時(shí)間：2022-08-05 04:10:27
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中國(guó)氣象局氣象檔案館（以下簡(jiǎn)稱氣象檔案館）館藏的我國(guó)器測(cè)氣象觀測(cè)記錄始于19世紀(jì)40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無論在實(shí)體所占空間還是在內(nèi)容記錄時(shí)間跨度上都處于絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位，這種檔案的實(shí)體狀況嚴(yán)重限制了其信息提供利用的時(shí)間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動(dòng)了氣象記錄檔案數(shù)字化項(xiàng)目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災(zāi)害災(zāi)后重建階段檔案服務(wù)的同時(shí)，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來滿足用戶通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
通過對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時(shí)進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊(cè)而不是以頁為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無法預(yù)見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對(duì)檔案實(shí)體安全進(jìn)行了有效的管理，但對(duì)檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案?jìng)鬏斂刂品矫媛杂胁蛔?。第一，?shù)字化工作委托企業(yè)進(jìn)行，在客觀上不可避免地?cái)U(kuò)大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復(fù)制等環(huán)節(jié)，無法實(shí)現(xiàn)掃描與存儲(chǔ)設(shè)備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對(duì)如何對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更嚴(yán)密的安全管理做深入研究。
一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施的現(xiàn)狀及問題
從當(dāng)前我國(guó)檔案館的實(shí)際情況來看，所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，并且在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理的過程中大多采用封閉式管理方式，即加強(qiáng)檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，對(duì)于每個(gè)時(shí)期的檔案管理都采用不同的整理質(zhì)量與整理規(guī)格，這就導(dǎo)致其出現(xiàn)各種各樣的問題，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）檔案信息在管理的過程中編號(hào)并不具有規(guī)范化特征，缺乏目錄號(hào)，出現(xiàn)了“一卷多冊(cè)”的現(xiàn)象；2）管理者在編制案卷標(biāo)題的過程中不夠規(guī)范化，編制的標(biāo)題與其中的內(nèi)容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內(nèi)大多數(shù)案卷都沒有目錄，當(dāng)管理者將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中時(shí)，用戶根本不能夠?qū)n案信息的檢索。由此看來，這些問題在很大程度上制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，這就需要管理者針對(duì)問題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平
通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對(duì)檔案信息全面普查
對(duì)于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對(duì)當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過程中都不會(huì)進(jìn)行清查，知識(shí)很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面普查，針對(duì)于其中已經(jīng)過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過厚，內(nèi)容相對(duì)較為混雜，這就需要管理者對(duì)其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標(biāo)題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過對(duì)案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動(dòng)化。
3、對(duì)案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對(duì)檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對(duì)檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對(duì)案卷進(jìn)行管理的過程中必須要嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號(hào)，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案；數(shù)字化
0 引言
隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)也逐漸被引入到住房公積金的檔案管理工作中。檔案管理是住房公積金內(nèi)部管理工作中的重點(diǎn)，檔案的數(shù)字化能夠增強(qiáng)員工工作的連貫性、提高工作效率、促進(jìn)住房公積金的發(fā)展。因此，住房公積金檔案數(shù)字化成為了當(dāng)前住房公積金檔案管理的主流趨勢(shì)?；诖?，筆者進(jìn)行了相關(guān)介紹。
1 以立項(xiàng)方式積極開展檔案數(shù)字化工作研究
按照國(guó)家檔案局規(guī)定向中央檔案館移交檔案后現(xiàn)存館藏檔案二十多萬卷（冊(cè)）。要想實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，必須首先做好前期的準(zhǔn)備工作。利用信息化建設(shè)平臺(tái)，通過“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案數(shù)字化工作開展研究。主要研究?jī)?nèi)容：以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，探索和研究檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度規(guī)范，設(shè)計(jì)數(shù)字化工作流程，依托“基礎(chǔ)條件建設(shè)項(xiàng)目”所配備的各種數(shù)字化加工軟硬件設(shè)施，開展館藏檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案工作由傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字檔案管理模式轉(zhuǎn)變，為構(gòu)建數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源共享提供基礎(chǔ)保障和數(shù)據(jù)支撐。
2 確定檔案數(shù)字化對(duì)象
國(guó)家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中明確規(guī)定了數(shù)字化對(duì)象的確定原則，即“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化”。在豐富的館藏檔案中，如何確定檔案數(shù)字化對(duì)象成為重要的課題。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先對(duì)所有館藏檔案進(jìn)行了認(rèn)真分析，對(duì)于永久或長(zhǎng)期保存的檔案，本著“急用、常用、重要”的原則進(jìn)行鑒定。具體原則如下：
2.1 利用優(yōu)先原則
館藏檔案數(shù)字化的目的是提供快捷的利用服務(wù)，檔案數(shù)字化工作要圍繞實(shí)現(xiàn)便捷的利用服務(wù)而展開，這樣才能體現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，發(fā)揮檔案數(shù)字化工作的效益。利用優(yōu)先，即必須把檔案利用者的需求放在首位，在充分考慮利用者需要的前提下對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，將符合條件的檔案確定為數(shù)字化對(duì)象。檔案館根據(jù)日常提供利用所掌握的信息，把提供利用價(jià)值高、瀕臨破損的檔案確定為檔案數(shù)字化對(duì)象。
2.2 系統(tǒng)完整原則
在確定檔案數(shù)字化對(duì)象時(shí)，我們還要保證數(shù)字化檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。在館藏的文書檔案中，反映同一職能活動(dòng)的檔案既有請(qǐng)示又有批復(fù)，還有文件底稿、簽字頁等，為了保證文書檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，我們決定對(duì)每件文書檔案的最終底稿、簽字頁及文件的全部?jī)?nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化；科技檔案的數(shù)字化則按照歸檔文件的總目錄，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)文件與產(chǎn)品圖樣進(jìn)行全部數(shù)字化。
3 設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）中規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)館藏檔案確定的檔案數(shù)字化對(duì)象，設(shè)計(jì)出符合館藏檔案需要的《檔案數(shù)字化加工流程》（由于目錄數(shù)據(jù)庫建庫及數(shù)據(jù)導(dǎo)入等工作已先期完成，流程設(shè)計(jì)不涵蓋此內(nèi)容）。
4 制定檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位職責(zé)
檔案數(shù)字化工作流程確定后，數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開始著手制定適用于我館館藏的《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，按照檔案數(shù)字化工作流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置崗位，制定《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》。其崗位職責(zé)有以下內(nèi)容：
4.1 調(diào)檔
調(diào)檔人員按照數(shù)字化掃描工作計(jì)劃將檔案從庫房調(diào)出，在《檔案數(shù)字化工作登記表（簿）》登記記錄后分發(fā)給不同的編頁人員進(jìn)行編頁處理。調(diào)檔人員對(duì)調(diào)檔案卷數(shù)量負(fù)責(zé)。
4.2 編頁
編頁人員根據(jù)《紙質(zhì)檔案頁碼編制規(guī)則》，對(duì)紙質(zhì)檔案逐頁編寫頁碼，并將其標(biāo)注在規(guī)定位置。如果發(fā)現(xiàn)目錄中標(biāo)注的頁數(shù)與實(shí)際檔案頁數(shù)不一致，則按實(shí)際頁數(shù)對(duì)其目錄頁數(shù)進(jìn)行修改。編頁人員對(duì)編頁檔案數(shù)量和目錄頁數(shù)負(fù)責(zé)。
4.3 拆卷
拆卷人員在不損壞檔案原貌的情況下，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷，拆除書釘、夾子等金屬物，保證檔案以單頁形式提供給掃描人員進(jìn)行掃描。對(duì)一些膠水粘過的檔案以不損壞檔案為準(zhǔn)則，根據(jù)實(shí)際情況由拆卷人員確定是否拆成單頁。拆卷人員對(duì)紙質(zhì)檔案安全負(fù)責(zé)。
4.4 修復(fù)
修復(fù)人員要對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，因褶皺影響掃描質(zhì)量的原件要先采取壓平或熨平等方式進(jìn)行技術(shù)處理。修復(fù)人員對(duì)檔案信息完整性負(fù)責(zé)。
4.5 掃描
掃描人員要根據(jù)紙質(zhì)檔案的情況，選擇相應(yīng)的掃描儀及軟件，確定掃描軟件設(shè)置，完成檔案掃描，保證掃描圖像完整、清晰、美觀，做到在30%縮率的顯示下，深不結(jié)塊，淺不斷線，保證掃描質(zhì)量。掃描人員對(duì)檔案掃描質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.6 質(zhì)檢
質(zhì)檢人員對(duì)掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的應(yīng)進(jìn)行圖像處理；因操作不當(dāng)造成圖像不完整或無法清晰識(shí)別的應(yīng)重新進(jìn)行掃描；掃描圖像的排序與檔案原件不一致的應(yīng)進(jìn)行調(diào)整；發(fā)現(xiàn)文件漏掃的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。對(duì)大幅面檔案采用分區(qū)小幅面掃描后形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合成為一個(gè)完整的圖像，拼接后應(yīng)與檔案原件核實(shí)確保拼接無誤，保證檔案的整體性。質(zhì)檢人員對(duì)掃描圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.7 抽檢
抽檢人員負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，原則上抽檢率不低于20%，抽檢不合格退回至質(zhì)檢人員，抽檢合格的傳遞至掛接人員。抽檢人員對(duì)掛接圖像質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.8 掛接
掛接人員通過檔號(hào)等唯一關(guān)聯(lián)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效掛接，建立起全圖文的檔案數(shù)據(jù)庫。掛接人員對(duì)掛接數(shù)據(jù)的完整性負(fù)責(zé)。
4.9 數(shù)據(jù)備份
為保證數(shù)據(jù)的安全，要對(duì)掛接后的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。備份采用在線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行多套備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，包括檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)信息能否完成恢復(fù)等。數(shù)據(jù)備份人員對(duì)備份數(shù)據(jù)質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.10 裝卷
裝卷人員負(fù)責(zé)對(duì)已掃描檔案進(jìn)行逐頁、逐卷檢查核對(duì)，按卷（件）清點(diǎn)頁數(shù)并與卷內(nèi)目錄頁數(shù)核對(duì)無誤后進(jìn)行檔案復(fù)原裝訂，確保檔案恢復(fù)到初始狀態(tài)。復(fù)原裝訂后的檔案要做到不丟頁、不掉頁、不倒頁，裝訂結(jié)實(shí)整齊。裝卷人員對(duì)復(fù)原裝訂質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.11 還檔
還檔人員對(duì)復(fù)原后的檔案核實(shí)登記后，按照紙質(zhì)檔案原存址返還入庫。還檔人員對(duì)入庫紙質(zhì)檔案卷數(shù)和存址正確性負(fù)責(zé)。
5 建議
（1） 由專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目推進(jìn)與實(shí)施檔案館藏檔案數(shù)字化工作是借助于單位信息化建設(shè)平臺(tái)，通過“數(shù)字化工程項(xiàng)目”立項(xiàng)，組建數(shù)字化工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，按照項(xiàng)目管理方式推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，保證了檔案數(shù)字化工作在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成工作任務(wù)。
（2）制定出一套切實(shí)可行的檔案數(shù)字化相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。檔案館結(jié)合行業(yè)檔案數(shù)字化工作實(shí)際，以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，相繼出臺(tái)了《檔案數(shù)字化加工流程》、《紙質(zhì)檔案頁碼編制規(guī)則》、《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等一系列檔案數(shù)字化相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，為全系統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，積累了經(jīng)驗(yàn)，具備了指導(dǎo)全系統(tǒng)開展檔案數(shù)字化的能力。
（3）建立數(shù)字化工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)制度。在項(xiàng)目實(shí)施之初建立了協(xié)調(diào)會(huì)制度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的各種技術(shù)、操作和管理等問題，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)起到了保障作用。
（4）分組管理，建立業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的激勵(lì)機(jī)制。按照《檔案數(shù)字化加工流程》和《檔案數(shù)字化加工崗位職責(zé)》，對(duì)項(xiàng)目人員進(jìn)行分組管理，確保檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作過程可控、可追溯。為了建立健全項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)激勵(lì)機(jī)制，引入了企業(yè)管理理念，對(duì)編頁、掃描、質(zhì)檢、抽檢、掛接等崗位的人員實(shí)行計(jì)件獎(jiǎng)勵(lì)，體現(xiàn)多勞多得原則，促使員工的業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)，保證了項(xiàng)目進(jìn)度。
6 結(jié)語
綜上所述，住房公積金檔案中的數(shù)據(jù)資料是單位各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，對(duì)住房公積金的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用，加強(qiáng)住房公積金檔案的數(shù)字化建設(shè)十分必要。在檔案數(shù)字化工作中，住房公積金要結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合理設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作，制定完整的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，從而做好住房公積金檔案數(shù)字化工作，促進(jìn)住房公積金的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
Key words:university; construction file;management
摘 要:高?；n案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對(duì)當(dāng)前高校基建檔案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進(jìn)行分析，并對(duì)解決這些問題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建 議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形 成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)校基本 建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.
一、高校基建檔案建設(shè)的特點(diǎn)和作用
(一)基建檔案的特點(diǎn) 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià) 值性等特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有特點(diǎn).
1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要 每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單 項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相 對(duì)獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體，故高?；n案具 有成套性的特點(diǎn).
2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)，故高校基建 檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn).
3.實(shí)用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實(shí)用性的特點(diǎn).
4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期 長(zhǎng)、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項(xiàng)目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點(diǎn).
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映學(xué) ?；窘ㄔO(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用?；n案對(duì)查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.
二、高校基建檔案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和 完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán) 節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候，對(duì)基建檔案 無暇顧及。往往造成對(duì)檔案資料簡(jiǎn)單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡(jiǎn)單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識(shí)不強(qiáng)，基建檔案會(huì)存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對(duì)基建檔案工作的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，沒有及時(shí)把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差 基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階 段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.
為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會(huì)制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細(xì)則，造成管理人員在 實(shí)施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.
三、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、 驗(yàn)收以及學(xué)校未來改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:
(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！笨梢姡瑱n案管 理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實(shí)際問題.
(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn) 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn) 收同步;堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項(xiàng)目專職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交 一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng) 建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng) 工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進(jìn)入正常化管理.
(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從 經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高?；窘ㄔO(shè)工 作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、 擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，隨著時(shí)間推移，人們會(huì)越來越 認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國(guó) 家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻(xiàn).
參考文獻(xiàn) [1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對(duì)高?；n案管理的認(rèn)識(shí)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)， 2005， 15(10): 236-237.
關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理
1 高?；n案管理存在的問題
1.1 基建檔案人員配備缺失，工作意識(shí)淡薄
高?；A(chǔ)建設(shè)的高速發(fā)展折射出高?；n案管理人員的缺失問題，基建檔案數(shù)量大，種類廣，工作要求較一般的文書檔案高，而高校在人員配備上缺乏具備基建專業(yè)知識(shí)的檔案人員。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。在工作過程中往往處于被動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)參與意識(shí)淡薄，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
1.2 基建檔案收集整理工作滯后
基建檔案施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，在施工過程中存在建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門，往往各自為政，缺少溝通和協(xié)助，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。[1]在基建工程項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理過程中，參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，平時(shí)對(duì)工程進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。往往在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)補(bǔ)救，按照以往工作慣例臨時(shí)編制資料，導(dǎo)致交到建設(shè)單位的資料真實(shí)性差，反映不出施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)，這些都造成基建工程檔案工作滯后。
1.3 基建檔案質(zhì)量不高
基建檔案具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，但是在現(xiàn)實(shí)的管理過程中，從大多數(shù)高校已經(jīng)歸檔的材料來看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現(xiàn)象。部分圖紙遺失后取而代之的是復(fù)印件，更有部分材料因?yàn)槭┕み^程中臨時(shí)發(fā)生了變更，沒有將變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，導(dǎo)致圖紙上涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。在基建檔案的立卷環(huán)節(jié)中，由于人手不足或?qū)τ诨n案立卷方法的不明確，部分學(xué)校只是將雜亂的材料上交給檔案部門，導(dǎo)致學(xué)校自身對(duì)于基建工程中產(chǎn)生的資料數(shù)量不明晰。
1.4 基建檔案管理手段落后
隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)?；ㄙY料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開發(fā)利用檔案信息。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統(tǒng)化的工程，對(duì)于部分學(xué)校而言，首當(dāng)其沖的問題即基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，在傳統(tǒng)向新型邁進(jìn)的過程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。即使部分學(xué)校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級(jí)”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。按規(guī)定，施工過程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導(dǎo)致了高校基建檔案的利用率低下，因?yàn)闄n案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。
2 加強(qiáng)基建檔案管理的措施
2.1 在思想上高度重視基建檔案管理工作
在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃過程中，做好基建工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。從學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門到工程管理人員都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規(guī)范化管理。
2.2 建立完善的基建檔案管理制度
基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、制度化的前提。[2]在工程建設(shè)中，基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，高校基建工作必須有一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行日常性的約束、督促和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中，學(xué)校應(yīng)指定項(xiàng)目專職檔案人員，項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員各司其職。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程項(xiàng)目建檔工作必須按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。檔案部門與基建部門相互監(jiān)督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。
2.3 提升基建檔案管理人員專業(yè)化業(yè)務(wù)能力
基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)該配備專門負(fù)責(zé)人員分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能業(yè)務(wù)上都應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)范化，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，在工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時(shí)全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規(guī)范。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的管理、溝通與協(xié)調(diào)能力，積極主動(dòng)地開展工作。
2.4 職責(zé)明確、扎實(shí)推進(jìn)基建檔案工作
基建工程是一個(gè)系統(tǒng)工程，要多方之間的相互協(xié)作。工程設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位要根據(jù)合同、協(xié)議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確?；üこ虣n案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。紀(jì)檢檔案工作人員要盡可能通過多種途徑、多手段來了解基建工程的工作內(nèi)容，只有對(duì)工程項(xiàng)目心中有數(shù)，才能有的放矢地開展工作。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。
2.5 搭建基建檔案信息化管理平臺(tái)
在信息化時(shí)代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。[3]實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。
3 結(jié)束語
總之，基建檔案反映了高?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)面貌，在今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估工作中起著重要的依據(jù)作用。高?；n案管理工作要提高認(rèn)識(shí)、健全制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應(yīng)建立事前介入，事中監(jiān)督，事后把關(guān)的全程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量。
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（一）堅(jiān)持依法行政，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)。
一是不斷提高檔案管理法制水平，要繼續(xù)深入開展《檔案法》和《省檔案管理?xiàng)l例》及《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹，組織開展檔案人員法制培訓(xùn)，增強(qiáng)廣大干部群眾的檔案法律意識(shí)；二是建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，充分發(fā)揮檔案行政管理職能，進(jìn)一步加大以法治檔工作力度，開展有針對(duì)性的檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)；三是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳工作，積極向檔案宣傳媒體投稿，做好檔案報(bào)刊征訂發(fā)行工作。
（二）加快新館建設(shè)進(jìn)程，爭(zhēng)取早日遷入新館。
新建設(shè)的檔案館已基本完工。我們一方面要抓緊相關(guān)設(shè)備的安裝調(diào)試，另一方面要做好新館搬遷的前期各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，力爭(zhēng)早日遷入新館。
（三）貫徹科學(xué)發(fā)展觀，推進(jìn)館庫資源建設(shè)。
一是擴(kuò)大檔案收集范圍，不斷豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。我們要以新館投入使用為契機(jī)，完善館藏征集，接收方案，全面加大征集力度，逐步推進(jìn)全縣各單位檔案入館的工作，按照德辦字〔2013〕124號(hào)文件的要求，力爭(zhēng)在2014年對(duì)縣人大辦等58家單位2008年（含2008年）以前形成的檔案全部接收進(jìn)縣國(guó)家檔案館集中保存，不僅在檔案數(shù)量上要有明顯突破，還要在內(nèi)容上形成特色，不僅要依法把重要的檔案及時(shí)收集進(jìn)館，而且還要向社會(huì)和民間征集珍貴的檔案資料；二是做好檔案陳列館展覽的各項(xiàng)籌備工作；三是做好現(xiàn)行文件公開，政府信息公開和職工群眾的查閱利用工作。
（四）夯實(shí)工作基礎(chǔ)，全面加快檔案信息化建設(shè)步伐。
新館建成投入使用后，我們將充分利用好省檔案局撥付給我局的設(shè)備購置資金購置信息化設(shè)備，加快檔案文件數(shù)字化進(jìn)程。今年要完成民國(guó)檔案和山林土地等重要檔案的全文數(shù)字化工作，同時(shí)建設(shè)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，使之成為檔案事業(yè)對(duì)外宣傳交流和服務(wù)的平臺(tái)，也便于同省市業(yè)務(wù)部門交流工作。
（五）圍繞中心工作，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。
一是認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，提高全縣檔案管理綜合水平；二是繼續(xù)加強(qiáng)檔案的年度歸檔工作，按照完整收集、規(guī)范立檔的要求，把握好各環(huán)節(jié)，提高歸檔質(zhì)量，保證進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)；三是加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集管理工作，做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案整理移交工作；四是進(jìn)一步加強(qiáng)館室檔案安全工作，搬遷新館后，要嚴(yán)格按照《檔案館工作規(guī)范》要求，搞好防火防盜、防濕防漬、防蟲防霉等“八防”工作，認(rèn)真做好檔案技術(shù)保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和檔案信息安全。
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案服務(wù)工作；問題分析；影響；實(shí)施策略
經(jīng)過多年來對(duì)科學(xué)技術(shù)的不斷研究與開發(fā)，很多高新技術(shù)在功能與作用上取得了優(yōu)異的成績(jī)，并普及到很多領(lǐng)域中，信息技術(shù)就是其中一項(xiàng)具有權(quán)威、代表性的實(shí)踐成果。在信息技術(shù)的作用下，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務(wù)等方面從意識(shí)到實(shí)踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設(shè)很大程度上可以影響到檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，而要想取得真正的進(jìn)步，則需要更好的完善信息化建設(shè)，解決檔案服務(wù)工作問題。
1檔案服務(wù)工作問題分析
真正的做到檔案管理工作，實(shí)際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一層樓。就當(dāng)前檔案管理來看，采用信息技術(shù)是非常有效的決策。經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息量逐漸加大，傳統(tǒng)的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時(shí)間、精力非常大，并且檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及安全性也無法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理方式，可以有效的彌補(bǔ)傳統(tǒng)文當(dāng)收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的一種必行取向。同時(shí)，檔案管理工作也具有一定的服務(wù)性，是對(duì)企業(yè)有價(jià)值服務(wù)的一項(xiàng)工作，而要想充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)價(jià)值，首先要建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，并從提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、道德素質(zhì)等方面做起，樹立正確的價(jià)值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強(qiáng)企業(yè)自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質(zhì)量與效率做好準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案管理順利發(fā)展。
2檔案信息化對(duì)檔案服務(wù)工作的影響
2.1檔案管理模式落后
檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案服務(wù)工作有一定的影響關(guān)系，例如軟硬件配置、隊(duì)伍建設(shè)以及工作理念、服務(wù)意識(shí)等。隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到各大小領(lǐng)域中，對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展、生產(chǎn)質(zhì)量提升、經(jīng)營(yíng)方式轉(zhuǎn)變等等層面都有很好的促進(jìn)作用，檔案管理也一樣受到信息技術(shù)的影響，得到更進(jìn)一步的完善與改進(jìn)，而目前很多檔案建設(shè)過程中，對(duì)信息技術(shù)并不注重，也沒有真正意識(shí)到信息技術(shù)可為檔案管理帶來的有利之處。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國(guó)的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理?xiàng)l件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國(guó)與發(fā)達(dá)國(guó)家的差距所在。
2.2檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)以及科技能力低
在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了大開發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實(shí)具有很強(qiáng)的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來對(duì)待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強(qiáng)的問題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的新知識(shí)。
2.3資金支持力度不足
現(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時(shí)展不相適應(yīng)，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進(jìn)了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但卻沒有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無法為社會(huì)提供最先進(jìn)的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開展的實(shí)施策略
3.1轉(zhuǎn)變思想意識(shí)
要從思想上認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴(kuò)大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會(huì)實(shí)踐的形式，來深入社會(huì)，對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。
3.2增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源的服務(wù)對(duì)象和用戶使用特點(diǎn)有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強(qiáng)和社會(huì)的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會(huì)。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會(huì)的需要為風(fēng)向標(biāo)，積極擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進(jìn)行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴(kuò)大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨(dú)特的服務(wù)項(xiàng)目，這些都要?dú)w功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，但是無論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵。
3.3專業(yè)人才培養(yǎng)
在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導(dǎo)航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級(jí)檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強(qiáng)，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊(duì)伍，也就是人們俗稱的“德才兼?zhèn)洹?。這樣的隊(duì)伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，使信息化時(shí)代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。
3.4建立完善的檔案管理隊(duì)伍
從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強(qiáng)各級(jí)檔案部門的橫向交流，促進(jìn)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻(xiàn)等各自獨(dú)立的情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢(shì)，將整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標(biāo)?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)論
通過文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進(jìn)行提高，特別是在設(shè)備、人才隊(duì)伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進(jìn)行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以一種服務(wù)意識(shí)去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
作者:李娟 單位:雞東縣律師事務(wù)所
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號(hào)]R197；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）16-0-01
0 引 言
檔案是衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的重要記錄，里面記錄著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展情況，對(duì)加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，提供了強(qiáng)有力的保證。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理工作更加規(guī)范，并加強(qiáng)黨建檔案的收集和整理，充分發(fā)揮黨建檔案的重要性，使檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮出重要的作用。本文結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的發(fā)展情況，對(duì)如何提高黨建工作檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了闡述。
1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案的重要性
醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要是為百姓服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，能夠保證人們的身體健康，黨建工作作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，為了使其在醫(yī)療行業(yè)中發(fā)揮重要的作用，需要結(jié)合黨建工作在醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施的概況，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革，緊緊抓住黨建工作主線，充分發(fā)揮黨建工作在衛(wèi)生行業(yè)中的重要作用，提高黨員干部的思想政治素質(zhì)，改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理存在的問題
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)是我國(guó)的一項(xiàng)重要行業(yè)，對(duì)確保人們的健康具有重要作用。黨建檔案是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中的重要內(nèi)容，但是在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)部，存在著對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)認(rèn)識(shí)程度不足、黨建檔案不規(guī)范和不完整的情況，無法充分發(fā)揮黨建工作的重要作用。主要表現(xiàn)為：第一，黨建工作內(nèi)容不明確，存在片面性，黨建檔案建設(shè)不規(guī)范和不全面；第二，黨建工作內(nèi)容劃分不明確，沒有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行記錄，導(dǎo)致查閱不方便，有價(jià)值的檔案沒能得到收集和整理；第三，醫(yī)療機(jī)構(gòu)基層黨支部工作人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集效率不高；第四，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致黨建檔案特色不突出。
3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案規(guī)范化管理方法
3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，完善黨建工作檔案管理制度
首先，需要檔案管理人員從思想上意識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，強(qiáng)化黨建檔案的收集和整理意識(shí)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員明確黨建檔案的目的，熟知條目建立的流程，為黨建檔案的規(guī)范化管理提供前提條件。最后，建立健全的黨建工作檔案管理制度，確保黨建工作的規(guī)范化，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的黨建檔案實(shí)施情況進(jìn)行了解，制定出一套科學(xué)、系統(tǒng)和可操作性較強(qiáng)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案材料的收集和整理，減少檔案管理工作的隨意性。
3.2 設(shè)立科學(xué)合理的歸檔科目
醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要對(duì)黨建檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案分類的清晰性，在大科目下進(jìn)行小科目分類，方便檔案查閱，從而有助于黨建工作的總結(jié)和檢查。同時(shí)，黨建機(jī)構(gòu)人員工作時(shí)還需要細(xì)心、仔細(xì)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院日常檔案的收集和整理，確保黨建檔案資料的齊全性和完善性。機(jī)構(gòu)人員可將黨建檔案的收集和整理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，確保黨建工作檔案的規(guī)范性，充分發(fā)揮黨建檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要參考價(jià)值。
3.3 重視黨建工作特色檔案收集
醫(yī)療機(jī)構(gòu)是廣大人民群眾重點(diǎn)關(guān)注的機(jī)構(gòu)，需要注重黨建工作的特色化管理，將黨建工作作為提供健康服務(wù)的特色機(jī)構(gòu)，黨建工作的一切工作內(nèi)容都需要圍繞“以患者為中心”和“為患者服務(wù)”而展開，將黨建檔案管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的特色檔案管理。為了更好地展現(xiàn)檔案的特色性，組織醫(yī)務(wù)人員需要在基層開展義診活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療結(jié)構(gòu)檔案的宣傳，確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)性。
3.4 建立電子檔案
醫(yī)療機(jī)構(gòu)要想確保檔案管理的規(guī)范化，必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，將科學(xué)技術(shù)融入檔案管理中，建立電子檔案，促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，相對(duì)于紙質(zhì)檔案具有記錄方便和準(zhǔn)確率高等特點(diǎn)，能夠及時(shí)記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)中活動(dòng)的影像。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要結(jié)合醫(yī)院黨建檔案的實(shí)際情況，建立電子黨建工作檔案，確保檔案信息記錄的及時(shí)性和時(shí)效性，促進(jìn)檔案檢索的便捷性，使電子檔案取得良好的應(yīng)用效果，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4 結(jié) 語
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)作為人們普遍關(guān)注的行業(yè)，需要意識(shí)到黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性，本文通過對(duì)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的開展情況進(jìn)行研究，并結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，將檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息資源，為黨建工作提供翔實(shí)的史料和重要的依據(jù)，以期保持黨建的特色，保障衛(wèi)生行業(yè)的健康發(fā)展。
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