這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化，則所有的這些人員必須統(tǒng)一起來，聯(lián)合起來，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，所有人聯(lián)合起來進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。從上層的國(guó)家圖書館、國(guó)家檔案館、到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村上的圖書室、檔案室，徹底將這些所有的資源全部共享起來，并且所有的共享資源要與高校圖書館的數(shù)據(jù)保持一致。因此圖書館的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中必須建立起統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)制定出合理的規(guī)劃和具體的建設(shè)步驟，由該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。
1.3 安全性原則
數(shù)字化圖書館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的，持久的，基礎(chǔ)性建設(shè)工程，而且是最近幾年新興的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它并沒有以前的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)可以應(yīng)該，在建設(shè)時(shí)只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能將數(shù)字圖書館建設(shè)好。但是在建設(shè)時(shí)，由于建設(shè)人員的不小心，就很有可能造成大量的數(shù)據(jù)丟失、甚至泄密，這將對(duì)于?底只?圖書館的建設(shè)造成毀滅性的打擊，損失是沒有辦法估算的。因此在建設(shè)數(shù)字化圖書館時(shí)，安全性是第一位的。在建設(shè)的過程當(dāng)中，（1）要考慮資料的保密，確保任何資料不能外泄。（2）需要考慮數(shù)字化圖書檔案的安全，這就包括了計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的安全，其中計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的安全包括計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)終端，移動(dòng)終端等安全，軟件系統(tǒng)安全則包括服務(wù)軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全，在整個(gè)檔案數(shù)字化管理后，要注意所有檔案的安全。
2高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)思路
當(dāng)今社會(huì)是信息時(shí)代，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案保存，借還已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案的管理要求，圖書館、檔案館的數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)信息化建設(shè)的必然發(fā)展形態(tài)，利用數(shù)字化的管理檔案即實(shí)現(xiàn)了檔案的管理的效率的提升，也實(shí)現(xiàn)了管理的責(zé)任更加明確，因此，檔案館和圖書館作為一個(gè)服務(wù)單位，為使這些單位能夠更加發(fā)揮出自身的服務(wù)作用，建設(shè)數(shù)字化的檔案館和圖書館就非常有必要，在建設(shè)時(shí)我們要從多個(gè)角度進(jìn)行考慮。
（1）建立健全相關(guān)的高校圖書館檔案館的風(fēng)險(xiǎn)控制制度。在建設(shè)時(shí)首先需要大量的資金作為保障，在數(shù)字化圖書館的建設(shè)過程中，國(guó)家政策、資金的調(diào)整、人員的調(diào)整等各類因素當(dāng)中都會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)主要包括： 計(jì)算機(jī)軟硬件開發(fā)人員的變化可能造成軟件項(xiàng)目突然中止。 上級(jí)撥付的資金不到位，或者由于資金問題造成了設(shè)備保障不到位，在一些專業(yè)設(shè)備的購(gòu)置上造成了一定延遲。 圖書館內(nèi)部一些機(jī)密級(jí)資料泄露，這就造成了不可估量的損失。 在將資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，因?yàn)橐恍┨厥庠蛟斐傻闹R(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛等問題。基于以上原因，我們必須建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制制度，確保資源的安全。
（2）加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)讀者的理念上的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，確保圖書館資源的利用率發(fā)揮到最大。在數(shù)字化圖書館和檔案館建成以后，學(xué)校內(nèi)任何一名師生，都可以通過任何一個(gè)無限終端輕松的訪問到圖書館的數(shù)字化資源，迅速、方便將是數(shù)字化圖書館今后的一個(gè)最為重要的特征。因此轉(zhuǎn)變圖書館的服務(wù)理念，在數(shù)字館建成以后，管理人員應(yīng)根據(jù)讀者需求，切實(shí)滿足讀者的需求，根據(jù)需求定制服務(wù)，這樣數(shù)字圖書館的服務(wù)功能才能徹底的發(fā)揮。
（3）合理的對(duì)于圖書館的檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，全面推動(dòng)學(xué)校數(shù)字化圖書館和檔案館的建設(shè)，數(shù)字化館的建設(shè)可以徹底發(fā)揮出對(duì)于學(xué)校師生的服務(wù)功能，且真正的讓學(xué)校的師生體驗(yàn)到數(shù)字館的好處。圖書館還必須要根據(jù)圖書館的數(shù)字化建設(shè)需求對(duì)圖書館的未來的發(fā)展合理的部署。 對(duì)于瀕危的，具有很強(qiáng)收藏價(jià)值的圖書進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作 對(duì)于永久性檔案及處于長(zhǎng)期保存的秘密檔案進(jìn)行數(shù)字化。 使用頻率較高的檔案和書籍加緊進(jìn)行數(shù)字化。 對(duì)于一些有特色的資料要加快數(shù)字化。
一、檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。
二、檔案數(shù)字化面臨的問題
近些年來，為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用服務(wù)，檔案界對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了理論研究，同時(shí)全國(guó)各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。
1.標(biāo)準(zhǔn)問題
數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但目前檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系。全國(guó)檔案數(shù)字化無相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。
2.優(yōu)選問題
長(zhǎng)期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國(guó)檔案接收進(jìn)館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復(fù)性文件與體現(xiàn)民國(guó)時(shí)期機(jī)關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內(nèi)容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個(gè)全宗，計(jì)180多萬卷檔案，排架長(zhǎng)度達(dá)5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時(shí)20年。
3.檢索問題
檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應(yīng)該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級(jí)或文件級(jí)機(jī)讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實(shí)體整理中的遺留問題，完善案卷級(jí)目錄的主題揭示和加強(qiáng)文件級(jí)目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化對(duì)象的界定
民國(guó)檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對(duì)有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進(jìn)行檔案數(shù)字化⑤。
一是館藏珍貴檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護(hù)人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應(yīng)該成為數(shù)字化的首選對(duì)象。
二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認(rèn)具有重要保存和使用價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國(guó)時(shí)期歷史進(jìn)程、社會(huì)變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。
三是具有館藏特色的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨(dú)有、特有的資源進(jìn)行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。
四是利用率高、需求大、開放的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而且有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)。
二史館在長(zhǎng)期的館藏建設(shè)中形成了自己的核心館藏，它們形成時(shí)間早、影響范圍廣、使用價(jià)值大、利用頻率高。早在上世紀(jì)六十年代，老一代檔案工作者為適應(yīng)當(dāng)時(shí)形勢(shì)的需要，從實(shí)體館藏150萬卷，700多個(gè)全宗的基礎(chǔ)上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價(jià)值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點(diǎn)的檔案。我們應(yīng)該在尊重前人勞動(dòng)成果基礎(chǔ)上，將這些檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化運(yùn)作。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)
1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)
由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統(tǒng)不準(zhǔn)確，不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映部分內(nèi)容等，造成大量有價(jià)值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進(jìn)行整理編目，共計(jì)36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標(biāo)題不準(zhǔn)確、檔案著錄項(xiàng)缺失(如形成時(shí)間、責(zé)任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標(biāo)題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量大為提高。同時(shí)，也為今后數(shù)字化全文掃描準(zhǔn)確掛接，為檔案利用者快速和準(zhǔn)確查詢提供了重要保證。
2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化
通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)對(duì)檔案原文進(jìn)行光學(xué)掃描，以圖片格式或光學(xué)字符進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成圖像文件。之后可用OCR識(shí)別軟件，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。
掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。
根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對(duì)大幅面的表冊(cè)和地圖等檔案資料進(jìn)行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時(shí)合并為一個(gè)完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。
3.多媒體檔案數(shù)字化
(1)照片檔案數(shù)字化?？刹捎靡韵聝煞N方法進(jìn)行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計(jì)算機(jī)中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進(jìn)行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機(jī)對(duì)照片進(jìn)行拍攝，圖像存貯在相機(jī)的磁盤上，再將圖像下載到計(jì)算機(jī)的硬盤或光盤上。對(duì)照片檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。
(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對(duì)錄音帶、錄像帶進(jìn)行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲(chǔ)，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲(chǔ)。
(3)對(duì)數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進(jìn)入對(duì)應(yīng)的多媒體檔案管理系統(tǒng)。
(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微膠片掃描儀進(jìn)行掃描，直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，避免再對(duì)紙質(zhì)原件進(jìn)行重復(fù)掃描。
4.實(shí)現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的掛接
通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實(shí)現(xiàn)對(duì)目標(biāo)檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應(yīng)該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識(shí)別技術(shù)又不能完全滿足這一要求，因此，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。
5.開展網(wǎng)上利用服務(wù)
檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應(yīng)用，建立“活性”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務(wù)。
五、結(jié)束語
檔案數(shù)字化是對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來了新的契機(jī)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，我們要勇于擔(dān)負(fù)起社會(huì)使命，以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)“資源共享、保護(hù)檔案、傳承歷史”的愿景目標(biāo)。
注釋:
①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案，2009(2):12-13.
②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設(shè)危機(jī)[J].蘭臺(tái)世界，2008(10):6-7.
③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問題的研究[J].檔案學(xué)通訊，2008(4):65-67.
④王俊明.九州圖籍歸天府——中國(guó)第二歷史檔案館解放初期接收政權(quán)檔案紀(jì)實(shí)[J].中國(guó)檔案，2009(9):37-39.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案資源；典藏；保存
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）22-0183-02
檔案是真實(shí)歷史原貌重現(xiàn)的一種紀(jì)錄媒介，對(duì)國(guó)家社會(huì)，乃至個(gè)人都有極為重要的意義。然而，不論是紙質(zhì)或是其他載體形式的檔案，都可能因?yàn)楸４鏁r(shí)間與保存條件的差異，而面臨檔案日漸劣化，甚至無法再提供利用等問題。因此，許多檔案典藏單位以微縮、數(shù)字或其他方式儲(chǔ)存各類檔案，期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價(jià)值的重要檔案內(nèi)容得以永久保存于檔案典藏單位，從而提供檔案的永久使用。近年來由于信息科技的進(jìn)步，國(guó)內(nèi)外各檔案管理單位無不紛紛投入資源，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，使得以數(shù)字格式儲(chǔ)存具有歷史價(jià)值、特殊性與稀有性的檔案數(shù)據(jù)，成為檔案管理單位主要的保存策略。而數(shù)字化工作的進(jìn)行勢(shì)必對(duì)檔案或數(shù)據(jù)的典藏與保存產(chǎn)生若干沖擊，進(jìn)而可能影響整體的經(jīng)營(yíng)與運(yùn)作，此為檔案管理單位在面對(duì)未來發(fā)展中必須關(guān)注的課題。
數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展促使各檔案典藏單位用數(shù)字形式產(chǎn)生、復(fù)制和儲(chǔ)存包含文字、影像、地圖、影音、插圖及多媒體等大量數(shù)據(jù)，并通過通信網(wǎng)絡(luò)，以便捷有效的方式來操作和采集這些數(shù)字資源。各檔案典藏單位針對(duì)其典藏的珍貴檔案所進(jìn)行的數(shù)字化計(jì)劃，都是為了落實(shí)保存文化資產(chǎn)，促使文化更為普及，進(jìn)而達(dá)到全民共享與促進(jìn)數(shù)字化信息增值的目的。而檔案典藏單位為此目的所進(jìn)行的數(shù)字化工作對(duì)檔案典藏與保存工作產(chǎn)生很大的影響。
一、數(shù)字化技術(shù)對(duì)實(shí)體檔案典藏和保存的影響
（一）降低實(shí)體檔案的損傷
在檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，或多或少都會(huì)對(duì)實(shí)體檔案造成損傷，甚至遭到竊取。為減少這些不良因素的產(chǎn)生，除了在各作業(yè)環(huán)節(jié)中細(xì)致地整理與使用檔案，或?qū)ζ茡p的實(shí)體檔案加以修護(hù)外，推動(dòng)檔案數(shù)字化亦是保護(hù)實(shí)體檔案的另一種方法。實(shí)體檔案數(shù)字化后，將檔案原件置放于檔案庫(kù)房中，改以數(shù)字化形式提供用戶閱覽與復(fù)制，非必要時(shí)不得隨意調(diào)閱檔案原件，將可使得對(duì)檔案原件的損傷降至最低限度，既可達(dá)保護(hù)實(shí)體檔案的目的，也可以延長(zhǎng)實(shí)體檔案的保存時(shí)間。
（二）減少調(diào)閱實(shí)體檔案的數(shù)量和人力
以往用戶使用檔案皆由檔案管理人員以人工方式提調(diào)，使得有限的人力資源無法充分發(fā)揮其應(yīng)有效能。然而，在檔案數(shù)字化后，只要有計(jì)算機(jī)并連接因特網(wǎng)，用戶便可上網(wǎng)查詢檔案目錄，進(jìn)而通過在線直接瀏覽或打印文件全文。如此一來，實(shí)體檔案的調(diào)閱工作將可大量減少，進(jìn)而降低檔案管理人員的負(fù)荷，使人力能夠更有效地運(yùn)用與調(diào)配。
（三）改變檔案典藏空間的分配
當(dāng)政府大力推動(dòng)電子化公文達(dá)到一定成果，電子公文成為主要的文書檔案形式時(shí)，以紙本為載體的文書檔案數(shù)量將大為減少，因而將使得對(duì)于現(xiàn)今以紙本檔案為大宗、需要極大典藏空間的情形將有所改變，亦即以數(shù)字化形式處理和儲(chǔ)存的文書檔案，對(duì)于實(shí)體典藏空間需求將大為降低，轉(zhuǎn)而將這些空間重新配置為存放處理與儲(chǔ)存數(shù)字檔案所需設(shè)備的場(chǎng)所。在現(xiàn)今仍以紙本檔案為主的檔案管理環(huán)境中，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理單位而言，若以數(shù)字化方式處理并儲(chǔ)存其紙本檔案，在后續(xù)的銷毀與轉(zhuǎn)移過程中，將可因?yàn)闄C(jī)關(guān)內(nèi)部仍保有數(shù)字檔案的情況下，而能配合銷毀與轉(zhuǎn)移中對(duì)紙本檔案的清理，因而使得內(nèi)部紙本檔案的典藏空間得到舒緩。但對(duì)國(guó)家檔案館或歷史檔案典藏機(jī)構(gòu)來說，由于紙本檔案仍屬這些典藏機(jī)構(gòu)永久保存的文化資產(chǎn)，即使紙本檔案均已數(shù)字化處理，紙本檔案仍是各典藏單位持續(xù)長(zhǎng)期保存的對(duì)象。
（四）改變典藏的思考重點(diǎn)
數(shù)字形式的檔案對(duì)于“以檔案作為實(shí)體進(jìn)行管理的概念”是一大挑戰(zhàn)，對(duì)檔案人員來說，已經(jīng)非常習(xí)慣文書檔案的概念是一個(gè)紙質(zhì)的實(shí)體對(duì)象。在保存的議題上，檔案人員注重的問題是如何保存這個(gè)實(shí)體對(duì)象，因?yàn)橹灰@個(gè)對(duì)象被保存，文書檔案就會(huì)被保存。雖然數(shù)字形式的文書檔案與實(shí)體檔案一樣，在行政管理上具有相同的目的，但卻與實(shí)體檔案有著非常不一樣的特點(diǎn)，那就是數(shù)字化文書檔案不再具有實(shí)體形式，而是必須借由硬件與軟件的結(jié)合，方能觀看或體驗(yàn)其中的信息；換句話說，對(duì)檔案人員而言，由于數(shù)字檔案是科技與數(shù)據(jù)結(jié)合的結(jié)果，因此，在典藏的思考重點(diǎn)將不再只有是對(duì)實(shí)體的檔案對(duì)象的保存與維護(hù)，而是要通過什么樣的方式或系統(tǒng)讓這些不具實(shí)體的數(shù)字對(duì)象得以繼續(xù)存在，以便提供進(jìn)一步的應(yīng)用服務(wù)。
（五）改變館藏的概念
對(duì)檔案典藏單位來說，館藏的概念因?yàn)閿?shù)字化發(fā)展而有所改變，即館藏概念不再只有實(shí)體形式的檔案，如紙本檔案或視聽檔案，而是擴(kuò)展到各種以數(shù)字形式儲(chǔ)存的檔案數(shù)據(jù)。對(duì)檔案管理人員或使用者而言，館藏的意象不再只是陳列在書架上可被觸摸的實(shí)體對(duì)象，還包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)主機(jī)、磁盤、磁帶或光盤等各種媒體上的數(shù)據(jù)。而館藏范圍也不再只限于該檔案典藏單位實(shí)際保存的實(shí)體檔案，還擴(kuò)及非該單位所擁有或典藏的實(shí)體對(duì)象，即只要該單位典藏其他單位實(shí)體檔案的數(shù)字對(duì)象，便可提供同樣檔案的應(yīng)用服務(wù)。
二、數(shù)字化技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案的影響
以數(shù)字形式儲(chǔ)存的文書檔案，其來源有二：一為實(shí)體檔案以數(shù)字化技術(shù)復(fù)制其數(shù)字對(duì)象，為非原生數(shù)字檔案；其二則為原生數(shù)字檔案，即文書檔案的產(chǎn)生直接是以數(shù)字形式儲(chǔ)存，并需借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索使用。無論是原生或非原生數(shù)字化檔案，在其典藏或保存所牽涉的議題是，如何能夠讓這些數(shù)字檔案不會(huì)因?yàn)槭褂每萍加布c軟件的過時(shí)而影響到其內(nèi)容信息的應(yīng)用，即在典藏?cái)?shù)字檔案時(shí)，檔案管理單位必須保證這些數(shù)字檔案能夠不因時(shí)間因素而喪失其信息內(nèi)容。由于受到信息科技快速演變的影響，各項(xiàng)軟硬件的研發(fā)推陳出新，檔案數(shù)字化后所面臨的是長(zhǎng)久保存及數(shù)據(jù)內(nèi)容日后能否讀取等問題。舉例來說，電子媒體極易損壞，且壽命較短，原來的材料、設(shè)備、硬件、驅(qū)動(dòng)程序等的改版升級(jí)，都可能造成日后數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的無法使用。因此，保存數(shù)字信息所面臨的困境主要有二點(diǎn)：第一，如何維持硬件和軟件系統(tǒng)可用性方面的技術(shù)問題；第二，則是有關(guān)使用、組織、資源、法律及政策等方面的問題。
為解決技術(shù)方面的問題以維護(hù)數(shù)字信息的持續(xù)可用，現(xiàn)今主要的保存方法有技術(shù)保存、更新、轉(zhuǎn)置、模擬、標(biāo)準(zhǔn)化、封裝、重制、印成紙張或其他模擬媒體等。這些數(shù)字信息的保存方法各有其優(yōu)缺點(diǎn)，檔案典藏單位需從實(shí)體保存、功能保存及組織保存這三方面來思考數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期典藏與保存。然而，最好的方式應(yīng)為發(fā)展一套與計(jì)算機(jī)硬件及軟件都無關(guān)的保存方法。至于非技術(shù)方面的問題，則是需要針對(duì)數(shù)字信息的使用、價(jià)值、成本、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治及完整性進(jìn)行評(píng)估后，擬定數(shù)字信息保存政策與策略來引導(dǎo)和規(guī)范數(shù)字信息的創(chuàng)造、管理與保存及使用。
三、英國(guó)的經(jīng)驗(yàn)
英國(guó)國(guó)家檔案館于1995年開始著手進(jìn)行“電子文件管理系統(tǒng)計(jì)劃”（簡(jiǎn)稱EROS）。此計(jì)劃分為三個(gè)部分：（1）研究政府部門文件管理政策與實(shí)務(wù)：負(fù)責(zé)研究跨部門的文件管理問題，除定期公布年度研究結(jié)果外，還提供文件管理標(biāo)準(zhǔn)與進(jìn)行最佳實(shí)務(wù)的案例研究；（2）建立文件管理流程：負(fù)責(zé)發(fā)展鑒定文件的指導(dǎo)方針，建立搜集與保存文件的程序；（3）制定文件長(zhǎng)期傳送與存取策略：提供各公務(wù)部門長(zhǎng)期性文件傳輸標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)軟件，以備文件未來移轉(zhuǎn)至國(guó)家檔案館時(shí)，不會(huì)喪失其文件內(nèi)容及系統(tǒng)功能。EROS認(rèn)為完善的電子文件保存系統(tǒng)牽涉組織、文件管理和信息系統(tǒng)三個(gè)層面的問題，三者之間是彼此關(guān)聯(lián)而互相影響的。首先在組織層面，EROS建議各機(jī)關(guān)要依據(jù)英國(guó)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)會(huì)電子文件管理系統(tǒng)所承認(rèn)的信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)與信息安全架構(gòu)來建置其信息系統(tǒng)和進(jìn)行信息安全管理及系統(tǒng)備份工作。其次，在文件管理層面，EROS建議電子文件管理系統(tǒng)需要具備登錄、組織、保存、安全維護(hù)及應(yīng)用檢索功能。而信息系統(tǒng)層面則是源自于文件管理流程的系統(tǒng)發(fā)展問題，EROS對(duì)此建立了整體信息系統(tǒng)發(fā)展及文件管理流程。整體來說，英國(guó)國(guó)家檔案館所推動(dòng)的EROS是從組織、文件管理流程及系統(tǒng)需求等三個(gè)層面來思考電子文件的保存需求，進(jìn)而建立相關(guān)的作業(yè)流程與標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到建置符合文件真實(shí)性、完整性的電子檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)。
四、數(shù)字化背景下檔案典藏單位的對(duì)策
數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)的確對(duì)檔案的典藏與保存工作產(chǎn)生一些影響，然而，并非全盤改變檔案典藏單位對(duì)實(shí)體檔案的處理方式。首先，數(shù)字化并未影響國(guó)內(nèi)外檔案典藏單位對(duì)實(shí)體檔案的典藏與保存，主要原因在于這些數(shù)字化的檔案原件均為各館獨(dú)特珍貴或重要的館藏項(xiàng)目，屬于永久保存范圍，因此，在數(shù)字化后仍會(huì)依據(jù)原先的典藏和保存策略，提供合適的保存環(huán)境典藏這些珍貴原件。而檔案單位的整體典藏與保存政策，目前不因數(shù)字化而有所調(diào)整，對(duì)于現(xiàn)階段各檔案典藏單位而言，并未將數(shù)字化因素納入整體典藏與保存的考慮之中。其次，在典藏空間部分，亦不因數(shù)字化的發(fā)展而有所減少，因?yàn)閷?shí)體檔案仍是目前各檔案單位的主要館藏項(xiàng)目，對(duì)實(shí)體典藏空間的需求持續(xù)存在。實(shí)體檔案能夠透過數(shù)字化的方式獲得合適的維護(hù)與保存環(huán)境，進(jìn)而延長(zhǎng)其保存壽命。
此外，數(shù)字化對(duì)象作為實(shí)體檔案的另一種備份的做法，受到各檔案單位的肯定，因?yàn)閿?shù)字檔案復(fù)制性，可制作多份備份分存于不同地方，更加容易達(dá)到異地備份的目的。館藏的概念則因數(shù)字化因素而產(chǎn)生變化，在內(nèi)涵方面，檔案典藏單位管理的館藏，不再只限于實(shí)體原件，還包括各種以數(shù)字形式儲(chǔ)存于各種數(shù)字媒介的數(shù)字資源，即館藏管理不僅要考慮實(shí)體對(duì)象的需求，還要納入數(shù)字對(duì)象的需求。而館藏范圍也不再只限于館內(nèi)所擁有的實(shí)體對(duì)象，只要能夠整合他館的數(shù)字資源，便能提供相同的檔案應(yīng)用服務(wù)。而通過取得他館的數(shù)字對(duì)象的方式，將可在不增加本身的實(shí)體典藏空間的情況下，豐富自身的館藏規(guī)模與內(nèi)容豐富度。在數(shù)字化的趨勢(shì)下，提高了使用者對(duì)檔案館提供館藏應(yīng)用的期待，特別是在建構(gòu)全國(guó)檔案信息資源整合性平臺(tái)，提供單一檢索窗口，方便用戶的查找和獲取資源。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理
數(shù)字化檔案館是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念，目前國(guó)內(nèi)外尚無統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，我們將其概括為：數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。
1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性
1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)展的需要
我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。
1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)
建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)
數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容
數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。
根據(jù)對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)識(shí)?？梢哉J(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在采取必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實(shí)施有效管理。這就要求檔案工作人員對(duì)本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購(gòu)置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單合計(jì)算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴(kuò)大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館
數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國(guó)的數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。
首先，各檔案館對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對(duì)原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。
第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對(duì)所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國(guó)家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。
第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級(jí)檔案館保存，檔案館要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開的及時(shí)上網(wǎng)公布，對(duì)非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案工作；管理
檔案工作包括管理檔案實(shí)體、開發(fā)檔案信息資源以及為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)等一系列工作。隨著信息技術(shù)和信息高速公路的發(fā)展，信息經(jīng)濟(jì)和信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案管理部門作為這種強(qiáng)大信息資源的管理者，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，如何正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案管理部門急待解決的問題。
1.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將館藏?cái)?shù)字化
所謂“將館藏?cái)?shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。將檔案館藏?cái)?shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。
首先，應(yīng)該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數(shù)是文書檔案。這主要是因?yàn)闄n案部門對(duì)于移交檔案的接受標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏?cái)?shù)字化工作之前，應(yīng)該要做好檔案的優(yōu)化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。
其次，對(duì)館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)有選擇有計(jì)劃的進(jìn)行。不同的檔案部門可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)優(yōu)化后的館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)館藏體系進(jìn)行研究，確定本館特色檔案，并將其進(jìn)行全文數(shù)字化；根據(jù)館藏基礎(chǔ)，確定核心檔案進(jìn)行全文數(shù)字化；選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；針對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行數(shù)字化。在確定目標(biāo)后，運(yùn)用多媒體技術(shù)，對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。
2.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作
技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程，這兩項(xiàng)內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。
在檔案的編目方面，應(yīng)建立區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄網(wǎng)絡(luò)中心，積極促進(jìn)企業(yè)單位間檔案目錄的聯(lián)網(wǎng)和交流。這項(xiàng)工作是開發(fā)檔案信息資源的有效措施。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以建立一個(gè)互有聯(lián)系、互為補(bǔ)充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索向自動(dòng)化方向發(fā)展。檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作十分繁重，利用計(jì)算機(jī)代替人工工作，不僅準(zhǔn)確且效率高。
3.利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行管理
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應(yīng)該算電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們?cè)跈z索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對(duì)單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
紙質(zhì)文件產(chǎn)生的時(shí)候，文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見和印章都會(huì)集中反映在紙質(zhì)文件的實(shí)體上。在執(zhí)行同一項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的彼此具有聯(lián)系的文件可以通過文件的實(shí)體管理加以體現(xiàn)，但是，電子文件產(chǎn)生的自由性和隨意性，可能會(huì)產(chǎn)生這樣的情況，辦公室人員應(yīng)用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領(lǐng)導(dǎo)的批示，而文件的附件中又用到了機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。這樣一份文件的全部?jī)?nèi)容信息，必須在文件產(chǎn)生的時(shí)候完整的保存下來。
4.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用
網(wǎng)絡(luò)最根本的價(jià)值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應(yīng)做好兩方面的工作：一是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導(dǎo)讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進(jìn)行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個(gè)環(huán)節(jié)的問題，但工作的難度卻遠(yuǎn)大于紙質(zhì)載體的檔案信息。這也給檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)開始應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中。例如，在檔案部門通過企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，企業(yè)各檔案系統(tǒng)間網(wǎng)絡(luò)資源共享。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸使用和快速發(fā)展及新技術(shù)的革命，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)檔案利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。
[1]趙治剛.數(shù)字化檔案管理之我見[J].城建檔案，2010.03
數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究
長(zhǎng)春市數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究的內(nèi)涵是運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和系統(tǒng)科學(xué)方法論，形成新的理念和原則并指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐。
（一）形成六種理念
1． 管理為利用服務(wù)的效益理念。無論是實(shí)體檔案管理還是數(shù)字化檔案管理，其根本目的都是為了更好地發(fā)揮檔案作用，追求最大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、方式方法在一定程度上對(duì)追求檔案管理效益最大化形成了制約。所以說，本項(xiàng)目的改革、創(chuàng)新都源于管理為利用服務(wù)的效益理念。
2． 技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念。如今，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)升級(jí)周期明顯縮短。作為科技研究項(xiàng)目，研究人員遵循“需求―技術(shù)―需求”的客觀規(guī)律，把需求帶動(dòng)作為前提，把提升檔案管理系統(tǒng)層次、拓展軟件性能作為技術(shù)支撐的重點(diǎn)，其實(shí)質(zhì)是將新的管理思想、管理理念濃縮形成不斷完善的軟件系統(tǒng)，通過軟件系統(tǒng)升級(jí)來固化管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)管理思想與管理模式上的與時(shí)俱進(jìn)。
3． 動(dòng)態(tài)與靜態(tài)結(jié)合的發(fā)展理念。檔案原件少動(dòng)、開放信息多用是檔案工作者長(zhǎng)期追求的目標(biāo)。然而，用什么樣的方法實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)一直困擾著檔案實(shí)體管理者。本項(xiàng)目運(yùn)用檔案動(dòng)態(tài)與靜態(tài)結(jié)合的發(fā)展理念，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮數(shù)字化檔案作用，避免檔案實(shí)體倒架和提供利用時(shí)對(duì)檔案原件的調(diào)用，優(yōu)化檔案動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的管理過程。
4． 系統(tǒng)工程的整體理念。系統(tǒng)工程的重要特征就是整體性，把數(shù)字檔案館建設(shè)亟須解決的幾個(gè)突出問題作為一個(gè)項(xiàng)目來研究；對(duì)檔案實(shí)體管理研究從檔案價(jià)值鑒定開始，經(jīng)過數(shù)字化加工、重新整理一直到保管利用；對(duì)數(shù)字化檔案管理研究從計(jì)算機(jī)檔案管理軟件設(shè)計(jì)編程、運(yùn)行調(diào)試、數(shù)據(jù)錄入到上網(wǎng)利用，這些都是按系統(tǒng)工程的整體理念進(jìn)行的，取得了整體大于單項(xiàng)之和的效果。
5． 投入產(chǎn)出的成本理念。雖然檔案館是社會(huì)公益性事業(yè)單位，由國(guó)家投資建設(shè)，不像企業(yè)那般注重考核投入產(chǎn)出比。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案館不改變館藏?cái)?shù)量遞增、檔案利用率遞減的趨勢(shì)，就很難得到更多的投資。本項(xiàng)目引進(jìn)投入產(chǎn)出的成本理念，研究長(zhǎng)春市檔案館館藏檔案鑒定、數(shù)字化后上網(wǎng)利用這一個(gè)案的投入產(chǎn)出成本，構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)投入較小產(chǎn)出較大的新模式。
6． 常用先上的優(yōu)選理念。館藏?cái)?shù)十萬卷檔案，無論是檔案鑒定還是檔案數(shù)字化，總要有個(gè)先后順序，全宗之間要排先后順序，全宗內(nèi)立檔單位要排先后順序，檔案形成年代要排先后順序，是簡(jiǎn)單處理還是理性優(yōu)選？本項(xiàng)目研究采取常用先上的優(yōu)選理念，以現(xiàn)實(shí)利用為導(dǎo)向，研究檔案管理過程中的“二八定律”，以20％的努力，獲取80％的效益，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。
（二）總結(jié)五個(gè)原則
1． 檔案鑒定原則創(chuàng)新。檔案鑒定工作按照“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的要求，遵循豐富館藏與剔除無用統(tǒng)一、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與歷史價(jià)值并重、法律憑證作用與參考作用區(qū)分、管理成本與管理效益兼顧的原則。
2． 檔案篩選原則創(chuàng)新。檔案篩選遵循篩選重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、篩選常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、篩選開放檔案數(shù)字化的開放性原則、篩選褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，以提供數(shù)字化檔案為手段，最大限度地開放館藏檔案，滿足全社會(huì)對(duì)檔案信息的迫切需求。
3． 檔案開放原則創(chuàng)新。通過研究確定，檔案開放原則是積極、穩(wěn)妥、高效、便民。積極：自覺地按照《檔案法實(shí)施辦法》的要求，該開放的檔案無論是否滿三十年都要積極開放。穩(wěn)妥：保證檔案開放內(nèi)容的準(zhǔn)確性。高效：有緊迫感，強(qiáng)調(diào)檔案開放的速度。便民：采取多種開放方式為公眾服務(wù)。
4． 檔案數(shù)字化原則創(chuàng)新。檔案全文數(shù)字化原則是：最大限度發(fā)揮數(shù)字化加工設(shè)備能力，突出解決檔案全文檢索難題，保證數(shù)字化檔案真實(shí)，保護(hù)館藏檔案原件完好，為在網(wǎng)絡(luò)中更好地發(fā)揮檔案作用打好基礎(chǔ)。
5． 檔案整理原則創(chuàng)新?！吧罨瘷z索、淡化整理”是文件歸檔改革的重要思路。開展鑒定后檔案整理工作，堅(jiān)持以充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能為前提，以立檔單位、責(zé)任者、同一期限、同一案卷為基礎(chǔ)，以減少手工勞動(dòng)為重點(diǎn)，遵循方便利用和便于保管的整理原則。
建立數(shù)字化檔案形成、管理、利用環(huán)環(huán)相扣、相互約束、保證安全的制度是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容之一。在人員管理制度方面主要是按照系統(tǒng)工程思想在組織、機(jī)制、制度保障方面形成一整套實(shí)用的措施。在數(shù)據(jù)管理制度方面主要是把數(shù)據(jù)管理的要求，變?yōu)榭茖W(xué)使用權(quán)限控制功能，形成相互約束的操作規(guī)程，達(dá)到既保證數(shù)據(jù)安全又方便利用的目的。
數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)研究
從目前我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐看，雖然已有發(fā)達(dá)地區(qū)較為成功的案例，但受我國(guó)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的影響，數(shù)字檔案館建設(shè)不可能齊頭并進(jìn)，傳統(tǒng)載體檔案管理與數(shù)字化檔案管理將長(zhǎng)期并行，迫切需要多樣化、分層次的數(shù)字檔案館建設(shè)模式。因此，如何探索出一條基于國(guó)情、在我國(guó)大多數(shù)檔案館可以推廣和借鑒的數(shù)字檔案館建設(shè)道路便成為首先需要考慮的問題。尋找能解決常規(guī)方法時(shí)間久、周期長(zhǎng)、成本高、見效慢的弊端，選擇信息化這一網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最活躍的生產(chǎn)力要素，科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)路線，走捷徑高速度地進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化建設(shè)并同步上網(wǎng)利用，此項(xiàng)目對(duì)此研究有了突破性進(jìn)展。
（一）技術(shù)路線
1． 檔案鑒定與數(shù)字化同步。目前，我國(guó)綜合檔案館檔案數(shù)字化工作，因受經(jīng)濟(jì)條件、人員結(jié)構(gòu)、保密觀念、總量偏大的影響，與許多行業(yè)信息化速度相比處于落后狀態(tài)。加快數(shù)字檔案館建設(shè)，把館藏檔案價(jià)值鑒定與數(shù)字化同步進(jìn)行，是加快數(shù)字檔案館建設(shè)的好方法之一。既符合節(jié)約、高效的原則，又可加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，收到事半功倍的效果。
2． 目錄與全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步。按照利用為本、常用先上的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。一是滿足一般檢索需要，建好檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。二是滿足特殊檢索需要，適時(shí)建立檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。館藏檔案僅靠文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對(duì)某一專題檔案集中利用需求是經(jīng)常發(fā)生的，組織力量突擊建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足社會(huì)需求，是檔案館與時(shí)俱進(jìn)的突破口，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。三是滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。按照國(guó)家檔案局提出的重點(diǎn)的、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，科學(xué)地選擇、建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)是十分必要的。
3． 電子文件歸檔與進(jìn)館同步。隨著辦公自動(dòng)化速度的加快，檔案館要實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息共享，電子文件歸檔與進(jìn)館同步是大勢(shì)所趨。檔案館提前接收歸檔電子文件的必要性主要體現(xiàn)在：一是檔案館可以及時(shí)規(guī)范各單位移交電子檔案的格式，最大限度地減少浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)。二是提前接收歸檔的電子文件是保持電子文件檔案屬性的有效方法。三是有利于文檔一體化管理，在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)信息共享，更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是能及時(shí)地采取必要的保護(hù)措施，延長(zhǎng)電子檔案壽命，保證其使用價(jià)值的長(zhǎng)期有效。
4． 檔案數(shù)字化加工與利用同步。長(zhǎng)春市檔案館已具備了加快館藏檔案數(shù)字化步伐和在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)揮檔案信息作用的條件。通過采用CA認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)字水印、電子簽章等方法從技術(shù)上保證上網(wǎng)檔案的安全?鴉通過制定具有法律責(zé)任的連鎖責(zé)任制，保證上網(wǎng)檔案的準(zhǔn)確，在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的法律效力，充分發(fā)揮檔案的作用。館藏檔案數(shù)字化邊建設(shè)邊利用，在建設(shè)中把利用搞活，通過利用促進(jìn)建設(shè)，是檔案館今后走向興旺的戰(zhàn)略選擇。
5． 長(zhǎng)春市檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置。長(zhǎng)春市檔案館構(gòu)建七類數(shù)據(jù)庫(kù)。即檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、資料數(shù)據(jù)庫(kù)，每類數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)根據(jù)需要可設(shè)分庫(kù)。
（二）技術(shù)實(shí)現(xiàn)
長(zhǎng)春市檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)中，除跟隨計(jì)算機(jī)新技術(shù)進(jìn)行硬件升級(jí)外，重點(diǎn)是將新的管理思想、管理理念濃縮形成不斷完善的軟件系統(tǒng)，通過軟件系統(tǒng)升級(jí)來固化管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)管理思想與管理模式上的與時(shí)俱進(jìn)。
1． 利用新技術(shù)，固化管理創(chuàng)新。充分利用計(jì)算機(jī)新技術(shù)，科學(xué)設(shè)計(jì)、完善檔案管理系統(tǒng)。一是努力使檔案管理系統(tǒng)覆蓋檔案實(shí)體管理和數(shù)字化檔案管理所有業(yè)務(wù)。二是把重組和再造的業(yè)務(wù)流程利用計(jì)算機(jī)新技術(shù)固定下來。三是內(nèi)外部數(shù)據(jù)順暢導(dǎo)出導(dǎo)入，并保證其可以更大范圍的共享。四是基于大型數(shù)據(jù)庫(kù)的安全機(jī)制和系統(tǒng)完備的授權(quán)控制，并將身份認(rèn)證、電子簽章技術(shù)嵌入檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)安全及有效利用，使數(shù)字化檔案法律效力的實(shí)現(xiàn)成為可能。
2． 利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)自定義功能，全面提高檔案管理質(zhì)量和效率。充分利用檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)自定義功能，結(jié)合研究與實(shí)踐的需要，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)、設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和字段，使數(shù)字化檔案的關(guān)聯(lián)度更大、系統(tǒng)性更強(qiáng)。長(zhǎng)春市檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建立和檔案鑒定、篩選、數(shù)字化、整理、利用等具體內(nèi)容研究都是在檔案管理系統(tǒng)支持下，按照系統(tǒng)工程思想設(shè)計(jì)的，數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)即時(shí)記錄。使用人員根據(jù)需要自動(dòng)提取字段數(shù)據(jù)，任意編排，批量（單獨(dú)）利用，使過去手工無法做到的事情迎刃而解。
3． 技術(shù)實(shí)現(xiàn)案例分析。長(zhǎng)春市檔案館在檔案利用接待中，利用1121680名工人調(diào)配檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)法律效力的研究對(duì)象，用數(shù)字化檔案替代紙質(zhì)檔案，用電子簽章替代手工簽章，用計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印件，積累了利用數(shù)字化調(diào)配檔案進(jìn)行電子簽章輸出的打印件成功辦理社會(huì)保險(xiǎn)的案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可。其依據(jù)是：
法律效力是指法律的約束力。法律效力內(nèi)含于法律規(guī)范之中，法律實(shí)施的相關(guān)力量設(shè)置也來自法律規(guī)范的授權(quán)。法律效力的實(shí)現(xiàn)方式是多樣的，其中法的執(zhí)行和法的遵守是法律效力實(shí)現(xiàn)的最基本、最主要的形式，法律的適用即法律效力實(shí)現(xiàn)的一種最終的制度保證，是國(guó)家強(qiáng)制力的終局性的直接介入。
結(jié)合工人調(diào)配檔案案例來說，勞動(dòng)行政部門行使法定職權(quán)所形成的勞動(dòng)調(diào)配證存根，依法移交到檔案館，檔案館依法定職權(quán)和程序提供勞動(dòng)調(diào)配證復(fù)印件（加蓋查檔專用章）或提供項(xiàng)目研究所實(shí)現(xiàn)的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行電子簽章后的數(shù)字化檔案打印件，此法律效力得到社會(huì)保險(xiǎn)公司、相關(guān)企業(yè)、職工個(gè)人的承認(rèn)，其行使權(quán)利并履行義務(wù)，成功辦理了社會(huì)保險(xiǎn)，體現(xiàn)了數(shù)字檔案的法律效力的主要和基本的實(shí)現(xiàn)形式。
從工人調(diào)配證數(shù)字化檔案的利用效果來看，法的執(zhí)行和法的遵守最基本、最主要法律效力的實(shí)現(xiàn)形式已得到有關(guān)方面的確認(rèn)。
從數(shù)字化檔案的特殊性來看，數(shù)字化檔案是紙質(zhì)檔案的復(fù)制品，畢竟還有原始的紙質(zhì)檔案做后盾，雖然法律的適用是法律效力實(shí)現(xiàn)的最終方式，但是，即使有人篡改數(shù)字化的檔案，司法部門也很容易查實(shí)，作出正確的判決。
從工人調(diào)配證檔案內(nèi)容及其法律效力的特點(diǎn)來看，該數(shù)字化檔案法律效力的實(shí)現(xiàn)并不以可能損害第三方的利益為前提，它與一般法律糾紛中檔案的憑證作用有所不同。
檔案數(shù)字化實(shí)踐研究
長(zhǎng)春市檔案館按照數(shù)字檔案館建設(shè)的總體方案，在不斷加大網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)的同時(shí)，對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)全面展開，成為長(zhǎng)春市信息資源建設(shè)和有效利用的典型單位。特別是通過項(xiàng)目研究的形式，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的最大工程館藏檔案數(shù)字化問題進(jìn)行了實(shí)證研究，積累了很有使用價(jià)值的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
（一）基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析
研究人員按照項(xiàng)目研究計(jì)劃任務(wù)書的要求，對(duì)館藏現(xiàn)行檔案1982年度全宗各市政府全宗不同歷史時(shí)期的32428份文件類檔案和工人調(diào)配1121680人專題類檔案進(jìn)行了鑒定、篩選、數(shù)字化、整理、上網(wǎng)利用的研究。
文件類檔案：
檔案價(jià)值鑒定情況是：留存檔案占60％，緩銷檔案占31％；銷毀檔案占9％（包括3％的重復(fù)檔案）；
檔案開放鑒定情況是：開放檔案占留存檔案60％；政府全宗占81％、其他全宗占44％。特別是政府全宗開放檔案占留存檔案81％，最多的達(dá)90％。檔案開放的特點(diǎn)是年代越久遠(yuǎn)開放越多。
檔案全文掃描的占鑒定總數(shù)的12％，占留存總數(shù)的19％。檔案掃描的特點(diǎn)是年代越近掃描越多。
（二）長(zhǎng)春市檔案館現(xiàn)行檔案數(shù)字化成本分析
1． 館藏全部現(xiàn)行檔案兩種數(shù)字化方法成本分析。長(zhǎng)春市檔案館有19萬卷共90萬件現(xiàn)行檔案，利用兩種數(shù)字化方法的成本（顯明成本）分別是：
采取檔案鑒定與數(shù)字化同步的方法，完成90萬件任務(wù)，成本計(jì)算需投入40萬元。不需要更多的掃描設(shè)備，也不影響有用檔案數(shù)字化的速度。但需要投入檔案鑒定專業(yè)人員。
采取鑒定與數(shù)字化分步的方法，完成90萬件任務(wù)成本計(jì)算需120萬元，是鑒定與數(shù)字化同步成本的3倍。
2． 長(zhǎng)春市檔案館優(yōu)先數(shù)字化的對(duì)象成本分析。對(duì)館藏現(xiàn)行檔案各立檔單位檔案近三年利用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，按照“二八定律”，找出了優(yōu)先數(shù)字化的對(duì)象。
（1）全館現(xiàn)行檔案先后有190個(gè)立檔單位：有95個(gè)立檔單位檔案三年沒有被利用。有32個(gè)立檔單位檔案三年都被利用過，最多的立檔單位檔案被利用43個(gè)年度，最少的立檔單位檔案被利用4個(gè)年度。有29個(gè)立檔單位檔案有兩年利用過。有34個(gè)立檔單位檔案只有一年利用過。
（2）根據(jù)以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，運(yùn)用“二八定律”，確定針對(duì)公眾且利用頻繁的檔案優(yōu)先數(shù)字化；針對(duì)個(gè)人利用的檔案邊利用邊數(shù)字化；三年沒有利用的檔案暫時(shí)不數(shù)字化的原則。具體選擇19個(gè)利用最頻繁的立檔單位檔案作為優(yōu)先鑒定數(shù)字化、開放利用對(duì)象，滿足社會(huì)80％左右的基本需求，是一種多快好省的方法。
（3）19個(gè)立檔單位檔案是70169卷共362661件，商業(yè)化運(yùn)作8人鑒定、3人掃描、5人整理，一年時(shí)間可以完成其鑒定與數(shù)字化同步的任務(wù)。
3． 檔案鑒定與數(shù)字化同步的好處與挑戰(zhàn)。
（1）檔案價(jià)值鑒定、提前開放鑒定、數(shù)字化篩選、整理、上網(wǎng)利用一次完成，不但避免多次重復(fù)調(diào)卷，節(jié)省人力和時(shí)間，更重要的是加快了檔案提前開放利用的步伐。
（2）避免無保存價(jià)值檔案數(shù)字化，加快館藏檔案數(shù)字化速度。
（3）剔除無保存價(jià)值的檔案，節(jié)省保管空間，降低保管成本。
（4）相對(duì)來說，檔案鑒定與數(shù)字化同步即刻就需要培養(yǎng)、使用專業(yè)的檔案鑒定人員。
