時(shí)間：2022-08-17 23:48:57
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案信息化工作計(jì)劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1.信息化建設(shè)未實(shí)現(xiàn)全覆蓋，地域發(fā)展不均衡。
數(shù)據(jù)顯示，全國(guó)34個(gè)省市自治區(qū)僅有27個(gè)省建立了省級(jí)流動(dòng)人口服務(wù)管理信息系統(tǒng)，覆蓋率為79.41%，仍有7個(gè)省未啟動(dòng)流動(dòng)人口服務(wù)管理信息化建設(shè)。近年來，計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作的信息化建設(shè)雖然取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、無紙化，改變了過去手寫、紙錄的低效率狀況，大大提高了檔案的保密性、完整性和檢索率，工作效率顯著提高，為流動(dòng)人口計(jì)劃生育服務(wù)工作提供了極大便利，但仍然存在信息化建設(shè)覆蓋率不高、地域發(fā)展不均衡等問題。
2.信息化系統(tǒng)銜接不暢，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作水平不高。
《2010年全國(guó)人口和計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展公報(bào)》顯示，在建立了省級(jí)流動(dòng)人口服務(wù)管理信息系統(tǒng)的27個(gè)省中，只有15個(gè)省實(shí)現(xiàn)了與國(guó)家流動(dòng)人口子系統(tǒng)的對(duì)接，對(duì)接率為44.11%，不到全國(guó)省市區(qū)數(shù)量的一半；而各省之間的流動(dòng)人口服務(wù)管理信息系統(tǒng)各自為政，基本無對(duì)接，無法實(shí)現(xiàn)信息互換和交流。計(jì)生流動(dòng)人口檔案管理信息化建設(shè)的初衷就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)及計(jì)生信息的無障礙互換，這也是管理好流動(dòng)人口計(jì)生檔案的關(guān)鍵之處，但由于目前各省流動(dòng)人口服務(wù)管理信息化水平不均衡，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)之間的銜接不順暢，仍未實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作水平有待提高。
3.計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作人員素質(zhì)不高，信息化應(yīng)用水平低下。
在一些單位，計(jì)生檔案工作人員往往是兼職，人員變動(dòng)大，且多由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識(shí)缺乏、計(jì)算機(jī)水平和實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，有些工作人員甚至完全不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，也不積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，得過且過，在計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作信息化大潮面前手足無措，嚴(yán)重影響了計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作信息化應(yīng)用水平。
4.流動(dòng)人口計(jì)生原始檔案收集難度大，信息更新不及時(shí)。
計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，面對(duì)有些雜亂無章、沒有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的。同時(shí)，由于流動(dòng)人口的隨意性和隱瞞性大等特點(diǎn)，流動(dòng)人口基層原始檔案不能及時(shí)收集、上報(bào)、整理，致使信息更新不及時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)信息不準(zhǔn)確，影響了計(jì)生流動(dòng)人口檔案的信息化應(yīng)用水平。
二、提高流動(dòng)人口計(jì)生檔案工作信息化應(yīng)用水平的對(duì)策
1.國(guó)家主導(dǎo)，加大投入，實(shí)現(xiàn)均衡發(fā)展。
計(jì)劃生育作為一項(xiàng)基本國(guó)策，理應(yīng)實(shí)行“全國(guó)一盤棋”策略。國(guó)家應(yīng)在流動(dòng)人口計(jì)生檔案管理中發(fā)揮主導(dǎo)作用，不斷提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，積極加大投入，并主動(dòng)在政策、技術(shù)和資金等方面向相對(duì)落后地區(qū)傾斜，努力實(shí)現(xiàn)計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作信息化建設(shè)均衡發(fā)展。除此之外，國(guó)家還應(yīng)提前部署，統(tǒng)一規(guī)劃，制定計(jì)生流動(dòng)人口檔案工作信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求建好即能對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無障礙對(duì)接和“全國(guó)一張網(wǎng)”，不斷提高國(guó)家與省、省與省之間的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作水平。
2.加強(qiáng)區(qū)域、部門合作，促進(jìn)信息互通。
針對(duì)流動(dòng)人口計(jì)生原始檔案收集難度大導(dǎo)致的信息更新不及時(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息不準(zhǔn)確等問題，只有各地、各部門加強(qiáng)合作，尤其是通過流入地和流出地的齊抓共管，不僅積極收集、錄入流動(dòng)人口計(jì)生原始檔案，還主動(dòng)通過流動(dòng)人口服務(wù)管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息互通，利用互聯(lián)網(wǎng)的快速、便捷實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息實(shí)時(shí)更新，不斷提高流動(dòng)人口檔案準(zhǔn)確率，為做好計(jì)生工作服務(wù)。
3.提高人員素質(zhì)，提升管理水平。
【關(guān)鍵詞】信息化；問題；意義
1檔案信息化的原因
隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》公布之后，各級(jí)檔案管理部門開始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。
2檔案信息化的主要內(nèi)容
（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫(kù)。也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實(shí)、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對(duì)存儲(chǔ)的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息可以隨時(shí)隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗(yàn)是否實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實(shí)現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒有現(xiàn)代化管理意識(shí)，必然會(huì)影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。知識(shí)密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時(shí)代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價(jià)值在于用好用活，要改變過去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門作為重要的信息源應(yīng)有的價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識(shí)，也能熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識(shí)，同時(shí)要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。
3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題
3.1觀念落后，有待更新
主要是有的對(duì)檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時(shí)有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，做好做壞無關(guān)緊要，不會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平
3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
無論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨(dú)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校很少，大多數(shù)高校還沒有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識(shí)背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無用的擺設(shè)。
3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系
信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時(shí)也帶來了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。
4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施
4.1加強(qiáng)宣傳，改變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
在檔案信息化建設(shè)中的各個(gè)具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對(duì)檔案信息化過程中所遇到的一系列具體問題展開具體分析和研究，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過檔案法規(guī)宣傳，開展檔案信息化管理知識(shí)競(jìng)賽，舉辦各類展覽等活動(dòng)，提高教職員工的觀念認(rèn)識(shí)，使其以積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中去。
4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)
首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行信息化建設(shè)來強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財(cái)政資源主要來自各級(jí)政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時(shí)，高校應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)主管部門溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
安全保障主要涉及兩個(gè)方面：一是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；而是對(duì)電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實(shí)有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時(shí)安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和電子文檔的局域網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全?？傊?，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過程中要堅(jiān)持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】檔案信息化;檔案信息化建設(shè);雙軌制;電子化管理;高科技信息
國(guó)家檔案管理部門明確提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求；《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計(jì)劃》明確規(guī)定“加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作”是“十二五”規(guī)劃的主要工作任務(wù)。檔案信息化和檔案信息化建設(shè)事業(yè)在全國(guó)各地蓬勃發(fā)展起來。
1．檔案信息化及其建設(shè)的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
2.加強(qiáng)信檔案息化建設(shè)的原則
2.1規(guī)范性原則
制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.2安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、防火墻控制等、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
2.3效益性原則
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。
3.如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作
3.1大力改革檔案信息服務(wù)方式
信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對(duì)一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國(guó)有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫(kù)空間。三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用國(guó)防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)。四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國(guó)家公用信息網(wǎng)和國(guó)際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；五是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3.2加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度，努力提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)
信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。
3.3五個(gè)務(wù)必做好檔案信息化建設(shè)工作
一是歸檔務(wù)必實(shí)行“雙軌制”。即紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須做好歸檔“雙軌制”工作。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
二是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有前瞻性。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
三是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有協(xié)。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
四是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有高科技性。在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
五是檔案信息化建設(shè)務(wù)必實(shí)行電子化管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
毋庸置疑，檔案信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)需要廣大檔案人員的積極參與配合，需要全社會(huì)的高度關(guān)注和共同努力?！?/p>
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1 人事檔案管理工作信息化的重要性
人事檔案管理工作信息化是指在人事檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行合理的優(yōu)化和配置。人事檔案管理工作經(jīng)過了幾個(gè)階段：在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們對(duì)檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)文檔上，并且全程是由手工去完成。這種信息化程度很低的檔案管理方式致使檔案管理的安全度缺乏保障，在檔案資料收集、歸檔、儲(chǔ)存和調(diào)用中容易出現(xiàn)各種問題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)被準(zhǔn)備運(yùn)用于檔案管理中，采用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔雙模式的方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，為人事檔案管理帶來諸多便利，同時(shí)極大提升了人事檔案管理的效率和安全度，具有極其重要的意義。
1.1 促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展
對(duì)每個(gè)單位來說，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來說，可以根據(jù)個(gè)人人事檔案來辦理公積金和養(yǎng)老保險(xiǎn)等，在工資調(diào)整和計(jì)算工齡的時(shí)候也可以有更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。同時(shí)對(duì)員工的人動(dòng)也可以提供更多的依據(jù)，從而對(duì)人事管理工作的順利開展提供更多的優(yōu)勢(shì)條件。
1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)
人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個(gè)人信息的一個(gè)有效的依據(jù)，人事管理活動(dòng)中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時(shí)顯示內(nèi)容的時(shí)間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢(shì)條件。這樣一來也可以將員工的檔案信息更加便利的及時(shí)的應(yīng)用到單位正常運(yùn)行中，管理者在工作的過程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實(shí)際情況進(jìn)行人才選拔和人員調(diào)動(dòng)。
1.3 簡(jiǎn)化工作流程，提高人事檔案管理效率
在以往的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來保存，這種工作方式會(huì)使得人事檔案的管理流程很復(fù)雜，同時(shí)需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒的狀況，在工作中實(shí)施了檔案信化之后可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行采集確認(rèn)和生成以及歸檔，之后再進(jìn)行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時(shí)在這一過程中也可以隨時(shí)的抽調(diào)需要的人事檔案，同時(shí)也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。
2 加強(qiáng)人事檔案信息化的必要性
人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動(dòng)數(shù)據(jù)，為單位做出各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供重要的參考依據(jù)。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門人事數(shù)據(jù)，真實(shí)、快速、準(zhǔn)確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫(kù)，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)前，我國(guó)許多單位在人事檔案管理上面臨各種問題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長(zhǎng)期止步不前，不利于對(duì)專業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r出現(xiàn)困境。
3 當(dāng)前我國(guó)人事檔案工作信息化中存在的問題
3.1 專業(yè)信息化檔案管理人員缺失
我國(guó)信息化水平不斷提高，同時(shí)我國(guó)人事檔案管理過程中存在的一些硬件方面的問題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國(guó)的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應(yīng)用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒有退休，這就導(dǎo)致很多新的管理人員一直無法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無法很好的得以發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
3.2 信息化管理制度缺乏
雖然我國(guó)的一些單位在人事檔案管理的過程中已經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設(shè)方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無法得到一個(gè)強(qiáng)大的制度支撐，人事檔案工作的過程中也會(huì)呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導(dǎo)致各種問題。
4 加強(qiáng)人事檔案管理工作信息化需要注意的事項(xiàng)
4.1 必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把信息化
管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，緊跟時(shí)代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。
4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理
一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲(chǔ)和保管沒有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時(shí)出現(xiàn)困難。針對(duì)這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲(chǔ)、調(diào)用各個(gè)環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實(shí)效和活力。
檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發(fā)展全過程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等,缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主,不僅成本高,對(duì)于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅,每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高,而且文檔沒有備份,容易造成文檔損失。同時(shí),紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會(huì)讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,越來越多的基層單位開始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來為社會(huì)服務(wù)。通過對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類,并進(jìn)而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時(shí)又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來呈現(xiàn),電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,與傳統(tǒng)檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時(shí)降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時(shí)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。
2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題
2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視
在當(dāng)今信息社會(huì),經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開信息化手段的有效推進(jìn),信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計(jì)算機(jī)水平比較落后,軟硬件設(shè)備都需要更新,與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào),這主要是因?yàn)閱挝粚?duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足,對(duì)于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的手工管理模式,對(duì)于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步,不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時(shí),由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要,更多的是安于現(xiàn)狀,對(duì)信息化知識(shí)與管理知識(shí)的認(rèn)知甚少,不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍,整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。
2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏
大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機(jī)會(huì)參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí),對(duì)于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調(diào)來的,所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識(shí)的集結(jié),需要運(yùn)用多種知識(shí)與專業(yè)配合,是通過多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程,這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低,具備信息化、檔案專業(yè)知識(shí)的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術(shù)理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業(yè)人員匱乏,當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化,思維調(diào)整較慢,從而對(duì)檔案信息化的開發(fā)力度有深度有很大的影響。
2.3檔案信息化建設(shè)投入不足
我國(guó)基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設(shè)滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發(fā)展?；鶎訂挝粚?duì)檔案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認(rèn)為檔案工作非常簡(jiǎn)單。同時(shí),許多單位認(rèn)為沒有必要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設(shè)投入不足,認(rèn)為單位經(jīng)費(fèi)沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費(fèi),更別說實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。
3如何加強(qiáng)基層單位檔案信息化建設(shè)
3.1加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視度
重視檔案管理信息化建設(shè),通過各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認(rèn)識(shí)到檔案是當(dāng)今社會(huì)及未來發(fā)展的重點(diǎn),是單位發(fā)展的重要組成部分,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo),更要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度,必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃的重點(diǎn)之一,并給予全面支持。同時(shí),檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業(yè)素養(yǎng)與技能,充分汲取與補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)知識(shí),逐步改變守舊觀念,從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者,積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性,求實(shí)探索,適應(yīng)檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應(yīng)檔案的價(jià)值,并擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開發(fā)者,從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。
3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入
基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位工作實(shí)際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經(jīng)費(fèi)來更新檔案信息化軟硬件,并設(shè)有一名專職檔案員來全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā),可以購(gòu)買市場(chǎng)占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實(shí)際工作的需要,檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際來調(diào)整參數(shù),減少單位各部門獨(dú)立開展不必要的人、物、財(cái)支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā),采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理,從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)。
3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理
3.3.1電子檔案信息化管理
在單位發(fā)展各個(gè)階段都會(huì)形成的大量電子文件,電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復(fù)雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統(tǒng)的檔案文件,通過權(quán)限設(shè)置,利用者只要獲得權(quán)限,或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用,就可以隨時(shí)調(diào)出自己所需的檔案信息,并可復(fù)制和存儲(chǔ),可以說,電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強(qiáng)規(guī)范電子文件,檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統(tǒng)一集中管理,并存儲(chǔ)于檔案部門存儲(chǔ)介質(zhì)中,檔案管理部門進(jìn)行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。
3.3.2檔案信息化安全管理
檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實(shí)、完整、有效,同時(shí)還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。對(duì)此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù),可以實(shí)行身份認(rèn)證來保護(hù)檔案安全。在使用中,給用戶分別授權(quán),讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外,為了確保檔案數(shù)據(jù)安全,檔案系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行專人專機(jī)專用,對(duì)電子檔案的保護(hù)要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案?jìng)浞?對(duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),從而為在單位各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案；應(yīng)用
引言：
現(xiàn)代化信息技術(shù)是以微電子學(xué)為基礎(chǔ)，對(duì)聲音、圖像、文字及各種傳感信號(hào)等信息進(jìn)行處理的技術(shù)?，F(xiàn)代化信息技術(shù)正以其快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，深刻地影響著我們的工作和生活，同時(shí)也加快了社會(huì)信息化的步伐，世界各國(guó)都搭載信息化快車以提升國(guó)力。在我國(guó)信息化建設(shè)規(guī)劃的指引下，檔案工作以其基礎(chǔ)性和事半功倍的成果性成為各行各業(yè)提升基礎(chǔ)管理能力的關(guān)注焦點(diǎn)。越來越多的檔案學(xué)者以電子文件的產(chǎn)生為起點(diǎn)對(duì)檔案信息化管理的方方面進(jìn)行探討；越來越多檔案工作者在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勤于交流，不斷推動(dòng)檔案信息化管理水平的提高。
一.信息技術(shù)對(duì)檔案工作的影響
20世紀(jì)90年代以來，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，信息技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，電子文件應(yīng)運(yùn)而生?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理帶來了前所未有的沖擊。
（一）檔案管理理念的變化
隨著信息時(shí)代的到來，封閉保守的傳統(tǒng)檔案管理理念受到了挑戰(zhàn)，檔案館不應(yīng)該再是簡(jiǎn)單的實(shí)體保管員，而應(yīng)成為概念、知識(shí)的提供者。只有從思想上正確認(rèn)識(shí)檔案館當(dāng)前的社會(huì)使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)從行政手段向依法管理轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，手工管理向技術(shù)型管理轉(zhuǎn)變，單一服務(wù)向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需要。
（二）檔案管理方法的變化
檔案工作多年來采用傳統(tǒng)的手工分類方法，一份材料歸屬什么種類常常存在著一些主觀因素。近年來，雖然采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成檔案管理效率偏低?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，必將大大促進(jìn)檔案工作質(zhì)量與效率的提高，促進(jìn)檔案的深度開發(fā)與運(yùn)用。
（三）檔案工作對(duì)象的變化
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，有一套規(guī)范的工作流程及方法、原則。而應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。歸檔范圍也不能只是具有保存價(jià)值的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
二.檔案信息化管理的重要意義
（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)
檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。它可使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，為企業(yè)打造一個(gè)全新的管理體制。重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。
（二）現(xiàn)代社會(huì)不可缺少的工具
由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年部分文檔損失而擔(dān)憂。由丁檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔半板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。
（三）確保歸檔文件的完好無缺
實(shí)行電子文件的“全程管理”，每當(dāng)文件形成時(shí)就想到檔案。業(yè)務(wù)文件和檔案是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA中形成的，目前的“文件管理與檔案管理一體化”的信息系統(tǒng)，其實(shí)就是僅僅將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)而已，如果辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口制作不好，OA產(chǎn)生的電子文件不能全部導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。因此，歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可讀性要在文件生成階段就加以控制，實(shí)現(xiàn)OA環(huán)境中的文件檔案一體化管理，要求將文件工作和檔案工作一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切過程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。
三.信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用
（一）檔案信息統(tǒng)一規(guī)劃
檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)。為此，檔案信息管理工作在當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，克服各自為政。把握適合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項(xiàng)工作。堅(jiān)持以檔案信息開發(fā)利用為中心，文檔管理一體化、雙軌制、確保網(wǎng)絡(luò)安全等原則。
（二）數(shù)字檔案信息管理
在傳統(tǒng)的檔案館管理中，其服務(wù)手段、質(zhì)量、信息加工的深度等各個(gè)方面都無法像數(shù)字檔案一樣可以使利用者不受空間、時(shí)間和數(shù)量的限制，從而能快捷、準(zhǔn)確的完成各類檔案信息資源的查閱工作。數(shù)字檔案可以充分的利用網(wǎng)上的信息，所以數(shù)字檔案的信息資源較為傳統(tǒng)檔案管理在信息上更加豐富，利用上更加方便快捷。
（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、w還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研上作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
（四）培養(yǎng)人才提升質(zhì)量
我國(guó)的檔案行業(yè)中專業(yè)人才較少，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，在檔案信息化建設(shè)中，單一的掌握檔案的專業(yè)知識(shí)已無法適應(yīng)信息化技術(shù)的需求，在檔案的信息化建設(shè)中還需要熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，從而滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需求。檔案部門應(yīng)廣開門路，對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)和培養(yǎng)，建立起一支現(xiàn)代化的檔案信息建設(shè)人才，從而保證檔案信息建設(shè)的順利開展。
首先，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，使其熟悉的掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并對(duì)數(shù)字化、信息化等管理知識(shí)有一定的了解；其次，要與各科研院所建立聯(lián)系，以各種形式加強(qiáng)合作和交流工作，從而為檔案從業(yè)人員提供接受再教育的機(jī)會(huì)，使其能及時(shí)的對(duì)新技術(shù)和新知識(shí)進(jìn)行了解和掌握；最后，要做好人才的引進(jìn)工作，特別是對(duì)于一些復(fù)合型人才的引進(jìn)工作要加大力度，為其提供良好的工作環(huán)境，從而加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；檔案管理工作；微縮技術(shù)；檔案管理制度
現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)生活中諸多領(lǐng)域得到了較為普遍的推廣和應(yīng)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，將使傳統(tǒng)檔案管理工作迎來全新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也能夠通過檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加速，使公眾對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用訴求得到更好的滿足。
1 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作遇到的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息及數(shù)字化背景下，檔案管理工作遇到的機(jī)遇有很多，同時(shí)也遇到了一系列的挑戰(zhàn)。了解這些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理工作有著重要的意義。
1.檔案管理工作遇到的機(jī)遇
（1）檔案資源的完備性得到最大程度彰顯
首先，通過數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)能夠延長(zhǎng)檔案信息資源的使用壽命，此種優(yōu)勢(shì)是以往以紙質(zhì)載體形式為主的檔案信息資源所難以比擬的優(yōu)勢(shì)所在。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受載體形式的限制，慣常在保管、利用過程中會(huì)對(duì)檔案信息資源造成無法恢復(fù)的損耗，進(jìn)而影響到公眾對(duì)檔案信息資源的利用訴求。
其次，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大化存儲(chǔ)，并且有效地規(guī)避因人為因素對(duì)檔案資源造成的不利損耗。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則對(duì)存儲(chǔ)空間有較大的要求，并且易于受到各種人為因素所造成的不利影響。
（2）最大程度地提升檔案信息資源檢索與查詢效率
以往的檔案管理工作對(duì)人工操作要求相對(duì)較多，因此，使得檔案管理人員在工作中往往耗費(fèi)大量時(shí)間用于檔案信息資源的檢索與查詢，并且直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效。借助現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠最大程度地改變前述問題，使得檔案信息資源的檢索與查詢工作效率得以顯著提升，進(jìn)而有助于實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。
2.檔案管理工作遇到的挑戰(zhàn)
第一，現(xiàn)今相當(dāng)一部分檔案管理人員未能意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來的全方位沖擊，在工作理念方面依然保持一種因循守舊的態(tài)度。此種情況的出現(xiàn)同這部分檔案管理人員年齡偏大、受教育程度不高存在直接關(guān)聯(lián)。這部分人員通常將檔案管理信息化簡(jiǎn)單地等同為硬件設(shè)備的更新，因此導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程受阻。
第二，一些檔案管理工作人員之所以對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重的投入不足，原因也在于其已經(jīng)習(xí)慣了以往的工作模式，因而在工作中怠于進(jìn)行改變。此種工作惰性也直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
第三，部分檔案管理部門在信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面存在滯后性，此種情形使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程欠缺明確的標(biāo)準(zhǔn)化指引，因而使本部門的信息化建設(shè)進(jìn)程較為遲緩，無法發(fā)揮應(yīng)有的效用。
2 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路
信息及數(shù)字化背景下，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，需要進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度。
1.進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，只有硬件設(shè)施足夠先進(jìn)，檔案管理工作才能更加符合信息及數(shù)字化的要求。為此，應(yīng)不斷加大投入，尤其是在人力、物力方面要不斷加大投入，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，以強(qiáng)化檔案的配套設(shè)施建設(shè)。比如，為檔案建立專用庫(kù)房或陳列室，購(gòu)置基本的辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、自動(dòng)化裝訂機(jī)、防磁柜等），使檔案管理工作能夠順利開展。
2.完善檔案管理信息縮微技術(shù)
縮微技術(shù)從起源至今天已有一百多年的歷史，在19世紀(jì)便有縮微技術(shù)問世，它是保存信息、管理信息的重要手段。縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)是兩種不同的技術(shù)，其介質(zhì)不同，因此各具特色。隨著時(shí)代的發(fā)展，縮微技術(shù)不僅沒有沒落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)問世之后，縮微技術(shù)也遇到了更大的機(jī)遇。因此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)與縮微技術(shù)，將二者有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮縮微技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的不足，形成一個(gè)兼容并存，只有具有方便存取、保存、聯(lián)網(wǎng)、閱讀、檢索、利用和傳輸諸特點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理系統(tǒng)。
3.建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度
檔案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，才能在制度的指導(dǎo)與約束下順利開展檔案管理工作。因此，相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)單位的具體情況和檔案管理的需求來制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，以便約束n案管理工作朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，從而將檔案事業(yè)延伸、拓展到經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃中來，推動(dòng)事業(yè)單位的快速發(fā)展。當(dāng)然，相關(guān)部門還可以將這一項(xiàng)內(nèi)容融入到單位的績(jī)效考核中，強(qiáng)化工作人員加強(qiáng)信息化的檔案工作管理建設(shè)，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實(shí)施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業(yè)單位發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，從而為推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
有了明確、科學(xué)、完善的檔案制度，檔案管理部門的人員便有依據(jù)可循，有制度可依，因此他們的使命感與責(zé)任感會(huì)得以大大調(diào)動(dòng)，其在檔案管理的每一項(xiàng)工作中都會(huì)盡己所能，做好檔案的收集、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等工作。同時(shí)，建立嚴(yán)格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規(guī)范化，使得整個(gè)單位內(nèi)部機(jī)制得到完善。如：在制度制定時(shí)候，可以結(jié)合單位的績(jī)效考核，將檔案信息化建設(shè)融入到職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性、創(chuàng)新性、主動(dòng)性，提升檔案信息管理工作質(zhì)量。新時(shí)期，信息化與數(shù)字化發(fā)展迅猛，這一情形下檔案管理工作面臨著許多的新變化，因此相應(yīng)的制度便滯后于時(shí)代的發(fā)展，逐漸不適應(yīng)時(shí)代要求。為此，相關(guān)部門應(yīng)該及早建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，真正使制度促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
3 結(jié)語
隨著時(shí)代的發(fā)展變化，信息化的趨勢(shì)勢(shì)不可擋。社會(huì)任何一領(lǐng)域都被信息化與數(shù)字化改變著，發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作也不例外，面臨著諸多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)以社會(huì)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)，從而推動(dòng)檔案管理工作健康、順利地發(fā)展。
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1 強(qiáng)化文書檔案管理認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新文書檔案管理理念
將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，需要以先進(jìn)的思想來指導(dǎo)文書檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，以便能夠更好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進(jìn)思想的指引下，能夠更加順利有序的進(jìn)行。
2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性
在事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)規(guī)范化的信息檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設(shè)、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實(shí)性和可讀性。同時(shí)，還應(yīng)該創(chuàng)新文書檔案管理的載體形式，制定標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達(dá)到事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發(fā)和利用文書檔案資料奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實(shí)效性，便需要強(qiáng)化檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，全面了解信息技術(shù)的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學(xué)習(xí)檔案管理的方法、流程和實(shí)務(wù)操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化提供重要的人才基礎(chǔ)。
4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理
為了最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度，是開發(fā)和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實(shí)際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時(shí)，需要科學(xué)的分配責(zé)任，制定完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理制度來強(qiáng)化文書檔案管理的實(shí)效性。
5 加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)，強(qiáng)化文書檔案管理
